ISTITUZIONE BIBLIOTECA COMUNALE DI MONTEBELLUNA REGOLAMENTO DEL SERVIZIO ARCHIVIO STORICO (delib. CdA n. 10 del )

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1 ISTITUZIONE BIBLIOTECA COMUNALE DI MONTEBELLUNA REGOLAMENTO DEL SERVIZIO ARCHIVIO STORICO (delib. CdA n. 10 del ) Art. 1 - Sede e cnsistenza dell Archivi stric cmunale L'archivi stric cmunale ha sede press la Bibliteca Cmunale in Larg X Martiri, n. 1. All intern dell Archivi Stric cmunale di Mntebelluna sn custditi gli atti prdtti dal Cmune a partire dalla sua istituzine nel I dcumenti relativi agli affari esauriti da ltre 40 anni, vengn trasferiti, in base alla nrmativa vigente, dall Archivi cmunale di depsit all Archivi stric. L Archivi stric è crredat da una Bibliteca che raccglie dcumenti nrmativi a partire dal secl XIX. In seguit a dnazine da parte della famiglia, è entrat a farne parte anche il Fnd archivistic dcumentari August Serena cntenente dcumenti di varia tiplgia e pere dell autre dal 1885 al Art. 2 Fnti nrmative e tutela Il presente Reglament attua i principi, gli biettivi e le dispsizini di cnservazine, gestine e fruibilità del materiale archivistic in base alla seguente nrmativa: ; Legge 7 agst 1990, n. 241; D.LGS. 490/1999; Legge Reginale 5 settembre1984, n. 50; Legge reginale 25 giugn 1987; n. 34; D.LGS. 267/2000; D.LGS.196/2003. La tutela e la vigilanza sulla dcumentazine sn esercitate dalla Svrintendenza Archivistica per il Venet. Art. 3 - Finalità generali e diritt di access al servizi di Archivi stric L Istituzine Bibliteca cmunale tutela e valrizza il patrimni stric-dcumentari della città attravers la gestine attiva della Sezine di dcumentazine lcale e dell Archivi stric cmunale. Ai cittadini è ricnsciut il diritt e l'access all'infrmazine circa il patrimni culturale, artistic, stric e delle tradizini lcali e in particlare: a) alle pratiche striche di interesse giuridic-amministrativ, anche se rmai nn più di valre crrente e quindi nn facenti più parte della dcumentazine da trattenere press i singli uffici, l'uffici archivi-prtcll la segreteria; b) alla dcumentazine che ha acquisit un interesse stric, all scp di valrizzare la memria, la stria e le tradizini lcali da parte dei ricercatri prfessinali e di semplici cittadini a ciò interessati. Art. 4 Gestine e cmpiti La gestine dell Archivi stric cmunale fa cap al Direttre dell Istituzine. Gli altri uffici cmunali cllabran al riversament della dcumentazine e alla crretta gestine del servizi. L'archivi stric viene rganizzat e gestit in md da: 1. raccgliere, descrivere, rdinare, cnservare e rendere cnsultabile, nel rispett della nrmativa vigente, tutta la dcumentazine di valre stric prdtta dal Cmune di Mntebelluna; 2. tutelare il patrimni stric-dcumentari attravers: una crretta gestine della dcumentazine in ambienti idnei, secnd le nrme di cnservazine individuate dagli rgani scientifici e cmpetenti in materia, cn particlare riferiment alle nrme UNI e ISO; persnale archivistic qualificat Pagina 1 di 5 1

2 investimenti per la valrizzazine di materiale di particlare rilevanza strica anche ai fini di divulgazine e pubblicazine; trattamenti di disinfestazine e quant'altr necessari per prevenire arrestare eventuali fenmeni di degrad del materiale; restauri cnservativi delle carte di buste, registri, vlumi, che versin in cndizini di precarietà. 3. svlgere una plitica attiva di prmzine e valrizzazine dell'archivi stric tesa a trasfrmare le fnti striche in reale e cncret patrimni culturale cllettiv attravers azini quali: pubblicazini di carattere stric-dcumentari, mstre di materiali archivistici, attività didattiche in cllabrazine cn gli Istituti sclastici e culturali del Cmune, cllabrazine in attività di ricerca vlte ad apprfndire aspetti della stria di Mntebelluna e del su territri, partecipazine a Istituzini, cllegate cn la Regine e cn la Prvincia, che favriscan la crescita della cultura archivistica. 4. Accgliere, sia in maniera gratuita che rimettend i csti di depsit all'ente al sggett versante, i dcumenti d'archivi prdtti da altri enti pubblici sggetti privati, religisi, plitici, sindacali, single persnalità. Al pagament dei csti di depsit sn sggetti gli enti tenuti per bblig di legge a cnservare la lr dcumentazine nel lung perid. Sarann acclti a titl gratuit fndi archivistici di enti, sggetti, famiglie e persnalità ritenuti di particlare interesse stric per la stria lcale. L accgliment di dnazini richiesta di depsit di archivi e/ dcumenti da parte di sggetti pubblici privati sarà subrdinat all espressine di vlntà dell Amministrazine cmunale previ accertament della rilevanza strica e culturale dei medesimi da parte del respnsabile dell Archivi stric e secnd le prcedure previste dalla nrmativa vigente. 5. Tutti i cmpiti di cui al cmma precedente sn svlti anche in cperazine cn altre bibliteche, archivi, istituzini reginali e prvinciali, assciazini e istituti culturali, al fine di realizzare un servizi archivistic integrat e in grad di rispndere alle esigenze di cnservazine, cnsultazine e valrizzazine del patrimni archivistic. 6. Gli atti cmpresi nell Archivi stric nn sn eliminabili salv il cas di adeguament ai criteri di scart vigenti e cmunque cn le prcedure stabilite dalla legge. Ogni eliminazine di atti inutili e superflui deve essere precedente all iscrizine degli atti nell inventari dell Archivi stric, tenend in gni cas presenti le future necessità di dcumentazine della stria dell ente, del relativ ambit di intervent, nnché dei vari aspetti della stria del territri. 7. Le perazini annuali di versament e di riceviment dei dcumenti nell Archivi stric sarann precedute, di nrma, dalle perazini di selezine e di scart di cui spra secnd le prpste cncrdate tra il respnsabile dell Archivi crrente e di depsit e il respnsabile dell Archivi stric. Art. 5 Inventari e registri Si devn tenere bbligatriamente i seguenti dcumenti: l inventari-titlari delle buste presenti nell'archivi stric; l elenc dei versamenti effettuati dall'archivi di depsit; un registr dei pezzi mvimentati dall'archivi stric alla sede di cnsultazine; l elenc dei pezzi (filze, registri, buste, vlumi, singli dcumenti) smarriti irreperibili l inventari dei fndi di altri enti depsitati press l'archivi stric; un registr dei pezzi archivistici seriamente danneggiati ed esclusi dalla cnsultazine e da prprre per il restaur. Pagina 2 di 5 2

3 Art. 6 Diritt di access all'archivi stric e assistenza Tutti gli utenti che intendan fare ricerca press l'archivi stric - e che nn risultin esnerati dalle sale di studi archivistiche, secnd quant ntificat dalla Svrintendenza Archivistica per il Venet - hann diritt di frequentare la sala a ciò prepsta e di avere in cnsultazine i dcumenti cnservati nell'archivi stric cmunale di Mntebelluna. Sn a dispsizine degli utenti gli inventari dei fndi cnservati nell Archivi stric del Cmune di Mntebelluna Le ricerche sugli inventari dvrann essere eseguite dagli utenti, che ptrann ttenere l assistenza del persnale addett all Archivi stric. La cnsulenza nn cmprende l svlgiment, per cnt del richiedente, di ricerche genealgiche, nbiliari, striche di altr argment. Il respnsabile del servizi è autrizzat ad escludere tempraneamente dalla cnsultazine e/ ftriprduzine i dcumenti in cattiv stat di cnservazine. Art. 8 Mdalità di access e d us Ogni nuv utente d'archivi, prima di accedere alla sala e ai materiali, deve cmpilare la richiesta di cnsultazine, indirizzata al respnsabile, nella quale sarann chiaramente indicate le generalità, l'ggett e gli scpi della ricerca. La cnsultazine dei materiali ttenuti è cnsentita negli rari di apertura previsti e sl alla presenza del persnale in servizi. Una vlta individuati il pezz i pezzi da cnsultare, l'utente ne deve fare richiesta scritta, su appsita scheda, al persnale dell'archivi. Per gni turn di apertura si pssn richiedere al massim cinque pezzi (filza, buste, registr pergamena) ed entr i trenta minuti precedenti l rari di chiusura dei lcali. Il persnale si impegna a cnsegnare i pezzi, un alla vlta, nel più breve temp pssibile. Nel cas un utente si renda respnsabile di cmprtamenti diffrmi dal presente reglament, il respnsabile ptrà deciderne in md mtivat, la tempranea esclusine dalla cnsultazine cme anche la successiva riammissine. L utente che fa dmanda di cnsultazine prende att del reglament e si impegna ad sservarl in gni sua parte. E' vietat intrdurre nella sala di studi: brse, zaini e cartelle e altri tipi di cntenitre di grss piccl frmat. L utente è tenut a cnservare sul tavl di cnsultazine sltant gli strumenti inerenti al prpri lavr (carte, penne, matite, blcchi, persnal cmputer e simili). L utente può tenere sul tavl di cnsultazine un sl pezz per vlta (filza, registr, busta pergamena), mentre la cnsultazine degli strumenti di crred (inventari, guide, catalghi) ptrà invece essere fatta su più vlumi cntempraneamente. In casi eccezinali il respnsabile può autrizzare la cnsultazine di due pezzi cntempraneamente quand ciò sia necessari per verifiche incrciate altri biettivi di ricerca che l richiedan. Le single unità dcumentarie ed archivistiche richieste in cnsultazine dvrann risultare a firma dell utente in un appsita scheda. L utente nn può allntanarsi dalla sala di cnsultazine senza aver prima restituit il materiale d archivi ricevut. Il persnale in servizi, prima di cnsegnare il materiale all'utente, deve : cllcare una fustella di cartncin clrat al pst della filza, della busta del registr dat in cnsultazine; verificarne l stat di cnsultabilità e accertare che la cndizine delle carte cnsenta la cnsultazine senza dann per le medesime; verificare se nelle filze buste ci sia cartgrafia di pregi e segnalarla all'utente; ntificare all'utente le nrme di cmprtament per la cnsultazine del materiale Pagina 3 di 5 3

4 registrare nell'appsit registr ciascun pezz dat in cnsultazine. Le ricerche di tip amministrativ da svlgersi nell'archivi Stric ad pera di persnale intern all'amministrazine, vann cmunicate preventivamente al respnsabile, cn cui si cncrderann, nei limiti del presente reglament, tempi e mdalità per la cnsultazine in sede. Art. 9 Avvertenze per rendere sicura la cnsultazine Nel cnsultare i dcumenti d'archivi si raccmanda di maneggiare cn estrema cura i materiali. In particlare nn è cnsentit: appggiare fgli di carta, lucidi, trasparenti e ggetti simili spra i dcumenti riginali e premere cn qualsiasi strument sugli riginali; apprre, cn qualsiasi strument scrittri, segni, anche cancellabili, sugli riginali; manmettere l'rdine delle carte cnsegnate (nelle buste, filze, mazzi, faldni, vlumi nn rilegati); staccare fgli riginali da filze, registri, mazzi, buste ed altr; aprire in maniera frzata le filze i registri, rischiand di danneggiare le legature, staccare pagine rmpere le cstle dei vlumi rilegati; sbattere, spstare vilentemente, clpire le carte e i dcumenti rilegati; accedere ai lcali di depsit; essere accmpagnati da persne nn autrizzate. Per la sala di cnsultazine dell Archivi stric valgn inltre le regle in vigre per tutti gli altri spazi della bibliteca dve nn è cnsentit fare us di telefni cellulari, cnsumare alimenti e bevande, fumare. Il persnale in servizi è tenut a far cnscere agli utenti tutte le nrme spra citate e a verificarne l sservanza. Art. 10 Custdia del materiale in cnsultazine Alla fine della cnsultazine, e cmunque al termine dell'rari di apertura della sala di cnsultazine, il materiale deve essere ricnsegnat al persnale addett nell stess stat in cui è stat pres in cnsegna per essere cnsultat. Il persnale ha l'bblig di verificare l integrità del materiale e la crrispndenza cn l stat di cnservazine iniziale. Eventuali rilievi da parte del persnale d Archivi su anmalie mancanze di parti del materiale dat in cnsegna, devn essere ntificate verbalmente all utente e segnalate al respnsabile, il quale, riscntrata l entità del riliev, ptrà eventualmente prcedere nei cnfrnti dell'utente, sentiti gli rgani cmpetenti dell'amministrazine cmunale. In cas di estrmissine in via definitiva dell'utente di apertura di prcedura legale nei sui cnfrnti si prvvederà a ntificarla alla Svrintendenza archivistica per il Venet. Il materiale ggett di ricerca può essere lasciat in depsit per la successiva cnsultazine fin ad un massim di 30 girni, dpdiché il persnale del servizi prvvederà a ricllcarl. Il materiale ancra in depsit nn può essere dat in cnsultazine ad un altr utente finché il prim nn l restituisca. Art. 11 Servizi di riprduzine E' attivat il servizi di ftcpiatura per un numer limitat di dcumenti. Sn esclusi dalla ftcpiatura gli atti anteriri al 1860, salv derghe eccezinali, che pssn essere autrizzate dal respnsabile del servizi. Sn inltre esclusi dal servizi di ftcpiatura: i dcumenti infilzati rilegati, nn facilmente apribili senza dann del dcument; le pergamene; blli, sigilli e materiali simili; i dcumenti seriamente danneggiati e di difficile maneggiabilità; Pagina 4 di 5 4

5 i dcumenti per i quali la ftcpiatura pssa risultare evidentemente dannsa ai fini della cnservazine (cartgrafia di grande frmat che si maneggia male, lucidi, supprti fragili, eccetera); Il servizi ftcpie è a pagament in base alle tariffe in vigre. L utente che sia stat a ciò autrizzat, dp avere cmpilat l appsit mdul di richiesta, ptrà effettuare cn la prpria macchina ftgrafica, tramite un ftgraf estern incaricat, la ftriprduzine in sede del materiale archivistic, purché quest nn sia, a giudizi del respnsabile, in precarie cndizini. Il permess di riprduzine nn attribuisce all utente alcun diritt di prprietà artistica letteraria di frnte a terzi. Nel cas di riprduzini destinate alla pubblicazine, nella richiesta di autrizzazine ccrrerà specificare titl, editre e lug di edizine della pubblicazine. In quest cas è richiesta la cnsegna di tre cpie della pubblicazine ve appaia la riprduzine autrizzata. Sulla stessa pubblicazine dvrà essere citata la fnte. Le riprduzini per us di studi persnale nn sn sggette a diritti. Art. 12 Prestit di diapsitive e cd-rm cn immagini del materiale Le diapsitive, i dvd altri supprti analghi che risultin dispnibili, relativi al materiale cartgrafic dell'archivi stric pssn essere cncessi in prestit temprane agli utenti per essere sttpsti a stampa riprduzine cn csti a caric dell utente. I materiali dvrann essere ricnsegnati integri. Del prestit viene tenuta memria nel registr degli utenti. Art. 13 Tesi di laurea Tutti clr che utilizzan materiali d'archivi per tesi di laurea e/ ricerche destinate alla pubblicazine, sn tenuti a depsitare cpia delle tesi delle pere. La successiva cnsultazine sarà prevista sl cn il cnsens dell autre. Art. 14 Servizi a pagament Il persnale in servizi è autrizzat a vendere agli utenti che ne faccian richiesta i catalghi, gli inventari, le guide e le altre pubblicazini prdtte dall'archivi stric, rilasciand appsita ricevuta fiscale fattura, ve richiesta. Art Bibliteca L Archivi Stric è dtat di una bibliteca ve sn racclte le pubblicazini acquisite a qualsiasi titl. Tale racclta libraria ha l scp di aiutare gli utenti dell Archivi ad rientarsi nelle lr ricerche e nell utilizz della dcumentazine archivistica. La bibliteca è situata nei medesimi lcali adibiti ad Archivi e ne rispetta gli rari e le mdalità di access. Il materiale della bibliteca è esclus dal prestit; è pssibile riprdurre, a prprie spese, per us persnale di studi le pere pssedute dalla bibliteca nel rispett della L. 22 aprile 1941 n. 633 e successive mdifiche, purché l stat di cnservazine delle pere cnsenta la riprduzine. Nn è prevista la riprduzine di pubblicazini anteriri al 1900 e di quelle il cui frmat superi i cm. 35x35x6, nnché le tavle eccedenti il frmat del libr in cui sn inserite. L increment del patrimni librari avviene mediante: acquist di pubblicazini autrizzat dall Amministrazine; dn di Enti, Istituti altri sggetti impegnati nella ricerca e nell studi archivistic, di stria lcale e del territri. Pagina 5 di 5 5