VERBALE FORUM NAZIONALE AVIS GIOVANI EUR SUITE HOTEL - ROMA GENNAIO 2005

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1 VERBALE FORUM NAZIONALE AVIS GIOVANI EUR SUITE HOTEL - ROMA GENNAIO 2005 SABATO 29 GENNAIO I lavori iniziano alle ore presso la sala congressi dell Eur Suite Hotel di Roma. Risultano presenti il Presidente di Avis Nazionale ed alcuni Consiglieri, il coordinatore nazionale Avis Giovani, Giovanni Pelonghini, i responsabili delle macroaree regionali, componenti l Esecutivo Nazionale Avis Giovani, Aurora Di Lenola, Laura Bruno, Franco Cavalli, Stefano Ghezzi, Anna Pati. Assente giustificato Alex Campodonico. Sono presenti i giovani sotto elencati, in rappresentanza delle regioni come appresso specificato.. Apre i lavori della Consulta Alberto Cicerone, Responsabile dell Area Organizzazione che, dopo una concisa introduzione, cede la parola per un saluto al Presidente dell Avis Comunale di Roma, Camilli; si succedono poi per i saluti di rito, nell ordine, il Presidente di Avis Nazionale, Andrea Tieghi, l Assessore alle Politiche Sociali del Comune di Roma, On. Raffaella Milani. Giovanni Pelonghini ringrazia Aurora Di Lenola per l impegno profuso nell organizzazione dell iniziativa e Silvia Maggioni per aver curato gli aspetti grafici del Forum ( locandine ecc.) e, dopo aver illustrato come saranno strutturate le due giornate del Forum, cede la parola ai Componenti dell Esecutivo Nazionale Avis Giovani per l esposizione delle relazioni secondo l ordine che segue: - Laura Bruno/ Franco Cavalli. Franco e Laura for President La responsabilità della guida di una sezione Avis. Segue l intervento del Vicepresidente Nazionale, Genesio De Stefano. - Anna Pati. Anna for Secretary Compiti e funzioni di un Segretario. 1

2 Segue l intervento del Segretario Nazionale, Rino Rosso. - Aurora Di Lenola. Aurora per crescere Promozione e comunicazione. Seguono gli interventi di Luciano Franchi, Responsabile dell Area Comunicazione di Avis Nazionale, e di Fulvio Viceré, Responsabile dell Area Formazione di Avis Nazionale. - Stefano Grezzi. Stefano per diventare grandi Come organizzare le energie dei giovani. Segue l intervento di Giovanni Pelonghini Dopo un breve coffee break, alle ore18.00, hanno inizio i lavori di gruppo. Sono stati costituiti 6 gruppi di lavoro ognuno dei quali discuterà su due figure associative trattate nelle relazioni, una figura imposta dal coordinatore di gruppo ed una a loro scelta: - GRUPPO COLOSSEO: Segretario e Coordinatore Gruppo Giovani - GRUPPO FONTANA DI TREVI: Segretario e Responsabile Comunicazione - GRUPPO S. PIETRO: Presidente e Responsabili promozione e Comunicazione. - GRUPPO PANTHEON: Presidente e Responsabili promozione e Comunicazione. - GRUPPO TRINITA DEI MONTI: Responsabili promozione e Comunicazione e Responsabile gruppo Giovani. - GRUPPO CAMPIDOGLIO: Responsabili promozione e Comunicazione. I lavori sono stati ultimati alle ore DOMENICA 30 GENNAIO I lavori riprendono in seduta plenaria alle ore 9.00 con l esposizione e presentazione dei lavori di gruppo, i cui risultati si allegano al verbale. Dalle ore alle ore 11.30, ciascun gruppo è impegnato nella simulazione di un consiglio direttivo Avis sulla base di un O.d.G. già impostato (allegato al presente verbale). Si ritorna in plenaria e ciascun gruppo espone i risultati della simulazione, che si allegano al presente verbale. Franco Cavalli presenta i risultati statistici sulla composizione degli esecutivi durante la simulazione, da cui emerge una parità di presenze, al loro interno, tra uomini e donne. Giovanni Pelonghini, dopo un ringraziamento ai Componenti l Esecutivo Nazionale Avis Giovani, ad Avis Nazionale ed ai Coordinatori di gruppo, e dopo aver ricordato i prossimi appuntamenti con le riunioni di macroarea e l intenzione di organizzare un evento rivolto ai giovani nell ambito dell As semblea Nazionale Avis, cede la parola a Claudia Firenze per alcune informazioni sul Carnevale di Viareggio organizzato dai giovani della Toscana. Chiude i lavori alle ore 12.30, con un ringraziamento e saluto, Alberto Cicerone. 2

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5 /$925,',*58332 $1$/,6,','8(,1&$5,&+,$662&,$7,9, GRUPPO FONTANA DI TREVI COMUNICAZIONE Importante capire la finalità: - comunicare per ricercare potenziali donatori; - comunicazione per ricercare il vil ma utile denaro (bilancio sociale) Assolutamente necessario curare lo strumento comunicativo interno tra le varie strutture (Regionale, Provinciale, Comunale) Verifica costante della validità degli strumenti di comunicazione utilizzati (verifica del feedback della comunicazione) Individuare uno strumento comunicativo adatto in dipendenza del target di utenti a cui ci si rivolge SEGRETARIO Gestione della corrispondenza nell accezione più ampia del termine Parte attiva principale nella struttura istituzionale interna ed esterna (AVIS-SOCIETA ) Collaborazione stretta con il Presidente attraverso un attività che spesso si sovrappone pur mantenendo il rispetto dei reciproci ruoli SINERGIA In talune situazioni critiche diviene garante del rispetto dei regolamenti come una sorta di giudice conciliatore La conclusione è che il ruolo del Segretario è più determinante di quanto traspare e di conseguenza va ricercato il modo di valorizzarlo come merita investendo su di esso. 5

6 GRUPPO CAMPIDOGLIO LA PERSONA IDEALE COME RESPONSABILE DELLA COMUNICAZIONE 1) Chi è? 2) Cosa deve fare? 3) Con quali strumenti deve operare? 4) Con quali soggetti deve interagire? Proposte : internet feedback L incaricato deve conoscere l AVIS, la donazione, il territorio. Importante è il feedback del donatore. GRUPPO COLOSSEO SEGRETARIO Differenza a seconda del livello (Comunale, Provinciale, Regionale) nel ruolo e nei compiti (factotum a livello Comunale) Importante il rapporto con il Presidente COORDINATORE GRUPPO GIOVANI Il coordinatore deve essere un membro del consiglio per avere peso decisionale Il consiglio e l esecutivo possono incidere molto nel dare importanza al gruppo giovani Problema: in caso di apertura ai giovani, consapevolezza di saper svolgere l incarico (mancanza di capacità?) Una delle soluzioni: scuola di formazione, scambio macro-area Mancanza di comunicazione interna: spesso i giovani non conoscono le iniziative che li riguardano, a volte a causa di filtri vecchia dirigenza. Molto è ancora legato alla apertura e disponibilità di alcuni dirigenti 6

7 GRUPPO PANTHEON PRESIDENTE E RESPONSABILE PROMOZIONE/COMUNICAZIONE ¼ ½ Rinnovi cariche: importanza della continuità immobilismo (fossilizzazione delle poltrone ) Problema del ricambio: - sia nelle realtà piccole (perché ci sono poche persone disponibili) - sia nelle realtà grandi (perché richiede un grosso impegno) Il presidente dovrebbe coltivare un successore Se ti chiedessero di fare il presidente cosa risponderesti? - NO: perché ora non potrei dedicarvi il tempo necessario (se le cose si fanno, si fanno bene), carattere non adatto - SI: anche se con alcune perplessità (incertezza per un esperienza nuova) Problema del deficit del senso di appartenenza associativa RESP. PROMOZIONE/COMUNICAZIONE - Importanza della comunicazione interna - Attività che stimolino il senso di appartenenza - Eventi e manifestazioni varie - Importanza dell attività nelle scuole: non solo nelle scuole superiori ma anche elementari e medie (e materne, perché no) per stimolare nei ragazzi la nascita della cultura del dono e della solidarietà tutela della salute modelli positivi di comportamento GRUPPO S. PIETRO IL PRESIDENTE a) Carismatico b) Competente c) Esperienza associativa d) Disponibile e operativo e) Presidente-vicario f) Coinvolgente e trascinatore PROMOZIONE E COMUNICAZIONE a) Educazione nelle scuole (crediti formativi, ecc ) b) Televisione e fotografia (artisti e pubblicità grandi eventi) c) Pagine WEB (banner e macro Avis) d) Attività per donatori e non (tempo libero, eventuali convenzioni) e) Esiste una statistica per capire come ci si avvicina alla donazione? 7

8 GRUPPO TRINITA DE MONTI RESPONSABILE PROMOZIONE E COMUNICAZIONE Comunicazione interna ed esterna; orizzontale e verticale Analisi dati storici e del territorio Proposte di sviluppo Coerenza del messaggio Formazione RESPONSABILE GRUPPO GIOVANI Consigliere delegato alle politiche giovanili fino a livello provinciale Maggiori garanzie e riconoscimento 6,08/$=,21(&216,*/,2',5(77,92(25*$1,==$=,21((9(172 GRUPPO FONTANA DI TREVI Presidente: Massimiliano Bellizia Vice presidente: Alessia Oppizio Vice presidente vicario: Sonia Maratelli Segretario: Thomas Faitelli Tesoriere: Debora Responsabile Comunicazione: Roberto Toso Responsabile Giovani: Roberta Salerno Responsabile att. e sviluppo: Valentina Marchi ORGANIZZAZIONE FESTA SOCIALE Domenica 30/05/05 festa sociale presso il Ristorante Il Ritrovo. Programma della giornata: ore 12.30: ritrovo ore 13.00: inizio pranzo ore 15.00: intervento autorità (sindaco), saluto presidente, premiazioni (consegna benemerenze) ore 16.00: lotteria ore 20.00: il Consiglio Comunale organizza un concerto con ospite d onore Tiziano Ferro; sono invitate anche le altre comunali. ¾ La comunicazione avverrà attraverso il giornalino con inserito il programma della giornata e tramite posta elettronica. I premiati saranno contattati telefonicamente. Chi desidera partecipare deve chiamare entro il giorno 30/04/05. Il budget iniziale è di circa euro, in più uno sponsor aggiunge euro e altri 500 euro sono di provenienza indefinita (raccolti dalla fontana): totale euro. In data 02/05/05 gli aderenti sono 260 soci e 260 persone esterne, totale 520 partecipanti. Il costo della cena stabilito in 15 euro è coperto dalla comunale per i soci (per un totale di euro), i non soci hanno il costo a proprio carico. Il costo delle benemerenze ammonta a 500 euro (20 benemerenze). 8

9 Primo premio lotteria è un buono spesa di 200 euro, gli altri premi sono a carico di sponsor. Il costo per intrattenimento dei bambini (circo durante il concerto) ammonta a 200 euro. Il costo dei biglietti della lotteria è di 50 euro. Risparmio di 650 euro. GRUPPO CAMPIDOGLIO Presidente: Sara Segretario: Alairio M.Luisa Vice presidente: Enzo Vice presidente vicario: Pietro Amministratore: Mauro Responsabile gruppo Giovani: Antonio Responsabile sport: Luigi Propaganda: Damiano Scuola: Natacha Il consiglio è iniziato alle ore E avvenuta la scelta delle cariche: tutti hanno accettato la carica. GIORNATA MONDIALE DONAZIONE: ORGANIZZAZIONE TORNEO DI CALCIO SAPONATO Nato dalla volontà di far incontrare giovani (sia maschi sia femmine), Antonio ha proposto un torneo sportivo. Le alternative erano calcio e calcio saponato: il consiglio ha deciso di portare avanti il torneo di calcio saponato. Come coordinatore dell evento è stato scelto Antonio. Il consiglio ha scelto di effettuare il torneo in concomitanza con la giornata mondiale della donazione il 1 weekend di luglio. Enzo si occupa della richiesta delle autorizzazioni in comune per due giorni, sabato e domenica, per occupazione di suolo pubblico; il luogo scelto per l evento è il lungo -mare, gli stabilimenti balneari mettono a disposizione i servizi. Enzo si occupa anche dell assicurazione. La cassa di risparmio di Campidoglio mette a disposizione dell evento euro per i premi. Il responsabile sport si impegna a trovare la ditta fornitrice del campo; spesa prevista euro. Il regolamento del torneo sarà gestito da Luigi. Il torneo è aperto a 8 (otto) squadre; quota di iscrizione 25 euro a squadra. Il materiale promozionale e inviti saranno gestiti da Natacha e Pietro. All evento sarà presente anche la Radio. Manifesti e Radio sono a costo zero perché offerti da simpatizzanti avisini. Cristina, una ragazza attiva prenderà i contatti con le aziende che forniranno gratuitamente gelati e acqua per di due giorni dell evento. Il comune di Campidoglio si occupa di tutti i servizi di emergenza, contatti con le forze pubbliche e servizio di pronto soccorso. Le spese alberghiere sono a carico dei partecipanti. Antonio prenderà i contatti con il campeggio e l albergo per avere prezzi di favore. Il vicepresidente Enzo contatterà l AVIS nazionale per l invio di manifesti. Gadget della manifestazione, bandana adornata con il simbolo AVIS. Antonio contatterà lo sponsor. Luigi contatterà anche il bar degli stabilimenti balneari per avere buoni sconto. Pietro contatta il CSV. Cristina si offre volontaria insieme ad altri membri del gruppo giovani per tutti i servizi di accoglienza dei partecipanti. Iscrizioni entro il 15/06. La riunione si conclude alle ore

10 GRUPPO COLOSSEO Presidente: Stefano Manca Vicepresidente Vicario: Davide Formenton Vicepresidente: Jessica Vallorani Segretario: Monica Carli Tesoriere: Lodovico Viesi Responsabile Giovani: Margherita Spagnuolo Responsabile Comunicazione: Claudia Firenze Responsabile Scuola: Andrea Sardoz Questi componenti fanno parte dell esecutivo. ORGANIZZAZIONE GIORNATA MONDIALE DELLA DONAZIONE DEL SANGUE Budget euro Data ufficiale: martedì 14 giugno Modalità: gazebo in piazza Fare un piano delle disponibilità (turni): incarico affidato al Responsabile Comunicazione e Promozione. Si stabilisce di organizzare il gazebo nella giornata di domenica 19 giugno 2005 (dopo le elezioni). L orario di apertura gazebo: , (3 persone minimo), Piazza Verdi. Autorizzazione ad affissione: incarico affidato al Segretario. Richiesta materiale informativo fatto per l evento dal provinciale e regionale, più lo striscione: incarico affidato al Vicepresidente. Preventivi per acquisto gazebo, materiale informativo dedicato e ricerca sponsor: incarico affidato al tesoriere. Organizzazione di giochi con bambini: incarico affidato al Responsabile gruppo Giovani. Proposta da autorizzare nel prossimo consiglio, previo controllo copertura assicurativa, verifica a carico del Segretario. Eventuale concorso per elaborati (murales?) da parte delle scuole da mettere in visione nella giornata: proposta da autorizzare nel prossimo consiglio, incarico affidato al Responsabile Scuola. Si è d accordo di chiedere al forno del paese di prepararci una torta, ciambella (più bevande; eventuale sconto, sponsor): incarico affidato al Tesoriere. Raccolta adesioni (tavolino e sedia). Verifica efficacia evento per l aumento delle donazioni attraverso: materiale distribuito nell arco della giornata, adesioni immediate, confronto tra il 14/06/05 e il 14/06/06 nelle adesioni e nelle iscrizioni. Prevedere una raccolta libera. Votazione: d accordo in maggioranza. E contrario il Vicepresidente. Firme del verbale da parte del Presidente e del Segretario. GRUPPO PANTHEON Presidente Vicepresidente Vicario Segretario Amministratore Altri responsabili: Giovani, Stampa/Propaganda/Comunicazione, Scuola. ORGANIZZAZIONE GIORNATA MONDIALE DONAZIONE 10

11 Richiesta autorizzazioni: Presidente e Segretario. Individuazione luogo affitto: Segretario. realizzazione / acquisto materiale promozionale (striscione, locandine e volantini) intervento sul palco: Comm. contattare artisti e loro coinvolgimento nel messaggio AVIS: Comm. SIAE: Amministratore. ideazione magliette o altro gadget per la manifestazione: Comm. organizzazione orario turni di presenza: Segretario. metodo di raccolta iscrizioni o infopoint?: Segretario, volontari. Promozione evento: Comm. Affissione manifesti AVIS Nazionale: Segretario. Ricerca sponsor: Amministratore e Vicepresidente. Ristoro: Amministratore. Inviti autorità e soci: Segretario. Verifiche periodiche per i lavori in corso: Presidente, comm. referenti verifica risultato manifestazione: immediata (nel giro di pochi giorni), Presidente in consiglio, comm. referenti. GRUPPO S. PIETRO Assemblea, 16 presenze. Presidente: Rosario Cavallaio Vicepresidente: Luciano Segretario: Alessandra Tesoriere: Dea Responsabile gruppo Giovani: Giulia ORGANIZZAZIONE FESTA SOCIALE 1 sabato di settembre inviti donatori: Segretario. inviti autorità: Vicepresidente. richiesta autorizzazioni sfilata iniziale per le vie del centro cittadino: Vicepresidente. allestimento sala: Tesoriere organizzazione del pranzo: Michelangelo (scelta sala oratorio), Umberto per buffet. eventuale premiazione: Riccardo (gestione benemerenze, contributi ). spettacolo di intrattenimento (gruppo musicale): Giulia, Mara (gadget). Manifesti, stampa: Davide. Affissioni: Giovanni. Banda: Silvia. Contattare media per spot in TV o radio: Giovanni. Lotteria: tutti coinvolti. GRUPPO TRINITA DE MONTI 30/01/05: 15 presenti Presidente: Alcide Vicepresidente Vicario: Lucia, Dario Segretario: Valeria Amministratore: Gianluca 11

12 Responsabile gruppo Giovani: Angela Responsabile Comunicazione: Corrado Responsabile Politiche Scolastiche: Valeria Allodole Dai consiglieri si elegge il Presidente nella figura di Alcide, il quale in base alle esperienze sceglie i componenti del consiglio direttivo. Vengono nominate le nuove figure del Responsabile del gruppo Giovani, Comunicazione e Politiche Scolastiche. In seguito all incremento del numero dei donatori (da 340 a 610) si decide di organizzare con un budget di euro una festa sociale. Di conseguenza sarà organizzato il tutto in base al numero di partecipanti alla festa, ai relativi ospiti, familiari dei donatori e consorelle. Si suddividono i compiti: organizzazione pranzo (e festa sociale) organizzazione accoglienza inviti (istituzioni presenti sul territorio, presidi istituti scolastici) ricerca sponsor? preparazione benemerenze organizzazione spettacolo ed intrattenimento animazione bambini pesca di beneficenza (rapp. commercianti) organizzazione e stampa brochure, volantino (da decidere in base al patrocinio e al budget) richiesta patrocinio morale ed economico (ASL, Comune e Provincia) I compiti vengono assegnati a gruppi di consiglieri. Nei vari gruppi esistono collaboratori. Deve essere stabilito un programma da verificare dopo qualche giorno per controllare lo stato delle cose. 170 (50% donatori) e 30 autorità Consegna a mano degli inviti e per altri canali Benemerenze: 4 ori (400 euro) 18 argenti (64 euro) 15 bronzi (45 euro) Totale (509 euro) Materiale avis (50 euro) Pranzo: quota 15 euro (10 AVIS, 15 fuori) Promozione (manifesti e locandine) 10 cent/uno (150 euro) SIAE (118 euro) Complesso (100 euro) Banda (150 euro) Animazione bimbi Riduzione quota donatori e/o bambini in base al budget e agli sponsor ottenuti. Dopo 7 giorni: proposte e costi. 12

13 LAVORI DI GRUPPO - COMPOSIZIONE DEI CONSIGLI UOMINI DONNE FONTANA DI TREVI Presidente 1 Esecutivo 2 5 COLOSSEO Presidente 1 Esecutivo 3 3 PANTHEON Presidente 1 Esecutivo 1 2 TRINITA' DEI MONTI Presidente 1 Esecutivo 3 3 CAMPIDOGLIO Presidente 1 Esecutivo 6 2 S. PIETRO Presidente 1 Esecutivo 1 3 TOTALE di cui Presidenti