PRTOCOLLO N. 02. MISURE DI PREVENZIONE DEI REATI NEI RAPPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE ART. 24 D.Lgs. 231/2001

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1 PRTOCOLLO N. 02 MISURE DI PREVENZIONE DEI REATI NEI RAPPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE ART. 24 D.Lgs. 231/2001 Funzioni interessate Presidente Amministrativa Finanziaria Farmacia Tecnico Manutentivo

2 1 - SCOPO / APPLICABILITÀ Lo scopo del Protocollo è definire e descrivere le modalità di prevenzione dei reati contro la Pubblica Amministrazione. Il presente protocollo si applica alla prevenzione dei seguenti reati: ART. 316 BIS - MALVERSAZIONE A DANNO DELLO STATO ART. 316 TER - INDEBITA PERCEZIONE DI EROGAZIONI A DANNO DELLO STATO ART. 640 TRUFFA ART. 640 BIS - TRUFFA AGGRAVATA PER IL CONSEGUIMENTO DI EROGAZIONI PUBBLICHE ART. 640 TER - FRODE INFORMATICA 2 DOCUMENTI DI RIFERIMENTO 2.1 Riferimenti di Legge 2.2 Documenti della Società *Modello Organizzativo Parte Generale - Modello Organizzativo Parte Speciale *Codice Etico adottato dall Ente 3 - DESCRIZIONE 3.1 GENERALITÀ / DEFINIZIONI Vedi descrizione dei reati nel Modello di organizzazione, gestione e controllo. 3.2 RESPONSABILITÀ E AZIONI GESTIONE DELLE PRESTAZIONI DA FATTURARE ALLA P.A. Non si ritiene necessario l affidamento scritto della qualifica di Responsabile dell istruttoria a persona qualificata, in quanto al Presidente sono attribuiti tutti i poteri di ordinaria amministrazione con firma libera, compreso l uso della firma sociale e la rappresentanza della Società di fronte a terzi ed in giudizio come da Statuto della Società. Pertanto il RESPONSABILE DELL ISTRUTTORIA è il Presidente che si avvale, per quanto specificamente indicato nel presente protocollo, dei Responsabili dei tre Settori previsti nell organigramma e/o dei loro Funzionari e Collaboratori. Da ora in avanti la persona indicata quale RESPONSABILE DELL ISTRUTTORIA è da intendersi il Presidente unitamente, per quanto attiene alla gestione delle attività relative alla richiesta di un contributo, alla tenuta delle registrazioni previste ed alla stesura del resoconto finale delle attività, agli inerenti Responsabili di Settore. Il RESPONSABILE DELL ISTRUTTORIA ha il compito di coordinare e controllare l operato del gruppo di lavoro che partecipa all attività. I documenti necessari all espletamento dei vari debiti informativi richiesti dalla Regione Lombardia vengono predisposti dal Direttore della Farmacia che darà l input al Settore Amministrativo Finanziario di predisporre quanto occorrente in conformità degli esiti evidenziati nei modelli predisposti dalla Regione e con preciso riferimento alle prestazioni effettivamente erogate. Verifica dell istruttoria da parte di soggetto diverso dal Responsabile dell Istruttoria: RESPONSABILE DELLA VERIFICA Il RESPONSABILE DELLA VERIFICA, è individuato nella figura del Presidente che verifica la completezza e la veridicità della documentazione predisposta (chiedendo eventualmente chiarimenti in caso di documentazione incompleta o inesatta) e autorizza il RESPONSABILE TRASMISSIONE DATI SISS all invio, tramite sistema informatico, di tutta la documentazione alla Regione Lombardia e/o

3 all ASL di competenza. La suddetta documentazione sarà validata dal Direttore della Farmacia, che agirà in qualità di Legale Rappresentante, che appone la firma digitale con carta SISS assegnata all'ente. Al fine di evitare qualsiasi intrusione nel sistema informativo della Regione Lombardia (sistema SISS) sono affidati i codici di accesso (username e password) al RESPONSABILE TRASMISSIONE DATI SISS tramite delega RICHIESTE DI CONTRIBUTI O FINANZIAMENTI EROGABILI DA ENTI PUBBLICI Le richieste relative a questo paragrafo si riferiscono a richieste di finanziamenti a seguito di bandi non derivanti da contrattualizzazione / budgettizzazione. Affidamento scritto dell istruttoria a persona qualificata: RESPONSABILE ISTRUTTORIA Affidamento con lettera di incarico, da parte del Presidente, a persona qualificata da ora in avanti denominata RESPONSABILE DELL ISTRUTTORIA della verifica di fattibilità rispetto ai requisiti indicati dal bando, della progettazione, della presentazione dell istanza di finanziamento e le attività previste nel bando. Il RESPONSABILE DELL ISTRUTTORIA ha il compito di coordinare e controllare l operato dell eventuale gruppo di lavoro che partecipa all attività. Predispone il budget da consegnare al Presidente che provvederà a sottoporlo all approvazione del Consiglio di Amministrazione prima dell invio alla Regione e/o altro erogatore pubblico. Il presidente procederà all invio della documentazione a seguito dell approvazione da parte del Consiglio di Amministrazione secondo le modalità indicate nel punto seguente) Verifica dell istruttoria da parte di soggetto diverso dal Responsabile Istruttoria Il Presidente verifica la completezza e la congruità della documentazione predisposta (chiedendo eventualmente chiarimento in caso di documentazione incompleta o inesatta) la sottopone all approvazione del Consiglio di Amministrazione e provvede ad inviare tramite i sistemi previsti nel bando, la documentazione alla Regione Lombardia e/o all ASL di competenza e/o altro erogatore pubblico dell istanza di contributo. Al fine di evitare qualsiasi intrusione nel sistema informativo della Regione Lombardia e/o altro erogatore pubblico (qualora previsto nel bando) sono affidati i codici di accesso (username e password) al RESPONSABILE DELLA VERIFICA.INCARICHI E CONSULENZE INCARICHI A FORNITORI Criteri di scelta del fornitore La scelta viene effettuata secondo le modalità e le responsabilità definite nel protocollo P-11 VALUTAZIONE DEI FORNITORI tra i fornitori, Ditte e Consulenti QUALIFICATI e deve tenere in considerazione gli aspetti di competenza ed eventuali iscrizioni in albi professionali Definizione dei contratti per acquisto di beni e servizi Tutti i contratti devono essere formalizzati per iscritto, firmati dal Presidente. e devono rispettare i seguenti requisiti: Riportare espressa accettazione del codice etico adottato dall'ente, Rispettare i criteri definiti nel protocollo P-11 VALUTAZIONE DEI FORNITORI Definire un oggetto del rapporto di consulenza coerente con l attività svolta dall'ente, Definire modalità di pagamento non in contrasto con le normative vigenti di tracciabilità (vietato uso del contante in misura superiore ai termini di legge, ecc ) Comunicare a OdV (odv@castiglioneolonaservizi.it) l elenco dei collaboratori destinatari di importi superiori a INCARICHI A DIPENDENTI E COLLABORATORI (RISORSE UMANE INTERNE) Definizione delle lettere di distacco Ogni operatore che collabora sui progetti / corsi sarà incaricato tramite Lettera di distacco in cui vengono definiti compiti e tempistica da dedicare al progetto / corso. In caso di progetti da rendicontare a costi reali, il dipendente / collaboratore, sarà tenuto alla puntuale e precisa compilazione di apposito modulo.

4 GESTIONE DELLE PRESCRIZIONI In occasione di visite ispettive da parte di Enti Pubblici preposti alla vigilanza (ASL, REGIONE, NAS, ecc.), nel caso in cui fossero rilevate irregolarità tali da far scaturire una prescrizione, il Responsabile dell area sottoposta a controllo compila il REGISTRO DELLE PRESCRIZIONI DELLE AUTORITA che viene tenuto dalla Presidenza dell'ente. La presidenza effettua immediata comunicazione all Organismo di Vigilanza degli estremi dell ingiunzione/prescrizione e, successivamente, dell avvenuta risoluzione delle non conformità rilevate dagli Enti Pubblici preposti alla vigilanza ADEMPIMENTI AMMINISTRATIVI, FISCALI E PREVIDENZIALI Le attività vengono affidate a figure professionali fidate e qualificate. Il Responsabile del Settore Amministrativo/Finanziario effettua: il controllo delle attività amministrative, fiscali e previdenziali attraverso l istituzione e il mantenimento di uno scadenziario per gli adempimenti previsti e relative attività di verifica. Verifica i flussi finanziari (situazione banche) Collaborazione e messa a disposizione di tutti gli elementi necessari al controllo da parte dell organo di revisione. 3.3 COMUNICAZIONI ALL ORGANISMO DI VIGILANZA ATTIVITA' RESPONSABILE COMUNICAZIONE GESTIONE DELLE PRESTAZIONI DA Settore FATTURARE E TARIFFARE ALLA P.A. Amministrativo/Finanziario- Semestrale- RICHIESTE DI CONTRIBUTI O FINANZIAMENTI EROGABILI DA ENTI PUBBLICI Presidente- Al verificarsi della richiesta comunicazione all'odv di tutti i INCARICHI E CONSULENZE Presidente- contratti di importo superiore a La presidenza effettua immediata comunicazione all Organismo di Vigilanza degli estremi GESTIONE DELLE PRESCRIZIONI Presidente dell ingiunzione/prescrizione e, ADEMPIMENTI, FISCALI E PREVIDENZIALI Presidente - successivamente, dell avvenuta risoluzione delle non conformità rilevate dagli Enti Pubblici preposti alla vigilanza. Semestrale 4 INFORMAZIONE E FORMAZIONE Il presente Protocollo dovrà essere comunicato e spiegato a cura del Presidente a tutte le Funzioni afferenti al Settore Amministrativo Finanziario, Farmacia e Tecnico Manutentivo. Considerato il carattere confidenziale e l unicità delle decisioni che sono poste in capo esclusivamente al Presidente, non si ritiene opportuno procedere ad alcuna formazione. Resta inteso che le Funzioni appartenenti ai tre Settori sopra indicati, saranno coinvolte direttamente dal Presidente trasferendo ad esse ogni pertinente informazione. Per i nuovi assunti il training adeguato, previa verifica della opportunità di un loro coinvolgimento alla luce delle mansioni loro affidate, sarà effettuato al momento dell'assunzione sotto la responsabilità delle Funzioni appartenenti.

5 5 SISTEMA DISCIPLINARE Il presente protocollo costituisce parte integrante del Modello Organizzativo della Fondazione e, pertanto, l'inosservanza dei principi in esso contenuti rappresenta una violazione di detto Modello e comporta quindi l'applicazione del sistema disciplinare adottato dall Ente così come riportato nel Modello.