CITTÀ DI SPINEA PROVINCIA DI VENEZIA

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1 SETTORE PROGRAMMAZIONE E FINANZA Spinea, lì OGGETTO: PIANO TRIENNALE DI RAZIONALIZZAZIONE E CONTENIMENTO DELLE SPESE DI FUNZIONAMENTO - TRIENNIO 2013/2015 Allegato 1: DOTAZIONI STRUMENTALI ANCHE INFORMATICHE ED APPARECCHIATURE DI TELEFONIA MOBILE Premessa La Legge n. 244 del (legge finanziaria 2008) all articolo 2, commi 594 e seguenti, prevede alcune rilevanti disposizioni dirette al contenimento ed alla razionalizzazione delle spese di funzionamento delle strutture delle pubbliche amministrazioni. Nello specifico il comma 594 impone alle pubbliche amministrazioni l adozione di piani triennali per l individuazione di misure dirette alla razionalizzazione dell utilizzo di determinati beni. Oggetto Comma 594 lettera a) legge n. 244: misure finalizzate alla razionalizzazione dell utilizzo delle dotazioni strumentali, anche informatiche, che corredano le stazioni di lavoro nell automazione d ufficio. Comma 595: misure dirette a circoscrivere l assegnazione di apparecchiature di telefonia mobile al personale. Finalità Obiettivo del piano è costituito dall ottimizzazione dell utilizzo delle dotazioni strumentali a disposizione delle postazioni di lavoro, ricercando la maggiore efficienza ed efficacia ai fini del contenimento delle spese e del conseguimento del miglior rapporto costi e benefici. Esso è strutturato in una prima parte che, rifacendosi a quanto già contenuto nel Piano precedentemente approvato (deliberazioni della Giunta comunale n. 6/2010, n. 9/2011 e n. 143/2011), riporta la situazione in essere, ed in una seconda parte che propone gli interventi che si intendono realizare nel periodo di riferimento. PARTE 1^ - STATO DI FATTO Situazione dotazioni strumentali informatiche L acquisto di macchine per ufficio ed attrezzature informatiche, nonché la gestione del sistema informatico comunale sono affidati in via quasi esclusiva al Settore Programmazione e Finanza Supporto alla Direzione Generale. Pagina 1 di 6

2 Nell ambito del Settore si è iniziato, negli ultimi anni, a seguire uno schema organizzativo improntato ad alcune regole di base. Regole consistenti nel perseguimento degli obiettivi di ottimizzazione del rapporto costi/benefici nell utilizzo degli strumenti di lavoro e dell innovazione in relazione alle nuove tecnologie, soprattutto in campo informatico, sfruttando al meglio le potenzialità delle singole apparecchiature anche applicando il principio della ridondanza per affrontare eventuali situazioni di emergenza per fermi del sistema. Ad oggi la situazione delle dotazioni strumentali anche informatiche, classificata per categorie di operatori, é la seguente: a) ogni postazione di lavoro del personale impiegatizio é composta da: personal computer con relativo sistema operativo ed applicativi previsti dai procedimenti di lavoro da eseguire un telefono connesso al sistema di fonia voice over IP casella di posta elettronica un collegamento ad una stampante individuale e/o di rete presente nell ufficio una scrivania una cassettiera una seduta girevole sedute fisse per il personale avente rapporti con l utenza una calcolatrice, ove necessaria b) per il personale con mansioni solo operative non sono previste dotazioni strumentali informatiche dedicate, ma la possibilità di accedere al sistema da una qualsiasi postazione informatica altrimenti disponibile, ove necessario; Della gestione delle dotazioni informatiche si occupa il C.E.D. interno, nel quale a partire da dicembre 2011 è stato impiegato n. 1 addetto (Istruttore, Cat. C CCNL); ciò ha costretto alla razionalizzazione e riorganizzazione dei servizi svolti, tenuto conto che in percedenza il Servizio poteva usufruire di n. 2 persone impiegate stabilmente (n. 1 Istruttore Cat. C CCNL e n. 1 Operatore Cat. B CCNL), che si occupano dell assistenza ai personal computers delle postazioni di lavoro (hardware e software), dell assegnazione dei personal computers ad eventuali nuove postazioni di lavoro, nonché del funzionamento del sistema informatico in generale e del salvataggio giornaliero dei dati. Le infrastrutture interne di rete del sistema informatico sono state aggiornate nel Sono infatti stati realizzati, da almeno 4 anni, i collegamenti tra diversi edifici. In particolare, la sede municipale e l edificio dove hanno sede gli uffici che ospitano i servizi sociali sono collegati tra di loro con impianto di fibra ottica, con cavi 1Gb e switch adeguati secondo le funzioni. Per gli altri edifici sedi di uffici (Polizia Locale, Biblioteca, Tributi, Pubblica Istruzione e Sport) i collegamenti avvengono mediante VPN su rete geografica (rete M.P.L.S.) con fornitore TELECOM S.P.A.. In ogni caso i personal computer sono collegati ad un unica rete interna e si utilizza il sistema di telefonia voice over IP con risparmi sui canoni telefonici. A partire dal 2006 il sistema informatico é stato via via strutturato al fine di ottenere le prestazioni richieste dai procedimenti di lavoro, la disponibilità, la sicurezza, e l affidabilità in una logica di ottimizzazione del rapporto costi/benefici e di rispetto delle specifiche e delle esigenze degli Pagina 2 di 6

3 utilizzatori. Il dimensionamento del sistema viene gradualmente aggiornato, nella prospettiva dell ottimizzazione delle risorse rispetto ai servizi da gestire. La strumentazione centrale (SERVERS/LAN) è stata progressivamente strutturata per limitare il rapporto 1:1 tra applicativo e server, sfruttando la virtualizzazione VMWARE e centralizzando la struttura hardware su un unico dispositivo SAN al quale si collegano n. 2 server nelle stesse modalità (fibra ottica) al fine di improntare un primo approccio alla Business Continuity. E previsto un sistema di salvataggio dei dati del sistema informatico che garantisce il recupero di dati eventualmente persi in caso di guasti. La rete locale del Comune è collegata ad internet mediante linea xdsl ed è presente un dispositivo di controllo delle eventuali intrusioni dall esterno sul sistema informatico. La posta elettronica è gestita autonomamente e prevede attualmente, oltre ad una casella di posta istituzionale per tutti gli operatori dell Ente, n. 21 caselle di posta elettronica certificata. Il sito internet è ospitato presso un servizio di Hosting esterno ed è stato affidato incarico per la manutenzione. I personal computers vengono acquistati sulla base di convenzione Consip. Gli uffici tecnici hanno a disposizione n. 2 apparecchiature plotter, di cui uno in proprietà ed uno in locazione. Non si stipulano contratti di manutenzione per i personal computers. Si procede alla sostituzione dei personal computers mediamente ogni otto anni o, in caso di guasti, qualora non risulti economicamente conveniente procedere alla riparazione. La valutazione viene fatta dal personale del C.E.D. Per quanto riguarda il software, sono attualmente informatizzate le aree di lavoro relative a flussi documentali (protocollo, deliberazioni e determinazioni), contabilità, tributi, servizi demografici, presenze e stipendi del personale, edilizia privata, gestione lavori pubblici, commercio, cimiteri. Nel corso del 2009 è stato introdotto l invio al personale dei cedolini mensili via web e della busta paga a mezzo posta elettronica. Nel 2010 la gestione informatizzata del personale è stata ulteriormente implementata con l introduzione della gestione web delle richieste di congedo ordinario. Nel corso del 2011 sono stati implementati: - l albo on-line - il servizio di consultazione diretta delle banche dati anagrafiche da parte di P.A. ed altri enti e soggetti aventi diritto (quali Istituti previdenziali, Forze dell Ordine, etc.); - un nuovo software per la gestione e l utilizzo degli spazi comunali (sale, palestre, impianti sportivi), al fine di garantire un controllo più efficiente sulle modalità di utilizzo e sulle entrate che ne derivano; Con riferimento ai flussi documentali, nel 2010 è stata introdotta la gestione sistemica dei documenti interni, che vengono ora creati, gestiti, distribuiti e conservati direttamente per mezzo della piattaforma di gestione documentale. Altri software saranno implementati a seconda delle esigenze che si presenteranno nel tempo. Pagina 3 di 6

4 Nell ambito del Settore Programmazione e Finanza Supporto alla Direzione Generale, con l apporto particolare del C.E.D., viene svolto - in osservanza della Direttiva 18/11/2005 della Presidenza del Consiglio dei Ministri il coordinamento strategico dello sviluppo dei sistemi informativi, di indirizzo, di coordinamento e monitoraggio dello sviluppo dei servizi sia interni che esterni, di analisi e cooperazione alla revisione dell organizzazione dell Amministrazione, di garanzia della coerenza tra l organizzazione e l utilizzo delle tecnologie dell informazione e della comunicazione. A tal fine è stato avviato, già a partire dal 2011, il monitoraggio automatizzato dei dispositivi informatici e di rete. Attualmente sono presenti e gestiti n. 255 dispositivi, di cui n. 142 computers, n. 53 stampanti e multifunzioni, n. 8 server fisici e n. 52 dispositivi generici quali marcatempo, printserver, e altro (comprensivi sia dei dispositivi di proprietà che di quelli a noleggio). Stampanti - Telefax - Fotocopiatori Le stampanti a getto d inchiostro sono state sostituite con stampanti laser, con la sola eccezione dei plotter che funzionano a getto d inchiostro. Sono presenti alcune stampanti ad aghi per funzioni particolari quali la compilazione dei certificati di Stato Civile ed i moduli delle carte d identità. Le piccole stampanti stanno venendo progressivamente eliminate e sostituite con stampanti di maggiore capacità a servizio di più operatori, in rete. Le stampanti di rete sono state acquisite a noleggio, mediante convenzione Consip, secondo una formula che include nel canone la manutenzione della macchina e la fornitura dei materiali di consumo, con la sola esclusione della carta. Si evita così una separata gestione della manutenzione e dell approvvigionamento dei materiali. I contratti in essere sono: - n. 8, in scadenza a marzo n. 3 in scadenza a dicembre 2016, assunti in attuazione di quanto previsto nel piano 2012/2014, approvato con deliberazione della Giunta Comunale n. 143/2011; Per le stampanti di proprietà che sono rimaste, si procede in caso di guasto a valutare la convenienza alla riparazione in base al valore economico per deciderne l eventuale messa fuori uso. In via generale esse non vengono sostituite, preferendosi in alternativa ricorrere all utilizzo delle stampanti di rete, fatti salvi casi del tutto residuali nel quali la sostituzione sia indispensabile al fine di garantire la regolare erogazione dei servizi all utenza. Il numero degli apparecchi fax dedicati è stato ridotto da 8 a 6 (segreteria-anagrafe-commerciopubblicaistruzione-biblioteca-farmacia). Nel corso del 2012 è stato realizzato il collegamento in fibra ottica tra la sede municipale ed il magazzino comunale. Telefonia Il centralino telefonico è stato sostituito nel 2005 passando alla modalità Voice over IP (voce tramite protocollo internet), tecnologia che rende possibile effettuare una conversazione telefonica sfruttando una connessione internet o un altra rete dedicata che utilizza il protocollo IP, anziché passare attraverso la rete telefonica tradizionale, con minore costo delle chiamate, minori costi delle infrastrutture, nuove funzionalità avanzate. Pagina 4 di 6

5 Nel corso del 2012 è stato avviato un processo di verifica e riduzione della spesa attraverso: - l analisi delle utenze in essere presso le sedi scolastiche e lo studio di un possibile snellimento dei relativi contratti; - la dismissione/cessazione di n. 9 linee (miste fonia e dati), di n. 1 servizio ADSL - l avvio della fase progettuale per la razionalizzazione dei contratti rimanenti, anche con l adesione alle più recenti convenzioni CONSIP. Il risparmio previsto è di circa 9.000,00 annui. Per quanto riguarda le sedi scolastiche, non è stato possibile al momento trasferire direttamente alle scuole le risorse necessarie affinché esse provvedessero autonomamente alla gestione dei contratti ed al pagamento delle spese conseguenti. Ciò in considerazione delle scarse risorse a disposizione. Telefonia mobile In via generale, l assegnazione di apparecchiature di telefonia mobile è limitata ai soli casi in cui il personale debba assicurare, per esigenze di servizio, pronta e costante reperibilità e limitatamente al periodo necessario allo svolgimento delle particolari attività che ne richiedono l uso (Sindaco ed Assessori, Direttore Generale, titolari di Posizione Organizzativa, personale del Servizio Manutentivo). I cellulari e le sim card sono stati acquisiti fino al 2012 esclusivamente da convenzione Consip. In attuazione di quanto previsto dal piano 2012/2014 si è proceduto alla unificazione degli adempimenti relativi alla sottoscrizione dei contratti da parte ed alla gestione dei pagamenti in capo al Servizio Economico Finanziario, prima sdoppiati e parzialmente in capo al Settore Tecnico. Ciò ha consentito l ottimizzazione delle informazioni e la predisposizione di un piano di miglioramento della spesa. Con provvedimento n. 1356/2012 si è quindi disposto: - il passaggio a nuovo contratto sottoscritto con Vodafone, in attuazione di quanto previsto dall art. 1, comma 7, del D.L. n. 95/2012, convertito in Legge n. 135/2012, il quale consente per la telefonia di procedere ad affidamenti anche al di fuori delle convenzioni CONSIP qualora i corrispettivi richiesti siano inferiori a quelli delle convenzioni; - la riduzione da 48 a 44 del numero complessivo di utenze in uso. Il risparmio annuale viene stimato in alcune migliaia di euro. PARTE 2^ - AZIONI PROPOSTE Dotazioni strumentali informatiche Si proseguiranno nel triennio di riferimento le azioni già previste nel piano precedente. Si confermano le misure in corso ed il proseguimento nell innovazione degli strumenti attualmente in dotazione in relazione all introduzione di nuove tecnologie migliorative tenendo conto degli obiettivi del presente piano. Si intende procedere nell ottica della razionalizzazione dell uso degli strumenti di lavoro e del conseguimento del miglior rapporto costi/benefici in relazione al numero degli addetti. Si proseguirà nell incentivare l utilizzo della posta elettronica e più in generale dei sistemi di comunicazione informatici, non solo per comunicazioni esterne ma anche interne tra uffici per Pagina 5 di 6

6 eliminazione della corrispondenza cartacea. Ciò si perseguirà in particolare attraverso l utilizzo della nuova piattaforma per la gestione dei flussi documentali, già attiva da novembre Si proseguirà nel triennio con la sostituzione dei pc in uso, secondo un sistema di rotazione che prevede la dismissione delle macchine (pc desktop) con più di 8 anni di anizianità. Per quanto riguarda il collegamento delle sedi distaccate si può ipotizzare, compatibilmente con le disponibilità finanziarie dell Ente, il graduale collegamento delle sedi remote di proprietà dell ente alla fibra ottica sfruttando le tubazioni già presenti a servizio dell illuminazione pubblica per il passaggio della fibra. I costi di investimento per il passaggio della fibra potranno essere ammortizzati con la riduzione delle spese correnti relative alla rete geografica M.P.L.S. fornita da TELECOM ITALIA S.P.A.. Gli interventi che si prevede di realizzare nel periodo di riferimento sono i seguenti: 1) revisione della struttura hardware della Farmacia comunale, mediante utilizzo di un'unica macchina server e di thin-client per l operatività del personale; 2) servizio di help-desk con gestione delle prenotazioni via mail o altro mezzo di prenotazione telematica 3) nell ottica della spending review, ottimizzazione spese da servizi on line (sito internet e servizi collegati) 4) Apparecchi fax: si prevede la progressiva riduzione, implementando servizi Server Fax, attraverso macchine multifunzione o server dedicato. Telefonia Posto che l Ente si fa carico attualmente delle spese telefoniche dei plessi scolastici, si da atto che è in corso la precisa definizione delle utenze facenti capo alle scuole e delle spese telefoniche che ne derivano. Lo scopo è quello di introdurre successivamente un nuovo metodo di lavoro, tale per cui il Comune trasferirà alle scuole le risorse necessarie, ma le stesse provvederanno autonomamente alla gestione dei contratti ed al pagamento delle spese conseguenti. Telefonia Mobile Si proseguirà il monitoraggio costante dei consumi, sia al fine di quantificare in modo analitico il risparmio derivante dai nuovi contratti, sia al fine di introdurre nuove misure di razionalizzazione. IL RESPONSABILE DEL SETTORE Dott.ssa Michela Scanferla Pagina 6 di 6