IL DIRETTORE DELL AGENZIA DI INFORMAZIONE FINANZIARIA

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1 IL DIRETTORE DELL AGENZIA DI INFORMAZIONE FINANZIARIA VISTA la Legge 17 giugno 2008, n. 92, Disposizioni in materia di prevenzione e contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, e in particolare l articolo 4, comma 1, lettera d), in base al quale l Agenzia emana Istruzioni relative alla prevenzione e al contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, EMANA l acclusa Istruzione n in materia di contrasto del riciclaggio e del finanziamento al terrorismo. San Marino, 25 maggio 2011 FIRMATO: Il Direttore Nicola Veronesi

2 ISTRUZIONE IN MATERIA DI CONTRASTO DEL RICICLAGGIO E DEL FINANZIAMENTO AL TERRORISMO anno 2011 / numero 01

3 TIPOLOGIE DI OPERAZIONI SOSPETTE E PROCEDURE DI ESAME DELLE OPERAZIONI DI CUI ALL ARTICOLO 36 DELLA LEGGE 17 GIUGNO 2008 N. 92 E SUCCESSIVE MODIFICHE Con il presente provvedimento, l in ossequio a quanto disposto dal Gruppo di Azione Finanziaria Internazionale (GAFI) intende fornire ai soggetti designati di cui all articolo 17 della Legge 17 giugno 2008 n. 92 e successive modifiche o integrazioni, ulteriori misure atte ad implementare quanto disposto dall articolo 36 della precitata Legge e contenuto nelle Raccomandazioni 13 e Speciale IV del GAFI, già comunque precedentemente regolamentate dall AIF, di seguito riportate: Segnalazione di operazioni sospette legate al riciclaggio (Raccomandazione 13) Se un istituto finanziario sospetta ovvero ha motivi ragionevoli per sospettare che i fondi costituiscano proventi di un attività criminale, ovvero siano correlati al finanziamento del terrorismo, tale istituto dovrebbe essere tenuto, direttamente per legge o regolamento, a segnalare tempestivamente i propri sospetti alla FIU. Segnalazione di operazioni sospette legate al terrorismo (Raccomandazione Speciale IV) Se gli istituti finanziari, o altre imprese o enti soggetti agli obblighi di antiriciclaggio, sospettano o hanno ragione di sospettare che dei fondi siano in qualche modo legati, associati o destinati a essere utilizzati ai fini del terrorismo, di atti terroristici o organizzazioni terroristiche, essi devono essere obbligati a segnalare tempestivamente i loro sospetti alle autorità competenti. La presente Istruzione, pertanto, integra la n e sostituisce l Istruzione n alla luce dell esperienza maturata e delle innovazioni tecnologiche sopraggiunte. Finalità La presente Istruzione è adottata in forza dell articolo 4, comma 1, lettera d), della Legge n. 92/2008 e, nello spirito della Legge medesima, persegue il rafforzamento dei presidi utili a prevenire e a contrastare i fenomeni del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo. Tenuto conto, in particolare, che la presente Istruzione introduce un nuovo sistema automatizzato di segnalazione via web, esso si pone l obiettivo di: a) fornire un canale di comunicazione omogeneo ed affidabile a tutti i soggetti designati per la segnalazione di operazioni sospette; b) standardizzare i contenuti della segnalazione aumentando la qualità dei dati in forma strutturata; c) accrescere la possibilità di fornire all Agenzia documenti allegati in forma elettronica; d) aumentare le informazioni reperibili nei sistemi informativi attraverso processi di estrazione automatici.

4 Articolo 1 Destinatari Tutti i soggetti designati di cui all articolo 17 della Legge 17 giugno 2008 n. 92 e successive modifiche o integrazioni. Articolo 2 Definizioni Ai fini della presente Istruzione valgono le definizioni di cui alla Legge 17 giugno 2008 n. 92. Deve inoltre intendersi per: a) Legge : la Legge 17 giugno 2008 n. 92 e successive modifiche o integrazioni; b) Sistema automatizzato di segnalazione di operazioni sospette : specifici siti WEB di proprietà di AIF, dedicati alla compilazione ed invio delle segnalazioni di operazioni sospette. Articolo 3 Principi generali 1. Il soggetto designato deve effettuare senza ritardo una segnalazione all Agenzia di Informazione Finanziaria, attraverso il sistema automatizzato, ogniqualvolta sospetti che: a) le risorse economiche, il denaro o i beni oggetto delle operazioni richieste dal cliente: a.1) provengano da misfatto di riciclaggio o possano essere impiegati per commettere il misfatto di riciclaggio; a.2) provengano da misfatto di finanziamento del terrorismo o possano essere impiegati per commettere il misfatto di finanziamento del terrorismo; b) i fondi per i quali sanno, sospettano o hanno motivo di sospettare che gli stessi siano collegati, in relazione o possano essere usati per finalità di terrorismo, atti terroristici, organizzazioni terroristiche e da chi finanzia il terrorismo, o da un terrorista. 2. Il soggetto designato deve segnalare senza ritardo all qualunque persona o qualsiasi fatto che possa essere collegato alle fattispecie di cui al comma 1 per qualsiasi circostanza conosciuta dal soggetto designato in ragione dell attività da questo svolta. Articolo 4 Quando si genera il sospetto Il sospetto si genera quando il soggetto designato è indotto a ritenere che le operazioni richieste dal cliente, in relazione alla loro natura, alle caratteristiche o all importo delle stesse, o per qualsiasi altra circostanza, siano prive di giustificazione o in contrasto con le caratteristiche finanziarie, economiche o patrimoniali, nonché professionali che qualificano il cliente. Sovvengono, al riguardo, anche gli indicatori di anomalia esemplificativi e non esaustivi riportati nel sistema automatizzato di segnalazione delle operazioni sospette. Articolo 5 Ambito delle segnalazioni Una volta generatosi il sospetto, l obbligo di segnalazione sussiste sempre, anche se i fatti o le situazioni rilevate come sospette non appaiono collegate a reati presupposto. Ciò in considerazione delle finalità di prevenzione della normativa di contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo, tenuto conto che l art. 1, commi 2 e 3, della Legge estende le fattispecie rilevanti a tal fine e le circostanze utili alla loro individuazione oltre quelle previste dagli articoli 199 e 199 bis del codice penale. Articolo 6 Operazioni anomale, inusuali o critiche Una operazione che appaia anomala, inusuale o sia da considerarsi critica ai sensi dell Istruzione n , non necessariamente è da ritenersi sospetta (si pensi a puro titolo esemplificativo ai proventi generati dalla vendita di un immobile, ad un lascito ereditario o ad altre fattispecie), ma impone al soggetto designato una valutazione approfondita al fine di escludere totalmente il sospetto di cui all articolo 36 della Legge. 1 L Istruzione n definisce operazione critica ogni operazione che per la complessità, per l importo insolitamente elevato o per lo schema insolito di esecuzione rispetto al profilo economico, finanziario e patrimoniale, nonché professionale del cliente, necessita di una concreta verifica di compatibilità rispetto al profilo del cliente stesso.

5 Articolo 7 Il Responsabile Incaricato Il Responsabile Incaricato di cui all articolo 42 della Legge, figura preposta alla ricezione, all approfondimento ed alla eventuale trasmissione di operazioni sospette all, deve possedere adeguate competenze professionali e contribuire a sua volta alla formazione dei dipendenti in materia. Articolo 8 Segnalazioni interne I soggetti finanziari e gli altri soggetti designati che hanno nominato il Responsabile Incaricato ai sensi dell articolo 43 della Legge, adottano un regolamento interno volto ad assicurare ai propri dipendenti sia la possibilità autonoma di inviare una segnalazione interna al Responsabile Incaricato qualora rilevi una operazione, un rapporto, un soggetto o un fatto come sospetti, sia la riservatezza sull identità della persona segnalante prevista dall articolo 40 della Legge. Il regolamento deve prevedere misure idonee ad assicurare la segretezza del contenuto della segnalazione. I soggetti designati devono altresì portare a conoscenza di tutti i propri dipendenti il nominativo del Responsabile Incaricato al quale inoltrare le segnalazioni. La persona che rileva un operazione, un rapporto, un soggetto o un fatto come sospetto, pur avendo la facoltà di consultarsi con il responsabile pro-tempore della propria unità operativa, deve considerare che: a) la trasmissione di una segnalazione riveste sempre carattere di urgenza, come si desume dall articolo 36 della Legge ( senza ritardo ), non essendo giustificato un ritardo dalla attesa di un parere da parte del responsabile; b) resta obbligato personalmente all invio della segnalazione anche se decide di consultarsi con il proprio responsabile e non gli è consentito demandare ad altri la decisione di trasmettere o meno una segnalazione. Articolo 9 Ricezione delle segnalazioni interne da parte del Responsabile Incaricato ed approfondimento delle stesse Fatto salvo quanto previsto al comma 6 dell articolo 42 della Legge, il Responsabile Incaricato riceve le segnalazioni interne. Il Responsabile Incaricato deve prendere in considerazione ogni segnalazione pervenuta dai dipendenti, deve condurre una approfondita disamina e redigere una relazione di approfondimento, datata e firmata. A tale scopo il soggetto designato deve consentire al Responsabile Incaricato di avere libero accesso ad ogni informazione e documentazione (incluse quelle utilizzate per l adeguata verifica della clientela) nella disponibilità del soggetto designato stesso. Il Responsabile Incaricato può richiedere ulteriori informazioni in relazione al cliente, rivolgendosi direttamente a quest ultimo oppure attraverso altri dipendenti (es. coloro che sono i referenti abituali del cliente); tuttavia il Responsabile Incaricato o chiunque altro si relazioni con il cliente, deve adottare tutte le cautele necessarie al fine di scongiurare che il cliente possa sospettare che la sua posizione è oggetto di approfondimento interno. Qualora la rilevanza e/o l urgenza della segnalazione lo consigli, il Responsabile Incaricato dovrà valutare la possibilità di inviare una prima segnalazione all Agenzia, completa delle informazioni essenziali, alla quale far seguire, una volta terminato l approfondimento, una segnalazione di integrazione (es. nel caso si ravvisi la necessità di estendere l analisi anche ad altre posizioni collegate al cliente, senza che questa determini un ritardo nell inoltro della segnalazione). Articolo 10 Contenuti riguardanti la relazione di approfondimento I contenuti minimi dell analisi svolta, che debbono essere riportati nella relazione di approfondimento prevista nel precedente articolo sono: 1. Informazioni sulla relazione: a) luogo e data di compilazione della relazione;

6 b) nome e cognome del responsabile incaricato che la redige. 2. Informazioni e dati sulla clientela: a) informazioni, documenti e dati di cui agli articoli 2, 3 e 4 dell Istruzione n o eventuale documentazione prevista dall istruzione nel caso di identificazione eseguita tramite soggetti terzi; b) situazione economica, finanziaria e patrimoniale, nonché professionale del cliente; c) profilo di rischio attribuito al cliente al momento dell apertura del rapporto continuativo o all esecuzione dell operazione occasionale ed eventuali variazioni nel corso del rapporto ai sensi dell Istruzione ; d) dati assunti sulla clientela mediante data-base commerciali o altri information provider; e) esito della verifica effettuata sui siti internet contenenti liste in materia di contrasto al terrorismo internazionale; f) se il cliente è persona politicamente esposta; g) l eventuale titolare effettivo di cui all Istruzione Informazioni e dati sull operazione o sul rapporto: a) tipologia e numero di rapporto continuativo o di operazione occasionale; b) periodo di operatività oggetto di analisi del rapporto continuativo o data dell operazione occasionale; c) descrizione dell operatività (ad esempio : il numero di operazioni, la frequenza, l importo, la motivazione/causale); d) scopo e natura del rapporto continuativo o dell operazione occasionale; e) ultima data in cui è stato effettuato un monitoraggio del cliente. 4. Valutazioni finali: a) giudizio motivato sulla compatibilità/congruità di scopo e natura dell operazione/rapporto con gli aspetti significativi della situazione economica, finanziaria e patrimoniale, nonché quella professionale del cliente; b) valutazione sull eventuale modifica, in conseguenza dell analisi svolta nel corso della valutazione, del profilo di rischio del cliente e conseguente decisione; c) ogni altro elemento significativo emerso in fase di analisi. 5. Documentazione da allegare: a) copia del documento di riconoscimento del cliente; b) copia della documentazione utilizzata ai fini della adeguata verifica; c) eventuale relazione prevista dall istruzione nel caso di segnalazione derivante da valutazione di operazioni critiche. Il responsabile incaricato, completate le proprie valutazioni e assunte le relative determinazioni, dovrà dare comunicazione in forma sintetica al soggetto segnalante della decisione assunta (ad esempio : segnalazione inoltrata ad AIF ovvero segnalazione archiviata ). La relazione di approfondimento, completa delle valutazioni, delle determinazioni assunte e della documentazione ad essa associata, deve essere conservata per almeno 5 anni dalla data di compilazione della stessa, in luogo sicuro. Qualora il Responsabile Incaricato decida di non inoltrare una segnalazione all Agenzia, le motivazioni alla base di tale decisione dovranno risultare per iscritto, ed essere conservate assieme alla relazione di analisi con la quale è stata approfondita la segnalazione interna.

7 Articolo 11 Inoltro della segnalazione all La segnalazione di cui all articolo 36 della Legge deve essere trasmessa all Agenzia, per via informatica, attraverso il sistema automatizzato di segnalazione delle operazioni sospette. I soggetti designati potranno accedere allo specifico sito web dell AIF dedicato a tale scopo: - per i soggetti designati finanziari; - per i restanti soggetti designati. Nel manuale di compilazione (denominato Allegato Tecnico ), messo a disposizione dei soggetti designati sui predetti siti web, sono riportate tutte le avvertenze per la corretta compilazione e per l inoltro della segnalazione tramite il sistema automatizzato. Articolo 12 Segnalazione in forma verbale Qualora una segnalazione, ai sensi dell articolo 36, comma secondo, della Legge, avvenga in forma verbale, il soggetto designato è comunque tenuto a trasmettere senza ritardo (e comunque entro le 48 ore successive alla dichiarazione resa) all Agenzia, la segnalazione elettronica di cui all art. 11 fornendo tutti i dati e le informazioni necessarie per eseguire l analisi finanziaria. La segnalazione in forma verbale può essere resa di persona di fronte ad impiegato o funzionario dell Agenzia, nella sua veste di Pubblico Ufficiale, il quale provvede ad identificare il segnalante mediante documento di riconoscimento ed annota sommariamente i fatti di maggior rilievo. In tale caso, il personale dell Agenzia rilascia, a chi effettua la segnalazione verbale, copia del documento nel quale sono stati annotati sommariamente i fatti di maggiore rilievo; la copia del documento consegnata al personale dell Agenzia deve essere tempestivamente depositata presso la sede del soggetto designato. Articolo 13 Documenti da allegare alla segnalazione Alla segnalazione trasmessa all Agenzia deve essere allegato, in formato elettronico, ogni documento capace di fornire elementi utili all analisi da parte dell, poiché il valore di una segnalazione dipende dalla qualità dei dati e delle informazioni che essa contiene. Il sistema automatizzato di segnalazione delle operazioni sospette è in grado di recepire documenti allegati fino ad un massimo, per singolo documento, di 10 Megabytes. La documentazione eccedente tale soglia deve essere trasmessa sempre in formato elettronico utilizzando supporti di memorizzazione (CD, DVD, USB KEYS, ecc.), in grado di contenerla. Sarà discrezione dell AIF richiedere documentazione in forma cartacea in sostituzione di quella elettronica. L AIF potrà inoltre stabilire tempo per tempo l uso di appositi standard tecnici per meglio strutturare l inoltro di dati ed informazioni necessarie all analisi. Articolo 14 Valutazioni e comportamenti conseguenti alla segnalazione I soggetti designati devono eseguire un attento monitoraggio, di ogni operazione eseguita dal cliente o sul rapporto del cliente, successivamente all inoltro di una segnalazione all Agenzia. In tal caso il soggetto designato dovrà valutare, caso per caso, la possibilità di segnalazioni integrative, contattando se del caso direttamente l Agenzia. L Agenzia può contattare il Responsabile Incaricato per assicurarsi di disporre di tutte le informazioni rilevanti relative ad una segnalazione. Al riguardo può richiedere anche informazioni ulteriori rispetto a quelle segnalate, dati e documentazione integrativa.

8 Articolo 15 Segreto sulle segnalazioni La sanzione penale di cui all articolo 53 della Legge concerne la violazione del segreto, sia nell ambito della procedura di segnalazione interna, sia nell ambito delle segnalazioni ex articolo 24, comma 1, e articolo 36. Il regime di segretezza si applica ai sensi dell articolo 53 bis - altresì alle eventuali richieste di informazioni formulate dall Agenzia di propria iniziativa. Articolo 16 Entrata in vigore e abrogazioni La presente Istruzione entra in vigore: a) Il 6 giugno 2011 per i soggetti designati finanziari banche ; b) Il 5 settembre 2011 per i soggetti finanziari di cui all articolo 18 della Legge, diversi da quelli di cui alla precedente lettera a); c) Il 1 gennaio 2012 per i soggetti designati di cui agli articoli 19 e 20 della Legge. Da tali date si intende abrogata, per le diverse tipologie di soggetti, l Istruzione n e tutte le precedenti disposizioni in contrasto con la presente. Parimenti, laddove nelle altre Istruzioni si fa rinvio all Istruzione n , si deve intendere n San Marino, 25 maggio 2011