Programma di contabilità per società sportive

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1 Programma di contabilità per società sportive Il programma è destinato alla piccola contabilità, in partita semplice, e strutturata sull anno solare (non sportivo, e quindi che va dal 1 gennaio al 31 dicembre) delle società sportive del CSI. Risiede on-line, cioè su di un server internet, e non sul PC dell utente, il che consente alcuni grandi vantaggi: 1) eventuali aggiornamenti in tempo reale 2) conservazione dei dati contabili al riparo da furti o smarrimenti di file 3) accesso da qualunque computer connesso a internet (presso la sede della società, da casa, dal lavoro ecc.), tramite autenticazione con dati coperti da privacy PAGINA PRINCIPALE (Home Page) La pagina principale è costituita da un menù di funzioni e da una tendina con la selezione dell anno. Appena entrati, il programma si posiziona sull ultimo anno contabile che è stato aperto (quello in cui state inserendo i vari dati di costi e ricavi). E possibile cambiare anno ed aprire la contabilità degli anni passati semplicemente selezionando l anno desiderato. L aggiornamento dei dati è automatico e istantaneo. Per svolgere le varie operazioni, cliccare sul link desiderato. INSERIRE NUOVI MOVIMENTI Per movimento contabile si intende una entrata ( un ricavo, un incasso in denaro ecc.) oppure una uscita (un costo, una spesa di denaro ecc.), indipendentemente che sia fatto in contanti o attraverso il conto corrente (per semplicità nel programma si sono evitate queste distinzioni, per cui si fa conto unico cassa+banca ). Vanno compilati i seguenti campi: - 1 -

2 Anno sociale: lasciare quello corrente, oppure cambiarlo col menù a tendina se il movimento contabile appartiene ad un anno precedente. Data del movimento: la data che compare sulla ricevuta (o fattura) di spesa o incasso. Vanno inseriti sempre dieci caratteri (es. 04/10/2009 e non 4/10/09 o abbreviazioni simili). N documento contabile: il numero della ricevuta (o fattura) di spesa o incasso Causale: scegliere nel menù a tendina se si tratta di una Entrata (o incasso) oppure di una Uscita (o spesa). Descrizione: inserire alcune parole che descrivono in maniera completa il motivo dell incasso o della spesa. Importo operazione: il totale in Euro che è entrato o uscito. Vanno inseriti gli euro, la virgola e i due decimali dei centesimi; tuttavia, per velocizzare, nel caso di un numero intero di euro (es. 85,00) si possono omettere gli zeri e la virgola (es. 85). Il form è sottoposto ad un controllo di corretta compilazione e avvisa con una finestra nel caso avessimo lasciato un campo vuoto. Al termine dell inserimento, si clicca su Registra e viene chiesta un ulteriore conferma a cui risponderemo ok se vogliamo registrare il movimento oppure annulla nel caso vogliamo apportare ulteriori modifiche. Una volta effettuata la registrazione il programma si posiziona automaticamente pronto per la immissione di un nuovo movimento. Si può tornare alla pagina principale cliccando sul link in basso a destra nella barra blu. VEDERE/MODIFICARE I MOVIMENTI E possibile vedere (ed eventualmente modificare) i movimenti inseriti. Avviando attraverso il link questa funzione, si entra nell elenco di tutti i movimenti contabili già inseriti per quell anno. L elenco è suddiviso in pagina da 12 movimenti ciascuna in ordine cronologico decrescente (dalla data più recente a quella più vecchia)

3 Per ogni movimento (uno per ogni riga) vengono elencati: n di registrazione (numero univoco assegnato dal computer ad ogni movimento), data, n documento, descrizione e l importo che viene incolonnato in modo molto intuitivo sotto le entrate o sotto le uscite a seconda della causale che avevamo inserito. I primi quattro campi sono cliccabili e ci portano indistintamente all interno di una pagina di dettaglio, nella quale possiamo apportare tutte le eventuali modifiche del caso. Qui possiamo modificare uno o più campi: anno contabile, data, n documento, causale, descrizione e importo. Per registrare le modifiche apportate cliccare sul tasto blu di Modifica. Se non si vuole modificare nulla si può tornare all elenco dei movimenti cliccando sul link sottostante. Si può infine cancellare definitivamente il movimento cliccando su Cancella ; il record verrà rimosso dall archivio. Ogni modifica effettuata diventa immediatamente valida, ed impatterà in tempo reale sul bilancio e sullo stato patrimoniale, che vengono sempre aggiornati all istante. APRIRE UN NUOVO ANNO SOCIALE Al termine di ogni anno solare, o in prossimità, si potrà aprire un nuovo anno nel quale inserire i nuovi movimenti. Gli anni precedenti non vengono chiusi e vi si potranno sempre apportare eventuali modifiche. Ogni modifica ai movimenti degli anni precedenti viene memorizzata e comporta l aggiornamento degli stati patrimoniali successivi. Una volta entrati nella pagina, il computer visualizza l ultimo anno sociale aperto e propone l apertura dell anno sociale immediatamente successivo. Non è possibile aprire - 3 -

4 anni sociali con numeri diversi e/o non consecutivi. Cliccando su Sì, apri si avvia la procedura di apertura completamente automatica. Una volta aperto un anno è, come già detto, sempre possibile continuare ad inserire movimenti negli anni precedenti. STAMPARE IL BILANCIO Stato patrimoniale: E la somma di tutte le attività e passività, cioè il patrimonio della Società Sportiva al momento del bilancio. Non tiene conto del valore e degli ammortamenti dei beni mobili e immobili. In sostanza è composto dalla somma del saldo iniziale (cioè la chiusura dell anno precedente, attiva o passiva) e del risultato dell anno in corso. Bilancio: E la somma di tutte le entrate e delle uscite dell anno selezionato, comprensivo di saldo finale attivo o passivo. Non tiene conto degli anni precedenti e quindi è l andamento nudo e crudo di quell anno. E possibile visualizzare a video rapidamente lo Stato Patrimoniale e il Bilancio dell anno selezionato oppure salvarlo in formato word stampabile. Se si vuole visualizzare i dati di uno qualsiasi degli altri anni in archivio, si può tornare alla pagina principale (Home Page) e selezionare un anno diverso. Cliccando sul pulsante Stampa bilancio ecc., si può produrre un documento in formato word che riporta sia lo Stato Patrimoniale, sia il Bilancio analitico (cioè l elenco di tutte le entrate e tutte le uscite compreso di avanzo/disavanzo finale) dell anno selezionato. Viene chiesto di scaricare e aprire un file: Cliccare su Salva se si vuole salvare direttamente il file sul proprio computer senza aprirlo, su Apri se lo si vuole aprire prima di salvarlo e su Annulla per annullarne il - 4 -

5 download. I file, una volta aperto, può essere correttamente visualizzato in Word andando su Visualizza e scegliendo Layout di stampa. Il file è già pronto per essere stampato su carta, sia per essere salvato in formato Word od eventualmente, nel caso si sia in possesso di idoneo software, in formato PDF. Il bilancio risultante riporta sulla prima pagine l intestazione e i dati fiscali della Società Sportiva. Ogni modifica riportata successivamente ai movimenti dell anno selezionato, aggiorna nuovamente anche il file in Word, che dovrà essere pertanto scaricato nuovamente. Configurare i dati della Società Sportiva Entrando in questa pagina, è possibile configurare e aggiornare i dati fiscali della Società sportiva, quali: la ragione sociale, l Indirizzo completo e il Codice Fiscale o Partita IVA. Ogni modifica apportata, viene memorizzata in tempo reale e tutto il programma viene aggiornato con i nuovi dati, ivi compresa l intestazione di ogni pagina (in alto a destra) e l intestazione del bilancio scaricato in formato Word. Configurare i propri dati - 5 -

6 E infine possibile configurare, con l ultima funzione, i propri dati di accesso al programma, che sono noti solo a voi, quali: UserID, Password e la . L inserimento di un nuovo UserID e/o di una nuova Password a volte si rende necessario per evitare che altre persone, che ne erano venute a conoscenza, possano accedere al programma e visualizzare o modificare dati così sensibili come i conti della vostra Società Sportiva. Poiché il programma aggiorna sempre subito ed in automatico i dati, l eventuale variazione di UserID e Password comporta l automatica uscita dal programma con la necessità di effettuare nuovamente il login con i nuovi dati La variazione dell indirizzo , invece, non comporterà di ripetere l accesso. Bisogna porre molta attenzione ad inserire l indirizzo corretto e funzionante, poiché è su questo indirizzo che verranno automaticamente inviati per posta elettronica lo UserID e la Password in caso di smarrimento al terzo errore di login consecutivo. Smarrimento dei dati di accesso In caso di smarrimento, al terzo errore di login consecutivo, apparirà una finestra popup che richiede l inserimento della . Inserire l indirizzo corretto e cliccare su - 6 -

7 invia. Se l indirizzo inserito è quello esatto (memorizzato nell archivio del programma) verrà inviata per posta elettronica a quello stesso indirizzo una mail che ricorda i dati di accesso giusti, altrimenti verrà respinta la richiesta. Documenti amministrativi Questa sezione consente di scaricare, oppure compilare e stampare, vari documenti amministrativi, quali le ricevute di incasso, i moduli dei compensi, le note spese ecc. Privacy e copyright Il programma rispetta la legislazione sulla riservatezza dei dati (la privacy ) in quanto è ad esclusivo utilizzo della società, tutti i dati vengono inseriti direttamente dall utilizzatore, nessuno li utilizzerà o visualizzerà senza poter accedere attraverso un login effettuato con UserID e Password in possesso dell utilizzatore medesimo, i quali possono essere da lui modificati in qualsiasi istante. Il database è riservato e non viene aperto dai gestori del programma se non su esplicita richiesta; essi possono soltanto effettuare periodici aggiornamenti software del programma, del database o del presente manuale di istruzioni, che vengono installati senza alcun necessario intervento dell utilizzatore finale. Il programma viene distribuito gratuitamente dal CSI di Ravenna alle proprie Società sportive affiliate. Ogni altro uso del programma da parte di Società sportive non autorizzate o la copiatura dei codici sorgenti è protetto dalle leggi sul copyright