Modello di Organizzazione egestione (D. Lgs.n. 231/2001) Approvato con delibera del Consiglio di Amministrazione del PARTE SPECIALE

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1 Modello di Organizzazione egestione (D. Lgs.n. 231/2001) Approvato con delibera del Consiglio di Amministrazione del PARTE SPECIALE EMILIA ROMAGNA FACTOR S.p.A. Abbreviato: EMIL-RO FACTOR S.p.A. Strada Maggiore, Bologna Tel Fax posta elettronica: posta elettronica certificata: Capitale Sociale i.v Elenco Speciale Intermediari Finanziari - art. 107 D.Lgs. 385/93: REA reg. Imprese e Cod.Fisc P. Iva Pag. 1

2 Sommario 1 PREMESSA 3 2 ANALISI DEI RISCHI Approccio Rischi-Reato/Referenti Reati nei rapporti con la Pubblica Amministrazione Reati con la Pubblica Amministrazione che non si ritengono integrabili da parte di Emilro Reati societari Reati Societari che non si ritengono integrabili da parte di Emilro Reati contro la fede pubblica: non si ritengono integrabili da parte di Emilro Delitti informatici e trattamento illecito dei dati Delitti informatici e trattamento illecito dei dati che non si ritengono integrabili da parte di Emilro Delitti di criminalità organizzata Delitti di Criminalità organizzata che non si ritengono integrabili da parte di Emilro Reati di finalità di terrorismo o di eversione dell ordine democratico Reati di abusi di mercato Reati transazionali Reati di omicidio colposo e lesioni colpose gravi o gravissime Reati di Ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita Delitti in materia di violazione del diritto di autore Reati ambientali: non si ritiene che siano integrabili da Emilro Delitti contro l industria e il commercio : non si ritiene siano integrabili da parte di Emilro 17 3 PRINCIPI GENERALI Principi di comportamento Prescrizioni specifiche 19 4 VERIFICHE DELL ORGANISMO DI VIGILANZA 22 5 ELENCO DEI REATI EX D. LGS. 231/2001 NON CONFIGURABILI PER EMILIA ROMAGNA FACTOR 22 Pag. 2

3 1 Premessa Al fine di dare attuazione al Decreto, si è reso necessario esaminare le singole fattispecie di reato dallo stesso richiamate e verificare quali siano configurabili nella realtà societaria di EMILIA ROMAGNA FACTOR. In tale contesto è stato altresì, rilevato il sistema dei presidi dei rischi esistenti e l identificazione di possibili aree di miglioramento. La presente Parte Speciale ha l obiettivo di: fornire indicazioni circa le aree a rischio reato, individuate, in via teorica, in EMILIA ROMAGNA FACTOR; fornire i principi di comportamento ai quali i Destinatari (dipendenti, amministratori, fornitori, consulenti e partner), in relazione al tipo di rapporto in essere, sono tenuti ad attenersi per una corretta applicazione del Modello; fornire all'organismo di Vigilanza, e ai responsabili delle altre funzioni aziendali chiamati a cooperare con lo stesso, gli strumenti operativi per esercitare le attività di controllo, di monitoraggio e di verifica. 2 Analisi dei Rischi 2.1 Approccio L analisi del rischio è stata svolta coinvolgendo i principali referenti di EMILIA ROMAGNA FACTOR così come risulta dall organigramma e dal funzionigramma attualmente in essere. L attività è consistita nel verificare, con ogni referente, la reale configurabilità di ogni singolo reato indicato nel decreto rispetto alle proprie mansioni lavorative e le principali modalità operative attraverso le quali, a livello teorico, risulta possibile commettere il reato stesso. Tale attività di analisi è stata effettuata in relazione a: aree aziendali di business affidate a personale di EMILIA ROMAGNA FACTOR; aree di supporto al business affidate in service a personale di SIS.PA S.p.A.; aree di supporto al business affidate in service a personale di BPER. Contestualmente sono state individuate l esistenza di attività di controllo a presidio della possibile commissione di illeciti. Si precisa che, riguardo alle attività di supporto al business svolte in outsourcing da SIS.PA S.p.A. e da BPER, le componenti di controllo possono anche identificarsi nelle procedure e/o disposizioni organizzative di diverso genere (ad es. Policy) emanate dalla Società Controllante e adottate da EMILIA ROMAGNA FACTOR. 2.2 Rischi-Reato/Referenti La ripartizione di seguito riportata, contiene l elenco previsti dal Decreto che, a livello teorico, è possibile siano commessi dai soggetti apicali e sottoposti (autonomi e subordinati) di EMILIA ROMAGNA FACTOR con indicazione dei Referenti aziendali responsabili dell effettiva applicazione delle attività di controllo poste in essere. Pag. 3

4 Tale elencazione ha lo scopo di fornire a ciascun soggetto l elenco delle aree aziendali a rischio-reato cui può essere esposto sulla base di: procure e deleghe vigenti; mansioni svolte; attività svolte in concorso con altri soggetti aziendali e/o terzi. Nelle pagine successive, per ciascuna attività sensibile individuata, sono formalizzati i seguenti elementi: modalità di realizzazione del reato; sistema di controllo a presidio del reato; i soggetti coinvolti; alcuni esempi (non esaustivi) delle del Reato; l elenco delle procedure contenenti le attività di controllo che riducono la possibilità di commissione di un reato al di sotto della soglia di rischio accettabile. Per ogni categoria di reato sono stati altresì evidenziati quelli di cui non si ritiene possano essere realizzati da EMILIA ROMAGNA FACTOR, riepilogando nel paragrafo 5 l elenco di quelli non configurabili per le suddette ragioni. Pag. 4

5 2.2.1 Reati nei rapporti con la Pubblica Amministrazione Reato Soggetti Esemplificazione delle modalità di coinvolti commissione Truffa in danno dello Stato o di altro ente pubblico o delle Comunità europee (art. 640, co. 2, n.1, c.p.) Frode informatica in danno dello Stato o di altro ente pubblico (art. 640-ter c.p.) Concussione (art. 317 c.p.) Corruzione per un atto d ufficio (art. 318 c.p.) Corruzione per un atto contrario ai doveri di ufficio (art. 319 c.p.) Circostanze aggravanti (art. 319-bis c.p.) Corruzione in atti giudiziari (art. 319-ter c.p.) Induzione indebita a dare o promettere utilità (art. 319-quater c.p.) Pene per il corruttore (art. 321 c.p.) Istigazione alla corruzione (art. 322 c.p.) Presidente Amministratore Delegato Direzione Crediti Direzione Commerciale Direzione Amministrazione Gestione Bilancio Societari, Legali e Crediti Problematici Responsabile Divisione Risorse Umane Responsabili Ufficio Organizzazione Presidente Amministratore Delegato Direzione Crediti Direzione Commerciale Direzione Amministrazione e Gestione Bilancio Societari, Legali e Crediti Problematici Responsabile Divisione Risorse Umane Responsabile Ufficio Organizzazione e Le varie fattispecie di reato si potrebbero integrare mediante il conseguimento di un ingiusto profitto tramite: -. predisposizione di documenti falsi nell ambito di negoziazione e/o di esecuzione di accordi di factoring con la P.A. o nell abito delle attività di recupero credito; -. predisposizione di documentazione /informazioni false a seguito di accertamenti della Banca d Italia; predisposizione di documentazione /informazioni false a seguito di accertamenti della Guardia di Finanza, Ispettorato del Lavoro, Enti previdenziali assistenziali. Le varie fattispecie potrebbero essere integrate mediante - la offerta o elargizione di somme non dovute a un Pubblico Ufficiale, a funzionari statali o di Comunità europea o Stati esteri al fine di ottenere condizioni di maggior favore o la conclusione di affari in occasione di : negoziazioni/stipula di accordi per l attività di factoring con fornitori della PA; partecipazione a gare per l assegnazione di contratti o convenzioni con EMILIA ROMAGNA FACTOR; Recupero (stragiudiziale e/o giudiziale) del credito nei confronti della PA. - il porre in essere comportamenti volti a conseguire l ottenimento di illeciti vantaggi per l azienda quale contropartita di un processo corruttivo/concussivo in sede procedura di affidamento; - evitare la comminazione di sanzioni in occasione e/o a seguito di viste ispettive dalla Banca d Italia o di enti Controlli interni Codice etico e relativo sistema sanzionatorio aziendale; Sistema di Controlli Interni (SCI) : verifica a livelli differenziati delle singole operazioni con funzioni separate di controllo Esistenza di un sistema definito di responsabilità del Vertice aziendale; (Organigramma e Funzionigramma Aziendali) Poteri delegati Regolamento dei Processi; Procedure: 01 Acquisizione Clienti; 02 Affidamento Cedenti; 03 Affidamento debitori prosoluto riassicurati; 04 Affidamento debitori prosoluto non riassicurati; 05 Affidamento debitori prosolvendo; 06 Validazione Fidi; 12 Predisposizione e invio erogazioni; 14 Monitoraggio utilizzi affidamenti cedenti: 17 Gestione posizioni anomale; 27 Rimborso spese; 28 Acquisto beni o servizi; 30 Tenuta contabilità; 31 Gestione e contabilizzazione degli incassi 34 Selezione assunzione del Personale. Codice etico e relativo sistema sanzionatorio aziendale; Sistema di Controlli Interni (SCI): verifica a livelli differenziati delle singole operazioni con funzioni separate di controllo. Esistenza di un sistema definito di responsabilità del Vertice aziendale; (Organigramma Funzionigramma Aziendali) Poteri delegati Regolamento dei Processi; Procedure: 01 Acquisizione Clienti; 02 Affidamento Cedenti; 03 Affidamento debitori pro- e Pag. 5

6 Induzione a non rendere dichiarazioni o rendere dichiarazioni mendaci all autorità Giudiziaria (art. 377-bis c.p.) Presidente Amministratore Delegato Direzione Gestione Crediti Direzione Commerciale Direzione Amministrazione e Bilancio Societari, Legali e Crediti Problematici Responsabile Divisione Risorse Umane Responsabile Ufficio Organizzazione preposti; - ottenere migliori condizioni in occasione di contenzioso con la PA; - atti per favorire o danneggiare una parte in un processo; -.assunzione di persone legate al funzionario pubblico o legata da vincoli di parentela, affinità o amicizia con quest ultimo; - assunzione di personale quale contropartita di un processo corruttivo/concussivo finalizzato all ottenimento di illeciti vantaggi -. Utilizzo di consulenti legati da vincoli di parentela, affinità o amicizia con quest ultimo; - utilizzo di fornitori legati da vincoli di parentela, affinità o amicizia con quest ultimo; I soggetti coinvolti potrebbero indurre una persona chiamata a rendere dichiarazioni davanti all Autorità nell ambito di un procedimento, a non rendere dichiarazioni oppure a rendere dichiarazioni mendaci tramite: violenza, minaccia, offerta di denaro o di altra utilità. soluto riassicurati; 04 Affidamento debitori prosoluto non riassicurati; 05 Affid. debitori prosolvendo; 06 Validazione Fidi; 12 Predisposizione e invio erogazioni; 14 Monitoraggio utilizzi affidamenti cedenti: 17 Gest. posizioni anomale; 27 Rimborso spese; 28 Acquisto beni o servizi; 30 Tenuta contabilità; 31 Gestione e contabilizzazione degli incassi 34 Selezione assunzione del Personale. Codice etico e relativo sistema sanzionatorio aziendale; Sistema di Controlli Interni (SCI) : verifica a livelli differenziati delle singole operazioni con funzioni separate di controllo Reati con la Pubblica Amministrazione che non si ritengono integrabili da parte di Emilro Reato Soggetti coinvolti Esemplificazione delle Controlli interni Malversazione a danno dello Stato o di altro ente pubblico (art bis c.p.) Indebita percezione di contributi, finanziamenti o altre erogazioni da parte dello Stato o di altro ente pubblico o delle Comunità europee (art. 316-ter c.p.) Truffa aggravata per il conseguimento di erogazioni pubbliche (art. 640-bis c.p.) Pag. 6

7 2.2.3 Reati societari Reato Soggetti coinvolti Esemplificazione delle False comunicazioni sociali (art c.c.) False comunicazioni sociali in danno dei soci o dei creditori (art. 2622, co. 1 e 3, c.c.) Impedito controllo (art. 2625, co. 2, c.c.) Indebita restituzione di conferimenti (art c.c.) Illegale ripartizione degli utili e delle riserve (art c.c.) Operazioni in pregiudizio dei creditori (art c.c.) Omessa comunicazione del conflitto d interessi (art bis c.c.) Formazione fittizia del capitale (art c.c.) Corruzione tra Privati (art c.c.) Illecita influenza sull assemblea (art c.c.) Ostacolo all esercizio delle funzioni delle autorità pubbliche di vigilanza (art. 2638, co. 1 e 2, c.c.) Presidente Amministratore Delegato Direzione Gestione Crediti Direzione Commerciale Direzione Amministrazione e Bilancio Societari, Legali e Crediti Problematici Responsabile Divisione Risorse Umane Responsabili Organizzazione Ufficio I soggetti coinvolti potrebbero nell ambito della gestione degli adempimenti contabili e amministrativi ai quali sono preposti: esporre fatti non rispondenti al vero, omettere informazioni: -. mediante la modifica dei dati contabili presenti nel sistema informatico e/o tramite inserimento di dati inesistenti o di valori difformi a quelli reali con conseguenti impatti contabili; predisposizione di documenti o invio di informazioni contenenti false o errate rappresentazioni di eventi gestionali con impatto contabile; sopravalutazione o sottovalutazione delle poste di bilancio; esposizione di poste inesistenti o occultamento di fatti rilevanti tali da mutare le rappresentazioni delle effettive condizioni della società anche in concorso con più persone; occultamento di risorse aziendali o creazione di riserve occulte; manipolazione degli archivi informatici; impedire forme di controllo od ostacolare tali attività mediante false attestazioni, od occultamento di informazioni nelle relazioni o nelle comunicazioni al collegio sindacale.; illecite operazioni su utili / capitale / riserve mediante formulazione di proposte al CdA su destinazione utli o distribuzione di acconti dividendi; sopravalutazione o sottovalutazione di poste di bilancio tale comportare un pregiudizio per i creditori. Esercitare una influenza illecita sull assemblea mediante relazioni, atti o documenti falsi, non complei o alterati nel suo contenuto allo scopo di indurre l assemblea all approvazione di uno specifico punto all ordine del giorno. Ostacolare l esercizio delle funzioni delle Autorità pubbliche Controlli interni Codice etico e relativo sistema sanzionatorio aziendale; Esistenza di un sistema definito di responsabilità del Vertice aziendale; (Organigramma e Funzionigramma Aziendali) Sistema di Controlli Interni (SCI): verifica a livelli differenziati delle singole operazioni con funzioni separate di controllo Regolamento dei Processi; Procedure: 12 Predisposizione ed invio delle erogazioni 17 Gestione posizioni anomale - passaggi di stato 30 Tenuta della contabilità 27 Rimborso spese 28 Acquisti beni e servizi Riunione periodiche tra la società di Revisione, il collegio Sindacale, l OdV, ad oggetto lo scambio di informazioni relative al bilancio. attività di controllo svolto dalla società di revisione. Verifica da parte dell Alta Direzione della Società delle voci di bilancio in sede di predisposizione del bilancio. Processi operativi supportati da applicativi che facilitano le attività di controllo, al fine di ridurre al minimo la commissione di reati. Pag. 7

8 esponendo fatti non rispondenti al vero od occultando con mezzi fraudolenti fatti che avrebbero dovuti essere, in tutto o in parte, comunicati all Autorità di controllo Reati Societari che non si ritengono integrabili da parte di Emilro Reato Soggetti coinvolti Esemplificazione delle Controlli interni Falso in prospetto (art. 173-bis del Tuf) Illecite operazioni sulle azioni o quote sociali o della società controllante (art c.c.) Indebita ripartizione dei beni sociali da parte dei liquidatori (art c.c.) Reati contro la fede pubblica: non si ritengono integrabili da parte di Emilro Reato Soggetti coinvolti Esemplificazione delle Controlli interni Falsificazione di monete, spendita e introduzione nello Stato, previo concerto, di monete falsificate (art. 453 c.p.) Alterazione di monete (art. 454 c.p.) Spendita e introduzione nello Stato, senza concerto, di monete falsificate (art. 455 c.p.) Spendita di monete falsificate ricevute in buona fede. (art. 457 c.p.) Falsificazione di valori di bollo, introduzione nello Stato, acquisto, detenzione o messa in circolazione di valori di bollo falsificati. (art. 459 c.p.) Contraffazione di carta filigranata in uso per la fabbricazione di carte di pubblico credito o di valori di bollo (art. 460 c.p.) Pag. 8

9 Fabbricazione o detenzione di filigrane o di strumenti destinati alla falsificazione di monete, di valori di bollo o di carta filigranata (art. 461 c.p.) Uso di valori di bollo contraffatti o alterati. (art. 464 c.p.) Contraffazione, alterazione o uso di marchi o segni distintivi ovvero di brevetti, modelli e disegni (art. 473 c.p.) Introduzione nello Stato e commercio di prodotti con segni falsi (art. 474 c.p.) Delitti informatici e trattamento illecito dei dati Reato Soggetti coinvolti Esemplificazione delle Falsità in un documento informatico pubblico o privato avente efficacia probatoria (art. 491-bis c.p.) Accesso abusivo ad un sistema informatico o telematico (art. 615-ter c.p.) Detenzione e diffusione abusiva di codici di accesso a sistemi informatici o telematici (art quater c.p.) Diffusione di apparecchiature, dispositivi o programmi informatici diretti a danneggiare o interrompere un sistema informatico o telematico (art. 615-quinquies c.p.) Intercettazione, impedimento o interruzione illecita di comunicazioni informatiche o telematiche (art. 617-quater c.p.) Installazione di apparecchiature atte ad intercettare, impedire o interrompere comunicazioni informatiche o telematiche (art. 617-quinquies c.p.) Danneggiamento di informazioni, dati e programmi informatici (art. 635-bis c.p.) Danneggiamento di informazioni, dati e programmi informatici utilizzati dallo Stato o da altro ente pubblico o comunque di pubblica utilità (art. 635-ter c.p.) Danneggiamento di sistemi informatici o telematici (art quater c.p.) Danneggiamento di sistemi informatici o telematici di pubblica utilità (art Presidente Amministratore Delegato Direzione Gestione Crediti Direzione Commerciale Direzione Amministrazione e Bilancio Societari, Legali e Crediti Problematici Responsabile Divisione Risorse Umane Responsabili Organizzazione Ufficio I soggetti coinvolti potrebbero, nell esercizio di attività di competenza : -. alterare o modificare documenti informatici aventi efficacia probatoria presenti sul proprio sistema informativo o in quello di terzi nell ambito di procedimenti contro EMILIA ROMAGNA FACTOR. -. Accedere in maniera non autorizzata a sistemi esterni/interni mediante possesso abusivo di password o mediante software particolare al fine di manomettere o di acquisire indebitamente dati che possono produrre un indebito vantaggio a EMILIA ROMAGNA FACTOR; -. Acquisire, modificare o danneggiare dati telematici; -. Interrompere o danneggiare sistemi informatici o telematici; Controlli interni Codice Etico; Sistema Sanzionatorio; Procedure di Sistema dei controlli interni (SCI) : verifica a livelli differenziati delle singole operazioni con funzioni separate di controllo Politica di riservatezza dei dati attivazione procedure di rilevazione operato tramite Operatori di Sistema; Uso della postazione locale; uso della posta elettronica; DPS (documento programmatico della sicurezza); aree ad accesso limitate; Amministratori di sistema Pag. 9

10 quinquies c.p.) Delitti informatici e trattamento illecito dei dati che non si ritengono integrabili da parte di Emilro Reato Soggetti coinvolti Esemplificazione delle Controlli interni Frode informatica del soggetto che presta servizi di certificazione di firma elettronica (art quinquies c.p.) Pag. 10

11 2.2.8 Delitti di criminalità organizzata Reato Soggetti coinvolti Esemplificazione delle Associazione per delinquere (art. 416 c.p.) Associazione di tipo mafioso (art. 416-bis c.p.) Tutte le funzioni aziendali I soggetti coinvolti potrebbero far parte di organizzazioni criminali per i quali si potrebbero verificare i presupposti del vincolo associativo di associazione per delinquere o associazione di tipo mafioso. In dette ipotesi per EMILIA ROMAGNA FACTOR si potrebbero verificare le seguenti ipotesi: -. Partecipazione da parte di uno dei dipendenti di EMILIA ROMAGNA FACTOR ad una organizzazione criminosa facendone derivare un vantaggio per la società indipendentemente dalla commissione di specifici reati; -. La commissione di un reato non previsto dal D.Lgs n.231/2001 mediante lo strumento associativo con applicazione delle relative sanzioni. Controlli interni Codice Etico; Sistema deleghe; (Organigramma Funzionigramma deliberati) Deleghe aziendali (delibera Consiglio di Amministrazione 22/4/2013 e Direttiva 8/2011) presidi di controllo dei rischi e Delitti di Criminalità organizzata che non si ritengono integrabili da parte di Emilro Reato Soggetti coinvolti Esemplificazione delle Controlli interni Associazione per delinquere finalizzata a commettere i delitti di riduzione o mantenimento in schiavitù o in servitù, tratta di persone, acquisto e alienazione di schiavi ed ai reati concernenti le violazioni delle disposizioni sull'immigrazione clandestina di cui all'art. 12 d. lgs 286/1998 (art. 416, co. 6, c.p.) Delitti commessi avvalendosi delle condizioni previste dall articolo 416-bis c.p. per le associazioni di tipo mafioso ovvero al fine di agevolare l'attività di tali associazioni Scambio elettorale politicomafioso (art. 416-ter c.p.) Associazione finalizzata al traffico illecito di sostanze Pag. 11

12 stupefacenti o psicotrope (art. 74, DPR 9 ottobre 1990, n. 309) Sequestro di persona a scopo di rapina o di estorsione (art. 630 c.p.) Illegale fabbricazione, introduzione nello Stato, messa in vendita, cessione, detenzione e porto in luogo pubblico o aperto al pubblico di armi da guerra o tipo guerra o parti di esse, di esplosivi, di armi clandestine nonché di più armi comuni da sparo (art. 407, co. 2, lett. a), n. 5), c.p.p.) Reati di finalità di terrorismo o di eversione dell ordine democratico previsti dal codice penale e dalle leggi speciali Reato Soggetti coinvolti Esemplificazione delle Controlli interni Delitti con finalità di terrorismo e di eversione dell ordine democratico Delitti contro la personalità individuale commessi indirettamente agevolando mediante finanziamenti i soggetti che commettono tali crimini. Presidente Amministratore Delegato Direzione Gestione Crediti Direzione Commerciale Direzione Amministrazione e Bilancio Societari, Legali e Crediti Problematici Nell ambito delle operazioni di factoring, i soggetti coinvolti potrebbero avere rapporti finanziari con soggetti giuridici sospettati di appartenere ad organizzazioni criminali. Tali rapporti contrattuali, soprattutto se poste in essere con condizioni diverse da quelle di mercato o con ripetitività, potrebbero essere considerati come agevolazione di organizzazioni criminali sospettate di terrorismo Codice Etico; Sistema deleghe; (Organigramma Funzionigramma deliberati) Deleghe aziendali (delibera Consiglio di Amministrazione 22/4/2013 e Direttiva 8/2011) Procedura Antiriciclaggio e di profilatura rischio cliente. e Pag. 12

13 Reati di abusi di mercato Reato Soggetti coinvolti Esemplificazione delle Abuso di informazioni privilegiate (D.Lgs , n. 58, art. 184) Manipolazione del mercato (D.Lgs , n. 58, art. 185) Aggiotaggio (art c.c.) Presidente Amministratore Delegato Direzione Gestione Crediti Direzione Commerciale Direzione Amministrazione e Bilancio Societari, Legali e Crediti Problematici Responsabile Divisione Risorse Umane Responsabili Organizzazione Ufficio I soggetti coinvolti nell ambito dei Comitati o di negoziazioni, stipula contratti di factoring potrebbero: -. cedere informazioni privilegiate al di fuori del normale esercizio della funzione svolta a vantaggio /svantaggio della società o di un concorrente; -. Diffondere notizia false in modo da provocare un danno alla Società; -. Acquistare sul mercato compravendita di titoli nell ambito dell attività di investimento/tesoreria, avvalendosi di condotte fraudolente- -. Diffusione di notizie, false, esagerate o tendenziose o porre in essere artifici volti a turbare il mercato dei valori ammessi quotazione della borsa valori e a provocare un rialzo o un ribasso nelle quotazioni di titoli. Controlli interni Codice Etico e Sistema sanzionatorio; Sistema deleghe; (Organigramma Funzionigramma deliberati) Deleghe aziendali (delibera Consiglio di Amministrazione 22/4/2013 e Direttiva 8/2011) Regolamento dei Processi; Procedure: 01 Acquisizione Clienti; 02 Affidamento Cedenti; 03 Affidamento debitori prosoluto riassicurati; 04 Affidamento debitori prosoluto non riassicurati; 05 Affidamento debitori prosolvendo; e Reati transazionali Reato Soggetti coinvolti Esemplificazione delle Favoreggiamento personale (art. 378 c.p.) Presidente Amministratore Delegato Direzione Gestione Crediti Direzione Commerciale Direzione Amministrazione e Bilancio Societari, Legali e Crediti Problematici Responsabile Divisione Risorse Umane Responsabili Organizzazione Ufficio I soggetti coinvolti della gestione degli aspetti legali, operativi, di erogazione di denaro, di recupero credito, potrebbero supportare chiunque abbia commesso un reato, ad eludere le investigazioni dell Autorità giudiziaria o di sottrarsi alle riceche di quest ultima mediante dazione/promessa di denaro a soggetti, non pubblici ufficiali, coinvolti nelle suddette attività investigative. Controlli interni Codice Etico Sistema sanzionatorio; Regolamento dei Processi; Procedure: 01 Acquisizione Clienti; 02 Affidamento Cedenti; 03 Affidamento debitori prosoluto riassicurati; 04 Affidamento debitori prosoluto non riassicurati; 05 Affidamento debitori prosolvendo; 30 Tenuta della contabilità 27 Rimborso spese; 28 Acquisti beni e servizi. Pag. 13

14 Reati di omicidio colposo e lesioni colpose gravi o gravissime commessi con violazione delle norme sulla tutela della salute e sicurezza sul lavoro Reato Soggetti coinvolti Esemplificazione delle Controlli interni Omicidio colposo (art. 589 c.p.) Lesioni personali colpose (art. 590, co. 3, c.p.) Presidente Amministratore Delegato Datore di lavoro I soggetti coinvolti potrebbero: -. Definire in maniera inadeguata la politica aziendale in tema di sicurezza e salute dei luoghi di lavoro; -. Non eseguire in maniera accurata la valutazione dei rischi; -. Non identificare in maniera appropriata la valutazione delle misure di protezione e prevenzione; -. Essere negligenti nella pianificazione degli interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria e negli adempimenti normativi; essere negligenti nel controllo della sicurezza dei luoghi di lavoro; -. Essere negligenti negli adempimenti previsti in materia di cantieri. Codice Etico Sistema sanzionatorio Sistema deleghe; (Organigramma Funzionigramma deliberati) Deleghe aziendali (delibera Consiglio di Amministrazione 22/4/2013 e Direttiva 8/2011) Deleghe in materia di sicurezza sul lavoro; e Pag. 14

15 Reati di Ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita Reato Soggetti coinvolti Esemplificazione delle Ricettazione (art. 648 c.p.) Riciclaggio (art. 648-bis c.p.) impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita (art ter c.p.) Presidente Amministratore Delegato Direzione Gestione Crediti Direzione Commerciale Direzione Amministrazione e Bilancio Societari, Legali e Crediti Problematici I soggetti coinvolti potrebbero effettuare operazioni relative a denaro o altre utilità provenienti da delitto non colposo, finalizzate ad ostacolare l identificazione della loro provenienza delittuosa nel caso di: -. Gestione delle attività di factoring; -. Finanza, incassi, pagamenti; -. Gestione degli adempimenti antiriciclaggio. Il tutto fornendo liquidità a soggetti cedenti che impiega denaro di provenienza illecita per l esercizio della propria attività assicurando la continuità aziendale e consentendogli di sottrarsi alle conseguenze delle proprie azioni. Inoltre i soggetti coinvolti potrebbero agevolare dette condotte criminose occultando od omettendo informazioni in sede di aggiornamento dell Archivio Unico Informatico o di segnalazione delle operazioni potenzialmente sospette. Controlli interni Codice Etico Sistema sanzionatorio Sistema deleghe; (Organigramma Funzionigramma deliberati) Deleghe aziendali (delibera Consiglio di Amministrazione 22/4/2013 e Direttiva 8/2011) deleghe in tema di perfezionamento e assunzione delle operazioni; Procedura antiriciclaggio; procedura di profilatura Cliente; Regolamento dei Processi; Procedure: 01 Acquisizione Clienti; 02 Affidamento Cedenti; 03 Affidamento debitori prosoluto riassicurati; 04 Affidamento debitori prosoluto non riassicurati; 05 Affidamento debitori prosolvendo; 30 Tenuta della contabilità 27 Rimborso spese; 28 Acquisti beni e servizi. e Pag. 15

16 Delitti in materia di violazione del diritto di autore Reato Soggetti coinvolti Esemplificazione delle Abusiva duplicazione, per trarne profitto, di programmi per elaborazione; importazione, distribuzione, vendita o detenzione a scopo commerciale o imprenditoriale o concessione in locazione di programmi contenuti in supporti non contrassegnati dalla SIAE; predisposizione di mezzi per rimuovere o eludere dispostivi di protezione di programmi per elaboratori. (art. 171-bis, comma 1, della l. 633/41) Riproduzione, trasferimento su altro supporto, distribuzione, comunicazione, presentazione o dimostrazione in pubblico del contenuto di una banca dati; estrazione o reimpiego della banca dati; distribuzione, vendita o concessione in locazione di banche dati. (art. 171-bis, comma 2, della l. 633/41) Presidente Amministratore Delegato Direzione Gestione Crediti Direzione Commerciale Direzione Amministrazione e Bilancio Societari, Legali e Crediti Problematici Responsabile Divisione Risorse Umane Responsabili Organizzazione Ufficio Presidente Amministratore Delegato Direzione Gestione Crediti Direzione Commerciale Direzione Amministrazione e Bilancio Societari, Legali e Crediti Problematici Responsabile Divisione Risorse Umane Responsabili Ufficio Organizzazione I soggetti coinvolti tramite un uso improprio di strumenti e/o di privilegi particolari a loro disposizione potrebbero in maniera abusiva duplicare, distribuire software e/o banche dati protette. Tali attività consentirebbero ad EMILIA ROMAGNA FACTOR un risparmio di costi legato al mancato acquisto delle licenze dei suddetti software/database. Idem come sopra Controlli interni Codice Etico Sistema sanzionatorio Sistema deleghe; (Organigramma Funzionigramma deliberati) Apparati sicurezza informatica DPS Come sopra e Reati ambientali: non si ritiene che siano integrabili da Emilro Reato Soggetti coinvolti Esemplificazione delle Reati connessi a inquinamento, gestione rifiuti non autorizzata, contaminazione, falsificazione di certificati di analisi, traffico illecito di rifiuti,, inquinamento marino Controlli interni Pag. 16

17 Delitti contro l industria e il commercio : non si ritiene siano integrabili da parte di Emilro Reato Soggetti coinvolti Esemplificazione delle Turbata libertà dell'industria o del commercio (art. 513 c.p.) Illecita concorrenza con minaccia o violenza (art. 513-bis c.p.) Frodi contro le industrie nazionali (art. 514) Frode nell'esercizio del commercio (art. 515 c.p.) Vendita di sostanze alimentari non genuine come genuine (art. 516 c.p.) Vendita di prodotti industriali con segni mendaci (art. 517 c.p.) Fabbricazione e commercio di beni realizzati usurpando titoli di proprietà industriale (art. 517-ter c.p.) Contraffazione di indicazioni geografiche o denominazioni di origine dei prodotti agroalimentari (art. 517-quater c.p.) Controlli interni Codice Etico e relativo sistema sanzionatorio aziendale; Istituzione di riunioni periodiche tra l O.d.V. e il Collegio Sindacale. Pag. 17

18 3 PRINCIPI GENERALI 3.1 Principi di comportamento Il personale della EMILIA ROMAGNA FACTOR (dipendenti, amministratori, organi di controllo,ecc.) nell'espletamento di tutte le operazioni attinenti alla gestione aziendale oltre alle prescrizioni menzionate nel precedente capitolo è tenuto, in generale, a conoscere e rispettare tutte le regole e i principi di seguito elencati ed ogni altra procedura di competenza, della Società. Al personale di EMILIA ROMAGNA FACTOR è fatto divieto in particolare di: a) effettuare elargizioni in denaro a pubblici funzionari o riceverle; b) distribuire e/o ricevere omaggi e regali al di fuori di quanto previsto dalla prassi aziendale (vale a dire, secondo quanto previsto dal Codice Etico, ogni forma di regalo offerto o ricevuto, eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, o comunque rivolto ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività aziendale). In particolare, è vietata qualsiasi forma di regalo a funzionari pubblici o a loro familiari, che possa influenzare l indipendenza di giudizio o indurre ad assicurare un qualsiasi vantaggio per la EMILIA ROMAGNA FACTOR. Gli omaggi consentiti si caratterizzano sempre per l'esiguità del loro valore o perché volti a promuovere iniziative di carattere sociale. I regali offerti, devono sempre essere di modico valore, ed essere documentati in modo adeguato per consentire le prescritte verifiche; c) accordare altri vantaggi di qualsiasi natura (promesse di assunzione, ecc.) in favore di rappresentanti della Pubblica Amministrazione che possano determinare le stesse conseguenze previste al precedente punto b); d) riconoscere compensi, o effettuare prestazioni, in favore dei Consulenti e Partner che non trovino adeguata giustificazione in relazione al tipo di incarico da svolgere, di compenso ricevuto, alle caratteristiche del rapporto di partnership ed alle prassi vigenti sul mercato; e) riconoscere compensi in favore dei Fornitori che non trovino adeguata giustificazione in relazione al tipo di prestazione; f) presentare dichiarazioni non veritiere a organismi pubblici nazionali o comunitari al fine di conseguire erogazioni pubbliche, contributi o finanziamenti agevolati; g) omettere informazioni dovute alla Pubblica Amministrazione al fine di orientare a proprio vantaggio le decisioni della stessa; h) destinare somme ricevute da organismi pubblici nazionali o comunitari a titolo di erogazioni, contributi o finanziamenti per scopi diversi da quelli cui erano destinati; i) impedire o ostacolare in qualunque modo, anche occultando documenti o utilizzando altri idonei artifici, lo svolgimento delle attività istituzionali di controllo e di revisione, proprie del Collegio Sindacale e/o delle Società di revisione; j) utilizzare o presentare dati falsi, artefatti, incompleti o comunque non rispondenti al vero, sulla situazione economica, patrimoniale o finanziaria della EMILIA ROMAGNA FACTOR; k) intrattenere rapporti di qualsiasi natura o effettuare qualsivoglia operazione con soggetti di cui sia conosciuta o sospettata l appartenenza a organizzazioni criminali o che comunque operino o siano sospettati di operare al di fuori della liceità; l) utilizzare strumenti anomali per il compimento di operazioni finanziarie rilevanti; m) utilizzare informazioni privilegiate del Gruppo assunte nell esercizio delle proprie funzioni per negoziare, direttamente o indirettamente titoli quotati per trarne un vantaggio personale così come per favorire soggetti terzi, EMILIA ROMAGNA FACTOR, o altre società del Gruppo; Pag. 18

19 n) utilizzare strumenti informatici per fini diversi rispetto a quelli previsti per l esecuzione delle proprie mansioni; o) compiere qualsiasi operazione che possa pregiudicare la salute e la sicurezza propria e di tutti i soggetti operanti nella sede della EMILIA ROMAGNA FACTOR; p) promuovere, costituire, organizzare o dirigere associazioni che siano sospettate di compiere atti di violenza, in particolar modo con fini di eversione dell'ordine democratico. 3.2 Prescrizioni specifiche Ai fini dell attuazione dei principi e dei divieti elencati al precedente capitolo devono rispettarsi le seguenti prescrizioni: Flussi finanziari - Nessun tipo di pagamento può esser effettuato in contanti o in natura salvo se di modica entità; - i ruoli e le responsabilità relativi alle attività direttamente connesse alla movimentazione dei conti bancari, postali, della cassa della società devono essere esattamente definiti; - la tracciabilità di tutte le fasi operative effettuate e la relativa segregazione delle funzioni deve essere garantita; - un continuo monitoraggio dei flussi finanziari esistenti deve essere effettuato. Rapporti con Organismi Pubblici - Coloro che svolgono una funzione di controllo e supervisione su adempimenti connessi all espletamento delle suddette attività (pagamento di fatture, destinazione di finanziamenti ottenuti dallo Stato o da organismi comunitari, ecc.) devono porre particolare attenzione sull attuazione degli adempimenti stessi; - Il personale di EMILIA ROMAGNA FACTOR, i Consulenti e/o Partner che intrattengono rapporti con la Pubblica Amministrazione nell ambito della negoziazione e stipula di contratti di factoring devono aver ricevuto formale delega ovvero autorizzazione in tal senso e devono operare in maniera da garantire, nell ambito dei suddetti rapporti, la massima tracciabilità e trasparenza nonché il rispetto delle procedure aziendali; - I rapporti con la Pubblica Amministrazione, nell ambito della gestione degli adempimenti normativi cui è soggetta EMILIA ROMAGNA FACTOR, devono essere tenuti dai soggetti delegati nel pieno rispetto delle normative, anche secondarie, di volta in volta applicabili; - I Consulenti e Partner che intrattengano costantemente rapporti con la Pubblica Amministrazione, per conto della EMILIA ROMAGNA FACTOR, devono periodicamente informare quest ultima circa l attività svolta con la Pubblica Amministrazione, le criticità emerse e eventuali conflitti di interesse sorti nell ambito del citato rapporto, nonché devono aver ricevuto formali poteri ovvero autorizzazioni in tal senso; - Alle ispezioni giudiziarie, tributarie e amministrative (es. relative al D. Lgs. n. 81/08, verifiche tributarie, INPS, ambientali, ASL, ecc.) devono essere immediatamente informati i vertici della società e le funzioni di controllo, inoltre devono partecipare i soggetti a ciò espressamente delegati. Di tutto il procedimento relativo all ispezione deve essere redatto e conservato l apposito verbale; - Durante gli incontri con gli ispettori è obbligatoria la presenza di almeno due persone della società; - Le comunicazioni dirette alla Pubblica Amministrazione devono essere sottoscritte, nel rispetto dei poteri conferiti ai soggetti della EMILIA ROMAGNA FACTOR e autorizzate dal responsabile incaricato; Pag. 19

20 - Le funzioni e i compiti tra chi predispone la documentazione da inviare alla Pubblica Amministrazione e chi la controlla prima di procedere all invio, devono essere debitamente segregati, la sigla dei soggetti deve essere apposta da entrambi sui documenti. Formazione del Bilancio - La completezza del Bilancio sotto il profilo dell informazione societaria deve essere assicurata, indicando, in particolare, tutti gli elementi richiesti dalla legge, quali ad esempio, quelli previsti dall art c.c., per lo stato patrimoniale, 2425 c.c., per il conto economico e 2427 c.c. per la nota integrativa; - Analoga correttezza va posta nella redazione delle altre comunicazioni imposte o comunque previste dalla legge e dirette ai soci o al pubblico affinché le stesse contengano informazioni chiare, precise, veritiere e complete; - Deve essere assicurata tempestiva trasmissione a tutti i membri del Consiglio di Amministrazione, Collegio Sindacale della bozza di Bilancio e della relazione della Società di Revisione, nonché un idonea registrazione di tale trasmissione; - Si deve tenere una riunione almeno annuale tra la Società di Revisione, il Collegio Sindacale, l O.d.V. che abbia per oggetto uno scambio di informazioni in occasione dell approvazione del Bilancio; - Si deve evitare un qualsiasi altro incarico, conferito o che si intenda conferire, alla Società di Revisione che sia aggiuntivo rispetto a quello della certificazione del Bilancio. Gestione della sicurezza e della salute e relativi adempimenti normativi EMILIA ROMAGNA FACTOR, con il diretto coinvolgimento dei soggetti individuati dalla normativa vigente, si impegna a predisporre un adeguato processo gestionale in materia di sicurezza e di salute sui luoghi di lavoro mediante: - La responsabilizzazione dell'intera organizzazione aziendale, dal datore di lavoro a ciascuno dei dipendenti della Società, nella gestione del sistema di salute e sicurezza sul lavoro, ciascuno per le proprie attribuzioni e competenze; - La diretta consultazione dei lavoratori; - Il monitoraggio costante degli infortuni aziendali al fine di garantirne un controllo, individuare le criticità e le relative azioni correttive/formative; - La disponibilità delle risorse necessarie, sulla base dell attività svolta e della natura/livello dei rischi; - L implementazione di un sistema di gestione adeguato in relazione ai cantieri mobili e temporanei aventi a oggetto gli adempimenti previsti dalla normativa in materia e la definizione di ruoli e responsabilità (es. redazione del PSC, ecc.). I dipendenti, i collaboratori e gli operatori delle ditte appaltatrici, nell ambito delle attività svolte per la EMILIA ROMAGNA FACTOR sono obbligati a: - Avere cura della propria sicurezza e della propria salute e di quella delle altre persone; - Evitare, qualsiasi azione ed omissione che possa pregiudicare un danno alla salute e alla sicurezza altrui; - Osservare le disposizioni e le istruzioni impartite in materia dal datore di lavoro, dall eventuale dirigente delegato e dai preposti; - Segnalare immediatamente al datore di lavoro, all eventuale dirigente delegato o al preposto le deficienze dei mezzi e dispositivi di sicurezza nonché le altre eventuali condizioni di pericolo di cui vengono a conoscenza, adoperandosi direttamente, in caso di urgenza, nell'ambito delle loro competenze Pag. 20

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