La Fattura Elettronica

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1 La Fattura Elettronica 16 gennaio 2009 Gabriele Saraceno Agenzia delle Entrate Direzione Regionale Toscana Ufficio Controlli Fiscali

2 Normativa e prassi di riferimento D.Lgs. 20 febbraio 2004 n. 52 D.P.R. 633/72 (art. 21, 39 e 52) D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 Provvedimento Agenzia delle Entrate del 9 dicembre 2004 Decreto Ministero dell Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 Legge n. 244 del 24 dicembre 2007 Decreto Ministero dell Economia e delle Finanze del 7 marzo 2008 Circolare Agenzia delle Entrate n.45/e del 19 ottobre 2005 Circolare dell Agenzia delle Entrate n. 36/E del 6 dicembre 2006 Direttiva 2006/112/CE del Consiglio del 28 novembre 2006 Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n. 11/2004

3 Normativa e prassi di riferimento Risoluzione dell Agenzia delle Entrate n. 161/E del 9 luglio 2007 Risoluzione dell Agenzia delle Entrate n. 267/E del 27 settembre 2007 Risoluzione dell Agenzia delle Entrate n. 14/E del 21 gennaio 2008 Risoluzione dell Agenzia delle Entrate n. 67/E del 28 febbraio 2008 Risoluzione dell Agenzia delle Entrate n. 85/E del 11 marzo 2008 Risoluzione dell Agenzia delle Entrate n. 260/E del 23 giugno 2008

4 La Fattura Elettronica La Direttiva 2001/115/CE del 20/12/2001 modificando la VI Direttiva (1977/388/CE( 1977/388/CE) semplifica, modernizza e armonizza le modalità di fatturazione previste dalla legislazione IVA. Il decreto legislativo n. 52/2004,, attuativo della Direttiva: riscrive riscrive l Art. l 21 del D.P.R. 633/72 modifica modifica gli artt. n. 39 e 52 del D.P.R. 633/72

5 La Fattura Elettronica Principali novità: 1. Emissione della fattura in formato elettronico senza necessità di essere mai materializzata. 2. Emissione della fattura da parte del cliente/cessionario (self billing) ) o da parte di un terzo (outsourcing) nazionale o residente all estero (a determinate condizioni) 3. Conservazione della fattura anche in un altro Stato (con strumenti giuridici di reciproca assistenza) 4. Ispezione dei documenti accessibili tramite apparecchiature informatiche

6 La Fattura Elettronica La fattura elettronica è emessa in un unico esemplare e deve avere i seguenti requisiti: Attestazione della data (certificazione del momento in cui il documento è formato) Autenticità dell origine (certezza della provenienza del documento) Integrità del contenuto (immodificabilit( immodificabilità del documento) I requisiti sono garantiti alternativamente: dall apposizione apposizione su ciascuna fattura o sul lotto di fatture del riferimento temporale e della firma digitale Oppure dall utilizzo del sistema EDI di trasmissione elettronica dei dati

7 La Fattura Elettronica La fattura elettronica redatta secondo i dettami del DPR 633/72, ai sensi dell art. 21, comma 2, D.Lgs. n. 82 del 2005 ha l efficacia l prevista dall art. art del c.c. ossia fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta, se colui nei cui confronti la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta. La Circ. 36/E 6/12/2006 ha precisato che ricevute e scontrini devono continuare a essere emessi in forma cartacea; si può però conservare in formato elettronico il giornale di fondo.

8 Trasmissione ed emissione della fattura La fattura elettronica si ha per emessa all atto atto della sua trasmissione o della spedizione o consegna cartacea (Art. 21 c. 1): per il cedente/prestatore per il terzo incaricato e all atto atto della compilazione per il cessionario/cliente Modalità di trasmissione per via elettronica Utilizzo di sistema EDI, posta elettronica, PEC, telefax Messa a disposizione della fattura su un server (Circ. 45/2005) Requisiti necessari per la trasmissione elettronica (Art. 21 c. 3): La fattura elettronica deve avere tutti i requisiti richiesti dalld all Art. 21 D.P.R. 633/72 previo accordo con il destinatario.

9 Trasmissione ed emissione della fattura Se la fattura è elettronica e c èc il consenso del destinatario alla trasmissione elettronica: La fattura è considerata elettronica sia per l emittente l che per il ricevente La conservazione deve essere elettronica sia per l emittente l che per il ricevente. Se la fattura è elettronica e manca il consenso del destinatario alla trasmissione elettronica: La fattura si considera elettronica solo per l emittente l mentre è sempre analogica per il ricevente. La trasmissione può avvenire in copia con spedizione o consegna in formato cartaceo o mediante strumenti elettronici (ad es. via ) e o a mezzo fax. La spedizione con modalità tradizionali comporta che la data di emissione coincida con quella di spedizione o consegna (v. Circ.. n. 45/E/2005). La conservazione è elettronica per l emittente, l mentre è tradizionale per il ricevente; il destinatario può comunque procedere alla conservazione elettronica previa conversione della fattura in documento informatico, fino a quando ne sussiste l obbligo l di conservazione civilistica.

10 Trasmissione ed emissione della fattura Circa Circa le modalità per la formalizzazione del consenso, l art. l 21 DPR 633/72 non fornisce alcuna indicazione, lasciando intendere che non è prevista una particolare forma da rispettare. Potrebbe, dunque, consistere anche in un semplice scambio di corrispondenza. La La norma, tuttavia, è chiara nel richiedere che il consenso sia antecedente all emissione del documento. Dunque è fondamentale che l accordo abbia una data certa e anteriore all inizio della fatturazione.

11 Trasmissione ed emissione della fattura TIPO DI FATTURA DATA DI EMISSIONE Analogica spedita o consegnata Analogica inviata o messa a disposizione con mezzi elettronici Elettronica Momento di consegna o spedizione al destinatario (data in fattura in mancanza di altra specifica indicazione) Momento di consegna o spedizione al destinatario (data in fattura in mancanza di altra specifica indicazione). Possibile opporre ai terzi data certa se si utilizza un sistema di PEC. Data di trasmissione al destinatario Elettronica con messa a disposizione sul web Data di messa a disposizione Elettronica solo per l emittente l (assenza consenso cliente) Momento di consegna o spedizione al destinatario (data in fattura in mancanza di altra specifica indicazione)

12 EMISSIONE DELLA FATTURA DA PARTE DEL CLIENTE E DEL TERZO Sia che la fattura sia emessa dal cliente/cessionario, sia che sia s emessa dal terzo in outsourcing, come ora reso possibile dall art. art. 21 decreto IVA, la responsabilità della fatturazione resta a carico del soggetto passivo di imposta; dalla fattura, inoltre, deve risultare che la compilazione è stata effettuata dal cliente o da un terzo per conto del cedente/prestatore e deve essere indicata la partita IVA del cedente/prestatore. Se il soggetto terzo risiede in un paese extra UE con il quale non n esistono strumenti giuridici che disciplinano la reciproca assistenza: deve essere fatta comunicazione preventiva all AE; il soggetto passivo nazionale deve aver iniziato l attivitl attività da almeno cinque anni; non devono essere stati notificati, nei cinque anni precedenti, atti impositivi o di contestazione di violazioni sostanziali in materia di IVA.

13 MODALITA E TEMPISTICA DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE le fatture elettroniche che vengono trasmesse o ricevute in forma elettronica devono essere archiviate nella stessa forma; le fatture predisposte in formato elettronico ma consegnate o spedite sotto forma cartacea al cliente possono essere archiviate anche in forma elettronica; il processo di conservazione delle fatture elettroniche deve essere ere operato entro i quindici giorni dal ricevimento/emissione delle stesse, fermi restando i termini per l assolvimento l degli obblighi di registrazione previsti dagli articoli 23 e 25; quando l incarico l di emettere le fatture è stato affidato a un cliente o a un terzo, l obbligo l di conservazione elettronica grava sia sul fornitore che sul destinatario, posto che non è possibile la conservazione solo da parte del soggetto incaricato dell emissione emissione del documento; il documento elettronico può essere gestito dal ricevente con un programma informatico diverso da quello utilizzato per la sua redazione, purché i dati restino inalterati. Se la fattura è inviata in formato crittografato, è ammessa la conservazione nel formato in chiaro.

14 MODALITA E TEMPISTICA DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE Il processo di conservazione legale dei documenti informatici ed analogici si perfeziona con: l apposizione della sottoscrizione elettronica (firma digitale); l apposizione della marca temporale.

15 MODALITA E TEMPISTICA DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE La Circolare n. 45/E del 19/10/2005 ha precisato che una volta prescelta una determinata modalità di conservazione, sia essa elettronica o analogica, in relazione ad un periodo d imposta, la stessa deve essere adottata per tutti i documenti rientranti nella medesima categoria. La citata circolare ha, inoltre, precisato che, per quanto riguarda le fatture, l obbligo l della conservazione omogenea per tipologia di documenti grava anche sul destinatario del documento fiscale. Così,, nel caso in cui quest ultimo ultimo abbia prestato il consenso per la ricezione elettronica delle fatture emesse da alcuni fornitori, lo stesso deve conservare in formato elettronico tutte le fatture di acquisto, anche quelle ricevute in formato cartaceo.

16 MODALITA E TEMPISTICA DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE In un ottica di semplificazione e di agevolazione dell introduzione dei sistemi di conservazione sostitutiva, la circolare n. 36 del 06/12/2006 ha fornito una nuova interpretazione del principio di conservazione omogenea dei documenti. In particolare è stata concessa al contribuente la possibilità di adottare la conservazione sostitutiva delle sole fatture elettroniche consentendo la conservazione con le modalità tradizionali delle fatture in formato analogico a condizione che le stesse siano annotate in un apposito registro sezionale e numerate progressivamente con una distinta serie numerica in ordine cronologico, senza soluzione di continuità per periodo di imposta. In tale evenienza, per ogni singolo cliente o fornitore dovrà essere eseguita un unica unica modalità di conservazione per l intero l periodo d imposta, d in modo che le fatture emesse o ricevute risultino annotate tutte nello stesso registro.

17 MODALITA E TEMPISTICA DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE Possibilità di fatturazione/conservazione mista prevista in casi portati all attenzione attenzione dell Agenzia: -Ris.. N. 267/E del 27 settembre 2007

18 MODALITA E TEMPISTICA DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE Per i documenti informatici rilevanti ai fini tributari, per i quali si ribadisce la conservazione sostitutiva è obbligatoria, l art. l 3, comma 2 del D.M. del 23/01/2004 prevede una precisa tempistica. In particolare, le fatture elettroniche devono essere conservate con cadenza quindicinale.. La circolare n. 36 del 06/12/2006 ribadisce, in proposito, che il processo di conservazione deve essere effettuato dal destinatario entro i quindici giorni dal ricevimento e dall emittente entro quindici giorni dall emissione.

19 MODALITA E TEMPISTICA DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE La risoluzione n. 161/E del 09/07/2007: il termine quindicinale per la conservazione delle fatture attive decorre dalla data di emissione, che per le fatture elettroniche si identifica con quella della loro trasmissione telematica, mentre per quelle analogiche si identifica con la consegna o spedizione ( )( ) resta inalterata la facoltà di procedere alla conservazione anche ad intervalli più ravvicinati e pertanto se il termine quindicinale, calcolato con decorrenza dalla data indicata nella fattura emessa (soluzione prospettata dalla società istante), viene a scadere prima di quanto avverrebbe facendo decorrere il medesimo termine dalla data di trasmissione telematica, ovvero della consegna o spedizione della fattura cartacea, la procedura prospettata nell istanza può considerarsi regolare.

20 CONSERVAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE ALL ESTERO L'articolo 39, comma 3, quarto periodo del D.P.R. 633/72 dispone che anche il luogo di conservazione delle fatture elettroniche può essere e situato in uno Stato diverso da quello del soggetto emittente. Tale T possibilità è consentita (a differenza dell emissione) emissione) solo a condizione che con lo stesso Stato esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza in materia di imposte indirette (quindi, è impossibile conservare le fatture presso uno Stato extraue). Inoltre, è obbligatorio che il soggetto passivo residente o domiciliato nel territorio italiano assicuri l accesso l automatizzato all archivio, archivio, in qualsiasi momento e dalla sua sede; che lo stesso soggetto passivo assicuri l integritl integrità dei dati e la leggibilità durante tutto il periodo di conservazione; che, infine, tutti i documenti e i dati contenuti nell archivio elettronico, compresi i certificati destinati a garantire re l autenticità dell origine e l integritl integrità delle fatture emesse in formato elettronico, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico. i La società interessata alla conservazione presso lo Stato estero deve darne comunicazione all Agenzia delle Entrate nel rispetto dei termini previsti dall art. art. 35 DPR 633/72, utilizzando gli appositi modelli AA7/8 e AA9/8, nel rispetto dei termini previsti dall art. art. 35 DPR 633/72.

21 REGISTRAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE La registrazione delle fatture elettroniche nei registri IVA non comporta differenze sostanziali con quella delle fatture tradizionali. Le fatture elettroniche di vendita dovranno essere registrate entro 60 giorni dall effettuazione dell operazione, ferma restando la ricomprensione delle stesse fatture nella liquidazione relativa alla data di effettuazione dell operazione. Le fatture di acquisto potranno essere registrate anteriormente alla liquidazione periodica, ovvero alla dichiarazione annuale nella quale è esercitato il diritto alla detrazione della relativa imposta, ossia entro la dichiarazione relativa al secondo anno successivo a quello in cui il diritto alla detrazione è sorto ed alle condizioni esistenti al momento della nascita del medesimo.

22 REGISTRAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE Per quanto concerne le fatture di acquisto è opportuno tenere presente le particolari modalità di integrazione della fattura elettronica ricevuta da un operatore comunitario. Stante l immodificabilitl immodificabilità della fattura ricevuta e la necessità di integrare la stessa degli elementi previsti dall art. art. 46 del D.L. 331/1993 (controvalore in euro del corrispettivo e degli altri elementi che concorrono a formare la base imponibile dell operazione nonché dell ammontare dell imposta calcolata secondo l aliquota l dei beni o servizi acquistati) si rende necessario per il destinatario della fattura predisporre un nuovo documento in cui annotare sia i dati necessari per l integrazione sia gli estremi della fattura estera. Come specificato al punto della circolare n. 45/E del 19/10/2005, tale documento integrativo può essere emesso in formato elettronico o su supporto cartaceo. Nel primo caso è necessario allegare lo stesso alla fattura originaria e renderlo immodificabile mediante l apposizione l del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata. Nel secondo caso è necessario materializzare la fattura comunitaria al fine di conservarla unitamente al citato documento o, in alternativa, convertire il documento integrativo analogico in formato elettronico.

23 ALTRI DOCUMENTI EMESSI IN FORMATO ELETTRONICO La Circ. 45/E/2005 prevede la possibilità di emettere altri documenti rilevanti ai fini IVA in formato elettronico: 1) la dichiarazione d intento d di cui all art. art. 8 comma 2 prevista a carico degli esportatori abituali che intendano effettuare acquisti senza applicazione dell imposta; 2) la dichiarazione rilasciata dal cliente che richiede l applicazione l dell aliquota agevolata per l acquisto della prima casa da imprese costruttrici e assimilate, ristrutturazione, acquisti destinati a disabili; 3) le note di variazione di cui all art. art. 26 senza considerare se il documento originale sia analogico o elettronico.

24 DUE CASI RISOLTI: NATURA DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA MISTA RIS. 260 del 23 giugno 2008 La società A intendeva avvalersi della facoltà di affidare in outsourcing l emissione l delle fatture relative alla linea di attività individuata da un marchio X. L incarico L veniva affidato alla società B; B a sua volta affidava la gestione della fatturazione delle società del gruppo a C che cura le attività di aggregazione del flusso dei dati provenienti da B, di formazione delle fatture in formato pdf e di stampa delle stesse su carta. A A tal fine B, già deputata dell emissione emissione delle fatture analogiche per tutte le società del gruppo, aveva l intenzione di affidare l incarico l di effettuare la fatturazione elettronica ad un soggetto terzo, D, senza che si instaurasse alcun rapporto contrattuale diretto tra quest ultima ultima e A.

25 DUE CASI RISOLTI: NATURA DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA E SISTEMA MISTO RIS. 260 del 23 giugno 2008 La procedura prevista nell interpello prevedeva ben sette fasi: invio da parte di B a C del flusso di dati da aggregare per la fatturazione; aggregazione dei dati da parte di C per generare la fattura in formato f pdf; invio da parte di C a D dei soli file pdf relativi ai clienti che e hanno prestato l assenso l alla ricezione delle fatture in formato elettronico; creazione da parte di D della fattura elettronica tramite l apposizione l del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica; invio di un messaggio e ai clienti che hanno prestato l assenso l al ricevimento della fattura elettronica per informarli che la stessa sa è stata emessa ed è a loro disposizione sull apposito sito WEB per un periodo di tredici mesi, sito a cui i clienti potranno accedere tramite apposita password; effettuazione del procedimento di conservazione delle fatture elettroniche con cadenza almeno quindicinale, tramite apposizione e della marca temporale e della firma elettronica qualificata, a cura di D; creazione da parte di D di un archivio informatico su CD ROM, che raccoglie tutte le fatture emesse per ciascuna società europea del gruppo A, e invio ad A di quello relativo alle fatture emesse in suo nome.

26 DUE CASI RISOLTI: NATURA DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA E SISTEMA MISTO RIS. 14 del 21 gennaio 2008 L interpello chiede un parere relativamente a tre procedure di conservazione sostitutiva che potrebbe operare un centro servizi: 1. Processo Fatture Attive: elaborazione del documento (del mittente) da parte del centro servizi, produzione dell immagine e firma della stessa, eventuale spedizione e conservazione sostitutiva; 2. Processo Fatture Passive: ricezione dell immagine del documento e successiva procedura del punto; 3. Sistema EDI: il centro servizi opera come prestatore del servizio EDI dove i propri clienti (sia mittente che destinatario) non hanno l accordo tra le parti per la fatturazione elettronica e quindi usano il servizio s come trasmissione documenti. Il centro servizi, intercettando la trasmissione, elabora il documento e produce l immagine l relativa, tornando al punto 1.

27 LA FATTURAZIONE ELETTRONICA NEI CONFRONTI DELLE AMMINISTRAZIONI DELLO STATO E DEGLI ENTI PUBBLICI Il provvedimento è contenuto nei commi dal 209 al 214 dell articolo 1. Esso impone ai fornitori delle Amministrazioni Pubbliche di adottare la forma elettronica per la gestione di tutto tto il ciclo di vita delle fatture emesse nei loro confronti, e cioè per l emissione, la trasmissione, la conservazione e l archiviazione. l Il decreto del 7 marzo 2008 recante Individuazione del gestore del sistema di interscambio della fatturazione elettronica nonché delle relative attribuzioni e competenze individua il gestore del sistema di interscambio dei documenti nell Agenzia delle Entrate alla quale spetterà il presidio del processo di ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche alle amministrazioni destinatarie, nonché la gestione dei dati in forma aggregata e dei flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica. L'Agenzia delle Entrate nella gestione tecnica del sistema di interscambio sarà coadiuvata dalla SOGEI - Società Generale di Informatica S.p.A,, partner tecnologico dell'amministrazione finanziaria italiana.