STAMPA DEI REGISTRI CONTABILI

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1 FABIO BETTONI LAURA LOCATELLI RACHELE DENEGRI Circolare n. 25 del 07 Dicembre 2015 STAMPA DEI REGISTRI CONTABILI Come ormai di consueto il prossimo 31 dicembre 2015 i contribuenti che tengono la contabilità ordinaria con sistemi meccanografici dovranno effettuare la stampa dei registri contabili relativi all esercizio I registri contabili (detti anche libri contabili) previsti dal codice civile e dalla normativa fiscale ai fini delle imposte sui redditi e dell Iva sono: il libro giornale; il libro inventari; il registro dei beni ammortizzabili; i registri previsti dalla normativa Iva. Affinché i registri contabili tenuti con sistemi meccanografici siano considerati regolarmente tenuti, essi devono essere stampati su supporti cartacei entro il 31 dicembre dell esercizio successivo a quello di riferimento (nel caso di ispezione precedente a tale scadenza i registri vengono stampati simultaneamente alla richiesta degli organi verificatori). Con particolare riferimento al libro dei beni ammortizzabili si rammenta che deve risultare aggiornato, secondo quanto disposto dall art.16 del D.P.R. 600/1973, già dal termine di presentazione della dichiarazione, ossia, relativamente al 2014, entro il 30 settembre Tuttavia, coloro che utilizzano sistemi meccanografici per la tenuta di tale registro, possono procedere alla stampa dello stesso entro il 31 dicembre Nella stampa dei libri si deve tener conto che se dal precedente esercizio residuano pagine (fino alla centesima) è possibile utilizzarle senza alcun pagamento di imposta di bollo. La modalità di stampa da seguire, e quindi la modalità di numerazione delle pagine di tali registri, anche al fine dell assolvimento dell imposta di bollo, è la seguente: Libro/registro meccanografico libro giornale libro inventari registri fiscali (registri Iva acquisti, Iva vendite, MODALITÀ DI NUMERAZIONE Tipo di numerazione progressiva per anno di utilizzo con indicazione dell anno di riferimento della contabilità progressiva per anno di utilizzo con indicazione dell anno di riferimento. Sull ultima pagina di ciascun anno stampato è consigliabile annotare il numero di pagine di cui si compone ogni annualità ed è obbligatoria la sottoscrizione da parte del legale rappresentante progressiva per anno di utilizzo con indicazione dell anno di riferimento della contabilità Esempio Registrazioni periodo 01/01/ /12/ /1, 2014/2, 2014/3 etc. 2014/1, 2014/2, 2014/3 etc. 2014/1, 2014/2, 2014/3 etc.

2 corrispettivi, beni ammortizzabili etc.) MODALITÀ DI ASSOLVIMENTO DELL IMPOSTA DI BOLLO Libro/registro Bollatura Società di capitali Altri soggetti libro giornale libro inventari si si 16,00 euro 16,00 euro registri fiscali no non dovuta 32,00 euro 32,00 euro LA SCELTA DELL ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA DEI LIBRI CONTABILI Il libro giornale, il libro inventari, il registro dei beni ammortizzabili, i registri previsti ai fini Iva e, in generale, tutte le scritture contabili possono essere conservati in modalità informatica (alternativa a quella cartacea). Il libro contabile, una volta che è stato formato e memorizzato sul supporto informatico, deve essere sottoposto al processo di conservazione: va creata una evidenza informatica contenente l impronta di ciascun libro contabile da conservare in modalità sostitutiva, a cui apporre la firma digitale e la marca temporale. Nel corso del 2014 è stato emanato il D.M. 17 giugno 2014 che ha aggiornato le modalità di attuazione degli obblighi fiscali inerenti ai documenti informatici: in particolare sono stati eliminati gli obblighi comunicativi di invio di comunicazione preventiva e consuntiva all Agenzia delle entrate con l indicazione del numero dei documenti informatici che si presumeva di emettere nel corso dell anno. È stato eliminato anche l obbligo di versamento in acconto e a saldo dell imposta di bollo, che deve oggi essere versata in una unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell esercizio. Pertanto, le modalità di assolvimento dell imposta di bollo sui documenti informatici sono diverse rispetto a quelle previste per i libri cartacei : l imposta di bollo andava versata in una unica soluzione entro il 30 aprile 2015 mediante il modello F24 utilizzando il codice tributo 2501 (scomputando l imposta versata a titolo di acconto nel gennaio 2014 con il modello F23). È possibile fruire del ravvedimento operoso (vedasi risoluzione n. 32/E/2015). l imposta di bollo sui documenti informatici è dovuta ogni registrazioni o frazioni di esse nelle misure precedentemente indicate (16,00 euro per le società di capitali e 32,00 euro per gli altri soggetti). Si segnala che la scadenza per la predisposizione dell archiviazione sostitutiva dei registri contabili per il periodo di imposta 2014 coincide con quella prevista per la stampa cartacea: 31 dicembre PAGAMENTO COMPENSI AMMINISTRATORI Si ricorda alla clientela di Studio che l erogazione dei compensi all organo amministrativo deve essere effettuata avendo riguardo a tre specifici aspetti: 1. il rispetto del principio di cassa; 2. la verifica della esistenza di una decisione dei soci (o di altro organo societario competente per la decisione) che preveda una remunerazione proporzionata ed adeguata; 3. il coordinamento con l imputazione a conto economico. 2

3 IL PRINCIPIO DI CASSA La deducibilità dei compensi deliberati per l anno 2015 è subordinata all effettivo pagamento dei medesimi, secondo il principio di cassa. In particolare, si possono distinguere due differenti situazioni a seconda del rapporto che lega l amministratore alla società: Amministratore con rapporto di collaborazione (viene emesso cedolino paga) Amministratore con partita Iva (viene emessa fattura) I compensi sono deducibili dalla società nel 2015, a condizione che siano pagati non oltre il 12 gennaio 2016 (c.d. principio della cassa allargata ) I compensi sono deducibili dalla società nel 2015, a condizione che siano pagati non oltre il 31 dicembre 2015 Ipotizzando che le somme in questione siano pari o superiori alla soglia fissata dalla normativa antiriciclaggio (e quindi non possano essere pagate in contanti), è necessario che entro la suddetta scadenza: sia consegnato un assegno bancario datato all amministratore; sia disposto il bonifico a favore dell amministratore. Ovviamente, ricordiamo che il compenso all amministratore dovrà essere stato opportunamente deliberato dall assemblea dei soci per un importo proporzionato all opera svolta dall amministratore stesso. Il tutto, al fine di evitare eventuali contestazioni da parte dell Amministrazione finanziaria. Inoltre, sarà bene indicare in delibera che all importo indicato si dovrà aggiungere il carico previdenziale secondo la specifica situazione del beneficiario. L ESISTENZA DELLA DELIBERA Per poter dedurre il compenso, oltre alla materiale erogazione (pagamento) secondo quanto sopra ricordato, è necessario che sussista una specifica decisione del competente organo societario; diversamente, pur in assenza di contestazioni da parte dei soci e pur in presenza di un bilancio regolarmente approvato, il Fisco può contestare la deducibilità del costo. È quindi necessario che il compenso sia espressamente previsto da una apposita delibera assembleare; a tal fine si può far riferimento al fac simile di delibera allegato alla presente informativa. Nella tabella che segue sono riepilogate le possibili soluzioni che è bene verificare per l anno 2015 ed adottare anche in previsione del prossimo avvio del Amministratore senza compenso Amministratore con compenso stabile erogato in rate mensili (oppure con diversa periodicità) nel corso dell anno È consigliabile che l assemblea dei soci deliberi in merito alla assenza della remunerazione, per evitare che, in caso di future contestazioni, il beneficiario possa reclamare un compenso per l opera svolta. L assemblea che assegna il compenso deve precedere la materiale erogazione del compenso all amministratore. Ipotizzando, a titolo di esempio, che sia assegnato - per l anno un compenso annuo di euro, da pagarsi in 12 rate al termine di ciascun mese, si dovrà osservare la seguente scaletta temporale: mese di gennaio (antecedentemente al primo pagamento): assemblea dei soci che delibera il compenso all amministratore per l intero anno 2016; mese di gennaio (dopo l assemblea): erogazione della prima tranche mensile; mese di febbraio: erogazione seconda tranche mensile; etc.. Talune società prevedono una ratifica a posteriori dei compensi dell organo amministrativo già erogati precedentemente (ad esempio, in sede di approvazione del 3

4 Amministratore con compenso stabile, cui viene destinata una erogazione straordinaria Amministratore con compenso annuo erogato in unica soluzione Amministratore con compenso deliberato in anni precedenti, a valere anche per il futuro bilancio 2015, nell aprile 2016, si ratifica il compenso già erogato nel corso del 2015); tale comportamento pare comunque sconsigliabile. Molto preferibile la delibera che precede la materiale erogazione del compenso. Nulla vieta che l assemblea dei soci decida di assegnare una quota ulteriore di compenso all amministratore, in aggiunta a quanto già deliberato. Ad esempio, in aggiunta al caso precedente, si ipotizzi che i soci (a novembre 2016), decidano di assegnare un compenso straordinario di ulteriori euro, in aggiunta ai euro già deliberati. Anche in questa ipotesi, l unico vincolo da rispettare è che la decisione preceda la materiale erogazione del compenso. L assemblea dei soci deve precedere il momento di erogazione del compenso, a nulla rilevando che la decisione sia assunta in corso d anno e che si decida di remunerare il lavoro dell amministratore per l intero periodo. Ad esempio: mese di ottobre 2016: l assemblea dei soci delibera il compenso di euro per l intero anno 2016; mese di ottobre 2016 (dopo l assembla): la società eroga il compenso in una o più rate (ad esempio, euro a ottobre, euro a novembre, euro a dicembre 2016). Per evitare l incombenza della ripetizione dell assemblea, alcune società prevedono un compenso che possa valere anche per più annualità. Ad esempio, si ipotizzi che la società, nell anno 2011, abbia assunto la seguente delibera: all amministratore unico viene assegnato un compenso di euro annui per l anno 2011 e per i successivi, sino a nuova decisione dei soci. Il pagamento dovrà avvenire in 12 rate da erogarsi alla scadenza di ciascun mese solare. In tal caso, l erogazione potrà avvenire tranquillamente anche per le successive annualità, senza dover rispettare alcuna ulteriore formalità. Va posta attenzione, in tal caso, al contenuto della delibera, nella quale sarebbe bene prevedere anche la seguente clausola: in relazione alla annualità a partire dalla quale i soci dovessero decidere diversamente da quanto oggi stabilito, si dovrà provvedere con una specifica decisione da assumersi entro e non oltre il giorno 10 del mese di gennaio dell anno a partire dal quale si intende modificare la remunerazione. Questa accortezza consente di evitare che si producano problemi legati al c.d. incasso giuridico, vale a dire la finzione per la quale il Fisco possa prevedere, ove il compenso non sia erogato, un pagamento seguito da una immediata restituzione delle somme alla società. IL COMPENSO GIÀ DELIBERATO E NON PAGATO Si presti attenzione al fatto che, in tempi di crisi, spesso le società provvedono al pagamento di una parte del compenso già deliberato ed, in corso d anno, si accorgono del fatto che l onere non è più sostenibile; sorge allora la tentazione di eliminare il compenso. Spesso si verbalizza una rinuncia da parte dell amministratore all incasso del compenso; diversamente, è bene evitare tale modalità, in quanto (nel solo caso di amministratore anche socio della società) il Fisco presume che il medesimo compenso sia stato figurativamente incassato e poi restituito alla società sotto forma di finanziamento. Ciò determinerebbe l obbligo di tassazione del compenso stesso. È allora preferibile che l assemblea decida di revocare il compenso prima della sua maturazione, sulla scorta del fatto che non sussistono più le condizioni per l erogazione della remunerazione. 4

5 INVENTARIO DI MAGAZZINO DI FINE ANNO Ogni anno al 31 dicembre le imprese il cui periodo d imposta coincide con l anno solare devono procedere alla valutazione del magazzino in relazione alle giacenze di merci, semilavorati, materie prime, sussidiarie e di consumo, prodotti in corso di lavorazione, lavori in corso su ordinazione e prodotti finiti. Possono verificarsi due fattispecie: l azienda ha l obbligo di tenuta della contabilità di magazzino (di cui si dirà più avanti), in tal caso l importo dell inventario di fine anno emerge dalla coincidenza con tali scritture contabili; l azienda non è tenuta ai fini fiscali alla contabilità di magazzino, in tal caso la valutazione ha lo scopo di verificare la corrispondenza delle reali giacenze di magazzino e deve riguardare sia i beni presenti presso i magazzini dell impresa (che presso i depositi e le unità locali) sia le disponibilità presso terzi (merci in conto deposito o in conto lavorazione). Non rientrano nel computo i beni che pur presenti in impresa (o depositi o unità locali) siano giuridicamente di proprietà di terzi (beni in deposito, lavorazione o visione). La merce in viaggio, se di proprietà dell impresa, va inclusa fra le rimanenze anche se non ancora pervenuta in magazzino. Nella tabella che segue riepiloghiamo quanto detto: Beni presso magazzino Beni in deposito Beni presso unità locali Beni di proprietà ma presso terzi Beni di proprietà altrui presso l azienda Beni di proprietà in viaggio Beni in viaggio di proprietà altrui BENI IN INVENTARIO Nella valutazione del magazzino dovranno essere seguiti alternativamente i metodi del costo medio ponderato annuale, del Fifo, del Lifo (continuo o a scatti annuali o mensili). Nella valutazione deve tenersi presente che sono componenti del costo di acquisto, i costi accessori di diretta imputazione (spese di trasporto, dogana) esclusi gli oneri finanziari, al netto di resi, sconti, abbuoni e premi. Nel costo di produzione si comprendono tutti i costi direttamente imputabili al prodotto (materiali, mano d opera, semilavorati, imballaggi e costi relativi a licenze di produzione) e gli altri costi per la quota ragionevolmente imputabile al prodotto (stipendi e salari della manodopera diretta, ammortamenti direttamente imputabili alla produzione, manutenzioni e riparazioni direttamente imputabili). Per gli immobili alla cui produzione è diretta l'attività dell'impresa si includono nel costo gli interessi passivi sui prestiti contratti per la loro costruzione o ristrutturazione. Se tra la valutazione del magazzino eseguita con tali metodi ed i costi correnti dei beni dovesse rilevarsi una differenza apprezzabile, essa dovrà essere riportata nella nota integrativa con specificazione per categoria di beni. No No Per gli esercenti attività di commercio al minuto che adottano il metodo del prezzo al dettaglio, si potrà compilare una distinta di tutte le merci in rimanenza al 31/12/15, la cui somma dei prezzi di vendita, scorporata della percentuale di ricarico, determinerà il valore delle rimanenze, illustrando opportunamente i criteri e le modalità di calcolo adottate. Il costo dei beni fungibili (beni di massa la cui rimanenza non è identificabile rispetto ad un particolare acquisto) può essere calcolato con il metodo della media ponderata ovvero con quello Lifo o Fifo. 5

6 Il dettaglio delle rimanenze dovrà essere conservato ed eventualmente esibito per far fronte ad accessi, ispezioni, verifiche da parte dell Amministrazione Finanziaria. Ricordiamo che l obbligo di tenuta fiscale delle scritture ausiliarie di magazzino, secondo quanto previsto dall articolo 1, D.P.R. 695/1996, riguarda i contribuenti che, per almeno due periodi di imposta consecutivi (l obbligo scatta dal secondo periodo di imposta successivo), realizzano un volume di ricavi annuo superiore a euro; dichiarano alla fine del periodo di imposta un valore di rimanenze finale superiore a euro. I due predetti parametri devono essere valutati congiuntamente ai fini della sussistenza dell'obbligo. ESEMPIO Se un impresa che non era obbligata alla tenuta della contabilità di magazzino soddisfa i due requisiti nei periodi di imposta 2014 e 2015, l obbligo di tenuta della contabilità di magazzino decorre dal 1 gennaio Al contrario, se un impresa che era obbligata alla tenuta della contabilità di magazzino non supera anche uno solo dei due parametri per due periodi di imposta consecutivi, già dal periodo di imposta successivo al secondo in cui non sono rispettati contestualmente i due requisiti cessa l obbligo di tenuta delle scritture ausiliarie di magazzino. Lo Studio rimane a disposizione per eventuali ulteriori chiarimenti. Cogliamo l occasione per ricordare che lo Studio sarà chiuso dal giorno 23 dicembre 2015 al giorno 06 Gennaio 2016 compresi ed auguriamo a Tutti un Felice e Sereno Natale. Distinti saluti Laura Locatelli 6