Procedura Amministrativo - Contabile A1.1: Definizione di una procedura di raccolta, archiviazione e condivisione tra i referenti aziendali

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5 Procedura Amministrativo - Contabile A1.1: Definizione di una procedura di raccolta, archiviazione e condivisione tra i referenti aziendali interessati, di leggi e regolamenti che riguardano l'azienda ed il settore sanitario e che abbiano impatto in Bilancio

6 INDICE DEL DOCUMENTO 1 Impostazione del documento e guida alla lettura Finalità e struttura del documento Guida alla lettura Procedura di raccolta, archiviazione e condivisione tra i referenti aziendali interessati, di leggi e regolamenti che riguardano l Azienda ed il settore sanitario e che abbiano impatto in Bilancio... 5

7 1 Impostazione del documento e guida alla lettura 1.1 Finalità e struttura del documento Nell ambito degli obiettivi e delle azioni previste nel Percorso Attuativo di Certificabilità (di seguito PAC) definito a livello regionale con DCA n. 5/2015, il presente documento si pone l obiettivo di definire, nell ambito dell area Standard organizzativi, contabili e procedurali Requisiti Generali, la procedura Amministrativo Contabile di raccolta, archiviazione e condivisione tra i referenti aziendali interessati, di leggi e regolamenti che riguardano l Azienda ed il settore sanitario e che abbiano impatto in Bilancio. In particolare, il presente documento definisce la procedura in termini di caratteristiche dell organizzazione e delle responsabilità, modalità di esecuzione dei processi e dei controlli, sistemi informatici/informativi a supporto ed altri elementi di rilievo. 1.2 Guida alla lettura Nella rappresentazione dei flussi di attività sono utilizzati i seguenti simboli: Le informazioni raccolte sono rappresentate mediante una struttura tabellare che consente una migliore lettura delle informazioni rilevanti e permette di individuare analiticamente i diversi aspetti oggetto di specifica rilevazione. Le informazioni riportate in tale tabella sono di seguito elencate (si veda a tal proposito la Figura 1): Id attività: numero progressivo della singola attività; Attività: descrizione di ciascuna attività di cui si compone il processo; 3

8 Owner attività: responsabile dello svolgimento della singola attività e dell output prodotto nella sua esecuzione; Frequenza/tempistiche di riferimento: riporta le informazioni sulla frequenza relativa all esecuzione dell attività considerata. Id Attività Attività Owner attività Frequenza/tempistiche di riferimento Numero attività Descrizione attività U.O.C. Contabilità Generale Collegio Sindacale Figura 1: Tabella di raccolta delle informazioni delle attività Ad evento Mensilmente Trimestralmente 4

9 2 Procedura di raccolta, archiviazione e condivisione tra i referenti aziendali interessati, di leggi e regolamenti che riguardano l Azienda ed il settore sanitario e che abbiano impatto in Bilancio Il presente paragrafo contiene una breve descrizione ed il flow chart della procedura Amministrativo - Contabile di raccolta, archiviazione e condivisione tra i referenti aziendali interessati, di leggi e regolamenti che riguardano l Azienda ed il settore sanitario e che abbiano impatto in Bilancio. In particolare, la presente procedura ha lo scopo di istituire canali informativi per l individuazione, l archiviazione e la condivisione della normativa che abbia impatto sulle attività dell Azienda, comprese le attività inerenti l esercizio delle funzioni contabili. L U.O.C. Affari Generali è l unità responsabile del procedimento per le attività relative alla raccolta, archiviazione e condivisione tra i referenti aziendali interessati, di leggi e regolamenti che riguardano l Azienda ed il settore sanitario e che abbiano impatto in Bilancio. Il responsabile dell U.O.C. Affari Generali individua formalmente un referente responsabile dell attività di raccolta ed archiviazione di leggi e regolamenti riguardanti il settore sanitario, al fine di monitorare in modo continuativo l evoluzione del quadro normativo internazionale, nazionale e regionale. Il referente dell U.O.C. Affari Generali preposto a tale attività, settimanalmente, individua nell ambito delle Gazzette Ufficiali, pubblicate sul sito del Bollettino Ufficiale della Regione Campania, pubblicato sul sito le leggi ed i regolamenti che possano avere impatto sull esercizio delle funzioni aziendali. A seguito della consultazione delle suddette fonti, il referente dell U.O.C. Affari Generali scarica dal web la documentazione di interesse per l Azienda e la acquisisce sul sistema informatico Lapis Web. Acquisita la documentazione, il referente dell U.O.C. Affari Generali provvede, mediante il sistema informatico Lapis Web, all assegnazione della documentazione alle strutture aziendali interessate. Nello specifico tutta la documentazione che ha impatto sul Bilancio viene assegnata all U.O.C. Contabilità Generale. Per assegnazione di un documento si intende l operazione d individuazione della struttura aziendale responsabile cui compete la trattazione del documento. L assegnazione di un documento è eseguita tenuto conto della materia oggetto del documento. Il documento reso disponibile alle strutture aziendali interne destinatarie può essere consultato dagli operatori abilitati unicamente attraverso il sistema informatico. Nello specifico, per l attività di classificazione, fascicolazione, trattamento e conservazione dei documenti, si rimanda a quanto riportato nel Manuale di Gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, adottato con Deliberazione del Commissario Straordinario n del 12/10/

10 Ciascun responsabile dell Unità Operativa interessata si fa carico di attuare gli adempimenti richiesti dalla normativa sopravvenuta. Qualora gli adempimenti presenti all interno della documentazione individuata dall U.O.C. Affari Generali abbiano rilevanza generale o complessa, la Direzione Generale, su segnalazione del responsabile dell U.O.C. Affari Generali e delle Unità Operative interessate, può promuovere momenti di condivisione anche mediante la costituzione ad hoc di gruppi di lavoro. 6

11 Nella figura di seguito si riportano le fasi del processo ed i soggetti coinvolti. 7

12 Di seguito la Tabella di raccolta delle informazioni delle attività riguardanti la procedura Amministrativo - Contabile per la raccolta, l archiviazione e la condivisione tra i referenti aziendali interessati, di leggi e regolamenti che riguardano l Azienda ed il settore sanitario e che abbiano impatto in Bilancio. Id Attività Attività Owner attività Frequenza/tempistiche di riferimento 1. Individuazione di leggi e regolamenti con impatto su funzioni aziendali U.O.C. Affari Generali (Referente) Settimanalmente 2. Scarico documentazione di interesse U.O.C. Affari Generali (Referente) Settimanalmente 3. Acquisizione documentazione di interesse U.O.C. Affari Generali (Referente) Settimanalmente 4. Assegnazione documentazione U.O.C. Affari Generali (Referente) Settimanalmente 5. Consultazione documentazione U.O. competenti Settimanalmente 6. Archiviazione documentazione U.O.C. Affari Generali (Referente) Settimanalmente 8

13 Procedura Amministrativo - Contabile A1.4: Procedura per il controllo interno di conformità a leggi e regolamenti che abbiano impatto a Bilancio

14 INDICE DEL DOCUMENTO 1 Impostazione del documento e guida alla lettura Finalità e struttura del documento Guida alla lettura Procedura per il controllo interno di conformità a leggi e regolamenti che abbiano impatto a Bilancio... 5

15 1 Impostazione del documento e guida alla lettura 1.1 Finalità e struttura del documento Nell ambito degli obiettivi e delle azioni previste nel Percorso Attuativo di Certificabilità (di seguito PAC) definito a livello regionale con DCA n. 5/2015, il presente documento si pone l obiettivo di definire, nell ambito dell area dei Standard organizzativi, contabili e procedurali Requisiti Generali, la procedura Amministrativo - Contabile per il controllo interno di conformità a leggi e regolamenti che abbiano impatto a Bilancio. In particolare, il presente documento definisce la procedura in termini di caratteristiche dell organizzazione e delle responsabilità, modalità di esecuzione dei processi e dei controlli, sistemi informatici/informativi a supporto ed altri elementi di rilievo. 1.2 Guida alla lettura Nella rappresentazione dei flussi di attività sono utilizzati i seguenti simboli: Le informazioni raccolte sono rappresentate mediante una struttura tabellare che consente una migliore lettura delle informazioni rilevanti e permette di individuare analiticamente i diversi aspetti oggetto di specifica rilevazione. Le informazioni riportate in tale tabella sono di seguito elencate (si veda a tal proposito la Figura 1): Id attività: numero progressivo della singola attività; Attività: descrizione di ciascuna attività di cui si compone il processo; 3

16 Owner attività: responsabile dello svolgimento della singola attività e dell output prodotto nella sua esecuzione; Frequenza/tempistiche di riferimento: riporta le informazioni sulla frequenza relativa all esecuzione dell attività considerata. Id Attività Attività Owner attività Frequenza/tempistiche di riferimento Numero attività Descrizione attività U.O.C. Contabilità Generale Collegio Sindacale Figura 1: Tabella di raccolta delle informazioni delle attività Ad evento Mensilmente Trimestralmente 4

17 2 Procedura per il controllo interno di conformità a leggi e regolamenti che abbiano impatto a Bilancio Il presente paragrafo contiene una breve descrizione ed il flow chart della procedura Amministrativo - Contabile per il controllo interno di conformità a leggi e regolamenti che abbiano impatto a Bilancio. La funzione di governo complessivo dell Azienda spetta alla Direzione Generale che adotta gli atti di pianificazione, programmazione, controllo e valutazione dell Azienda. La Direzione Generale, in quanto titolare dei poteri di gestione complessiva dell Azienda, delega ai Dirigenti Responsabili di Dipartimento, di Distretto o di Struttura, in relazione alle rispettive competenze, l adozione degli atti amministrativi di gestione. Tuttavia, in relazione a concrete ragioni organizzative, i Dirigenti possono affidare singole e specifiche funzioni, a contenuto prevalentemente organizzativo, ai propri collaboratori; tale attività non si sostanzia nell istituto della delega, ma risponde ai criteri che attengono ai rapporti di collaborazione preordinati al buon funzionamento degli Uffici. I provvedimenti principalmente adottati dall Azienda sono le deliberazioni della Direzione Generale e le determinazioni dirigenziali. Le deliberazioni sono atti amministrativi con i quali la Direzione Generale esercita le proprie funzioni di governo, di controllo e di gestione complessiva dell Azienda. Le determinazioni dirigenziali sono atti amministrativi che impegnano l Azienda verso l esterno, assunti dai Dirigenti Responsabili dei Dipartimento, di Distretto o di Struttura. L U.O.C. Affari Generali è l Unità responsabile del procedimento per le attività relative alla raccolta, archiviazione e condivisione tra i referenti aziendali interessati, di leggi e regolamenti che riguardano l Azienda ed il settore sanitario e che abbiano impatto in Bilancio. L U.O.C. Affari Generali è l ufficio preposto al controllo formale delle deliberazioni e/o determinazioni. Il responsabile dell U.O.C. Affari Generali individua formalmente un referente preposto a tale attività. Per il processo di raccolta e divulgazione di leggi e regolamenti si rimanda alla Procedura Amministrativo - Contabile A1.1: Definizione di una procedura di raccolta, archiviazione e condivisione tra i referenti aziendali interessati, di leggi e regolamenti che riguardano l'azienda ed il settore sanitario e che abbiano impatto in Bilancio. I Dirigenti Responsabili di Dipartimento, di Distretto o di Struttura, proponenti l atto deliberativo/determina sono responsabili del recepimento e della conformità a leggi e regolamenti, tra cui D.Lgs n. 118/2011, Legge n. 190/2012, DL n. 174/2012 e Legge n. 213/2012, D.lgs n. 33/2013. Il referente dell U.O.C. Affari Generali verifica la completezza della documentazione trasmessa (es. allegati, documentazione attestante l istruttoria effettuata dall Unità Operativa proponente etc.). Nel caso in cui i controlli eseguiti abbiano esito negativo, il referente dell U.O.C. Affari Generali richiede al Dirigente dell Unità Operativa di riferimento di integrare l atto con la documentazione mancante. Nel caso in cui i 5

18 controlli eseguiti abbiano esito positivo, l U.O.C. Affari Generali provvede a pubblicare la deliberazione e/o determinazione nell albo pretorio on-line aziendale e a fornire copia autenticata di tale provvedimento al Dirigente dell Unità Operativa di riferimento ed al Collegio Sindacale. Nel caso di provvedimenti per i quali è previsto un impegno di spesa sul Bilancio aziendale, il referente dell U.O.C. Affari Generali invia, in modo cartaceo, la deliberazione e/o determinazione all U.O.C. Contabilità Generale. Il direttore dell U.O.C. Contabilità Generale individua formalmente un referente responsabile preposto ad effettuare le seguenti verifiche: la corretta imputazione alle voci di Bilancio; la copertura nel Bilancio; il rispetto degli equilibri finanziari complessivi della gestione. Qualora il controllo abbia esito negativo, il referente dell U.O.C. Contabilità Generale richiede al Dirigente dell Unità Operativa di riferimento di effettuare ulteriori approfondimenti e nel caso di rettificare/modificare l atto. Qualora il controllo abbia esito positivo, il referente dell U.O.C. Contabilità Generale provvede ad apporre sull atto il numero e la data dell autorizzazione di spesa, la propria firma ed invia il provvedimento alla Direzione Generale, in caso di deliberazione, e all Unità Operativa di riferimento, in caso di determinazione, per l adozione dello stesso. L U.O.C. Affari Generali provvede a pubblicare la deliberazione e/o determinazione nell albo pretorio on-line aziendale e a fornire copia autenticata di tale provvedimento all Unità Operativa di riferimento, al Collegio Sindacale e all U.O.C. Contabilità Generale. Nella fase successiva all adozione di una deliberazione e/o determinazione, i controlli interni su tali provvedimenti sono effettuati anche dal Collegio Sindacale. Per i controlli interni posti in essere dal Collegio Sindacale si rimanda alla Procedura Amministrativo Contabile A5.1: Procedura di raccolta e condivisione di rilievi/suggerimenti da parte della Regione, del Collegio Sindacale e Revisore Esterno. 6

19 Nella figura di seguito si riportano le fasi del processo ed i soggetti coinvolti, nel caso di adozione di deliberazioni. 7

20 Di seguito la Tabella di raccolta delle informazioni delle attività riguardanti la procedura Amministrativo - Contabile per il controllo interno di conformità a leggi e regolamenti che abbiano impatto a Bilancio, nel caso di adozione di deliberazioni. Id Attività Attività Owner attività Frequenza/tempistiche di riferimento 1. Smistamento atti e regolamenti U.O.C. Affari Generali Ad evento 2. Recepimento atti e regolamenti Ufficio Proponente Ad evento 3. Proposta di delibera Ufficio Proponente Ad evento 4. Valutazione di merito Direzione Generale Ad evento 5. Controllo formale U.O.C. Affari Generali Ad evento 6. Adozione delibera Direzione Generale Ad evento 7. Pubblicazione delibera U.O.C. Affari Generali Ad evento 8. Controllo copertura Bilancio U.O.C. Contabilità Generale Ad evento 9. Autorizzazione spesa U.O.C. Contabilità Generale Ad evento 8

21 Nella figura di seguito si riportano le fasi del processo ed i soggetti coinvolti, nel caso di adozione di determine. 9

22 Di seguito la Tabella di raccolta delle informazioni delle attività riguardanti la procedura Amministrativo - Contabile per il controllo interno di conformità a leggi e regolamenti che abbiano impatto a Bilancio, nel caso di adozione di determine. Id Attività Attività Owner attività Frequenza/tempistiche di riferimento 1. Smistamento atti e regolamenti U.O.C. Affari Generali Ad evento 2. Recepimento atti e regolamenti Ufficio Proponente Ad evento 3. Predisposizione determina Ufficio Proponente Ad evento 4. Controllo formale U.O.C. Affari Generali Ad evento 5. Adozione determina Ufficio Proponente Ad evento 6. Pubblicazione determina U.O.C. Affari Generali Ad evento 7. Controllo copertura Bilancio U.O.C. Contabilità Generale Ad evento 8. Autorizzazione spesa U.O.C. Contabilità Generale Ad evento 10

23 Procedura Amministrativo Contabile A5.1: Procedura di raccolta e condivisione di rilievi/suggerimenti da parte della Regione, del Collegio Sindacale e Revisore Esterno

24 INDICE DEL DOCUMENTO 1 Impostazione del documento e guida alla lettura Finalità e struttura del documento Guida alla lettura Procedura di raccolta e condivisione tra i soggetti interessati da parte della Regione, del Collegio Sindacale e Revisore Esterno... 5

25 1 Impostazione del documento e guida alla lettura 1.1 Finalità e struttura del documento Nell ambito degli obiettivi e delle azioni previste nel Percorso Attuativo di Certificabilità (di seguito PAC) definito a livello regionale con DCA n. 5/2015, il presente documento si pone l obiettivo di definire, nell ambito dell area Standard organizzativi, contabili e procedurali Requisiti Generali, la procedura di raccolta e condivisione tra i soggetti interessati dei rilievi/suggerimenti formulati da parte della Regione, del Collegio Sindacale e, ove presente, del Revisore Esterno. In particolare, il presente documento definisce la procedura in termini di caratteristiche dell organizzazione e delle responsabilità, modalità di esecuzione dei processi e dei controlli, sistemi informatici/informativi a supporto ed altri elementi di rilievo. 1.2 Guida alla lettura Nella rappresentazione dei flussi di attività sono utilizzati i seguenti simboli: Le informazioni raccolte sono rappresentate mediante una struttura tabellare che consente una migliore lettura delle informazioni rilevanti e permette di individuare analiticamente i diversi aspetti oggetto di specifica rilevazione. Le informazioni riportate in tale tabella sono di seguito elencate (si veda a tal proposito la Figura 1): Id attività: numero progressivo della singola attività; 3

26 Attività: descrizione di ciascuna attività di cui si compone il processo; Owner attività: responsabile dello svolgimento della singola attività e dell output prodotto nella sua esecuzione; Frequenza/tempistiche di riferimento: riporta le informazioni sulla frequenza relativa all esecuzione dell attività considerata. Id Attività Attività Owner attività Frequenza/tempistiche di riferimento Numero attività Descrizione attività Collegio Sindacale Direzione Generale Figura 1: Tabella di raccolta delle informazioni delle attività Ad evento Mensilmente Trimestralmente 4

27 2 Procedura di raccolta e condivisione tra i soggetti interessati da parte della Regione, del Collegio Sindacale e Revisore Esterno Il presente paragrafo contiene una breve descrizione ed il flow chart della procedura relativa alla raccolta e condivisione tra i soggetti interessati dei rilievi/suggerimenti formulati da parte della Regione, del Collegio Sindacale e, ove presente, del Revisore Esterno. Le attività delle Aziende Sanitarie sono sottoposte periodicamente a controlli da parte di soggetti esterni oppure soggetti interni all Azienda. I controlli esterni sono svolti dai Ministeri affiancanti o dalla Regione e riguardano principalmente: il rispetto degli indirizzi previsti dalla programmazione regionale e previsti per ciascuna Azienda; il rispetto dei vincoli di bilancio e dei percorsi di certificabilità dello stesso; la legittimità, il buon andamento e l imparzialità dell azione amministrativa; la qualità dell assistenza; l appropriatezza delle prestazioni rese. I controlli interni sono svolti dal Collegio Sindacale. Il D.lgs. n. 502/92 di riforma del Servizio Sanitario Nazionale (SSN) e ss.mm.ii. statuisce che i campi di intervento del Collegio Sindacale sono principalmente i seguenti: verifica dell amministrazione aziendale sotto il profilo economico; vigilanza sull osservanza di leggi, norme e regolamenti; accertamento della regolare tenuta della contabilità e verifica di cassa; invio, con cadenza almeno trimestrale, alla Regione, anche su richiesta di quest ultima, di una relazione sui risultati dell avvenuto riscontro amministrativo contabile contenente i fatti amministrativo - contabili per i quali sussistano, ad avviso del Collegio, sospetti di gravi irregolarità; invio, con cadenza almeno semestrale, di una relazione sull andamento dell attività dell Azienda Sanitaria, da inviare alla Conferenza dei Sindaci. Tale relazione contiene tutti gli aspetti positivi o negativi riferiti alla gestione di periodo con riguardo ad aspetti contabili e all andamento della gestione, soprattutto con particolare riferimento ai livelli di assistenza raggiunti ed alla produzione effettuata nell arco temporale considerato. La presente procedura ha lo scopo di istituire canali informativi per un completo e rigoroso monitoraggio dell ottemperanza ai rilievi/suggerimenti formulati dalla Regione, dal Collegio Sindacale e, ove presente, del Revisore Esterno nell ambito dell attività di vigilanza e controllo dagli stessi svolta sulle attività dell Azienda. 5

28 L Ufficio competente per la raccolta, smistamento e condivisione tra i soggetti interessati dei rilievi/suggerimenti da parte della Regione, del Collegio Sindacale e del Revisore Esterno è la U.O.C. Segreteria Generale. Il Direttore della U.O.C. Segreteria Generale è il soggetto responsabile del procedimento. Rilievi sollevati dal Collegio Sindacale I rilievi sollevati dal Collegio Sindacale sono sintetizzati in un verbale che descrive sinteticamente l attività compiuta e le deliberazioni assunte. Il Collegio Sindacale, per la stesura dei propri verbali e di tutti gli atti relativi alle proprie funzioni di competenza, si avvale dell applicativo informatico P.I.S.A. (Progetto Informatico Sindaci ASL). Tale applicativo, entrato in vigore a partire dal 1 Aprile 2011, rende possibile un'uniforme modalità di verbalizzazione dell attività svolta dal Collegio Sindacale al fine del miglioramento dell attività di coordinamento e controllo da parte delle ulteriori Amministrazioni vigilanti (Regione, Ministero della Salute e Ministero dell Economia e delle Finanze). In particolare, tale applicativo consente di inserire, modificare, eliminare, protocollare e visualizzare qualsiasi tipologia di verbale (es. verbali di cassa, verbali sul bilancio d esercizio, etc.) sulla base della profilatura assegnata all utente da parte dell Amministratore dell applicazione. In particolare: il Sindaco ha come funzionalità disponibili l inserimento, la modifica, l eliminazione, il protocollo e la visualizzazione dei verbali; la Regione ha come funzionalità disponibili solo la visualizzazione dei verbali degli Enti presenti sulla Regione di competenza; i Ministeri hanno come funzionalità disponibile solo la visualizzazione dei verbali degli Enti presenti sul territorio nazionale. Il verbale inserito sull applicativo P.I.S.A. può essere visualizzato da qualsiasi Amministrazione vigilante da cui possono derivare eventuali rilievi o segnalazioni. In particolare, per rilievo si intende qualsiasi osservazione avente ad oggetto irregolarità, violazioni di norme, comportamenti e fatti censurabili o comunque pratiche non conformi all interesse della Pubblica Amministrazione. Al rilievo corrisponde l obbligo di conformarsi rimuovendo la criticità segnalata. Per suggerimento si intende qualsiasi segnalazione specificamente rivolta all Azienda affinché siano poste in essere pratiche utili a migliorare i processi organizzativi aziendali, a fini di semplificazione, trasparenza, efficacia o efficienza, ovvero per qualunque altra finalità positiva si intenda raggiungere con il comportamento che si suggerisce. Al suggerimento corrisponde l obbligo di attivarsi per verificarne la praticabilità ed in caso positivo di conformarsi ad esso. Sia ai rilievi che ai suggerimenti l Azienda deve attivarsi al fine di fornire un riscontro. Il Collegio Sindacale provvede alla trasmissione del verbale, mediante posta elettronica interna, alla Direzione Generale ed all U.O.C. Segreteria Generale, organo di raccordo tra la Direzione Generale, il Collegio Sindacale e le diverse U.O.C. Aziendali. Qualora il Collegio Sindacale non abbia sollevato rilievi o suggerimenti, l U.O.C. Segreteria 6

29 Generale provvede a smistare lo stralcio del verbale alla U.O.C. Competente per opportuna conoscenza. Qualora il Collegio Sindacale abbia sollevato rilievi o suggerimenti, l U.O.C. Segreteria Generale provvede a smistare lo stralcio del verbale alla U.O.C. Competente per richiedere specifici chiarimenti/documentazione, mediante nota di richiesta chiarimenti/documentazione standard debitamente protocollata. In tal caso l U.O.C. Competente deve: nel caso di rilievi, fornire una relazione contenente: o eventuali chiarimenti ai rilievi formulati ed eventuale documentazione richiesta (in originale); o le azioni poste in essere per rimuovere le irregolarità riscontrate, in caso sia possibile procedere immediatamente al superamento delle criticità riscontrate; o un cronoprogramma delle attività per il superamento delle criticità riscontrate, in caso non sia possibile procedere nell immediato al superamento delle criticità riscontrate. nel caso di suggerimenti, fornire una relazione contenente: o un cronoprogramma delle attività per l adeguamento ai suggerimenti impartiti, se gli interventi suggeriti siano fattibili e non sia possibile procedere immediatamente all adeguamento richiesto; o la descrizione delle attività svolte, se gli interventi suggeriti siano immediatamente attuati; o motivi ostativi alla realizzazione dei suggerimenti formulati, se gli interventi suggeriti non siano fattibili. L U.O.C. Competente provvede a trasmettere la suddetta documentazione all U.O.C. Segreteria Generale che effettua una prima valutazione di merito, ovvero valuta se i chiarimenti ricevuti sono esaustivi e rispondono ai rilievi o suggerimenti sollevati dal Collegio Sindacale. Qualora i chiarimenti forniti siano esaustivi, l U.O.C. Segreteria Generale invia i chiarimenti al Collegio Sindacale, il quale provvede ad aggiornare lo status del rilievo sul portale P.I.S.A.. Nel caso in cui i chiarimenti forniti dall U.O.C. Competente non siano esaustivi o per particolari questioni di merito che impattano in maniera trasversale su tutta l Azienda, l U.O.C. Segreteria Generale interpella la Direzione Generale. Al riguardo, la Direzione Generale può apportare integrazioni al chiarimento fornito dalla U.O.C. Competente oppure redigere atti/circolari e porre in essere azioni volte a rispondere alle richieste del Collegio Sindacale. Rilievi sollevati dai Ministeri affiancanti o dalla Regione I rilievi e le segnalazioni da parte delle Amministrazioni vigilanti (Ministeri affiancanti o Regione) possono scaturire o dai rilievi del Collegio Sindacale o dalla necessità di effettuare delle verifiche decise a livello ministeriale o regionale su particolari aspetti gestionali e/o economici. Al riguardo, le suddette Amministrazioni vigilanti inviano una richiesta di chiarimenti, per mezzo di posta ordinaria o posta elettronica, all Azienda (legale rappresentante). L U.O.C. Segreteria Generale ha il ruolo di smistamento dei chiarimenti sollevati dai Ministeri affiancanti o dalla Regione come nel caso dei rilievi/suggerimenti sollevati dal Collegio Sindacale. Qualora i chiarimenti forniti dall Azienda ai Ministeri affiancanti oppure alla Regione siano esaustivi, le suddette Amministrazioni vigilanti provvedono all archiviazione della documentazione dandone 7

30 notifica all Azienda. Qualora i chiarimenti forniti dall Azienda ai Ministeri affiancanti oppure alla Regione non siano esaustivi, le suddette Amministrazioni vigilanti procedono o alla richiesta di ulteriori chiarimenti o attivano un ispezione mediante appositi organi (es. per il Ministero dell Economia e delle Finanze l organo preposto allo svolgimento di servizi ispettivi di finanza pubblica è l Ispettorato Generale di Finanza) ed alla redazione di un verbale finale. A seguito della ricezione del verbale da parte degli appositi organi ispettivi, le Amministrazioni vigilanti provvedono all archiviazione della documentazione. 8

31 Nella figura di seguito si riportano le fasi del processo ed i soggetti coinvolti. 9

32 Di seguito la Tabella di raccolta delle informazioni delle attività riguardanti la procedura di raccolta e condivisione rilievi/suggerimenti da parte della Regione, del Collegio Sindacale e, ove presente, del Revisore Esterno. Id Attività Attività Owner attività Frequenza/tempistiche di riferimento 1. Ricezione verbale Direzione Generale/ U.O.C. Segreteria Generale Ad evento 2. Invio richiesta di chiarimenti U.O.C. Segreteria Generale Ad evento 3. Predisposizione risposta di chiarimenti U.O.C. Competente Ad evento 4. Invio chiarimenti U.O.C. Competente Ad evento 5. Ricezione chiarimenti U.O.C. Segreteria Generale Ad evento 6. Valutazione di merito su chiarimenti U.O.C. Segreteria Generale Ad evento 7. Invio chiarimenti U.O.C. Segreteria Generale Ad evento 8. Integrazione chiarimenti e/o stesura atti Direzione Generale Ad evento 9. Invio stralcio verbale U.O.C. Segreteria Generale Ad evento 10. Ricezione stralcio verbale U.O.C. Competente Ad evento 10

33 Procedura Amministrativo - Contabile D1.1: Procedura per la definizione delle fasi relative ad acquisizione, gestione, ammortamento ed alienazione o smantellamento delle immobilizzazioni

34 INDICE DEL DOCUMENTO 1 Impostazione del documento e guida alla lettura Finalità e struttura del documento Guida alla lettura Procedura per la definizione delle fasi relative ad acquisizione, gestione, ammortamento ed alienazione o smantellamento delle immobilizzazioni... 5

35 1 Impostazione del documento e guida alla lettura 1.1 Finalità e struttura del documento Nell ambito degli obiettivi e delle azioni previste nel Percorso Attuativo di Certificabilità (di seguito PAC) definito a livello regionale con DCA n. 5/2015, il presente documento si pone l obiettivo di definire, la procedura per la definizione di attività e separazione dei compiti nell ambito delle fasi relative ad acquisizione, gestione, ammortamento ed alienazione o smantellamento delle immobilizzazioni. In particolare, il presente documento definisce la procedura in termini di caratteristiche dell organizzazione e delle responsabilità, modalità di esecuzione dei processi e dei controlli, sistemi informatici/informativi a supporto ed altri elementi di rilievo. 1.2 Guida alla lettura Nella rappresentazione dei flussi di attività sono utilizzati i seguenti simboli: Le informazioni raccolte sono rappresentate mediante una struttura tabellare che consente una migliore lettura delle informazioni rilevanti e permette di individuare analiticamente i diversi aspetti oggetto di specifica rilevazione. Le informazioni riportate in tale tabella sono di seguito elencate (si veda a tal proposito la Figura 1): Id attività: numero progressivo della singola attività; Attività: descrizione di ciascuna attività di cui si compone il processo; 3

36 Owner attività: responsabile dello svolgimento della singola attività e dell output prodotto nella sua esecuzione; Frequenza/tempistiche di riferimento: riporta le informazioni sulla frequenza relativa all esecuzione dell attività considerata. Id Attività Attività Owner attività Frequenza/tempistiche di riferimento Numero attività Descrizione attività U.O.C. Contabilità Generale Collegio Sindacale Figura 1: Tabella di raccolta delle informazioni delle attività Ad evento Mensilmente Trimestralmente 4

37 2 Procedura per la definizione delle fasi relative ad acquisizione, gestione, ammortamento ed alienazione o smantellamento delle immobilizzazioni Le fasi relative ad acquisizione, gestione, ammortamento ed alienazione o smantellamento delle immobilizzazioni, sono gestite da distinte articolazioni organizzative aziendali, con una separazione dei compiti e delle responsabilità. La procedura in questione pone in capo a soggetti diversi le responsabilità correlate all acquisizione, gestione, ammortamento ed alienazione o smantellamento delle immobilizzazioni, come si evince dai successivi punti in cui sono in sintesi descritte le seguenti fasi. I soggetti interni alle singole Unità Operative coinvolti nel processo non sono stati specificamente individuati, in quanto si rimanda al Responsabile della singola Unità il compito di organizzare, nell ambito della propria struttura, la ripartizione delle attività e dei controlli, nel rispetto della segregazione dei ruoli e delle responsabilità. La seguente procedura disciplina le fasi relative ad acquisizione, gestione, ammortamento ed alienazione o smantellamento delle immobilizzazioni. Acquisizione immobilizzazioni Per l individuazione delle immobilizzazioni da acquistare, l Azienda fa riferimento al Piano degli Investimenti aziendale, approvato ogni anno dalla Direzione Generale e corredato al Bilancio Economico Preventivo Aziendale. Per il processo relativo alla definizione del Piano degli Investimenti, si rimanda alla Procedura Amministrativo - Contabile D4.1: Procedura per la realizzazione del Piano degli Investimenti con identificazione del Budget per ogni intervento programmato. Nel caso di cespiti il cui acquisto non rientra nella programmazione definita dal Piano degli Investimenti ma il cui fabbisogno risulta essere emergente, il Responsabile dell U.O. Richiedente predispone una Richiesta di Acquisto compilando un apposito format predisposto dall Azienda. In tale Richiesta di Acquisto, l U.O. Richiedente attesta la necessità di acquistare l immobilizzazione in oggetto con le motivazioni per le quali non è stato possibile identificare tale fabbisogno in sede di programmazione. Tale Richiesta è valutata da un Comitato Tecnico, che si riunisce trimestralmente, le cui funzioni sono declinate nella Procedura Amministrativo - Contabile D4.1: Procedura per la realizzazione del Piano degli Investimenti con identificazione del Budget per ogni intervento programmato. Nel caso di investimenti non rientranti nella programmazione aziendale è verificata la fattibilità dell investimento indicato nella Richiesta di Acquisto rispetto ai vincoli di spesa aziendali. Nel caso in cui l istruttoria eseguita dal Comitato Tecnico abbia esito negativo, la proposta di acquisto non è autorizzata ed è rinviata all U.O. Richiedente accompagnata da una nota esplicativa delle motivazioni circa la mancata autorizzazione. 5

38 Nel caso in cui l istruttoria abbia esito positivo, si notifica l esito dell istruttoria all U.O. Richiedente e la Richiesta di Acquisto è inviata, a seconda della tipologia di immobilizzazione richiesta, alle seguenti Unità Operative: U.O.C. Provveditorato; U.O.C. Tecnico Patrimoniale. Le U.O.C. che ricevono la proposta sono le Unità responsabili della procedura di acquisto. Per l acquisto dell immobilizzazione, le Unità responsabili della procedura di acquisto, avviano le necessarie procedure per l individuazione/scelta del fornitore e delle relative modalità di approvvigionamento nel rispetto dei vincoli normativi e dei regolamenti aziendali. Esperite le procedure e stipulato il relativo contratto/convenzione, l Unità responsabile della procedura di acquisto predispone e firma l Ordine di Acquisto (OdA). Le Unità responsabili della procedura provvedono ad inserire le informazioni della fornitura all interno del sistema informatico. Una copia dell OdA viene trasmessa all U.O. Richiedente e all U.O.C. Tecnico Patrimoniale per il successivo collaudo. Gestione immobilizzazioni (ricezione immobilizzazioni, rilevazioni contabili, aggiornamento anagrafica cespiti, liquidazione fattura) Il fornitore del bene o l esecutore dei lavori, al momento della consegna del bene o dell esecuzione dei lavori, provvederà a redigere la bolla di consegna del bene/rapporto di esecuzione dei lavori. In caso di ricezione di beni, l U.O. Ricevente svolge un controllo di conformità tra quantità e tipologia di beni ricevuti e quantità e tipologia di beni indicati nel DDT (Documento di Trasporto) e quelli indicati nell OdA. L U.O. Ricevente annota sul DDT le eventuali differenze rilevate tra quanto consegnato, quanto riportato nello stesso DDT e quanto ordinato e ne invia copia alle Unità responsabili della procedura di acquisto per notificare/contestare al fornitore le differenze riscontrate. Il DDT firmato è archiviato dall U.O. Ricevente. Nel caso in cui il controllo di conformità abbia esito positivo, l U.O. Ricevente inserisce i riferimenti del DDT ed il relativo collaudo sul sistema informatico e li associa all ordine precedentemente inserito a sistema. Entro cinque giorni dall esito positivo del collaudo, l U.O. Ricevente invia una copia del DDT ed il verbale del collaudo all U.O.C. Gestione Unificata Materiali - Economato che provvede all inventariazione dell immobilizzazione per i beni mobili. Per il processo di inventariazione si rimanda al regolamento aziendale e alla Procedura Amministrativo - Contabile D2.2 Procedura per la realizzazione di inventari fisici periodici. Successivamente all inventariazione del bene, una copia del DDT, il verbale del collaudo e la notifica dell avvenuta inventariazione sono inviati, a seconda della tipologia di immobilizzazione, all U.O.C. Provveditorato o all U.O.C. Tecnico Patrimoniale che provvedono a predisporre, entro i termini stabiliti dalla normativa vigente, il provvedimento di liquidazione. 6

39 L U.O.C. Gestione Unificata Materiali - Economato o l U.O.C. Tecnico Patrimoniale inseriscono il cespite acquisito nel sistema informatico utilizzato per la gestione dell anagrafica dei cespiti e provvedono in caso di beni ammortizzabili alla registrazione del cespite nel Libro Cespiti. Oltre alle informazioni obbligatorie previste dalla normativa, il Libro Cespiti deve consentire anche la distinzione dei cespiti in relazione alle possibili fonti di finanziamento indicate nella RdA, ovvero: contributi in conto esercizio, contributi in conto capitale, conferimenti e lasciti vincolati a investimenti. Pertanto, il Libro Cespiti deve riportare le seguenti informazioni: - data registrazione cespite; - descrizione del cespite; - Unità Organizzativa utilizzatrice e centro di costo; - data di collaudo (informazione da aggiungere in seguito al collaudo); - numero di matricola del cespite (in seguito all etichettatura); - ragione sociale del fornitore; - costo di acquisto e numero di fattura; - categoria civilistica del cespite; - aliquota di ammortamento; - fonte di finanziamento utilizzata; - data di dismissione (informazione da aggiungere in seguito alla dismissione). Ai fini contabili, la rilevazione del costo avviene al momento dell inserimento a sistema della bolla di consegna del bene. L ordine, regolarmente evaso e contabilizzato, genererà nel caso non pervenisse la relativa fattura entro la fine dell esercizio la rilevazione contabile al 31/12 della fattura da ricevere. L U.O.C. Contabilità Generale, ricevuta la fattura di acquisto del cespite, provvede alla rilevazione della stessa in contabilità generale. In caso di esecuzione di lavori, l U.O.C. Tecnico Patrimoniale sulla base dei rapporti di esecuzione dei lavori eseguiti, verifica se il lavoro è stato erogato in conformità con quanto previsto dal contratto. L U.O.C. Tecnico Patrimoniale provvede a inserire il documento di esecuzione lavori a sistema, e nel caso in cui il lavoro eseguito sia conforme, provvede, entro i termini stabiliti dalla normativa vigente, a predisporre il provvedimento di liquidazione. Relativamente ai lavori in corso, il provvedimento di liquidazione deve essere predisposto dall U.O.C. Tecnico Patrimoniale, a seguito delle opportune verifiche: - in caso di acconto: approvazione del SAL da parte del responsabile aziendale incaricato a tale funzione; - in caso di conguaglio: approvazione dell ultimo SAL ed esito positivo del collaudo. A fine lavori, l U.O.C. Tecnico Patrimoniale aggiorna il Libro Cespiti con i cespiti capitalizzati. In caso di manutenzioni straordinarie, l U.O.C. Tecnico Patrimoniale, aggiorna il Libro Cespiti associando al cespite già esistente la data, la descrizione e l importo degli interventi di manutenzione straordinaria. 7

40 A seguito dell approvazione del SAL, l U.O.C. Tecnico Patrimoniale predispone, entro i termini previsti dalla normativa, la determina/delibera di liquidazione. Ammortamento e sterilizzazioni L U.O.C. Contabilità Generale calcola gli ammortamenti e le sterilizzazioni in base a quanto previsto dalla normativa vigente. In seguito al calcolo degli ammortamenti e delle sterilizzazioni, l U.O.C. Contabilità Generale effettua le relative scritture contabili. L U.O.C. Contabilità Generale verifica, in occasione della predisposizione del Bilancio d Esercizio, la corrispondenza dei valori delle immobilizzazioni riportati in contabilità generale rispetto alle iscrizioni rilevate nel Libro Cespiti. Nello specifico, sulla base delle aliquote previste per i cespiti oggetto di ammortamento, l U.O.C. Contabilità Generale determina le quote di ammortamento. Nel caso di dismissione del cespite, l applicazione delle aliquote segue i principi stabiliti dalla normativa civilistica e fiscale di riferimento. Successivamente, l U.O.C. Contabilità Generale rileva le quote di ammortamento in contabilità generale. Relativamente alle attività di identificazione delle fonti di finanziamento ed, eventuale successiva rettifica dei contributi in conto esercizio e relativa rilevazione contabile, si rimanda alla Procedura Amministrativo - Contabile D5.1: Definizione di una procedura che consenta di identificare separatamente i cespiti acquisiti con contributi in conto capitale, i cespiti acquisiti con contributi in conto esercizio, i conferimenti, i lasciti, le donazioni. In caso di manutenzione e riparazione, i costi delle operazioni che non rivestono carattere incrementativo del valore e/o della funzionalità dei bene sono addebitati a Conto Economico dell esercizio in cui sono sostenuti. In alternativa, le spese di manutenzione e riparazione aventi natura incrementativa sono imputate all Attivo Patrimoniale e ammortizzate in relazione alla residua possibilità di utilizzazione dei beni cui si riferiscono. Le immobilizzazioni che, alla fine dell esercizio, presentano un valore durevolmente inferiore rispetto al residuo costo da ammortizzare vengono inscritte a tale minor valore. Questo non viene mantenuto se negli esercizi successivi vengono meno le ragioni della svalutazione effettuata. Dismissioni delle immobilizzazioni In caso di necessità di dismissione o di fuori uso di un determinato bene, il Responsabile dell U.O. Utilizzatrice in cui il bene è utilizzato invia una richiesta di dismissione del bene all U.O.C. Gestione Unificata Materiali - Economato. L U.O.C. Gestione Unificata Materiali - Economato convoca gli attori interessati al processo di dismissione dell immobilizzazione al fine di constatare se quel determinato bene è fuori uso o è da alienare. Effettuata l istruttoria ed accertata la congruità della richiesta di dismissione, l U.O.C. Gestione Unificata Materiali - Economato predispone la delibera per la dismissione del bene. La Direzione Generale adotta la delibera per la dismissione del bene. L U.O.C. Gestione Unificata Materiali - Economato provvede ad aggiornare il Libro Cespiti. L U.O.C. Contabilità Generale, all esito dell adozione della delibera da parte della Direzione Generale, avente ad 8

41 oggetto la dismissione, provvede ad effettuare la movimentazione in prima nota nel sistema di contabilità generale. 9

42 Nella figura di seguito si riportano le fasi del processo di acquisizione delle immobilizzazioni ed i soggetti coinvolti. PROCESSO ACQUISIZIONE IMMOBILIZZAZIONI 10

43 Di seguito la Tabella di raccolta delle informazioni delle attività riguardanti la procedura Amministrativo - Contabile che prevede l acquisizione delle immobilizzazioni. Id Attività Attività Owner attività Frequenza/tempistiche di riferimento 1. Verifica esistenza contratto /convenzione 2. Avvio procedura di acquisto 3. Stipulazione contratto 4. Predisposizione Ordine di Acquisto 5. Invio copia Ordine di Acquisto U.O.C. Provveditorato / U.O.C. Tecnico Patrimoniale U.O.C. Provveditorato / U.O.C. Tecnico Patrimoniale U.O.C. Provveditorato / U.O.C. Tecnico Patrimoniale U.O.C. Provveditorato / U.O.C. Tecnico Patrimoniale U.O.C. Provveditorato / U.O.C. Tecnico Patrimoniale Ad evento Ad evento Ad evento Ad evento Ad evento 6. Valutazione fattibilità della Proposta di Richiesta Acquisto Comitato Tecnico Trimestrale 7. Predisposizione notifica mancata autorizzazione Comitato Tecnico Ad evento 11

44 Nella figura di seguito si riportano le fasi del processo di gestione delle immobilizzazioni in caso di beni mobili ed i soggetti coinvolti. GESTIONE IMMOBILIZZAZIONI IN CASO DI BENI 12

45 Di seguito la Tabella di raccolta delle informazioni delle attività riguardanti la procedura Amministrativo - Contabile che prevede la gestione delle immobilizzazioni in caso di beni mobili. Id Attività Attività Owner attività Frequenza/tempistiche di riferimento 1. Controllo conformità beni ricevuti con DDT e OdA U.O. Ricevente Ad evento 2. Comunicazione differenze riscontrate U.O. Ricevente Ad evento 3. Predisposizione notifica differenze riscontrate U.O.C. Provveditorato / U.O.C. Tecnico Patrimoniale Ad evento 4. Archiviazione DDT U.O. Ricevente Ad evento 5. Inserimento DDT U.O. Ricevente Ad evento 6. Invio DDT e copia verbale di collaudo U.O. Ricevente Entro 5 giorni dall esito collaudo 7. Aggiornamento anagrafica cespiti U.O.C. Gestione Unificata Materiali - Economato / U.O.C. Tecnico Patrimoniale Ad evento 8. Aggiornamento Libro Cespiti in caso di beni ammortizzabili U.O.C. Gestione Unificata Materiali - Economato / U.O.C. Tecnico Patrimoniale Ad evento 9. Invio DDT, copia verbale di collaudo e n inventario U.O.C. Gestione Unificata Materiali - Economato / U.O.C. Tecnico Patrimoniale Ad evento 10. Registrazione fattura in Co.ge. U.O.C. Contabilità Generale Ad evento 11. Predisposizione determina di liquidazione U.O.C. Provveditorato / U.O.C. Tecnico Patrimoniale Ad evento 13

46 Nella figura di seguito si riportano le fasi del processo di gestione delle immobilizzazioni in caso di esecuzione di lavori. GESTIONE IMMOBILIZZAZIONI IN CASO DI ESECUZIONE DI LAVORI 14

47 Di seguito la Tabella di raccolta delle informazioni delle attività riguardanti la procedura Amministrativo - Contabile che prevede la gestione delle immobilizzazioni in caso di esecuzione di lavori. Id Attività Attività Owner attività Frequenza/tempistiche di riferimento 1. Verifica conformità lavoro eseguito con quanto previsto da contratto U.O.C. Tecnico Patrimoniale Ad evento 2. Notifica al fornitore U.O.C. Tecnico Patrimoniale Ad evento 3. Approvazione SAL U.O.C. Tecnico Patrimoniale Ad evento 4. Inserimento SAL a sistema U.O.C. Tecnico Patrimoniale Ad evento 5. Registrazione fattura in Co.ge. U.O.C. Contabilità Generale Ad evento 6. Predisposizione determina di liquidazione U.O.C. Tecnico Patrimoniale Ad evento 15

48 Procedura Amministrativo - Contabile D2.2: Definizione di una procedura per la realizzazione di inventari fisici periodici

49 INDICE DEL DOCUMENTO 1 Impostazione del documento e guida alla lettura Finalità e struttura del documento Guida alla lettura Procedura per la realizzazione di inventari fisici periodici... 5

50 1 Impostazione del documento e guida alla lettura 1.1 Finalità e struttura del documento Nell ambito degli obiettivi e delle azioni previste nel Percorso Attuativo di Certificabilità (di seguito PAC) definito a livello regionale con DCA n. 5/2015, il presente documento si pone l obiettivo di definire, nell ambito dell area delle Immobilizzazioni, la procedura Amministrativo - Contabile per la realizzazione di inventari fisici periodici. In particolare, il documento intende mappare la suddetta procedura, descrivendone le fasi e le unità organizzative coinvolte, definendo responsabilità, tempi e tipologia di controllo da parte degli attori interessati, sistemi informatici/informativi a supporto ed altri elementi di rilievo. 1.2 Guida alla lettura Nella rappresentazione dei flussi di attività sono utilizzati i seguenti simboli: Le informazioni raccolte sono rappresentate mediante una struttura tabellare che consente una migliore lettura delle informazioni rilevanti e permette di individuare analiticamente i diversi aspetti oggetto di specifica rilevazione. Le informazioni riportate in tale tabella sono di seguito elencate (si veda a tal proposito la Figura 1): Id attività: numero progressivo della singola attività; Attività: descrizione di ciascuna attività di cui si compone il processo; 3

51 Owner attività: responsabile dello svolgimento della singola attività e dell output prodotto nella sua esecuzione; Frequenza/tempistiche di riferimento: riporta le informazioni sulla frequenza relativa all esecuzione dell attività considerata. Id Attività Attività Owner attività Frequenza/tempistiche di riferimento Numero attività Descrizione attività U.O.C. Contabilità Generale Collegio Sindacale Figura 1: Tabella di raccolta delle informazioni delle attività Ad evento Mensilmente Trimestralmente 4

52 2 Procedura per la realizzazione di inventari fisici periodici Il presente paragrafo contiene la descrizione ed il flow chart della procedura Amministrativo - Contabile per la realizzazione di inventari fisici periodici con la definizione di tempi, modi e responsabilità. In particolare, la presente procedura descrive le modalità di inventariazione ordinaria dei beni che entrano a far parte del patrimonio aziendale, ovvero dei beni di uso durevole che per la loro intrinseca natura non possono essere trasferiti (beni immobili) e dei beni, ugualmente di uso durevole, passibili di trasferimento da un ambiente all altro (beni mobili) previa comunicazione al Responsabile per il cambio ubicazione, che costituiscono la dotazione permanente dell Azienda e sono impiegati normalmente per l erogazione dei servizi. L inventario costituisce il documento contabile destinato a consentire la conoscenza per qualità, quantità e valore, della consistenza dei beni che costituiscono il patrimonio aziendale alla data del 31 Dicembre di ogni anno. La corretta tenuta dell inventario dei beni immobili e mobili, ossia l insieme delle attività amministrative e tecniche inerenti alla loro acquisizione, conservazione e manutenzione, costituisce un presupposto fondamentale per un adeguata gestione del patrimonio dell Azienda. I beni accessori di beni immobili e mobili, ovvero i componenti non dotati di vita autonoma o di un autonomo sfruttamento sono rilevati in inventario assieme al bene principale ed identificati in maniera univoca con riferimento al numero d inventario di quest ultimo. Qualora un accessorio venga utilizzato per più beni, deve essere associato al bene principale acquistato per primo e comunque ad un unico bene. I beni immobili ed i beni mobili sono inventariati separatamente dall Azienda, rispettivamente, nell inventario generale dei beni immobili e nell inventario generale dei beni mobili. Per il processo di inventariazione dei beni mobili, l Azienda fa riferimento al regolamento aziendale Acquisizione Beni Economali - Fondo Economato - Magazzino Economale - Inventario beni mobili, adottato con Deliberazione n. 684/2010 e con Deliberazione n. 479/2014. Sia per i beni mobili che per i beni immobili, la disponibilità del bene a favore dell Azienda può essere originata dall esercizio di un diritto di proprietà, da un diritto reale di godimento oppure dalla semplice disponibilità dello stesso, pertanto all interno dell inventario generale dei beni, rientrano: i beni acquisiti tramite acquisto o permuta, all atto del rogito notarile di trasferimento della proprietà del bene, per i beni immobili, all atto della consegna del bene, per i beni mobili; i beni acquisiti a titolo gratuito, nel momento dell atto di accettazione della donazione o alla data del provvedimento regionale di trasferimento o all atto del verbale di consegna del bene; i beni costruiti in proprio, nel momento in cui gli stessi risultino prontamente impiegabili per l uso a cui sono destinati; 5