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1 IL SOFTWARE INNOVATIVO PER L ATTO INFORMATICO NOTARILE: istrumentum DISPONIBILE DAL 15 FEBBRAIO 2016 Sarà disponibile a partire dal 15 febbraio 2016 istrumentum il nuovo software progettato e sviluppato da Notartel, in collaborazione con Aruba, e con il Settore Informatico. Presentato in anteprima al recente Congresso Nazionale, il software permetterà di sottoscrivere un documento digitale (atto pubblico o scrittura privata autenticata), in assoluta sicurezza e semplicità. istrumentum ci accompagnerà nell'intero processo di preparazione, creazione, verifica e costruzione di un atto informatico notarile e dei suoi allegati, per la sottoscrizione dei quali le parti potranno utilizzare indifferentemente la firma digitale (per chi ne è dotato) e/o la firma grafometrica. Il parere del Garante, brevetto e marchio registrato Il sistema di firma grafometrica del Consiglio Nazionale del Notariato ha ottenuto il via libera del Garante della Privacy (n. 619 del 25 novembre 2015), provvedimento reso necessario dal fatto che il software acquisisce i dati biometrici di coloro che appongono la sottoscrizione; dati biometrici personali che associati alla Firma Grafometrica Notarile permettono una perizia calligrafica in caso di contenzioso. Come previsto dal provvedimento del Garante, anteriormente alla prima stipula si dovrà inviare allo stesso la notifica preliminare del trattamento dei dati biometrici relativi alla firma grafometrica con versamento dei relativi diritti. Le modalità con cui effettuare tale adempimento saranno oggetto di una prossima comunicazione. Il processo di costruzione di un atto informatico notarile mediante istrumentum è protetto da un brevetto internazionale e stiamo procedendo al deposito e alla registrazione del marchio. Cosa serve per stipulare istrumentum è disponibile per Windows nelle versioni 7, 8.1 e 10. Il software dovrà essere installato sul proprio computer scaricandolo dal link che sarà disponibile sulla pagina della R.U.N. /area lavoro/istrumentum. L installer di istrumentum ha una dimensione di circa 350 Mb e è stato progettato per dialogare con i dispositivi grafometrici certificati da Notartel, nonché con la smartcard di firma del notaio e degli eventuali sottoscrittori. Per procedere, la postazione del Notaio deve essere dotata: - di un dispositivo grafometrico (pad) per l acquisizione delle firme autografe dei sottoscrittori scelto tra quelli certificati da Notartel; - di un lettore smartcard/token USB da utilizzare per l apposizione della firma digitale del notaio 1 / 5

2 o delle parti. Il dispositivo grafometrico (pad o tavoletta) compatibile La sottoscrizione dell atto informatico come vedremo - avviene grazie a un dispositivo grafometrico (pad) da collegare al computer. La firma posta sul dispositivo sarà immediatamente elaborata da istrumentum e inserita nell atto. Il dispositivo non è fornito da Notartel e può essere acquistato anche sui portali di commercio elettronico (es. Amazon, Media World). I dispositivi attualmente disponibili sul mercato e certificati da Notartel compatibili con istrumentum sono: a) WACOM STU b) WACOM STU c) WACOM DTU 1141 I loro prezzi variano a partire da euro 300,00. Stiamo valutando le caratteristiche di sicurezza e precisione di altri dispositivi in modo da aggiungerli all elenco di quelli già certificati. Informazioni alle software house Il software istrumentum è stato progettato e realizzato in linea con quanto indicato dal Codice dell amministrazione digitale e dalla legge notarile, e può integrarsi con le funzionalità dei programmi gestionali per gli studi notarili creati dalle software house. Alle software house accreditate sono state fornite tutte le informazioni tecniche necessarie per le verifiche di compatibilità con i loro prodotti. Come funziona istrumentum, una volta installato, si interfaccia con la CA di Servizio del Consiglio Nazionale e il sistema di Marcatura temporale. Prima di procedere sulla propria postazione di lavoro, occorre: - richiedere un certificato di cifra istrumentum Cifra dati Biometrici (a validità annuale) per cifrare la firma del sottoscrittore acquisita dal dispositivo grafometrico (la cifratura dei dati 2 / 5

3 biometrici è uno dei requisiti richiesti dal Garante della privacy); - richiedere un certificato di firma elettronica denominato istrumentum - Firma (a validità triennale) per le fasi di legatura digitale del fascicolo dell atto informatico e durante le fasi di associazione della firma grafometrica a quel particolare documento firmato. Si procede, quindi, alla costruzione dell atto informatico: 1) si salva il testo dell atto (pubblico o scrittura privata) in formato PDF/A; 2) si salvano gli allegati; 3) si acquisiscono le firme digitali o grafometriche (tramite pad) delle parti; 4) il notaio appone la propria firma digitale; 5) si chiude l atto pubblico o la sessione di autentica della scrittura privata; 6) il software applica una legatura digitale che raccoglie e tiene uniti i vari documenti e le relative sottoscrizioni e appone una marca temporale, creando un fascicolo non alterabile; 7) si invia l atto così stipulato al sistema di Conservazione a norma. Conservazione a norma dell atto e dei dati biometrici Al termine del procedimento istrumentum genera un unico file con estensione.ati comprensivo delle firme digitali o grafometriche dei sottoscrittori e delle firme digitali del notaio apposte ai vari documenti che costituiscono l atto informatico. Il file così prodotto è pronto per essere inviato al sistema di Conservazione a norma che Notartel ha messo a disposizione del Consiglio Nazionale. Caratteristiche tecnologiche Certezza: il processo di Firma grafometrica notarile evoluto consente, grazie a specifiche campionature, di acquisire una serie di dati biometrici propri della sottoscrizione di ciascuno (tempi, velocità, inclinazione). Facilità: il comparente sottoscrive il documento digitale anche senza avere una firma digitale. Integrità: in caso di manomissione intenzionale o casuale, il software non si avvia. Semplicità: si parte dai singoli documenti predisposti dallo studio notarile. 3 / 5

4 Sicurezza: legame indissolubile fra i tratti biometrici del sottoscrittore e il documento sottoscritto che rende univoca l associazione al firmatario, e impossibile riutilizzare la stessa firma per atti diversi, nonché la modifica del documento. Verificabilità: i tratti biometrici sono analizzabili con qualsiasi strumento di analisi forense conforme allo standard ISO/IEC :2014. Una apposita procedura viene attivata solo in caso di contenzioso ed è autorizzata a seguito di provvedimento o richiesta da parte della competente Autorità Giudiziaria. I costi Il software è concesso in uso gratuitamente e rientra nell ambito dei prodotti/servizi compresi nel canone annuale Notartel. Fino al 30 giugno 2016 anche l attivazione dei certificati di Cifra e di Firma è gratuita. La predisposizione integrale dell atto pubblico notarile informatico o della scrittura privata autenticata con istrumentum comporta quindi, alcuni costi accessori da considerare nella scelta preventiva di questa modalità di redazione. Infatti la redazione di un atto digitale predisposto con istrumentum deve prevedere: Costi fissi > acquisto del dispositivo grafometrico + canone annuale servizio di Conservazione a norma + diritti di notifica al Garante da versare solo alla prima stipula + dal 1 luglio 2016: rilascio dei due Certificati di servizio (Cifra a validità annuale e Firma a validità triennale) Costi variabili per singolo atto > rilascio Marca temporale + costo immissione del singolo fascicolo nel Sistema di conservazione a norma. Peraltro anche la redazione di un omologo atto cartaceo non è esente da costi accessori da considerare nella scelta preventiva della modalità di redazione: Costi fissi > costo supporti materiali + costi di stampa. Costi variabili per singolo atto > rilegatura + spazio per la conservazione. 4 / 5

5 Manualistica Le istruzioni per il miglior utilizzo del nostro software saranno riportate in un manuale utente che sarà scaricabile dalla pagina della R.U.N. /area lavoro /istrumentum. Con istrumentum, il Notariato si conferma un elemento trainante per il processo di semplificazione e digitalizzazione della Pubblica Amministrazione, con una programmazione pienamente in linea con i dettami dell'agenda Digitale, innovando e mantenendo allo stesso tempo intatti gli standard di sicurezza, affidabilità e tutela per il cittadino che caratterizzano da sempre la professione notarile. Roberto Braccio e Michele Nastri COORDINATORI SETTORE INFORMATICO 5 / 5

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