Rev. Data Descrizione delle modifiche Firma di Emissione Firma di Verifica Firma di Approvazione

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1 INDICE 1. SCOPO 2. OBIETTIVI GENEALI 3. CAMPO DI APPLICAZIONE 4. IFEIMENTI NOMATIVI 5. DEFINIZIONI E ABBEVIAZIONI 6. ESPONSABILITA 7. FASI 7.0 Gestione delle anagrafiche dei beni 7.1 Analisi delle esigenze di scorta di beni in magazzino economale 7.2 Generazione degli ordini di reintegro magazzino economale 7.3 icevimento e accettazione dei beni 7.4 Carico a magazzino 7.5. Stoccaggio e conservazione dei beni 7.6 Movimentazione dei beni a) consegna dei beni ai magazzini di secondo livello b) resi a fornitore c) resi da magazzini di secondo livello d) prodotti scaduti 7.6.1e) prestiti tra magazzini dell Azienda 7.7 Controlli periodici 7. 8 Conservazione della documentazione 8. TABELLA MATICIALE 9.DIAGAMMA DI FLUSSO ev. Data Descrizione delle modifiche Firma di Emissione Firma di Verifica Firma di Approvazione Prima emissione U.O.S.S. AQ Direttore Amministrativo Elaborata da: Direttore UO Servizi di Supporto Direttore UO Economico Finanziaria Direttore Dipartimento Tecnico Patrimoniale

2 1.SCOPO La presente procedura ha l obiettivo di descrivere le procedure operative e amministrativo-contabili relative al processo Gestione del magazzini economali di 1 livello ASST di Cremona, specificando le responsabilità, le tempistiche, le modalità autorizzative e operative e i controlli anche a livello informatico, relativi alla gestione dei beni di consumo sanitario e non sanitario dei magazzini economali, dal momento del loro ingresso in Azienda sino a quello della loro uscita dai magazzini di primo livello. Nello specifico, la procedura descrive le fasi di ricezione e accettazione del bene, di carico nel sistema di contabilità sezionale di magazzino, di stoccaggio e di conservazione, di prelievo e scarico del bene dal sistema di contabilità sezionale di magazzino per movimentazione del bene ad altre articolazioni organizzative (magazzini di secondo livello), reso o scaduto. In particolare, con riferimento a quest ultima fattispecie, la procedura disciplina il monitoraggio periodico e la gestione dei prodotti obsoleti, a lenta rotazione, difettosi e scaduti. La procedura inoltre garantisce l allineamento tra il sistema di contabilità sezionale di magazzino e la contabilità generale. La procedura, compatibilmente con le risorse messe a disposizione, intende assicurare: La diffusione a tutte le Unità Operative e Servizi dell azienda gli elementi conoscitivi del processo di gestione dei beni di consumo erogati dai magazzini economali di 1 livello, ottimizzando i comportamenti nel rispetto dei principi di correttezza amministrativa, efficienza ed efficacia; Consentire la generazione delle evidenze necessarie per la corretta ed accurata redazione del bilancio di esercizio. 2. OBIETTIVI GENEALI Al fine di garantire la completezza e correttezza dell informativa del bilancio d esercizio, i controlli della procedura amministrativo-contabile di Gestione di Magazzino, la procedura deve avere i seguenti obiettivi generali: Verifica dell esistenza fisica e della completa rilevazione delle giacenze; Verifica del titolo di proprietà e7o di possesso dei beni: Verifica della correttezza valutazione delle rimanenze di magazzino, rispetto ai criteri previsti dal D.Lgs 118/2011 e dalle altre disposizioni normative applicabili Verifica della corretta classificazione di bilancio; Verifica della corretta informativa di bilancio secondo le disposizioni del D.Lgs 118/2011e delle altre disposizioni normative applicabili I suddetti obiettivi di controllo aumentano l affidabilità e la qualità dei flussi informativi del ciclo dei magazzini che coinvolge diverse voci dello schema previsto dall allegato 2 del D.Lgs 118/2011 come aggiornato dal D.M CAMPO DI APPLICAZIONE La procedura si applica al processo aziendale della gestione dei beni di consumo sanitari e non, nei magazzini economali di 1 livello dell ASST di Cremona. Gli ambiti di applicazione della presente procedura sono i magazzini economali di 1 livello esistenti presso: Ospedale di Cremona MAGAZZINO ECONOMALE ECO_C Ospedale di Oglio Po MAGAZZINO ECONOMALE ECO_OP

3 Territorio Cremona MAGAZZINO ECONOMALE ECO_CTE Territorio Oglio Po MAGAZZINO ECONOMALE ECO_OPTE Territorio Crema MAGAZZINO ECONOMALE ECO_ CEMA. 4. IFEIMENTI NOMATIVI Decreto Legislativo n. 118 del 23 giugno 2011 Disposizioni in materia di armonizzazione dei sistemi contabili a norma degli articoli 1 e 2 della Legge 5/5/2009 n. 42; Decreto Ministro della Salute del 17 settembre 2012 recante Disposizioni in materia di Certificabilità dei bilanci degli enti del Servizio Sanitario Nazionale ; Decreto Ministro della Salute del 1 marzo 2013 recante Definizione dei Percorsi Attuativi della Certificabilità ; D.M. 15/06/2012: "Nuovi modelli di rilevazione economica «Conto economico» (CE) e «Stato patrimoniale» (SP) delle aziende del Servizio Sanitario nazionale"; D.M. 20/03/2013: "Modifica degli schemi dello Stato patrimoniale, del Conto economico e della Nota integrativa delle Aziende del Servizio Sanitario N-azionale"; D.G.. n. X/7009 del 31 luglio 2017 Approvazione del Percorso attuativo della Certificabilità dei Bilanci degli Enti del SS di cui alla L n. 23/2015, della GSA e del consolidato regionale ai sensi del DM 1/3/2013 ; Codice Civile: art ; Principio Contabile Nazionale OIC n. 13 imanenze Principio Contabile Nazionale OIC n. 29 Cambiamenti di principi contabili, cambiamenti di stime contabili, correzioni di errori, eventi e operazioni straordinarie, fatti intervenuti dopo la chiusura dell esercizio Legge egionale n.23 del 11 agosto 2015 Legge egionale di evoluzione del sistema socio sanitario Linee Guida egionali Area E) imanenze inviate dalla Direzione Centrale Programmazione Finanza e Controllo di Gestione isorse Economico Finanziarie trasmesse con nota prot. n. A del DEFINIZIONI ED ABBEVIAZIONI UO.EF. UO.A.S UO.UT SIC UO.CD UO.SS DTP DDT POC POOP Unità Operativa Economico Finanziario Unità Operativa Acquisti e Servizi Unità Operativa Ufficio Tecnico Servizio Ingegneria Clinica Unità Operativa Controllo Direzionale Unità Operativa Servizi di Supporto Dipartimento Tecnico Patrimoniale Documento di trasporto Presidio Ospedaliero di Cremona Presidio Ospedaliero Oglio Po 6.ESPONSABILITA FASI E SOTTOFASI ESPONSABILITA O= OPEATIVA G= GESTIONALE TEMPISTICA

4 0.Gestione delle anagrafiche dei beni UO A.S. 1.Controllo sottoscorta Individuazione minimo di scorta Magazziniere (O) 2.Ordine Invio richiesta reintegro scorta con generazione preordine Individuazione disponibilità economica e generazione ordine in base alle categorie merceologiche Magazziniere (O) U.O. Acquisti e Servizi (G) Al momento del ricevimento della richiesta di reintegro 3. icevimento e accettazione dei beni icevimento merce a) Se non si riscontrano anomalie, firma DDT con riserva b) Se si riscontrano anomalie, la merce viene respinta (verbale di non conformità) Controllo merce ricevuta Magazziniere (O) Magazziniere (G) Magazziniere (G) Magazziniere(G) Giornalmente Giornalmente o entro24h 4. Carico a magazzino Operazioni informatiche di carico Magazziniere(G) Giornalmente o entro24h dalla consegna 5. Stoccaggio e conservazione Operazioni di deposito della merce Individuazione scaduti Magazziniere (O) Magazziniere (G) Entro le 24 h dalla consegna merce 1 volta al mese e ogni volta che sistemano la merce negli scaffali 6. Movimentazione dei beni 6.a) consegna dei beni ichieste informatiche di beni Operazioni di consegna alle UU.OO. ilevazioni contabilità magazzino Controllo tra prodotti richiesti e prodotti consegnati 6.b)esi a fornitore Al momento della consegna con annotazioni sul DDT Dopo la ricezione della merce - Verbale di non conformità Chiusura non conformità ilevazioni contabilità magazzino 6.c)esi da magazzino di 2 livello Materiale non utilizzato ma in buono stato ((ristoccaggio della merce) UU.OO./Servizi Magazziniere (O Magazziniere (O) UU.OO./Servizi Magazziniere (O) Magazziniere (O) U.O. AcquistiServizi Magazziniere (O) Magazziniere (G) Magazziniere (G) Secondo calendario Alla consegna Entro 48 ore dal reso

5 Materiale non conforme (materiale da rendere al fornitore) Magazziniere (G Materiale scaduto (smaltimento) Magazziniere (G) ilevazioni contabilità magazzino 6.d) Prodotti scaduti Magazziniere Mensilmente 6.e)Prestiti da magazzini della stessa azienda Magazziniere (O) In base alla tempistica della richiesta 7. Controlli periodici Verifica apposizione firma sul DDT Verifica evidenza controllo degli uffici liquidatori sulla corrispondenza tra ordine, fattura e DDT Verifica della corrispondenza tra DDT non congruenti con ordine/ fattura e richieste note di credito Controllo dei DDT caricati a sistema e non ancora agganciati a una fattura Verifica della documentazione relativa a consegna dei beni dai magazzini di primo livello ai magazzini di secondo livello Verifica documentazione relativa a resi e scaduti iscontro della corrispondenza tra ordini evasi con DDT e non fatturati e registrazioni delle fatture da ricevere al Quadratura tra contabilità sezionale di magazzino e contabilità generale UO S.S. UO Acquisti e servizi UO Acquisti e servizi UO Acquisti e servizi UO S.S. UO S.S. UO Acquisti e servizi U.O.E.F. Ogni tre mesi Mensilmente Mensilmente Mensilmente Ogni 3 mesi Ogni 3 mesi Entro fine gennaio di ogni anno Al di ogni anno 8. Conservazione della documentazione Archiviazione DDT Archiviazione richieste da reparto Archiviazione stampa rimanenze Archiviazione controlli Magazziniere (O) esponsabile U.O.S.S.(G) esponsabile U.O.S.S. (G) esponsabile U.O.S.S. (G) 10 anni 5 anni 5 anni 5 anni 7. FASI Di seguito sono descritte le fasi del macroprocessodella gestione dei magazzini economali di 1 livello della ASST di Cremona. 7.0 Gestione delle anagrafiche dei beni La responsabilità la gestione delle Anagrafiche dei beniè in capo all UO Acquisti e Servizi secondo le modalità di cui alle procedure all area I) DEBITI E COSTI. 7.1Controllo sottoscorta Di seguito sono elencate le modalità di gestione dei beni economali nei magazzini aziendali.

6 E attivo il sistema di creazione automatica della proposta di reintegrodella scorta secondo i parametri predefiniti. La responsabilità in merito all individuazione del minimo di scorta è in capo al magazziniere, Le scorte di materiale sono calcolate per un minimo di uno/due mesi in dipendenza dei consumi e dei tempi di consegna da parte delle ditte. Il minimo di scorta è individuato sulla base dei consumi mensili di magazzino di 2 livello. 7.2 Ordine Il sistema informatizzato in uso prevede vari livelli di autorizzazione che vanno dalla richiesta del magazziniere alla emissione dell ordine da parte della U.O. Acquisti e Servizi. La gestione informatizzata delle scorte prevedeche il sistema generi automaticamente una proposta di reintegro che l operatore può confermare o variare creando dunque una richiesta di reintegro. La richiesta di reintegro viene inviata alla U.O. Acquisti e Servizi per la verifica della disponibilità economica e per l emissione dell ordine. 7.3 icevimento e accettazione dei beni icevimento dei beni e controllo di primo livello Secondo le indicazioni contenute nell ordine d acquisto, i beni vengono consegnati presso i magazzini economali di primo livello dell ospedale di Cremona e dell ospedale di Oglio Po. All'atto del ricevimento il magazziniere verifica il numero dei colli e l integrità dell imballo, controlla la corrispondenza tra ordine di acquisto disponibile online, documento di trasporto cartaceo e colli consegnati. In particolare: Se non si riscontrano anomalie, il magazziniere appone sul DDT cartaceo e/o sul tablet del corriere firma e timbro aziendale con la dicitura Accettazione con riserva e sottoscrive la bolla di trasporto. Se si verifica una consegna parziale, correttamente rilevata nel DDT, il magazziniere ritira la merce apponendo sullo stesso firma e timbro aziendale con dicitura Accettazione con riserva Se si rilevano anomalie e difformità, la merce viene respinta. In tal caso il magazziniere compila il Verbale di segnalazione non conformità e lo consegna alla U.O. che ha emesso l ordine la quale contatta il fornitore per la risoluzione della criticità o segnala la non conformità al Direttore dell esecuzione del contratto. In particolari casi di consegna tassativa e con carattere di urgenza il magazziniere può interpellare la UO richiedente per capire se la consegna deve essere comunque accettata con riserva Controllo di secondo livello Entro la giornata di ricevimento della merce il magazziniere termina il controllo della merce ricevuta con riserva. L'originale del documento di trasporto relativo alla merce conforme viene inviato all'ufficio che ha emesso l'ordine di acquisto, riportando il nome di chi ha emesso l'ordine, il numero di carico e anche se si tratta di consegna parziale (acconto). Qualora si rilevano delle non conformità di prodotto viene fatta comunicazione immediata usando il verbale di segnalazione di non conformità a cui si aggiunge il DDT alla U.O. che ha emesso l ordine per la contestazione alla ditta. Nel frattempo il materiale viene opportunamente isolato e identificato in attesa di essere rimandato alla ditta. In particolari casi di consegna tassativa e con carattere di urgenza il magazziniere può interpellare la UO richiedente per capire se la consegna deve essere comunque accettata con riserva. 7.4 Carico a magazzino Per il materiale che ha superato la fase di accettazione a seguito dei controlli effettuati, nella stessa giornata di ricevimento o al massimo entro il giorno seguentevengono effettuate le operazioni di

7 carico della merce da parte dei magazzinieri individuati a queste operazioni sul sistema gestionale Oracle. Se il carico viene effettuato il giorno seguente i DDT vengono tenuti a parte in scaffale identificato con la dicitura bolle da caricare al fine di evitare errori. Per procedere al carico il magazziniere richiama in Oracle il numero dell ordine e la data di emissione, inserisce il numero e la data del DDT, flegga le righe d'ordine corrispondenti alle merce consegnata e inserisce la relativa quantità. Con la registrazione del documento di trasporto si crea un documento di carico che contiene i seguenti dati: numero e data documento di trasporto; riferimento dell ordine; fornitore; riferimento del magazzino emittente quantità della merce arrivata. L inserimento del documento di trasporto a sistema, e quindi la creazione del documento di carico, permette di aggiornare la quantità dei prodotti giacenti in magazzino. I documenti caricati in sistema informatico permettono alla U.O. A.S. di procedere alla liquidazione delle fatture. Le copie DDT di consegna della merce vengono archiviate in magazzino Stoccaggio e conservazione dei beni esponsabilità, funzioni e compiti connessi allo stoccaggio e conservazione dei beni Concluse le operazione di carico nel gestionale, il magazziniere provvede a stoccare in magazzino il materiale che dovrà poi essere consegnato alle UU.OO. e Servizi richiedenti (magazzini di 2 livello). Il materiale in transito dal magazzino (non a Stock) viene collocato dal magazziniere in apposito luogo identificato in attesa di procedere alle operazioni di scarico e consegna al richiedente entro le 24 ore dal ricevimento o immediatamente in caso di materiale urgente. Per quanto riguarda invece il materiale in giacenza, questo viene collocato su appositi scaffali e pallets e viene riposto in base al criterio delle scadenze: sul fondo dello scaffale va collocato il prodotto con scadenza più lunga, all inizio invece il prodotto con scadenza più ravvicinata.ogni prodotto è collocato su scaffale o pallets riportante il codice identificativo del prodotto risultante in anagrafica. La movimentazione avviene manualmente o tramite carrelli elevatori Modalità di verifica della scadenza delle merci Mensilmente e ogni volta che si procede allo stoccaggio di nuova merce, gli addetti al magazzino verificano che tutto il materiale presente in magazzino non abbia superato la data di scadenza indicata sulla confezione; qualora venga trovata una merce scaduta si provvede ad identificarla e segregarla in attesa di idoneo smaltimento. I controlli vengono registrati sull apposito modulo CONTOLLI DI MAGAZZINO, sottoposto alla autorizzazione del esponsabile della U.O. S.S. per lo smaltimento. La responsabilità del controllo e dell allontanamento del prodotto scaduto è in capo ai magazzinieri. Il magazziniere informaticamente provvede allo scarico della merce con transazione Tipo emissione prodotti scaduti indicando codice prodotto, quantità, conto con centro di costo Prodotti scaduti Modalità di protezione fisica delle merci Tutti i locali adibiti ad magazzino economale vengono chiusi a fine attività o se il locale non è presidiato. Le chiavi vengono depositate in centralino. La struttura esternamente è dotata di telecamere. 7.6 Movimentazione dei beni

8 I beni stoccati nel magazzino economale di 1 livello vengono movimentati a seguito di richieste di approvvigionamento da parte dei magazzini di 2 livello (UU.OO./ eparti/ Servizi) o per resi al fornitore o per scadenza dei prodotti o per prestiti tra magazzini dell azienda. Al POCè attiva una squadra di trasporto formata da operatori dedicati alle consegne ai magazzini di 2 livello per il materiale economale e di farmacia. Al POOP le consegne ai magazzini di 2 livello sono effettuate dagli stessi magazzinieri. 7.6a)Consegna dei beni ai magazzini di 2 livello L approvvigionamento di materiale a stock ai vari magazzini di 2 livello dei due Presidi Ospedalieri di Cremona, Oglio Po e delle sedi territoriali dell Azienda, avviene a seguito di una richiesta effettuata attraverso un processo informatizzato. Modalità - Procedura di richiesta Informatizzata attraverso GCS AP Attraverso collegamento informatico le UU.OO./ eparti /Servizi (magazzini di 2 livello) inoltrano le richieste dei beni al magazzino economale di riferimento che provvede alla verifica della correttezza delle richieste medesime (corretta codifica del prodotto) e contestualmente assegna le quantità da consegnare (rettifica in base ai consumi medi o alla scorta di magazzino). Le richieste dai magazzini di 2 livello devono pervenire al magazzino di 1 livello entro le ore 10,00 del giorno di consegna. Le richieste di materiale non a stock vengono inviate attraverso il medesimo applicativo dalle UU.OO./ eparti/ Servizi (Magazzini di 2 livello) direttamente alla U.O. Acquisti e Servizi per l emissione dell ordine Figure coinvolte La consegna fisica ai magazzini di 2 livello avviene da parte dei magazzinieri secondo un calendario prestabilito e ogni qualvolta si presenta una urgenza. Qualora per motivi diversi e giustificati dal esponsabile U.O.S.S., le consegne si protraggono per il giorno seguente, i magazzinieri avvisano telefonicamente i reparti richiedenti. Vengono comunque sempre garantite le urgenze. Il trasporto della merce avviene con l utilizzo di carrelli identificativi del reparto di consegna o con cassette identificate. Alimentazione del sistema di contabilità sezionale di magazzino Al momento della preparazione del carrello per la consegna delle merci alle UU.OO./ eparti/ Servizi, il Magazziniere procede allo scarico dei beni al Centro di Costo richiedente sul gestionale di magazzino mediante l utilizzo della causale scarico a reparto. Controlli di corrispondenza tra prodotti consegnati e prodotti richiesti Ogni consegna è accompagnata dalla stampa della Distinta di consegna emessa automaticamente dal sistema, dove il ricevente (coordinatore di reparto o suo delegato) appone, dopo controllo della qualità e quantità del prodotto, la firma di ricevimento. I magazzinieri conservano in magazzino per 5 anni la distinta di consegna ai reparti con la firma di ricevimento. 7.6 b) eso a fornitore Modalità operative e autorizzative, documentazione e tempistiche dei resi a fornitore Al momento della consegna dei beni da parte delle ditte fornitrici, il magazziniere: a) espinge la merce apponendo le motivazioni sul DDT (rilevazione della non conformità fatta all atto della consegna vedi precedente punto 7.3.1);

9 b) riceve la merce, e solo a seguito di controllo successivo negativo rileva una non conformità,il magazziniere stesso pone in disparte il bene classificandolo come merce da rendere (vedi precedente punto 7.3.2) Alimentazione del sistema di contabilità sezionale di magazzino Nel caso in cui il bene da rendere non sia stato registrato in contabilità, il magazziniere compila un DDT di reso alla ditta, riconsegna il bene e invia copia del DDT e copia dell ordine di riferimento alla U.O. Acquisti e Servizi per la chiusura della pratica aperta di Non Conformità. Qualora il reso del bene si renda necessario dopo che è stato effettuato già il carico in contabilità di magazzino, è necessario inoltre sistemare contabilmente sul sistema informatico di gestione di magazzino lo scarico per reso mercemediante l utilizzo della causale eso a fornitore. 7.6 c)eso da magazzino di secondo livello Modalità operative e autorizzative, responsabilità, documentazione dei resi da magazzini di secondo livello Il reso dal magazzino di secondo livello si può verificare: 1) per materiale non utilizzato ma ancora in buono stato di conservazione e non scaduto 2) per prodotto non conforme 3) per merce scaduta. 1) Materiale non utilizzato ma ancora in buono stato di conservazione In caso di reso da magazzino di 2 livello di materiale non più utilizzato, il magazziniere ha la responsabilità di verificare che il materiale sia stato conservato correttamente e che non presenti anomalie ai fini di un pieno riutilizzo. In caso positivo il magazziniere ripone la merce sugli scaffali di magazzino per il successivo riutilizzo. In caso di verifica con risultato negativo la merce deve essere isolata dando evidenza attraverso l apposizione della firma e del timbro MATEIALE NON UTILIZZABILE su apposito documento cartaceo appositamente stampato. 2) Materiale non conforme Il materiale ritenuto non conforme dal reparto richiedente va accantonato in luogo identificato e con l apposizionedi firma e timbro MATEIALE NON UTILIZZABILE su apposito documento cartaceo appositamente stampato. Il magazziniere deve dunque avvisare UO A.S. al fine della contestazione. Qualora il bene venga restituito al fornitore il magazziniere procederà alla registrazione contabile. 3) Materiale scaduto Nel caso in cui venga resa merce giunta a scadenza il magazziniere provvederà unicamente all attivazione delle procedure relative allo smaltimento del prodotto in esame senza effettuare alcuna correzione contabile. Il materiale va accantonato in luogo identificato e con l apposizione di firma e timbro MECE SCADUTA su apposito documento cartaceo appositamente stampato. L allontanamento della merce in caso di scadutoe il suo smaltimento deve avvenire nel più breve tempo possibile. Alimentazione del sistema di contabilità sezionale di magazzino Il magazziniere agisce sul sistema informatico di gestione di magazzino entrando in Transazioni icezione, apponendo numero di codice prodotto, data, quantità e Centro di Costo del reparto che ha reso, mediante l utilizzo della causale eso da reparto. Queste operazioni vanno effettuate entro e non oltre le 48 ore dal reso o dal ricarico in magazzino.

10 7.6 d)prodotti scaduti Modalità operative e autorizzative, responsabilità, documentazione di monitoraggio e controllo periodico dei prodotti scaduti Il controllo delle scadenze dei prodotti a stock è eseguita mensilmente dagli operatori di magazzino. Il controllo viene effettuato anche ogni qualvolta si implementano le scaffalature per lo stoccaggio della merce. Gli operatori registrano il materiale scaduto su un apposito modulo con indicazione delle motivazioni; tale modulo viene poi controfirmato dal Direttore della U.O. S.S. Gestione dei prodotti scaduti Una volta Individuati i prodotti scaduti, questi vengono allontanati dalle scaffalature e posizionati in un area individuata del magazzino apponendo la dicitura Merce scaduta in modo da evitare commistioni con altri prodotti di magazzino. Individuato il prodotto si definisce la modalità di eliminazione dello stesso come rifiuto. Il magazziniere registra su apposito registro Controlli di magazzino il prodotto e le quantità da eliminare e le motivazioni. Alimentazione del sistema di contabilità sezionale di magazzino Il magazziniere provvede allo scarico della merce attraverso il gestionale informatico utilizzando la transazione tipo emissione prodotti scaduti indicando codice prodotto, quantità, conto con centro di costo prodotti scaduti. 7.6 e) Eventuali prestiti tra magazzini della stessa azienda. Qualora uno dei magazzini di 1 livello dell Azienda abbia bisogno di un bene non presente o di cui abbia, per ragioni particolari, esaurito la scorta minima, può chiedere, su autorizzazione del responsabile della U.O. Servizi di Supporto, il trasferimento del bene. Il magazziniere che trasferisce il bene rileva nel sistema informatico di gestione di magazzino, nel campo trasferimenti tra magazzini sottomagazzino, il codice del prodotto e la quantità trasferita. Avviene in tal modo contemporaneamente un carico e uno scarico tra i due magazzini diversi (esempio ECOC ECOOP). Il bene viene trasferito con il trasporto interno aziendale. 7.7CONTOLLI PEIODICI Di seguito vengono illustrati i controlli contabili periodici da effettuare sui beni e le merci presenti nei magazzini economali Verifica, anche a campione, dell apposizione della firma sul DDT Modalità: Il magazziniere al momento del ricevimento delle merce deve apporre la firma il timbro icevimento con riserva sul DDT. Periodicamente viene effettuato un controllo a campione su una percentuale del 10% dei DDT degli ultimi 3 mesi presenti in magazzino. esponsabilità: esponsabile del controllo è la U.O. S.S. Periodicità: Il controllo viene effettuato ogni 3 mesi Verifica, anche a campione, della presenza dell evidenza del controllo effettuato dagli uffici liquidatori sulla corrispondenza tra ordine, fattura e DDT Modalità: l ufficio codifiche della U.O. Acquisti e Servizi analizza il file estrapolato per il controllo degli ordini e segnala, ai vari operatori preposti all inserimento degli ordini e agli addetti ai carichi e alle liquidazioni, ogni anomalia riscontrata. Verifica inoltre che siano state effettuate le rettifiche di eventuali errori. esponsabilità: responsabile del controllo è la U.O. Acquisti e Servizi Periodicità: la verifica viene effettuata ogni mese.

11 7.7.3 Verifica, anche a campione, della corrispondenza tra DDT non congruenti con ordine/ fattura e richieste di note di credito Modalità: i preposti all emissione degli ordini e alla liquidazione delle fatture, al momento della liquidazione provvedono al controllo della corrispondenza tra DDT non congruenti con l ordine e /o la fattura e la presenza di eventuale richiesta di nota di credito. esponsabilità: responsabile del controllo è la U.O. Acquisti e Servizi Periodicità: il controllo viene effettuato ogni mese Controllo periodico dei DDT caricati a sistema e non ancora agganciati a una fattura Modalità: all inizio di ogni mese viene estratto dall ufficio codifiche della U.O. Acquisti e Servizi un report contenente l elenco di tutte le righe dell ordine emesse dal 1 gennaio dell anno in corso all ultimo giorno del mese antecedente l estrazione. Nel file sono presenti oltre agli importi di ogni singolo articolo, anche le quantità ordinate, caricate e fatturate. L ufficio codifiche analizza il file e segnala, ai vari operatori preposti all inserimento degli ordini e agli addetti ai carichi e alle liquidazioni, ogni anomalia riscontrata. esponsabilità: responsabile del controllo è la U.O. Acquisti e Servizi Periodicità: il controllo viene effettuato ogni mese Verifica, anche a campione, della documentazione relativa a consegna dei beni da parte dei magazzini di primo livello ai magazzini di secondo livello (es. verifica che la documentazione di consegna al centro utilizzatore sia firmata) Modalità: ogni 3 mesi il esponsabile U.O. Servizi di Supporto verifica a campione estrapolando, per i mesi di riferimento, una decina di fogli di consegne ai magazzini di secondo livello effettuate dai magazzinieri e controlla la presenza della firma di ricevimento da parte del delegato del reparto ricevente. esponsabilità: responsabile del controllo è la U.O. Servizi di Supporto Periodicità: la verifica viene effettuata ogni 3 mesi Verifica, anche a campione, della documentazione relativa a resi e scaduti (es. verifica della causale di scarico) Modalità: ogni 3 mesi il responsabile della U.O. Servizi di supporto, verifica a campione, previa verifica del registro scaduti e DDT di reso lo scarico degli scaduti e dei resi, che a livello informatico sia stato effettuato correttamente lo scarico con la relativa causale reso a fornitore o emissione scaduti esponsabilità: responsabile del controllo è esponsabile U.O. Servizi di Supporto Periodicità: la verifica viene effettuata ogni 3 mesi iscontro della corrispondenza tra ordini evasi con DDT e non fatturati e registrazione delle fatture da ricevere al 31/12 Modalità: entro fine gennaio di ogni anno, viene estratto dall ufficio codifiche della U.O. Acquisti e Servizi un report contenente l elenco di tutte le righe d ordine riferite all anno precedente.dal file vengono segnalati tutti i casi in cui ci sono delle discordanze tra le quantità ordinate e quelle caricate e fatturate. Gli operatori preposti all inserimento degli ordini e delle liquidazioni, dopo aver verificato ogni discordanza e corretto gli errori predispongono un file con l elenco delle fatture da ricevere da inviare alla U.O. Economico Finanziaria. esponsabilità: responsabile del controllo è la U.O. Acquisti e Servizi Periodicità: il riscontro viene effettuato a fine gennaio di ogni anno Quadratura tra contabilità sezionale di magazzino e contabilità generale Modalità: dal sistema Oraclel UO Acquisti e servizi estrae i conti riferiti alla rilevazione delle rimanenze di beni sanitari e non sanitari, riportanti i saldi finali che vengono confrontati con i totali delle diverse rilevazioni al 31 dicembre delle giacenze di tutti i magazzini dell Azienda.

12 esponsabilità: responsabile del controllo è la UO Economico Finanziario. Periodicità: il controllo viene effettuato in sede di predisposizione del bilancio consuntivo d esercizio, fatte salve le richieste estemporanee espresse dal Collegio Sindacale o richieste da altro organo di controllo o da egione Lombardia Nei casi di esternalizzazione dei magazzini o di specifiche fasi di gestione degli stessi, controlli messi in atto al fine di monitorare l operato dell outsourcer L Azienda non ha esternalizzato la gestione o fasi di gestione dei magazzini economali. 7.8.Conservazione della documentazione Tipologia di documentazione e tempistica di conservazione La tipologia di documento da conservare e il termine di conservazione sono specificati dal Massimario regionale, cui si rinvia. Le carte di lavoro sono conservate agli atti dei servizi interessati riportati in procedura. esponsabilità e modalità di conservazione della documentazione esponsabilità di conservazione della documentazione esponsabilità dei esponsabili di servizio è stabilire la tipologia dei documenti utilizzati e la loro gestione. E cura del esponsabile dell AGL coordinare la raccolta, archiviazione e smaltimento della documentazione aziendale. Modalità di conservazione della documentazione La documentazione deve essere conservata e smaltita secondo le modalità previste dal vigente Titolario di classificazione e massimario di scarto della documentazione del sistema sanitario e sociosanitario regionale lombardo. 8.TABELLA MATICIALE Funzione Attività U.O. S.S. U.O. A.S. MAGAZZINIEI U.O. E.F. U.O./SEVIZI Magazzini 2 livello 0.GESTIONE ANAGAFICHE 1.CONTOLLO SOTTOSCOTA C 2. ODINE -ICHIESTA EINTEGO SCOTA -GENEAZIONE ODINE 3. ICEVIMENTO E ACCETTAZIONE DEI BENI -ICEVIMENTO MECE -CONTOLLO MECE ICEVUTA 4.CAICO A MAGAZZINO 5. STOCCAGGIO E CONSEVAZIONE C 6. MOVIMENTAZIONE DEI BENI 6A) Consegna dei beni ai magazzini di secondo livello

13 -ichieste di beni -Consegna merci -ilevazioni contabili -Controllo tra prodotti richiesti e prodotti consegnati 6b) ESO A FONITOE -al momento della consegna con annotazioni sul DDT -dopo la ricezione della merce verbale di non conformità -chiusura non conformità 6c) ESO DA EPATO C 6d) Prodotti scaduti 6e) Prestiti tra magazzini dell Azienda CONTOLLI PEIODICI Verifica apposizione firma sul DDT Verifica evidenza controllo degli uffici liquidatori sulla corrispondenza tra ordine, fattura e DDT Verifica della corrispondenza tra DDT non congruenti con ordine/ fattura e richieste note di credito Controllo dei DDT caricati a sistema e non ancora agganciati a una fattura Verifica della documentazione relativa a consegna dei beni dai magazzini di primo livello ai magazzini di secondo livello Verifica documentazione relativa a resi e scaduti iscontro della corrispondenza tra ordini evasi con DDT e non fatturati e registrazioni delle fatture da ricevere al Quadratura tra contabilità sezionale di magazzino e contabilità generale C C C C C Conservazione della documentazione C 9. DIAGAMMA DI FLUSSO

14 FASI FASI PE NATUA UO SS UO AS MAGAZZINIEI F0 Gestione delle Anagrafiche dei beni anagrafiche dei beni UO/EPATI/SEVIZI Magazzini 2 livello UO EF POCEDUA DEBITI E COSTI F1 Controllo sottoscorta Individuazione minimo di scorta ichieste riordino scorte F2 Generazione degli ordini di reintegro magazzino economale Verifica disponibilità economica Emissione ordine icevimento merci F3 icevimento ed accettazione dei beni Verifica correttezza consegna Accettazione con riserva DDT e firma bolla Segnalazione eventuali anomalie Carico merce nel gestionale di magazzino Collegamento a ordine d'acquisto e aggiornamento

15 F4 Carico a magazzino Carico merce nel gestionale di magazzino Documento di carico Liquidazione fattura Collegamento a ordine d'acquisto e aggiornamento contabilità di magazzino Archiviazione DDT di ricevimento F5 Stoccaggio e conservazione Stoccaggio materiale in transito / in giacenza Suddivisione prodotti per destinazione Controllo e gestione dello scaduto F6 a) Movimentazione dei beni - consegna ai magazzini di 2 livello Verifica correttezza richieste ichieste di approvigionamento Assegnazione quantità Consegna con squadra trasporti ilevazioni contabilità di magazzino icezione / controllo materiale Archiviazione distinte di consegna firmate Firma distinta di consegna ilevazione anomalie e reso

16 b) eso a fornitore c) eso da magazzini di secondo livello Pratica di non conformità ilevazione anomalie e reso materiale Aggiornamento sistema informatico Elenco materiale da restituire Pratica di non conformità Controllo materiale / firma documenti Smaltimento merce non conforme estituzione materiale d) Prodotti scaduti Stoccaggio merce e aggiornamento sistema informatico Verifica scadenze prodotti Firma modulo prodotti scaduti Modulo prodotti scaduti Gestione prodotti scaduti Aggiornamento sistema informatico Autorizzazione richiesta Trasferimento bene

17 e) Prestiti tra magazzini Aziendali Autorizzazione richiesta prestito Trasferimento bene ilevazioni contabilità magazzino F7 Controlli periodici Controlli contabili periodici Controllo a campione DDT Verifica a campione documentazione consegna beni da magazzini di 1 livello a magazzini di 2 livello Verifica a campione documentazione resi e scaduti Controllo a campione corrispondenza ordini / DDT / fatture Controllo a campione corrispondenza DDT non congruenti con ordini/fatture e richieste note di accredito Controllo periodico DDT non ancora agganciati a fattura Verifica corrispondenza ordini evasi con DDT e non fatturati e registrazioni FD. Predisposizione report Quadratura tra contabilità sezionale magazzino e contabilità generale F8 Conservazione della documentazione TITOLAIO DI CLASSIFICAZIONE E MASSIMAIO DI SCATO DELLA DOCUMENTAZIONE DEL SISTEMA SANITAIO E SOCIO-SANITAIO EGIONALE LOMBADO