PROCEDURA AREA RIMANENZE 3.1 GESTIONE MAGAZZINI DI PRIMO LIVELLO FARMACIA

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1 POEDUA AEA IMANENZE 3.1 GESTIONE MAGAZZINI DI PIMO LIVELLO FAMAIA INDIE 1. SOPO OBIETTIVI GENEALI AMPO DI APPLIAZIONE IFEIMENTI NOMATIVI DEFINIZIONI ED ABBEVIAZIONI ESPONSABILITÀ DESIZIONE FASI DEL POESSO GESTIONE DELLE ANAGAFIHE DEI BENI ONTOLLO SOTTOSOTA ODINE IEVIMENTO E AETTAZIONE DEI BENI AIO A MAGAZZINO STOAGGIO E ONSEVAZIONE MOVIMENTAZIONE DEI BENI A) onsegna dei beni ai magazzini di secondo livello B) esi a fornitore ) esi da magazzini di secondo livello D) Prodotti scaduti ONTOLLI PEIODII ONSEVAZIONE DELLA DOUMENTAZIONE TABELLA MATIIALE DIAGAMMA DI FLUSSO ev. Data Descrizione delle modifiche Firma di Emissione Firma di Verifica Firma di Approvazione Prima emissione U.O. S.S. AQ Direttore Amministrativo Elaborata da: Farmacista UO Farmacia Direttore UO Servizi di Supporto Direttore UO Economico Finanziaria Direttore Dipartimento Tecnico Patrimoniale

2 1. SOPO La presente procedura ha l obiettivo di descrivere le procedure operative e amministrativocontabili relative al processo Gestione dei magazzini farmaceutici di 1 livello ASST di remona, specificando le responsabilità, le tempistiche, le modalità autorizzative e operative e i controlli anche a livello informatico, relativi alla gestione dei beni di consumo sanitario dei magazzini di Farmacia, dal momento del loro ingresso in Azienda sino a quello della loro uscita dai magazzini di primo livello. Nello specifico, la procedura descrive le fasi di ricezione e accettazione del bene, di carico nel sistema di contabilità sezionale di magazzino, di stoccaggio e di conservazione, di prelievo e scarico del bene dal sistema di contabilità sezionale di magazzino per movimentazione del bene ad altre articolazioni organizzative (magazzini di secondo livello), reso o scaduto. In particolare, con riferimento a quest ultima fattispecie, la procedura disciplina il monitoraggio periodico e la gestione dei prodotti obsoleti, a lenta rotazione, difettosi e scaduti. La procedura inoltre garantisce l allineamento tra il sistema di contabilità sezionale di magazzino e la contabilità generale. 2. OBIETTIVI GENEALI Al fine di garantire la completezza e correttezza dell informativa del bilancio d esercizio e dei controlli della procedura amministrativo-contabile di Gestione di Magazzino, la procedura deve avere i seguenti obiettivi generali: Verifica dell esistenza fisica e della completa rilevazione delle giacenze; Verifica del titolo di proprietà e/o di possesso dei beni; Verifica della correttezza valutazione delle rimanenze di magazzino, rispetto ai criteri previsti dal D. Lgs 118/2011 e dalle altre disposizioni normative applicabili; Verifica della corretta classificazione di bilancio; Verifica della corretta informativa di bilancio secondo le disposizioni del D. Lgs 118/2011e delle altre disposizioni normative applicabili. I suddetti obiettivi di controllo aumentano l affidabilità e la qualità dei flussi informativi del ciclo dei magazzini che coinvolge diverse voci dello schema previsto dall allegato 2 del D. Lgs 118/2011 come aggiornato dal D.M AMPO DI APPLIAZIONE La procedura viene applicata ai diversi magazzini farmaceutici di primo livello presenti: magazzino farmaci PO (FA_) magazzino farmaci POOP (FA_OP) magazzino farmaci diretta (FA DI) magazzino farmaci Umaca (FA_UMA) magazzino farmaci territorio PO (FA_TE_) magazzino territorio (FA_EMA) magazzino farmaci territorio POOP (FA_TE_OP) magazzino TPN territoriali (magazzino fornitore) magazzino presso terzi del farmaco monodose (FA_IBSL). La procedura è divisa in 9 fasi: gestione delle anagrafiche dei beni controllo sottoscorta generazione degli ordini di reintegro magazzino ricevimento ed accettazione dei beni carico a magazzino stoccaggio e conservazione movimentazione dei beni o consegna dei beni ai magazzini di secondo livello o resi a fornitore

3 o resi da magazzini di secondo livello o prodotti scaduti controlli periodici conservazione della documentazione. 4. IFEIMENTI NOMATIVI Decreto Legislativo n. 118 del 23 giugno 2011 Disposizioni in materia di armonizzazione dei sistemi contabili a norma degli articoli 1 e 2 della Legge 5/5/2009 n. 42; Decreto Ministro della Salute del 17 settembre 2012 recante Disposizioni in materia di ertificabilità dei bilanci degli enti del Servizio Sanitario Nazionale ; Decreto Ministro della Salute del 1 marzo 2013 recante Definizione dei Percorsi Attuativi della ertificabilità ; D.M. 15/06/2012: "Nuovi modelli di rilevazione economica «onto economico» (E) e «Stato patrimoniale» (SP) delle aziende del Servizio sanitario nazionale"; D.M. 20/03/2013: "Modifica degli schemi dello Stato patrimoniale, del onto economico e della Nota integrativa delle Aziende del Servizio Sanitario nazionale"; D.G.. n. X/7009 del 31 luglio 2017 Approvazione del Percorso attuativo della ertificabilità dei Bilanci degli Enti del SS di cui alla L n. 23/2015, della GSA e del consolidato regionale ai sensi del DM 1/3/2013 ; odice ivile: art ; Principio ontabile Nazionale OI n. 13 imanenze Principio ontabile Nazionale OI n. 29 ambiamenti di principi contabili, cambiamenti di stime contabili, correzioni di errori, eventi e operazioni straordinarie, fatti intervenuti dopo la chiusura dell esercizio Legge egionale n. 23 del 11 agosto 2015 Legge egionale di evoluzione del sistema socio sanitario Linee Guida egionali Area E) imanenze inviate dalla Direzione entrale Programmazione Finanza e ontrollo di Gestione isorse Economico Finanziarie trasmesse con nota prot. n. A del DEFINIZIONI ED ABBEVIAZIONI FA_ FA_OP FA DI FA_UMA FA_TE_ FA_TE_OP FA_TE_EMA FA_IBSL PO POOP TPN UU.OO. DDT UO E.F. UO. A.S UO. UT UO AGL SI magazzino farmaci PO magazzino farmaci POOP magazzino farmaci diretta magazzino farmaci Umaca magazzino farmaci territorio PO magazzino farmaci territorio POOP magazzino farmaci territorio supi magazzino farmaco monodose presidio ospedaliero di remona presidio ospedaliero di Oglio Po terapia nutrizionale parenterale Unità Operative Documento di trasporto Unità Operativa Economico Finanziario Unità Operativa Acquisti e Servizi Unità Operativa Ufficio Tecnico Unità Operativa Affari Generali e Legali Servizio Ingegneria linica

4 UO.D SIA UO.SS UO.G DAPS DTP Unità Operativa ontrollo Direzionale Servizio Informativo Aziendale Unità Operativa Servizi di Supporto Unità Operativa Gestione ronicità Direzione Assistenziale Professioni Sanitarie Dipartimento Tecnico Patrimoniale 6. ESPONSABILITÀ Le responsabilità relative alle attività del magazzino farmaceutico sono così suddivise: FASI E SOTTOFASI 0.Gestione delle anagrafiche dei beni ESPONSABILITA O= OPEATIVA G= GESTIONALE UO Acquisti e servizi TEMPISTIA 1.ontrollo sottoscorta Individuazione sottoscorta Farmacista (G) 1 volta alla settimana 2.Ordine Invio richiesta reintegro scorta con generazione preordine Formalizzazione dell ordine Farmacista (G) UO Acquisti e servizi Al momento del ricevimento della richiesta di ordine 3. icevimento e accettazione dei beni icevimento merce ontrollo merce Firma DDT omunicazione non conformità 4. arico a magazzino Operazioni informatiche di carico ontrolli a campione 5. Stoccaggio e conservazione Operazioni di deposito della merce Individuazione scaduti 6.a Movimentazione dei beni alendario consegne Operazioni di consegna alle UU.OO. e Servizi ilevazioni contabilità magazzino 6.b esi a fornitore Verifica merce con anomalie omunicazione al fornitore ilevazioni contabilità magazzino Magazziniere (G) Magazziniere (G) Magazziniere (G) Magazziniere (G) Farmacista(G) Magazziniere (G) Farmacista (G) Operatori Amministrativi Farmacia (G) Giornalmente Giornalmente o entro 24H Ad ogni consegna Entro 24 h dal ricevimento merce Entro 24h consegna Entro le 24 h dalla consegna merce 1 volta al mese e ogni volta che viene sistemata la merce negli scaffali Secondo calendario Entro 24 ore

5 6.c esi da magazzini di secondo livello ontrollo merce resa ilevazioni contabilità magazzino Magazziniere (G) Entro 48 ore dal reso 6.d Prodotti scaduti Verifica scadenze farmaci presso magazzino Farmacia Verifica scadenze farmaci presso le UU.OO./ eparti / Servizi Operazioni smaltimento prodotti scaduti ilevazioni contabilità magazzino 7. ontrolli periodici Verifica apposizione firma sul DDT Verifica evidenza controllo degli uffici liquidatori sulla corrispondenza tra ordine, fattura e DDT Verifica della corrispondenza tra DDT non congruenti con ordine/ fattura e richieste note di credito ontrollo dei DDT caricati a sistema e non ancora agganciati a una fattura Verifica della documentazione relativa a consegna dei beni dai magazzini di primo livello ai magazzini di secondo livello Verifica documentazione relativa a resi e scaduti iscontro della corrispondenza tra ordini evasi con DDT e non fatturati e registrazioni delle fatture da ricevere al quadratura tra contabilità sezionale di magazzino e contabilità generale 8. onservazione della documentazione Archiviazione DDT Archiviazione richieste da reparto Archiviazione stampa rimanenze Archiviazione controlli oordinatore infermierist. UO Farmacia UO Acquisti e servizi UO Acquisti e servizi UO Acquisti e servizi UO Farmacia UO Farmacia UO Acquisti e servizi U.O.E.F. UO Farmacia UO Farmacia UO Farmacia Ogni tre mesi Mensilmente Mensilmente Mensilmente Ogni 3 mesi Ogni 3 mesi Entro fine gennaio di ogni anno Al di ogni anno Secondo quanto previsto dal Massimario di Scarto 7. DESIZIONE FASI DEL POESSO 7.0 GESTIONE DELLE ANAGAFIHE DEI BENI Per quanto riguarda la gestione delle Anagrafiche dei beni, la responsabilità è in capo all UO Acquisti e Servizi. Si rimanda alle procedure all area I) DEBITI E OSTI. 7.1 ONTOLLO SOTTOSOTA

6 7.1.1 Modalità e tempistiche di analisi delle esigenze di scorta di beni in magazzino di farmacia Nell ambito del Servizio di Farmacia, le giacenze e i sottoscorta sono gestiti diversamente in base ai relativi magazzini di primo livello. Per i magazzini FA_, FA_OP, attraverso il sistema di calcolo scorte GSAP, vengono impostate dal farmacista la scorta minima e massima (mensilmente) e quindi viene proposta dal sistema una lista di prodotti da riordinare (fase 10). Per il magazzino FA_UMA, il controllo del sottoscorta avviene attraverso il metodo Kanban, cioè si reintegrano le scorte mano a mano che vengono consumate e il limite sotto il quale l operatore deve segnalare il bisogno del riordino è definito da cartellini cartacei posti nei cassetti farmaci. Ad integrazione, il farmacista si basa sulle previsioni di consumo che il sistema informatico può fornire in base alle terapie programmate. Per i magazzini FA_DI, FA_TE, FA_EMA, i sottoscorta vengono calcolati dal farmacista attraverso un sistema di tabelle dove sono inseriti tutti i dati dei pazienti con i relativi farmaci e la tempistica di somministrazione esponsabilità del controllo dei livelli di scorte in magazzino La responsabilità in merito all individuazione del minimo di scorta è in capo al Farmacista che approva la proposta d ordine. 7.2 ODINE esponsabilità, modalità e tempistiche relative alla generazione degli ordini La gestione informatizzata delle scorte prevede il sistema di riordino automatico generato dall'operatore (ad esempio per i Dispositivi Medici o per gli infusionali) e/o dal farmacista per il materiale a stock ed autorizzato dal farmacista stesso in una fase successiva. Questo riordino viene effettuato una volta alla settimana oppure in base alla richiesta straordinaria che può provenire da un reparto; il riordino viene inviato all U.O. Acquisti e Servizi per la verifica della disponibilità economica e per l evasione dell ordine. Il sistema informatizzato GSAP, attraverso cui arrivano le richieste dai eparti/ UU.OO/ Servizi consente di effettuare il riordino delle scorte attraverso un sistema di diversi livelli di richieste: fase 10 richiesta in fase di valutazione da parte del farmacista o dell operatore fase 20 richiesta confermata da parte del farmacista o dell operatore ed eventualmente inviata al responsabile fase 30 richiesta approvata dal farmacista fase 50 per le richieste in transito, richiesta approvata dal farmacista oppure per i beni a stock tale fase corrisponde alla chiusura con il lettore del barcode fase 60 richiesta evasa. In particolare: - per i magazzini FA_, FA_OP, il farmacista, una volta alla settimana, valuta la richiesta generata da GSAP (livello 10) in base al calcolo del sottoscorta e invia la richiesta prima in stato 20 e successivamente approvandola la porta in stato per i magazzini FA_DI, FA_UMA, FA_TE, FA_EMA, il riordino viene fatto dal farmacista come singolo inserimento dei prodotti, senza il riordino automatico (farmaci alto costo e senza prevedibilità d'uso). Quindi il farmacista attraverso GSAP, inserisce singolarmente le voci da ordinare e genera una richiesta a livello 10, che poi invia a livello 20 e approva in livello 30 inviandola così alla U.O. Acquisti e Servizi Formalizzazione degli ordini A seguito della richiesta di reintegro da parte del Farmacista, la U.O. Acquisti e Servizi formalizza l ordine alla ditta fornitrice indicando la scadenza dell evasione dell ordine in base a quanto stabilito in gara. 7.3 IEVIMENTO E AETTAZIONE DEI BENI

7 7.3.1 Modalità e responsabilità connesse al ricevimento del bene Secondo le indicazioni contenute negli ordini di acquisto, i beni vengono consegnati presso i magazzini di Farmacia dell ASST siti presso i due presidi ospedalieri, uno di remona e l altro di Oglio Po. L operatore di magazzino verifica il numero dei colli e l integrità dell imballo, controlla la corrispondenza tra ordine di acquisto disponibile on line, documento di trasporto cartaceo e colli consegnati. Se non si riscontrano anomalie, il magazziniere appone sul DDT cartaceo firma e timbro aziendale con la dicitura Accettazione con riserva e sottoscrive la bolla del trasportatore. Il magazziniere, una volta completate le attività di ricezione, provvede, indicativamente nell arco della medesima giornata all apertura dei colli, alla verifica dell integrità dei prodotti. Entro il giorno successivo l operatore provvede al carico della merce nel gestionale di magazzino a copertura dell ordine emesso. In casi eccezionali (Medicina nucleare, TPN territoriali, ecc.), il ricevimento e lo smistamento dei beni sanitari può avvenire direttamente presso l utilizzatore. In tale situazione i DDT vengono consegnati all'uo ricevente che provvede ad effettuare il controllo di qualità e quantità. Successivamente, tale DDT viene consegnato alla farmacia che provvede a inserire sul sistema informatico ontrolli di secondo livello Entro la giornata di ricevimento della merce il magazziniere termina il controllo della merce ricevuta con riserva. L'originale del documento di trasporto relativo alla merce conforme viene inviato all'ufficio che ha emesso l'ordine di acquisto, riportando il nome di chi ha emesso l'ordine, il numero di carico e anche se si tratta di consegna parziale (acconto). Qualora si rilevano delle non conformità di prodotto viene fatta comunicazione immediata usando il verbale di segnalazione di non conformità a cui si aggiunge il DDT alla U.O. che ha emesso l ordine per la contestazione alla ditta. Nel frattempo il materiale viene opportunamente isolato e identificato in attesa di essere rimandato alla ditta. In particolari casi di consegna tassativa e con carattere di urgenza il magazziniere può interpellare la UO richiedente per capire se la consegna deve essere comunque accettata con riserva. 7.4 AIO A MAGAZZINO Il materiale che ha superato i controlli in accettazione viene caricato a sistema a cura del personale di magazzino entro lo stesso giorno o, al massimo, il giorno successivo. I carichi a magazzino si effettuano direttamente sul sistema gestionale. In caso non sia possibile procedere alle operazioni di carico immediatamente dopo le operazioni di accettazione, le bolle in attesa di carico devono essere conservate in appositi contenitori recanti la dicitura in attesa di carico per ridurre al minimo il rischio di mancato carico e registrati a sistema comunque entro il giorno successivo. Per le operazioni di carico i magazzinieri si avvalgono dell applicativo di gestione del magazzino integrato e collegato con la U.O. Acquisti e Servizi che consente l emissione e la registrazione degli ordini d'acquisto. Per procedere al carico il magazziniere richiama il numero dell ordine e la data di emissione, il numero e data del DDT, si fleggano le righe d'ordine consegnate e le quantità. on la registrazione del documento di trasporto si crea un documento di carico che contiene i seguenti dati: numero e data documento di trasporto; riferimento dell ordine; fornitore; riferimento del magazzino emittente quantità della merce arrivata.

8 L inserimento del documento di trasporto a sistema e quindi la creazione del documento di carico permette di aggiornare la quantità dei prodotti giacenti in magazzino. I DDT di ricevimento della merce controfirmati per ricevimento, vengono archiviati in magazzino. I documenti caricati in sistema informatico permettono all Operatore Ammnistrativo di Farmacia di procedere alla liquidazione. Se la verifica quali-quantitativa evidenzia non conformità, si segnala telefonicamente alla Ditta fornitrice l eccesso, l ammanco o la non rispondenza del prodotto e si danno indicazioni agli operatori Amministrativi sulle procedure da eseguire per la restituzione, integrazione o sostituzione. Il materiale arrivato, fino a che non viene caricato a sistema, non può essere scaricato ad alcun reparto. 7.5 STOAGGIO E ONSEVAZIONE esponsabilità, funzioni e compiti connessi allo stoccaggio e conservazione dei beni IDENTIFIAZIONE DEL MATEIALE Tutto il materiale è identificabile attraverso: codice numerico, nome commerciale del prodotto e principio attivo per il farmaco, codice numerico, descrizione commerciale e tecnica per reagenti, dispositivi ed alimentari. SUDDIVISIONE IN BASE ALLA DESTINAZIONE Dopo il controllo quali-quantitativo, i prodotti verranno suddivisi dal magazziniere in base alla destinazione, quindi Il materiale verrà trasporta nei diversi magazzini di primo livello in base alle indicazioni visualizzate sull ordine a P dall operatore. Il materiale in giacenza subirà a questo punto la fase di stoccaggio secondo la temperatura di conservazione e verrà posizionato sulle opportune scaffalature o spazi in frigorifero, in base al magazzino di riferimento. Per il materiale in transito (non a Stock), il magazziniere provvede a collocarlo in apposito luogo identificato. La merce in transito verrà consegnata ai relativi reparti/servizi nel rispetto della temperatura di conservazione, previa firma per ricevuta, da parte del oordinatore o suo delegato, della richiesta GSAP allegato all'ordine. Il materiale in transito a temperatura controllata viene custodito nei frigoriferi della Farmacia sino al ritiro Modalità di verifica della scadenza delle merci Il materiale in giacenza è collocato su appositi scaffali e viene riposto in base al criterio delle scadenze: sul fondo dello scaffale va collocato il prodotto con scadenza più lunga, all inizio invece con scadenza più ravvicinata Modalità di protezione fisica delle merci Il Servizio di Farmacia è dotato di allarme antintrusione e telecamere di sicurezza. La movimentazione avviene manualmente o tramite carrelli elevatori. A tutela degli operatori di magazzino, nel luogo di ricezione sono indicati i simboli che evidenziano l eventuale tossicità dei prodotti in arrivo. In particolare, tutti gli antiblastici iniettabili sono indirizzati e stoccati presso il magazzino satellite specifico (FA UMA). Per questi, sono evidenziate le misure precauzionali in caso di rotture accidentali. Per i farmaci stupefacenti, la gestione è regolamentata da un normativa specifica (DP 309/90, Legge 685/75 e relativi aggiornamenti), cui si fa integralmente rimando, che prevede uno stoccaggio e una conservazione in armadio blindato. Si rimanda allo specifico protocollo Linee guida utilizzo farmaci stupefacenti. Per i prodotti infiammabili, in farmacia è presente un apposito locale distaccato ed isolato. Tutti gli operatori tecnici ed i farmacisti possono avere accesso a questo locale. Alla chiusura della farmacia il locale viene chiuso a chiave. In questo locale sono stoccate le quantità strettamente necessarie in base alle richieste dei diversi magazzini di secondo livello. I prodotti sono identificati attraverso cartelli riportanti il codice del materiale.

9 Il locale è comunicante con la farmacia tramite una porta tagliafuoco. Magazzini presso terzi Magazzino TPN Sulla base di quanto previsto nel contratto di servizio di TPN standard (Terapie nutrizionali parenterali), il fornitore svolge la funzione di stoccaggio delle sacche destinate ai pazienti del territorio. Il fornitore funge pertanto da magazzino aziendale di primo livello e ha obbligo di inviare mensilmente all Azienda un report con l indicazione delle quantità consegnate. Magazzino farmaco monodose Presso il magazzino FA_IBSL sono stoccati i farmaci destinati alla distribuzione in monodose; qui vengono preparate, partendo dalle confezioni ospedaliere, le buste monodose, destinate agli armadi di reparto che il fornitore ripone direttamente negli armadi stessi. 7.6 MOVIMENTAZIONE DEI BENI Modalità e responsabilità di movimentazione dei beni I beni stoccati nel magazzino Farmaceutico di 1 livello vengono movimentati a seguito di richieste di approvvigionamento da parte dei magazzini di 2 livello (UU.OO./ eparti/ Servizi), o per resi al fornitore, per resi da magazzini di secondo livello, o per scadenza dei prodotti, o per prestiti tra A) onsegna dei beni ai magazzini di secondo livello L approvvigionamento di materiale a stock ai vari magazzini di 2 livello dei due Presidi Ospedalieri di remona, Oglio Po e delle sedi territoriali dell Azienda, avviene a seguito di una richiesta effettuata attraverso un processo informatizzato. Modalità di richiesta Informatizzata attraverso GS AP Attraverso collegamento informatico le UU.OO./ eparti /Servizi (magazzini di 2 livello) inoltrano le richieste dei beni presso il magazzino Farmaceutico di riferimento e il Farmacista provvede alla verifica della correttezza delle richieste medesime (corretta codifica del prodotto) e contestualmente assegna le quantità da consegnare (rettifica in base ai consumi o alla scorta di magazzino). La richiesta viene valutata dal farmacista e preparata dagli operatori di magazzino. Tempistiche Per i diversi reparti è prevista una consegna settimanale ad opera della squadra trasporti, per il PO, ad opera dei magazzinieri di farmacia, per il POOP, (secondo calendario predefinito). Gli anticipi e le urgenze vengono preparati quotidianamente, entro le ore 12, dagli operatori in base alla richiesta inserita nel sistema GSAP dal reparto ed approvata dal farmacista. Modalità di consegna Il magazzino di secondo livello che riceve la merce può controllare l evasione della richiesta richiamandola a sistema a livello 60. Il materiale di Farmacia viene trasportato manualmente, tramite carrelli o pallets, a seconda della tipologia dei prodotti. Nel luogo di ricezione (presso il locale di farmacia) sono affisse le modalità di corretta movimentazione dei carichi. La merce verrà consegnata ai relativi reparti/servizi nel rispetto della temperatura di conservazione. La movimentazione avviene manualmente o tramite carrelli elevatori. ontrolli tra prodotti consegnati e prodotti richiesti Ogni prodotto in transito è accompagnato dalla stampa della distinta di consegna emessa informaticamente, dove il ricevente (coordinatore di reparto o suo delegato) appone, dopo controllo della qualità e quantità del prodotto, la firma di ricevimento. I magazzinieri conservano la distinta di consegna dei reparti con la firma di ricevimento in magazzino per 5 anni.

10 Ogni prodotto a stock in magazzino, invece, non è accompagnato dalla stampa della distinta di consegna e deve comunque essere controllato dal ricevente che entro le 48 ore segnala eventuali difformità dalla richiesta iniziale. Alimentazione del sistema di contabilità sezionale di magazzino Al momento della preparazione del carrello per la consegna delle merci alle UU.OO./ eparti/ Servizi, lo scarico avviene al entro di osto mediante il sistema di riconoscimento barcode. Per alcuni beni non gestiti mediante l utilizzo del barcode (esempio reagenti, Dispostivi medici, galenici, ecc) lo scarico al entro di osto avviene in modo automatico al momento dell approvazione in fase 60 da parte del Farmacista B) esi a fornitore Modalità operative e autorizzative, documentazione e tempistiche dei resi a fornitore Al momento della consegna dei beni da parte delle ditte fornitrici, il magazziniere: a) Se la rilevazione della non conformità viene fatta all atto della consegna, non riceve la merce dal corriere apponendo le motivazioni sul DDT e/o sul tablet del trasportatore la motivazione del mancato ritiro; b) Se la rilevazione di anomalie avviene dopo la partenza del trasportatore, si segnala tramite alla Ditta fornitrice l eccesso, l ammanco o la non rispondenza del prodotto e si concordano con gli Operatori Amministrativi del Servizio di farmacia le procedure da eseguire per la restituzione, integrazione o sostituzione, il magazziniere stesso pone in disparte il bene classificandolo come merce da rendere. Nel caso di reso, i prodotti in questione potranno essere accompagnati dalla dichiarazione di corretta conservazione durante la giacenza nel magazzino, a firma del Farmacista, ove richiesto e vengono stoccati in apposito spazio presso il luogo di ricezione farmaci. Alimentazione del sistema di contabilità sezionale di magazzino Nel caso in cui il bene da rendere non sia stato registrato in contabilità, il magazziniere compila un DDT di reso alla ditta, rispedisce il bene e invia copia del DDT e copia dell ordine di riferimento alla U.O. Acquisti e Servizi per la chiusura della pratica aperta di Non onformità. Qualora il reso del bene si renda necessario dopo che è stato effettuato già il carico in contabilità di magazzino, è necessario sistemare contabilmente sul sistema informatico di gestione di magazzino lo scarico per reso merce mediante l utilizzo della causale eso a fornitore ) esi da magazzini di secondo livello Modalità operative e autorizzative, responsabilità, documentazione dei resi da magazzini di secondo livello Si rimanda a quanto previsto nel protocollo PT D Linee guida utilizzo farmaci e dispositivi medici. Nel caso di prodotti che devono essere restituiti dal reparto alla UO Farmacia, il oordinatore infermieristico redige un elenco cartaceo del materiale da restituire. Al momento della consegna della merce in Farmacia, il farmacista e l'operatore di magazzino controllano il materiale reso, verificando l integrità, la modalità di conservazione e la scadenza, e l'operatore procede al ricarico a sistema informatico. Per quanto riguarda i farmaci stupefacenti, si rimanda allo specifico protocollo Linee guida utilizzo farmaci stupefacenti. Il reso da magazzino di secondo livello può riguardare anche un ritiro di prodotto dal commercio. In questi casi la Farmacia, attraverso la Direzione Medica, informa via mail, i responsabili e i coordinatori dei reparti, riguardo all eventuale provvedimento, indicando il nome del prodotti, lotto e scadenza. Il coordinatore controlla in reparto e in caso di presenza del prodotto lo riconsegna in Farmacia, segnalando la quantità, lotto e scadenza in forma cartacea. In Farmacia, i ritiri vengono stoccati in un luogo a parte, su scaffalatura ben segnalata, in attesa di direttive da parte di AIFA (Agenzia Italiana del Farmaco). Per i DM, gli avvisi consistono in lettere di informazioni di sicurezza, che i fabbricanti inviano agli utilizzatori in caso di ritiro dal mercato o di altre azioni correttive. Possono coinvolgere i dispositivi

11 medici, i dispositivi medici impiantabili attivi e i dispositivi medici diagnostici in vitro. La procedura di ritiro è la stessa dei farmaci. Alimentazione del sistema di contabilità sezionale di magazzino Il magazziniere agisce sul sistema informatico di gestione di magazzino entrando in Transazioni icezione, apponendo numero di codice prodotto, data, quantità e entro di osto del reparto che ha reso, mediante l utilizzo della causale eso da reparto D) Prodotti scaduti Modalità operative e autorizzative, responsabilità, documentazione di monitoraggio e controllo periodico dei prodotti scaduti Il controllo delle scadenze dei prodotti a magazzino è eseguita mensilmente dagli Operatori tecnici; i farmaci risultati scaduti vengono poi registrati e scaricati dal magazziniere con opportuna causale. I reparti/servizi provvedono bimestralmente alla segnalazione del controllo delle scadenze ed al contestuale reso da reparto dei farmaci scaduti - apposita modulistica (M PT D protocollo Vigilanza armadi farmaceutici unità operative ). I farmaci scaduti vengono raccolti in ambiente dedicato e segnalato, posto nel seminterrato, in attesa di invio (solitamente mensile) alla stazione, indicata dalla Direzione Sanitaria, addetta allo stoccaggio dei rifiuti speciali destinati alla distruzione, accompagnati da dichiarazione del esponsabile di Farmacia attestante che il materiale in oggetto è farmaco ospedaliero non stupefacente. Per quanto riguarda la raccolta e la distruzione di stupefacenti scaduti, si rimanda allo specifico PT Linee guida utilizzo farmaci stupefacenti. I dispositivi medici sono eliminati dalle stesse UU.OO./servizi secondo le indicazioni previste dalle Linee guida utilizzo farmaci e dispositivi medici (PT D ). Per diversi dispositivi medici (es. dispositivi multiuso), non è prevista una scadenza; infatti, sulla confezione può essere solo indicata la data di fabbricazione. In questo caso, per convenzione, la scadenza è da intendersi di 5 anni dalla data di fabbricazione. Le indicazioni per la corretta gestione in reparto dei farmaci e dispositivi medici sono riportate nelle apposite si rimanda al protocollo PT D linee guida utilizzo farmaci e dispositivi medici. Alimentazione del sistema di contabilità sezionale di magazzino Il controllo delle scadenze dei prodotti a magazzino è eseguita mensilmente dagli Operatori tecnici; i farmaci risultati scaduti vengono poi registrati e scaricati dal magazziniere utilizzando la transazione tipo emissione prodotti scaduti indicando codice prodotto, quantità, conto con centro di costo prodotti scaduti. 7.7 ONTOLLI PEIODII Di seguito vengono illustrati i controlli contabili periodici da effettuare sui beni e le merci presenti nei magazzini economali e di farmacia Verifica, anche a campione, dell apposizione della firma sul DDT Modalità Un Farmacista procede al controllo a campione dell apposizione della firma del magazziniere che ha ricevuto la merce sul DDT. esponsabilità esponsabile del controllo è la UO Farmacia. Periodicità Ogni tre mesi Verifica, anche a campione, della presenza dell evidenza del controllo effettuato dagli uffici liquidatori sulla corrispondenza tra ordine, fattura e DDT Modalità

12 L ufficio codifiche della U.O. Acquisti e Servizi analizza il file estrapolato per il controllo degli ordini e segnala, ai vari operatori preposti all inserimento degli ordini e agli addetti ai carichi e alle liquidazioni, ogni anomalia riscontrata. Verifica inoltre che siano state effettuate le rettifiche di eventuali errori. esponsabilità esponsabile del controllo è la U.O. Acquisti e Servizi Periodicità Ogni mese Verifica, anche a campione, della corrispondenza tra DDT non congruenti con ordine/ fattura e richieste di note di credito Modalità I preposti all emissione degli ordini e alla liquidazione delle fatture, al momento della liquidazione provvedono al controllo della corrispondenza tra DDT non congruenti con l ordine e /o la fattura e la presenza di eventuale richiesta di nota di credito. esponsabilità esponsabile del controllo è la U.O. Acquisti e Servizi Periodicità Ogni mese ontrollo periodico dei DDT caricati a sistema e non ancora agganciati a una fattura Modalità All inizio di ogni mese viene estratta dall ufficio codifiche della U.O. Acquisti e Servizi un report contenente l elenco di tutte le righe dell ordine emesse dal 1 gennaio dell anno in corso all ultimo giorno del mese antecedente l estrazione. Nel file sono presenti oltre agli importi di ogni singolo articolo, anche le quantità ordinate, caricate e fatturate. L ufficio codifiche analizza il file e segnala, ai vari operatori preposti all inserimento degli ordini e agli addetti ai carichi e alle liquidazioni, ogni anomalia riscontrata. esponsabilità esponsabile del controllo è la U.O. Acquisti e Servizi Periodicità Ogni mese Verifica, anche a campione, della documentazione relativa a consegna dei beni da parte dei magazzini di primo livello ai magazzini di secondo livello per il materiale in transito (es. verifica che la documentazione di consegna al centro utilizzatore sia firmata) Modalità Si procede al controllo delle firme apposte per ricevuta da parte del oordinatore di eparto/ Servizio o suo delegato. esponsabilità esponsabile del controllo è la UO Farmacia. Periodicità Ogni tre mesi Verifica, anche a campione, della documentazione relativa a resi e scaduti (es. verifica della causale di scarico) Modalità Verifica a campione della corretta compilazione della modulistica prevista per i beni resi dai magazzini di secondo livello e successiva verifica a sistema del ricarico. Nel caso di beni scaduti si procede alla verifica a campione della documentazione oggetto di compilazione da parte dei eparti /Servizi che non prevede però uno scarico nel gestionale di magazzino. esponsabilità esponsabile del controllo è la UO Farmacia. Periodicità Ogni tre mesi.

13 7.7.7 iscontro della corrispondenza tra ordini evasi con DDT e non fatturati e registrazione delle fatture da ricevere al 31/12 Modalità Verso fine gennaio di ogni anno, quando tutti gli ordini relativi all anno precedente sono inseriti nel gestionale, compresi gli ordini a consuntivo, viene estratto dall ufficio codifiche della U.O. Acquisti e Servizi un report contenente l elenco di tutte le righe d ordine riferite all anno precedente. Dal file vengono segnalati tutti i casi in cui ci sono delle discordanze tra le quantità ordinate e quelle caricate e fatturate. Gli operatori preposti all inserimento degli ordini e delle liquidazioni, dopo aver verificato ogni discordanza e corretto gli errori predispongono un file con l elenco delle fatture da ricevere da inviare alla U.O. Economico Finanziaria. esponsabilità esponsabile del controllo è la U.O. Acquisti e Servizi. Periodicità Annualmente in sede di chiusura del bilancio d esercizio Quadratura tra contabilità sezionale di magazzino e contabilità generale Modalità Dal sistema Oracle vengono estratti i conti riferiti alla rilevazione delle rimanenze di beni sanitari e non sanitari, riportanti i saldi iniziali, le variazioni e i saldi finali che vengono confrontati con i totali delle diverse rilevazioni al 31 dicembre delle giacenze di tutti i magazzini dell Azienda. esponsabilità esponsabile del controllo è la UO Economico Finanziario Periodicità Il controllo viene effettuato in sede di predisposizione del bilancio consuntivo d esercizio, fatte salve le richieste estemporanee espresse dal ollegio Sindacale o richieste da altro organo di controllo o da egione Lombardia. 7.8 ONSEVAZIONE DELLA DOUMENTAZIONE Tipologia di documentazione e tempistica di conservazione La tipologia di documento da conservare e il termine di conservazione sono specificati dal Massimario regionale, cui si rinvia. Le carte di lavoro sono conservate agli atti dei servizi interessati riportati in procedura. esponsabilità e modalità di conservazione della documentazione esponsabilità di conservazione della documentazione esponsabilità dei esponsabili di servizio è stabilire la tipologia dei documenti utilizzati e la loro gestione. E cura del esponsabile dell AGL coordinare la raccolta, archiviazione e smaltimento della documentazione aziendale. Modalità di conservazione della documentazione La documentazione deve essere conservata e smaltita secondo le modalità previste dal vigente Titolario di classificazione e massimario di scarto della documentazione del sistema sanitario e socio-sanitario regionale lombardo. 8. TABELLA MATIIALE Funzione Attività 0.GESTIONE DELLE ANAGAFIHE DEI BENI U.O. FAMAIA U.O. A.S. MAGAZZINIEI FAMAIA U.O. E.F. U.O./EPATI/ SEVIZI Magazzini 2 livello

14 1.ONTOLLO SOTTOSOTA 2. ODINI -IHIESTA EINTEGO SOTA -GENEAZIONE ODINE 3.IEVIMENTO E AETTAZIONE DEI BENI -IEVIMENTO MEE -ONTOLLO MEE IEVUTA 4.AIO A MAGAZZINO 5. STOAGGIO E ONSEVAZIONE 6.MOVIMENTAZIONE DEI BENI 6a) onsegna dei beni ai magazzini di secondo livello -ichieste di beni -onsegna merci -ilevazioni contabili -ontrollo tra prodotti richiesti e prodotti consegnati 6b) ESI A FONITOE -al momento della consegna con annotazioni sul DDT -dopo la ricezione della merce verbale di non conformità -chiusura non conformità 6c) ESO DA EPATO -reso merce riutilizzabile -ritiro prodotti dal commercio 6d) PODOTTI SADUTI -in magazzino -scaduti da reparto 7.ONTOLLI PEIODII Verifica apposizione firma sul DDT Verifica evidenza controllo degli uffici liquidatori sulla corrispondenza tra ordine, fattura e DDT Verifica della corrispondenza tra DDT non congruenti con ordine/ fattura e richieste note di credito ontrollo dei DDT caricati a sistema e non ancora agganciati a una fattura Verifica della documentazione relativa a consegna dei beni dai magazzini di primo livello ai magazzini di secondo livello Verifica documentazione relativa a resi e scaduti iscontro della corrispondenza tra ordini evasi con DDT e non fatturati e registrazioni delle

15 fatture da ricevere al Quadratura tra contabilità sezionale di magazzino e contabilità generale 8.onservazione della documentazione 9. DIAGAMMA DI FLUSSO

16 POEDUA AEA IMANENZE 3.1 GESTIONE MAGAZZINI DI PIMO LIVELLO FAMAIA FASI FASI PE NATUA UO SS UO FAMAIA UO AS MAGAZZINIEI FAMAIA F0 Gestione delle anagrafiche dei beni Anagrafiche dei beni UO/EPATI/SEVIZI Magazzini 2 livello UO EF POEDUA DEBITI E OSTI F1 ontrollo sottoscorta Individuazione minimo di scorta e approvazione proposta ordine Autorizzazione integrazione sottoscorta F2 Generazione degli ordini di reintegro magazzino iordino merce Verifica disponibilità economica Emissione ordine F3 icevimento ed accettazione dei beni icevimento merci Verifica correttezza consegna Accettazione con riserva DDT e firma bolla Segnalazione eventuali anomalie arico merce nel gestionale di magazzino Liquidazione fattura ollegamento a ordine d'acquisto e aggiornamento contabilità di magazzino Archiviazione DDT di ricevimento

17 F4 arico a magazzino arico merce nel gestionale di magazzino Liquidazione fattura ollegamento a ordine d'acquisto e aggiornamento contabilità di magazzino Archiviazione DDT di ricevimento F5 Stoccaggio e conservazione ontrollo queli-quantitativo prodotti e suddivisione per destinazione Stoccaggio materiale in transito / in giacenza ontrollo e gestione dello scaduto F6 a) Movimentazione dei beni - consegna ai magazzini di 2 livello Verifica correttezza richieste ichieste di approvigionamento Assegnazione quantità onsegna con squadra trasporti icezione / controllo materiale ilevazioni contabilità di magazzino b) eso a fornitore ilevazione anomalie e reso materiale Pratica di non conformità Aggiornamento sistema informatico Elenco materiale da restituire ontrollo materiale / firma documenti estituzione materiale Stoccaggio merce e aggiornamento sistema informatico

18 c) eso da magazzini di secondo livello Elenco materiale da restituire ontrollo materiale / firma documenti estituzione materiale Stoccaggio merce e aggiornamento sistema informatico d) Prodotti scaduti Verifica scadenze prodotti Verifica scadenze prodotti Modulo prodotti scaduti Gestione prodotti scaduti Aggiornamento sistema informatico F7 ontrolli periodici ontrolli contabili periodici ontrollo a campione DDT Verifica a campione documentazione consegna beni da magazzini di 1 livello a magazzini di 2 livello Verifica a campione documentazione resi e scaduti ontrollo a campione corrispondenza ordini / DDT / fatture ontrollo a campione corrispondenza DDT non congruenti con ordini/fatture e richieste note di accredito ontrollo periodico DDT non ancora agganciati a fattura Verifica corrispondenza ordini evasi con DDT e non fatturati e registrazioni FD. Predisposizione report Quadratura tra contabilità sezionale magazzino e contabilità generale F8 onservazione della documentazione TITOLAIO DI LASSIFIAZIONE E MASSIMAIO DI SATO DELLA DOUMENTAZIONE DEL SISTEMA SANITAIO E SOIO- SANITAIO EGIONALE LOMBADO