anthericasms Il sistema professionale per la gestione di comunicazioni SMS Versione 1.2

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1 anthericasms Il sistema professionale per la gestione di comunicazioni SMS Versione Web: Tel: Fax:

2 Indice 1. Introduzione... pag AnthericaSMS 1.2 Funzionalità 1.3 Piattaforma web-based 1.4 Differimento delle operazioni e distribuzione del lavoro 1.5 Work-flow 2. Accesso al sistema... pag Accesso ed autenticazione 2.2 Admin indice di sistema 2.3 AnthericaSMS indice di sistema 3. Gestione dei servizi e gruppi di invio... pag Introduzione 3.2 Creazione e modifica di un nuovo servizio gruppo di invio 3.3 Lista di servizi gruppi di invio disponibili 4. Gestione contatti... pag Lista 4.2 Aggiungi modifica contatti 4.3 Ricerca 4.4 Importa contatti 4.5 Esporta contatti 5. Gestione messaggi SMS... pag Introduzione 5.2 Creazione di un nuovo messaggio SMS 5.3 Liste di messaggi SMS nuovi non spediti 5.4 Anteprima dei messaggi SMS 5.5 Liste di messaggi SMS in archivio spediti 5.6 Invio di messaggi SMS 6. Altre funzioni... pag Modulo di registrazione da Web 6.2 Creazione di un nuovo Modulo di registrazione da Web 6.3 Opzioni di sistema 6.4 Info amministratore 6.5 Altre funzioni 7. Richiedi assistenza... pag Come richiedere assistenza 7.2 Contatti Pagina 1

3 1. Introduzione 1.1 AnthericaSMS AnthericaSMS è uno strumento versatile e di agevole utilizzo che consente, sommariamente: - gestione del database dei destinatari; - composizione dei messaggi semplice ed efficace; - gestione dei servizi e gruppi di spedizione. AnthericaSMS è un applicativo fornito da Antherica con modalità ASP (Application Service Provider). Ciò implica che sia l applicativo stesso che il data-base dell Utente risiedono in uno spazio riservato del nostro server, cui esso può accedere attraverso la Rete con proprie Identità e Password. 1.2 Funzionalità Interfaccia semplice ed intuitiva Modulare e personalizzabile Operatività via browser Procedura di iscrizione opt-in Banche dati ricercabili Archiviazione automatica dei documenti Separazione delle fasi di inserimento e spedizione Importa/esporta da altri ambienti Sistema di Work-flow Interfaccia multilingue Minimi costi di gestione Una delle funzionalità principali di AnthericaSMS è la possibilità di registrare all interno del proprio database un numero virtualmente illimitato di contatti (numeri di telefonia mobile), recuperati dall invio di un particolare codice di attivazione al numero predisposto. L applicativo permette poi l invio di messaggi SMS ai vari servizi gruppi di invio creati e gestiti tramite le interfacce di AnthericaSMS. 1.3 Piattaforma web-based AnthericaSMS è completamente fruibile tramite interfacce web-based. La gestione delle comunicazioni SMS è affidata all utilizzo di un recente browser ed un collegamento ad Internet. Le numerose funzionalità del sistema non dipendono dalla piattaforma (PC o Macintosh) utilizzata. Pagina 2

4 1.4 Differimento delle operazioni e distribuzione del lavoro I messaggi possono essere creati, salvati, ed inviati in tempi diversi. La funzione di anteprima permette di vedere in ogni momento come appariranno i messaggi una volta inviati e può essere simulato l invio a uno o più destinatari in qualsiasi momento. 1.5 Work-flow Il sofisticato sistema di Work-flow di AnthericaSMS prevede diversi livelli di abilitazione per gruppi di Utenti, rispetto alle principali azioni (come creazione, modifica, duplicazione, eliminazione invio di messaggi e gestione servizi) e diversi privilegi di accesso alle varie sezioni dell applicativo. Un sistema di log permette inoltre di monitorare l attività di ogni Utente. Pagina 3

5 2. Accesso al sistema 2.1 Accesso ed autenticazione AnthericaSMS è raggiungibile tramite Web all indirizzo: Per accedere all interfaccia di gestione dei messaggi, è necessario effettuare il processo di autenticazione tramite la coppia di chiavi di accesso fornite dall amministrazione di o dal proprio amministratore di work-flow. Dopo il primo accesso al sistema, è consentito modificare le chiavi di login in completa autonomia tramite il pulsante sempre presente nell interfaccia in alto a destra, contrassegnato dal proprio nome. Se non si possiedono le chiavi di autenticazione, queste possono essere richieste all indirizzo admin.login@antherica.com. La password utilizzata per l accesso al sistema per il D.lgs 196/2003 rimarrà valida per sei mesi dalla sua creazione. Alla scadenza di tale periodo AnthericaSMS richiederà l inserimento di una nuova password automaticamente. Pagina 4

6 2.2 Admin indice di sistema Effettuato l accesso con successo al sistema, l Utente accede alla pagina indice del sistema, dove sono raccolte tutte le informazioni dell account ed è presente un facile accesso alle applicazioni attivate della piattaforma di gestione delle comunicazioni. Per accedere ad AnthericaSMS selezionare la freccia bianca a sfondo verde, posizionata sulla destra del suo schermo Nell interfaccia sono presenti le seguenti informazioni: spazio web allocato spazio web in uso (da file binari e banche dati) messaggistica interna (disponibile per i vari amministratori) informazioni riguardanti l Utente ed il proprio gruppo le ultime novità dell amministrazione di riguardanti la piattaforma accesso alla gestione dei messaggi - AnthericaSMS Le icone: Accedi ad AnthericaSMS Accedi all assistenza tramite modulo SMS Accedi alle informazioni di uso dell account Pagina 5

7 2.3 AnthericaSMS indice di sistema Effettuato l accesso ad AnthericaSMS, l Utente accede alla pagina indice dell applicativo, dove può usufruire di tutte le funzionalità disponibili, tra le quali: - Servizi - Gruppi di invio: gestione e creazione di codici di attivazione, recesso, messaggi di conferma e categorizzazione dei contatti disponibili - Contatti: liste e gestione di numeri cellulari - Messaggi: creazione, invio e archiviazione - Impostazioni: configurazioni di sistema - Accesso al modulo per l invio di messaggistica interna tra gli Utenti di AnthericaSMS - Informazioni riguardanti il proprio Utente e stato del credito di SMS Le icone: Raggiungi l indice della piattaforma Admin Accedi alle funzioni di work-flow (dove previsto) Modifica le impostazioni personali Seleziona la lingua per l interfaccia Utente Pagina 6

8 3. Gestione dei servizi e gruppi di invio 3.1 Introduzione Le funzioni sono accessibili nella prima parte della navigazione presente sulla sinistra dell interfaccia. Servizi e gruppi di invio permettono la categorizzazione di contatti inseriti manualmente dall Utente o ottenuti automaticamente tramite richiesta al numero di telefonia mobile predisposto. 3.2 Creazione e modifica di un nuovo servizio gruppo di invio Le informazioni necessarie per creare un nuovo servizio gruppo di invio sono: - Nome del servizio gruppo di invio - Codici di attivazione e recesso: l'utente sarà in grado di inserire i propri dati in questo gruppo di destinatari, semplicemente inviando il codice di attivazione definito in questo modulo al numero fornito dall'operatore. Il recesso dal servizio e l'eliminazione dal gruppo di destinatari potrà avvenire inviando un SMS con il codice di recesso. - Messaggio di conferma di avvenuta registrazione: il messaggio che il nuovo contatto riceverà una volta inviato l SMS con il codice di attivazione. È consigliabile inserire il codice per effettuare il recesso dal servizio. - Messaggio di conferma di recesso: il messaggio che il contatto riceverà una volta inviato l SMS con il codice di recesso. - Numero telefonico mittente dei messaggi di conferma: è consigliabile inserire lo stesso numero predisposto per il servizio - Indirizzi per le ricevute di attivazione: l indirizzo inserito in questo campo, riceverà un messaggio ogni qualvolta un nuovo contatto si iscriverà al servizio tramite il codice di attivazione. Il sistema propone l indirizzo dell Utente amministratore. Possono essere inseriti indirizzi multipli separati da virgola [, ]. Pagina 7

9 L interfaccia di inserimento di un nuovo servizio gruppo di invio: 3.3 Lista di servizi gruppi di invio disponibili La lista dei servizi gruppi di invio disponibili presenta all Utente amministratore le principali informazioni di ogni servizio: nome descrittivo, codici di attivazione e recesso, numero dei contatti inseriti in ciascun gruppo. I comandi presenti all altezza di ogni servizio - gruppo di spedizione permettono di visualizzare i contatti presenti nei gruppi, aggiungere un contatto singolo o una lista di contatti, eliminare il servizio - gruppo di invio, eliminare i contatti inseriti nel gruppo o modificare il gruppo stesso (cliccando sul nome o sul link [modifica]). NB.: Eliminando un gruppo di invio verranno eliminati anche tutti i contatti associati a quel gruppo, ma non i contatti con abbinamenti anche ad altri gruppi. Pagina 8

10 4. Gestione contatti 4.1 Lista Le liste permettono di visualizzare tutti i contatti (numeri di telefonia mobile con identità opzionale) presenti all interno del database e inseriti nei gruppi di invio (paragrafo 3.). Le informazioni presenti sono: il numero di gruppi a cui ciascun contatto è associato, se il contatto è abilitato alla ricezione dei messaggi SMS. I comandi disponibili sono: filtro per i gruppi di invio disponibili, modifica contatto, elimina contatto, elimina contatti multipli. 4.2 Aggiungi modifica contatti La maschera permette l inserimento o la modifica di un numero cellulare, dell identità opzionale e l abbinamento ad uno o piu gruppi di spedizione. Pagina 9

11 L Utente amministratore può decidere di cambiare l abbinamento di ciascun contatto con i diversi gruppi di invio disponibili (NB.: tra un contatto ed i gruppi deve esistere almeno un abbinamento). Ogni contatto può essere inoltre disabilitato alla ricezione dei messaggi SMS spediti grazie al software. 4.3 Ricerca I parametri per la ricerca dei contatti presenti nel database sono: - numero di cellulare del contatto - identità associata opzionalmente a ciascun contatto - gruppo di invio di appartenenza - data di creazione (inserimento) del contatto - data di modifica - data di eliminazione (contatti disabilitati alla ricezione), se disponibile I risultati di una ricerca vengono visualizzati dall interfaccia come una lista di contatti: Pagina 10

12 4.4 Importa contatti La funzione di importazione permette all Utente amministratore di salvare all interno di AnthericaSMS liste pre-esistenti di contatti. Per attivare l importazione si può procedere con un copia e incolla di liste di contatti nell area presente al centro della pagina, selezionare il gruppo o i gruppi di invio a cui vogliamo abbinare i nuovi contatti e premere il pulsante Procedi : 4.5 Esporta contatti I contatti gestiti da AnthericaSMS possono essere esportati in completa autonomia in qualsiasi momento dagli Utenti amministratori. Per attivare la procedura è necessario selezionare il gruppo di invio da cui esportare i contatti, decidere se inserire all interno del file di esportazione l identità (se presente) associata a ciascun contatto e selezionare il formato di file tra quelli disponibili (RTF, CSV, XML, TESTO): Pagina 11

13 5. Gestione messaggi SMS 5.1 Introduzione Nella navigazione sulla sinistra dell interfaccia è possibile trovare le funzioni che gestiscono i messaggi SMS secondo i loro possibili stati: creazione [ Nuovo messaggio ] archiviazione [ Messaggi non spediti Messaggi spediti ] invio [ Spedizioni in corso ] ricerca [ Ricerca messaggi ] 5.2 Creazione di un nuovo messaggio SMS Selezionanando il link [ Nuovo messaggio ] si raggiunge la maschera di inserimento dei contenuti per un nuovo messaggio SMS. Le informazioni necessarie per la compilazione sono: 1. Mittente: solitamente un numero di telefonia mobile a cui i destinatari possono rispondere. Può essere anche inserita una parola con un massimo di 11 caratteri. In alcuni telefoni cellulari questo può tuttavia generare un errore. Utilizzando caratteri alfa-numerici i destinatari non potranno rispondere alle comunicazioni SMS. 2. Codice interno: questo valore deve essere utilizzato ai soli fini di categorizzazione ed archiviazione dei messaggi creati. I destinatari non riceveranno mai questa informazione. 3. Messaggio: il contenuto del messaggio SMS con i limite di numero di caratteri imposto dagli operatori e sempre visualizzato dall interfaccia. Pagina 12

14 Nel caso in cui il messaggio superi il limite massimo di caratteri, AnthericaSMS propone la possibilità di inviare il contenuto in più parti (messaggi SMS). L interfaccia propone la nuova funzionalità con il messaggio di alert visibile nell immagine a fianco. I destinatari riceveranno il contenuto in ordine di inserimento dei contenuti. La maschera di inserimento proporrà un numero di campi sempre dipendente dal numero di caratteri del contenuto inserito, senza porre limiti al numero di parti (messaggi SMS) che possono essere create: Ciascuna parte compilata può essere sempre modificata o eliminata con l apposito pulsante posto sulla sinistra di ogni area di inserimento dei contenuti. Pagina 13

15 5.3 Liste di messaggi SMS nuovi non spediti Tutti i messaggi SMS creati e salvati vengono inseriti nella lista dei messaggi non spediti. La lista segue un ordine cronologico e riporta per ogni messaggio le seguenti informazioni: data di creazione Utente amministratore che ha creato il messaggio data di ultima modifica Utente amministratore che ha modificato il messaggio Ciascun messaggio può essere modificato nei suoi contenuti (mittente, codice, testo) in autonomia dall Utente amministratore fino a quando non verrà inviato a una o più gruppi di contatti. Le altre funzioni a disposizione sono: anteprima del messaggio (o sue parti) elimina messaggio spedisci messaggio Icone: Anteprima Invia Visualizza / modifica Elimina Pagina 14

16 5.4 Anteprima dei messaggi SMS Tutti i messaggi presenti nelle liste dei documenti spediti e nuovi (non spediti), possono essere visualizzati in una maschera di anteprima e se ancora con stato nuovo, possono essere inviati ad un numero di telefonia mobile, simulando in questo modo l invio del messaggio ad uno o più gruppi di contatti. Il messaggio in anteprima non è modificabile. Destinatari multipli dell anteprima devono essere inseriti con una virgola, come separatore. 5.5 Liste di messaggi SMS in archivio spediti I messaggi una volta inviati vengono archiviati nella lista dei messaggi spediti. Dalla lista ciascun messaggio è visualizzabile nei suoi contenuti, può essere eliminato oppure copiato per la creazione di un nuovo messaggio SMS con gli stessi contenuti. Il messaggio una volta copiato, verrà inserito nella liste dei messaggi non spediti. Una volta eliminato un messaggio dall archivio, il suo contenuto verrà perduto definitivamente. Icone: Anteprima Duplica Elimina Pagina 15

17 5.6 Invio di messaggi SMS Selezionando il pulsante Spedisci viene attivata la procedura di invio che consiste di due passaggi: 1) Configurazione dell invio Nella maschera di configurazione dell invio possono essere gestite le seguenti informazioni necessarie per procedere: selezione del gruppo o gruppi di contatti: il messaggio può essere inviato a più gruppi di destinatari data e ora richiesta per l invio: la spedizione di un messaggio SMS può avvenire anche in un momento separato dalla sua creazione in modalità differita. Alert di avvenuto invio (opzionale): al termine dell invio programmato secondo la data e l ora prescelta, AnthericaSMS può avvertire l Utente amministratore della conclusione della spedizione del messaggio. Gli alert possono essere di tipo o SMS. I valori multipli devono essere separati da virgola,. 2) Conferma e richiesta di invio Dopo aver preparato le informazioni per la prenotazione di un invio e premuto il pulsante Procedi, il sistema proporrà una nuova interfaccia con i dati inseriti e selezionati, dalla nuova interfaccia è possibile terminare la procedura di richiesta di invio premendo nuovamente il pulsante Procedi. L invio viene preso in carico da AnthericaSMS a livello di server, è quindi possibile chiudere l applicazione senza attendere la conclusione della spedizione stessa. Pagina 16

18 6. Altre funzioni 6.1 Modulo di registrazione da Web I moduli di registrazione da Web permettono di generare un codice HTML da poter essere integrato in una qualsiasi pagina Web presente sulla rete. Il codice genera un piccolo modulo personalizzabile dove gli Utenti possono registrarsi ad un servizio di Newsletter via SMS gestito grazie al software di AnthericaSMS. La procedura opt-in consente all Utente di ricevere lo stesso messaggio di avvenuta attivazione, presente nell interfaccia di gestione dei Servizi Gruppi di invio (descritta al paragrafo 3.). Selezionando il link Modulo di registrazione da Web, si accede alla lista dei moduli creati, con la possibilità di modificare, eliminare o aggiungerne di nuovi: 6.2 Creazione di un nuovo Modulo di registrazione da Web Dalla lista dei moduli selezionare il pulsante Aggiungi. Ogni modulo deve essere innanzitutto associato ad un servizio o gruppo di invio, dove gli Utenti che utilizzeranno la funzione verranno automaticamente iscritti. Le informazioni necessarie per la preparazione del modulo sono: Titolo: descrizione del modulo. Gli Utenti che si iscriveranno visualizzeranno questa informazione nella intestazione delle pagine di conferma della procedura di attivazione. Selezione di un servizio gruppo di invio: servizio o gruppo di invio a cui gli Utenti si potranno iscrivere tramite il modulo. Dal Servizio selezionato partiranno anche i messaggi di conferma di attivazione precedentemente definiti. Codice HTML: il codice generato da AnthericaSMS. Questo permetterà la creazione, su qualsiasi pagina Web, del modulo personalizzabile per le iscrizioni ad un servizio. Pagina 17

19 Informativa Privacy: l informativa che l Utente visualizzerà e a cui dovrà dare una sua accettazione per procedere nella procedura di iscrizione. Messaggio on screen: messaggio che verrà visualizzato sul modulo al termine della procedura di iscrizione. Indirizzo per spedizione ricevute di avvenuta iscrizione: possono essere inseriti anche indirizzi multipli, separati da virgola,. 6.3 Opzioni di sistema Tra le opzioni di sistema è possibile definire il numero di contatti che possono essere visualizzati nelle varie liste. Il valore predefinito è trenta (30). Inoltre è possibile decidere se gli Utenti che eserciteranno il loro diritto di recesso dai servizi offerti, verranno eliminati definitivamente dal database o semplicemente disabilitati alla ricezione dei messaggi. Questo ultimo è il valore predefinito. Pagina 18

20 6.4 Info amministratore Nell interfaccia proposta all Utente amministratore è possibile impostare il numero di telefonia mobile predefinito, che verrà proposto in tutti i moduli di creazione messaggi SMS (in modalità modificabile): 6.5 Altre funzioni AnthericaSMS raccoglie in questa sezione due funzioni: il controllo della validità di indirizzi un modulo per l invio di un singolo messaggio SMS ad un destinatario non inserito nel database Pagina 19

21 7. Richiedi assistenza 7.1 Come richiedere assistenza Per qualsiasi richiesta di aiuto o segnalazione di problemi a sinistra dell interfaccia di gestione si troverà sempre a disposizione dell Utente SMS Support elemento di AnthericaSMS che permette di comunicare direttamente dal sistema con lo staff di. 7.2 Contatti Antherica S.r.l Via Passo Buole, Reggio Emilia, Italia info@antherica.com Web: Tel: Fax: Pagina 20