Rev. Data Descrizione delle modifiche Firma di Emissione Firma di Verifica Firma di Approvazione UO EF UO DAPS UO SS UO AS UO CD

Transcript

1 POCEDUA AEA IMANENZE 3.3 GESTIONE E ILEVAZIONI INVENTAIALI PESSO I CENTI UTILIZZATOI (MAGAZZINI DI SECONDO LIVELLO: LABOATOI, EPATI, SALE OPEATOIE, ALTO) INDICE 1. SCOPO 2. CAMPO DI APPLICAZIONE 3. IFEIMENTI 4. TEMINI E DEFINIZIONI 5. ESPONSABILITÀ 6. FASI 6.1 ichiesta beni 6.2 icevimento e accettazione dei beni 6.3 Eventuale carico e scarico contabile 6.4 Stoccaggio 6.5 Prodotti scaduti 6.6 Programmazione attività di inventario 6.7 ilevazione fisica 6.8 egistrazione a sistema delle risultanze inventariali 6.9 Chiusura attività di inventario 6.10 Controlli sull attività di inventario 7 TABELLA MATICIALE 8 DIAGAMMA DI FLUSSO ev. Data Descrizione delle modifiche Firma di Emissione Firma di Verifica Firma di Approvazione Prima emissione UO EF UO DAPS UO SS UO AS UO CD AQ Direttore Amministrativo Elaborata da: Direttore UO Economico Finanziaria Direttore UO Servizi di Supporto Direttore UO DAPS Direttore UO Controllo Direzionale P AM ev. 00 Pag. 1di 17

2 1.SCOPO La presente procedura disciplina le funzioni, i compiti, le responsabilità e le tempistiche relative alla gestione dei magazzini di secondo livello, nonché ai relativi processi di rilevazione inventariale delle rimanenze in giacenza presso i centri utilizzatori. In particolare la procedura specifica per quali magazzini di secondo livello e/o per quali tipologie di beni si tracciano le operazioni di carico e scarico e per quali, invece, si effettua la verifica fisica periodica delle giacenze. In ogni caso, la procedura garantisce almeno in sede di chiusura d esercizio, la verifica fisica di tutte le giacenze e produce le evidenze necessarie per la corretta, accurata e verificabile redazione del bilancio d esercizio. La procedura consente il monitoraggio periodico e la gestione dei prodotti obsoleti, a lenta rotazione, difettosi e scaduti. Il presente documento ha inoltre la finalità di illustrare le attività minime di controllo volte a garantire la correttezza delle operazioni di inventario e consentire la generazione delle evidenze necessarie per la corretta ed accurata redazione del bilancio d esercizio. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica alla gestione e alla rilevazione inventariale dei beni presso i centri utilizzatori di secondo livello. Si definiscono centri utilizzatori di secondo livello: - I laboratori (UO Laboratorio Analisi, UO Anatomia Patologica, UO Trasfusionale, UO Citogenetica, UO Medicina Nucleare, UO adiologia) - Le UO di degenza - Le sale operatorie - Servizi polo ospedaliero e territoriale Sono oggetto di inventario tutti i beni sanitari, economali e tecnici presenti nelle strutture aziendali al termine di ciascun esercizio. 3. IFEIMENTI Codice Civile: art ; OIC (Principi contabili emanati dall Organismo Italiano di Contabilità) n. 13, relativo alle imanenze di magazzino e n. 29 Cambiamenti di principi contabili, cambiamenti di stime contabili, correzione di errori, atti intervenuti dopo la chiusura dell esercizio ; Decreto Legislativo n. 118 del 23 giugno 2011 Disposizioni in materia di armonizzazione dei sistemi contabili a norma degli articoli 1 e 2 della Legge 5/5/2009 n. 42; Decreto Ministro della Salute del 17 settembre 2012 recante Disposizioni in materia di certificabilità dei bilanci degli enti del Servizio Sanitario Nazionale ; Decreto Ministro della Salute del 1 marzo 2013 recante Definizione dei Percorsi Attuativi della Certificabilità ; D.M. 15/06/2012: "Nuovi modelli di rilevazione economica «Conto economico» (CE) e «Stato patrimoniale» (SP) delle aziende del Servizio sanitario nazionale"; D.M. 20/03/2013: "Modifica degli schemi dello Stato patrimoniale, del Conto economico e della Nota integrativa delle Aziende del Servizio Sanitario nazionale"; D.G.. n. X/7009 del 31 luglio 2017 Approvazione del Percorso attuativo della Certificabilità dei Bilanci degli Enti del SS di cui alla L n. 23/2015, della GSA e del consolidato regionale ai sensi del DM 1/3/2013 ; Legge egionale n.23 del 11 agosto 2015 Legge egionale di evoluzione del sistema socio sanitario Linee Guida egionali Area E) imanenze inviate dalla Direzione Centrale Programmazione Finanza e Controllo di Gestione isorse Economico Finanziarie trasmesse con nota prot. n. A del DEFINIZIONI ED ABBEVIAZIONI P AM ev. 00 Pag. 2 di 17

3 UO.EF. UO.A.S UO.UT UO AGL SIC UO.CD SIA UO.SS UO.GC U.O.C. DAPS DTP Unità Operativa Economico Finanziario Unità Operativa Acquisti e Servizi Unità Operativa Ufficio Tecnico Unità Operativa Affari Generali e Legali Servizio Ingegneria Clinica Unità Operativa Controllo Direzionale Servizio Informativo Aziendale Unità Operativa Servizi di Supporto Unità Operativa Gestione Cronicità Direzione Assistenziale Professioni Sanitarie Dipartimento Tecnico Patrimoniale 5.ESPONSABILITA FASI E SOTTOFASI ESPONSABILE TEMPISTICHE 1 ichiesta beni Coordinatore UUOO / 2. icevimento e accettazione dei beni -consegna beni -ricevimento beni -controllo merce consegnata UO Servizi Supporto Operatore sanitario UUOO / eparti / Servizi Operatore sanitario UUOO / eparti / Servizi 3. Eventuale carico e scarico contabile Coordinatore e/o operatori sanitari UUOO / 4. Stoccaggio Coordinatore e/o operatori sanitari UUOO / 5. Prodotti scaduti -autoverifica -verifiche ispettive -restituzione prodotti scaduti 6.Programmazione attività di inventario -invio istruzioni operative -programmazione attività nei CD/ eparti/ Servizi -individuazione soggetti deputati alla conta -predisposizione schede inventariali Coordinatori UUOO / UO Farmacia Coordinatori UUOO / UO Controllo Direzionale esponsabili di CD o Coordinatori UUOO / esponsabili di CD o Coordinatori UUOO / UO Controllo Direzionale Entro h11 giorno precedente consegna Calendario settimanale Settimanalmente Bimestrale Almeno una volta all anno Tra 21 e 31 dicembre 7.ilevazione fisica -rilevazione fisica delle giacenze -analisi eventuali anomalie rilevate -seconda conta Operatori sanitari UUOO / Operatori sanitari UUOO / Fine anno P AM ev. 00 Pag. 3 di 17

4 esponsabili e/o Coordinatori UUOO / 8.egistrazione a sistema delle risultanze inventariali -assemblaggio dati ricevuti -verifiche e controlli -valorizzazione delle risultanze inventariali - comunicazione eventuali beni utilizzati nei giorni successivi alla conta UO Controllo Direzionale UO Controllo Direzionale UO Controllo Direzionale Coordinatori UUOO / Fine anno 9.Chiusura attività di inventario -valorizzazione -rilevazioni contabili 10.Controlli sull attività di inventario a) verifica dello svolgimento delle attività di conta nei tempi previsti b) verifica che tutte le schede inventariali vengano restituite c) verifica che le schede inventariali siano compilate per intero, datate e firmate d) verifica della corretta valorizzazione delle giacenze al costo medio ponderato e) analisi degli scostamenti dei dati di giacenza rispetto all esercizio precedente f) verifica dell effettiva acquisizione delle risultanze della conta in contabilità generale UO Controllo Direzionale UO Economico Finanziario - UO Controllo Direzionale - UO Controllo Direzionale - UO Controllo Direzionale UO Farmacia / UO Acquisti e Servizi - UO EF - UO EF Entro 10 gennaio Entro 7 gennaio Scadenza Bilancio d Esercizio 11. Conservazione documentazione esponsabili di Servizio Secondo Massimario di Scarto 6 FASI 6.1 ichiesta beni di richiesta dei beni ai magazzini di primo livello Le richieste dei beni ai magazzini di primo livello (Magazzini Economali e Magazzino Farmaceutico), sia di prodotti a magazzino che di prodotti in transito da acquistare specificatamente, avvengono mediante l utilizzo dell applicativo informatico GCS AP (applicativo Web di GPI) da parte del Coordinatore o suo delegato, tenuto conto delle giacenze minime e del fabbisogno settimanale. Non possono essere effettuate on line le richieste relative a: -materiale di consumo di apparecchiature sanitarie (gestito direttamente dal SIC) -materiale di manutenzione (materiale idraulico, elettrico, ecc) gestito direttamente dall UO UT -servizi (pulizie, lavanolo, mensa, angiografia, emodinamica, ec) -beni inventariabili (mobili e macchine da ufficio, hardware e software, attrezzature sanitarie, ecc.) Le richieste riportano: -la data di emissione -il codice del Centro di Costo - la famiglia dei prodotti ovvero la tipologia di materiale che si vuole richiedere (DI = Dispositivi Impiantabili, FA = farmaci, galenici, vaccini, disinfettanti, DM = Dispositivi Medici suddivisi seguendo la Classificazione Nazionale Dispositivi medici CND, MD = Materiale per Dialisi, ME = Materiale economale, PL = Prodotti di Laboratorio, PM = Prodotti ad uso medicale, P = Materiale Protesico, D = eagenti e Diagnostici, SAT = Strumentario, SV = service, T = Materiale per Territorio) - il tipo di richiesta: a)richiesta di acquisto economato (articoli economali non a stock) P AM ev. 00 Pag. 4 di 17

5 b) richiesta magazzino economale (articoli economali a stock) c) richiesta acquisto farmaci (articoli di farmacia non a stock e con richieste non motivate) d) richiesta magazzino farmacia (articoli di farmacia non a stock e con richieste non motivate); - il codice catalogo fornitore o il codice AIC per i farmaci, con la descrizione della codifica dell articolo; -l unità di misura; -la quantità richiesta espressa in pezzi/confezioni; -l approvazione del esponsabile dell Unità Operativa richiedente. Una volta approvata la richiesta passa nello stato a livello di ITE 30-approvata e viene trasmessa automaticamente all operatore che deve evaderla. Le richieste di farmaci con richiesta motivata devono essere fatte on line, stampate, firmate dal responsabile medico della U.O. ed inviate all UO Farmacia. Se il bene richiesto (sia esso sanitario o non) è un bene in transito, la proposta viene indirizzata direttamente all UO Acquisti e servizi per i successivi adempimenti. Si rimando nello specifico alle procedure Area I) Debiti e Costi (Ciclo passivo). Se trattasi di bene presente a Magazzino, la richiesta viene processata e perviene direttamente al Magazzino di primo livello per la relativa evasione esponsabilità di richiesta di beni ai magazzini di primo livello La responsabilità della richiesta è in capo al esponsabile di ogni Unità Operativa/eparto/Servizio. Un operatore abilitato di ciascuna U.O. compila le richieste di materiale e le invia al responsabile o ad altro operatore preventivamente identificato per l approvazione finale. La richiesta viene stampata e conservata in un faldone ubicato nell Ufficio del Coordinatore Tempistiche di richiesta dei beni ai magazzini di primo livello Le richieste dei beni ai magazzini di primo livello devono essere autorizzate entro le ore 11 del giorno precedente la data di consegna stabilito dai magazzini (farmacia ed economato). 6.2 icevimento e accettazione dei beni egole, modalità, responsabilità e tempistiche di ricevimento dei beni richiesti, anche in funzione del grado di reperibilità del bene Di seguito vengono redatte le regole, modalità, responsabilità e tempistiche correlate al ricevimento e all accettazione dei beni richiesti dalle UU.OO./ reparti /servizi dell Azienda. egole e modalità I beni richiesti vengono consegnati presso le UU.OO. dal personale addetto ai trasporti, accompagnato dalla lista di richiesta, anche in funzione del grado di deperibilità del bene, nel rispetto delle condizioni igieniche e ambientali quali ad esempio temperatura, luce e umidità richieste e specificate sulle etichette dei prodotti. esponsabilità -Personale addetto ai trasporti della UO Servizi di Supporto: si occupa della consegna dei beni richiesti direttamente presso le UU.OO. secondo il calendario delle consegne previsto settimanalmente; -Il coordinatore o altro operatore sanitario identificato delle diverse UU.OO.: si occupa della ricezione della merce richiesta, apponendo la firma per ricevuta sulla copia della richiesta. In particolare effettua i necessari controlli quali-quantitativi dei beni consegnati e si occupa della gestione di eventuali difformità. Tempistiche La consegna dei beni richiesti avviene settimanalmente secondo il calendario delle consegne previsto nei diversi magazzini di effettuazione del controllo quali-quantitativo dei beni e la gestione di eventuali difformità P AM ev. 00 Pag. 5 di 17

6 Di seguito si approfondiscono le modalità di effettuazione del controllo quali-quantitativo dei beni ricevuti e la gestione di eventuali difformità. Al ricevimento della merce il Coordinatore delle UU.OO o altro operatore identificato provvedono a: - Controllare la corrispondenza tra quanto indicato nella richiesta d ordine e il materiale rifornito; - Controllare l integrità delle confezioni e delle scadenze del materiale consegnato; - Stoccare in modo appropriato il materiale ricevuto apponendo le confezioni con scadenza più ravvicinata in modo che siano utilizzate per prime; - egistrare il materiale pervenuto in formato elettronico o cartaceo, se previsto da procedure specifiche di qualità Casi di consegna diretta da parte del fornitore ai magazzini di secondo livello Non essendo previste consegne dirette presso le UU.OO/servizi/reparti, i beni richiesti devono transitare prioritariamente dal magazzino di primo livello che effettua successivamente la consegna ai magazzini di secondo livello. 6.3 Eventuale carico e scarico contabile Figure coinvolte, modalità e responsabilità connesse all eventuale carico e scarico contabile dei beni per i magazzini di secondo livello Non sono presenti in Azienda procedure informatizzate di gestione dei magazzini di reparto. Ogni U. O./eparto/Servizio provvede ad adottare un registro unico di carico/scarico dei beni utilizzati. Sono già in utilizzo presso alcune UU.OO. certificate ai fini della qualità, registri cartacei o rilevazioni manuali di registrazione dei movimenti dei beni utilizzati sia di carico che di scarico. esponsabilità La responsabilità del registro unico di carico/scarico è del coordinatore o altro operatore all occorrenza identificato presso ogni U.U.O.O. / eparti / Servizi dell Azienda. 6.4 Stoccaggio esponsabilità, funzioni e compiti connessi allo stoccaggio e alla conservazione dei beni Presso ogni magazzini di secondo livello la responsabilità della conservazione dei beni è affidata al Coordinatore o suo delegato. I prodotti consegnati, con particolare riferimento ai farmaci, ai reagenti, ai presidi e ai dispositivi medici, vengono conservati secondo le modalità fornite dalla ditta produttrice. I prodotti devono essere conservati in confezione originale che riporta l etichetta identificativa della ditta produttrice e che indica il numero del lotto, la data di preparazione, la data di scadenza. Nel caso in cui sia necessaria l apertura della confezione per problemi di spazio, ogni prodotto dovrà essere corredato dalla propria etichetta descrittiva che ne consenta la rintracciabilità (si veda ad esempio la PT D Linee guida utilizzo farmaci). Con particolare riferimento alle confezioni di disinfettanti, pomate e gocce che non vengono completamente utilizzate il personale sanitario provvede ad apporre sempre la data di apertura. 6.5 Prodotti scaduti Di seguito vengono illustrate le modalità, responsabilità, tempistiche relative al monitoraggio e controllo periodico delle scadenze del materiale stoccato e della gestione dei prodotti scaduti di monitoraggio e controllo periodico delle scadenze del materiale stoccato e della gestione dei prodotti scaduti Le modalità di verifica delle scadenze possono essere così specificate: P AM ev. 00 Pag. 6 di 17

7 Farmaci, presidi sanitari monouso, reagenti e dispositivi medici Con riferimento alle modalità di vigilanza sugli armadi farmaceutici delle UU.OO. si rinvia a quanto definito nella procedura PT D Vigilanza armadi farmaceutici delle Unità Operative emessa dalla UO Farmacia. Il controllo periodico può avvenire mediante autoverifica da parte del Coordinatore infermieristico o mediante visite ispettive da parte dei farmacisti dell UO Farmacia. Il Servizio Farmacia può effettuare l ispezione nei seguenti punti: -Armadi farmaceutici e carrelli -armadio dispensatore di farmaci in monodose Mario -farmaci -dispositivi medici -farmaci ad alto rischio/ Lasa -farmaci o dispositivi medici sperimentali -farmaci o dispositivi medici campioni -soluzioni elettrolitiche concentrate contenenti K, Na, Ca, Mg: -farmaci stupefacenti: - veleni -infiammabili -disinfettanti -presenza di uno scadenziario -carrello di emergenza -frigoriferi. A conclusione della verifica ispettiva viene redatto verbale debitamente firmato da tutti coloro che hanno partecipato alla visita. Per il controllo degli stupefacenti, secondo quanto previsto dalla normativa specifica di riferimento, si rinvia a quanto definito nella procedura PT D Linee guida per l utilizzo dei farmaci stupefacenti emessa dalla UO Farmacia, con verifica della giacenza registrata sul egistro di carico e scarico e della giacenza effettiva rilevata nell armadio di reparto. Il controllo delle scadenze dei farmaci e dei presidi sanitari monouso è effettuato una volta al mese dal personale sanitario incaricato dal rispettivo responsabile conformemente dal M PT D Allegato 2. Dopo la verifica delle date di scadenza provvede alla compilazione e alla firma di apposito modulo. Presidi pluriuso Il controllo delle scadenze del materiale pluriuso è effettuato una volta al mese dal personale sanitario Laboratorio o dal Coordinatore e, nel caso venga rinvenuto materiale in scadenza quest ultimo viene rimosso ed inviato alla Centrale di Sterilizzazione. L operatore che esegue la verifica provvede alla compilazione e alla firma di apposito modulo. Gestione dei prodotti scaduti Per quanto riguarda i farmaci scaduti si fa riferimento alla procedura PT D Vigilanza armadi farmaceutici delle Unità Operative emessa dall UO Farmacia. Ogni bimestre viene inviata alla UO Farmacia stessa la Notifica Bimestrale Gestione e Conservazione Medicinali e Dispositivi Medici che certifica l avvenuto controllo a firma del Coordinatore. I farmaci scaduti vengono restituiti alla Farmacia previa compilazione del modello FA130 previsto dalla procedura PT D Vigilanza armadi farmaceutici delle Unità Operative, debitamente firmato dal esponsabile della U.O. Tale operazione viene svolta dal Coordinatore della U.O. / eparti / Servizi dell Azienda. Materiali difettosi e obsoleti I materiali difettosi e obsoleti devono essere segregati in aree dedicate al fine di evitarne l utilizzo. Qualora si riscontrino dei difetti si procede come di seguito: - Il Coordinatore della U.O. / eparto /Servizio segnala alla UO Acquisti e Servizi e al DEC la problematica riscontrata. - La UO Acquisti e Servizi contatta la ditta fornitrice telefonicamente o se necessario mette il fornitore a diretto contatto con l U.O. /eparto /Servizio utilizzatore, per l eventuale restituzione e/o sostituzione, concordando le modalità di ritiro e/o sostituzione della merce. - Il personale sanitario deve confezionare il materiale non conforme con la dicitura Prodotto non conforme da restituire alla ditta di appartenenza (indicando il nome della ditta fornitrice), la data di P AM ev. 00 Pag. 7 di 17

8 arrivo, la data presunta di ritiro e devono collocare il materiale in una parte del magazzino della U.O. /eparto / Servizi. Per i reagenti/farmaci confezionati come sopra, che necessitano di temperature controllate devono essere individuati specifici frigoriferi o congelatori esponsabilità di monitoraggio e controllo periodico delle scadenze del materiale stoccato e della gestione dei prodotti scaduti La responsabilità del monitoraggio e del controllo periodico delle scadenze del materiale stoccato e della gestione dei prodotti scaduti è in capo al Coordinatore o operatore preventivamente identificato dal responsabile dell U.O. Le operazioni di autoverifica e di compilazione della relativa modulistica vengono svolte dal Coordinatore della U.O. / eparto/servizio o operatore preventivamente identificato dal responsabile dell UO. La responsabilità delle visite ispettive per la vigilanza sulla corretta gestione degli armadi farmaceutici è in capo alla UO Farmacia Tempistiche di monitoraggio e controllo periodico delle scadenze del materiale stoccato e della gestione dei prodotti scaduti Secondo quanto previsto dalla procedura PT D Vigilanza armadi farmaceutici delle Unità Operative, bimestralmente le UU.OO. /eparti /Servizi devono procedere alla verifica delle scadenze dei farmaci e alla compilazione della relativa modulistica Notifica Bimestrale Gestione e Conservazione Medicinali e Dispositivi Medici. 6.6 Programmazione attività di inventario Definizione della periodicità delle conte (almeno annuale) L inventario fisico di tutti i beni sanitari di proprietà dell Azienda, dislocati presso i reparti dei presidi ospedalieri e territoriali, deve essere svolto obbligatoriamente almeno una volta all anno oppure anche con frequenza più ravvicinata nel corso dell anno (esempio trimestralmente), fatte salve le richieste estemporanee espresse dalla Direzione, dagli organi interni ed esterni di controllo o da egione Lombardia. L inventario fisico può avvenire, a seconda delle necessità, sia per tutti i beni in giacenza sia anche parzialmente. Per la rilevazione di fine esercizio l UO Controllo Direzionale invia ogni anno una comunicazione indicante il periodo in cui la rilevazione deve essere svolta. Ciascun responsabile di CD dovrà accertarsi che si sia provveduto alla rilevazione per tutti i centri di costo afferenti, entro la scadenza prevista. Nel conteggio fisico delle giacenze non devono essere presi in considerazione i materiali non di proprietà dell Azienda (conti deposito, comodati, beni in conto visione) o confezioni già parzialmente utilizzate. Le quantità rilevate devono essere riferite alle unità di misura indicate nella stampa di rilevazione. Per esigenze organizzative il esponsabile di ogni U.O. / eparto/servizio può definire una data di realizzazione e ultimazione delle attività di conta fisica dei beni sanitari presso il magazzino di reparto in giorni diversi dal 31 dicembre di ogni anno, ovvero in una data compresa tra il 21 e il 31 dicembre di ogni anno Definizione e comunicazione di istruzioni operative per effettuare l attività di inventario Soggetti deputati alla conta I soggetti deputati alle attività di conta devono essere individuati dai Coordinatori delle U.O./ eparti /Servizi, che definiscono il metodo in funzione della dislocazione e delle specifiche caratteristiche merceologiche dei beni da contare. Devono essere individuate almeno due persone Predisposizione e stampa delle schede inventariali L UO Controllo Direzionale procede alla stampa, tramite estrazione da DWH aziendale, di un report in formato excel con l elenco degli articoli movimentati da parte del Centro di Costo negli ultimi due anni e con l indicazione per ogni articolo di almeno: - codice articolo - descrizione articolo P AM ev. 00 Pag. 8 di 17

9 - classe merceologica degli articoli - unità di misura e lo invia al Coordinatore delle U.O./eparti /Servizi, indicando altresì la data entro la quale il report deve essere restituito all UO Controllo Direzionale ovvero, in caso di rilevazione annuale, entro il sette di gennaio. Tale report contiene due colonne vuote finali nelle quali l addetto alla conta indicherà nella prima la quantità rilevata sulla base dell unità di misura pre-stampata e nella seconda la presenza di merci obsolete, danneggiate o scadute che vengono distinte in appositi scaffali. 6.7 ilevazione fisica di compilazione delle schede inventariali da parte del personale addetto La rilevazione fisica deve riguardare tutti i beni sanitari e non, di proprietà dell Azienda, esistenti presso i magazzini di reparto /servizi dell Azienda. L operatore addetto alla conta rileva, riportandola sul report in suo possesso, i dati relativi alle quantità realmente in giacenza negli scaffali del magazzino di reparto / Servizio e deve rilevare inoltre l eventuale presenza di merce obsoleta, danneggiata o scaduta. Al termine delle operazioni di conta l operatore addetto alla conta firma il report debitamente compilato, attestando la reale effettuazione delle operazioni di conta per ogni tipologia di bene. Laddove vengano riscontrati beni non presenti sul tabulato, il personale addetto alla conta indica gli estremi dei beni individuati e le quantità in giacenza in un apposita sezione del report Inventario beni non rilevati contabilmente. Al termine delle operazioni di conta il responsabile e il coordinatore di ogni U.O./ eparto /Servizio appongono la data e la propria firma sul report di excel e lo inviano, in forma cartacea unitamente alla versione informatica, alla UO Controllo Direzionale esponsabilità e modalità di analisi / verifica delle eventuali anomalie rilevate L inventario di fine anno deve essere totale, per cui anche i beni parzialmente utilizzabili, difettosi o con altre caratteristiche particolari (scaduti, fuori uso, in attesa della successiva resa al fornitore, ecc) devono essere integralmente evidenziati sui moduli inventariali da parte degli operatori addetti alla conta, avendo cura di segnalare le relative possibilità di utilizzo di verifica a campione delle schede inventariali firmate dagli addetti alle conte (seconda conta) e modalità di evidenza del controllo effettuato Al termine delle operazioni di conta, il esponsabile delle UU.OO/ eparti/servizi in collaborazione con il coordinatore procederà alla verifica a campione della correttezza del dato di giacenza reale di alcuni articoli oggetto della prima conta da parte degli addetti delle UU.OO./ eparti/ Servizi, spuntandone le quantità. Al termine di questa ulteriore verifica il esponsabile e il Coordinatore delle UU.OO/ eparti/servizi appongono la propria firma sul report, al fine di attestare l avvenuto controllo a campione, segnalando eventuali differenze riscontrate. Nel caso in cui dalla seconda conta risulti uno scostamento superiore al 10% rispetto alla prima conta è necessario procedere ad una nuova rilevazione delle giacenze e tale report deve essere nuovamente inviato alla UO Controllo Direzionale datato e firmato da parte del esponsabile e del Coordinatore della U.O./eparto/Servizio. 6.8 egistrazione a sistema delle risultanze inventariali esponsabilità e modalità di analisi / verifica delle eventuali anomalie rilevate A seguito della ricezione dei moduli di conta inviati da parte dei esponsabili e Coordinatori di ogni U.O./ eparto /Servizio la UO Controllo Direzionale procede informaticamente all assemblaggio e alla rielaborazione dei dati. La UO Controllo Direzionale effettua anche una fase di verifica e controllo per assicurare la attendibilità e correttezza dei dati rilevati. Nel caso in cui si rilevino anomalie sarà cura della UO Controllo Direzionale provvedere all analisi delle stesse e alla loro successiva correzione previo eventuale confronto con il esponsabile/coordinatore di UO/eparto/Servizio e con i responsabili della UO Servizi di Supporto e UO Farmacia. P AM ev. 00 Pag. 9 di 17

10 6.8.2 di registrazione a sistema delle risultanze della conta Al termine della fase di verifica la UO Controllo Direzionale procede alla valorizzazione delle giacenze di reparto. In particolare provvede informaticamente ad abbinare ad ogni singolo articolo, per ogni centro di costo per il quale è stata rilevata la giacenza, il rispettivo conto acquisto e il rispettivo costo medio ponderato. Il risultato finale della elaborazione consiste in un file riepilogativo dove per ogni conto acquisto viene rilevata a livello aziendale (distinta tra ospedale e territorio) la valorizzazione economica della giacenza al 31/12 di ogni anno Eventuali beni di consumo consegnati /utilizzati nei giorni di inventario e sino al termine dell esercizio Nell ipotesi in cui la conta fisica delle giacenze non venga effettuata alla data del 31/12 ma venga effettuata nei dieci giorni precedenti la chiusura dell anno è necessario procedere alla rilevazione della effettiva giacenza contabile sommando alle rimanenze rilevate i beni consegnati alla U.O./eparto/Servizio nei giorni intercorsi tra la data di effettuazione dell inventario e il 31/12 e sottraendo il valore dei beni che sono stati invece consumati in tale arco temporale. Anche in questa ipotesi i dati rilevati devono essere trasmessi alla U.O. Controllo Direzionale con lo stesso format di cui al punto in forma cartacea unitamente alla versione informatica apponendo data e firma del esponsabile/coordinatore di UO/eparto/Servizio. La U.O. Controllo Direzionale provvederà alla integrazione di questa ultima rilevazione extra contabile con quella precedente di cui al punto Chiusura attività di inventario operative e autorizzative, responsabilità e tempistiche di aggiornamento dei dati contabili Al termine delle attività di inventario la UO Controllo Direzione archivia il report relativo all inventario complessivo aziendale su un DVD protetto da password. Tale attività, che prevede inoltre la valorizzazione delle risultanze inventariali, deve essere effettuata entro il 10 gennaio al fine di consentire l inserimento delle stesse all interno del 4 cet da parte della UO Economico Finanziaria. La UO Economico Finanziaria provvede successivamente alla rilevazione contabile delle giacenze dei magazzini di secondo livello (giacenze di reparto) Controlli sull attività di inventario Verifica dello svolgimento dell attività di conta nei tempi previsti Il controllo viene effettuato mediante la verifica delle date indicate in calce ai report restituiti in forma cartacea, debitamente firmati, da parte dei responsabili delle UU.OO. /reparti /servizi. esponsabilità esponsabile del controllo è l UO Controllo Direzionale. Tempistiche Il controllo viene effettuato nella giornata successiva al termine della scadenza indicata per la conclusione delle operazioni inventariali, ovvero, nel caso di rilevazione annuale, entro i primi sette giorni del mese di gennaio Verifica che tutte le schede inventariali vengano restituite Il controllo viene effettuato mediante un operazione di spunta dell elenco riepilogativo delle UU.OO /reparti /servizi a cui è stato inviato il report con l estrazione degli articoli per i quali procedere alle operazioni di conta, verificando pertanto che tutti hanno proceduto alla restituzione delle schede debitamente datate e firmate. esponsabilità P AM ev. 00 Pag. 10 di 17

11 esponsabile del controllo è l UO Controllo Direzionale. Tempistiche Il controllo viene effettuato nella giornata successiva al termine della scadenza indicata per la conclusione delle operazioni inventariali ovvero, nel caso di rilevazione annuale, entro i primi sette giorni del mese di gennaio Verifica che le schede inventariali siano compilate per intero, datate e firmate Il controllo viene effettuato mediante un operazione di verifica delle rilevazioni effettuate per ogni articolo presente nel report con l estrazione degli articoli per i quali procedere alle operazioni di conta, verificando pertanto che tutti hanno proceduto alla conta e alla restituzione delle schede debitamente datate e firmate. esponsabilità esponsabile del controllo è l UO Controllo Direzionale. Tempistiche Il controllo viene effettuato nella giornata successiva al termine della scadenza indicata per la conclusione delle operazioni inventariali ovvero, nel caso di rilevazione annuale, entro i primi sette giorni del mese di gennaio Verifica, anche a campione, della corretta valorizzazione delle giacenze al costo medio ponderato Una volta terminato l inventario, ma prima della sua chiusura, si procede al ricalcolo del costo medio ponderato al fine di verificare la corretta valorizzazione delle giacenze. esponsabilità esponsabile del controllo sono la UO Farmacia e la UO Acquisti e Servizi in base alla tipologia dei beni Tempistiche Il controllo viene effettuato nella giornata successiva al termine della scadenza indicata per la conclusione delle operazioni inventariali ovvero, nel caso di rilevazione annuale, entro i primi sette giorni del mese di gennaio Analisi degli scostamenti dei dati di giacenza rispetto all esercizio precedente per fini di ulteriore verifica dell attendibilità dei dati stessi, anche alla luce delle variazioni intervenute nei volumi e nel mix delle attività Viene predisposto uno schema riepilogativo per conti di bilancio nel quale vengono indicati i valori complessivi rilevati e vengono posti a confronto con i valori indicati nel bilancio dell esercizio precedente. Tale report viene utilizzato anche per la verifica della correttezza della variazione delle rimanenze. Nel caso di rilevanti variazioni vengono richiesti motivati riscontri ai responsabili delle diverse UU.OO. /reparti /servizi o ai responsabili dei Magazzini Economali e/o Magazzino Farmaceutico. esponsabilità esponsabile del controllo è l UO Economico Finanziario. Tempistiche Il controllo viene effettuato entro i primi quindici giorni del mese di gennaio nel caso di rilevazione annuale, ossia entro la scadenza per la predisposizione del IV CET oppure entro i quindici giorni successivi al termine della scadenza indicata per la conclusione delle operazioni inventariali nel caso di rilevazioni trimestrali Verifica dell effettiva acquisizione delle risultanze della conta in contabilità generale Al fine di recuperare le informazioni necessarie alla compilazione dei dati richiesti per la compilazione delle tabelle di nota integrativa del bilancio consuntivo, dal sistema contabile Oracle, coadiuvato dalle rilevazioni extracontabili su foglio elettronico, vengono estratte le informazioni contabili relative alle movimentazioni in aumento ed in diminuzione dei conti correlati alle imanenze. esponsabilità esponsabile del controllo è l UO Economico Finanziario. Tempistiche P AM ev. 00 Pag. 11 di 17

12 Il controllo viene effettuato in sede di predisposizione del bilancio consuntivo d esercizio, fatte salve le richieste estemporanee espresse dal Collegio Sindacale o richieste da altro organo di controllo o da egione Lombardia Conservazione documentazione 6.11.a Tipologia di documentazione e tempistica di conservazione La tipologia di documento da conservare e il termine di conservazione sono specificati dal Massimario regionale, cui si rinvia. Le carte di lavoro sono conservate agli atti dei servizi interessati riportati in procedura b esponsabilità e modalità di conservazione della documentazione 6.11.b.1 esponsabilità di conservazione della documentazione esponsabilità dei esponsabili di servizio è stabilire la tipologia dei documenti utilizzati e la loro gestione. E cura del esponsabile dell AGL coordinare la raccolta, archiviazione e smaltimento della documentazione aziendale b.2 di conservazione della documentazione La documentazione deve essere conservata e smaltita secondo le modalità previste dal vigente Titolario di classificazione e massimario di scarto della documentazione del sistema sanitario e socio-sanitario regionale lombardo. 7. TABELLA MATICIALE Funzione Attività Controllo Direzionale UO Farmacia UO Acquisti e Servizi UO Farmacia / UO SS Magazzini 1 livello Coordinatori UUOO / Servizi / eparti 1.ichiesta beni C UO EF 2.icevimento e accettazione dei beni -Consegna beni -ricevimento beni -Controllo merce consegnata 3.Eventuale carico e scarico contabile 4.Stoccaggio 5.Prodotti scaduti -autoverifica -verifiche ispettive -restituzione prodotti scaduti 6.Programmazione attività di inventario -invio istruzioni operative -programmazione attività -individuazione soggetti addetti alla conta -predisposizione schede inventariali 7.ilevazione fisica -rilevazione fisica giacenze -analisi eventuali anomalie Seconda conta C C C P AM ev. 00 Pag. 12 di 17

13 8.egistrazione a sistema delle risultanze inventariali -assemblaggio dati ricevuti -verifiche e controlli -valorizzazione risultanze inventariali -comunicazione beni utilizzati nei giorni successivi alla conta 9.Chiusura attività di inventario -valorizzazione -rilevazione contabile 10.Controlli sull attività di inventario a) verifica dello svolgimento delle attività di conta nei tempi previsti b) verifica che tutte le schede inventariali vengano restituite c) verifica che le schede inventariali siano compilate per intero, datate e firmate d) verifica della corretta valorizzazione delle giacenze al costo medio ponderato e) analisi degli scostamenti dei dati di giacenza rispetto all esercizio precedente f) verifica dell effettiva acquisizione delle risultanze della conta in contabilità generale 11.Conservazione documentazione C =esponsabile C=coinvolto I=informato A=autorizza 8. DIAGAMMA DI FLUSSO P AM ev. 00 Pag. 13 di 17

14 POCEDUA AEA IMANENZE 3.3 GESTIONE E ILEVAZIONI INVENTAIALI PESSO I CENTI UTILIZZATOI (MAGAZZINI DI SECONDO LIVELLO: LABOATOI, EPATI, SALE OPEATOIE, ALTO) FASI FASI PE NATUA UO Controllo direzionale F1 ichiesta beni UO Acquisti e Servizi / UO Farmacia UO SS / FAMACIA Magazzini di 1 livello UUOO / Servizi / eparti Magazzini 2 livello ichieste beni a magazzini di 1 livello UO EF Autorizzazione richieste icezione richieste materiale in transito icezione richieste materiale a magazzino F2 icevimento e accettazione dei beni Procedura di acquisto Consegna materiale icezione materiale Firma copia richiesta Controllo materiale Stoccaggio F3 Eventuale carico e scarico contabile Eventuale tenuta registro di carico / scarico F4 Stoccaggio Conservazione materiale PT D "Linee guida utilizzo farmaci" P AM ev. 00 Pag. 14di 17

15 F5 Prodotti scaduti PT D "Vigilanza armadi farmaceutici delle Unità Operative" PT D "Linee guida per l'utilizzo dei farmaci stupefacenti" PT D "Vigilanza armadi farmaceutici delle Unità Operative" Autoverifica scadenze prodotti Visite ispettive scadenze prodotti Verbale di visita Notifica bimestrale Gestione e Conservazione Medicinali e Dispositivi Medici Segnalazione ditta fornitrice materiale non conforme icezione prodotti scaduti per smaltimento estituzione podotti scaduti estituzione podotti non conformi P AM ev. 00 Pag. 15 di 17

16 F6 Programmazione attività di inventario Calendarizzazione inventario fisico Individuazione personale di conta Estrazione report per centro di costo Operazioni di conta Verifica per centro di costo F7 ilevazione fisica Compilazione report inventario Verifica a campione giacenza reale eport per centro di costo Sottoscrizione report inventario F8 egistrazione a sistema delle risultanze inventariali Assemblaggio / rielaborazione dati Controllo dati Correzione anomalie Correzione anomalie Valorizzazione giacenze di reparto iepilogo valorizzazione economica Archiviazione report P AM ev. 00 Pag. 16 di 17

17 F9 Chiusura attività di inventario Archiviazione report inventario ilevazioni contabili F10 Controlli sull'attività di inventario Controllo attività di conta Controllo valorizzazione giacenze eport valorizzazione rimanenze Verifica restituzione schede inventariali complete Verifica a campione corretta valorizzazione giacenze al costo medio ponderato Verifica correttezza dati economici icalcolo costo medio ponderato Correzione anomalie Predisposizione schema riepilogativo con confronto rispetto a valori anno precedente Chiusura dati contabilità generale F11 Conservazione della documentazione TITOLAIO DI CLASSIFICAZIONE E MASSIMAIO DI SCATO DELLA DOCUMENTAZIONE DEL SISTEMA SANITAIO E SOCIO-SANITAIO EGIONALE LOMBADO P AM ev. 00 Pag. 17 di 17