Introduzione Accesso alla procedura online Creazione e comunicazione delle Edizioni dei percorsi formativi... 4
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- Niccoletta Leo
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1 PROCEDURA ON-LINE PER LA GESTIONE, RENDICONTAZIONE E LIQUIDAZIONE DEI PERCORSI FORMATIVI REALIZZATI NELL AMBITO DEL CATALOGO DELL OFFERTA FORMATIVA REGIONALE PER L APPRENDISTATO PROFESSIONALIZZANTE GUIDA OPERATIVA
2 Indice Introduzione... 1 Accesso alla procedura online... 2 Creazione e comunicazione delle Edizioni dei percorsi formativi... 4 Rendicontazione e liquidazione dei voucher Sospensione e abbandono del percorso formativo Appendice... 22
3 Introduzione Attraverso la procedura online, gli Enti di formazione (d ora in poi Enti) i cui percorsi formativi sono inseriti nel COFAP 2014 ( Catalogo Offerta Formativa Apprendistato Professionalizzante ) possono creare la modulistica necessaria per la comunicazione delle edizioni dei percorsi formativi, nonché quella relativa alla liquidazione dei voucher corrispondenti alle ore formative erogate rendicontabili, ai sensi delle Linee guida per la rendicontazione e la liquidazione dei voucher formativi per l apprendistato professionalizzante. Tale modulistica deve essere compilata e inoltrata attraverso l apposita procedura on-line disponibile sul sito fermo restando l invio della documentazione di cui ai paragrafi 2.1 e 4.1 delle Linee guida per la rendicontazione e la liquidazione dei voucher formativi per l apprendistato professionalizzante. Con la presente Guida Operativa si intende fornire un supporto all utilizzo della suddetta procedura on-line. 1
4 Accesso alla procedura online La procedura informatica è stata realizzata ottimizzando le prestazioni grafiche per i seguenti Browser: Firefox, Google Chrome, Internet Explorer; ove possibile, ai fini di una maggiore velocità delle operazioni di inserimento si consiglia l utilizzo di Firefox e Google Chrome. Per accedere alla procedura è necessario collegarsi al sito: Entrati nella pagina principale del sito (Homepage) bisogna cliccare nella sezione dedicata agli Avvisi presente nel menù a sinistra e successivamente cliccare sull Avviso N.1 del 04/09/2013. Successivamente è necessario cliccare sull apposito link Accedi qui alla PROCEDURA ONLINE. La schermata che verrà visualizzata sarà la seguente (Figura 1). Figura 1 Per accedere alla procedura occorre inserire le credenziali per l accesso al sistema già adottate per la compilazione delle richieste per l assegnazione di voucher formativi per l attuazione della formazione esterna. In caso di smarrimento della password contattare l Help Desk per ottenere una password provvisoria; in seguito sarà possibile cambiarla seguendo le fasi richiamate dal sistema 2
5 Inserite le credenziali per l accesso, occorre cliccare sul pulsante Login ; in questo modo si accede all Area Ente Formativo, così come illustrato nella Figura 2. Figura 2 3
6 Creazione e comunicazione delle Edizioni dei percorsi formativi Per poter creare le edizioni dei Percorsi Formativi, occorre cliccare sul pulsante Edizioni presente nella pagina web iniziale, così come illustrato nella Figura 3. Figura 3 Successivamente, apparirà la seguente schermata (Figura 4) Figura 4 Per poter creare una edizione bisogna cliccare sul pulsante Nuova Edizione così come illustrato nella Figura 5. 4
7 Figura 5 In seguito apparirà una schermata (Figura 6) dove sarà possibile inserire tutte le informazioni relative all edizione che si intende creare. Figura 6 La prima operazione da effettuare è quella di indicare il percorso formativo di riferimento dell edizione, cliccando prima sull icona della lente di ingrandimento e poi selezionare il percorso formativo, così come illustrato nella Figura 7 e 8. 5
8 Figura 7 Figura 8 Successivamente bisogna inserire le informazioni concernenti la data di inizio e fine della edizione prevista, nonché quelle relative alla sede operativa di svolgimento delle attività formative. È possibile inserire una o più sedi operative diverse da quella indicata nel Modulo 1, in coerenza con le esigenze degli apprendisti che parteciperanno all edizione del percorso formativo e purché la sede indicata si trovi nella provincia indicata nel Modulo 1; per inserire un altra sede operativa occorre cliccare sul pulsante Nuovo, così come illustrato nella Figura 9. 6
9 Figura 9 Attraverso tale funzione è possibile inserire le informazioni delle sedi operative dedicate allo svolgimento delle attività formative programmate. Una volta compilate tutte le informazioni relative alla edizione occorre cliccare sul pulsante Salva : in questo modo sarà creata una nuova edizione, alla quale sarà assegnato, automaticamente dal sistema, un codice identificativo, così come illustrato nella Figura 10. Figura 10 Per creare altre edizioni occorre nuovamente cliccare su Nuova Edizione e ripetere le operazioni precedenti. Il passo successivo alla creazione della edizione è quello relativo all inserimento degli apprendisti partecipanti; selezionando prima l edizione creata e cliccando poi su Inserisci apprendisti, così come illustrato nella Figura 11. 7
10 Figura 11 Successivamente viene visualizzata una maschera di gestione degli apprendisti; per poter inserire gli apprendisti bisogna cliccare su Aggiungi apprendisti, così come illustrato nella Figura 12. Figura 12 Successivamente, apparirà un elenco degli apprendisti legati al percorso formativo di riferimento della edizione creata, così come illustrato nella Figura 13. 8
11 Figura 13 In questa schermata è possibile selezionare gli apprendisti che si intende far partecipare all edizione creata; una volta completata tale operazione occorre cliccare sul pulsante Conferma apprendisti, così come illustrato nella Figura 14. Figura 14 In questo modo nella maschera di gestione degli apprendisti (vedi Figura 12) saranno presenti tutti gli apprendisti selezionati per l edizione creata; nel caso in cui si è erroneamente inserito un apprendista è possibile cancellarlo cliccando sul pulsante Cancella apprendista. Ritornando nella schermata dedicata alle edizioni create (vedi Figura 10) è possibile modificare i dati inseriti cliccando sul pulsante Modifica. Dopo aver inserito tutte le edizioni che si intendono attivare per ciascun percorso formativo è possibile procedere alla creazione del Modulo 3 - Comunicazione Edizioni dei percorsi formativi cliccando sul pulsante Completa Modulo 3, così come illustrato nella Figura 15. 9
12 ATTENZIONE! DOPO AVER CLICCATO SU COMPLETA MODULO 3 NON SARÀ PIÙ POSSIBILE CREARE ALTRE EDIZIONI DI ALTRI PERCORSI FORMATIVI E NÉ MODIFICARE I DATI INSERITI. Figura 15 Successivamente occorre cliccare sul pulsante Stampa Modulo 3, così come illustrato nella Figura 16; in questo modo sarà generato un file PDF 1, il quale dovrà essere stampato in formato cartaceo. Figura 16 Una volta stampato, Il Modulo 3 dovrà essere firmato e timbrato dal Legale Rappresentante dell Ente e corredato dalla fotocopia del documento di riconoscimento dello stesso in corso di validità, fermo restando le modalità per l invio indicate negli artt. 2.1 e 2.3 delle Linee guida per la rendicontazione e la liquidazione dei voucher formativi per l apprendistato professionalizzante 1 Durante la fase di inserimento delle informazioni relative alle edizioni e degli apprendisti partecipanti è possibile generare un file PDF contenente una bozza del Modulo 3 per verificare complessivamente i dati inseriti cliccando su Stampa Modulo 3 10
13 Nell appendice è illustrato, a titolo esemplificativo, una bozza del file PDF (Modulo 3) che sarà generato dal sistema. 11
14 Rendicontazione e liquidazione dei voucher Una volta inviato il Modulo 3, si può accedere alla sezione dedicata alla gestione delle edizioni e alla rendicontazione delle ore di formazione erogate, cliccando sul pulsante Gestione e rendicontazione così come illustrato nella Figura 17. Figura 17 Successivamente, apparirà un elenco delle edizioni create per ciascun percorso formativo (Figura 18). Figura 18 La prima operazione da effettuare è quella di confermare i dati delle edizioni, cliccando sul pulsante Modifica dati edizione. A questo punto apparirà una schermata contenente le informazioni delle edizioni (data inizio, data fine, indirizzo sede operativa) già inserite per la compilazione del Modulo 3 (Figura 19) 12
15 Figura 19 Tali informazioni possono essere cambiate oppure confermate: qualora sono applicate delle modifiche occorre sempre effettuare il salvataggio prima di uscire dalla schermata; in caso contrario occorre solo cliccare sul pulsante Esci. Una volta terminata tale operazione, occorre cliccare sul pulsante Conferma dati edizione, così come illustrato nella Figura 20. ATTENZIONE! DOPO AVER CLICCATO SUL PULSANTE CONFERMA DATI EDIZIONE NON SARÀ PIÙ POSSIBILE MODIFICARE LE INFORMAZIONI DELLA EDIZIONE SELEZIONATA. Figura 20 13
16 In seguito alla conferma delle informazioni, si può procedere al caricamento delle presenze e delle ore di formazione erogate per ciascuna delle edizioni, cliccando sul pulsante Gestione attività formative così come illustrato nella Figura 21. Figura 21 Successivamente, apparirà una schermata contenente l elenco dei moduli formativi di base e trasversali collegati al percorso formativo di riferimento (Figura 22). Figura 22 14
17 A questo punto, occorre selezionare un modulo formativo e cliccare sul pulsante Apprendisti, così come illustrato nella Figura 23. Figura 23 In seguito, apparirà l elenco degli apprendisti partecipanti: per inserire le presenze e le ore di formazione erogate occorre cliccare sul pulsante Calendario formativo, così come illustrato nella Figura
18 Figura 24 In questo modo, apparirà un calendario, all interno del quale potranno essere selezionati direttamente i giorni per i quali sono state effettuate le attività formative (Figura 25). Figura 25 16
19 Una volta selezionato un giorno specifico, occorre prima indicare il totale delle ore di lezione erogate e in seguito, selezionare la presenza ed indicare le ore di formazione frequentate per ciascun apprendista, così come illustrato nella Figura 26. Figura 26 Dopo aver inserito tutte le presenze e le ore di frequentate per il giorno di formazione selezionato, occorre cliccare sul pulsante Salva. Tali operazioni di inserimento delle presenze e delle ore frequentate devono essere ripetute per ciascun giorno di formazione e per i singoli moduli che compongono il percorso formativo. A conclusione di ciascuna edizione attivata, sarà possibile generare il Modulo 4 - Richiesta di liquidazione voucher cliccando sul pulsante Completa Modulo 4, così come illustrato nella Figura 27. ATTENZIONE! DOPO AVER CLICCATO SU COMPLETA MODULO 4 L EDIZIONE SELEZIONATA RISULTERÀ COME CONCLUSA E NON SARÀ PIÙ POSSIBILE INDICARE ALTRE PRESENZE E ORE FORMATIVE E/O MODIFICARE I DATI INSERITI. 17
20 Figura 27 Successivamente occorre cliccare sul pulsante Stampa Modulo 4, così come illustrato nella Figura 28; in questo modo sarà generato un file PDF 2, il quale dovrà essere stampato in formato cartaceo. Figura 28 Una volta stampato, Il Modulo 4 dovrà essere firmato e timbrato dal Legale Rappresentante dell Ente e firmato da tutti gli apprendisti partecipanti all edizione, corredato dalle fotocopie dei documenti di riconoscimento in corso di validità di tutti i soggetti firmatari, fermo restando le modalità per l invio indicate negli artt delle Linee guida per la rendicontazione e la liquidazione dei voucher formativi per l apprendistato professionalizzante. 2 Durante la fase di inserimento delle presenze e delle ore di formazione è possibile generare, per ciascuna edizione, un file PDF contenente una bozza del Modulo 4 per verificare complessivamente i dati inseriti cliccando su Stampa Modulo 4 18
21 Nell appendice è illustrato, a titolo esemplificativo, una bozza del file PDF (Modulo 4) che sarà generato dal sistema. 19
22 Sospensione e abbandono del percorso formativo Nella sezione Gestione e rendicontazione (Figura 21) è possibile provvedere alla sospensione ed alla disattivazione degli apprendisti che hanno sospeso/interrotto il loro percorso formativo, cliccando sul pulsante Gestione apprendisti così come illustrato nella Figura 29. Figura 29 Successivamente apparirà la seguente schermata di gestione (Figura 30) Figura 30 Per sospendere un apprendista, occorre prima selezionare un nominativo e poi cliccare sul pulsante Sospendi. In questo modo apparirà una schermata all interno della quale sarà possibile specificare le motivazioni di tale operazione. Per riattivare gli apprendisti sospesi occorre cliccare sul pulsante Attiva, fermo restando che tale riattivazione e quindi il recupero delle ore non fruite dovrà essere effettuato entro e non oltre la data di conclusione della edizione già stabilita. 20
23 Per disattivare un apprendista, occorre prima selezionare un nominativo e poi cliccare sul pulsante Disattiva. Dopo aver provveduto alla sospensione o alla disattivazione degli apprendisti, occorre completare tali procedure secondo le modalità indicate agli artt. 3.2 e 3.3 delle Linee guida per la rendicontazione e la liquidazione dei voucher formativi per l apprendistato professionalizzante. 21
24 Appendice Bozza del file PDF (Modulo 3) generato tramite la procedura. 22
25 23
26 Bozza del file PDF (Modulo 4) generato tramite la procedura. 24
27 25
28 26
29 27
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