GUIDA SINTETICA PER LA PRESENTAZIONE DELLE PRATICHE DI DEPOSITO DEI BILANCI DI ESERCIZIO. campagna 2012 bilanci rev

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1 GUIDA SINTETICA PER LA PRESENTAZIONE DELLE PRATICHE DI DEPOSITO DEI BILANCI DI ESERCIZIO 1

2 INFORMAZIONI GENERALI Le società di capitali e le cooperative depositano il bilancio d'esercizio presso l'ufficio del Registro delle Imprese entro trenta giorni dalla data della sua approvazione utilizzando i seguenti codici: 711 per il Bilancio Ordinario, 712 per il Bilancio Abbreviato, 713 per il Bilancio Consolidato e indicando quale data atto la data di chiusura dell'esercizio. Come noto, il DPCM 10/12/2008, contenente le Specifiche tecniche del formato elettronico elaborabile (XBRL) per la presentazione dei bilanci di esercizio e consolidati e di altri atti del registro delle imprese, ha imposto l'obbligo di presentare nel formato XBRL i bilanci ed i relativi allegati. Per la campagna bilanci 2012, la versione di tassonomia attualmente disponibile per i bilanci civilistici non è ancora in grado di codificare l'intero bilancio (in particolare, la nota integrativa). Pertanto, è necessario il ricorso alla modalità di presentazione già in vigore durante le precedenti campagne bilanci 2010 e In merito all'istanza di deposito si conferma che la pratica si compone come segue: a) il prospetto contabile, costituito da stato patrimoniale e conto economico, codificato esclusivamente in formato XBRL sulla base della vigente tassonomia; b) la nota integrativa, che non potendo essere ancora resa nel nuovo formato elettronico elaborabile, sarà invece prodotta in formato PDF/A; c) tutti gli altri documenti che accompagnano il bilancio, ad esempio la relazione sulla gestione, la relazione del collegio sindacale, il giudizio del revisore contabile ed il verbale di approvazione dell'assemblea, saranno allegati alla pratica in formato PDF/A. Riguardo alla prassi di allegare i files recanti i verbali di assemblea deserta è bene ricordare che non si tratta di documenti, previsti dalla normativa vigente, assoggettati a deposito presso l'ufficio del Registro delle Imprese. Al fine di comprovare la regolare convocazione dell'assemblea per l'approvazione del bilancio, è consigliabile indicare nel verbale di approvazione del bilancio l'assemblea o le assemblee andate deserte ai sensi del codice civile e dello statuto della società in questione. Nelle successive due pagine vengono descritte le due modalità di deposito del bilancio d'esercizio ammesse presso l'ufficio del Registro delle Imprese di Matera: - pratica presentata dall'amministratore, firmata digitalmente dall'amministratore e dall'eventuale intermediario; - pratica presentata dal professionista incaricato, firmata digitalmente dal professionista incaricato e dall'eventuale intermediario. Pertanto, non sono ammessi i files contenenti la scansione di documenti di riconoscimento e di modelli di incarico (e/o procure e/o modelli firme). I software da utilizzare per il deposito del bilancio d'esercizio sono il fedra (o similfedra) oppure bilanci on line. 2

3 PRATICA PRESENTATA DALL'AMMINISTRATORE (O DAL LIQUIDATORE) (ivi compreso il caso in cui si avvalga per l'invio di un intermediario titolare della convenzione per il pagamento dei diritti di segreteria e dell'imposta di bollo) Documento Modalità di presentazione Firma digitale Distinta registro imprese Software fedra (o similfedra) oppure software bilanci on line Va indicato il nominativo dell'amministratore (o del liquidatore) + Eventuale intermediario Prospetto contabile composto dallo Stato Patrimoniale e Formato XBRL dal Conto Economico Nota Integrativa Verbale di assemblea di approvazione del bilancio Altri allegati, nei casi previsti dalla legge: - relazione sulla gestione - relazione del collegio sindacale - relazione del soggetto incaricato del controllo contabile - relazione di certificazione Per le società in liquidazione (ad esempio società in liquidazione che deposita il bilancio d'esercizio al 31/12/2011 con liquidazione iscritta nell'anno 2011) i documenti di cui al combinato disposto degli artt bis, comma 3, e 2490, comma 4, c.c.: - situazione dei conti - rendiconto sulla gestione alla data di effetto dello scioglimento (vale la data di iscrizione nel R.I. e non la data atto) Mod. C17 - soltanto per le società cooperative iscritte al relativo albo nazionale (ultima versione disponibile della tassonomia dal 30/03/2011: ) In calce vanno apposte le seguenti diciture: - Il documento informatico in formato XBRL contenente lo stato patrimoniale e il conto economico è conforme ai corrispondenti documenti originali depositati presso la società ; - Il sottoscritto, in qualità di amministratore (o liquidatore), consapevole delle responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione attesta, ai sensi dell'art. 47 DPR 445/2000, la corrispondenza del presente documento a quello conservato agli atti della società In calce va apposta la seguente dicitura: - Il sottoscritto, in qualità di amministratore (o liquidatore), consapevole delle responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione attesta, ai sensi dell'art. 47 DPR 445/2000, la corrispondenza del presente documento a quello conservato agli atti della società I documenti originali vanno firmati dal precedente organo amministrativo e possono essere anche inseriti in un file unico. In calce al file o ai files va apposta la seguente dicitura: Il sottoscritto, in qualità di liquidatore, consapevole delle responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione attesta, ai sensi dell'art. 47 DPR 445/2000, la corrispondenza del presente documento a quello conservato agli atti della società Per le modalità di redazione di tali documenti si consiglia di consultare il principio contabile nazionale n. 5 dell'organismo Italiano di Contabilità (OIC) Dichiarante: Ultima versione disponibile (sezione Strumenti Software - Download del sito Liquidatore 3

4 Distinta registro imprese PRATICA PRESENTATA DAL PROFESSIONISTA INCARICATO (ivi compreso il caso in cui si avvalga per l'invio di un intermediario titolare della convenzione per il pagamento dei diritti di segreteria e dell'imposta di bollo) Documento Modalità di presentazione Firma digitale Prospetto contabile composto dallo Stato Patrimoniale e dal Conto Economico Nota Integrativa Verbale di assemblea di approvazione del bilancio Altri allegati, nei casi previsti dalla legge: - relazione sulla gestione - relazione del collegio sindacale - relazione del soggetto incaricato del controllo contabile - relazione di certificazione Per le società in liquidazione (ad esempio società in liquidazione che deposita il bilancio d'esercizio al 31/12/2011 con liquidazione iscritta nell'anno 2011) i documenti di cui al combinato disposto degli artt bis, comma 3, e 2490, comma 4, c.c.: - situazione dei conti - rendiconto sulla gestione alla data di effetto dello scioglimento (vale la data di iscrizione nel R.I. e non la data atto) Mod. C17 - soltanto per le società cooperative iscritte al relativo albo nazionale Software fedra (o similfedra) oppure software bilanci on line Va indicato il nominativo professionista incaricato Se si utilizza il software fedra (o similfedra) va aggiunto il mod. note al fine di inserire la seguente dicitura: Il sottoscritto..., in qualità di professionista incaricato, iscritto all'albo dei dottori commercialisti e degli esperti contabili di al n. dichiara, ai sensi degli artt. 46 e 47 del DPR 445/2000, di non aver provvedimenti disciplinari in corso che comportino la sospensione dell'esercizio dell'attività professionale; di essere stato incaricato alla trasmissione dal legale rappresentante della società di cui al presente adempimento. Se, invece, si utilizza il software bilanci on line, vanno indicati negli appositi campi il n.ro di iscrizione all'albo dei dottori commercialisti e degli esperti contabili e la sede del relativo albo. Formato XBRL (ultima versione disponibile della tassonomia dal 30/03/2011: ) In calce vanno apposte le seguenti diciture: - Il documento informatico in formato XBRL contenente lo stato patrimoniale e il conto economico è conforme ai corrispondenti documenti originali depositati presso la società ; - Il sottoscritto, in qualità di professionista incaricato, ai sensi dell'art. 31 comma 2- quinquies della legge 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all'originale depositato presso la società In calce ad ogni allegato va apposta la seguente dicitura: - Il sottoscritto, in qualità di professionista incaricato, ai sensi dell'art. 31 comma 2- quinquies della legge 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all'originale depositato presso la società I documenti originali vanno firmati dal precedente organo amministrativo e possono essere anche inseriti in un file unico. In calce al file o ai files va apposta la seguente dicitura: - Il sottoscritto, in qualità di professionista incaricato, ai sensi dell'art. 31 comma 2- quinquies della legge 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all'originale depositato presso la società Per le modalità di redazione di tali documenti si consiglia di consultare il principio contabile nazionale n. 5 dell'organismo Italiano di Contabilità (OIC) Dichiarante: Ultima versione disponibile (sezione Strumenti Software - Download del sito + Eventuale intermediario 4

5 DIRITTI DI SEGRETERIA ED IMPOSTA DI BOLLO Pratica telematica: - diritti di segreteria:. 62,70; - imposta di bollo:. 65,00. Nella distinta registro imprese va indicato l'assolvimento dell'imposta di bollo tramite la Camera di Commercio di Matera (bollo assolto in entrata) mentre sui vari allegati al bilancio può essere apposta anche la seguente dicitura: Imposta di bollo assolta in modo virtuale tramite la Camera di Commercio di Matera autorizzata con prot del del Ministero delle Finanze - Dip. delle Entrate - Agenzia delle Entrate - Direzione Regionale della Basilicata ******* Pratica telematica di bilancio di cooperativa sociale: - diritti di segreteria:. 32,70; - imposta di bollo: esente (a condizione che sia iscritta nell'albo delle società cooperative nella categoria cooperative sociali). Al fine di usufruire della esenzione dell'imposta di bollo è necessario indicare sulla distinta registro imprese l'esenzione dall'imposta di bollo nonché sui vari allegati al bilancio va apposta la seguente dicitura: Atto esente dall'imposta di bollo ai sensi degli artt. 10 e 17 del D. Lgs. 460/1997 ******* Pratica presentata su supporto magnetico (floppy, cd o dvd) - diritti di segreteria:. 92,70 (per le cooperative sociali. 62,70); - imposta di bollo:. 65,00 (esente per le cooperative sociali purché si rispetti quanto indicato nel paragrafo precedente). Tali versamenti vanno effettuati tramite bollettino di c.c.p. intestato alla Camera di Commercio di Matera (n ), scansionati in file da allegare alla pratica nonché consegnati allo sportello dell'ufficio del Registro delle Imprese. VERIFICA FORMATO PDF/A E VALIDAZIONE XBRL Al fine di verificare la correttezza del formato PDF/A e del file del bilancio XBRL si possono utilizzare gli strumenti presenti nella sezione Strumenti Software - Strumenti on line del sito MOD. C17 Come già precisato nelle precedenti tabelle, per le società cooperative iscritte al relativo albo nazionale va allegata l'ultima versione disponibile del mod. C17. Va evitata ogni manipolazione di tale modello (conversione in formato PDF/A; stampa ed acquisizione mediante scanner; modifica manuale dei dati e/o salvataggio utilizzando stampanti virtuali presenti nelle funzioni di stampa o altre funzioni di Adobe). 5

6 CASI PARTICOLARI FILE XBRL Il file XBRL non può mai essere omesso, tranne i casi di esonero espressamente previsti dalla normativa. Il prospetto contabile in formato PDF/A deve essere aggiunto alla pratica di deposito solo nel caso in cui la vigente tassonomia non sia sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale, nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e verità di cui all'art c.c., per la formazione del progetto di bilancio da sottoporre all'approvazione assembleare. Si ritiene comunque che la casistica sia oggi ristretta, restando confinata alle realtà aziendali che, utilizzando definizioni delle informazioni e raggruppamenti differenti da quelle evidenziate negli articoli 2424 e 2425 del Codice Civile, abbiano la necessità di esporre informazioni di dettaglio non previste dal Codice Civile, al fine di meglio rappresentare la realtà aziendale. Pertanto, nel caso in cui il file XBRL differisca dal documento cartaceo approvato dall'assemblea vanno depositati, oltre ai documenti che normalmente compongono la pratica di bilancio, i seguenti files: PRATICA PRESENTATA DALL'AMMINISTRATORE (O DAL LIQUIDATORE) (in ogni caso) il file del bilancio XBRL; (al posto del file della nota integrativa) il file unico del bilancio composto dallo stato patrimoniale, dal conto economico e dalla nota integrativa, in calce al quale vanno apposte le seguenti diciture: - Lo stato patrimoniale e il conto economico sono redatti in modalità non conforme alla tassonomia italiana XBRL in quanto la stessa non è sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale, nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e veridicità di cui all'art del codice civile ; - Il sottoscritto, in qualità di amministratore (o liquidatore), consapevole delle responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione attesta, ai sensi dell'art. 47 DPR 445/2000, la corrispondenza del presente documento a quello conservato agli atti della società PRATICA PRESENTATA DAL PROFESSIONISTA INCARICATO (in ogni caso) il file del bilancio XBRL; (al posto del file della nota integrativa) il file unico del bilancio composto dallo stato patrimoniale, dal conto economico e dalla nota integrativa, in calce al quale vanno apposte le seguenti diciture: - Lo stato patrimoniale e il conto economico sono redatti in modalità non conforme alla tassonomia italiana XBRL in quanto la stessa non è sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale, nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e veridicità di cui all'art del codice civile ; - Il sottoscritto, in qualità di professionista incaricato, ai sensi dell'art. 31 comma 2-quinquies della legge 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all'originale depositato presso la società 6

7 DISTRIBUZIONE DEGLI UTILI AI SOCI Nel caso in cui, in sede di approvazione del bilancio, si dovesse deliberare una ripartizione di utili o un'assegnazione ai soci, il verbale di assemblea recante l'approvazione del bilancio e la delibera di ripartizione o assegnazione - prima di essere depositato presso l'ufficio del Registro delle Imprese - deve essere sottoposto a registrazione presso la competente Agenzia delle Entrate (art. 4 lett. d, tariffa parte I, allegata al DPR 131/1986, Risoluzione del Ministero delle Finanze n. 174/E del ). In tal caso: - in sede di compilazione della distinta registro imprese va barrata la casella relativa alla distribuzione di utili ai soci; - va allegato il file recante la scansione del verbale di assemblea debitamente registrato all'agenzia delle Entrate, in calce al quale va apposta la dichiarazione di corrispondenza o di conformità all'originale, oppure va allegato il file del verbale di assemblea, in calce al quale va apposta, oltre alla dichiarazione di corrispondenza o di conformità all'originale, l'ulteriore dichiarazione Effettuata la registrazione presso l'agenzia delle Entrate di. in data.. al numero DEPOSITO BILANCIO CONSOLIDATO Il bilancio consolidato, da redigere nei casi previsti dalla legge, deve essere depositato con una domanda diversa da quella relativa al bilancio d'esercizio. Il bilancio consolidato, che non è soggetto ad approvazione, dovrà essere corredato da: - relazione sulla gestione; - relazione degli stessi organi o soggetti a cui è demandato il controllo sul bilancio d'esercizio dell'impresa controllante. ELENCO SOCI A seguito dell'entrata in vigore della legge n. 2 occorre distinguere tra le società a responsabilità limitata e gli altri tipi di società di capitali. - SOCIETÀ PER AZIONI, SOCIETÀ IN ACCOMANDITA PER AZIONI E SOCIETÀ CONSORTILI PER AZIONI E' soggetto all'obbligo di trasmissione telematica mediante utilizzo della firma digitale anche il deposito per l'iscrizione dell'elenco soci di cui al comma 2 dell'articolo 2435 c.c.. Come norma generale, in concomitanza con il deposito del bilancio d'esercizio, le società per azioni, in accomandita per azioni e le società consortili per azioni, sono tenute al deposito dell'elenco dei soci riferito al periodo che intercorre tra la data di approvazione dell'ultimo bilancio e la data di approvazione del bilancio attuale. L'elenco soci deve anche essere corredato dall'indicazione analitica delle annotazioni effettuate nel libro soci a partire dalla data di approvazione del bilancio dell'anno precedente. La comunicazione dell'elenco soci va fatta esclusivamente con il modello S, allegato al Modello B, compilato con il programma Fedra o equivalenti. - SOCIETÀ A RESPONSABILITÀ LIMITATA E CONSORTILI A RESPONSABILITÀ LIMITATA Ai sensi dell'art. 16, comma 12-octies, del D.L n. 185, come modificato dalla legge di conversione 28 gennaio 2009, n. 2, che ha modificato l'articolo 2478 bis c.c., a far data dal 30 marzo 2009 è stato abolito l'obbligo di deposito dell'elenco soci sino a tale data previsto per le società a responsabilità limitata con riferimento alla situazione degli assetti proprietari alla data di approvazione del bilancio di esercizio. Pertanto, a partire da tale data le società a responsabilità limitata e le società consortili a responsabilità limitata non devono più depositare l'elenco soci. Note bibliografiche: Alcune parti della presente guida sono state tratte dall'ultima circolare dell'osservatorio Unioncamere - Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili. 7