Versione 1.00 DATASOFTWARE SRL. Manuale utente. SIGAO-Win Magazzino

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1 Versione 1.00 DATASOFTWARE SRL Manuale utente SIGAO-Win Magazzino

2 MANUALE DELL UTENTE SIGAO-Win Magazzino DataSoftware Srl Via Carlo Rosselli, Putignano (BA) Tel Fax

3 Sommario

4 Capitolo 1 Magazzino Per gestire correttamente il Magazzino Articoli, è necessario prestare particolare attenzione alle Causali di Magazzino: scegliere Archivi di Base Causali

5 Codice: campo alfanumerico di 8 caratteri; identifica la Causale. Descrizione: campo alfanumerico di 80 caratteri; descrive la Causale. Tipo di movimento ai fini della tracciabilità: da utilizzare se si deve gestire la tracciabilità del prodotto. Valori ammessi: nessuno Carico (Nuovo Lotto) Scarico/Reso (da lotto esistente) Tipo Documento: associare il tipo di documento cui si riferisce la Causale. Esempio: alla Causale Fattura di Vendita si assocerà il tipo Fattura oppure Fattura Immediata. Numerazione automatica: attivare questo campo se al tipo documento è associata una numerazione interna automatica. Esempio: fattura di vendita attribuirà in automatico la numerazione ai documenti; mentre fattura di acquisto non attribuirà la numerazione in automatico, a meno che si voglia gestire in automatico un protocollo interno delle fatture di acquisto. Serie: è la serie del documento, alla quale è associata la numerazione interna automatica, Viene richiesta se è attiva la Numerazione automatica. 3

6 Controparte: indicare la controparte associata al tipo di documento. Esempio: per fattura di vendita la controparte è il cliente. Quando la controparte è Deposito si attiva automaticamente un nuovo campo in cui richiede la Causale Richiamata (vedi oltre). Causale per fatturazione automatica: si attiva solamente se Tipo Documento = Doc. di Trasporto. In questo campo si deve inserire la Causale Fattura di Vendita dopo DdT, solo se è prevista la fatturazione automatica del documento di trasporto. Tipo IVA: per i documenti con IVA (fatture, note credito, note debito, corrispettivi), indicare il tipo Iva associato (acquisto, vendita, vendita con corrispettivo). Tipo Registrazione: i campi ammessi sono Normale o Inversa. (Usare Inversa in caso di Nota Credito). Gestione Contabile automatica: segnare questo campo se si desidera che il movimento produca in automatico la registrazione contabile. Esempio: segnando questo campo, la causale Fattura di acquisto produrrà in automatico la registrazione contabile della fattura in primanota. Gestione automatica Scadenze: segnare questo campo se si desidera che il movimento produca in automatico le scadenze relative al documento. Esempio: segnando questo campo, la causale Fattura di acquisto produrrà in automatico le scadenze relative alla modalità di pagamento del documento che si registra. Se il documento fattura di acquisto ha come condizione di pagamento 30/60 gg. d.f., produrrà in automatico due distinte registrazioni (partite) con le date di scadenza 30 e 60 gg. dalla data della fattura. Causale del Trasporto: da indicare se sul documento che si genera deve riportare la causale relativa al trasporto. Esempio: per i Ddt (Documenti di Trasporto) emessi, riporta nella stampa del documento la Causale del Trasporto. Unità di misura: indicare se l unità di misura dell articolo di magazzino si riferisce ad Acquisto oppure a Vendita. Controconto Articoli: non obbligatorio, indicare se il conto del Piano dei Conti da utilizzare nell eventuale registrazione contabile è quello relativo alle Vendite o agli Acquisti. Prezzo proposto: selezionare il prezzo che deve essere proposto in automatico. 4

7 Automatismo scarico articoli composti: segnare questo campo se si devono movimentare Articoli di Magazzino Composti (Distinta Base). In questo caso è possibile, con un unico movimento di magazzino legato alla Causale che si sta utilizzando, produrre in automatico 3 diverse registrazioni (movimenti di magazzino): il movimento legato alla causale che si sta utilizzando; scarico a produzione delle materie prime di cui si compone l articolo che si sta movimentando (selezionando la Causale per scarico automatico a produzione); carico da produzione del prodotto finito, cioè dell articolo che si sta movimentando (selezionando la Causale per carico automatico da produzione). Selezionare anche la modalità : normale oppure inversa (da usare per Resi). N.B. se non vengono indicate Causali Automatiche, sarà applicato ai singoli componenti il trattamento della Causale Principale (quella che si sta codificando). Causale Richiamata: si attiva se la controparte (vista in precedenza) contiene il valore deposito. Inserire in questo campo il Codice della Causale richiamata, ed automaticamente farà due movimenti: un primo con la Causale Principale ed un secondo con la Causale Richiamata. Esempio: scarico merce tra depositi. Con un solo movimento scaricherà la merce del deposito di partenza e caricherà la merce nel deposito destinazione. Campi articolo da aggiornare: segnare i rispettivi campi che si desidera siano aggiornati in automatico quando si utilizza la Causale. 5

8 Trattamento per articoli di magazzino (+, -): il segno + in questi campi significa che deve aggiungere il valore inserito; il segno - in questi campi significa che deve sottrarre il valore inserito; nessun valore significa che il movimento non interessa il campo. Esempio: 1. causale Fattura di Vendita deve avere il segno + sia a Quantità che a Valore nella voce Vendita per fattura ; 2. causale Documento di Trasporto che scarica il magazzino solo a quantità, deve avere il segno + a Quantità nella voce Vendita per fattura quando poi si produce la Fattura dal DdT, la causale Fattura dopo DdT deve avere il segno + a Valore nella voce Vendita per fattura : in questo modo la causale DdT scarica il magazzino per la sola Quantità, e la causale Fattura dopo DdT scarica il magazzino per il Valore. 3. causale Fattura di Acquisto dopo Ordine a Fornitore, deve avere il segno + a Quantità e Valore nel campo Acquisto, e deve avere il segno - a Quantità e Valore nella voce Ordini a Fornitori. INSERIMENTO ARTICOLI DI MAGAZZINO 6

9 Selezionare Magazzino Articoli Inserimento Nuovo Articolo Codice Mnemonico: campo alfanumerico di 20 caratteri. Identifica l articolo di magazzino. Tipo di prodotto: selezionare il tipo di prodotto (Normale, Materia Prima, Prodotto Finito). Ubicazione: campo alfanumerico di 12 caratteri. Indica la posizione del prodotto all interno del magazzino. Descrizione: campo alfanumerico di 80 caratteri, descrive l articolo di magazzino. Si può continuare con la descrizione, con un click del mouse sull icona della mano che appare a video. Articolo alternativo: indicare ed associare un articolo alternativo di magazzino; nel caso in cui non esista disponibilità per questo articolo, riconduce in automatico al codice alternativo. Gestione Lotti: segnare questo campo, se si devono gestire i Lotti. Taglie/Colori: l attivazione di questo campo consentirà, attraverso la cartella Colori/Taglie, l inserimento dei valori corrispondenti ai diversi colori, alle taglie/dimensioni, all eventuale terza dimensione (compressione, coppa, ecc.). Composto: segnare questo campo, se l articolo è composto da una Distinta Base. 7

10 N.B. uno solo di questi tre campi può essere selezionato. Al momento non è ancora possibile gestire i Lotti associati ad un articolo con Taglia/Colore. Unità di misura: indicare la unità di misura principale dell articolo di magazzino, e l unità di misura secondaria, con il relativo fattore di conversione. È possibile gestire due distinte unità di misura, ed avere in automatico la situazione per ciascuna unità di misura. Unità di misura da proporre per Acquisti e Vendite: indicare quale unità di misura deve essere utilizzate per gli Acquisti e quale per le Vendite. Offerta: indicare il tipo di offerta, e la data di scadenza. Controconto: indicare il codice del conto merci relativo all acquisto ed alla vendita (da Piano dei Conti). Categoria: selezionare la Categoria Merceologica cui appartiene l articolo. Le Categorie Merceologiche sono gestite in Archivi di Base. Reparto: proposto in automatico, deriva dalla Categoria Merceologica, ed è utile solo nel caso di collegamento a Registratore di Cassa. IVA Acquisti: selezionare il codice IVA Acquisti, dalla tabella a tendina. IVA Vendite: selezionare il codice IVA Vendite, dalla tabella a tendina. Fornitore abituale: selezionare il Fornitore abituale dell articolo, dalla tabella a tendina. Costo ultimo acquisto / unità di misura acquisto: indicare il costo dell ultimo acquisto effettuato dal fornitore. Questo campo è aggiornato in automatico, se nella Causale di Magazzino relativa all acquisto è segnato il campo Ultimo Costo d Acquisto. Prezzo di Vendita Comprensivo di IVA: segnare il campo, se il prezzo di vendita da proporre nei movimenti deve essere comprensivo di IVA. Ricalcalo automatico: segnare questo campo se si vuole predeterminare in automatico il prezzo di vendita come ricalcolo sul costo ultimo di acquisto. Arrotondamento: indicare il numero di decimali per l arrotondamento del prezzo, durante il ricalcalo automatico. Prezzo di vendita base: indicare il Prezzo di vendita base dell articolo, se esistente. Ricarico su costo ultimo di acquisto in %: indicare la percentuale di cui si deve ricaricare il costo ultimo di acquisto, per determinare il prezzo di vendita, se 8

11 calcolato in questo modo. Se il prezzo di vendita base è indicato, propone la % di ricarico teorica come rapporto tra prezzo di vendita/prezzo di acquisto. Sconto cliente: è possibile indicare due percentuali di sconto sul prezzo di vendita, ed anche un importo in valore assoluto da detrarre dal prezzo di vendita. Prezzo di vendita personalizzato per listino clienti: selezionare dal menu a tendina come deve essere calcolato il prezzo di listino in funzione del codice listino del cliente (prezzo di vendita base; sconto sul prezzo di vendita base; ricarico su costo ultimo di acquisto). Listino 1 (%): indicare la percentuale da applicare ai clienti che hanno il Codice Listino 1. Listino 2 (%): indicare la percentuale da applicare ai clienti che hanno il Codice Listino 2. Listino 3 (%): indicare la percentuale da applicare ai clienti che hanno il Codice Listino 3. Scorta minima: indicare la scorta minima al di sotto della quale deve segnalare l articolo di magazzino come sotto scorta. Lotto di riordino: indicare la quantità per il riordino, se necessaria e richiesta dal fornitore. Numero giorni per ordine: indicare il numero di giorni che intercorrono dalla data dell ordine a quando la merce viene consegnata in magazzino. Utile per determinare il livello di scorta minima ottimale, attraverso i tempi di approvvigionamento e le vendite effettuate. Note: è un campo in cui riportare le annotazioni relative al prodotto, etc. Click con il mouse si edita un testo word. Aggregazione depositi: indicare i Depositi nei quali gestire l articolo, separati dalla virgola; non indicare nulla se l articolo è gestito in tutti i depositi. Non Conformità: sulla parte alta sinistra della videata, e serve per gestire le Non Conformità legate all articolo. Le non conformità sono anche gestite automaticamente durante la registrazione dei documenti di acquisto. 9

12 Gestione Non Conformità: Data di rilevazione: è la data in cui viene rilevata la Non Conformità. Anomalia: selezionare il tipo di anomalia, dal menu a tendina. Rilevatore: indicare chi ha rilevato la Non Conformità. In automatico è gestito un archivio dei soggetti rilevatori. Attività di rilevazione: selezionare dal menu a tendina. Attività di origine: indicare l attività che ha dato origine alla non conformità. Livello di severità/rilevanza: selezionare dal menu a tendina. Tipologia: selezionare la tipologia della non conformità. Con un click del mouse sull icona della mano si può gestire l archivio delle tipologie. Descrizione dettagliata del malfunzionamento/esigenza: campo descrittivo. Causa rilevata: campo descrittivo. Indicazione sommaria dell intervento: campo descrittivo. Azione correttiva / preventiva: campo descrittivo. Verifica efficacia azione intrapresa: campo descrittivo. 10

13 Data apertura: indicare la data di apertura della Non Conformità. Data di chiusura: indicare la data di chiusura della Non Conformità. Tempo impiegato in ore: indicare il tempo impiegato per la gestione della Non Conformità, espresso in ore. Esito: selezionare dal menu a tendina. Indicare se il rapporto di fidelizzazione è salvaguardato. Inserito un Articolo di Magazzino, oppure richiamato un Articolo già inserito, si attivano nuove Cartelle. L unica cartella che varia è quella relativa al tipo di articolo: si attiva la cartella Lotti se l articolo gestisce i Lotti di produzione; si attiva la cartella Taglie/Colori se l articolo gestisce le Teglie e Colori; si attiva la cartella Distinta Base se l articolo è composto. 11

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15 CODICI A BARRE I Codici a Barre associati all articolo possono essere anche più di uno. È possibile gestire i Codici a Barre interni all azienda, con una numerazione definita internamente, oppure codici a barre attribuiti dall azienda fornitrice. Per la gestione dei codici a barre, se interni oppure esterni, si veda IMPOSTAZIONI DATI AZIENDALI E PARAMETRI MAGAZZINO 13

16 SITUAZIONE Visualizza la situazione dell articolo, anche per singolo deposito, per tutti i depositi: 14

17 MOVIMENTI Visualizza tutti i movimenti relativi all articolo selezionato. Per richiamare un singolo movimento, fare doppio click sulla riga su cui si è posizionati. 15

18 LOTTI Questa cartella si attiva se l articolo di magazzino gestisce i Lotti (deve essere attivo il flag Gestione Lotti). N.B. Per gestire i Lotti, si devono utilizzare le casuali di magazzino che abbiano attivo il campo Tipo di movimento ai fini della tracciabilità. Se questo campo contiene valore nullo oppure il valore nessuno non sarà possibile gestire i Lotti. Durante la registrazione del movimento di carico con lotti, se la causale che si sta usando gestisce i lotti, viene identificato il Lotto con un numero ed è richiesta la data di scadenza del lotto. 16

19 TAGLIE/COLORI Questa cartella si attiva se l articolo di magazzino gestisce le Taglie/Colori (deve essere attivo il flag Taglie/Colori). 17

20 Per gestire i Colori, le Taglie e la Terza Dimensione (es. Compressione, Coppa, ) si deve cliccare con il mouse sulla parte alta dello schermo alla voce Colori/Taglie, contrassegnata dalle barre varticali colorate: Quindi appare la maschera nella quale indicare uno sotto l altro i colori (nella colonna Colori), le taglie (nella colonna Taglie), le compressioni (nella colonna Compressioni). 18

21 A formare la tabella seguente: Per vedere la giacenza relativa ad una Compressione, selezionare le compressioni dal menu a tendina del campo Compr. 19

22 Quindi per la Compressione 60 : 20

23 È possibile vedere la situazione anche per Valore della Giacenza Reale: Quindi Per gestire prezzi differenziati, al variare delle taglie, dei colori e delle compressioni, si devono attivare i campi: 21

24 Valori diversi per Taglia/Colore: Costo ultimo acquisto (se gestire prezzi diversi in acquisto) Prezzo vendita base (se gestire prezzi diversi nella vendita) Scorta minima (se si vuole la scorta minima per singola taglia/colore) Lotto di riordino (se gestire il lotto di riordini differenziato per taglia/colore) L icona DETTAGLI visualizza la situazione dettagliata e suddivisa per taglia/colore/compressione: 22

25 DISTINTA BASE Questa cartella si attiva se l articolo di magazzino è un articolo composto. Inserire gli articoli che contribuiscono alla formazione del prodotto finito, indicando la quantità. È possibile inserire articoli non presenti a magazzino, ad esempio una Descrizione libera, un commento in Distinta Base, ecc. N.B. fare attenzione alla corretta codifica delle Causali di magazzino, nella parte relativa all Automatismo scarico articoli composti. 23

26 FORNITORI Per tutti i carichi effettuati, visualizza: la data del carico il costo unitario il fornitore il codice che il fornitore attribuisce all articolo. 24

27 PREZZI CLIENTI Visualizza tutti i clienti che hanno acquistato l articolo, il prezzo di vendita e gli sconti applicati. PREZZI FORNITORI Visualizza tutti i fornitori da cui si è acquistato l articolo, il costo di acquisto e gli sconti applicati. 25

28 STORICO VARIAZIONI Visualizza lo storico delle variazioni effettuate sull articolo. Data e ora della variazione Utente che ha effettuato l operazione La descrizione delle variazioni effettuate 26

29 IMMAGINI Permette di associare una o più immagini all articolo. Selezionare Gestione Immagine Scegliere l origine da cui acquisire l immagine 27

30 È possibile acquisire l immagine anche da file, da fotocamera, da qualsiasi fonte digitale esterna. NON CONFORMITA Funzione già vista in precedenza. 28

31 CLIENTI Gestione dell archivio Clienti 29

32 Gestione dell archivio Fornitori Movimenti (carico/scarico) 30

33 Inserimento Nuovo Documento Selezionare la Causale; a seconda del tipo della causale si attivano campi diversi che consentono di inserire correttamente e completamente il documento. 31

34 Una volta inseriti e confermati i dati della Testata del documento, si apre una nuova videata (Corpo) nel quale si deve inserire il Codice dell Articolo di Magazzino, oppure si può inserire direttamente la Descrizione e in questo caso non avverrà nessun carico/scarico di magazzino. Se l articolo di magazzino richiamato gestisce i Lotti, è importante che la Causale inserita nella Testata del documento gestisca i Lotti. Se l articolo di magazzino richiamato gestisce le Taglie/Colori, richiederà la quantità per ciascun colore e taglia, e, se gestita, anche della terza dimensione (es. compressione). È possibile associare anche prezzi diversi al variare delle taglie/colori/compressioni (vedi Valori diversi per taglie/colori, pag. 22). 32