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1 ADS * Pubblica Amministrazione apr - set 2011 n smart*news

2 Indice IV I amministrativa contabile II 3 amministrativa contabile amministrativa contabile amministrativa contabile pianificazione e controllo risorse umane fiscalità demografici demografici servizi scolastici servizi scolastici servizi sistemistici

3 amministrativa contabile GCR - Gruppi Consiliari Finanziamento e Contabilità dei Gruppi Consiliari L applicativo software GCR - Gruppi Consiliari è stato realizzato con l obiettivo di permettere una gestione completa dei finanziamenti e della contabilità dei Gruppi Consiliari Regionali. Punto di partenza dello strumento proposto è la consapevolezza della necessità di semplifi care, nell ambito delle attività amministrative del Consiglio Regionale e dei Gruppi Consiliari, la gestione dell erogazione e del controllo dei contributi e la effettuazione delle operazioni contabili correlate. L utilizzo del sistema verrà in parte centralizzato agli uffi ci regionali e in parte decentrato ai singoli gruppi consiliari che lo utilizzeranno in totale autonomia. Sulla base degli elementi forniti dalle specifiche normative regionali, viene gestita la suddivisione del software in due parti: > Finanziamenti > Contabilità due menù specifici che vanno però ad interagire nel momento in cui i flussi devono essere calcolati e contabilizzati. In ogni menù sono previste modalità di inserimento dati, di ricerca per la consultazione ed eventuale modifica dei dati inseriti, tasti funzione e opzioni di filtro, di rettifica e storicizzazione, l uso di pulsanti aggiuntivi per la scelta di dettagli e stampe, finestre e collegamenti all interno di queste. È inoltre prevista la possibilità di esportare i dati relativi ai movimenti contabili e i relativi dettagli verso i più diffusi sistemi di produttività individuale (foglio elettronico-foglio excel) con un semplice comando. Finanziamenti La fase relativa ai Finanziamenti permette di gestire i vari tipi di finanziamenti regionali ai Gruppi Consiliari in tutte le loro fasi, con la suddivisione delle entrate e delle spese, dei costi del personale spettante fino al calcolo dei ruoli e all emissione dei mandati. In considerazione delle specificità normative, è data la possibilità di personalizzare tutta la struttura amministrativo/ contabile dei contributi e finanziamenti. I finanziamenti istituzionali illustrati nella maschera sono quattro, ma è stata anche prevista la possibilità di inserire nel programma un finanziamento generico per gestire qualunque esigenza di contributo ulteriore ai Gruppi Consiliari. La modalità di calcolo di ogni finanziamento è decisa da legge regionale e quindi anch essa personalizzabile sulle esigenze dell Ente. 3

4 ADS * Pubblica Amministrazione apr-set 2011 amministrativa contabile Per i vari tipi di Finanziamento si prevedono diverse tipologie di stampa che completano la gestione dei dati: > Stampe Contributo Finanziario; > Stampe Ruoli; > Stampe Dettaglio di Pagamento; > Stampe Riepiloghi Annuali. Contabilità La fase relativa alla Contabilità permette la gestione, per ciascun esercizio, dei movimenti contabili dei Gruppi Consiliari con funzioni di dettaglio per meglio registrare, leggere e valutare gli importi dell avanzo/disavanzo iniziale, delle entrate e delle uscite, del fondo/deficit finale. Anche per la gestione della Contabilità sono previsti vari tipi di stampe sia generali che di dettaglio, sia annuali che periodiche : > Stampa Rendiconto Annuale; > Stampa rendiconto Annuale Gruppi; > Stampa Movimenti Periodo; > Stampa Dettagli Movimenti Periodo; > Stampa Riepilogo Periodo; Stampa Rendiconto Annuale A potenziare le funzionalità del prodotto interviene l integrazione con le procedure Struttura Organizzativa e Gestione del Personale, due prerequisiti essenziali al funzionamento ottimale della procedura. La necessità di interagire con la Struttura Organizzativa nasce dall utilità di acquisire dati e informazioni dell Ente sia sotto il profilo dell articolazione organizzativa che sotto il profilo dei ruoli assegnati così da ottenere una composizione completa anche della struttura interna dei Gruppi Consiliari. 4

5 amministrativa contabile L interazione con la Gestione del Personale dà la possibilità di ottenere tutte le informazioni necessarie per la gestione del Finanziamento Sostitutivo in relazione alle risorse umane utilizzate dai Gruppi Consiliari. È inoltre possibile integrare l applicativo con la procedura Contabilità Finanziaria per permettere alla struttura amministrativo/contabile dell Ente di acquisire dagli uffici dei Gruppi Consiliari tutti gli elementi che occorrono per le operazioni di emissione dei mandati. migliorare la divulgazione delle informazioni tra settori e migliorare il decentramento all interno dell Ente. Ciò sempre nell ottica di una razionalizzazione delle risorse utilizzabili che potranno solo aumentare il rendimento complessivo della gestione dell Ente Regione. La struttura dell applicativo è estremamente fl essibile e può variare a seconda delle specifiche esigenze normative e contabili della Regione in materia di gestione dei Gruppi Consiliari. Il prodotto offerto vuole assumere il compito di implementare le funzionalità dell Ente puntando su un duplice obiettivo: 5

6 pianificazione e controllo Delibera N. 105/ Linee guida per la predisposizione del Programma triennale per la trasparenza e l integrità La CiVIT (http://www.civit.it) con la delibera N. 105/2010 provvede ad indicare le linee guida per la predisposizione del Programma triennale per la trasparenza e l integrità (articolo 13, comma 6, lettera e, del decreto legislativo 27 ottobre 2009, n. 150) ed a suggerire un esempio di struttura della sezione del sito Trasparenza, valutazione e merito (2 ALLEGATO). L intento risulta essere quello di favorire l efficienza dell attività pubblica e la qualità dei servizi resi ai cittadini e, nel contempo, vigilare sulla trasparenza dei dati, funzionale ad assicurare l integrità delle pubbliche amministrazioni e prevenire il grave fenomeno della corruzione. Dette linee guida trovano applicazione nei confronti delle Aziende e Amministrazioni dello Stato anche a ordinamento autonomo, delle Agenzie di cui al decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 300, degli Enti Pubblici Nazionali nonché degli Enti Territoriali, nei limiti di cui all articolo 16 del d. lg. n. 150 del 2009 e con riferimento al comma 1 e 3 dell articolo 11, salva l applicazione delle altre previsioni di cui all articolo 11 a seguito delle intese di cui all articolo 13, comma 2, del d. lg. n. 150 del In attesa della stipulazione di dette intese, le Regioni e gli Enti locali sono tenuti a garantire la massima trasparenza in ogni fase del ciclo di gestione della performance (comma 1 dell articolo 11 e 21 legge 18 giugno 2009, n. 69). La CiVIT pone l accento sul significato che assume la nuova nozione di trasparenza introdotta nell ordinamento dall articolo 11 del d. lg. n. 150 del La trasparenza è intesa come accessibilità totale ( ) delle informazioni concernenti ogni aspetto dell organizzazione, degli indicatori relativi agli andamenti gestionali e all utilizzo delle risorse per il perseguimento delle funzioni istituzionali, dei risultati dell attività di misurazione e valutazione ( ) (articolo 11, comma 1). L accessibilità totale presuppone, invece, l accesso da parte dell intera collettività a tutte le informazioni pubbliche : ciascun cittadino, rispetto all azione delle pubbliche amministrazioni, ha la possibilità di accedere a tutte le informazioni con il principale scopo di favorire forme diffuse di controllo del rispetto dei principi di buon andamento e imparzialità (articolo 11, comma 1, del decreto). L attuazione di una tale disciplina si estrinseca nella pubblicazione sui siti istituzionali di una serie di dati, in parte previsti dal d. lg. n. 150 del 2009, in parte da altre normative vigenti. In ultima analisi, si delinea una nozione di trasparenza che si muove su tre piani distinti ed interconnessi tra loro: > una posizione soggettiva garantita al cittadino; > un risultato che le pubbliche amministrazioni sono chiamate a perseguire; > uno strumento di gestione della res publica per garantire il miglioramento continuo nell uso delle risorse e nell erogazione dei servizi al pubblico. La trasparenza presenta un duplice profilo: > statico, consistente essenzialmente nella pubblicità di categorie di dati attinenti alle pubbliche amministrazioni per finalità di controllo sociale; > dinamico, direttamente correlato alla performance, intesa come pubblicità dei dati inerenti all organizzazione e all erogazione dei servizi al pubblico. In quest ottica, il Programma triennale della trasparenza si pone in relazione al ciclo di gestione della performance e deve consentire la piena conoscibilità di ogni componente del Piano e dello stato della sua attuazione. L attuazione della disciplina della trasparenza non si esaurisce nella pubblicazione on line dei dati sull organizzazione, sui procedimenti e sulla gestione delle risorse strumentali, sulla gestione dei servizi pubblici, sullo stato dei pagamenti delle pubbliche amministrazioni e sulle buone prassi. L approccio ADS rispetto alla predisposizione del Programma triennale per la trasparenza e l integrità ADS, è cresciuta in questi 40 anni, a fianco della Pubblica Amministrazione rispondendo all evoluzione tecnologica, ma soprattutto anticipando e guidando l Ente nel processo di rinnovamento che ha portato e sta continuando a portare molte PA italiane tra i casi d eccellenza. L innovazione tecnologica è anche risparmio che conduce l Ente verso un organizzazione migliore, maggiormente efficace, efficiente ed economica. Ma l Ente innovativo, come indicato dalle linee guida sopradescritte, guarda avanti e si muove verso la trasparenza, la condivisione di strumenti e risorse con gli Enti del suo territorio, la comunicazione e partecipazione degli stakeholder, la rendicontazione di quanto svolge, con attenzione particolare a creare un polo attento all ambiente 6

7 pianificazione e controllo ed alle politiche sociali ADS, oltre alle tradizionali applicazioni dedicate alla gestione dei dipartimenti presenti nella Pubblica Amministrazione, dispone di una serie di soluzioni software funzionanti ed utilizzate in molte realtà pubbliche. Questi packages concorrono a fornire una risposta concreta riguardo alle problematiche sopracitate, quali la trasparenza, la condivisione di strumenti e risorse, la comunicazione e partecipazione degli stakeholder, la rendicontazione di quanto svolge per la cittadinanza, l ambiente e le politiche sociali. La flessibilità della quale risultano essere in possesso detti strumenti software consente ad ADS di poter pianificare l implementazione di un sistema perfettamente aderente alle linee guida per la predisposizione del Programma triennale per la trasparenza e l integrità e, nel contempo adeguarlo alla realtà, alle esigenze, alle specificità del contesto di lavoro presenti nel singolo Ente. A titolo d esempio si riepilogano alcuni aspetti. 7

8 affari generali Skeeper Sistema di Conservazione della Regione Emilia Romagna La soluzione software fi nalizzata ad interfacciare il sistema documentale con sistemi di conservazione sostitutiva di terze parti (la versione attualmente in distribuzione garantisce l integrazione con PARER, UNIMATICA ed INFOCERT). Il prodotto rende disponibili web services specifici realizzati per l integrazione ed apposite funzionalità nel sistema documentale per la selezione e l invio dei documenti al sistema di conservazione (oltre alla memorizzazione di appositi LOG contenenti la descrizione dell esito dell invio in conservazione del singolo documento e dei lotti di documenti). Viene inoltre reso disponibile un apposito applicativo di amministratore del sistema tramite il quale configurare i dati del servizio di conservazione (indirizzo, username di accesso, ecc.), le tipologie di documenti da inviare, i metadati da inviare per ogni tipologia e le regole di invio in conservazione (in particolare relative al riferimento temporale). La soluzione proposta consente pertanto la conservazione di tutti i documenti presenti nel sistema documentale definendo, per ciascun modello di documento, i metadati ed i file da inviare ed i riferimenti temporali specifici per ogni tipologia di documento (esempio di parametrizzazione per le delibere: data pubblicazione, data esecutività, data firma). Il sistema descritto è attualmente utilizzato in produzione per l invio in conservazione degli atti amministrativi presso il servizio PARER messo a disposizione dalla regione emiliaromagna. In particolare la Provincia di Piacenza (per quanto riguarda delibere e determinazioni) e la Provincia di Ravenna (per gli atti dirigenziali ed i decreti del presidente) utilizzano il sistema descritto per la conservazione sostitutiva degli atti prodotti dagli applicativi specifici di gestione degli atti amministrativi. 8

9 risorse umane Gestione Formazione del Personale e Visite fiscali Iscrizione on line e IrisWin Iscrizione on line Il portale, accessibile anche dal sito istituzionale dell Ente, pubblica le informazioni sull offerta formativa dell Azienda e permette: > l iscrizione on line ai corsi, sia ai dipendenti sia ad altre persone esterne; > il monitoraggio in tempo reale dello stato di avanzamento delle proprie richieste di partecipazione; > la semplificazione delle attività quotidiane dell ufficio formazione. Al personale dipendente è inoltre permessa la visualizzazione della situazione in merito all adempimento degli obblighi formativi, la stampa del proprio curriculum formativo e degli attestati dei corsi frequentati. L accesso al portale può avvenire con un login personalizzato, nel caso di dipendente, oppure in modalità anonima per le persone esterne all Azienda. Il processo nel caso di personale dipendente Accedendo al portale si può consultare l intero catalogo dell offerta formativa relativa all anno di esercizio e all anno successivo; la visualizzazione può essere richiesta anche per profilo di destinazione dei corsi. L informazione del profilo assegnato all utente che esegue il login disponibile nell anagrafica del dipendente del modulo Formazione del personale ; l informazione può essere acquisita anche dal sistema giuridico in uso. Monitoraggio, approvazione e notifiche delle richieste di partecipazione Il portale traccia in maniera trasparente, per richiedente - approvatori responsabili - ufficio formazione, l intero ciclo di richiesta di partecipazione ad eventi formativi e la relativa autorizzazione. All atto della registrazione della richiesta di partecipazione viene inviato, al proprio responsabile, una notifica visualizzabile dalla scrivania virtuale da cui è 9

10 risorse umane possibile monitorare lo stato di avanzamento ed eseguire le attività di propria competenza. In caso di approvazione del responsabile, la richiesta viene notificata all ufficio formazione. Il sistema dispone di un meccanismo di iscrizione automatica all edizione prescelta nel modulo di gestione della formazione. Una funzione di notifica via mail fornisce all utente le informazioni circa lo stato delle proprie richieste. Il portale è integrato con il software Struttura Organizzativa dal quale è possibile gestire l organigramma aziendale. L integrazione rende automatica la scelta dell approvatore al momento del salvataggio, altrimenti inseribile al momento della richiesta. Il processo nel caso di personale esterno all Ente La visualizzazione del catalogo dei corsi e la funzionalità di iscrizione è analoga alla precedente e l utente riceverà notifica via mail degli avanzamenti della sua richiesta. L iscrizione avviene attraverso la compilazione di un modulo per l inserimento dei dati anagrafici, dell Ente di provenienze ed eventuali informazioni economiche. Completata la compilazione la richiesta viene inoltrata verso l ufficio della formazione. In caso di accettazione il passaggio di informazioni verso l archivio della formazione sarà automatico utilizzando il CODICE FISCALE. IrisWin - Visite fiscali Questo modulo software è stato realizzato per importare automaticamente i certificati di malattia cumulativi che, a richiesta, possono essere ricevuti dall INPS tramite posta elettronica. In questo modo si eviterà l inserimento manuale delle malattie nella tabella dei giustificativi di assenza. Saranno attivati tutti i controlli relativi alla causale di malattia selezionata e tutti i meccanismi precedentemente parametrizzati per ottemperare alla normativa vigente (es. decurtazione primi 10 giorni, passaggio al 90% di retribuzione, ecc. ). Per attivare la ricezione dei files in formato xml occorre seguire le istruzioni fornite dall INPS con la circolare numero 119 del 07/09/2010. Inoltre, se si ritiene di sfruttare anche questa funzionalità, è possibile produrre un report dei periodi di assenza per malattia dei dipendenti, che potrà essere trasmesso alle medicine legali di competenza per l invio delle visite fiscali a domicilio. 10

11 servizi demografici GSD: integrazione con tecnologia timbro digitale Il modulo Demografi ci plus propone un servizio On-Line di emissione di certifi cati di anagrafe e stato civile. Questo servizio supporta due tecnologie (in alternativa tra loro) per la generazione dei timbri digitali: 2D-plus e DataMatrix. L utilizzo del timbro digitale introduce un nuovo criterio per sancire l autenticità ed il non ripudio di un documento cartaceo. Il timbro digitale è costituito da uno o più codici a barre bidimensionali (capaci di immagazzinare un testo complesso) contenenti: > Il testo originale del documento; > I riferimenti temporali sulla data di creazione del documento; > La firma digitale del testo del documento. Il Cittadino, previa richiesta di autenticazione, potrà quindi richiedere il certificato da casa senza recarsi direttamente allo sportello del Comune per il rilascio del documento in originale, evitando quindi code. La scelta dei certificati e delle modalità di rilascio per la certificazione On-Line sarà completamente parametrizzabile. Allo stesso modo i relativi modelli potranno riportare un apposito logo e/o diciture. 11

12 fiscalità Gestione Prepagato Il sistema del prepagato è un evidente vantaggio per l amministrazione comunale che elimina la gestione del credito e dei pagamenti insoluti, dei bollettini di pagamento e dei sistemi di conta manuali. ADS ha incontrato diverse realtà comunali che adottano per la gestione delle rette scolastiche il sistema del prepagato con l evidente vantaggio per l amministrazione comunale di eliminare la gestione del credito e dei pagamenti insoluti, dei bollettini di pagamento, dei sistemi di conta manuali (bigliettini, ecc.) Per questo motivo abbiamo creato una soluzione di Gestione Prepagato in collaborazione con i sistemi di pagamento esistenti mediante tessera fornita al genitore o addirittura mediante CRS. La gestione delle ricariche è effettuata nei vari POS presenti nelle farmacie o dove previsti. Il software ADS riceve via Web Services l importo delle ricariche effettuate e viene gestito il borsellino associato all utente, in modo da avere sempre in tempo reale il saldo, ottenuto dalla gestione diretta anche delle presenze. Sempre via WS il software Ads passa l informazione del saldo attuale, utile al momento della ricarica. Le caratteristiche principali della soluzione Ads che vanno evidenziate sono: > Gestione del conto, della tessera e del pagante per ogni 12

13 fiscalità utente; > Gestione e storico delle ricariche; > Visualizzazioni ricariche per postazione e per data. > Scarico del pasto dalla tessera; > Accesso e visualizzazione da portale della situazione contabile e delle presenze; > Gestione delle tessere scoperte: solleciti; > Invio sms e comunicazioni massive e/o individuali. Gestione del conto, della tessera e del pagante per ogni utente Ad ogni utente (bambino) verrà associato un conto. Ogni conto potrà essere riferito ad un pagante (genitore) e potrà avere più tessere di riferimento, ma soltanto una sarà quella attiva. Le altre potranno essere deteriorate, smarrite, etc. La tessera può avere un ammontare iniziale precaricato al momento del rilascio e le ricariche possono essere automatiche (POS) o manuali (presso Uffici Comunali). Sarà sempre possibile poter visualizzare per anno scolastico la situazione del saldo tessera. Per ogni anno scolastico viene registrata la situazione contabile e riportata nell anno scolastico successivo. Accesso e visualizzazione da portale Il cittadino potrà essere abilitato alla consultazione dei conti, delle ricariche e delle presenze. Si potrà avere accesso a: > Situazione Conti; > Ricariche; > Presenze. Invio sms e comunicazioni massive e/o individuali Tramite estrazioni personalizzate, sarà possibile generare SMS o con testi personalizzabili e allegati per tutti gli utenti che presentano determinate caratteristiche. Gestione delle tessere scoperte: solleciti Per gli utenti che presentano un saldo negativo sul conto è possibile elaborare una lettera di sollecito in formato Word. Tale modello si potrà personalizzare a seconda delle esigenze del Cliente. Gestione e storico delle ricariche Sono stati definiti due web service per poter acquisire le ricariche e fornire al punto ricarica il saldo tessera. Sarà comunque possibile inserire ricariche da postazioni manuali non gestite tramite web Service: in questo caso gli operatori dovranno inserire la ricarica sul singolo utente. Per ogni conto sarà possibile consultare lo storico delle ricariche. Visualizzazioni ricariche per postazione e per data Sono state realizzate alcune funzioni da applicativo che permettono l immediata visualizzazione delle ricariche effettuate, per postazione o per data. Scarico del pasto dalla tessera Dal portale rette, una volta registrate le presenze, è possibile confermare le stesse per attivarne lo scarico dalle tessere. 13

14 servizi sistemistici ProActive Management Il ProActive Management, è un sistema che automaticamente controlla i servizi (intesi sia come infrastruttura che come applicazione) della realtà in cui viene inserito, avvertendo prima del possibile problema/blocco degli stessi. Il ProActive Management, è un sistema che automaticamente controlla i servizi (intesi sia come infrastruttura che come applicazione) della realtà in cui viene inserito, avvertendo prima del possibile problema/blocco degli stessi. Il ProActive Management permette quindi un analisi proattiva del funzionamento dell infrastruttura, senza limitarsi al controllo dei servizi ma fornendo anche gli strumenti, rappresentazione grafica della reale occupazione delle infrastrutture, per analizzare il trend di utilizzo delle stesse aiutando nella programmazione degli investimenti IT. Punti chiave > riduce il tempo da dedicare alle attività di monitoraggio delle infrastrutture (recupero risorse umane); > riduce interventi tecnici automatizzando operazioni di routine o azioni correttive; > riduce tempo di risposta a fronte di un problema (rallentamento applicativo) grazie alla possibilità di incrociare tutti i dati di performance ed occupazione infrastruttura; > intervento prima del danno, evitando spese di ripristino, downtime del servizio; > Disaster-Prevention con integrazioni a sistemi di monitoraggio ambientale (temperatura, alimentazione elettrica, allagamenti,..) si può gestire una sequenza di shutdown dell infrastruttura IT in caso di problematiche ambientale; > supporto investimenti IT, con grafici di visualizzazione trend di utilizzo per mirare gli investimenti. Il sistema ProActive Management è composto da una piattaforma Open Source che, prendendo come filosofia lo sviluppo e l utilizzo di standard, permette l integrazione con altri sistemi software basati su tali standard (altri Network Management System, centralini Voip SIP ) garantendo una soluzione aperta e non di lock-in verso un determinato vendor o produttore software. Questa particolarità garantisce di avere un prodotto completamente e facilmente customizzabile su cui creare controlli personalizzati (ad-hoc) anche su temi non infrastrutturali. La soluzione proposta è modulare e personalizzabile, sia nel contenuto che nella configurazione e 14

15 servizi sistemistici nei servizi ad essa associati. Il sistema si compone dell appliance SAM su cui è in esecuzione il ProActive Management, il interagisce con gli apparati e con i server dell infrastruttura IT. I dati raccolti vengono storicizzati nel database MySQL e resi disponibili tramite interfaccia web sia in versione browser completa che in versione smartphone (ipad e/o Android) In caso di superamento delle soglie di allarme impostate, il ProActive potrà inviare una segnalazione via mail, oppure se opportunamente configurato potrà interfacciarsi con un centralino VoIP per gestire gli allarmi in modalità telefonica. Insieme ai Tablet, è possibile estendere la soluzione ProActive con gli add-on. ProActive Management integrato con Remote Management Rappresenta la naturale evoluzione della soluzione di ProActive Management. In questo caso, fermo restando la configurazione di un sistema di Network Management inserito localmente nell infrastruttura IT del cliente, viene aggiunto un servizio di Remote Management, grazie al quale il fornitore riesce a garantire un controllo costante ed un intervento proattivo sull infrastruttura monitorata o parte di essa. Questa soluzione permette di completare le conoscenze informatiche e tecnologiche dei Sistemi Informativi, attuando il monitoraggio, la verifica, l analisi e gli inteventi manutentivi proattivi necessari al corretto funzionamento delle tecnologie su cui non si dispone del necessario know-how. L integrazione con il nostro sistema di HelpDesk garantirà interventi tempestivi e pro-attivi in caso di segnalazioni di allarmi. 15

16 Gruppo Finmatica pensare per processi lavorare senza carta Finmatica Data Processing ADS Systematica HMO WEGO via del Lavoro Bologna Tel Fax Le informazioni contenute in questo documento sono soggette a modifi ca senza preavviso e non comportano nessun obbligo da parte di ADS. ADS non si assume alcuna responsabilità per eventuali errori contenuti in questa pubblicazione. Tutti i prodotti e i nomi di società citati sono marchi o marchi registrati dalle rispettive società.

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