EasyThesis Principali funzionalità

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1 EasyThesis Principali funzionalità EasyThesis è il modulo della suite EasyAcademy per la gestione delle sedute di laurea. Il sistema nasce dall accurata analisi svolta su un campione molto vasto di Strutture Didattiche intervistate da cui è stato appurato come ogni Ateneo abbia un regolamento che stabilisce le modalità di assegnazione delle tesi di laurea, le modalità di svolgimento dell esame di laurea e fornisce i criteri di formazione delle relative commissioni d esame; ogni singola Struttura Didattica può avere infine tempistiche di organizzazione e logiche nella gestione delle sedute di laurea completamente diverse rispetto alle altre dello stesso Ateneo. EasyThesis nasce con l idea generale basata sul fatto che l'utente debba venire guidato, attraverso fasi successive del software, nella creazione delle commissioni per ciascuna seduta, supportato da quante più informazioni possibili e segnalazioni di anomalie, senza che sia il programma a fornire un rigido risultato finale non modificabile a seconda delle particolari esigenze di ciascuna Struttura Didattica. L obiettivo del sistema è quello di definire, per ciascuna seduta di laurea, l'insieme dei docenti che compongono la commissione e l'elenco degli studenti chiamati a discutere la propria tesi di laurea. L'applicazione prevede quattro sezioni del menù che verranno descritte brevemente in seguito. Denominazioni Commissione di laurea: gruppo di docenti che compongono una singola seduta di laurea. Seduta di laurea: orizzonte temporale della singola giornata in cui avviene la discussione delle tesi di laurea di un gruppo di studenti laureandi; la seduta di laurea è presieduta da un Presidente ed è composta dal gruppo di docenti della commissione di laurea. Sessione di laurea: orizzonte temporale, che coinvolge uno o più giorni del calendario didattico, costituito da un insieme di sedute di laurea. Indice degli argomenti trattati 1. Gestione dei dati Interfaccia docenti Generazione sessioni FASE 1: Area - Seduta FASE 2: Studente - Seduta FASE 3: Docente - Seduta Associazione contro-relatore Ordinamento degli studenti Assegnazione delle aule Esportazione sessioni EasyThesis Principali funzionalità Pag 1

2 1. Gestione dei dati Il livello Gestione dei dati permette l inserimento e la visualizzazione dell anagrafica di tutte le informazioni della Struttura Didattica, necessarie per la corretta gestione delle sessioni di laurea. In questa sezione vengono inseriti, o recuperati dal sistema EasyAcademy, le principali informazioni iniziali necessarie al funzionamento dell'applicazione, quali: A. Anni accademici: il sistema è organizzato in anni accademici; per cambiare l anno accademico di riferimento cliccare sul link Cambia anno accademico accanto al nome della Struttura Didattica. B. Docenti: sono gli insegnanti della Struttura Didattica (recuperabili dall'anagrafica di EasyAcademy), suddivisi per Area Disciplinare di afferenza, informazione necessaria e configurabile dall utente amministratore del sistema; i docenti potranno essere associati a più Aree Disciplinari e verranno presi in considerazione per ogni Area Disciplinare pianificata. Docenti che non saranno associati ad alcuna Area Disciplinare non saranno considerati nella composizione delle sessioni di laurea. C. Qualifiche docente: livello che permette di associare i ruoli/qualifiche del docente, quali ordinario/straordinario, associato, ricercato oppure altro, alla così detta Prima fascia, Seconda fascia e Terza fascia ; questa informazione risulta importante per la corretta definizione e il rispetto delle regole legate ai numeri minimi di docenti per fascia previsti durante la composizione delle commissioni dei docenti. D. Aree disciplinari: sono i Dipartimenti oppure l insieme di Corsi di laurea, oppure qualsiasi altro raggruppamento disciplinare, a cui dedicare una o più sedute. La suddivisione in Aree Disciplinari è importante nel momento in cui si vuole rendere indipendenti le gestioni delle sessioni di laurea su gruppo interni alla Struttura Didattica (ad esempio gestione delle lauree triennali e gestioni delle lauree magistrali). E. Aule: spazi in uso alla Struttura Didattica (informazione associata da EasyRoom). F. Sessioni di laurea: Calendario della sessione di laurea: viene richiesto all utente di selezionare il numero di giorni complessivi della sessione di laurea, impostando in seguito le specifiche date. I giorni EasyThesis Principali funzionalità Pag 2

3 dell effettiva esposizione delle tesi di laurea degli studenti saranno un sottoinsieme dei giorni definiti nella presente sessione e saranno oggetto di scelta del livello Generazione sessioni >> Fase 1: area seduta ). Numero di sedute giornaliere e rispettive ore di inizio e fine stimate: il numero di sedute giornaliere è configurabile dall utente amministratore, solitamente è pari a due: turno di mattina (09:00-13:00) e turno di pomeriggio (14:00-18:00). Regole sulle sedute di laurea, specifiche per ogni Area Disciplinare: Numero massimo di studenti ammessi per ciascuna seduta; Numero minimo e massimo di docenti nella seduta; Numero minimo e massimo di docenti per fascia docente nella seduta; G. Studenti: presenta l elenco degli studenti suddivisi a seconda della sessione di laurea a cui partecipano; in questa sezione viene associato il docente relatore della tesi dello studente e facoltativamente i correlatori scelti. E facoltativa l associazione dello studente al corso di laurea di appartenenza e il titolo della tesi, informazioni che risultano utili per la pubblicazione dei risultati. H. Importazione dei dati: le informazioni sopra descritte possono essere caricate all interno del software grazie all importazione di specifici modelli Excel. EasyThesis Principali funzionalità Pag 3

4 2. Interfaccia docenti Il livello Interfaccia docenti è dedicato all'inserimento delle indisponibilità temporali dei docenti nelle diverse giornate di ciascuna sessione. Tali indisponibilità possono essere inserite manualmente per singolo docente o importate per più docenti attraverso un file Excel, opportunamente popolato. Nella prima versione del sistema l inserimento delle indisponibilità dei docenti ai giorni che compongono la sessione di laurea potrà essere effettuato solamente dal personale amministrativo della Struttura Didattica. In futuro, a seconda delle esigenze dei Clienti, sarà essere sviluppata una procedura on-line per i docenti attraverso la quale gli stessi insegnanti potranno gestire il loro calendario delle indisponibilità. EasyThesis Principali funzionalità Pag 4

5 3. Generazione sessioni Il livello Generazione sessioni guida l'utente nella definizione dell'output finale. Il processo prevede, per ogni Area Disciplinare, la gestione consecutiva delle seguenti 3 fasi: 1) FASE 1: Area - Seduta: consente l assegnazione a ciascuna Area Disciplinare di una o più sedute, per la discussione di tesi che abbiano come relatori docenti afferenti all'area Disciplinare stessa; 2) FASE 2: Studente - Seduta: consente l assegnazione di ciascuno studente ad una specifica seduta; 3) FASE 3: Docente - Seduta: consente di pianificare le commissioni di laurea di ciascuna seduta. 3.1 FASE 1: Area - Seduta L'obiettivo di questa fase è ricavare, per ciascuna Area Disciplinare, quante e quali specifiche sedute prevedere. Il sistema, per ciascuna Area Disciplinare, ricava anzitutto il numero di sedute necessarie, sulla base del numero totale di studenti che prevedono un relatore afferente all'area Disciplinare in questione e del numero massimo di studenti ammessi in ciascuna seduta: Esempio: l Area Disciplinare Dipartimento di Ingegneria Gestionale e Meccanica prevede 40 studenti laureandi, per la sessione di laurea Marzo Il regolamento della Struttura Didattica prevede che il numero massimo di studenti per singola seduta sia pari a 15; il sistema consiglia di organizzare gli studenti in 3 sedute di laurea per l Area Disciplinare in considerazione. Come verranno organizzati gli studenti all interno delle 3 sedute previste, sarà obiettivo della Fase 2. Il numero di sedute consigliate dal sistema è sempre modificabile dall'utente amministratore; supponiamo infatti che gli studenti laureandi dell Area Didattica dell esempio precedente siano 16, il sistema consiglierebbe 2 sedute, ma, considerata la minima differenza con il numero massimo di studenti previsti in una seduta (15), l'utente amministratore potrebbe prevedere l organizzazione di una seduta solamente. Ricavato il numero di sedute necessarie, per ciascuna Area Disciplinare, il sistema propone una serie di date e turni giornalieri (esempio: lunedì 17 marzo :00-13:00) all interno del calendario della sessione di EasyThesis Principali funzionalità Pag 5

6 L'elenco di date/turni proposto dal sistema è ordinato sulla base del numero di docenti disponibili, siano essi relatori di tesi degli studenti o meno; in questo modo l utente amministratore è guidato nell associazione delle sedute alle date/turni che garantiscono la migliore copertura dei docenti; la generazione dei membri della seduta sarà effettuata nella Fase 3 e sarà tanto più semplice quanti più docenti saranno disponibili in tale data/turno. Nel pop-up vedi è possibile visualizzare: Numero di relatori disponibili nella data/turno in considerazione. Numero di docenti non relatori disponibili ed associati all Area Disciplinare in considerazione. 3.2 FASE 2: Studente - Seduta L'obiettivo della seconda fase è quello di assegnare gli studenti alle sedute previste. Per ciascuna Area Disciplinare, il sistema propone l'elenco dei laureandi, con la specifica del docente relatore. Il sistema supporta l'utente amministratore nell assegnazione di ciascun studente ad una specifica seduta, tra quelle scelte nella fase precedente. L'utente è guidato nell'assegnazione degli studenti alle sedute, in quanto il programma evidenzia, per ciascuno studente, in quali sedute il suo relatore è indisponibile (triangolino di colore rosso in alto a destra di ogni cella) e in quali i correlatori scelti risultano indisponibili (triangolino di colore giallo in basso a sinistra). Il sistema inoltre ordina gli studenti per relatore previsto, al fine di facilitare all'utente il compito di accorpare in una stessa seduta studenti con lo stesso relatore; in questo modo è possibile convocare i docenti relatori e i correlatori il minor numero di sedute possibile. Nella figura seguente è evidente che gli studenti con la dicitura SI saranno quelli convocati nella relativa EasyThesis Principali funzionalità Pag 6

7 seduta (nell esempio seguente tutti gli studenti del Prof. Barale sono convocati nella seduta del turno 14:00-17:00). Per cambiare l associazione dello studente alla seduta è sufficiente cliccare sulla dicitura NO in altre sedute; il sistema richiederà se cambiare la seduta solamente a quello studente oppure a tutti gli studenti con quello stesso relatore.. In figura vediamo come il sistema effettui un controllo di coerenza con il numero massimo di studenti che possono essere coinvolti all interno di una seduta: Colore verde: evidenzia massima corrispondenza con il numero ideale di studenti per seduta. Colore rosso: evidenzia un eccesso di studenti nella seduta rispetto al numero ideale. Colore blu: evidenzia un difetto di studenti nella seduta rispetto al numero ideale. Il controllo precedentemente descritto non è vincolante per procedere alla fase successiva. 3.3 FASE 3: Docente - Seduta L'obiettivo della terza ed ultima fase è quello di comporre la commissione di docenti per ciascuna seduta. All'utente viene presentato un elenco di docenti associati all Area Disciplinare in considerazione. L elenco dei docenti presenta inizialmente i docenti relatori (sfondo giallo) ed in seguito quelli che non risultano docenti relatori per alcuno studente nella sessione di laurea in considerazione e che sono associati all Area Didattica di riferimento. I docenti non relatori, a loro volta, sono ordinati prima in base alla loro fascia docente (docenti di prima fascia, seconda fascia, etc...) ed in seguito in base allo storico della loro presenza nelle sessioni di laurea precedentemente pianificate. EasyThesis Principali funzionalità Pag 7

8 . La scelta che l utente amministratore deve effettuare implica l'assegnazione di ciascun docente ad una o più sedute; questa operazione è possibile cliccando su una delle diciture NO all interno della griglia, operazione che permette di rendere presente un docente nella seduta in considerazione. Per aiutare l utente amministratore in questo processo, come risulta evidente nella figura precedente, il sistema pre-assegna alle sedute i docenti che sono relatori di studenti assegnati alle sedute nella fase precedente, attraverso la colorazione dello sfondo di colore verde chiaro della cella contenente il SI. E permesso, anche se solitamente molto sgradito, che il relatore di una o più tesi, all interno della seduta di laurea, non faccia parte della commissione di laurea (nell esempio vedere il caso del docente Gentile). Il sistema inoltre riporta dei triangoli rossi, in alto a destra delle diverse celle, per evidenziare le indisponibilità dei docenti nelle diverse sedute. EasyThesis Principali funzionalità Pag 8

9 Nella parte inferiore della pagina, attraverso degli opportuni contatori è possibile verificare se la commissione di laurea, pianificata per ogni seduta, rispetta le regole relative al minimo numero di docenti per fascia. Grazie alla colorazione è possibile verificare le seguenti condizioni: Colore verde: il numero di docenti per fascia è esattamente pari al valore minimo. Colore rosso: il numero di docenti per fascia è inferiore rispetto al valore minimo. Colore blu: il numero di docenti per fascia è superiore rispetto al valore minimo. Analoghe considerazioni per il valore complessivo dei membri in commissione. Nella parte destra della pagina infine, attraverso degli opportuni contatori è possibile visualizzare il numero totale di partecipazioni di ciascun docente alle diverse sedute dell Area Disciplinare; inoltre il sistema, attraverso i numeri più piccoli in alto a destra, indica rispettivamente quante sono le partecipazioni del docente a sedute di altre Aree Disciplinari all interno della stessa sessione di laurea e quante sono state le partecipazioni complessive del docente (per tutte le Aree Disciplinari ad esso associate) nella sessione di laurea immediatamente precedente. Questi contatori risultano importanti per una equa distribuzione alle sedute di laurea tra i docenti. Alla fine della procedura, per ogni seduta di laurea, il sistema richiede all utente amministratore di indicare quale è il Presidente della seduta di laurea. 3.4 Associazione contro-relatore Il livello permette l assegnazione, a ciascuno studente, di un contro-relatore della sua tesi di laurea, scelto tra i docenti facenti parte della commissione precedentemente costituita. L associazione del contro-relatore non è un operazione obbligatoria. 3.5 Ordinamento degli studenti Il livello Ordinamento degli studenti prevede la possibilità di ordinare sequenzialmente, per ogni seduta di laurea pianificata della sessione, gli studenti che andranno a discutere la propria tesi di laurea. 3.6 Assegnazione delle aule Il sistema offrirà la possibilità, facoltativamente, per ciascuna seduta, di assegnare un'aula di svolgimento delle discussioni delle tesi di laurea. Le aule che potranno essere associate alle sedute di laurea sono quelle assegnate dal sistema EasyRoom al modulo EasyThesis e alla Struttura Didattica di lavoro per l anno accademico corrente. EasyThesis Principali funzionalità Pag 9

10 4. Esportazione sessioni Il livello Esportazione sessioni permette di effettuare una pubblicazione in pdf che, per ciascuna seduta di ciascuna sessione di laurea, riporta l'elenco degli studenti assegnati, con l'insieme dei docenti facenti parte della commissione. In seguito un esempio di pubblicazione del calendario della sessione di laurea. Inoltre il sistema permette di pubblicare anche il verbale della seduta di laurea. Qualora le sedute di laurea siano state associate ad una o più aule, il sistema permette di esportare automaticamente le prenotazioni come eventi lauree su EasyRoom. EasyThesis Principali funzionalità Pag 10