PROVINCIA DI VERONA segretario direttore generale

Transcript

1 Verona, 28 luglio 2011 Determinazione organizzativa n. 158/2011 pagina 1/ 4 Ai signori dirigenti Ai signori titolari di posizione organizzativa ed alta professionalità Al personale interessato Oggetto Decisione Attivazione della bacheca auto per le autovetture inserite nel relativo regime di gestione. 1) Stabilisco l attivazione della gestione della assegnazione delle auto tramite bacheca informatica a partire da martedì 16 agosto ) La misura è attivata per le autovetture inserite nell allegato elenco (allegato A), consistenti in quelle in dotazione alle strutture provinciali che operano presso Palazzo Capuleti. 3) Le autovetture sono suddivise tra: uso riservato (destinate esclusivamente ad un servizio); uso libero (utilizzabili da più servizi). 4) Nella bacheca devono quindi essere inserite tutte le chiavi delle auto in questione. Motivazione Il piano di razionalizzazione inerente il parco auto della Provincia , inserito nella relazione revisionale e programmatica approvata con deliberazione del Consiglio provinciale di approvazione del Bilancio, prevede tra le misure organizzative l attivazione della bacheca auto per la gestione dell utilizzo di alcune autovetture provinciali. In questa fase le autovetture interessate sono quelle posizionate presso palazzo Capuleti. Per ottimizzare la gestione delle autovetture di servizio in dotazione agli uffici di Palazzo Capuleti è stato individuato un sistema denominato Bacheca elettronica che contiene tutte le chiavi del predetto parco macchine. Il sistema, composto da una bacheca per la distruzione delle chiavi, da un software per la prenotazione e da chip elettronici applicati ai badge del personale, consente la prenotazione delle auto interessate, la distribuzione delle chiavi e la registrazione del loro uso. Tutti gli interessati in tempo reale potranno verificare la disponibilità delle auto. Responsabile procedimento Settore direzione generale (02) responsabile Giuseppe Giuliano rif. protocollo n. telefono e fax allegati n. 1 Allegato A det. org. bacheca auto giuseppe.giuliano@provincia.vr.it file 158_ bacheca_auto_informatica.odt

2 Determinazione organizzativa n. 158/2011 Pagina 2/4 Cosa fare A decorrere da martedì 16 agosto 2011 l utilizzo delle autovetture gestite attraverso la bacheca sarà consentito esclusivamente al personale individuato dai dirigenti e che successivamente abbia provveduto ad accreditarsi nell apposito software. L accredito, possibile in ogni momento, è compiuto a seguito del primo accesso all applicativo di prenotazione delle auto con il proprio account di dominio al seguente indirizzo: Questo link è presente anche nell'area utenti interni del portale provinciale, alla voce Agenda auto. Entrati in Agenda auto gli utenti abilitati visualizzeranno le autovetture per le quali sono stati abilitati e potranno prenotare il veicolo prescelto precisando orario e destinazione. Eseguita la prenotazione, l utente ritirerà la chiave dalla bacheca il giorno e l'ora corrispondenti. Qualora l utente non abbia più necessità di utilizzare l autovettura deve tempestivamente procedere alla cancellazione della prenotazione per consentirne la fruizione da parte di altro personale. Per l'uso dell'applicazione l'u.o. informatica predisporrà apposite istruzioni da distribuire a tutti gli utenti. Le chiavi potranno essere prelevate dalla bacheca solo dagli utenti abilitati (ossia autorizzati a prenotare il mezzo e alla guida dello stesso); all'abilitazione si provvederà con l apposizione di un chip adesivo sul badge personale dei dipendenti normalmente in uso per le timbrature. Alcune autovetture saranno riservate in uso esclusivo alle strutture di assegnazione a seguito delle esigenze manifestate dai servizi interessati in relazione alla strumentazione specifica su tali veicoli installata o per altre ragioni operative. Le altre autovetture sono ad uso libero, nel senso che, pur risultando in dotazione ad un determinato settore/servizio, il personale autorizzato potrà usufruirne tramite il sistema della bacheca. Per l abilitazione di nuovo personale o la cancellazione di quello precedentemente indicato i dirigenti avranno cura di segnalare via i relativi nominativi all u.o. informatica e al servizio contratti pubblici. Gli utenti avranno cura di riporre correttamente tutte le chiavi delle autovetture nella bacheca in modo da agevolare la razionalizzazione dell utilizzo dei veicoli ed il monitoraggio della fruizione degli stessi utilizzo delle auto.

3 Determinazione organizzativa n. 158/2011 Pagina 3/4 E prevista una gestione manuale della bacheca nel caso di mancato funzionamento per blocchi alla rete o per black out. La chiave per lo sbloccaggio manuale sarà custodita da ufficio che sarà appositamente individuato, che provvederà ad affidare personalmente le chiavi a chi ne ha bisogno. La bacheca dalla quale prelevare le chiavi è collocata prima dell'ingresso dell'ufficio Relazione con il Pubblico di Palazzo Capuleti. Presso l u.o. informatica è identificata la postazione denominata gestore del sistema per la modifica dei parametri di gestione delle chiavi. L u.o. informatica organizzerà entro il 5 agosto 2011 un incontro di formazione al quale sarà invitata a partecipare una persona per ogni servizio interessato. La persona formata: - riceverà i chip da applicare sui badge in numero pari agli utenti abilitati nel proprio servizio; - trasmetterà le informazioni ai colleghi del medesimo servizio; - assisterà i colleghi nell apposizione del chip. Sottolineo l estrema attenzione nel posizionamento del chip secondo le istruzioni che saranno fornite poiché l errata applicazione compromette la funzione della timbratura del badge personale. Nel caso di smarrimento delle chiavi e portachiavi dell auto il dipendente dovrà: 1) farne denuncia direttamente e personalmente all autorità giudiziaria; 2) avvertire via , o comunque per iscritto, l u.o. Informatica ed il Servizio contratti pubblici Nel caso di smarrimento del chip associato al badge, il dipendente dovrà seguire la stessa procedura prevista per lo smarrimento del badge. Gli utenti delle autovetture avranno cura di: - provvedere al rifornimento delle autovetture quantomeno in corrispondenza del primo momento di segnalazione dello stato di riserva del carburante, in modo da non creare disagi al successivo utilizzatore; - segnalare eventuali problematiche relative al mezzo al servizio che lo ha messo a disposizione; - tenere pulito ed ordinato l interno delle vetture; - compilare, sino a diverso monitoraggio, il libretto con destinazione e chilometri.

4 Determinazione organizzativa n. 158/2011 Pagina 4/4 Avvertenze L'orario del prelevamento, della restituzione della chiave e del nome dell'utilizzatore, è registrato in un data-base con possibilità di stampa giornaliera/settimanale o mensile. L u.o. informatica avrà cura di inviare i report estratti dal software al servizio contratti pubblici entro il mese successivo a quello di riferimento. F.to Giuseppe Giuliano

5 Allegato A alla determinazione organizzativa n. 158 del 28 luglio 2011 modello targa servizio Panda 1.2 Dynamic Eco EB098GK Lavoro/C.F.P. Panda 1.2 Dynamic Eco EB527GJ Lavoro Fiat Panda 1.2 4x4 EB050GK ecologia Panda 1.2 Dynamic Eco EB086GK ecologia Panda 1.2 Dynamic Eco EB449GR trasporti Fiat Panda 1.2 4x4 EB069GK protezione civile Grande Punto 1,3 diesel EB181GC edilizia Panda 1.2 Dynamic Eco EB703GJ edilizia Panda 1.2 Dynamic Eco EB099GK edilizia Panda 1.2 Dynamic Eco EB078GK edilizia Grande Punto 1,3 diesel EB436GR viabilità Grande Punto 1,3 diesel EB184GC viabilità Panda 1.2 Dynamic Eco EB092GK viabilità Panda 1.2 Dynamic Eco EB093GK progettazione Panda 1.2 Dynamic Eco EB090GK progettazione Grande Punto 1,3 diesel EB182GC progettazione Fiat Panda 1.2 4x4 EB067GK progettazione F.to Giuseppe Giuliano

6