Le nuove istruzioni per i bilanci XBRL

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1 Le nuove istruzioni per i bilanci XBRL di Antonio Gigliotti Pubblicato il 23 maggio 2011 anche per quest anno i bilanci dovranno essere inviati alle Camere di Commercio nel formato XBRL: vediamo tutte le novità per il 2011 L obbligo, a partire dalla campagna bilanci 2010, del deposito dei bilanci in formato XBRL va nell ottica dell ammodernamento della comunicazione finanziaria. L utilizzo del medesimo formato per tutti i bilanci consentirà la comparazione dei dati contabili nell ambito di analisi economiche e statistiche, e le imprese, dal canto loro, potranno sfruttare il patrimonio informativo derivante dai bilanci depositati. Data l importanza e anche il carattere obbligatorio del deposito dei bilanci in formato XBRL, Unioni Camere e CNDCEC hanno stilato una serie di istruzioni per le società nella Circolare del il 12 aprile scorso. Il livello di standardizzazione della comunicazione finanziaria italiana è, ancora oggi, connotato da un significativo impiego di supporti cartacei e, quindi, inefficiente per la trasmissione e gestione delle informazioni. Un ammodernamento della comunicazione finanziaria, che utilizzi le tecnologie disponibili, e consenta di agevolare la gestione sia nella fase di definizione dei contenuti che in quella di scambio e loro distribuzione, si rende, allora, necessaria. 1

2 In tale direzione è stato, infatti, previsto l obbligo, a partire dalla campagna bilanci 2010, del deposito dei bilanci in formato XBRL che è il formato per la comunicazione elettronica di informazioni finanziarie. L XBRL L XBRL (Extensible Business Reporting Language) è un linguaggio per la comunicazione elettronica di informazioni finanziarie, che fa capo ad un consorzio internazionale presente in 18 paesi attraverso giurisdizioni nazionali. Si tratta di un linguaggio di contrassegno estensibile, che è stato creato appositamente per la comunicazione dei dati economico-finanziari in formato elettronico elaborabile. L utilizzo del formato XBRL permette, infatti, di superare alla fonte le problematiche connesse all eterogeneità dei formati e degli schemi contabili adottati nei diversi rendiconti, consentendo lo scambio e la corretta interpretazione delle informazioni finanziarie, anche in ambito internazionale. La codifica informatica di tipo XBRL si attua definendo e attribuendo ad ogni campo del documento contabile, un identificativo (un ID, un codice chiave), che consente la corretta generazione delle voci di bilancio, in base ai principi normativi vigenti, definendo così la tassonomia del documento. La tassonomia La tassonomia XBRL rappresenta una sorta di dizionario di voci contabili contenente le definizioni, le traduzioni, le relazioni, le regole ed i concetti che sottendono le informazioni che verranno rappresentate nel documento contabile. Essa consente una loro analitica presentazione, interpretazione ed elaborazione. 2

3 Lo schema di tassonomia ITCC (Italia Codice Civile), attualmente definito secondo i principi contabili italiani stabiliti per la redazione del bilancio civilistico, riguarda le tabelle di: Stato Patrimoniale; Conto Economico; Conti d ordine I vantaggi del formato XBRL La modalità divenuta ora obbligatoria porterà vantaggi su diversi fronti. In primo luogo le imprese potranno sfruttare il patrimonio informativo derivante dai bilanci depositati in quanto elaborabili. XBRL non dovrà essere considerato soltanto un adempimento in più, ma un opportunità. Tra l altro, l utilizzo del medesimo formato per tutti i bilanci consente la comparazione dei dati contabili nell ambito di analisi economiche e statistiche. Evidenti i vantaggi offerti dal formato XBRL anche per quanto concerne il risparmio dei costi per gli operatori economici, le Camere di Commercio e in generale la Pubblica Amministrazione, nella trasmissione e nella gestione delle informazioni. Infatti l estensione XBRL consentirà di velocizzare ed automatizzare i controlli da parte del Sistema Camerale. Quando depositare il bilancio in formato XBRL Le società di capitali e le cooperative devono depositare il bilancio d esercizio presso l Ufficio del Registro delle imprese entro trenta giorni dalla data della sua approvazione. Dal momento che il 30 aprile è la data ultima per la convocazione dell assemblea chiamata, 3

4 in prima convocazione, per l approvazione del bilancio, il bilancio deve essere depositato entro il 30 maggio. Chi deve depositare il bilancio in formato XBRL Il D.P.C.M. del 10 dicembre 2008 e il successivo comunicato del Ministero dello Sviluppo Economico (G.U. n. 48 del 27/02/2009) hanno chiarito che l obbligo del deposito del bilancio in formato XBRL è in vigore già dal 2009 per le società che chiudono l esercizio dopo il 16/02/2009. Sono esclusi i bilanci approvati in date successive al 16 febbraio 2009, ma riferiti a chiusure d esercizio precedenti. In particolare la presentazione in formato XBRL è prevista per le istanze di deposito dei bilanci individuati dall elenco seguente: Bilancio ordinario (codice atto 711); Bilancio abbreviato (codice atto 712); Bilancio consolidato di esercizio (codice atto 713); Situazione Patrimoniale di consorzi (codice atto 720). Sono, quindi, obbligati a depositare il bilancio in formato XBRL le seguenti società: Società a responsabilità limitata (Srl); Società per azioni (Spa); 4

5 Società in accomandita per azioni (Sapa); Società in nome collettivo (Snc) e Società in accomandita semplice (Sas) interamente possedute da società di capitali obbligate a redigere il bilancio consolidato; Società cooperative e loro consorzi; Consorzi Fidi; Consorzi con attività esterna; Società consortili; Società estere aventi sede secondaria in Italia; Mutue assicuratrici; Enti autonomi lirici, istituzioni concertistiche trasformate in fondazioni di diritto privato; Gruppi Europei di Interesse Economico (GEIE). Casi particolari Le società di capitali che si sono trasformate in società di persone e/o che sono state incorporate in altre per fusione prima dell approvazione del bilancio, non sono tenute al deposito del bilancio. Le società di persone che si sono trasformate in società di capitale sono tenute al deposito del bilancio a seconda della durata di chiusura del primo esercizio prevista nell atto di trasformazione. Le società di capitali che trasferiscono la sede in altra provincia depositano il bilancio presso la CCIAA ove sono iscritte al momento del deposito. Le società in liquidazione NON devono depositare il bilancio iniziale di liquidazione, obbligatorio solo ai fini fiscali, mentre devono depositare il bilancio di esercizio previsto dallo statuto. 5

6 Le società di persone i cui soci illimitatamente responsabili siano SPA, SAPA ed SRL, sono tenute a redigere ed a depositare nel registro delle imprese il bilancio consolidato. Cosa presentare Il bilancio che le società dovranno depositare sarà composto da: stato patrimoniale; conto economico; nota integrativa. Esso deve essere corredato: dalla relazione sulla gestione degli amministratori (tale documento può essere omesso, se il bilancio è redatto in forma abbreviata ai sensi dell articolo 2435 bis del Codice Civile, purché la nota integrativa contenga le informazioni richieste dai numeri 3 e 4 dell articolo 2428 C.C.); dalla relazione del collegio sindacale (se esistente); dal verbale di approvazione dell assemblea. Per il 2011 la versione di tassonomia attualmente disponibile per i bilanci civilistici, non è ancora in grado di codificare l intero bilancio (in particolare la nota integrativa), pertanto i soli prospetti contabili (Stato Patrimoniale e Conto Economico) dovranno essere depositati in formato XBRL 6

7 La Circolare di Unioni Camere e CNDCEC Data l importanza, e anche il carattere obbligatorio del deposito dei bilanci in formato XBRL, Unioni Camere e CNDCEC hanno stilato una serie di istruzioni per le società nella Circolare del 12 aprile scorso. Per prima cosa la Circolare chiarisce quali sono le modalità di presentazione dei bilanci che, per la maggior parte delle società di capitali, deve essere depositato al Registro delle Imprese in formato XBRL. La domanda di deposito del bilancio deve avvenire utilizzando l apposita modulistica, già utilizzata in passato, le cui specifiche tecniche sono state approvate dal Ministero dello Sviluppo Economico con il decreto ministeriale del 14 agosto Il modulo che dovrà essere utilizzato sarà il tradizionale Modulo B, per la cui compilazione si deve fare riferimento alla circolare del 9 settembre 2009 n. 3628/C. In secondo luogo la Circolare dà una serie di indicazione circa il formato per la redazione del bilancio di esercizio e consolidato. In particolare, la Circolare spiega come i prospetti contabili, costituiti da stato patrimoniale e conto economico, debbano essere codificati esclusivamente in formato XBRL sulla base della tassonomia vigente. La nota integrativa e tutti gli altri documenti che accompagnano il bilancio, ad esempio la relazione sulla gestione, la relazione del collegio sindacale, il giudizio del revisore contabile ed il verbale di approvazione dell assemblea, saranno allegati alla pratica in formato PDF/A, non potendo essere ancora resi nel nuovo formato elettronico elaborabile.il prospetto contabile in formato PDF/A dovrà essere allegato alla pratica di deposito in aggiunta al formato XBRL solo nell ipotesi in cui la vigente tassonomia non sia sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale. Ciò nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e verità di cui all art del codice civile. 7

8 In questo senso, molte sono state le difficoltà che si sono riscontrate l anno trascorso con la tassonomia di riferimento, laddove non c è stata aderenza tra il prospetto contabile in formato XBRL e quello approvato in assemblea. In questi casi, infatti, si è verificato un doppio deposito, sia in formato XBRL che PDF/A. La tassonomia: la nuova versione Per tali motivi, evitare, cioè, il doppio deposito, il 3 febbraio scorso è stata approvata una nuova versione della tassonomia che consente agli operatori di eliminare alcune difformità tra la tassonomia e le informazioni del prospetto presentato in assemblea. Dal 4 febbraio 2011 è disponibile sui siti web di Xbrl e DigitPa la nuova versione della tassonomia (versione ), creata al fine di rendere ancora più efficace l elaborazione dei prospetti contabili. In particolare la nuova versione ha introdotto tre modifiche che prevedono: una nuova scheda anagrafica in grado di contemplare tutte le disposizioni previste dagli artt e 2497-bis del Codice Civile, fondamentale per la trasparenza societaria e la qualità dell informazione; un maggior livello di dettaglio nei conti d ordine e riserve; un miglioramento della traduzione automatica dei prospetti contabili di bilancio in inglese, francese e tedesco. Lo scopo principale della nuova versione della tassonomia è quello di evitare che le società che hanno l obbligo di presentare il bilancio al Registro delle imprese presentino il bilancio sia in formato XBRL (perché ne hanno l obbligo), sia, per prudenza, in formato PDF/A (fenomeno noto come doppio deposito ). La nuova versione della tassonomia consente, infatti, agli operatori di eliminare alcune difformità 8

9 tra la tassonomia e le informazioni del prospetto presentato in assemblea. Per quanto riguarda la nuova scheda anagrafica, essa consente di considerare tutti i dati previsti dall art del c.c. secondo il quale devono essere indicati: la sede della società e l ufficio del registro delle imprese presso il quale è iscritta; l ufficio e il numero di iscrizione; il capitale delle società per azioni, in accomandita per azioni e a responsabilità limitata, secondo la somma effettivamente versata e risultante dall ultimo bilancio; lo stato di liquidazione; l ipotesi che le società per azioni e le società a responsabilità limitata siano partecipate da un unico socio. Si tratta di un passo importante dal momento che è prevista una sanzione che va da 206 a 2.065, irrogata a ciascun componente dell organo amministrativo, se non sono rispettate la disposizioni sulle informazioni anagrafiche contenute nell art del c.c. Per ciò che concerne le informazioni che precedentemente non potevano essere indicate, è previsto che le riserve non presenti nella tassonomia e raggruppate nella voce altre riserve o altri conti d ordine siano dettagliabili attraverso una nota testuale a piè di pagina. La tecnica della nota a piè di pagina, dovrebbe ridurre drasticamente i fenomeni di doppia presentazione (prospetto XBRL e prospetto in formato PDF/A) offrendo l opportunità agli operatori di poter mantenere le medesime descrizioni e valori, per le riserve e i conti d ordini esposti nei bilanci redatti sia in forma ordinaria che abbreviata, producendo il prospetto XBRL con il necessario livello di dettaglio. 9

10 Inoltre, la nuova versione consente di adottare anche per il bilancio abbreviato il dettaglio delle riserve della voce A.VII del patrimonio netto, nella medesima modalità prevista nella tassonomia XBRL per i bilanci redatti in forma ordinaria. Con la nuova versione della tassonomia è stata migliorata la traduzione automatica delle voci di bilancio in inglese e tedesco nei prospetti contabili depositati. Alcuni termini della versione inglese sono stati rivisti per coerenza rispetto alla traduzione di analoghi concetti già operata a livello di vocabolario Ifrs, mentre, per la traduzione in tedesco fondamentale è stato il supporto della Camera di Commercio di Bolzano. La sottoscrizione dei documenti e la dichiarazione di conformità La circolare fornisce anche altre indicazioni in merito ai soggetti che possono sottoscrivere i documenti e rendere la dichiarazione di conformità. Per ciò che concerne la sottoscrizione della domanda di deposito del bilancio, la stessa può essere firmata: da un amministratore o dal liquidatore della società; dal professionista incaricato ai sensi dell articolo 31, commi 2 quater e 2 quinquies della legge 24 novembre 2000 n Il professionista, deve dichiarare di essere stato incaricato dalla società ad eseguire l adempimento pubblicitario. da un rappresentante dell amministratore o del liquidatore della società, cui sia stata conferita procura ai sensi dell art. 38, comma 3-bis del DPR n. 445/2000, sottoscritta in forma autografa dall amministratore o dal liquidatore e accompagnata dal documento d identità del conferente procura. 10

11 La dichiarazione di conformità del prospetto contabile in formato XBRL al documento conservato dalla società, può essere, invece, resa dal professionista incaricato, ovvero dal soggetto cui è conferito la rappresentanza ai fini della presentazione dell stanza di deposito ex, art. 38, comma 3- bis DPR 445/2000. Soggetti esonerati La circolare individua anche i soggetti esonerati dalla presentazione del bilancio in formato XBRL che sono i soggetti che redigono i bilanci in base ai principi contabili internazionali IAS/IFRS, ai sensi dell art. 3, comma 2 lett. b) del DPCM 10 dicembre Elenco dei soci La circolare chiarisce che occorre distinguere tra le società a responsabilità limitata e gli altri tipi di società di capitali al fine di determinare l obbligatorietà del deposito dell elenco dei soci. Per le società a responsabilità limitata e consortili a responsabilità limitata, dal 30 marzo 2009 è stato abolito l obbligo di deposito dell elenco soci. Pertanto, a partire da tale data le società a responsabilità limitata e le società consortili a responsabilità limitata non devono più depositare l elenco soci. Per le società per azioni, società in accomandita per azioni e società consortili per azioni è fatto obbligo di trasmissione telematica mediante utilizzo della firma digitale anche del deposito per l iscrizione dell elenco soci di cui al comma 2 dell articolo 2435 C.C. Le società per azioni, in accomandita per azioni e le società consortili per azioni, sono tenute, quindi, al deposito dell elenco dei soci riferito al periodo che intercorre tra la data di approvazione dell ultimo bilancio e la data di approvazione del bilancio attuale. 11

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