Sistema per la gestione on line delle convenzioni

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1 Sistema per la gestione on line delle convenzioni v. 2.0 del 13 Settembre 2010 Guida rapida 1

2 INDICE Premessa FUNZIONALITÀ PER GLI ENTI CONSULTAZIONE DELLA CONVENZIONE ARTICOLATO DELLA CONVENZIONE CATALOGO SERVIZI DI COOPERAZIONE INFORMATICA CATALOGO DELLE RESTRIZIONI RICHIESTA STIPULA CONVENZIONE PERFEZIONAMENTO DATI ENTE COMPILAZIONI ALLEGATI ENTE CONFERMA SOTTOSCRIZIONE ENTE FUNZIONI DI AUSILIO

3 Premessa Il sistema per la gestione on line delle convenzioni supporta gli ENTI esterni nella fase di stipula delle convenzioni di cooperazione informatica con l Agenzia delle Entrate. L insieme delle funzionalità che costituiscono il presente sistema consente ai soggetti coinvolti nel processo di lavorazione di fruire di strumenti di ausilio all esecuzione dei rispettivi adempimenti amministrativi di competenza seguendo un iter procedurale, composto di passi successivi propedeutici, che si conclude con la conferma dell attivazione dei servizi convenzionati. Gli utenti degli ENTI preposti all utilizzo delle funzioni sono i Responsabili di Convenzione, che possono accedere al sistema dopo essere stati abilitati dal proprio amministratore locale (link alle istruzioni). Le funzionalità rese disponibili consentono la visualizzazione dell elenco dei servizi standard di cooperazione informatica dell Agenzia; la consultazione della normativa di riferimento a supporto del processo di stipula della Convenzione per le diverse tipologie di Enti; la visualizzazione dello schema standard di convenzione; la visualizzazione della bozza di convenzione precompilata per l Ente in formato PDF; il completamento dei dati di competenza da parte dell ente; la validazione della bozza di Convenzione da parte dell Ente; il salvataggio del file in formato PDF contenente il testo della convenzione validata da parte dell Ente su cui il rappresentante legale dell Ente stesso apporrà la propria firma digitale; la conferma della chiusura del procedimento da parte dell Ente con contestuale trasmissione del file firmato digitalmente dal Rappresentante legale dell Ente (con l apposita funzione di upload ); l acquisizione (download) della versione della Convenzione controfirmata digitalmente dall Agenzia; la visualizzazione della conferma dell attivazione dei servizi, a valle del perfezionamento dell iter di stipula della convenzione a cura dell Ufficio Cooperazione Informatica dell Agenzia. 3

4 1. FUNZIONALITÀ PER GLI ENTI Il presente sistema è raggiungibile dal sito istituzionale dell Agenzia al percorso: Servizi Convenzioni di Cooperazione informatica Gestione on line delle Convenzioni, in quest ultima pagina è presente il link alla schermata di autenticazione per l accesso al sistema (cfr. immagine sotto riportata). Il Responsabile della Convenzione dell ENTE esterno, dopo aver correttamente inserito le proprie credenziali ( Utente e Password ) seguendo le istruzioni inviate tramite , potrà avere accesso alla schermata principale del sistema. 4

5 Nella pagina principale del sistema (denominata HOME ), oltre ad una descrizione generale del processo di convenzionamento (o ri-convenzionamento ), è presente una leggenda relativa allo stato di lavorazione della convenzione di cooperazione informatica con l Agenzia. In particolare, per ognuno dei sei STATI del processo previsti, vengono indicate sinteticamente le attività necessarie al completamento della relativa fase di lavorazione, la competenza dello svolgimento di tali attività (ENTE esterno o Agenzia) e le eventuali funzionalità del sistema di ausilio all esecuzione di quanto necessario, ad es. nella pagina HOME, in corrispondenza dello STATO = 3 viene proposto il seguente testo: - Per STATO = 3 (Completamento dati dell ENTE) è possibile accedere direttamente alla bozza in lavorazione della Convenzione predisposta dall Agenzia per il perfezionamento dei dati dell Ente. Il testo esemplificativo sopra riportato indica a tutti gli ENTI il cui processo di convenzionamento (o di ri-convenzionamento ) è classificato con uno STATO = 3, che tale fase consiste nel completamento dati dell ENTE. Per effettuare la suddetta operazione di completamento dati dell ENTE, il Responsabile della Convenzione potrà, attraverso la funzionalità del sistema denominata: perfezionamento dei dati dell Ente, visualizzare e completare con i dati richiesti (es. alcuni codici fiscali, indirizzi etc.) la bozza di convenzione pre-compilata dall Agenzia. Terminate le attività di competenza dell ENTE relative allo STATO = 3, questo verrà automaticamente impostato pari a 4 ( Sottoscrizione ENTE ). 5

6 Due equivalenti menù di instradamento, per la selezione delle funzionalità messe a disposizione dal sistema, sono disposti sia verticalmente che orizzontalmente (cfr. aree evidenziate in rosso nella schermata sottostante). Attraverso tali menù, è possibile accedere alle seguenti sezioni dell applicazione: consultazione allegati alla convenzione (cfr. paragrafo 1.1); richiesta di nuova convenzione e/o di ulteriori servizi (cfr. paragrafo 1.2); stipula della convenzione (cfr. paragrafo 1.3); convenzioni vigenti; funzioni di ausilio (cfr. paragrafo 1.4). In generale le funzionalità utilizzabili, nell ambito del sistema per la gestione on line delle Convenzioni, variano in funzione dello STATO di lavorazione del processo di stipula (o di ri-stipula ). Sono comunque sempre consultabili, in qualsiasi STATO di lavorazione, le sezioni: Consultazione allegati alla Convenzione e Funzioni di ausilio (cfr. voci del menù disposto verticalmente in ogni schermata). Le suddette sezioni raccolgono, rispettivamente, tutta la documentazione (articolato ed allegati) relativa al modello di Convenzione standard che dovrà essere sottoscritto attraverso firma digitale e alcuni contenuti di ausilio all utilizzo del sistema (es. risposte alle principali domande ricevute dagli ENTI, la presente guida operativa etc.). 6

7 1.1. CONSULTAZIONE DELLA CONVENZIONE Richiamando, in qualsiasi STATO di lavorazione, la funzione Consultazione allegati alla convenzione dal menù, si ha accesso alla schermata sotto riportata che elenca i contenuti disponibili per la visualizzazione. La selezione dei link relativi ai rispettivi documenti, consente la visualizzazione del seguente materiale: l Articolato della convenzione predisposto dall Agenzia per la tipologia di ENTE esterno che richiede i servizi (cfr. paragrafo della presente guida); gli Allegati alla convenzione, che costituiscono parte integrante dello stesso atto convenzionale: o o o allegato 1 Riferimenti della Convenzione; allegato 2 Normativa di riferimento; allegato 3 Servizi di cooperazione informatica (Agenzia); o allegato 4 Adeguamenti specifici (articolo 3, comma 4); o allegato 5 - Servizi di cooperazione informatica offerti dall Ente; o allegato 6 Adeguamenti specifici dell Ente (articolo 3, comma 6); 7

8 il Catalogo Servizi di Cooperazione informatica (cfr. paragrafo della presente guida) che consente la fruizione delle informazioni relative ai servizi standard di cooperazione informatica messi a disposizione dall'agenzia, anche attraverso apposite selezioni, in funzione di: o o o modalità erogazione; tipo servizio; area servizio; il Catalogo delle restrizioni (cfr. paragrafo della presente guida), contenente le restrizioni applicate ai servizi standard di cooperazione informatica dell Agenzia. 8

9 ARTICOLATO DELLA CONVENZIONE Selezionando la voce del menù: Articolato della convenzione viene visualizzato, in formato pdf, il modello di convenzione standard che viene utilizzato dall Agenzia per precompilare la bozza dell atto convenzionale che dovrà essere completata e sottoscritta dall ENTE. In generale, tali modelli sono stati predisposti dall Agenzia e sono personalizzati in base alla tipologia di appartenenza dell ENTE esterno che richiede i servizi. Analoghe selezioni possono essere effettuate per la visualizzazione di tutti gli altri allegati. 9

10 CATALOGO SERVIZI DI COOPERAZIONE INFORMATICA Selezionando la voce del menù: Catalogo Servizi di Cooperazione informatica, viene proposta dal sistema la schermata sotto riportata che permette la consultazione delle informazioni relative ai servizi standard di cooperazione informatica messi a disposizione dall Agenzia agli ENTI esterni che ne sono legittimati alla fruizione. E possibile scegliere (attraverso gli appositi menù a tendina) i parametri per la selezione dei servizi standard di interesse in base a: modalità di erogazione dei servizi; tipo dei servizi; area tematica dei servizi. E inoltre possibile richiedere la consultazione delle informazioni per singolo servizio, indicandone il codice nell apposito campo: Codice Servizio o selezionandone la descrizione attraverso il menù a tendina. 10

11 Dopo aver confermato i criteri di selezione impostati attraverso il pulsante: Conferma, il sistema propone la schermata sotto riportata contenente informazioni sintetiche relative ai servizi individuati. Cliccando sul link relativo al singolo codice servizio (cfr. immagine riportata sopra), ne vengono visualizzate le relative informazioni complete e dettagliate (cfr. figura sottostante). 11

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13 CATALOGO DELLE RESTRIZIONI Selezionando la voce del menù: Catalogo delle restrizioni, il sistema propone un prospetto riassuntivo delle informazioni riguardanti l elenco delle restrizioni potenzialmente applicabili, qualora previste nell allegato 1 della convenzione in corso di stipula, ai servizi standard di Cooperazione informatica. Ad esempio, se un ENTE esterno a cui è associato, sul sistema di gestione on line delle Convenzioni, STATO = 3 ( Completamento dati dell ENTE ), accedendo alla funzionalità: Perfezionamento dati ENTE (presente nella sezione: Stipula Convenzione ) e premendo il pulsante: Visualizza Convenzione, trovasse indicato nel testo dell Allegato 1 alla Convenzione il riferimento alla restrizione RS2.2 (ovvero la restrizione: Restrizione su soggetti diversi da persone fisiche ) significherebbe che, nell ambito dei servizi fruiti, è inibita per l ENTE la possibilità di accedere ad informazioni relative a soggetti diversi dalle persone fisiche. 13

14 1.2. RICHIESTA Questa sezione mette a disposizione dell Ente le funzionalità per richiedere: una Nuova Convenzione, riservata agli ENTI che non fruiscono già di servizi di cooperazione informatica dell Agenzia e si trovano in uno STATO di lavorazione pari ad 1 ( Nessuna richiesta pervenuta ). Una volta inoltrata dall ENTE la richiesta di una nuova Convenzione lo stato del processo di stipula passa automaticamente al valore: 2 ( In corso di verifica di legittimità ) in quanto, a seguito dell invio dell istanza da parte dell ENTE, l Agenzia dovrà svolgere la necessaria istruttoria per analizzare le finalità istituzionali ed i riferimenti a norme e/o regolamenti indicati dall ENTE, in relazione alla necessità di avere accesso ai servizi richiesti; dei Nuovi Servizi, riservata agli ENTI aventi già una convenzione vigente, che fruiscono di servizi di cooperazione applicativa e che vogliono fare richiesta di eventuali nuovi servizi. 14

15 1.3. STIPULA CONVENZIONE A seguito della positiva verifica effettuata da parte dell Agenzia, in relazione alle finalità istituzionali ed ai riferimenti di norme e/o di regolamenti che legittimano l ENTE a fruire dei servizi di Cooperazione informatica, l Agenzia stessa predispone la Bozza di convenzione che dovrà essere completata e validata on line dal Responsabile della Convenzione dell ENTE variando, contestualmente, lo STATO di lavorazione da: 2 ( In corso di verifica di legittimità ) a STATO di lavorazione: 3 ( Completamento dati dell ENTE ). La bozza predisposta dall Agenzia dovrà quindi essere perfezionata on line dal Responsabile della Convenzione prima della validazione e dell apposizione, da parte del legale rappresentante dell ENTE, della firma digitale e della trasmissione all Agenzia, rigorosamente attraverso l apposita funzionalità ( Conferma sottoscrizione ENTE ), del file firmato digitalmente. Quest ultima operazione di trasmissione del file contenente la convenzione sottoscritta digitalmente consiste in una delle operazioni, di competenza del Responsabile della Convenzione, da effettuare nell ambito dello STATO di lavorazione: 4 ( Conferma sottoscrizione ENTE ). Selezionando, dunque, la voce Stipula Convenzione nel menù delle funzionalità disponibili, si apre una breve descrizione e l elenco delle operazioni di competenza dell Ente: Visualizzazione della bozza della convenzione; Perfezionamento dei dati; Compilazione degli allegati; Visualizzazione e stampa della convenzione; Conferma della sottoscrizione da parte dell Ente (al termine dell operazione lo STATO di lavorazione della convenzione passa da 4 a 5 ); Acquisizione della convezione controfirmata dall Agenzia. 15

16 Nell ambito della schermata riportata di seguito: Stipula Convenzione Bozza in lavorazione, è possibile visualizzare i dati Anagrafici dell ENTE ed i servizi che sono oggetto del Convenzionamento. Il pulsante Visualizza permette la visualizzazione della bozza della convenzione completa dei dati fino al momento acquisiti. 16

17 Qualora si rilevassero delle imprecisioni nei dati visualizzati relativi all ENTE (denominazione, codice fiscale, indirizzo etc.) è possibile segnalare le variazioni necessarie all indirizzo specificando nell oggetto del messaggio il testo: GOLC- Richiesta variazione dati ENTE. A seguito di tale tipo di comunicazione, l Agenzia provvederà alla dovute rettifiche, dopodiché l ENTE potrà effettuare la validazione dei dati. 17

18 PERFEZIONAMENTO DATI ENTE La funzionalità consente, al Responsabile della Convenzione dell ENTE, di comunicare i dati per il completamento delle informazioni da inserire nella bozza di Convenzione e necessarie alla stipula. Selezionata la voce dal menù, se non esistono convenzioni in attesa del completamento dei dati (es. STATO di lavorazione: 1 o 2 ), viene proposto il seguente messaggio diagnostico: Nel caso, invece, ci sia una convenzione con dati da completare (STATO di lavorazione: 3 ), viene emesso direttamente lo schermo riportato sotto, attraverso il quale il sistema: fornisce gli estremi identificativi dell Ente, della convenzione e del Responsabile; chiede le informazioni (codice fiscale, fax, telefono, indirizzo ) relative alle figure di: o o o o Responsabile della Convenzione dell ENTE; Rappresentante legale dell ENTE; Supervisore dell ENTE; Responsabile dello scambio dati dell ENTE. Relativamente all inserimento dei dati connessi alle quattro figure sopra indicate, si precisa che è sufficiente digitare negli appositi campi i codici fiscali delle persone designate e sarà il sistema a proporre automaticamente i corrispondenti nomi e cognomi. Per quanto riguarda il Responsabile di convenzione, già identificato nei passi precedenti dell iter (abilitazione on line dello stesso), vengono richiesti solo fax, telefono ed . 18

19 Qualora il testo della Convenzione prevedesse attività che richiedono un coordinamento operativo (cfr. testo della convenzione per rintracciare la presenza di un eventuale attività di coordinamento operativo ), verranno richieste anche le informazioni relative al Responsabile di coordinamento operativo. 19

20 Attraverso i pulsanti posti nella parte inferiore dello schermo, il sistema permette di: salvare dati parziali immessi ( Salva ) in questa fase vengono eseguiti controlli automatici sui dati comunicati. In particolare il sistema controlla la correttezza e l esistenza dei codici fiscali ed emette diagnostici sull esito del controllo. Una volta salvati i dati, il sistema presenta un messaggio di conferma, scritto in verde prima dei pulsanti di conferma. 20

21 ripristinare i valori preesistenti ( Reimposta ) visualizzare il documento di convenzione completo dei dati fino al momento comunicati ( Visualizza convenzione ) La funzione rende disponibile la convenzione in formato pdf. Il documento viene reso inutilizzabile (sovraimpressione di una filigrana con testo: BOZZA ) fino al momento della validazione definitiva dei dati. Una volta validati i dati il file potrà essere stampato (per stampa si intende l operazione di salvataggio del file) e sottoposto al Rappresentante legale dell ENTE per l apposizione della firma digitale sul file. validare i dati comunicati ( Valida ) Effettuando la richiesta di validazione delle informazioni, il sistema richiede conferma (cfr. immagine sottostante). Si ricorda che la validazione delle informazioni non può essere annullata poiché determina il passaggio della convenzione dallo stato di bozza a quello di documento definitivo da firmare, si invita, dunque, alla massima attenzione prima di effettuare tale operazione onde evitare refusi. 21

22 A questo punto la convenzione (attraverso la funzione di Visualizzazione e stampa Bozza validata ENTE ) può essere salvata in formato pdf nella sua versione definitiva, senza sovraimpressione della scritta in filigrana Bozza. Si precisa che il file su cui apporre la firma digitale deve essere identico a quello generato dalla piattaforma e salvato. Qualsiasi modifica al file impedirebbe le successive fasi del processo di convenzionamento. Una volta effettuata l operazione di validazione, lo STATO di lavorazione dell iter di convenzionamento viene automaticamente variato da 3 a 4. 22

23 COMPILAZIONI ALLEGATI ENTE La funzionalità non è attualmente necessaria in quanto la compilazione di tali allegati viene direttamente effettuata a cura dell Agenzia. 23

24 CONFERMA SOTTOSCRIZIONE ENTE Per concludere l iter procedurale il file generato dal sistema, contenente il testo della convenzione in formato pdf, deve essere firmato digitalmente dal Rappresentante legale dell Ente. Si precisa che l operazione di firma digitale del file avviene al di fuori del presente sistema di gestione delle convenzioni. Apposta la firma digitale, il Responsabile della Convenzione, richiamando la funzione Conferma della sottoscrizione dell Ente, deve effettuare l invio del file relativo alla Convenzione firmata in modalità digitale attraverso la funzionalità di trasmissione del documento stesso denominata: Conferma sottoscrizione ENTE (cfr. schermata riportata di seguito). Si precisa che tale modalità di invio del file NON potrà essere sostituito da qualsiasi altra modalità di trasmissione (es. posta elettronica, spedizione di supporti digitali etc.). Per effettuare il materiale invio del documento firmato digitalmente con la suddetta funzionalità, basterà semplicemente indicare, tramite il tasto Sfoglia (cfr. schermata sopra), il percorso attraverso il quale è reperibile il file da inviare e premere il pulsante Conferma. Dopo alcuni istanti necessari alla trasmissione del file, il sistema effettuerà i controlli finalizzati alla verifica che il file firmato digitalmente sia identico a quello generato dal sistema stesso (onde evitare eventuali accidentali modifiche). 24

25 A seguito dell esito positivo dei suddetti controlli, lo STATO di lavorazione della convenzione verrà automaticamente variato dallo STATO di lavorazione 4 ( Sottoscrizione ENTE ) allo STATO 5 ( Sottoscrizione Agenzia ). A seguito della successiva apposizione della firma digitale, da parte dell Agenzia, al medesimo file già firmato dall ENTE, la convenzione diverrà vigente e potrà dunque essere acquisita dall ENTE esterno attraverso la funzionalità: Acquisizione convenzione controfirmata dall Agenzia (firma digitale) nonché consultata attraverso la funzionalità: Convenzioni vigenti. 25

26 1.4. FUNZIONI DI AUSILIO La sezione raccoglie il seguente materiale informativo, di supporto all utilizzo del sistema per la gestione delle convenzioni: descrizione del processo di gestione delle convenzioni; la presente guida operativa; eventuali avvisi; informazioni per la gestione delle utenze (a seguito della stipula della convenzione); glossario; risposte alle principali domande frequenti; riferimenti. Si raccomanda l attenta lettura di tutto il suddetto materiale prima dell utilizzo delle funzionalità messe a disposizione nell ambito dell applicazione. 26