VERIFICHE DEL SERVIZIO CASSA INTERNO

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1 SOC GESTIONE ECONOMICO FINANZIAIA POCEDUA GESTIONALE VEIFICHE DEL SEVIZIO CASSA INTENO edazione Verifica: Approvazione: Cinzia Di Fant Paola Bettinardi Enrico Troiero Il Direttore SOC Gestione Economica Finanziaria Dott.ssa Marinella Compassi Il Direttore Amministrativo Dott. Andrea Cannavacciuolo Firma Firma Firma Documento precedente GDL_PC_02 del 09/02/2010 Versione attuale Data 02 31/10/2013 Descrizione della modifica Aggiornamento procedura in seguito a introduzione pagamenti tramite iscuotitrici Automatiche e alle azioni di miglioramento fornite dal rapporto di internal audit Test Parola chiave 1 Parola chiave 2 Parola chiave 3 Governo, leadership e direzione Verifiche cassa interno Servizio cassa evisione del documento prevista Pagina 1 di 9

2 SOC GESTIONE ECONOMICO FINANZIAIA POCEDUA GESTIONALE INDICE 1 Scopo e campo di applicazione Destinatari Contenuti Attività operatori di cassa Verifiche di I livello Verifiche di cassa Verifiche documentazione annulli sportello Verifica documenti non emessi dalle iscuotitrici Automatiche Verifica e trasmissione elenco donatori di sangue Verifiche di II livello Verifiche documenti annullati Verifica incassi iscuotitrici Automatiche Verifica ricevute non emesse dalle iscuotitrici Automatiche Verifiche di cassa esponsabilità Terminologie e abbreviazioni iferimenti normativi e bibliografici Allegati...9 evisione del documento prevista Pagina 2 di 9

3 SOC GESTIONE ECONOMICO FINANZIAIA POCEDUA GESTIONALE 1 Scopo e campo di applicazione La procedura disciplina le attività di verifica nella gestione del servizio cassa espletato nei diversi punti aziendali deputati alla riscossione dei proventi delle prestazioni erogate. Attualmente sono presenti i seguenti punti di riscossione: interni all Azienda: 1. Servizio Cassa Centrale 2. Servizio Cassa presso Presidio ospedaliero di Cividale del Friuli esterni all Azienda: 1. Presidio ospedaliero di Gemona del Friuli 2. Presidio ospedaliero di Tolmezzo 3. Distretto sanitario di Manzano 4. Distretto sanitario di San Daniele del Friuli 5. Presidio ospedaliero di Latisana 6. Presidio ospedaliero di Palmanova 7. Distretto sanitario di Cervignano 8. Distretto sanitario di San Giorgio di Nogaro Il servizio cassa espletato nei punti che insistono nei Distretti sanitari e nel Presidi ospedalieri di Gemona del Friuli, Tolmezzo, Latisana, Palmanova è gestito rispettivamente dell Azienda S.S. n. 4 Medio Friuli, n. 3 Alto Friuli e n. 5 Bassa Friulana e pertanto non è soggetto alla presente procedura. 2 Destinatari La procedura ha come destinatari interni: - il personale addetto, anche temporaneamente, all attività di incasso allo sportello (di seguito Operatori Sportello Cassa, le cui responsabilità sono connesse alla qualifica di agente contabile; - la Posizione Organizzativa (PO) esponsabile Ufficio Contabilità Prestazioni e Gestione Casse iscossione (di seguito esponsabile Servizio Cassa), incaricato dell espletamento delle attività di coordinamento del personale addetto alla riscossione e alle verifiche di I livello; - il esponsabile CUP del Presidio Ospedaliero di Cividale del Friuli, per l attività di riscossione ivi espletata da parte degli operatori addetti promiscuamente all attività di prenotazione; - il personale dell U.O. Contabilità Generale (di seguito COGE), preposto all espletamento delle attività di riconciliazione delle entrate e di verifica di II livello. evisione del documento prevista Pagina 3 di 9

4 SOC GESTIONE ECONOMICO FINANZIAIA POCEDUA GESTIONALE 3 Contenuti 3.1 Attività Operatori di Cassa Per un corretto comportamento e per consentire lo svolgimento delle successive attività di verifica è necessario che ogni operatore provveda: - all esatta riscossione delle somme ricevute ed al rilascio di quietanza liberatoria per il debitore (fattura/ricevuta, debitamente firmata/siglata dall operatore che ne attesta il pagamento); - al rimborso delle somme relative a prestazioni erroneamente pagate dall utenza ed imputate a Strutture afferenti all Azienda o a Strutture di altre Aziende che operano all interno del Polo Ospedaliero di Udine e Cividale, utilizzando l Allegato 1 Modello richiesta di rimborso ticket o l Allegato 2 Modello richiesta di rimborso ticket con delega. L operatore al fine di espletare il rimborso dovrà farsi consegnare dall utente l originale del documento precedentemente emesso nonché l eventuale delega e copia del documento del delegante, verificare l esistenza della motivazione dell annullo su documentazione cartacea o a sistema ed inserire la motivazione a terminale nella casella riservata alle note. Il suddetto modello dovrà essere utilizzato nell eventualità di annulli resi necessari per sanare documenti già emessi dagli Operatori Cassa che non possono essere perfezionati con l incasso per mancanza di liquidità da parte dell utente. - all annullo dei documenti relativi a prestazioni erroneamente pagate dall utenza non seguito da rimborso utilizzando l Allegato 3 Modello comunicazione annullo. La motivazione dell annullo dovrà essere verificata e inserita nelle note; - al rimborso dei resti non erogati dalle iscuotitrici Automatiche utilizzando l Allegato 4 - Modello per rimborso documentato mancato resto iscuotitrici Automatiche e l Allegato 5 Modello per rimborso non documentato mancato resto iscuotitrici Automatiche, secondo quanto previsto dalla Procedura per la gestione degli incassi a mezzo riscuotitrici automatiche e versamento delle somme all Istituto tesoriere dell Azienda del 02/03/ al rimborso dei donatori sangue secondo quanto previsto da imborso donatori sangue - istruzioni operative agli Operatori di Sportello Cassa ; - alla corretta gestione del fondo cassa assegnato per le esigenze di resto all utenza; - alla registrazione a sistema di ogni operazione di incasso/rimborso effettuata in modo da consentire l elaborazione automatica del giornale di cassa per operatore; detto giornale riporta cronologicamente tutte le operazioni effettuate distinte in relazione alle diverse modalità di riscossione (contanti, elettronico, assegni ecc.); - alla stampa da sistema, in sede di chiusura giornaliera di cassa, della distinta di versamento e del prospetto di riepilogo degli incassi/rimborsi, necessari per dare evidenza della quadratura tra il totale degli incassi/rimborsi registrati, il contante che viene versato e il totale delle ricevute di pagamento/rimborso elettronico. Tali documenti, debitamente firmati in calce dall operatore, unitamente alle ricevute di pagamento elettronico (bancomat e carta di credito) e a qualsiasi altro documento che giustifichi l eventuale non corrispondenza tra incassi/rimborsi e versamento, devono essere trasmessi giornalmente al esponsabile del Servizio Cassa per le operazioni di verifica e il successivo inoltro all U.O. COGE; - alla custodia del denaro riscosso, in attesa del versamento del medesimo al Tesoriere mediante il servizio trasporto valori. Tale denaro non dovrà essere lasciato incustodito nei cassetti, ma depositato nella cassaforte di cui è dotato il punto riscossione; - alla conservazione ordinata della documentazione relativa agli storni di ricevute/fatture effettuati, da esibire in sede di controllo. evisione del documento prevista Pagina 4 di 9

5 SOC GESTIONE ECONOMICO FINANZIAIA POCEDUA GESTIONALE 3.2 Verifiche di I livello Le verifiche di I livello vengono effettuate dal esponsabile Servizio Cassa, o da un suo delegato, incaricato del coordinamento e del controllo delle attività degli operatori addetti alla riscossione. Il nominativo del delegato è debitamente comunicato al Direttore della SOC GEF e all Ufficio Entrate Verifica di cassa Con cadenza giornaliera il esponsabile Servizio Cassa verifica la corrispondenza degli importi delle chiusure POS e dei contanti con il totale degli incassi rilevati utilizzando la stampa da sistema CUP WEB e trasmette il rendiconto debitamente datato e firmato alla SOC GEF. Oltre al citato riepilogo il rendiconto comprende anche la ricevuta giornaliera dei portavalori e la documentazione di cui ai punti e Qualora si riscontrino differenze nella gestione, inoltra alla SOC GEF la giustifica dell ammanco o dell eccedenza, debitamente compilata e firmata dall operatore interessato e dal esponsabile del Servizio Cassa, utilizzando il modello Allegato 6 - Modello comunicazione ammanchi Verifica documentazione annulli sportello Il esponsabile Servizio Cassa, o un suo delegato, rileva giornalmente o settimanalmente (per il Presidio ospedaliero di Cividale del Friuli), utilizzando le stampe fornite dal sistema CUP WEB, l elenco dei documenti annullati dal personale afferente ai punti di riscossione e verifica la presenza della documentazione necessaria e la corretta attività operativa da parte degli operatori di cassa. Nell ipotesi d irreperibilità della documentazione, comunica alla COGE il numero del documento di riferimento utilizzando il modello Allegato 7 - Modello comunicazione irreperibilità documentazione annulli, debitamente firmato sia dall addetto alla verifica che dall operatore di sportello che ha provveduto all annullo. Tale irregolarità sarà evidenziata nella relazione redatta al termine dell attività di controllo di II livello. I riepiloghi dei documenti annullati devono essere datati e firmati dal esponsabile Servizio Cassa, corredati di note esplicative e conservati, unitamente alla relativa documentazione, fino alla consegna alla SOC GEF per l espletamento dell attività di verifica di II livello. La verifica viene effettuata con la stessa modalità per i documenti di storno emessi in back office Verifiche documenti non emessi dalle iscuotitrici automatiche Con cadenza giornaliera il esponsabile Servizio Cassa, o un suo delegato, verifica, utilizzando il sistema informatico messo a disposizione dalla Società appaltatrice del servizio, la presenza di documenti non emessi a fronte di pagamenti effettuati presso le iscuotitrici Automatiche. Qualora si tratti di mancata emissione del documento per anagrafica incompleta provvede all integrazione dei dati mancanti, alla stampa del documento emesso automaticamente dal sistema e all invio della ricevuta di pagamento all utente. Per tutte le altre casistiche provvede all analisi della motivazione del mancato rilascio del documento e alla risoluzione della problematica rilevata. La stampa fornita dal sistema informatico della Società appaltatrice, opportunamente corredata da note esplicative, datata e firmata, è allegata al rendiconto giornaliero e costituisce evidenza del controllo effettuato. evisione del documento prevista Pagina 5 di 9

6 SOC GESTIONE ECONOMICO FINANZIAIA POCEDUA GESTIONALE Verifiche e trasmissione elenco Donatori Sangue Il esponsabile Servizio Cassa trasmette unitamente alla documentazione della chiusura giornaliera cassa l elenco nominativo, debitamente datato e firmato dal esponsabile stesso, dei donatori che hanno usufruito dei rimborsi con evidenziato il totale giornaliero; con cadenza mensile trasmette via mail all Ufficio Bilancio e endiconti prospetto riepilogativo delle quote rimborsate a titolo di rendiconto, così come previsto dalla Procedura per il rimborso delle quote spettanti ai donatori di sangue ed emocomponenti. 3.3 Verifiche di II Livello Le verifiche di II livello vengono espletate dal personale individuato dal Direttore della SOC GEF nell ambito della COGE Verifica documenti annullati. La verifica viene effettuata dal personale addetto sui documenti annullati dagli operatori di sportello di tutti i punti di riscossione afferenti all Azienda, utilizzando le stampe fornite dal sistema CUP WEB. L attività avrà cadenza trimestrale e verrà eseguita con le seguenti modalità: - verifica per la totalità dei documenti annullati della sussistenza di tutta la documentazione necessaria all espletamento dell attività di controllo; - esame di tutte le pezze giustificative e verifica della corretta attività operativa da parte degli operatori di sportello; - predisposizione di breve relazione sui controlli effettuati da trasmettere al esponsabile Servizio Cassa e al Direttore Amministrativo evidenziando le situazioni di non corretta gestione eventualmente rilevate. Il esponsabile Servizio Cassa deve attivarsi affinché tali problematiche siano eliminate Verifica incassi iscuotitrici Automatiche L attività viene effettuata dal personale individuato nell ambito della COGE Ufficio Entrate, con le seguenti modalità: - verifica giornaliera della corrispondenza degli incassi POS rilevati con il sistema CUP WEB con le somme affluite sul conto di Tesoreria; - verifica puntuale della congruenza delle somme introitate in contanti e versate sul conto di Tesoreria dalla Società appaltatrice del servizio con le chiusure contabili rilevabili nel sistema informatico di gestione messo a disposizione. Il versamento delle suddette somme avviene ad ogni operazione di scarico delle iscuotitrici Automatiche nei tempi e modi stabiliti dalla Procedura per la gestione degli incassi a mezzo riscuotitrici automatiche e versamento delle somme all Istituto tesoriere dell Azienda del 02/03/2010; - comunicazione tempestiva alla Società appaltatrice del servizio di eventuali differenze riscontrate per il reintegro delle somme mancanti. evisione del documento prevista Pagina 6 di 9

7 SOC GESTIONE ECONOMICO FINANZIAIA POCEDUA GESTIONALE L indicazione dei sospesi bancari corrispondenti, apposta sul riepilogo giornaliero siglato dal personale dell Ufficio Entrate, costituisce evidenza del controllo effettuato sugli importi incassati tramite POS. Per quanto riguarda gli incassi in contanti, la corrispondenza tra somme introitate e chiusure contabili gestionali (o la mancata corrispondenza, con successiva comunicazione alla Società appaltatrice) è evidenziata da apposito prospetto stampato, datato e firmato dal personale che effettua il controllo Verifica ricevute non emesse dalle iscuotitrici Automatiche Con cadenza mensile il personale addetto alle verifiche di II livello, utilizzando il sistema informatico di gestione messo a disposizione dalla Società appaltatrice del servizio, rileva la presenza di documenti non emessi a fronte di pagamenti effettuati presso le iscuotitrici Automatiche. Qualora venga riscontrata la presenza di tali documenti provvede a segnalare via mail la situazione al Direttore della SOC GEF e ad inviare l elenco al esponsabile Servizio Cassa per le attività descritte al punto La stampa dell elenco dei documenti fornita dal sistema informatico della Società appaltatrice, debitamente datata e firmata, sarà conservata agli atti quale evidenza del controllo effettuato Verifiche di cassa. Con cadenza trimestrale, il personale addetto procede alla verifica di cassa degli sportelli dislocati nei punti di riscossione presenti nel polo ospedaliero udinese e nel Presidio ospedaliero di Cividale del Friuli. Le modalità dell attività di verifica di cassa sono le seguenti: - chiusura dello sportello cassa da parte dell operatore; - chiusura della postazione POS e relativa stampa del totale; - rilevazione del totale dei documenti incassati da registro cassa da effettuarsi con stampa fornita dal sistema CUP WEB; - verifica della disponibilità liquida presente al momento del controllo (comprensiva del fondo cassa assegnato) utilizzando il modello Allegato 8 - Modello distinta disponibilità liquida verifica di cassa, debitamente compilato e firmato dall addetto alla verifica e, in contradditorio, dall operatore di cassa soggetto a verifica; - redazione del verbale di verifica secondo il modello Allegato 9 - Modello verbale di verifica di cassa, con distinzione delle diverse tipologie di incasso (contanti, elettronico, assegni) e accertamento della corrispondenza del saldo con il totale dei documenti incassati rilevato a sistema; - qualora si presentino difformità tra il saldo rilevato e la stampa del registro cassa deve essere necessariamente riportata la motivazione fornita dall operatore corredata da eventuale documentazione giustificativa. La documentazione da allegare al verbale di verifica, quale parte integrante dello stesso, è la seguente: - stampa registro di cassa da sistema; - distinta disponibilità liquida accertata; - certificazione incasso elettronico; - documentazione incasso a mezzo assegni; - documentazione giustificativa qualora si riscontrino differenze. evisione del documento prevista Pagina 7 di 9

8 SOC GESTIONE ECONOMICO FINANZIAIA POCEDUA GESTIONALE 4 esponsabilità Le responsabilità per le attività previste nella seguente procedura sono le seguenti: Per ciascuna attività vengono indicate le responsabilità di ciascuna figura relativamente al suo specifico ambito di competenza. Figure responsabili Operatori Cassa espons. Servizio Attività Cassa Emissione dei documenti e rilascio di quietanza per le somme incassate imborso conforme a procedure somme C erroneamente incassate o resti non erogati dalle iscuotitrici Automatiche imborsi donatori sangue Gestione fondo cassa assegnato Predisposizione chiusura giornaliera di cassa C Conservazione documentazione relativa a storni C di documenti emessi Verifica giornaliera degli incassi Comunicazione alla Coge degli ammanchi I ilevazione giornaliera documenti annullati Comunicazione alla Coge irreperibilità della I documentazione degli annulli Trasmissione dati rimborsi donatori sangue ilevazione giornaliera documenti non emessi dalle iscuotitrici Automatiche ilevazione mensile documenti non emessi dalle iscuotitrici Automatiche e comunicazione al esponsabile SOC GEF Verifica giornaliera incassi POS da iscuotitrici Automatiche Verifica periodica incassi contanti da iscuotitrici Automatiche Comunicazione Società appaltatrice servizio per il reintegro somme mancanti iscuotitrici Automatiche Pers.COGE Ufficio Entrate espons. SOC GEF Verifica trimestrale dei documenti annullati I edazione della relazione da trasmettere al esponsabile Servizio Cassa e al Direttore I I Amministrativo sull attività di verifica dei documenti annullati Verifica periodica di cassa C C Legenda delle relazioni: = esponsabilità generale dell espletamento dell attività C = Collaborazione alla realizzazione dell attività I = Informazione sulla realizzazione dell attività I evisione del documento prevista Pagina 8 di 9

9 SOC GESTIONE ECONOMICO FINANZIAIA POCEDUA GESTIONALE 5 Terminologie e abbreviazioni SOC GEF COGE Struttura Complessa Gestione Economico Finanziaria U.O. Contabilità Generale 6 iferimenti normativi e bibliografici egolamento degli incassi e dei pagamenti approvato con Decreto n. 814 del 28/09/2012; Procedura per il rimborso delle quote spettanti ai donatori di sangue ed emocomponenti del 01/07/2013; imborso Donatori Sangue - Istruzioni operative agli Operatori di Sportello Cassa del 30/06/ Allegati Allegato 1 Allegato 2 Allegato 3 Allegato 4 Allegato 5 Allegato 6 Allegato 7 Allegato 8 Allegato 9 Modello richiesta di rimborso ticket Modello richiesta di rimborso ticket con delega Modello comunicazione annullo Modello per rimborso documentato mancato resto iscuotitrici Automatiche Modello per rimborso non documentato mancato resto iscuotitrici Automatiche Modello comunicazione ammanchi Modello comunicazione irreperibilità documentazione annulli Modello distinta disponibilità liquida verifica di cassa Modello verbale di verifica di cassa evisione del documento prevista Pagina 9 di 9