Verso una gestione totalmente digitale dei documenti contabili

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1 Verso una gestione totalmente digitale dei documenti contabili L esperienza del Comune di Cesena Camillo Acerbi resp. Servizio Informativo Gestionale acerbi_c@comune.cesena.fc.it Di cosa vi parleremo Come eravamo: la gestione cartacea e i relativi colli di bottiglia Cosa abbiamo pensato: il disegno generale del progetto A che punto siamo arrivati: i risultati finora raggiunti e i relativi benefici Cosa rimane da fare: gli ultimi passi per arrivare a una gestione totalmente digitale 2 1

2 Condizioni della gestione doc. in Comune all inizio del progetto (2008) abitanti 650 dipendenti Protocollo informatico doc./anno Workflow delib./deter atti/anno Scansione doc. protocollati in ingresso Gestione molto orientata a Protocollo & Segreteria: verso dove espandersi? 3 Gli ambiti individuati Esperienze di firma digitale sui certificati anagrafici e sui mandati di pagamento Decisione di partire da: 1. Servizi Demografici (timbro digitale, scansione schede individuali ) 2. Ragioneria dematerializzazione dei documenti contabili 4 2

3 PER IL COMUNE: aumentare l efficienza, riducendo i tempi di transito e di lavorazione dei documenti, ed eliminando le ridondanze (es. doppio caricamento dei dati) PER I FORNITORI: Obiettivi accorciare i tempi di pagamento e garantire trasparenza e velocità nell accesso allo stato delle proprie fatture 5 Gruppo di lavoro Settore Ragioneria (Servizio Entrata e Spesa Ordinaria) Settore Sistemi Informativi (Servizio Informativo Gestionale) Fornitore: CEDAF (software contabilità = Libra, piattaforma documentale = Iride) + utilizzatori cavie di altri Settori 6 3

4 Quali e quanti documenti In un tipico processo di acquisizione di beni o servizi, sono coinvolti almeno cinque documenti di interesse contabile: l atto di impegno di spesa l ordine al fornitore la fattura l atto di liquidazione tecnica il mandato di pagamento Per Comune di Cesena si parla in un anno di fatture, liquidazioni ecc 7 Il primo passo (relativamente) standard Poiché la fine del processo (mandato) era già digitale, ci siamo innanzi tutto occupati dell altro estremo, la determina di impegno: passaggio dal cartaceo al digitale, con 70 token USB distribuiti ai responsabili, e rimodellazione del flusso dell atto fra le scrivanie virtuali; integrazione dei software in maniera che gli impegni di spesa presi negli atti fossero automaticamente riversati in contabilità, con azzeramento di errori e doppie digitazioni. 8 4

5 Ma il difficile stava nel mezzo! Per quanto riguarda le fatture, la situazione era la seguente: la fattura arrivava all Ufficio Protocollo, che la smistava al Settore di probabile appartenenza se la destinazione era errata, la fattura veniva inoltrata ad altro Settore per posta interna giunta nel corretto Settore di destinazione, la fattura viaggiava fra gli uffici per le verifiche del caso infine, la fattura veniva passata a un incaricato per la redazione dell atto di liquidazione, e solo al termine inviata alla Ragioneria per il caricamento 9 E per le liquidazioni i Settori redigevano l atto direttamente su carta, o su sistemi non integrati con la contabilità l atto era inoltrato alla firma del Dirigente e poi inviato in Ragioneria, insieme alla fattura la Ragioneria controllava l atto e, in caso di errori, lo restituiva per posta al Settore una volta ottenuto un atto corretto, la Ragioneria ne ricaricava i dati nel software di contabilità 10 5

6 Cosa abbiamo pensato (1 fatture) 1. le fatture arrivate vengono subito tutte inoltrate alla Ragioneria 2. la Ragioneria carica immediatamente le fatture in contabilità e scansiona il cartaceo 3. i Settori ricevono e fanno girare le fatture sulle scrivanie virtuali del sistema documentale 4. eseguite le verifiche del caso, la fattura viene marcata come liquidabile, con eventuali annotazioni elettroniche 11 Cosa abbiamo pensato (2 liquidazioni) gli operatori dei Settori compongono l atto su un sistema integrato con la contabilità la liquidazione viene salvata nella piattaforma documentale, sulla scrivania del Dirigente il Dirigente firma digitalmente l atto e lo inoltra alla scrivania della Ragioneria la Ragioneria esegue le verifiche del caso e, se tutto va bene, rende contabile la liquidazione senza bisogno di ricaricare dati 12 6

7 Cosa abbiamo realizzato (1 fatture) la gestione digitale delle fatture è operativa da maggio 2009 visti gli alti numeri, abbiamo implementato un sistema di scansione massiva con bar-code il workflow delle fatture nel sistema documentale prevede la gestione degli stati (liquidabile ecc.) dal software di contabilità è possibile richiamare l immagine della fattura in qualunque momento 13 Cosa abbiamo realizzato (2 - liquidazioni) la gestione digitale delle liquidazioni è pronta e sta per entrare in produzione il software permette di vedere le fatture da liquidare depositate sulla propria scrivania l integrazione nativa con la contabilità evita errori e necessità di ridigitazione dei dati tramite l associazione liquidazione->impegno-> determina, il fascicolo elettronico si completa con tutti i documenti contabili 14 7

8 Fattura Protocollo Archivio Fascicolo Settore Pagamento Operatore Liquidazione Caricamento Dirigente Ragioneria 15 Scansione Uff. Fatture Fascicolo Contabile Elettronico Settore Mandato Inf. Operatore Liquidazione Trasformazione Dirigente Ragioneria 16 8

9 I numeri dei risultati il tempo medio di pagamento è passato da 45 a 30 giorni il numero di fatture disperse nel transito fra i vari uffici è ridotto praticamente a zero la digitalizzazione di determine e liquidazioni comporta già da subito il risparmio di circa fogli stampati all anno 17 Cosa ci resta da fare abbiamo allo studio l adozione dei buoni d ordine digitali, che permetterebbero fra l altro l attribuzione certa della fattura al Settore stiamo predisponendo un Portale dei Fornitori tramite cui si potrà sapere in quale punto dell iter di pagamento si trovano le proprie fatture nell arco di qualche mese dovremmo essere in grado di versare automaticamente i file.p7m sul sistema di conservazione regionale PARER 18 9