COMUNE DI FOLIGNO DIREZIONE GENERALE PIANO DI RIDUZIONE DEL CONSUMO DI CARTA ANNI

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1 COMUNE DI FOLIGNO DIREZIONE GENERALE PIANO DI RIDUZIONE DEL CONSUMO DI CARTA ANNI APPROVATO CON D.G.C. N. 429 DEL 27/10/2010 1

2 INDICE Premessa. Pag. 3 Rilevazione della situazione attuale. Pag. 4 Risultati attesi Pag. 5 Azioni sinora intraprese dall Ente.. Pag. 5 Azioni da mettere in atto e strumenti da utilizzare. Pag. 7 Audit finale e analisi dei risultati. Pag. 8 2

3 Premessa L art. 27 del D.L. 25/06/2008, n. 112, convertito con modificazioni dalla L. 06/08/2008, n. 133, stabilisce al co. 1: Al fine di ridurre l utilizzo della carta, dal 1 gennaio 2009, le amministrazioni pubbliche riducono del 50% rispetto a quella dell anno 2007, la spesa per la stampa delle relazioni e di ogni altra pubblicazione prevista da leggi e regolamenti e distribuita gratuitamente od inviata ad altre amministrazioni. Il successivo comma 2 prevede anche che: Al fine di ridurre i costi di produzione e distribuzione, a decorrere dal 1 gennaio 2009, la diffusione della Gazzetta Ufficiale a tutti i soggetti in possesso di un abbonamento a carico di amministrazioni o enti pubblici o locali è sostituita dall abbonamento telematico... Sulla stessa linea, il Piano di E-Government 2012 realizzato dal Ministro per la Pubblica Amministrazione e l Innovazione, nell ambito del quadro di crisi dell economia attuale e allo scopo di adeguare l Italia agli standard dei Paesi europei più avanzati, definisce un complesso di progetti di innovazione digitale, volti a modernizzare e a rendere più efficiente la Pubblica Amministrazione, attraverso il miglioramento della qualità dei servizi erogati e la riduzione dei relativi costi. Tale Piano definisce circa 80 progetti, aggregati in 4 ambiti di intervento e 27 obiettivi di Governo, da raggiungere entro la legislatura, che debbono essere raggiungibili, monitorabili e commisurati alle risorse disponibili, tra i quali è prevista anche la dematerializzazione (specificamente dettagliata nell obiettivo 20, ma che per la sua natura trasversale sarà realizzata anche attraverso interventi previsti in altri obiettivi), che determinerà una drastica riduzione del consumo di carta negli enti locali. In sintesi, entro il 2012, dovranno essere ridotti i flussi cartacei a favore di processi documentali totalmente informatizzati, secondo quanto individuato nei seguenti progetti: - Casella elettronica per i cittadini, le amministrazioni pubbliche, le imprese e i professionisti: gli scambi di comunicazione tra amministrazione e cittadino, nonché imprese e professionisti, saranno completamente digitalizzati attraverso l assegnazione di una casella di posta elettronica certificata a ciascun cittadino; - Fatturazione elettronica: per consentire alle imprese di integrare la fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione con le procedure di pagamento al fine di ridurre i costi di esecuzione delle attività amministrative/contabili e finanziarie; - Pagamenti on-line: per effettuare on-line i pagamenti dei servizi offerti dalle pubbliche amministrazioni e dai propri concessionari; - DURC on-line: per consentire alle imprese di ottenere via web il Documento unico di regolarità contributiva; - Operazione trasparenza: per permettere agli utenti della pubblica amministrazione (cittadini/imprese) di poter accedere alle informazioni sullo stato di avanzamento delle pratiche presentate alle pubbliche amministrazioni; - Gestione documentale: abolizione della carta per una drastica riduzione dei flussi cartacei tra le amministrazioni centrali e gli enti locali a favore di nuovi processi documentali; 3

4 - Attuazione del CAD: per consentire, attraverso l emanazione di norme per la semplificazione e di regole tecniche, la completa ed effettiva attuazione del Codice per l Amministrazione Digitale. Anche il Decreto del Ministro dell Ambiente e della tutela del Territorio e del Mare del 12 Ottobre volto a mettere in pratica una serie di azioni per la sostenibilità ambientale dei consumi della pubblica amministrazione - prevede, tra l altro, alcune indicazioni per ridurre e razionalizzare l uso della carta in risme per stampe e fotocopie, che le amministrazioni pubbliche sono invitate ad adottare e a diffondere presso il proprio personale. L Ente può veicolarle nella forma che ritiene più appropriata alle proprie dimensioni e caratteristiche strutturali, mediante campagne di sensibilizzazione e di informazione, tramite circolari ovvero inserendole in apposito Piano. Rilevazione della situazione attuale Nell anno 2009 il Comune di Foligno ha proceduto all acquisto di 5770 RISME di carta ogni anno, come dettagliato nella tabella sotto riportata: TIPO FORMATO QUANTITÀ IN RISME CARTA NATURALE A/ CARTA NATURALE A/3 100 CARTA NATURALE COLOR AZZURRO PER MANDATI CARTA NATURALE COLOR VERDE PER REVERSALI A/4 80 A/4 90 CARTA RICICLATA A/ Totale 5770 Per l anno 2010 non è stato necessario ricorrere ad ulteriori acquisti, in quanto sono state utilizzate le scorte. Tuttavia sarà necessario provvedere all acquisto di una quantità ridotta di carta, che dopo la sperimentazione sulle nostre strumentazioni di stampa, potrà essere esclusivamente di tipo riciclato, nelle quantità indicate nella seguente tabella: CARTA RICICLATA A/ CARTA RICICLATA A/

5 Risultati attesi Il presente Piano di riduzione del consumo di carta viene redatto in coerenza con le norme, i progetti e le indicazioni cui si è fatto riferimento in Premessa. Dall osservanza delle disposizioni impartite da parte di tutti gli addetti alle postazioni di lavoro, attraverso il coinvolgimento degli stessi e con il controllo attivo dei dirigenti, si prevede di ottenere, ogni anno, un migliore e più consapevole utilizzo della carta. L attenta attuazione del Piano, unitamente alla progressiva implementazione delle procedure di E-Gov, dovrebbe produrre nel tempo quattro diversi tipi di beneficio: - economico (riduzione della spesa comunale per il consumo di carta); - ambientale (meno alberi tagliati, meno acqua consumata); - di tempo (con le procedure on-line che via, via saranno attivate, l attività dell Ente sarà velocizzata, oltre a consentire una maggiore interazione da parte degli utenti); - di spazio (riduzione fisica degli archivi). Azioni sinora intraprese dall Ente Il Comune di Foligno sta attivando le procedure giuridico/amministrative per dare implementazione al Piano di E-Gov 2012 e sta provvedendo al potenziamento delle dotazioni informatiche a livello tecnico/sistemistico, al fine di aumentarne la potenzialità ed ottimizzare conseguentemente i processi, sia interni che esterni. Con deliberazione n. 39 del 09/02/2009 la Giunta Comunale ha approvato il Piano triennale per la razionalizzazione dell utilizzo delle dotazioni strumentali previsto dall art. 2, commi della L. 24/12/2007 n. 244, sia perché il comma 596 della norma sopra citata prevede che, a consuntivo annuale, le amministrazioni trasmettano una relazione al riguardo agli organi di controllo interno e alla sezione regionale della Corte dei Conti competente, sia perché ritenuto funzionale ad una politica di contenimento delle spese di funzionamento dell Ente. In attuazione di detto Piano, il Dirigente Area Servizi Generali, tramite il Servizio Sistemi Informativi, il 21/10/2009 ha inviato una comunicazione in posta elettronica interna a tutti i dirigenti, invitandoli, tra l altro, a dare implementazione alla modalità di stampa fronte/retro, specie per la corrispondenza. Lo stesso Dirigente, congiuntamente al Responsabile del Servizio Servizi Interni Generali, nel marzo 2009 aveva già trasmesso una a tutti i dipendenti per esortarli ad un maggiore utilizzo della posta elettronica interna per tutte quelle comunicazioni che non necessitano di protocollo, quali: riepiloghi straordinari mensili trasmissione di atti interni (determinazioni, deliberazioni) elenchi vari (es. verbali conciliati a mezzo POS, presenze mercati) 5

6 richieste di accesso a procedure interne dell Ente (delibere, protocollo, ecc.) richieste di attivazione Internet, installazione nuovo pc, ecc. Alla comunicazione era allegato un breve estratto del Manuale di gestione ed archiviazione dei documenti del Comune di Foligno, da usare quale promemoria, in cui erano elencate alcune delle tipologie di documenti esclusi dalla registrazione, come testualmente riportato: 3.6 Tipologie dei documenti escluse dalla registrazione Sono esclusi dalla registrazione di Protocollo Generale i seguenti documenti: le gazzette ufficiali; i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione; le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni; i materiali statistici; i giornali; i periodici; le riviste; i libri; i materiali pubblicitari; gli inviti a manifestazioni; documenti di interesse effimero (partecipazioni, condoglianze, ringraziamenti, auguri, richieste di appuntamento, ecc. ); atti interni che non costituiscono fasi obbligatorie e imprescindibili dei procedimenti amministrativi; certificazioni varie; certificati anagrafici e di stato civile; certificazioni non meccanizzate; estratti conto bancario e postali; report (o registro) delle presenze; certificati medici; congedi ordinari, straordinari del personale dipendente; trasferimento sede legale comunicazione; cambio banca comunicazioni; lettere accompagnatorie di fatture e fatture; 730 corrispondenza e modelli; avvisi di pagamento, comunicazioni di bonifici bancari; processi verbali; verbali di accertamento violazioni; contratti; bandi e manifesti. L Area Servizi Finanziari, in osservanza dell art. 27 della L. 06/08/2008, n. 133, ha provveduto alla sostituzione degli abbonamenti cartacei con quello telematico, al fine di ridurre i costi di produzione e di distribuzione. Stanti le iniziative sinora intraprese, che comunque hanno costituito un incipit, il Comune di Foligno deve ora avviare un azione globale e strutturata verso la riduzione del consumo di carta, promuovendo l adozione di una serie di comportamenti virtuosi da parte di tutti i dipendenti dell Ente, che dovranno essere opportunamente disciplinati e messi in atto. 6

7 È a tale scopo che l Amministrazione Comunale ha ritenuto necessaria l approvazione di un Piano di riduzione del consumo di carta, inserendo l obiettivo nel Piano Dettagliato degli Obiettivi 2009 e nel PEG Azioni da mettere in atto e strumenti da utilizzare 1) Tutti i dipendenti, nell esercizio della propria attività lavorativa, dovranno attenersi alle seguenti indicazioni, volte alla riduzione e razionalizzazione dell uso di carta: a) limitare di fare copie e stampe inutili; b) limitare il numero di copie, incrementando l utilizzo della posta elettronica per la diffusione e la condivisione dei documenti, specie tra i diversi uffici dell Ente, nel rispetto di quanto previsto nel Manuale di gestione ed archiviazione dei documenti al punto 3.6 Tipologie dei documenti escluse dalla registrazione ; c) evitare stampe di documenti provvisori per le correzioni: le eventuali modifiche e/o integrazioni potranno essere effettuate rileggendo il documento a video; d) controllare sempre l anteprima di stampa prima di attivare la funzione; e) adottare la modalità di copia fronte/retro e preferire la stampa di più pagine per foglio; qualora non si possieda una stampante con questi requisiti, si può utilizzare l opzione stampa pagine pari e dispari, avendo l accortezza di girare i fogli tra una stampa e l altra; f) adottare, quando possibile, la modalità di stampa di testi, grafici o fotocopie in formati ridotti; g) riutilizzare carta già stampata su un lato per stampe di lavoro o solo come carta per appunti/minute; h) tenere conto del consumo di carta nel layout dei documenti; i) evitare la distribuzione in massa di documentazione inutile; j) organizzare in maniera ottimale l archiviazione sicura dei documenti in versione elettronica invece che tramite copie cartacee; k) conservare tutto ciò che può essere riutilizzato, come cartelle, copertine, fogli intercalatori, raccoglitori di cartone, buste usate per la posta interna. 2) Tutti i dirigenti sono tenuti a: a) vigilare che i dipendenti assegnati si attengano alle disposizioni contenute nel precedente punto 1); b) fare attenzione che le apparecchiature informatiche acquistate garantiscano l effettuazione di determinate opzioni (es. la possibilità di stampa fronte/retro e l utilizzo di carta riciclata); 3) Il Dirigente dell Area Servizi Generali verificherà che la diffusione della Gazzetta Ufficiale avvenga in abbonamento telematico e non cartaceo; 4) Il Dirigente dell Area Governo del Territorio, che sovrintende al Servizio Ambiente, potrà proporre all Amministrazione Comunale l avvio di campagne di sensibilizzazione e informazione per l uso corretto della carta in risme per stampe e fotocopie, rivolte anche a tutta la cittadinanza e alle imprese. 7

8 Audit finale e analisi dei risultati L Area Servizi Finanziari provvederà, a consuntivo annuale, ad inoltrare idonea relazione al Direttore Generale e agli organi di controllo interno dell Ente circa il raggiungimento dell obiettivo di riduzione del consumo di carta, con le proprie valutazioni conclusive, affinché sia verificata l osservanza degli indirizzi impartiti con il presente Piano e l eventualità di introdurvi le necessarie modifiche per il miglioramento dei risultati. 8