PARLAMENTO EUROPEO I QUESTORI PROCESSO VERBALE. della riunione del 15 marzo 2006 alle Sala S3.4 - Edificio Louise Weiss (LOW) STRASBURGO INDICE

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1 PE-6/QUEST/PV/ PARLAMENTO EUROPEO P PV 4/2006 I QUESTORI PROCESSO VERBALE della riunione del 15 marzo 2006 alle Sala S3.4 - Edificio Louise Weiss (LOW) STRASBURGO INDICE Page 1. Approvazione di ordine del giorno Approvazione del processo verbale della riunione del 15 febbraio Dichiarazioni del presidente in carica Indennità di assistenza parlamentare - formulari per i contratti di fornitura di servizi Nuovi badges per gli assistenti dei deputati Attività dei Questori - programma di lavoro per il prossimo trimestre - previsioni delle DG Presidenza, Informazioni, Personale, Infrastrutture e Interpretazione, Traduzione e Edizione e Finanze Aggiornamento delle norme sul fumo nei locali del Parlamento europeo - nota del 25 gennaio 2006 del Segretario generale Nuovo capitolo "Grafica - progetto di comunicazione ai membri"... 6 PV\ doc PE /QUESTv01-00

2 7. Valutazione degli sviluppi nelle strutture di trasporto destinate ai deputati e fornite dal servizio automobili del Parlamento - nota dell'8 febbraio 2006 della Direzione generale delle Infrastrutture, dell'interpretazione - strutture di trasporto a Bruxelles Corsi di lingue in gruppo Pubblicazione di un manuale parlamentare (deputati ai parlamenti nazionali e al Parlamento europeo) - richiesta di trasmettere dati relativi ai membri del Parlamento europeo Progetto di norme sulle opere d'arte donate Creazione di un'associazione sportiva - nota del 25 gennaio 2006 del Segretario generale Varie Richiesta di un servizio di shuttle tra il Parlamento europeo e Charleroi (a sud di Bruxelles) - aeroporto Inclusione del numero di telefono e di fax dei deputati nel sito web del Parlamento europeo Punti per informazione Data e luogo delle prossime riunioni...8 ALLEGATO: Elenco dei presenti PE /QUESTv /10 PV\ doc

3 La riunione inizia alle di mercoledì 15 marzo 2006, sotto la presidenza di Mia DE VS, presidente in carica. o0o 1. Approvazione del progetto di ordine del giorno I Questori - prendono atto del progetto di ordine del giorno figurante nel presente processo verbale e lo approvano (PE /Quest.). 2. Approvazione del processo verbale della riunione del 15 febbraio 2006 I Questori - prendono atto del processo verbale della riunione del 15 febbraio 2006 e lo approvano (PE /Quest.). 3. Dichiarazioni del presidente in carica 3.1 Indennità di assistenza parlamentare - formulari per i contratti di fornitura di servizi - fanno riferimento alla loro richiesta ai servizi competenti, fatta nella riunione del 15 febbraio 2006, di semplificare ulteriormente i formulari inclusi nella comunicazione ai membri n. 32/05 al fine di precisare una serie di requisiti poco chiari in essi contenuti; - nota che il 13 marzo 2006 l'ufficio di presidenza ha incaricato i Questori di esaminare le modalità in cui i formulari di cui sopra potrebbero essere rielaborati in maniera semplificata e più comprensibile; - nota che i servizi stanno rivedendo i formulari al fine di presentare ai Questori nuovi progetti di testo nella prossima riunione; - decide, su proposta del presidente in carica e conformemente agli auspici dell'ufficio di presidenza, di prorogare il termine per la presentazione di fatture o onorari pagati, corredati delle necessarie dichiarazioni, fino al 2 maggio 2006 e di informare al più presto i deputati. PV\ doc 3/10 PE /QUESTv01-00

4 3.2 Nuovi badge per gli assistenti dei deputati PV QUEST prendono atto dell'annunciata petizione, firmata dagli assistenti dei deputati, sulla nuova politica del Parlamento in materia di badge, petizione in cui si chiede ai Questori e all'unità sicurezza di revocare le disposizioni di attuazione della regolamentazione relativa ai titoli e alle autorizzazioni per l'accesso ai locali del Parlamento europeo, notificata ai deputati nella comunicazione dei Questori n. 53/05 del 30 novembre 2005; - ascolta uno scambio di opinioni cui partecipano l'on. NICHOLSON, l'on. QUISTHOUDT ROWOHL, l'on. LULLING e il presidente in carica in quanto capo dell'unità sicurezza del Parlamento; - dichiara che la petizione in questione non è stata presentata ufficialmente; - ricorda che i nomi dei deputati vengono fatti figurare sui badge in particolare al fine di agevolare il lavoro dei servizi di sicurezza nonché nell'interesse dei deputati stessi quando gli assistenti ricevono gruppi di visitatori a loro nome; - decide di mantenere le disposizioni di attuazione sopramenzionate e di migliorare il colore dei badge degli assistenti. 4. Attività dei Questori - programma di lavoro per il prossimo trimestre - previsioni delle DG Presidenza, Informazioni, Personale, Infrastrutture e Interpretazione, Traduzione e Edizione nonché Finanze - prendono atto di una nota del 7 marzo 2006 della sig.ra F. RATTI, Direttore generale per l'informazione, concernente i fascicoli che la Direzione generale deve presentare ai Questori tra il 1 aprile e il 1 luglio2006 (PE /Quest.); - rileva che, sulla base delle informazioni dei servizi competenti, i principali fascicoli che verranno probabilmente esaminati dai Questori nei prossimi tre mesi comprendono: i servizi di trasporto destinati ai deputati a Bruxelles e a Strasburgo, la possibile riforma dei corsi di lingua per i deputati, la riforma concernente i gruppi ufficiali di visitatori, le questioni connesse all'apertura di un nuovo centro visitatori che rientra nella sfera di competenza dei Questori (accesso, ristorazione e sicurezza nonché circuito di visitatori), l'acquisizione di opere d'arte dei nuovi Stati membri; PE /QUESTv /10 PV\ doc

5 - ascolta l'on GRABOWSKA, Questore responsabile delle manifestazioni culturali ed artistiche, che propone di includere nell'ultimo punto del trattino precedente il progetto di norme sulla donazione di opere d'arte al Parlamento europeo; - concorda che questo programma trimestrale venga presentato all'ufficio di presidenza nella riunione del 22 marzo Aggiornamento delle norme sul fumo nei locali del Parlamento europeo - nota del 25 gennaio 2006 del Segretario generale - prendono atto dei seguenti documenti: una nota del 25 gennaio 2006 del Segretario generale (PE / Quest.), un progetto aggiornato di norme sul fumo nei locali del Parlamento europeo (PE /Quest.), un parere del servizio giuridico in data 12 settembre 2005 (PE /Quest.); - ascolta uno scambio di opinioni cui partecipano l'on. QUISTHOUDT-ROWOHL, l'on. GRABOWSKA, l'on. NICHOLSON, il presidente in carica nonché un rappresentante della Direzione generale per le Infrastrutture e l'interpretazione e il capo dell'unità sicurezza del Parlamento, al fine di esaminare le norme sul fumo nei locali del Parlamento europeo alla luce del decreto reale belga del 19 gennaio 2005 sulla tutela dei lavoratori dal fumo di tabacco, delle norme proprie del Parlamento sul fumo nei suoi edifici, di un progetto di nota elaborata dai servizi competenti da presentare all'ufficio di presidenza; - ascolta i pareri rispettivamente di un rappresentate del servizio giuridico e di un rappresentante del comitato consultivo sulla prevenzione dei rischi e la tutela sul luogo di lavoro; - esprime il parere secondo cui l'attuale situazione in base alla quale negli edifici del Parlamento, sia a Bruxelles che a Strasburgo, sono state chiaramente definite zone isolate con sufficiente ricambio d'aria specificamente destinate al fumo, rappresenta un notevole progresso e sottolinea l'importanza di modificare gradualmente l'atteggiamento delle persone riguardo al fumo invece di applicare divieti difficili da realizzare; PV\ doc 5/10 PE /QUESTv01-00

6 - chiede ai servizi competenti di preparare un progetto di nota rivista, all'attenzione dell'ufficio di presidenza, in cui si tenga conto dei pareri espressi dai Questori sottolineando la necessità di prendere una decisione in quanto le attuali norme sul fumo del Parlamento prevedono un divieto totale del fumo in tutti i locali del Parlamento a partire al più tardi dal 1 gennaio Nuovo capitolo "Grafica" - progetto di comunicazione ai membri - prendono atto dei seguenti documenti: una nota del 9 febbraio 2006 del sig. BOKANOWSKI, Direttore generale della Traduzione e dell'edizione, corredata di un progetto di comunicazione ai membri (PE /Quest.), la comunicazione dei Questori n. 01/06 (PE /Quest.); - ascolta uno cambio di opinioni cui partecipano gli onn. NICHOLSON, LULLING, QUISTHOUDT-ROWOHL, GRABOWSKA e il presidente in carica nonché il Direttore per la Pubblicazione e la Distribuzione; - approva, in via di principio, il progetto di comunicazione ai membri con cui questi vengono informati che, in conseguenza dei cambiamenti del nome di dominio del Parlamento in Internet e degli indirizzi a decorrere dal 9 maggio 2006 nonché dell'attuazione della nuova Carta dell'istituzione in materia di grafica, i deputati e gli osservatori bulgari e rumeni potranno ordinare il nuovo materiale di cancelleria a partire dal 1 aprile 2006; - invita i servizi ad includere nel progetto di comunicazione in questione informazioni da cui risulti che tali cambiamenti non avranno alcun impatto sugli indirizzi dei deputati che hanno scelto durante il periodo transitorio che scade alla fine dell'attuale mandato, di utilizzare l'esistente indirizzo di posta elettronica "eu.int" parallelamente al nuovo indirizzo "europa.eu". 7. Valutazione degli sviluppi nei servizi di trasporto destinati ai deputati e forniti dal servizio autovetture del Parlamento - nota dell'8 febbraio 2006 della Direzione generale delle Infrastrutture e dell'interpretazione - servizi di trasporto a Bruxelles (Il punto è stato trattato congiuntamente al punto 12.1: richiesta di un servizio di navetta tra il Parlamento europeo e l'aeroporto di Charleroi (a sud di Bruxelles) - prendono atto dei seguenti documenti: una nota dell'8 febbraio 2006 del sig. GUILLEN ZANON, Direttore generale per l'infrastruttura e la Logistica, concernente una valutazione delle prestazioni fornite dal servizio autovetture del Parlamento europeo (PE / Quest.), PE /QUESTv /10 PV\ doc

7 una lettera del 9 gennaio 2006 dell'on. BRAGHETTO, il quale chiede la messa a punto di un regolare servizio collettivo di navetta che colleghi il Parlamento europeo e l'aeroporto di Charleroi (a sud di Bruxelles) (PE /Quest.), un progetto di risposta alla lettera dell'on. BRAGHETTO (PE / Quest.); - ascolta uno scambio di opinioni (cui partecipano gli onn. LULLING, NICHOLSON, QUISTHOUDT-ROWOHL, GRABOWSKA e il presidente in carica nonché il Direttore per l'infrastrutture e la Logistica), sugli sviluppi dei servizi di trasporto forniti dal servizio autovetture nel quadro degli stanziamenti disponibili a tal fine nel bilancio 2006; - prende atto della relazione sullo stato di avanzamento e esprime soddisfazione per i miglioramenti già realizzati; - decide di trattare la questione nell'ambito dei lavori preparatori relativi al bilancio 2007 comprendendovi: la piena attuazione della riforma adottata dall'ufficio di presidenza nel 2005, la possibilità di procedere ad un trasferimento di stanziamenti da altre linee di bilancio durante l'attuale esercizio finanziario, il possibile adeguamento dei tassi applicabili al rimborso delle spese di taxi per i trasferimento da e verso gli aeroporti (37 euro) e le stazioni ferroviarie (13 euro) a Strasburgo e a Bruxelles. 8. Corsi di lingue in gruppo Il punto è rimandato alla prossima riunione. 9. Pubblicazione di un manuale parlamentare (deputati ai parlamenti nazionali e al Parlamento europeo) - richiesta di trasmettere dati relativi ai membri del Parlamento europeo Il punto è rimandato alla prossima riunione. 10. Progetto di norme sulle opere d'arte donate Il punto è rimandato alla prossima riunione. 11. Creazione di un'associazione sportiva - nota del 25 gennaio 2006 del Segretario generale Il punto è rimandato alla prossima riunione. PV\ doc 7/10 PE /QUESTv01-00

8 12. Varie 12.1 Richiesta di un servizio di navetta tra il Parlamento europeo e l'aeroporto di Charleroi (a sud di Bruxelles) Il punto è stato trattato congiuntamente al punto 7: valutazione degli sviluppi nei servizi di trasporto destinati ai deputati e forniti dal servizio autovetture del Parlamento - nota dell'8 febbraio 2006 della Direzione generale per le Infrastrutture e l'interpretazione - servizi di trasporto a Bruxelles Inclusione dei numeri di telefono e di fax dei deputati nel sito web del Parlamento europeo - prendono atto dei seguenti documenti: una in data 9 marzo 2006 dell'assistente dell'on. TURMES (PE /Quest.), una lettera in data 2 marzo dell'on. FRIEDRICH, vicepresidente (PE /Quest.); - ascolta l'on. NICHOLSON, Questore responsabile delle questioni relative alla Tecnologia dell'informazione e presidente in carica; - decide che il sito web del Parlamento includa i numeri di telefono e di fax dei deputati e - su richiesta esplicita dei deputati stessi - il loro indirizzo . o o o Alle l'on. QUISTHOUDT-ROWOHL, Questore, assume la presidenza. o o o 13. Punti per informazione Nessuno. 14. Data e luogo delle prossime riunioni I Questori PE /QUESTv /10 PV\ doc

9 - decidono di tenere una riunione straordinaria a Bruxelles mercoledì, 22 marzo 2006 alle dopo la loro visita al nuovo giardino d'infanzia del Parlamento europeo; - decide di tenere la prossima riunione ordinaria a Strasburgo mercoledì, 5 aprile 2006 alle nella sala S 3.4 dell'edificio LOW. o0o La riunione termina alle PV\ doc 9/10 PE /QUESTv01-00

10 ELENCO DEI PRESENTI PV QUEST ALLEGATO Strasburgo, 15 marzo 2006 PRESENTI ALTRESI' PRESENTI: Gabinetto del Presidente Gabinetto del Segretario generale Servizio giuridico DG Servizi della Presidenza DG Personale DG Infrastrutture e Interpretazione DG Traduzione e Edizione DG Finanze SEGRETARIATO Assistenti On. DE VS, presidente in carica On. NICHOLSON On. GRABOWSKA On. QUISTHOUDT-ROWOHL On. LULLING Sig.ra OBERHAUSER Sig.ra HEINLEIN Sig. KRÜCK Sig.ra PADOWSKA Sig. SUAREZ MELLA Sig. KRAEWINKELS Sig. MANTZOURATOS Sig. GUILLEN ZANON Sig. ALABART Sig. VENTUJOL Sig. QUINTELA Sig. LAFOREST Sig. VANHAEREN Sig. BETZ Sig. CAMPILHO Sig. SNIJDERS Sig. KYST Sig. CALINOGLOU Sig.ra RANZ Sig. RIZZICO Segreteria personale Questori Sig.ra PILKA (On. GRABOWSKA) PE /QUESTv /10 PV\ doc