PERFORMANCE ANNO 2012 PIANO INTEGRATO DEL DIPARTIMENTO SERVIZI TECNOLOGICI E FUNZIONE AQ: RENDICONTAZIONE PRIMO TRIMESTRE

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1 Pagina 1 di SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Il presente documento rappresenta la rendicontazione del primo trimestre per quanto attiene lo stato di avanzamento rispetto al raggiungimento di obiettivi posti, attraverso la rappresentazione degli indicatori e del cronoprogramma. In azzurro vengono indicati i valori a cui si riferiscono le attività, le considerazioni se necessarie, la descrizione delle attività se previsto (vedi cronoprogramma). Il documento, viene presentato alla Direzione Aziendale come indicato nel regolamento a cui si fa espresso rinvio. 2. MODALITA DI VALUTAZIONE DELLA 2.1 Indicatori Prospettiva 1. miglioramento dei processi interni e dei compiti istituzionali: Obiettivi strategici: 1. Aumentare l estensione dell approccio per processi 2. Migliorare la qualità del servizio offerto al cliente interno 3. Migliorare la gestione dei processi interni 4. Impiego efficace delle risorse e dei tempi dei processi Obiettivi operativi: 1. Estendere il Sistema di Gestione della Qualità 2. Analizzare le fasi dei processi interni 1. Indicatore Standardizzazione/Formalizzazione prove, procedure e processi, regolamenti e banche dati: inserimento hardware e software in nuovo applicativo di gestione Prospettiva Miglioramento dei processi interni e dei compiti istituzionali Obiettivo Strategico Aumentare l estensione dell approccio per processi Variabile Strategica Numero di record (corrispondente al cespite) standardizzati Obiettivo Operativo Estendere il Sistema di Gestione della Qualità: gestire le risorse informatiche con l applicativo Gestione strumenti Motivazione La creazione di banche dati è la base per tenere sotto controllo i processi informatizzati Modalità di espressione dell indicatore Rapporto Numeratore Numero record inseriti Denominatore Totale hardware/software dell Ente Formula Numero record (142) Valore indicatore=0,215 Totale patrimonio informatico (659) Periodicità di variazione dell indicatore Trimestrale Modalità di valutazione dello Aumento del valore dell indicatore Preparato CD: Grazia Pittau 1 / 17

2 Pagina 2 di 17 stato di avanzamento trimestrale Fonte Stato avanzamento rispetto all obiettivo Applicativo Gestione strumenti Sono stati inseriti 142 elementi hardware. Il software è stato censito all interno di ciascun elelmento L attività si riferisce all inserimento di tutto l hardware e software di tutto l Ente, a seguito dell adeguamento anche per i cespiti informatici dell applicativo Gestione Strumenti sviluppato internamente a suo tempo. Questo inserimento permetterà successivamente: per il CED: inserire tutti gli interventi effettuati sulle macchine per la struttura a cui lo strumento appartiene: di vedere gli interventi e la tecnologia a disposizione di seguito la schermata delle elenco disponibile in Intranet ed alcune schede anagrafiche di hardware Preparato CD: Grazia Pittau 2 / 17

3 Pagina 3 di 17 Un particolare della scheda anagrafica di uno switch pdf che garantisce la gestione controllata del documento: Preparato CD: Grazia Pittau 3 / 17

4 Pagina 4 di 17 La scheda di manutenzione di un terminalino di rilevazione presenze: Prospettiva 2. dell apprendimento e dello sviluppo organizzativo (motivazione, benessere e competenza) Obiettivi strategici: 1. Creare un clima favorevole e presupposti di leadership 2. Migliorare le competenze del personale 3. Aumentare la visibilità e il riconoscimento delle competenze interne 4. Aumentare il benessere del personale Obiettivi operativi: 1. Aumentare il n di crediti formativi erogati Preparato CD: Grazia Pittau 4 / 17

5 Pagina 5 di Aumentare la capacità di risposta dell Ente 3. Migliorare l organizzazione del personale attraverso la conoscenza e condivisione delle regole Prospettiva Obiettivo Strategico Variabile Strategica Obiettivo Operativo Motivazione Modalità di espressione dell indicatore Numeratore Denominatore Formula 1. Indicatore Attività di docenza interna dell apprendimento e dello sviluppo organizzativo (motivazione, benessere e competenza) Aumentare la visibilità e il riconoscimento delle competenze interne Utilizzo del personale dell ente in attività formative interne Aumentare la competenza del personale L utilizzo del personale interno nelle attività formative consente il miglioramento dei rapporti tra personale dirigente e comparto; contribuisce a ridurre i costi di realizzazione delle attività formative; aumenta la leadership del personale coinvolto Rapporto Numero sessioni di formazione/addestramento Totale sessioni previste numero sessioni effettuate Totale sessioni previste ( ) Valore indicatore Periodicità di variazione Trimestrale dell indicatore Modalità di valutazione dello stato di avanzamento Movimento indicatore e relazione trimestrale Fonte Dati formazione, dati interni per vincoli esterni (il corso Qualità per amministrativi è stato spostato in due date di giugno, Stato avanzamento SIGLA non è stato ancora rilasciato dal fornitore, la procedura Amministrativa è ancora in rispetto all obiettivo corso di implementazione definitiva), l attività di formazione è spostata ai successivi trimestri. Docenze per formazione/addestramento: Corso Qualità per amministrativi, corso Utility PC ed applicativi Intranet, addestramento SIGLA e procedura magazzino. Preparato CD: Grazia Pittau 5 / 17

6 Pagina 6 di 17 Prospettiva 4: efficienza e sostenibilità economica Obiettivi strategici: 1. Attivare il controllo di gestione Obiettivi operativi: 1. Valorizzare i processi interni Preparato CD: Grazia Pittau 6 / 17

7 Pagina 7 di Indicatore Valorizzazione prove, vaccini, terreni, processi: Prospettiva efficienza e sostenibilità economica Numeratore N processi valorizzati Denominatore Totale processi da valorizzare Modalità di espressione dell indicatore rapporto Numeratore Numero processi valorizzati Denominatore Totale processi da valorizzare Formula Numero processi valorizzati (1) Totale processi da valorizzare (8) Valore indicatore= 0,125 Periodicità di variazione dell indicatore Trimestrale Modalità di valutazione dello stato di avanzamento Aumento indicatore, validazione e rilascio dei fogli di calcolo compilati trimestrale Stato avanzamento è stato tariffato il processo taratura micro pipette. Di seguito le schermate del foglio rispetto all obiettivo di calcolo impiegato per la valorizzazione Standard 8 processi Fonte Fogli di calcolo, PG Si valorizzeranno i seguenti processi: a) intervento CED: 1. preparazione PC 2. preparazione server 3. rilascio flussi informativi 4. installazione stampante b) Pubblicazione documenti di sistema in intranet c) taratura micropipetta d) caratterizzazione camera termostatica e) preparazione documento di valutazione del rischio Preparato CD: Grazia Pittau 7 / 17

8 Pagina 8 di Indicatore Attività di docenza interna Prospettiva efficienza e sostenibilità economica Obiettivo Strategico Ridurre i costi per la realizzazione del Piano Formativo Aziendale Variabile Strategica Utilizzo del personale dell ente in attività formative interne Obiettivo Operativo Incrementare la partecipazione in qualità di docenti del personale interno Motivazione L utilizzo del personale interno nelle attività formative contribuisce a ridurre i costi di realizzazione delle attività formative Rapporto (definisce l indice di risparmio, variabile a seconda della figura Modalità di espressione professionale che svolge attività di docenza)) e differenza (definisce il risparmio che dell indicatore si ottiene) Numeratore Valore economico ora di personale interno x ore di docenza erogate dal personale interno Denominatore Valore economico ora di formatore esterno x ore di docenza erogate dal personale interno Formula indice Costo orario interno* x ore erogate Valore indice Minimo 120 x ore erogate Formula indicatore Totale costi teorici -totale costi sostenuti Standard Costo orario minimo formatore esterno (circa 120**) Periodicità di variazione dell indicatore Trimestrale Modalità di valutazione dello stato di avanzamento Modifica del numeratore, diminuzione del valore del rapporto, aumento della differenza dei costi Preparato CD: Grazia Pittau 8 / 17

9 Pagina 9 di 17 trimestrale Fonte Dati Servizio Formazione Stato avanzamento rispetto Da compilare in verifica/rendicontazione: vedi indicatore prospettiva 2 obiettivo * il costo orario dipende dalla qualifica del formatore interno. Nel caso del dipartimento (vedi indicatori della prospettiva 2) variano da 70 a 20 ** il costo minimo proposto dall Ente è 100+IVA, ma può salire anche a 1000 (dati forniti dal Servizio Formazione) 3.2 Obiettivi e relative attività da evidenziare con la metodologia del Project Management (Sperimentale) Si descrive di seguito l attività di sviluppo software con gli strumenti che offre la metodologia e con un software open source (OpenProj): 1. Sviluppo e rilascio dell applicativo Intranet Circuiti interlaboratorio. Nella seguente tabella sono riportate le fasi di cui è composto il progetto, i tempi previsti per ogni fase, le date presunte di inizio e fine di ciascuna, i legami fra loro. Nella seguente immagine è possibile evidenziare il personale coinvolto i tempi e gli intervalli di coinvolgimento (GANTT). L ultima immagine descrive i legami fra le fasi Preparato CD: Grazia Pittau 9 / 17

10 Pagina 10 di 17 Stato di avanzamento: sono state effettuate tutte le fasi previste nel cronoprogramma, l evidenza delle funzionalità e dell uso (disponibile in Intranet) viene riportata di seguito nelle immagini catturate: Preparato CD: Grazia Pittau 10 / 17

11 Pagina 11 di 17 Preparato CD: Grazia Pittau 11 / 17

12 Pagina 12 di Sviluppo e rilascio dell applicativo Intranet Gestione Reagenti. Come in precedenza, vengono individuate le fasi, la loro durata e le date di inizio e fine: Preparato CD: Grazia Pittau 12 / 17

13 Pagina 13 di 17 Il collegamento tra le fasi, il personale coinvolto, i tempi e la durata dell impegno di ciascuno rispetto alla singola fase (GANTT). Il legame tra le fasi. Stato di avanzamento: è conclusa l analisi dei requisiti, di cui di seguito si riporta l evidenza (tratto dallo specifico documento): Preparato CD: Grazia Pittau 13 / 17

14 Pagina 14 di 17 APPLICATIVO GESTIONE REAGENTI (prodotti chimici e/o loro soluzioni) La gestione dei prodotti chimici ha la finalità di tenere traccia dei dati d uso a scopi di tracciabilità dei dati di prova e di rilevare l esposizione dei lavoratori ai prodotti chimici pericolosi. L inserimento di un dato una sola volta permetterà pertanto che questo possa essere elaborato per entrambi gli scopi. L impiego dell applicativo pertanto prevede, attraverso la login alla intranet, di caricare (in termini di responsabilità dal punto di vista della Qualità, in termini di esposizione dal punto di vista della salute) l uso alla persona che ha effettuato la login. Il software è organizzato a schede, di cui una (anagrafica) riporta i dati di gestione generali del laboratorio, la seconda (Scheda di gestione interna) i dati relativi alla gestione del lotto caricato al laboratorio, la terza (Scheda d uso) i dati relativi all impiego del prodotto. La scheda di gestione interna può aver caricato il consumo del lotto una volta sola, la scheda d uso può non essere impiegata. L applicativo viene organizzato secondo pagine di inserimento che vengono aperte da linguette Per default (a seguito di accesso): 1. Dipartimento 2. Laboratorio Per prima cosa il prodotto chimico viene classificato (check box) in : 1. solvente 2. reattivo o sale 3. organico 4. inorganico 5. altro (specificare) 6. materiale di riferimento (MR) un MR può essere una delle precedenti classificazioni Se classificato come MR, questo può essere certificato (MRC) o non certificato (MR) (check) alla classificazione segue una parte comune (parte anagrafica), se pericoloso permette l aggancio con la sua scheda di sicurezza. Il reagente pericoloso richiede la registrazione dei Dispositivi di protezione individuali e/o collettivi e questo dato e le quantità impiegate dall utilizzatore verranno anche elaborate per l inserimento di dati d uso complessivi medi nella scheda mansioni/rischio del lavoratore e nel documento di valutazione del rischio del Dipartimento. (il programma permette anche di effettuare lo scarico alla fine dell uso) Se il reagente è materiale di riferimento, oltre all inserimento di informazioni aggiuntive in fase di compilazione di anagrafica, permetterà, se richiesto, la gestione delle aliquote. Parte comune: 1. Scheda anagrafica: Preparato CD: Grazia Pittau 14 / 17

15 Pagina 15 di 17 a) nome prodotto (da prendere dal database) b) identificazione ufficiale (da prendere dal database: numero cas o numero cee) 2. Scheda di gestione interna a) Codice di magazzino b) produttore c) data ricevimento d) lotto e) quantità totale f) unità di misura (da tendina: litri, millilitri, grammi, milligrammi) g) n confezioni h) taglio della confezione (i dati di d), e) f) e g) verranno calcolati per un controllo) i) data scadenza (Questo campo permetterà l invio di automatica al magazzino, che varrà come richiesta d ordine) j) luogo di conservazione (aggancio con l elenco strumento del laboratorio per scegliere l apparecchio in cui è conservato: Armadio sicurezza, cappa, essiccatore, frigorifero, congelatore, etc) k) modalità di conservazione (automatico legato allo strumento precedente: ambiente, sottocappa, sottovuoto, armadio sicurezza, congelato, refrigerato) l) campo non obbligatorio: data apertura della confezione (controllo: uguale o posteriore data ricevimento) m) le precedenti voci potranno generare l etichetta che contenga codice di magazzino, nome, posizione, data scadenza. n) data esaurimento (se verranno inserite le quantità impiegate verrà calcolata in automatico se il prodotto è pericoloso e/o MR, perché verranno sottratte al totale pervenuto le quantità impiegate, se il prodotto è NP potrà venir inserita dall operatore e avverrà il controllo di congruità di data) (Questo campo permetterà l invio di automatica al magazzino, che varrà come richiesta d ordine) l esaurimento non consentirà di modificare la gestione del lotto, ma permetterà di effettuare un altro inserimento 3. Scheda d uso (scheda non obbligatoria) i dati da inserire saranno: a) data preparazione b) data scadenza (se previsto) c) diluizione d) diluente e) la quantità utilizzata; f) le modalità di conservazione se diverso dal prodotto principale g) i DPI o i dispositivi di Protezione collettiva impiegati (questa finestra apparirà solo nel caso di prodotto pericoloso) Preparato CD: Grazia Pittau 15 / 17

16 Pagina 16 di 17 a seguito dell inserimento di questi dati è possibile stampare un etichetta che contiene (PG ): a) Laboratorio/Dipartimento b) Nome del prodotto. c) Il codice univoco identificativo d) Data di preparazione. e) Data di scadenza (se inserita) f) Il diluente/solvente. g) La diluizione. h) Le modalità di conservazione. i) Nome del preparatore. (corrisponde alla login) j) Reagente o materiale di riferimento nel caso di prodotto pericoloso nell etichetta dovranno comparire anche le frasi R che sono indicate nella scheda di sicurezza (al momento sospeso se non troveremo la disponibilità di una banca dati) elaborazioni: elenco reagenti del laboratorio/dipartimento, elaborabile per tutto ciò che viene impiegato (anche se al momento esaurito) e per ciò che al momento dell elaborazione è in uso, totale consumato per periodo per ciascun prodotto. stampe: scheda anagrafica completa, elenchi reagenti, consumi, etichetta del prodotto in confezione ed in uso Materiali di riferimento In aggiunta ai dati già definiti per il prodotto generico, vanno inseriti in anagrafica i seguenti dati (PG ): - Certificato o no (possibilità di agganciare il pdf) - Interno o del commercio - la tipologia; (non obbligatorio) - il valore noto; (e relativa incertezza se presente?) (non obbligatorio) - il codice univoco assegnato dal Laboratorio (lotto interno); (?)(non obbligatorio) - il codice del prodotto; da magazzino? - la data di apertura della confezione; - il numero di certificato (se presente); (non obbligatorio) - la data del certificato (se presente); (non obbligatorio) - i metodi di prova per i quali viene utilizzato; (tendina?) - altri eventuali usi; (tendina?) Se il MR prevede l effettuazione di aliquote, o se perviene già in aliquote, si prevede una scheda per ciascuna aliquota che contiene tutti i dati presenti nella scheda anagrafica principale e dove vengono registrate: Scheda aliquote MR a) n aliquote? b) la data di utilizzo; c) le operazioni svolte; (tendina?) d) la quantità utilizzata; e) il codice identificativo, assegnato dal laboratorio, della aliquota preparata; (?) Preparato CD: Grazia Pittau 16 / 17

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