Università degli Studi di Urbino Carlo Bo. Manuale per la gestione del sistema documentale

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1 Università degli Studi di Urbino Carlo Bo Manuale per la gestione del sistema documentale 1

2 Sommario Premessa. pag.6 Sezione I Definizioni ed ambito di applicazione 1. Individuazione dell Area Organizzativa Omogenea (AOO)... pag.7 2. Istituzione del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi..... pag.7 3. Nomina del responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi e del responsabile dei sistemi informatici.. pag.8 4. Modello organizzativo adottato... pag.8 Sezione II Descrizione dei flussi documentali e trattamento delle tipologie documentarie 5. Descrizione dei flussi documentali. pag Trattamento di tipologie particolari di documenti.. pag Individuazione delle modalità di trasmissione dei documenti all interno e all esterno dell AOO pag Procedure in merito all apertura delle buste.. pag Procedure in merito alla spedizione delle buste. pag Acquisizione ottica non sostitutiva dei documenti. pag Rilascio delle ricevute comprovanti l arrivo dei documenti.. pag Regole per la stesura dei documenti pag.13 Sezione III Registrazione di documenti: regole e modalità Premessa pag Registrazione di protocollo. pag Registrazione di protocollo dei documenti riservati pag Registrazione particolare. pag Segnatura di protocollo pag Eliminazione dei protocolli interni.. pag Protocollo differito.. pag Annullamento/modifica di una registrazione.. pag Documenti da non protocollare pag Registro di emergenza.. pag.20 2

3 Sezione IV Organizzazione e gestione dell archivio corrente Premessa. pag Il titolario di classificazione.. pag Le voci di indice pag Formazione, gestione e conservazione dei fascicoli. pag Formazione, gestione e conservazione dei registri pag La multiclassificazione.. pag Il repertorio dei fascicoli pag.24 Sezione V Organizzazione e gestione dell archivio di deposito Premessa.. pag Regole e procedure per il trasferimento dei fascicoli pag Regole e procedure per la movimentazione dei fascicoli. pag.27 Sezione VI Organizzazione e gestione dell archivio storico Premessa.. pag.29 Sezione VII Selezione dei documenti per la conservazione o lo scarto Premessa.. pag Procedura per lo scarto dei documenti pag Procedure per la selezione o la conservazione dei documenti contenuti all interno dei fascicoli degli studenti pag.31 Sezione VIII Sicurezza 32. Sicurezza dei locali adibiti ad archivio pag Documento Programmatico di Sicurezza (DPS). pag Backup dei dati. pag Credenziali di autenticazione.. pag Produzione e conservazione del registro di protocollo informatico pag La procedura informatica Docway.. pag.34 Sezione IX Accesso e privacy (procedure per la consultabilità dei documenti e per la tutela dei dati personali) 3

4 Premessa pag Accesso ai documenti amministrativi. pag Accesso ai documenti dell archivio storico pag Consultabilità dei documenti riservati conservati presso l archivio storico.. pag Consultazione delle tesi. pag Protezione dei dati personali e definizione dei profili di autorizzazione.. pag.38 Sezione X Disposizioni finali 43. Modalità di comunicazione del manuale. pag Modalità di aggiornamento del manuale. pag.39 Allegati 1. Definizioni.. pag AOO, UOR e uffici utente.. pag Responsabile del Servizio e responsabile dei sistemi informatici.. pag Descrizione dei flussi documentali. pag Trattamento di tipologie particolari di documenti.. pag Elenco dei campi obbligatori per la registrazione di protocollo. pag Documenti riservati. pag Registrazione particolare. pag Elenco dei protocolli interni eliminati. pag Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo. pag Titolario di classificazione dell Amministrazione centrale.. pag Voci di indice dell Amministrazione centrale.. pag Camicia del fascicolo pag La multiclassificazione. pag Repertorio dei fascicoli. pag Procedure per il trasferimento dei fascicoli presso l archivio di deposito... pag Archivi di deposito e archivi storici dell Amministrazione centrale pag Procedure per la movimentazione dei fascicoli... pag Piano di conservazione dell Amministrazione centrale pag Modulo per lo scarto dei documenti. pag Tipologie di sottofascicoli da istruire all interno del fascicolo dello studente pag Normativa pag.81 4

5 23. Richiesta di accesso ai documenti amministrativi. pag Documenti non liberamente consultabili presso l archivio storico. pag Richiesta di consultazione dei documenti conservati presso l archivio storico pag Termini per la consultazione delle tesi. pag Profili utente. pag.87 5

6 Premessa Il presente manuale di gestione, che descrive il sistema di gestione e conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del sistema, è da considerarsi una bozza soggetta ad eventuali modifiche per tutto il periodo di sperimentazione della procedura informatica (il documento ufficiale sarà adottato con deliberazione del Consiglio di Amministrazione). Una volta adottato con deliberazione del Consiglio di Amministrazione gli allegati del presente manuale potranno essere modificati con disposizione del direttore amministrativo. Il suddetto manuale è stato redatto in conformità all attuale sistema di gestione e conservazione dei documenti presso l Università degli Studi di Urbino Carlo Bo e, pertanto, non affronta alcune tematiche rilevanti quali, ad esempio, l utilizzo della firma digitale, l archiviazione ottica sostitutiva e la posta elettronica certificata. La realizzazione di tale documento è a cura di: - Dott. Fragapane Enzo (Direttore Amministrativo); - Prof.ssa Guercio Maria (Delegato rettorale ICT, e-learning e archivio); - Dott. Munari Antonio (Responsabile del Servizio di protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi); - Dott.ssa Lograno Lucia (ufficio Protocollo e Archivio); - Ing. Raimondi Mauro (Responsabile del Sistema Informatico d Ateneo S.I.A.) 1. Si avverte che i documenti relativi agli studenti, per ragioni di tipo logistico, saranno protocollati esclusivamente sul registro cartaceo per tutto il periodo di sperimentazione della procedura per la gestione informatica dei documenti 2. 1 L ing. Raimondi Mauro ha partecipato alla redazione di una parte della sezione VIII - Sicurezza. 2 Durante tale periodo, si potrà ricorrere all utilizzo della procedura informatica solo per effettuare la semplice registrazione dei documenti utilizzando la maschera Documenti. 6

7 Sezione I Definizioni 3 ed ambito di applicazione 1. Individuazione dell Area Organizzativa Omogenea (AOO) L Università degli Studi di Urbino Carlo Bo, con deliberazione del Consiglio di Amministrazione n... del., adotta il presente manuale che stabilisce le regole e le procedure atte ad una corretta gestione, organizzazione e tutela dei documenti prodotti o acquisiti dall Area organizzativa omogenea (AOO) denominata Amministrazione centrale. L elenco delle Unità organizzative responsabili (UOR) e degli uffici utente afferenti alla suddetta AOO è disponibile in allegato (allegato n.2). 2. Istituzione del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi Il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, di seguito denominato semplicemente Servizio, è situato in via Saffi n.2 presso l ufficio Protocollo e Archivio. Il Servizio svolge i seguenti compiti: a) definisce e aggiorna il piano di classificazione e vigila sul suo corretto utilizzo; b) garantisce il buon funzionamento degli strumenti di gestione del sistema documentario e dell organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso e le attività di gestione degli archivi; c) attribuisce il livello di autorizzazione per l acceso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all inserimento e alla modifica delle informazioni; d) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto della normativa vigente; e) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo; f) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro le 24 ore dal blocco delle attività e comunque nel più breve tempo possibile; g) conserva le copie in luoghi sicuri e differenti; h) garantisce la sicurezza e l integrità del sistema; i) autorizza le operazioni di annullamento; 3 Per un miglior utilizzo del presente manuale di gestione sono poste in allegato le opportune definizioni (allegato n.1). 7

8 j) vigila sulla corretta organizzazione dei documenti nell ambito del sistema di classificazione d archivio adottato; k) vigila sull osservanza delle disposizioni contenute nel presente manuale di gestione da parte del personale autorizzato e degli incaricati; l) provvede a trasferire, almeno una volta ogni anno, fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito e a formare e conservare il relativo elenco di versamento; m) elabora ed aggiorna il piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni contenute in materia di tutela dei beni culturali e successive modificazioni ed integrazioni; n) verifica la correttezza delle procedure di conservazione e scarto e cura i rapporti con l amministrazione degli Archivi di Stato; o) provvede a trasferire nell Archivio di Stato, contestualmente agli strumenti che ne garantiscono l accesso, i documenti selezionati per la conservazione permanente secondo quanto previsto dalle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali. 3. Nomina del responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi e del responsabile dei sistemi informatici Al Servizio è preposto un responsabile in possesso di idonei requisiti professionali; in caso di vacanza, assenza o impedimento del responsabile è nominato un vicario per l esercizio delle sue funzioni. Il responsabile dei sistemi informatici è individuato all interno del Sistema Informatico d Ateneo (S.I.A.) ed ha il compito di garantire la sicurezza e la conservazione delle informazioni registrate sulla procedura informatica Docway 4 e successivamente memorizzate su supporti non riscrivibili; in caso di vacanza, assenza o impedimento del responsabile dei sistemi informatici è nominato un responsabile tecnico dell applicativo informatico per la gestione dei documenti. I nominativi dei responsabili e dei rispettivi vicari sono disponibili in allegato (allegato n.3). 4. Modello organizzativo adottato Con il presente manuale di gestione l Università degli Studi di Urbino Carlo Bo, relativamente alla gestione e conservazione dei documenti dell Amministrazione centrale, adotta un modello 4 L applicativo informatico per la gestione dei documenti (Docway) è fornito dalla 3D Informatica s.r.l.. 8

9 organizzativo misto, in quanto le operazioni di protocollazione, classificazione e registrazione particolare sono svolte centralmente presso l ufficio Protocollo e Archivio 5 mentre è a carico dei singoli uffici di competenza l operazione di fascicolazione dei documenti. 5 I documenti in arrivo, interni e in partenza relativi al Rettorato sono protocollati o semplicemente registrati dal personale della Segreteria rettorale. La UOR Servizio Finanze, l ufficio Contratti e Appalti, la Segreteria rettorale e la Segreteria del Direttore amministrativo provvedono autonomamente alla registrazione particolare dei propri documenti. 9

10 Sezione II Descrizione dei flussi documentali e trattamento delle tipologie documentarie 5. Descrizione dei flussi documentali La descrizione analitica del sistema di gestione dei flussi documentali in ambiente cartaceo è disponibile in allegato (allegato n.4). Procedure per la ricezione dei documenti 1) Acquisizione presso l ufficio centrale postale di Urbino; 2) assegnazione della posta all ufficio Protocollo e Archivio; 3) smistamento della posta per singolo ufficio/servizio; 4) protocollazione o semplice registrazione e classificazione dei documenti; 5) acquisizione ottica non sostitutiva dell immagine del documento; 6) trasmissione dei documenti agli uffici di competenza; 7) fascicolazione dei documenti. Procedure per la formazione e spedizione di documenti destinati all esterno a) Produzione del documento a cura dell ufficio di competenza; b) protocollazione o semplice registrazione e classificazione del documento a cura dell ufficio Protocollo e Archivio; c) acquisizione ottica non sostitutiva dell immagine del documento; d) fascicolazione della minuta del documento a cura dei singoli uffici; e) spedizione del documento al/ai destinatario/i. Procedure per la formazione di documenti soggetti a registrazione particolare a) Produzione del documento a cura dell ufficio di competenza; b) registrazione particolare e classificazione del documento a cura dell ufficio Protocollo e Archivio 6 ; c) acquisizione ottica non sostitutiva dell immagine del documento; d) fascicolazione del documento a cura dell ufficio di competenza. 6 La UOR Servizio Finanze, l ufficio Contratti e Appalti, la Segreteria rettorale e la Segreteria del Direttore amministrativo provvedono autonomamente alla registrazione particolare dei propri documenti. 10

11 Procedure per la ricezione di documenti soggetti a registrazione particolare a) Ricezione del documento presso l ufficio Protocollo e Archivio; b) registrazione particolare e classificazione del documento 7 ; c) acquisizione ottica non sostitutiva dell immagine del documento; d) trasmissione del documento all ufficio di competenza; e) fascicolazione del documento. Procedure per la formazione e circolazione di documenti interni a) Produzione del documento a cura dell ufficio di competenza; b) protocollazione o semplice registrazione e classificazione a cura dell ufficio Protocollo e Archivio; c) acquisizione ottica non sostitutiva dell immagine del documento; d) fascicolazione della minuta del documento a cura dell ufficio di competenza; e) spedizione del documento al/ai destinatario/i. 6. Trattamento di tipologie particolari di documenti Alcune tipologie di documenti sono sottoposte a una procedura di lavorazione differente da quella ordinaria sopra descritta; in taluni casi le motivazioni possono essere ricondotte alla mancanza di elementi che attestino l autenticità del documento (il mittente per le lettere anonime e la firma per le lettere prive di firma) o all incompletezza dei dati relativi al destinatario che non consentono un regolare smistamento (es. lettere di studenti dove non è specificata la segreteria di appartenenza né sulla busta né all interno del documento). L elenco di tali tipologie documentarie e la descrizione delle relative procedure sono posti in allegato (allegato n.5). 7. Individuazione delle modalità di trasmissione dei documenti all interno e all esterno dell AOO I documenti amministrativi possono essere inviati o ricevuti attraverso i seguenti mezzi di trasmissione: Posta: posta ordinaria, posta celere, raccomandate, etc. A mano 7 La UOR Servizio Finanze, l ufficio Contratti e Appalti, la Segreteria rettorale e la Segreteria del Direttore amministrativo provvedono autonomamente alla registrazione particolare dei propri documenti. 11

12 Servizio di collegamento interno: può essere effettuato anche mediante automezzo dell Università degli Studi di Urbino Carlo Bo. Telefax: tutti i documenti ricevuti e inviati via fax sono protocollati, ad eccezione di quelli indicati nella sezione III articolo 20. Il modello di trasmissione e l'originale del documento spedito via fax devono essere inseriti nel fascicolo. Di norma al fax non segue mai l'originale; qualora l'originale venisse spedito a seguito del fax, su di esso deve essere apposta la seguente segnatura: Già pervenuto via fax, numero di protocollo, data e indice di classificazione 8. Il timbro di segnatura di protocollo va posto sul documento e non sulla copertina di trasmissione del fax. Posta elettronica: i messaggi ricevuti e inviati per posta elettronica, con o senza documenti scansionati posti in allegato, non sono protocollati ma semplicemente registrati sulla procedura informatica Docway utilizzando la maschera Documenti e quindi fascicolati Procedure in merito all apertura delle buste L ufficio Protocollo e Archivio provvede all apertura delle buste ad eccezione di quelle che recano la dicitura offerta, gara d appalto, concorso o simile (o che comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara o ad una selezione) e di quelle riportanti la dicitura riservato, personale, o confidenziale che sono, invece, aperte rispettivamente dai singoli uffici di competenza e dai diretti destinatari. I documenti ricevuti da questi ultimi, qualora siano relativi ad affari o procedimenti amministrativi dell ateneo, devono essere recapitati tempestivamente all ufficio Protocollo e Archivio per la registrazione. Le buste indirizzate nominativamente al personale che non recano le suddette diciture sono aperte direttamente presso l ufficio Protocollo e Archivio. I documenti sono trasmessi agli uffici di competenza unitamente alle buste. 9. Procedure in merito alla spedizione delle buste 8 L indice di classificazione, il numero e la data di protocollo sono quelli assegnati dalla procedura informatica Docway al documento trasmesso via fax. Al fine di evitare che a uno stesso documento siano attribuiti erroneamente due numeri di protocollo, l applicativo informatico, qualora l operatore si accinga a protocollare l originale, segnala gli estremi (data e numero di protocollo) con cui il documento trasmesso via fax è stato precedentemente protocollato e non consente di portare a termine l operazione. 9 Tale procedura si rende necessaria in quanto l Università degli Studi di Urbino Carlo Bo è attualmente sprovvista di un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC). 12

13 Ciascuna UOR è tenuta ad apporre, sotto l intestazione Università degli studi di Urbino Carlo Bo, a mano o mediante un timbro la propria dicitura sulle buste da spedire; tale procedura si rende necessaria al fine di agevolare l attività di smistamento propria dell ufficio Protocollo e Archivio qualora una busta tornasse al mittente. 10. Acquisizione ottica non sostitutiva dei documenti Tutti i documenti e i relativi allegati sono oggetto di acquisizione ottica non sostitutiva a cura dell ufficio Protocollo e Archivio; quest ultimo provvede alla scansione delle buste e non dei singoli documenti/allegati qualora si tratti di domande di partecipazione a gare d appalto relative a lavori, servizi e forniture, di domande di partecipazione a procedure di valutazione comparativa del personale docente con allegate le pubblicazioni o di altra tipologia documentaria di notevole consistenza (es. planimetrie, progetti di ricerca, etc.). Gli originali dei documenti sono conservati presso gli uffici di competenza. 11. Rilascio delle ricevute comprovanti l arrivo dei documenti Qualora un documento venga recapitato personalmente all amministrazione e di esso ne venga richiesta l attestazione di ricevimento, l ufficio Protocollo e Archivio è tenuto ad effettuare, a seconda dei casi, la copia del documento stesso o della busta sui quali è stata precedentemente apposta la segnatura di protocollo. In riferimento a un documento composto da più pagine, l operatore dell ufficio Protocollo e Archivio provvede a fotocopiare, di norma, solo la prima pagina. 12. Regole per la stesura dei documenti Presso l Amministrazione centrale, i singoli uffici redigono i propri documenti con sistemi informatici rispettando le regole di seguito descritte: 1. si devono sempre indicare nell intestazione del documento la denominazione dell ufficio, il numero di telefono e l indirizzo di posta elettronica; 2. la carta intestata deve essere predisposta direttamente dall ufficio che intende spedire un documento e utilizzando i mezzi informatici di cui esso dispone; 3. in calce alla minuta del documento si devono apporre la sigla del responsabile dell ufficio competente, le iniziali della persona che ha predisposto la lettera e il percorso informatico del file, al fine di consentire una ricerca più immediata del documento; 4. accanto alla dicitura Prot. n. non si specificano ulteriori sigle (ad esempio la sigla AM); 5. nei documenti interni o in partenza deve essere posta al di sotto di Prot. n. la dicitura Class. cui segue l indice di classificazione. 13

14 Sezione III Registrazione dei documenti: regole e modalità Premessa Al fine di garantire il regolare ed efficiente svolgimento dell azione amministrativa, i singoli uffici sono tenuti ad informare tempestivamente l ufficio Protocollo e Archivio delle scadenze relative a gare, concorsi, valutazioni comparative, immatricolazioni o denominazioni simili. 13. Registrazione di protocollo L operazione di registrazione di protocollo viene effettuata presso l ufficio Protocollo e Archivio in un unica soluzione mediante l applicazione informatica Docway e, di norma, nella stessa giornata in cui perviene il documento; è previsto l utilizzo del protocollo differito solo per le ipotesi e con le modalità descritte nell articolo 18 della presente sezione. L elenco dei campi obbligatori da compilare all interno delle maschere di protocollazione o di semplice registrazione è disponibile in allegato (allegato n.6). Il registro di protocollo ha natura di atto pubblico ed è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente; ha una numerazione progressiva costituita da sette caratteri ed ha la durata di un anno solare. Al termine di ogni giornata lavorativa, al fine di garantire la conservazione e la non modificabilità dei dati, il responsabile del Servizio provvede a stampare su materiale cartaceo e a riversare su supporti di memorizzazione non riscrivibili il registro informatico giornaliero contenente le informazioni inserite nel sistema con l operazione di registrazione di protocollo. Le stampe giornaliere del registro sono conservate dal responsabile del Servizio presso l ufficio Protocollo e Archivio; i supporti informatici vengono conservati presso il Sistema Informatico d Ateneo (S.I.A.) dal responsabile dei sistemi informatici in base alla normativa vigente. Il responsabile del Servizio, al termine di ogni anno solare, provvede a chiudere il registro di protocollo informatico e a rilegare le stampe dei registri di protocollo prodotte quotidianamente Registrazione di protocollo dei documenti riservati Contrariamente a quanto previsto dalla normativa vigente, il responsabile del Servizio chiude il registro informatico di protocollo senza apporre la propria firma digitale perché non ancora in uso presso l Università degli Studi di Urbino Carlo Bo ; la firma autografa è, invece, posta sul volume contenente le stampe dei registri giornalieri di protocollo prodotte nell arco di un anno solare. Sono in corso di definizione le procedure per la conservazione del registro di protocollo informatico. 11 Le tipologie di documenti riservati sono descritte in allegato (allegato n.7). 14

15 L ufficio Protocollo e Archivio provvede a protocollare ciascun documento senza specificarne l eventuale riservatezza; il responsabile del documento, che lo riceve e ne valuta il suo grado di riservatezza, provvede eventualmente a comunicare all ufficio Protocollo e Archivio l opportuna modifica da effettuare sulla maschera di registrazione o protocollazione: si tratta di valorizzare, in luogo del campo Pubblico, i campi Altamente confidenziale o Riservato a seconda che si tratti di documenti riservati rispettivamente in modo permanente o solo per un certo determinato periodo di tempo. In entrambi i casi, la riservatezza, mediante la procedura Docway, consiste nell oscuramento totale della stringa relativa alla registrazione del documento cosicché solo chi è abilitato può visionare i dati della registrazione. 15. Registrazione particolare Sono elencate di seguito le tipologie di registri particolari che si costituiscono e si conservano presso l Amministrazione centrale: 2) registro dei decreti rettorali 3) registro dei decreti rettorali d urgenza ratificati dal Consiglio di amministrazione 4) registro dei decreti rettorali d urgenza ratificati dal Senato accademico 5) registro delle deliberazioni del Consiglio di amministrazione 6) registro delle deliberazioni del Senato accademico 7) registro delle disposizioni del direttore amministrativo 8) registro dei decreti del direttore amministrativo 9) repertorio degli atti 10) registro delle convenzioni dei tirocini 11) repertorio Albo ufficiale d Ateneo 12) registro degli atti/disposizioni/determinazioni dei dirigenti dei Servizi Front office, Risorse umane e Finanze 13) registro di carico e scarico dei rifiuti tossici 14) registro degli acquisti 15) registro delle fatture emesse 16) registro di carico dei documenti fiscali 17) registro dei corrispettivi 18) registro degli acquisti intracomunitari 19) registro di scarico e carico dei fascicoli dell archivio di deposito/storico. Le modalità di produzione, gestione e conservazione dei suddetti registri sono descritte in allegato (allegato n.8). 15

16 16. Segnatura di protocollo La segnatura di protocollo presso l Amministrazione centrale viene effettuata mediante un timbro posto, di norma, sul recto del documento e contenente le seguenti informazioni: a) l identificazione dell amministrazione (Università degli Studi di Urbino Carlo Bo ); b) l identificazione della AOO competente (Amministrazione centrale); c) il numero progressivo di protocollo; d) la data di protocollo; e) l indice di classificazione del documento. Per quanto attiene alla lettera e), in considerazione del fatto che per legge la segnatura di protocollo deve essere effettuata contemporaneamente alla registrazione di protocollo e che presso l Amministrazione centrale l operazione di fascicolazione viene eseguita in un secondo momento da ogni singolo ufficio, l operatore che effettua la segnatura di protocollo inserisce nel campo ClASS soltanto il codice numerico desunto dal titolario mentre è a cura del responsabile del documento apporre nel campo FASC il numero progressivo del fascicolo. Università degli studi di Urbino Carlo Bo Amministrazione centrale PROT. DATA CLASS. FASC. Figura 1 timbro di protocollo Per quanto attiene i documenti in partenza o interni, il timbro di protocollo va apposto sulla minuta del documento, mentre sull originale si riportano a mano il numero di protocollo e l indice di classificazione 12. La segnatura di protocollo deve essere apposta utilizzando la penna di colore blu al fine di poter distinguere un documento originale dalla copia di esso. 17. Eliminazione dei protocolli interni 12 Qualora la data del documento e la data di protocollo non dovessero coincidere, l operatore è tenuto a specificare quest ultima nell originale del documento scrivendo, al di sotto del campo Prot. n., la dicitura Del.. 16

17 Con l entrata in vigore del presente manuale di gestione vengono eliminati tutti i sistemi di protocollazione diversi dal protocollo unico informatico. L elenco dei protocolli interni eliminati è disponibile in allegato (allegato n.9). 18. Protocollo differito La protocollazione di un documento in arrivo deve essere, di norma, effettuata entro la giornata in cui esso perviene all ufficio Protocollo e Archivio; solo in situazioni particolari in cui il carico di lavoro degli operatori è tale da non permettere di protocollare tutta la posta in entrata nella medesima giornata lavorativa (ad esempio, nel caso di un consistente numero di domande di partecipazione ad un concorso o ad una gara di appalto o nel caso di personale in ferie o in malattia) il responsabile del Servizio può differire i termini della registrazione, conferendo valore, nel caso di scadenze predeterminate, al timbro datario d arrivo ed emanando un apposito provvedimento contenente le seguenti informazioni: 1. l elenco delle tipologie di documenti da ammettere alla registrazione differita (eventuale); 2. le cause della registrazione differita; 3. il termine ultimo entro il quale effettuare la protocollazione sul sistema informatico. 19. Annullamento o modifica di una registrazione L annullamento di una registrazione di protocollo è consentito dalla normativa in vigore purché sia motivato, memorizzato in una base dati e corredato di una dicitura o di un segno in posizione ben visibile; il simbolo utilizzato dall applicazione informatica Docway per indicare una registrazione di protocollo annullata è di colore rosso ed è il seguente: #. Nell applicativo informatico Docway, l annullamento anche di una sola delle informazioni elencate di seguito determina l automatico e contestuale annullamento dell intera registrazione di protocollo e la memorizzazione, in modo permanente, nella base di dati delle informazioni annullate al fine di consentirne in ogni momento la lettura unitamente alla data, all ora, all identificativo dell operatore ed agli estremi del provvedimento di autorizzazione: il numero di protocollo; la data di protocollo; il mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti; l oggetto del documento; l impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica. 17

18 Delle restanti informazioni inserite in fase di registrazione di protocollo la modifica anche di un solo campo, che si rendesse necessario per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati, deve comportare la rinnovazione dei campi stessi con i dati corretti e la contestuale memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito unitamente alla data, all ora e all identificativo dell autore della modifica. Mentre l operazione di annullamento compete esclusivamente al responsabile del Servizio, che deve scrivere la motivazione del provvedimento su un documento e apporvi la propria firma autografa, la modifica dei campi può essere eseguita dallo stesso operatore che ha effettuato la registrazione di protocollo. Tutti i documenti annullati sono conservati presso i singoli uffici di competenza all interno di un fascicolo di durata annuale e destinato allo scarto al momento della chiusura. 20. Documenti da non protocollare Secondo quanto previsto dalle vigenti disposizioni in materia di documentazione amministrativa sono esclusi dalla registrazione di protocollo i seguenti documenti: 1) gazzette ufficiali; 2) bollettini ufficiali; 3) notiziari della pubblica amministrazione; 4) note di ricezione delle circolari; 5) materiali statistici; 6) atti preparatori interni; 7) giornali; 8) riviste; 9) libri; 10) materiali pubblicitari; 11) inviti a manifestazioni; 12) tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare. L Amministrazione centrale ha deciso, inoltre, di escludere dall operazione di registrazione di protocollo alcune tipologie documentarie indicate in allegato (allegato n.10). Sono altresì escluse dalla suddetta operazione, nonché da quella di semplice registrazione, alcune tipologie documentarie afferenti agli studenti 13 che, per ragioni organizzative, sono oggetto di 13 L elenco di tali tipologie documentarie è disponibile in allegato (allegato n.10). 18

19 registrazione soltanto nel software per la gestione della carriera degli studenti 14. L operatore che riceve tali tipologie documentarie è tenuto, pertanto, ad apporre su di esse il timbro contenente la data e la denominazione del proprio ufficio/segreteria. 21. Registro di emergenza Qualora per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica, gli operatori dell ufficio Protocollo e Archivio provvedono allo svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo su un proprio registro cartaceo di emergenza. Il responsabile del Servizio deve annotare su tali registri le seguenti informazioni: 1. la causa dell interruzione; 2. la data e l ora dell interruzione; 3. la data e l ora del ripristino. Una volta riparato il guasto, il responsabile del Servizio provvede a chiudere tempestivamente i registri di emergenza apponendo la propria firma; entro 5 giorni dalla data del ripristino, ciascun addetto alla protocollazione deve inserire le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza nel sistema informatico indicando nel campo note il numero e la data di protocollo al fine di avere una comparazione tra la numerazione emessa con la procedura di emergenza e quella ordinaria. Il registro di emergenza ha la durata di un anno solare. 14 L applicativo informatico per la gestione della carriera degli studenti è ESSE3 ed è prodotto dal CINECA (Consorzio Interuniversitario). 19

20 Sezione IV Organizzazione e gestione dell archivio corrente Premessa Presso l AOO Amministrazione centrale, ciascun ufficio conserva il proprio archivio corrente, costituto dai fascicoli e dai registri particolari di propria competenza. 22. Il titolario di classificazione Tutti i documenti prodotti o acquisiti, a prescindere dallo stato di trasmissione e dal supporto utilizzato, sono soggetti a classificazione, operazione consentita utilizzando il titolario o piano di classificazione. Le tipologie documentarie che, attualmente, per ragioni organizzative sono escluse dall operazione di classificazione sono elencate in allegato (allegato n.10). Il titolario si articola su non più di tre livelli che vanno dal generale al particolare e che identificano le funzioni e le attività svolte dagli uffici dell AOO Amministrazione centrale ; a ciascuna voce del piano corrisponde un determinato codice numerico che deve essere riportato sul documento per poterlo correttamente archiviare. All interno del titolario, ai campi indice di classificazione e denominazione della voce si aggiungono anche le seguenti informazioni utili all utilizzatore per identificare in modo certo la voce più appropriata da attribuire ad un documento e, pertanto, il relativo indice: b. tipo fascicolo: indica la tipologia di fascicolo in relazione alla durata in archivio corrente (fascicolo annuale, generale, procedimentale, etc.); c. descrizione integrativa: include una sintetica descrizione funzionale della voce e l eventuale indicazione delle tipologie di documenti che compongono i fascicoli; d. note: comprende indicazioni di diverso tipo (es. riferimenti normativi). Per quanto attiene i documenti soggetti a protocollazione, l indice di classificazione desunto dal titolario deve essere apposto all interno del timbro di segnatura di protocollo nell apposito campo; per le altre tipologie documentarie, l indice deve essere apposto sul documento in posizione ben visibile, generalmente in alto a sinistra. Il titolario di classificazione dell AOO Amministrazione centrale é posto in allegato al presente manuale di gestione (allegato n.11); il procedimento di aggiornamento del titolario, che avviene di norma ogni due anni, è a cura del responsabile del Servizio, mentre è di competenza del responsabile dei sistemi informatici la conseguente modifica delle voci all interno dell applicazione informatica adottata. 20

21 23. Le voci di indice Al fine di facilitare l operazione di classificazione, il codice numerico da attribuire al documento può essere desunto, oltre che dal titolario, da un elenco di voci, denominate propriamente voci di indice, che identificano gli oggetti più frequenti dei documenti prodotti o acquisiti dall Amministrazione centrale. Si tratta di uno strumento utile ma non esaustivo, in quanto le voci si riferiscono non a tutti i documenti dell AOO ma solo a quelli standard per i quali risulti possibile individuare a priori le seguenti informazioni: 1. il titolo, la classe e l eventuale sottoclasse; 2. l oggetto; 3. lo stato di trasmissione (in partenza, in arrivo, interno, non protocollato o soggetto a registrazione particolare); 4. l responsabile; 5. il responsabile del documento. La procedura informatica Docway permette, una volta digitata all interno dell opportuna maschera di registrazione una determinata voce di indice, la compilazione automatica dei campi relativi all oggetto, alla classificazione, all e al responsabile del documento, semplificando e accelerando, pertanto, le operazioni di inserimento dei dati e, allo stesso tempo, garantendo un maggior grado di omogeneità delle informazioni stesse. L elenco delle voci di indice dell Amministrazione centrale è posto in allegato (allegato n. 12). 24. Formazione, gestione e conservazione dei fascicoli La fascicolazione consiste nell inserimento fisico (se cartaceo) o logico (se informatico) di un documento all interno di un unità archivistica denominata fascicolo, al fine di gestire e documentare il vincolo archivistico che lega fra loro i documenti afferenti ad un medesimo affare o procedimento. All interno di un fascicolo i documenti sono, di norma, ordinati in ordine cronologico in modo tale che il documento che viene posto per ultimo sia il più recente. Durante l operazione di fascicolazione, se il fascicolo relativo all affare o procedimento di interesse per un dato documento esiste già in quanto è già stato aperto, l operatore si deve limitare ad apporre sul documento, accanto all indice precedentemente inserito ma separandolo da un punto, il numero presente sulla copertina del fascicolo e ad inserire poi il documento stesso nel relativo fascicolo rispettando l ordine (ad esempio cronologico); all interno dell applicativo adottato l operatore deve, inoltre, assegnare il documento al fascicolo elettronico che riporta le stesse informazioni di quello cartaceo. 21

22 Qualora il fascicolo relativo ad un affare o procedimento per un dato documento non dovesse esistere, l operatore dovrà provvedere all apertura di un nuovo fascicolo sia a livello informatico che cartaceo. In ambito cartaceo, l operatore dovrà compilare i seguenti campi presenti sulla copertina di ogni fascicolo: a) la denominazione dell amministrazione b) la denominazione dell AOO c) la denominazione dell UOR d) il nominativo del RPA nel caso di un fascicolo procedimentale e) l indice di classificazione f) l oggetto g) la data di apertura Un fascicolo può, per ragioni amministrative e gestionali (es. un fascicolo relativo ad un progetto molto complesso), essere suddiviso ulteriormente, sia in ambito cartaceo che in ambito informatico, in più sottofascicoli; è compito del responsabile, all atto dell istruzione di ciascun sottofascicolo, riportare sulla camicia l indicazione dell oggetto e l indice di classificazione completo, costituto dall indice presente sulla copertina del fascicolo e dal numero progressivo del sottofascicolo (informazioni separate da un punto). Di seguito si riporta una breve esemplificazione di quanto appena descritto in riferimento ai campi oggetto e indice di classificazione rispettivamente del fascicolo e del relativo sottofascicolo. Oggetto Indice di class. FASCICOLO Progetto protocollo informatico I/7/3 SOTTOFASCICOLO Oggetto Manuale di gestione del protocollo informatico Indice di class. I/7/3.2 L operatore che intende chiudere il fascicolo deve riportare obbligatoriamente sulla copertina dello stesso anche la data di chiusura La data di chiusura del fascicolo corrisponde alla data dell ultimo documento prodotto o acquisito. 22

23 In allegato (allegato n.13) è posta la camicia/copertina tipo da utilizzare per la gestione di un fascicolo. All interno dell applicazione informatica adottata, l operatore che intende istruire un nuovo fascicolo è tenuto ad inserire l oggetto ed eventualmente le note; il sistema assegna automaticamente l indice di classificazione, il numero del fascicolo, l ufficio e la persona responsabile dell affare (le denominazioni dell amministrazione e dell AOO sono informazioni già assegnate ma non visibili al momento dell inserimento). Colui che istruisce un fascicolo è responsabile della corretta conservazione dello stesso; una volta chiuso, il fascicolo deve essere archiviato rispettando l ordine della classificazione e la data della sua chiusura. 25. Formazione, gestione e conservazione dei registri La corretta conservazione dei registri è attività di competenza di chi li produce e li gestisce. La descrizione analitica delle modalità di produzione, gestione e conservazione dei registri è posta in allegato (allegato n.8). 26. La multiclassificazione È consentito classificare più volte lo stesso documento qualora svolga più funzioni 16, evitando, però, che detta operazione si traduca nell eccessiva moltiplicazione degli indici di classificazione per non appesantire né le funzioni di gestione dei documenti né le modalità di ricerca degli stessi. In ambito cartaceo, tale procedimento, denominato multiclassificazione, consiste nel fare una copia/più copie del documento originale e inserirla/e nel fascicolo di interesse, mentre in ambito informatico si traduce nella duplicazione delle informazioni di collegamento; il documento riporta, pertanto, lo stesso numero di protocollo ma indici di classificazione diversi, apposti, singolarmente, sull originale e su ciascuna copia del documento. È necessario assicurare che l originale sia sempre debitamente indicato. La procedura per multiclassificare un documento è descritta in allegato (allegato n.14). 27. Il repertorio dei fascicoli 16 Ad esempio, una deliberazione del Senato accademico é classificata con il codice numerico II/4 ed é conservata in appositi volumi, ma, qualora entri a far parte anche di un procedimento amministrativo, sulla copia di essa deve essere riportato l indice di classificazione apposto sul fascicolo procedimentale cui si riferisce ed essere ivi contenuta. 23

24 Il responsabile del Servizio al termine di ogni anno solare provvede a stampare il repertorio dei fascicoli istruiti da ciascun ufficio, ossia l elenco dei fascicoli e dei relativi sottofascicoli, ove presenti aperti all interno di ogni voce del titolario di classificazione. Il modello di repertorio dei fascicoli è disponibile in allegato (allegato n.15). 24

25 Sezione V Organizzazione e gestione dell archivio di deposito Premessa Attualmente, per ragioni organizzative e per mancanza di spazi idonei, l archivio di deposito dell Università è dislocato su più sedi e non è facilmente consultabile per la mancanza di strumenti di corredo e di ricerca. 28. Regole e procedure per il trasferimento dei fascicoli La descrizione esaustiva delle regole e delle procedure per il trasferimento in archivio di deposito dei fascicoli relativi alla carriera degli studenti è disponibile in allegato (allegato n.16). Procedure per il trasferimento dei fascicoli dei laureati-diplomati presso l archivio di deposito 6. Redazione, presso l ufficio Protocollo e Archivio, di una lista contenente i nominativi degli studenti laureati-diplomati; 7. compilazione di un registro cartaceo dei fascicoli contenente l indicazione dell anno solare, l indice di classificazione, i nominativi degli studenti laureati-diplomati e il numero del relativo fascicolo; 8. inserimento della posizione d archivio sulla procedura informatica per la gestione della carriera studenti (ESSE3); 9. trascrizione, a cura dei Servizi generali segreterie, della posizione d archivio su ogni singola pratica collocata presso ciascuna segreteria studenti; 10. trasmissione all archivio di deposito delle pratiche e di una copia fotostatica del suddetto repertorio dei fascicoli a cura dell ufficio Protocollo e Archivio. Procedure per il trasferimento dei fascicoli degli archiviati 17 presso l archivio di deposito 11. Trasmissione all ufficio Protocollo e Archivio delle pratiche relative agli studenti archiviati a cura di ciascuna segreteria studenti; 12. compilazione di un repertorio cartaceo dei fascicoli contenente l indicazione dell anno solare, l indice di classificazione, i nominativi degli studenti archiviati e il numero del relativo fascicolo e trascrizione della posizione d archivio su ogni singola pratica; 17 archiviati: decaduti, rinunciati, congedati e tutti coloro che non hanno più compiuto atti. 25

26 13. inserimento della posizione d archivio sulla procedura informatica per la gestione della carriera studenti (ESSE3); 14. trasmissione all archivio di deposito delle pratiche e di una copia fotostatica del suddetto repertorio. Procedure per il trasferimento dei fascicoli prodotti dai restanti uffici dell Amministrazione centrale Ciascun ufficio provvede ad effettuare autonomamente il trasferimento dei propri fascicoli in archivio di deposito utilizzando il personale afferente all ufficio stesso. La ricognizione aggiornata degli archivi di deposito costituisce un allegato al presente manuale (allegato n.17). 29. Regole e procedure per la movimentazione dei fascicoli I fascicoli conservati presso l archivio di deposito sono oggetto di movimentazione per il solo tempo necessario all espletamento di un processo o di un procedimento amministrativo. Durante la consultazione delle pratiche è vietato sia danneggiare o distruggere i documenti che alterare il loro ordine all interno del fascicolo. La descrizione delle regole e delle procedure per la movimentazione dei fascicoli relativi alla carriera degli studenti è disponibile in allegato (allegato n.18). Procedure per la movimentazione dei fascicoli dei laureati-diplomati o archiviati 1) Compilazione di un modulo a cura delle segreterie per la richiesta di fascicoli relativi agli studenti laureati, diplomati o archiviati; 2) trasmissione del modulo all ufficio Protocollo e Archivio; 3) trasmissione del modulo all archivio di deposito; 4) individuazione della pratica e compilazione di parte del registro di scarico e carico dei fascicoli; 5) trasmissione della pratica alla segreteria richiedente previa attestazione di ricevuta mediante l apposizione di una firma sul modulo di richiesta; 6) conservazione del modulo di richiesta presso l ufficio Protocollo e Archivio; 7) riconsegna della pratica all ufficio Protocollo e Archivio una volta terminata la consultazione; 8) apposizione di una firma sul modulo di richiesta a cura dell ufficio Protocollo e Archivio; 26

27 9) trasmissione della pratica e del relativo modulo all archivio di deposito; 10) compilazione dei restanti campi del registro di scarico e carico; 11) conservazione del modulo di richiesta in un apposito fascicolo annuale. Procedure per la movimentazione dei fascicoli prodotti dai restanti uffici dell Amministrazione centrale Ciascun ufficio provvede a gestire autonomamente la movimentazione dei propri fascicoli utilizzando, per il prelievo, il personale afferente all ufficio stesso. 27

28 Sezione VI Organizzazione e gestione dei documenti dell archivio storico Premessa Attualmente, per ragioni organizzative e per mancanza di spazi idonei, l archivio storico dell Amministrazione centrale è dislocato su più sedi e non è facilmente consultabile per la mancanza di strumenti di corredo e di ricerca, ad eccezione della parte dell archivio storico conservata presso la Biblioteca centrale umanistica per la quale è stato redatto nell anno 2006 un inventario analitico a cura della dott.ssa Arianna Zaffini e del dott. Alessandro Chiaretti sotto la supervisione del responsabile del progetto dott.ssa Monica Grossi 18. La ricognizione aggiornata degli archivi storici degli uffici dell Amministrazione centrale è posta in allegato al presente manuale (allegato n.17). 18 Si tratta di un progetto per la valorizzazione degli archivi dell ateneo avviato in occasione del Cinquecentenario dall istituzione dell Università degli Studi di Urbino Carlo Bo. 28

29 Sezione VII Selezione dei documenti per la conservazione o lo scarto Premessa Attualmente è in fase di redazione il piano di conservazione dei documenti; una volta terminato, sarà allegato al presente manuale di gestione (allegato n.19). 30. Procedura per lo scarto dei documenti Qualsiasi operazione di scarto può essere effettuata solo previa autorizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali Soprintendenza archivistica per le Marche. La suddetta operazione, effettuata dalla UOR interessata con la supervisione del Servizio, consiste dapprima in una ricognizione delle tipologie di documenti che si intendono scartare e successivamente nella compilazione di un apposito modulo per lo scarto apposto in allegato (allegato n.20), da spedire alla Soprintendenza archivistica per le Marche e contenente i seguenti campi: - numero d ordine (numerare progressivamente ciascuna riga utilizzata); - classificazione (trascrivere l indice di classificazione dell unità archivistica, se disponibile); - descrizione dei documenti (fornire una breve descrizione della tipologia documentaria); - data iniziale e finale (indicare gli estremi cronologici dell unità archivistica); - quantità (indicare il numero delle unità archivistiche afferenti alla medesima tipologia documentaria); - metri lineari (indicare i metri lineari delle unità archivistiche afferenti alla medesima tipologia documentaria); - peso (indicare il peso delle unità archivistiche afferenti alla medesima tipologia documentaria); - motivi della proposta di scarto (fornire una breve descrizione dei motivi che sono alla base della proposta di scarto); - data; - firma del responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. La Soprintendenza archivistica per le Marche, valutato l elenco, può, mediante documento formale, negare lo scarto o autorizzarlo parzialmente o totalmente; in caso di risposta positiva, il responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli 29