EASYAUTOMATION SOFTWARE PER LA COMPLETA GESTIONE DELL AZIENDA

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1 EASYAUTOMATION SOFTWARE PER LA COMPLETA GESTIONE DELL AZIENDA

2 EASYAUTOMATION Easy Automation è la soluzione gestionale facile e completa per le imprese di piccole dimensioni che necessitano di un software in grado di gestire in modo semplice e intuitivo tutti gli aspetti contabili e di magazzino della propria attività. Bolle, fatture, scadenzario clienti e fornitori, prima nota e Iva sono gestiti con un nuovo approccio semplificato, attraverso il quale anche gli operatori non specializzati sono in grado di operare molto velocemente. CARATTERISTICHE PRINCIPALI Anagrafica clienti e fornitori Venditori Gestione pagamenti Piano dei conti Gestione prima nota e schede contabili Scadenzario e Ri.Ba. Stampe contabili Stampe fiscali Gestione documenti Stampe etichette e frontalini Scorta minima e riordini automatici Progressivi articoli e schede Inventario Matricole Distinta base Statistiche Anagrafica articoli OLIBOOK S1300 EXPLOR@ 300XS SOLUZIONI SOFTWARE OLIVETTI Suite di applicativi gestionali per il Retail e l Hospitality: semplici, efficaci e flessibili

3 PRINCIPALI FUNZIONALITÀ ARCHIVI DI BASE ANAGRAFICA CLIENTI E FORNITORI Consente la registrazione delle anagrafiche dei clienti e fornitori, con tutti gli elementi caratteristici. Per ciascuna anagrafica è possibile impostare la modalità di pagamento predefinita, il listino associato, gli estremi bancari. Vengono inoltre gestite le anagrafiche aggiuntive per le destinazioni diverse, che verranno utilizzate nell emissione dei documenti di trasporto. Una particolare funzionalità di export consente l invio automatico di SMS per brevi comunicazioni ai numeri di cellulare inseriti in anagrafica. VENDITORI L archivio dei venditori consente di associare ad ogni documento di magazzino l anagrafica di un possibile venditore o agente. Questo consentirà, tramite la formulazione di statistiche, di conoscere la movimentazione relativa a ciascun venditore. GESTIONE PAGAMENTI L archivio dei pagamenti, in parte già pre-impostato, consente l inserimento delle varie forme di pagamento (rimesse, bonifici, ricevute bancarie) con le varie tipologie di scadenze (una o più rate, gestione del fine mese, ecc.) che possono essere utilizzate nelle registrazioni di prima nota ma anche nella registrazione dei documenti di magazzino, attivi o passivi. La contabilizzazione dei documenti, unita all utilizzo delle forme di pagamento, attiva automaticamente la gestione dello scadenzario e l emissione eventuale delle Ri.Ba. AREA CONTABILITÀ Nell Area Contabilità sono comprese tutte le funzioni per la gestione degli aspetti contabili dell azienda, derivanti sia dalle movimentazioni di magazzino (contabilizzazione automatica dei documenti attivi o passivi), sia dalla prima nota dei movimenti giornalieri (rapporti con banche, clienti, fornitori, ecc.). PIANO DEI CONTI Il programma dispone già di un piano dei conti a due livelli preimpostato per le esigenze di base. È possibile personalizzare il proprio piano dei conti aggiungendo nuovi sottoconti di tipo patrimoniale, economico o conti d ordine. È anche possibile la riclassificazione dei conti economici in raggruppamenti, per la gestione dei centri di costo e ricavo. GESTIONE PRIMA NOTA E SCHEDE CONTABILI I movimenti di prima nota costituiscono il fondamento della gestione contabile dell azienda. È possibile inserire, sia in modalità autonoma, sia in base a causali guidate predefinite, fatture, note di credito, corrispettivi, pagamenti, versamenti. L inserimento avviene sempre in modo semplice e intuitivo, così come la variazione o la cancellazione dei movimenti. La prima nota aggiorna automaticamente i partitari dei sottoconti (generali, clienti o fornitori) e l eventuale scadenzario. Dalle schede contabili dei sottoconti che visualizzano tutti i movimenti contabili di un determinato sottoconto, è possibile richiamare direttamente le registrazioni contabili per una loro eventuale immediata modifica. SCADENZARIO E RI.BA. Lo scadenzario è un archivio automatico suddiviso per cliente e fornitore, nel quale sono inseriti gli importi da riscuotere o da pagare, con la relativa scadenza. Viene generato automaticamente in base alla tipologia di pagamento che è stata inserita nel documento di magazzino o nella registrazione contabile di prima nota, con la possibilità di generare scadenze in rimessa diretta, bonifico, ricevuta bancaria o altro. Sono gestiti pagamenti in più rate. Nel caso di scadenze attive di tipo ricevute bancarie, il programma consente l emissione delle Ri.Ba. in formato elettronico (standard CBI) per la presentazione in banca per l incasso. Lo scadenzario è consultabile per periodo, tipologia di pagamento, attività o passività. Le stampe dello scadenzario, eventualmente personalizzabili, possono essere raggruppate per cliente/fornitore o per scadenza. Dalla gestione delle scadenze è possibile effettuare automaticamente le registrazioni contabili di pagamento che aggiornano i sottoconti cassa, banca e cliente e nel contempo annullano la scadenza. STAMPE CONTABILI È possibile effettuare la stampa del bilancio di verifica con la situazione dei saldi di tutti i conti (oppure solo dei conti clienti o fornitori) e la stampa cronologica di tutte le registrazioni. In questo caso, oltre al periodo di riferimento, è possibile selezionare i movimenti per causale oppure per movimentazione Iva. Il programma permette infine la stampa del bilancio d esercizio a sezioni continue o contrapposte, con la determinazione automatica dell utile o della perdita d esercizio. Il bilancio (così come tutte le altre stampe contabili) può essere esportato sui programmi di Microsoft Office per eventuali ulteriori elaborazioni.

4 STAMPE FISCALI Il programma consente la stampa dei registri Iva acquisti, vendite e corrispettivi e della liquidazione mensile o trimestrale, nella quale vengono riepilogati i movimenti Iva divisi per aliquota e per tipo di detraibilità, e calcolata l Iva da versare o a credito. Per quanto riguarda la contabilità, viene gestita la stampa del libro giornale. AREA MAGAZZINO L area magazzino gestisce tutte le problematiche relative alla movimentazione degli articoli sia in ingresso che in uscita, tramite l inserimento di movimenti di magazzino collegati a causali che determinano automaticamente il carico o lo scarico. La gestione del magazzino si integra perfettamente con la prima nota, potendo generare in automatico la contabilità sia clienti che fornitori derivante dall emissione o il ricevimento di fatture. ANAGRAFICA ARTICOLI L archivio articoli consente l inserimento delle anagrafiche degli articoli di magazzino e dispone di un sistema di classificazione estremamente versatile. Oltre alla tradizionale suddivisione per famiglie e sottofamiglie è possibile classificare gli articoli per gruppi e sottogruppi completamente liberi e adattabili alle esigenze di ciascun settore merceologico. È possibile definire un numero illimitato di articoli, con codifica libera numerica o alfanumerica, gestire i codici a barre addizionali, impostare la scorta minima e il lotto di riordino, il costo standard e il fornitore di riferimento. Sono gestiti articoli descrittivi, fittizi, spesa, lavorazione e articoli obsoleti. Nel caso di collegamento con la prima nota è possibile specificare i sottoconti di costo e di ricavo per la contabilizzazione automatica delle fatture. GESTIONE DOCUMENTI È il nucleo centrale della contabilità di magazzino e delle funzioni commerciali in quanto consente di inserire, modificare, cancellare, stampare o ristampare i documenti di acquisto, vendita, lavorazione, movimentazione fra depositi, rettifiche di inventario, ecc... Gestisce quindi DDT di trasporto (con i dati di accompagnamento, gestione vettori, spese automatiche di trasporto). Fatture di acquisto o vendita, accompagnatorie o differite, ricevute fiscali, bolle interne di carico o scarico, e in generale qualunque tipo di documento che serva per movimentare gli articoli in entrata o in uscita. Gestisce inoltre gli ordini a clienti o fornitori. La gestione dei report di stampa consente la stampa dei documenti anche in formati personalizzati (cambio del formato della modulistica, aggiunta di loghi, ecc.). I documenti possono inoltre essere esportati in diversi formati (PDF, DOC, XLS, GIF, JPG, ecc.) per una loro gestione digitalizzata (es. invio per ). I documenti possono essere automaticamente trasformati in altri documenti di tipo superiore: ad esempio si può trasformare un ordine in bolla (parzialmente o totalmente) o una DDT di trasporto in fattura. Tramite le funzionalità di accorpamento documenti viene gestita la fatturazione differita riepilogativa dai DDT di trasporto. Le operazioni eseguite tramite la gestione documenti aggiornano in tempo reale i progressivi di magazzino. STAMPE ETICHETTE E FRONTALINI In base all anagrafica articoli o direttamente in conseguenza a dei documenti di carico, è possibile effettuare la stampa di etichette o frontalini. Il formato è completamente parametrico e pertanto si possono gestire etichette di qualunque formato e tipologia (in piano, su bobina) e su qualsiasi stampante con driver Windows. Sull etichetta si possono riportare a piacimento i dati dell anagrafica articolo, il prezzo di vendita, il codice a barre, note, loghi, ecc. È altresì possibile la stampa da giacenze, per ristampare etichette o cartellini di prodotti in giacenza per eventuali cambi di prezzo. SCORTA MINIMA E RIORDINI AUTOMATICI Per ogni articolo e per ogni magazzino è possibile definire la scorta minima e il lotto di riordino verso il fornitore. Una apposita stampa segnala gli articoli sottoscorta e una procedura dedicata consente di generare automaticamente n. documento di tipo ordine a fornitore per gli articoli la cui giacenza è inferiore alla scorta minima, che verranno riordinati in base al lotto di riordino specificato. PROGRESSIVI ARTICOLI E SCHEDE Per ogni articolo viene gestita una scheda di progressivi che riporta i totali in quantità e valore relativi alle movimentazioni dei totalizzatori (rimanenze iniziali, carico da acquisti, carichi diversi, carichi da produzione, scarico per vendite, scarico diverso, scarico per produzione) determinando così l esistenza attuale. Per ogni totalizzatore vengono riportati la data e il valore dell ultimo e il penultimo movimento (ad esempio ultimo e penultimo prezzo di acquisto, ultimo e penultimo prezzo di vendita, ecc.).

5 La movimentazione specifica di ogni articolo può essere consultata tramite la scheda movimenti, filtrabile in base a numerosi parametri di richiesta, che indica documento per documento tutte le transazioni registrate, la quantità, il valore, la causale ecc. INVENTARIO I numerosi parametri con i quali può essere richiesta (per famiglia e/o sottofamiglia, per fornitore, per gruppi personalizzati, con giacenze sopra o sotto lo zero) la rende particolarmente utile e flessibile. Anche questa stampa può essere personalizzata a seconda delle proprie esigenze, si può scegliere l ordinamento di stampa e il metodo di valorizzazione della rimanenza finale. Per la realizzazione dell inventario di fine anno, è possibile registrare delle conte inventariali e verificare automaticamente la corrispondenza tra l inventario fisico e quello contabile, generando automaticamente - se lo si desidera - i documenti di magazzino di riallineamento. La chiusura di magazzino di fine anno determina in automatico le rimanenze e le valorizza a seconda del parametro richiesto (ultimo costo, costo medio ponderato, LIFO). MATRICOLE La gestione delle matricole consente la rintracciabilità di particolari oggetti per i quali è necessario una identificazione univoca. È quindi possibile abbinare ad ogni carico o scarico di determinati articoli l indicazione di una matricola, pertanto ogni movimento riferito ad una singola unità di articoli quali orologi, apparecchi informatici, elettrodomestici o in generale articoli per i quali è necessaria una rintracciabilità, viene collegato all indicazione di un codice alfanumerico (matricola). Questo rende possibile la consultazione dei movimenti di una certa matricola (ad es. per rintracciare una garanzia) oppure la movimentazione generale delle matricole di un articolo, determinando automaticamente quali matricole risultano ancora in casa. Lo scarico delle matricole in fase di vendita può essere effettuato con una selezione automatica tra le matricole che risultano in giacenza. DISTINTA BASE La distinta base automatica consente di automatizzare lo scarico dei componenti di un prodotto finito, senza dover necessariamente eseguire i cicli di produzione. Per ogni articolo padre (cioè un articolo composto da altri prodotti) è possibile indicare la lista delle parti componenti (codice e quantità utilizzata, comprendendo anche, se lo si desidera, quote di lavorazione o spese generali). La vendita di questo articolo comporterà (in maniera automatizzata, in tempo reale o differito) lo scarico automatico dal magazzino di tutti i componenti coinvolti. È sempre possibile gestire in maniera manuale i cicli di produzione (producendo prima gli articoli da porre in vendita). Delle funzioni automatiche consentono di ricalcolare il costo standard dei prodotti padre in base ai componenti e di stampare la distinta base con le ipotesi di fabbisogno per la produzione di determinate quantità di prodotto. La distinta base può essere utilizzata anche per la gestione di prodotti kit, cioè assemblaggi di prodotti venduti ad un prezzo forfettario (ad. es. un cesto natalizio). STATISTICHE Consente le statistiche relative ai movimenti di magazzino, con molteplici possibilità di combinazioni di dati, sia di acquisto che di vendita, varie forme di ordinamento e numerose possibilità di filtri. È possibile ad esempio selezionare le vendite di un determinato periodo, di una sola marca di prodotto, o reparto, o famiglia, oppure solo delle vendite effettuate ad un certo cliente, e altre combinazioni. Vengono calcolati numerosi dati (tra cui il costo del venduto, le percentuali di ricarico, il margine di guadagno, l incidenza percentuale sugli acquisti o sulle vendite, ecc.) di cui solo alcuni sono utilizzati nei report che vengono messi a disposizione ancora. Il modulo statistiche infatti consente, tramite il report designer, di personalizzare le proprie stampe e di inserire nei report personalizzati le informazioni che più interessano, secondo l elenco riportato più avanti. Tra i filtri disponibili (che possono agire anche contemporaneamente), oltre a specificare i limiti di date, è possibile: Selezionare i documenti di magazzino dai quali trarre i dati per la statistica Impostare un filtro per magazzino Impostare un filtro per cliente o per fornitore Impostare un filtro per famiglia e/o sottofamiglia Impostare un filtro per gruppo o sottogruppo. Le statistiche possono essere raggruppate per reparto, per famiglia/sottofamiglia e per fornitore. Easy Automation viene venduto esclusivamente da Rivenditori Autorizzati in grado di fornire assistenza tecnica qualificata e consulenza pre e post vendita.

6 SOLUZIONI SOFTWARE OLIVETTI EASYAUTOMATION BEAUTYAUTOMATION Ge.Rì.AUTOMATION RETAILSHOP Prestazioni riferite ad un utilizzo del Software in condizioni ottimali. Con riserva di variazione delle caratteristiche tecniche. I marchi registrati appartengono ai rispettivi proprietari. Easy Automation è una Soluzione Software distribuita da Olivetti S.p.A. (07/10) - Codice: OLIVETTI S.P.A. VIA JERVIS IVREA (TO) ITALIA