TeamLab. Primi passi. Informazione generale. 1. Impostazioni di portale

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1 Informazione generale Appena hai creato un portale a base della soluzione SaaS ricevi i privilegi di amministratore del portale. L'amministratore di TeamLab dispone di un accesso completo al portale. Oltre alle operazioni che possono essere effettuate da ciascun utente del portale l'amministratore ha i privilegi speciali elencati qui sotto. Privilegi generali cambiare le password degli utenti; modificare i profili degli utenti; configurare le impostazioni SMTP; configurare le impostazioni DNS; configurare le impostazioni del server di posta elettronica; aggiungere/cancellare altre persone dalla lista di amministratori; cambiare le impostazioni di portale; visualizzare le statistiche. Privilegi di amministratore all'interno del modulo Comunità creare nuovi forum e categorie di forum; moderare il contenuto di TeamLab. Privilegi di amministratore all'interno del modulo Progetti creare nuovi progetti/confermare nuovi progetti richiesti da altri utenti; gestire tutto il contenuto di tutti i progetti (gestire la squadra, i compiti, le milestone ecc.). Privilegi di amministratore all'interno del modulo Documenti gestire e modificare file memorizzati nella cartella Documenti condivisi. Impostazioni di portale Avendo i privilegi di amministratore hai il diritto di regolare le impostazioni di portale per soddisfare le esigenze della tua società. Per accedere alla pagina Impostazioni clicca sull'icona Impostazioni di portale nella parte superiore della pagina o utilizza il collegamento Impostazioni sempre disponibile nella parte inferiore del portale. La scheda Generale delle Impostazioni si apre di default. Qui puoi determinare le impostazioni seguenti: Ascensio System SIA Tutti i diritti riservati Pagina 1 di 8

2 Impostazioni di lingua e fuso orario Seleziona la lingua appropriata per tutto il portale e le notifiche. Adesso il portale è disponibile in tedesco, inglese, francese, italiano, portuguese, russo, lettone, spagnolo e turco. Poi imposta il fuso orario che corrisponde alla tua ubicazione dalla lista a discesa Fuso orario. Impostazioni DNS Questa sezione ti permette di impostare un URL alternativo per il tuo portale TeamLab. Puoi impostare un alias o specificare il proprio nome a dominio. Per farlo: Nota: Inserisci un alias desiderato nel campo Indirizzo del portale. Esempio: hai registrato il tuo portale su nome.teamlab.com. L'alias ti aiuterà a cambiare la parte "nome" dell'url del portale per rendere il tuo portale accessibile su nomealternativo.teamlab.com. Spunta la casella Nome dominio personalizzato e specifica il proprio nome a dominio per il portale TeamLab nel campo di sotto. Prima di farlo, bisogna configurare il tuo nome a dominio per farlo puntare al server TeamLab impostando i parametri DNS appropriati al servizio di registrazione domini. Contatta il responsabile del servizio da cui hai comprato il nome a dominio per sapere come si fa. Per impostare il proprio nome a dominio, utilizza una delle seguenti opzioni (la prima opzione è preferibile) Aggiungi un'entità DNS CNAME, ad esempio: squadra.lanostrasocietà.com - intranet.teamlab.com Aggiungi un'entità DNS A-type, ad esempio: squadra.lanostrasocietà.com (indirizzo IP). Impostazioni di dominio di posta elettronica fidata Questa opzione ti permette di specificare i server di posta elettronica che possono essere usati per la registrazione degli utenti in TeamLab. E' possibile aggiungere un dominio fidato, selezionare tutti i domini o disattivare questa opzione. Se spunta una di due prime opzioni ogni membro della tua società che dispone di un account su questo server avrà la possibilità di registrarsi cliccando sul collegamento Accedi nella pagina iniziale ed inserendo il suo indirizzo . Tutte che lo fanno ricevono un invito con un collegamento al loro profilo di TeamLab dove si può inserire la password e confermarla per accedere al portale. Utilizza il pulsante Salva nella parte inferiore di ogni sezione per applicare le modifiche apportate. La scheda Personalizzazione ti permette di modificare l'aspetto del tuo portale TeamLab. Qui puoi aggiungere il logo della tua sociatà, selezionare la scala dei colori, il nome e i titoli. Segui questo collegamento per vedere come personalizzare il portale TeamLab. Ascensio System SIA Tutti i diritti riservati Pagina 2 di 8

3 La scheda Prodotti e moduli da l'accesso alla lista dei moduli del portale e la possibilità di gestirli. Puoi mostrare/nascondere i moduli sul portale spuntando/eliminando la spunta dalla casella corrispondente e spostare le sezioni all'interno dei moduli Comunità e Progetti. Per farlo posiziona il puntatore del mouse sulla freccia a molte punte accanto al nome sezione che desideri trasferire e cambia la sua posizione. Utilizza il pulsante Salva nella parte inferiore della pagina per applicare le modifiche apportate. Gestione degli utenti Il portale TeamLab offre la possibilità di facilmente gestire gli utenti della tua società virtuale. L'amministratore del portale può aggiungere/invitare gli impiegati, unirli in gruppi, dare certe privilegi addizionali o eliminare un utente. Aggiungi degli utenti Ci sono due modi diversi di aggiungere la gente al portale aziendale: Utilizzare l'opzione Nuovo impiegato. Questa opzione ti permette di aggiungere tutti gli impiegati l'uno dopo l'altro alla lista degli utenti di TeamLab. Accedi al modulo Comunità e apri la scheda Impiegati. Clicca sul collegamento Nuovo impiegato sul pannello Azioni. Inserisci i dati personali dei tuoi collaboratori (i campi Nome, Cognome, Indirizzo sono obbligatori). Clicca su Aggiungi. Ascensio System SIA Tutti i diritti riservati Pagina 3 di 8

4 L'impiegato aggiunto verrà informato per che un nuovo profilo è stato creato per lui/lei. E' consigliato utilizzare questa opzione se hai accesso alle informazioni dettagliate sugli impiegati da aggiungere o per aggiungere un nuovo utente. Utilizzare l'opzione Importa contatti. Questa opzione ti permette di aggiungere/invitare gli utenti usando le informazioni di contatto dalle sorgenti diverse: Yahoo, Google, Windows Life; file CSV; Mail client address book. Se non desideri aggiungere gli impiegati alla lista fin da subito, puoi semplicemente informarli sul nuovo servizio TeamLab inviando i messaggi di invito. Modifica il profilo dell'utente L'amministratore può modificare i dati personali e la password di ogni impiegato. Per modificare i dati: Clicca sul nome utente per accedere al suo profilo. Clicca sul collegamento Modifica. Inserisci le informazioni necessarie. Utilizza il pulsante Salva per modificare i dati personali dell'utente. Per cambiare la password di ogni utente di TeamLab: Clicca sul nome utente per accedere al suo profilo. Clicca sul collegamento Cambia la password. Inserisci la nuova password e la sua conferma. Clicca su Cambia. La password dell'utente selezionato verrà modificata. Ascensio System SIA Tutti i diritti riservati Pagina 4 di 8

5 Aggiungi degli uffici Per ragruppare gli utenti del portale puoi creare una lista degli uffici della società. Prima è necessario aggiungere gli uffici a TeamLab e poi assegnare gli utenti agli uffici corrispondenti. 5. Accedi al modulo Comunità e apri la scheda Impiegati. Clicca sul collegamento Aggiungi ufficio sul pannello Azioni. Nella finestra aperta inserisci il nome dell'ufficio. Seleziona il suo capo dalla lista a discesa. Clicca su Aggiungi. Il nuovo ufficio "vuoto" verrà visualizzato nella lista degli uffici della società. Per aggiungere gli utenti all'ufficio, seleziona l'ufficio desiderato nella lista cliccando sul suo titolo. Clicca sul pulsante Modifica staff. Nella finestra aperta seleziona gli impiegati da aggiungere e clicca sulla freccia verso destra. Organizza gli amministratori Per aggiungere/eliminare gli utenti dalla lista degli amministratori di TeamLab: 5. Vai alla pagina Impostazioni di portale. Apri la scheda Amministratori per visualizzare la lista degli impiegati che hanno i privilegi di amministratore. Clicca sul pulsante Modifica sotto la lista. Nella finestra Seleziona amministratori seleziona gli utenti necessari nella lista degli impiegati e clicca sulla freccia verso destra per aggiungerli alla lista degli amministratori. Per cancellare gli impiegati selezionali nella lista a destra e clicca sulla freccia verso sinistra. Quando tutte le modifiche sono apportate, clicca su Salva. Ascensio System SIA Tutti i diritti riservati Pagina 5 di 8

6 Nota: non è possibile cancellarsi dalla lista di amministratori. Se desideri cancellarti, domanda ad un altro amministratore di eliminarti dalla lista. Disattiva gli utenti Puoi disattivare un utente che non lavora più nell'azienda usando il collegamento Disattiva nella pagina del suo profilo. La disattivazione dell'utente nasconderà il suo profilo, però non eliminerà le sue attività su TeamLab (i suoi messaggi nei blog e forum, le foto caricate o commentate ecc). Potrai sia riattivare ch'eliminare il profilo disattivato dalla pagina del profilo, se necessario. Ascensio System SIA Tutti i diritti riservati Pagina 6 di 8

7 Gestione del contenuto L'amministratore ha il controllo completo sui contenuti TeamLab. Per moderare il contenuto del portale, utilizza i collegamenti Modifica ed Elimina. All'interno del modulo Comunità questi collegamenti sono disponibili per ogni post, commento, evento, foto, segnalibro e pagina wiki. All'interno del modulo Progetti questi collegamenti sono disponibili per le discussioni e ogni tipo di commento. Per modificare un elemento, clicca sul collegamento Modifica. Per eliminarlo per sempre, utilizza il collegamento Elimina. Statistiche Per accedere alla pagina Statistica per favore, segui questi passi: Accedi al portale TeamLab. Clicca sul collegamento Impostazioni di portale. Apri la scheda Statistica. Vengono visualizzate i seguenti dati statistici: data di creazione; numero degli utenti sul portale; spazio usato; dimensione dei file caricati (per moduli); grafico dell'utilizzo personalizzabile. Per ottenere più spazio passa a TeamLab Premium. Per farlo, basta che tu clicchi sul pulsante Acquista ora nella pagina Statistica o vai alla scheda Pagamenti. Ascensio System SIA Tutti i diritti riservati Pagina 7 di 8

8 5. Backup e disattivazione Per controllare le informazioni commerciali importanti, assicurare la loro protezione e sicurezza puoi fare una copia di backup dei dati del portale. Leggi l'articolo Realizzazione e ripristino del backup del portale TeamLab all'indirizzo e segui le istruzioni passo dopo passo. Se non hai più bisogno del tuo portale TeamLab, puoi Desattivare o Eliminare per sempre il tuo account nella scheda Copia di backup/desattivazione cliccando sul pulsante corrispondente. Ascensio System SIA Lubanas st. 125a-25, Riga, Lettonia, UE, LV-1021 Telefono: Ascensio System SIA Tutti i diritti riservati Pagina 8 di 8