Codice di condotta. Neumayer Tekfor Group

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1 Codice di condotta Neumayer Tekfor Group

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3 Codice di condotta

4 Indice 1. Profilo e premessa Clienti e fornitori 2.1 Concorrenza leale Benefici offerti Come richiedere e accettare i benefici Investitori 3.1 Incremento del valore aziendale Politica di gestione delle informazioni Disposizioni in materia di informazioni riservate Le persone 4.1 La cultura della leadership Lo sviluppo personale Salute e sicurezza Equità, tolleranza e pari opportunità Comportamento in pubblico Come evitare i conflitti di interessi

5 4.7 Tutela dei dati Utilizzo di internet e di a scopo privato Risorse aziendali Proprietà intellettuale Società 5.1 Ottemperanza alle norme di legge Accettazione a livello sociale Dignità umana Sostenibilità Donazioni e sponsorizzazioni Rispetto del Codice di condotta 6.1 Informazioni e domande Violazioni e sanzioni Verifica Allegato al Codice di condotta del Neumayer Tekfor Group

6 1. Profilo e premessa Il Neumayer Tekfor Group è un azienda di piccole dimensioni in forte crescita, attiva nel settore della subfornitura automobilistica alle aziende OEM e alle aziende del primo livello e specializzata in soluzioni leggere con componenti forgiati e lavorati per prodotti driveline, trasmissioni, motori e applicazioni speciali. Neumayer Tekfor affronta con successo le sfide sul versante economico, tecnologico, sociale e ambientale nel rispetto dei propri valori e con la volontà di conquistare la fiducia dei propri clienti, azionisti, della società e dei propri collaboratori. Siamo precursori delle innovazioni!

7 Il Codice di condotta adottato come politica nell ambito del Neumayer Tekfor Group si basa su principi guida che costituiscono il quadro di riferimento per le nostre attività aziendali ordinarie. Il Codice di condotta descrive il contesto all interno del quale ciascun soggetto interagisce come un interfaccia nei confronti delle persone esterne all azienda e tra i colleghi all interno dell azienda. La reputazione della nostra azienda dipende dal comportamento di ciascun individuo che operi al servizio del Neumayer Tekfor Group. 6. 7

8 Il presente Codice di condotta contiene gli standard minimi vincolanti per ogni membro del Neumayer Tekfor Group a livello globale. Il presente Codice si propone come ausilio nell affrontare le sfide etiche nell ambito dell attività lavorativa quotidiana e di fornire delle linee guida valorizzando ulteriormente la fiducia nei confronti delle performance e dell integrità del Neumayer Tekfor Group. Ogni membro del Neumayer Tekfor Group può rivolgersi al proprio responsabile in caso di domande o commenti o ad ogni altro referente nominato all interno della propria società. Un funzionario per la compliance è stato nominato presso la sede centrale di Neumayer Tekfor. Tale funzionario valuterà le eventuali violazioni che verranno notificate e adotterà le misure necessarie. La notifica di eventuali violazioni al funzionario per la compliance non comporterà alcun svantaggio. Per quanto possibile e appropriato incoraggiamo i nostri partner commerciali a introdurre e implementare simili misure all interno delle rispettive aziende al fine di raggiungere uno standard, una comprensione e un comportamento etici comuni. Offenburg, 15. maggio 2009

9 I dirigenti del Neumayer Tekfor Group Ulrich Mehlmann Dr. Michael Dubbert Prof. Dr. Joachim Helml Norbert Loers Manfred Vogel Fraser Welford-Winton 8. 9

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11 We are pioneering solutions Powerful, unique innovations for the people of tomorrow

12 2. Clienti e fornitori 2.1 Concorrenza leale Le normative nazionali e internazionali disciplinano l ambito nel quale al Neumayer Tekfor Group è consentito vendere i propri prodotti e servizi e scambiare informazioni con i concorrenti. Le norme in vigore in materia sono vincolanti per il Neumayer Tekfor Group e per ciascun dipendente. Ciascun dipendente è tenuto ad osservare e rispettare le regole di concorrenza leale nell ambito della legislazione vigente in materia. I dipendenti non possono prendere accordi con la concorrenza concordando prezzi o volumi.

13 Non sono consentiti eventuali accordi con i concorrenti che ostacolino la concorrenza, l inoltro di offerte fittizie in occasione di appalti, la ripartizione di clienti, aree o di gamme di prodotti. Ciò include anche colloqui informali, transazioni verbali non ufficiali e azioni concertate che abbiano come obiettivo o come risultato la limitazione della concorrenza, secondo una della modalità summenzionate

14 2.2 Benefici offerti Ci impegniamo al massimo per impedire che la concorrenza venga influenzata o distorta dalla corruzione. Non sono consentiti regali di qualsivoglia genere a funzionari pubblici o dipendenti di altre aziende elargiti da collaboratori del Neumayer Tekfor Group e finalizzati alla stipula di contratti o ad ottenere vantaggi sleali a beneficio del Neumayer Tekfor Group o di altre persone. I regali di cortesia che, sino ad un certo livello, costituiscono una consuetudine commerciale generalmente accettata, verranno gestiti in base alle normative in materia e alle nostre linee guida interne. In ogni caso i summenzionati regali dovranno essere presentati in modo tale che il destinatario non sia obbligato a occultarne il ricevimento, né sia costretto ad un rapporto di dipendenza obbligatoria. Le spese commerciali e le spese di viaggio relative a progetti specifici sostenute da funzionari pubblici e dipendenti pubblici saranno rimborsate solo nella misura oggettivamente ragionevole. È richiesto in ogni caso il rispetto delle disposizioni di legge vigenti. I rimborsi devono essere eseguiti in modo tale che il destinatario non sia tenuto ad occultarli ( test di trasparenza ).

15 2.3 Richiesta e accettazione di benefici Entro una certa misura, i regali ricevuti da partner commerciali rappresentano una consuetudine generalmente accettata. Tuttavia, l accettazione dei summenzionati regali potrebbe configurare un conflitto di interessi e mettere a rischio la reputazione della nostra azienda. Nessun dipendente può utilizzare la propria posizione o il proprio ruolo all interno dell azienda per richiedere, accettare o ottenere benefici a livello personale. È consentita l accettazione occasionale di doni di valore contenuto. Al di là di questo, eventuali regali o altri benefici offerti a dipendenti o a persone ad essi strettamente correlati dovranno essere rifiutati senza alcuna eccezione. Ciò include qualsiasi offerta, anche diretta alla sfera privata del dipendente o di persone strettamente correlate. In tali casi le persone interessate sono tenute ad avvisare il proprio supervisore dell offerta di regali o di altri benefici ricevuta, e il supervisore sarà tenuto ad informare della questione il proprio responsabile

16 3. Investitori 3.1 Incremento del valore aziendale Il Neumayer Tekfor Group profonde ogni sforzo per accrescere il valore dell azienda nel lungo termine. Ciò è dimostrato dagli ambiziosi obiettivi aziendali ed è evidenziato dal successo dell azienda. E tutto ciò nell interesse dei nostri azionisti, dei nostri clienti, del nostro personale, dei nostri fornitori, e investitori. I collaboratori del Neumayer Tekfor Group finalizzano tutte le attività e il proprio comportamento all attuazione di tale filosofia. 3.2 Politica di gestione delle informazioni Il Neumayer Tekfor Group fornisce prontamente a tutti gli autorizzati le informazioni pattuite sulla situazione finanziaria e reddituale dell azienda. Tutte le registrazioni e i prospetti redatti internamente o emessi esternamente sono completi, corretti, veritieri e sempre aggiornati tempestivamente. Tutti i dati o tutte le registrazioni compilate devono essere completi, corretti e aggiornati.

17 3.3 Disposizioni in materia di informazioni riservate Le disposizioni in materia di informazioni riservate proibiscono l utilizzo di informazioni interne dirette o indirette, per trarne dei vantaggi personali nell ambito della compravendita di titoli e la divulgazione non autorizzata di tali informazioni. I dipendenti in possesso di informazioni riservate riguardanti l azienda non sono autorizzati a divulgare tali informazioni a parti terze o alla stampa. Tale disposizione vale sino a quando le informazioni non risultano essere più rilevanti o siano diventate di dominio pubblico

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19 We serve the world Experienced global flexibility

20 4. Le persone I valori guida del Neumayer Tekfor Group Rispetto reciproco e integrità Miglioramienti continui e innovazione Comunicazione aperta e lavoro di gruppo Prestazioni 4.1 La cultura della leadership L immagine del Neumayer Tekfor Group dipende dal comportamento dei propri dipendenti, dalla collaborazione quotidiana con colleghi, clienti e fornitori e dalla modalità di gestione delle problematiche e di sfruttamento delle opportunità. Tutti i collaboratori sono invitati ad adottare i valori dell azienda per creare e preservare un ambiente di lavoro trasparente e onesto che attribuisca importanza alla fiducia e alla trasparenza per incrementare le prestazioni dell azienda e la crescita personale dei collaboratori.

21 4.2 Lo sviluppo personale Il successo del Neumayer Tekfor Group deriva dalla conoscenza, dall esperienza e dell impegno dei propri collaboratori. È questo il motivo per cui la società investe nelle qualifiche e nelle capacità dei propri collaboratori. In questo modo garantiamo che il Neumayer Tekfor Group riesca a soddisfare le proprie esigenze attuali e future in termini di competenze. 4.3 Salute e sicurezza I nostri collaboratori meritano un ambiente di lavoro sicuro e sano. Il Neumayer Tekfor Group attribuisce grande importanza alle regole e alle normative in materia di sicurezza sul lavoro. Ci impegniamo a garantire il benessere delle persone. L obiettivo è ridurre la frequenza di malattie e di infortuni tramite misure per la tutela della salute e per la sicurezza che prevedono il divieto di utilizzo di sostanze stupefacenti sul posto di lavoro e di ogni tipologia di violenza nelle nostre strutture

22 4.4 Equità, tolleranza e pari opportunità Tutti i nostri collaboratori godono della medesima considerazione, indipendentemente da: nazionalità, cultura, religione, etnia, sesso, orientamento sessuale ed età. Data la nostra veste di impresa multinazionale, l interazione con i nostri dipendenti è impostata all insegna dell equità, della franchezza, della comprensione e della tolleranza. La società si attende pertanto che ciascun dipendente si relazioni con i propri colleghi, il personale e le terze parti in maniera professionale, amichevole e paritaria. Il mancato rispetto di tali principi può comportare un azione disciplinare.

23 4.5 Immagine pubblica Il Neumayer Tekfor Group è generalmente favorevole all assunzione di cariche pubbliche a livello locale o nazionale da parte dei propri collaboratori. Se gli impegni di questo tipo sono correlati alle attività del Neumayer Tekfor Group, è necessaria l approvazione preventiva del supervisore del dipendente interessato e il supervisore, a sua volta, dovrà interpellare il proprio responsabile. Il diritto alla libertà di espressione vale in linea di principio per tutte le dichiarazioni pubbliche rilasciate dai dipendenti del Neumayer Tekfor Group. I dipendenti sono, tuttavia, tenuti a verificare che le proprie apparizioni in pubblico non rechino danno alla reputazione del Neumayer Tekfor Group. Quando si esprimono opinioni personali, non devono essere fatti riferimenti al ruolo del dipendente che le esprime o all attività svolta in seno all azienda

24 4.6 Come evitare i conflitti di interessi Il Neumayer Tekfor Group ci tiene a garantire che i propri collaboratori non vengano coinvolti in conflitti di interesse o di lealtà nell ambito delle mansioni svolte a livello ufficiale. Tali conflitti possono configurarsi se un collaboratore o dipendente collabora con un altra azienda o detiene interessi in un altra azienda. Per questo motivo ai dipendenti è fatto divieto di gestire una società o detenere una partecipazione significativa, direttamente o indirettamente, in una società che sia interamente o parzialmente in concorrenza con il Neumayer Tekfor Group o che intrattenga rapporti commerciali con esso. Eventuali secondi lavori o partecipazioni che non abbiano alcuna influenza sul lavoro svolto per conto del Neumayer Tekfor Group sono esclusi dall applicazione di tale disposizione. Tutto ciò fa fede senza pregiudicare altre eventuali regole aziendali relativamente alla rendicontazione in materia di secondo lavoro.

25 I contatti con i concorrenti sono consentiti nella misura in cui siano d interesse per la società e non violino le disposizioni di legge e le misure applicate dalla società in materia di riservatezza, si vedano inoltre i punti 3., 4.7 e Altre eventuali decisioni non ponderate possono verificarsi qualora dei parenti alle dipendenze, ad esempio, della società o di fornitori, clienti o concorrenti, intrattengano un rapporto di lavoro tra loro. In questi casi i soggetti coinvolti sono tenuti a rendere nota la circostanza, mentre il dipendente e i dirigenti dovranno fare attenzione a evitare eventuali fraintendimenti

26 4.7 Tutela dei dati Non è possibile raccogliere, elaborare o utilizzare dati personali salvo nei casi in cui sia necessario per finalità specifiche, ben definite e ai sensi di legge. Sia la qualità dei dati sia le misure teniche di sicurezza contro un utilizzo non autorizzato di tali dati dovranno essere di comprovata ed elevata qualità. L utilizzo dei dati deve essere chiaro per i soggetti coinvolti e dovranno essere tutelati i rispettivi diritti di informazione e correzione, di obiezione, di blocco e di cancellazione, qualora necessario.

27 I brevetti, le invenzioni e il know-how in senso più ampio sono di fondamentale importanza per il successo futuro del Neumayer Tekfor Group. Pertanto ai dipendenti è fatto divieto di inoltrare eventuali informazioni o segreti industriali a terzi in qualsiasi forma, salvo previa autorizzazione scritta da parte dell alta dirigenza del gruppo. I documenti aziendali e i relativi supporti dovranno essere protetti costantemente da accessi non autorizzati. Ogni dipendente è tenuto a rispettare i diritti proprietari effettivi di terzi e nessun uso di tali diritti sarà consentito senza debita autorizzazione. Nessun dipendente può ottenere o utilizzare informazioni riservate di terzi senza previa autorizzazione

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29 We make the pace High performance the passion for excellence

30 4.8 Utilizzo di internet e di a scopo privato Al personale Neumayer Tekfor non è consentito utilizzare la connessione internet e le aziendali per finalità private non appropriate. Risulta praticamente impossibile definire in maniera precisa quali finalità sono appropriate o non appropriate. In ogni caso l utilizzo personale deve essere limitato a situazioni specifiche o occasionali di durata e frequenza ragionevoli e non deve ripercuotersi negativamente sulla prestazione lavorativa del dipendente. La valutazione finale di ciò che rappresenta un utilizzo appropriato e coerente rispetto al presente Codice di condotta è riservata esclusivamente ai dirigenti locali in conformità alle norme di legge vigenti. In caso di dubbi, è possibile consultare la funzione risorse umane, l ente IT oppure l ufficio per la compliance. Esempi di utilizzo personale consentito occasionali o chiamate a casa occasionali; Prendere contatto o appuntamenti con medici, scuole, ecc; L utilizzo occasionale di siti internet per ottenere informazioni su notizie, meteo, indicazioni stradali, ecc;

31 Esempi di utilizzo non consentito Download o utilizzo di software o programmi per pc non autorizzati; Utilizzo, riproduzione, visualizzazione, distribuzione o memorizzazione di qualsivoglia materiale che sia sessualmente esplicito, osceno, diffamatorio, molesto, illegale o altrimenti non appropriato; La riproduzione, visualizzazione, distribuzione o il salvataggio di qualsivoglia materiale che violi il marchio commerciale, il copyright, le licenze o altri diritti di proprietà intellettuale di qualsiasi parte coinvolta; Prendere parte a gruppi di chat online esterni all azienda; Prendere parte a giochi online; Invio di , catene di S. Antonio oppure messaggi non autorizzati a numerosi destinatari simultaneamente; Svolgimento di un attività commerciale personale o attività simili; Qualsiasi altro utilizzo che risulta illegale, viola la politica aziendale o che potrebbe imbarazzare, offendere o arrecare danno all azienda, o ai suoi dipendenti, clienti o azionisti. Le o la consultazione di siti internet con contenuti discriminatori (si veda anche il punto 4.4) saranno considerati in qualsiasi circostanza come una violazione delle norme aziendali di condotta

32 4.9 Risorse aziendali Tutti all interno di Neumayer Tekfor sono ovviamente tenuti ad utilizzare le risorse aziendali in maniera economica. Prima di utilizzare qualsiasi risorsa aziendale, è necessario verificare che questo sia nell interesse di Neumayer Tekfor. Se sono presenti soluzioni di pari efficacia, sarà necessario optare per la soluzione più economica fatto salvo il rispetto delle procedure aziendali in vigore.

33 4.10 Proprietà intellettuale La proprietà intellettuale di Neumayer Tekfor può essere utilizzata solo a fini commerciali. É nostra responsabilità tutelare tale proprietà intellettuale affinchè non sia oggetto di smarrimento, danneggiamento o furto. Le dotazioni degli uffici, i dispositivi sussidiari, i campioni commerciali e i prodotti Neumayer Tekfor sono anch essi di proprietà dell azienda. I segreti aziendali nonchè altre informazioni riservate devono essere gestiti con la massima riservatezza e ne deve essere impedita la divulgazione a persone non autorizzate. I dipendenti che hanno accesso a segreti aziendali e a informazioni riservate sono tenuti a non rivelarli a terzi (inclusi parenti e amici) e a non utilizzarli per scopi non attinenti all attività lavorativa

34 5. Società 5.1 Ottemperanza alle norme di legge Il rispetto e l ottemperanza alle norme di legge sono da considerarsi come obiettivi impliciti per la nostra società. Ogni dipendente è obbligato a rispettare le norme del sistema legale all interno del quale opera. Inoltre la nostra condotta a livello commerciale e sociale è in linea con i trattati riportati in allegato al presente codice. 5.2 Accettazione a livello sociale L accettazione a livello sociale delle nostre svariate attività costituisce un prerequisito per un successo commerciale sostenuto nel lungo termine. Siamo consci del fatto che la nostra reputazione è influenzata dall approccio, dalle azioni e dal comportamento di ciscun individuo all interno del nostro Gruppo. Ciascun dipendente è tenuto a rispettare la reputazione di cui gode il Neumayer Tekfor Group a livello sociale e a svolgere le proprie mansioni nel rispetto di tale principio.

35 5.3 Dignità umana Siamo parte integrante della società e ne promuoviamo il relativo sviluppo secondo le nostre capacità. Rispettiamo la dignità di tutti gli esseri umani. Non tolleriamo alcuna discriminazione nell ambito delle nostre attività a livello globale e sosteniamo il divieto al lavoro minorile e al lavoro forzato. Ciò vale sia sul fronte della cooperazione interna sia nei comportamenti con i partner esterni. La nostra cultura aziendale si fonda saldamente su tale principio

36 5.4 Sostenibilità Siamo guidati dai principi della sostenibilità. Siamo consci della scarsità delle risorse e della responsabilità che abbiamo nei confronti delle generazioni future. Verifichiamo pertanto che i nostri prodotti e i nostri processi produttivi ottemperino ai requisiti dello sviluppo sostenibile basato sui tre pilastri dell ecologia, dell economia e dell impegno sociale. Ciascun dipendente è tenuto ad adottare un comportamento in linea con tali principi sul proprio posto di lavoro.

37 5.5 Donazioni e sponsorizzazioni Il Neumayer Tekfor Group esegue saltuariamente donazioni in denaro o di materiali nei settori dell istruzione e delle scienze, dell arte e della cultura, per i più svantaggiati socialmente e nel settore sportivo. L assegnazione delle donazioni deve sempre avvenire in maniera trasparente. Il destinatario della donazione e il relativo utilizzo specifico da parte del destinatario devono essere noti e plausibili. Deve essere inoltre possibile giustificare sempre tutte le donazioni a livello pubblico

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39 We walk the talk With trust and reliability

40 6. Rispetto del Codice di condotta Domande chiave per un comportamento corretto: Le mie azioni o le mie decisioni sono legali? Le mie azioni o decisioni sono in linea con i nostri valori e le nostre linee guida? Ciò che sto facendo è giusto e indipendente dai miei interessi personali? Le mie azioni o le mie decisioni supererebbero un test di trasparenza? Se dovesse essere scritto un articolo di giornale a tal proposito, che impatto avrebbe? Le mie azioni o le mie decisioni tutelano l immagine di Neumayer Tekfor nel rispetto di elevati standard etici?

41 6.1 Informazioni e domande Per ottemperare al Codice di condotta e per rispondere alle domande summenzionate nell ambito delle attività lavorative quotidiane è necessario che il Codice di condotta venga consegnato ad ogni dipendente. Ogni dirigente all interno del Neumayer Tekfor Group è tenuto ad accertarsi che i dipendenti a lui/lei assegnati conoscano il presente Codice di condotta. Ai dipendenti assunti di recente verranno fornite istruzioni adeguate a cura del dirigente competente. I dipendenti devono accettare il presente Codice di condotta apponendovi la propria firma. In relazione al Codice di condotta sorgeranno frequentemente delle domande. Nel caso di dubbi relativamente alla condotta corretta i dipendenti potranno discuterne con i loro responsabili o con la funzione risorse umane

42 6.2 Violazioni e sanzioni Qualsiasi violazione del Codice di condotta dovrebbe essere riferita al funzionario per la compliance. Al fine di investigare una simile infrazione il funzionario per la compliance può indire la costituzione di una commissione etica. Le violazioni del Codice di condotta possono avere ripercussioni sul rapporto contrattuale con un dipendente, sul protrarsi di tale rapporto e possono anche comportare una richiesta di risarcimento danni.

43 6.3 Verifica Il rispetto del Codice di condotta verrà riesaminato e verificato regolarmente. Il funzionario per la compliance ha il diritto di convocare i collaboratori ad una seduta della commissione compliance o di una commissione etica in qualsiasi momento

44 7. Allegato al Codice di condotta del Neumayer Tekfor Group Oltre alle norme e ai disposti di legge di ogni singolo paese, sono stati sottoscritti numerosi trattati e raccomandazioni da organizzazioni internazionali. Questi fanno riferimento principalmente agli stati firmatari interessati piuttosto che alle singole aziende. Questi rappresentano tuttavia un importante riferimento relativamente alla condotta che un azienda operante a livello internazionale è tenuta ad osservare. Il Neumayer Tekfor Group attribuisce pertanto notevole importanza al rispetto delle presenti linee guida in tutto il mondo nel corso dello svolgimento delle attività aziendali. I trattati più significativi in tale ambito sono elencati di seguito. Dichiarazione Universale dei Diritti dell Uomo del 1948 (ONU) e Convenzione Europea sulla Tutela dei Diritti dell Uomo e delle Libertà Fondamentali del 1950.

45 Dichiarazione tripartitica dell ILO (Organizzazione internazionale del lavoro) per le imprese multinazionali e la politica sociale del 1977 e la Dichiarazione ILO sui principi e i diritti fondamentali nel lavoro del 1998 (con particolare riferimento ai seguenti aspetti: eliminazione del lavoro minorile, abolizione del lavoro forzato, eliminazione della discriminazione, libertà di associazione e diritto di contrattazione collettiva) Convenzione OCSE sulla lotta contro la corruzione di funzionari pubblici esteri nelle attività economiche internazionali, 1997 Linee guida dell OCSE per le imprese multinazionali del 2000 Link:

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