Allegato tecnico di offerta

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1 Società Consortile di Informatica delle Camere di Commercio Italiane per azioni Offerta FFC185 Migrazione dal prodotto Libranet al nuovo sistema Legalworkact (LWA) Allegato tecnico di offerta Verificato da: Eduardo De Masi Approvato da: Giuseppe Tramontana Versione: 1 Data Versione: 06/03/12 Nome Redattore : Eduardo De Masi Offerta Allegato Tecnico pag. 1 di 9

2 Indice 1 Introduzione al documento Scopo e campo di applicazione del documento Precedenti emissioni Riferimenti Dettaglio tecnico della soluzione Oggetto della fornitura Dettaglio del progetto di migrazione Struttura del progetto Analisi dei flussi documentali Requisiti tecnici di configurazione Formazione operativa Avvio fase di produzione del progetto...8 Offerta Allegato Tecnico pag. 2 di 9

3 1 Introduzione al documento 1.1 Scopo e campo di applicazione del documento Il documento contiene indicazioni tecniche in merito alla soluzione proposta dall'offerta. In particolare copre : aspetti tecnici modalità di realizzazione 1.2 Precedenti emissioni Si tratta della prima emissione. 1.3 Riferimenti [1] Lettera di offerta oggettodellaletteraofferta Offerta Allegato Tecnico pag. 3 di 9

4 2 Dettaglio tecnico della soluzione 2.1 Oggetto della fornitura Il servizio Libranet di gestione delibere e determine, attualmente in uso presso la Camera, verrà sostituito da un prodotto di nuova concezione. La condivisione e l analisi delle richieste pervenute dalle Camere utilizzatrici di Libranet hanno spinto InfoCamere a pensare ad un prodotto più rispondente alle attuali esigenze, soprattutto più conforme alle moderne attitudini informatiche degli operatori utilizzatori del servizio. La filosofia e l approccio del nuovo servizio sono stati pensati e realizzati affinché, dopo la normale fase di avviamento e formazione, si possa avere una gestione autonoma e completa del prodotto, tenendo conto delle mutevoli esigenze organizzative della Camera e considerando taluni aspetti normativi che a breve entreranno in vigore (pubblicazione on line degli Atti legge 69/2009). Il nuovo servizio consente di gestire in modo completo delibere e determinazioni, dalla nascita di una proposta alla trasformazione della stessa in delibera attraverso tutti i passaggi intermedi, tra cui pre-esame, esame della ragioneria, approvazione dell organo deliberante, esame da parte di un ente esterno, fino alla pubblicazione su web e all archiviazione. Esso permette di produrre gli atti, di correlare la fase di deliberazione alla fase di archiviazione dei documenti garantendo forme più efficaci di accesso agli atti amministrativi. Elenchiamo, di seguito, alcune caratteristiche fondamentali: Aspetto Tecnologico Le componenti software sono completamente rinnovate. Legalworkact è sviluppato con le tecnologie leader di mercato e la logica applicativa è in linea con i più moderni standard di riferimento. Le tecnologie utilizzate e le metodologie seguite per la realizzazione del servizio garantiscono alla piattaforma grande modularità, robustezza ed affidabilità. Aderenza alla normativa Vengono recepiti tutti gli aggiornamenti normativi ed in particolare le disposizioni relative alla pubblicazione on line degli atti (Legge 18 giugno 2009, n "Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività nonché in materia di processo civile", art. 32). Interfaccia semplice ed usabile La nuova interfaccia presenta un ambiente di lavoro facile da apprendere, assolutamente innovativo, progettato secondo i più recenti principi di usabilità, sfruttando tutti i vantaggi del web 2.0 con conseguente riduzione dei tempi di lavorazione di ogni singolo atto. L interfaccia grafica, realizzata in Adobe Flex, consente la visione chiara dei documenti da lavorare attraverso una scrivania e minimizza l utilizzo di fastidiosi e non funzionali pop-up. Offerta Allegato Tecnico pag. 4 di 9

5 Gestione della Firma Digitale L integrazione con un modulo software per effettuare tutte le operazioni di firma e verifica aggiornato automaticamente, non richiede una postazione di lavoro particolarmente attrezzata. L integrazione con il sistema di firma digitale DSS (Digital Sign Server) consente, inoltre, la firma dell atto direttamente in formato PDF lasciando dunque inalterata l estensione del file che potrà quindi essere aperto, senza nessuna conversione, tramite Acrobat Reader. Motore di Workflow L integrazione con un motore di workflow completo permette di automatizzare, gestire e controllare i processi che intervengono nel flusso di delibera di un atto. Offerta Allegato Tecnico pag. 5 di 9

6 3 Dettaglio del progetto di migrazione 3.1 Struttura del progetto Il progetto prevede una definizione per fasi, cioè per obiettivi, dei vari interventi da attuare presso la CCIAA di Reggio Calabria. Ciò garantirà al Cliente, da un lato la possibilità di realizzare in modo graduale il progetto, dall'altro di ottenere, dopo l'implementazione di ogni singolo modulo, dei risultati tangibili e misurabili. Tale modalità di lavoro consentirà, inoltre, al Cliente di apprezzare fin da subito i miglioramenti indotti dall attuazione del progetto nell efficienza delle procedure e di incrementare la consapevolezza dei dipendenti sulla necessità dei cambiamenti organizzativi suggeriti dal legislatore. Di seguito sono riportate l elenco delle fasi progettuali: 1. Analisi flussi documentali dell Ente 2. Configurazione 3. Formazione operativa 4. Start Up del progetto La CCIAA intende avviare un progetto che, attraverso una serie di azioni volte a migliorare l organizzazione documentale, porti a dematerializzare la documentazione afferente Delibere e Determine. Generalmente i processi documentali cartacei possono portare, sia ad inefficienze di natura organizzativa legate ai tempi di evasione delle pratiche, sia di natura economica poiché richiedono una maggior spesa dovuta a: maggiore quantità di carta utilizzata rispetto il trattamento informatico dei documenti maggiore spazio di archiviazione (con la conseguente gestione dello stesso, sicurezza, rischi ecc.) maggiore necessità di stampa e/o copie dei documenti per sopperire agli eventuali smistamenti multipli, documenti con multiclassifca ecc.. maggiori tempi di ricerca con complessivo aumento dell evasione delle pratiche. Le principali azioni del progetto saranno: Offerta Allegato Tecnico pag. 6 di 9

7 analisi della documentazione al fine di archiviare informaticamente i documenti e la relativa archiviazione e conservazione sostitutiva attivazione degli strumenti che consentano di conseguire una forte (o completa) dematerializzazione dei flussi individuati formazione mirata a mettere in condizione gli utenti camerali, implicati con ruoli e profili distinti, di utilizzare al meglio gli strumenti informatici Gli obiettivi saranno raggiunti: sia attraverso l adozione di servizi informatici in grado di gestire in modo interamente digitale l intero ciclo di vita del documento, sia attraverso una riorganizzazione degli uffici volta a massimizzare i benefici introdotti dai processi documentali digitali. La gestione digitale del ciclo di vita del documento prevede l obbligo di dotarsi degli strumenti digitali in grado di conferire al documento informatico pieno valore legale, dalla creazione del documento informatico alla sua conservazione, e quindi: firma digitale, conservazione sostitutiva e posta elettronica certificata come mezzo di trasmissione. Esso verrà perseguito analizzando le seguenti fasi: Analisi dei flussi documentali relativi a Delibere/Determine,raccolta dei requisiti necessari per avviare la fase di configurazione Requisiti tecnici di configurazione in back office del sistema sulla base dei dati presi in fase di analisi Formazione operativa sull utilizzo di LegalWork Act Start Up del servizio 3.2 Analisi dei flussi documentali In questa fase verranno raccolte tutte le informazioni necessarie all area tecnica per iniziare il caricamento dei dati; Offerta Allegato Tecnico pag. 7 di 9

8 3.3 Requisiti tecnici di configurazione Una volta concluse le attività di indagine e raccolta informazioni, si passa alla corretta definizione dei parametri che andranno a caratterizzare l ambiente di lavoro all interno della procedura informatica. In particolare, verranno svolte: Attività di configurazione dell organizzazione sul modulo di amministrazione per consentirne un corretto funzionamento; Definizione puntuale della visibilità, profilata opportunamente sull utilizzo del titolario/organigramma piuttosto che del ruolo ricoperto all interno dell organizzazione Definizione delle specifiche modalità operative relative all utilizzo dei corretti work flow agganciati ad ogni singolo atto con relativi modelli fino ad arrivare alla pubblicazione dei medesimi 3.4 Formazione operativa L'obiettivo dell'attività di formazione consiste nel fornire al personale individuato dall Amministrazione tutte le informazioni e gli strumenti necessari per promuovere la diffusione delle conoscenze all interno di tutto il bacino di utenza coinvolto nel progetto. In particolare si procederà all erogazione di specifici piani di formazione orientati ai seguenti gruppi omogenei di utenze: personale addetto alla Segreteria (3/4 persone); personale della Ragioneria e tutti gli altri utilizzatori di LegalWork Act (30/40 persone); Ciò vuol dire fornire, a ciascuno dei partecipanti, tutti gli elementi culturali di base necessari per comprendere a fondo le caratteristiche tecniche e funzionali dei sistemi e delle modalità di utilizzo, formando così quell'insieme di figure professionali che, dopo la necessaria fase di addestramento, costituiranno il punto di riferimento per l'utenza sia applicativa che gestionale del sistema di Gestione Delibere/Determine 3.5 Avvio fase di produzione del progetto Finita la fase di formazione sarà definito un t-zero di avvio del progetto con affiancamento agli attori coinvolti alla prima Delibera di Giunta. Offerta Allegato Tecnico pag. 8 di 9

9 # Attività Dettaglio attività Numero giornate 01 Analisi dei flussi e raccolta requisiti 1 Giornata eseguita da remoto con il supporto del consulente camerale 02 Configurazione 03 Formazione Operativa 4 Start Up L inizio di tale fase coincide con la chiusura della fase: 1 L inizio di tale fase coincide con la chiusura della fase: 1,2 L inizio di tale fase coincide con la chiusura della fase: 1,2,3 Tempo totale 11 giornate 7 gg (di cui 1 di verifica/caricamento organigramma,utenti,profili e 6 di verifica/caricamento workflow,tipi e sottotipi atto,visibilità,modelli) 2 gg (di cui 1 alla Segreteria e 1 per tutti gli altri utilizzatori) 1 Giornata eseguita da remoto con il supporto del consulente camerale Offerta Allegato Tecnico pag. 9 di 9