REGOLAMENTO PER LA CERTIFICAZIONE DELLE EMISSIONI DI CO2 (EMISSION TRADING EU-ETS - Direttiva 2003/87/CE e s.m.i)

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1 Pag. 1 di 10 REGOLAMENTO PER LA CERTIFICAZIONE DELLE (EMISSION TRADING EU-ETS - Direttiva 2003/87/CE e s.m.i) approvata dal Consiglio di Amministrazione dell Istituto Italiano dei Plastici S.r.l. in data 29/03/ /12 Aggiornamento generale RD DIRETTORE ED. DATA VARIAZIONI VERIFICA APPROVAZIONE

2 Pag. 2 di 10 INDICE 1. SCOPO GENERALITA RICHIESTA DI CERTIFICAZIONE REQUISITI AGGIUNTIVI IIP FASE DELLA VERIFICA EU_ETS FASE 1 : VERIFICA INIZIALE FASE 2 : VERIFICA DI CONVALIDA FASE 3: REVISIONE TECNICA INDIPENDENTE DISCREPANZE O NON CONFORMITA AZIONI CORRETTIVE DA INTRAPRENDERE CONVALIDE ANNUALI MODIFICHE ALL IMPIANTO MODIFICHE AI REQUISITI DELLA CONVALIDA DI BILANCIO RECLAMI, RICORSI E CONTENZIOSI RISERVATEZZA...

3 Pag. 3 di SCOPO Il presente regolamento ha lo scopo di regolare e descrivere le attività di verifica e convalida previste dalla Direttiva Europea 2003/87 e s.m.i. Nel periodo di riferimento il monitoraggio e la Verifica dei bilanci saranno riferiti al solo gas ad effetto serra anidride carbonica, di seguito denominato CO2. Le attività indipendenti condotte da IIP, saranno descritte come verifiche del bilancio di CO2 intendendo per questo una verifica di conformità del sistema di raccolta dati, di monitoraggio e di comunicazione predisposto dall organizzazione e la convalida dei dati annuali di emissione di CO2 da parte dell ente IIP. Eventuali verifiche di bilancio di gas serra, all interno dei meccanismi flessibili previsti dal Protocollo di Kyoto e dalla Direttiva 2004/101/CE, terranno conto del presente Regolamento, della normativa applicabile e delle esperienze fatte nel quadro degli adempimenti previsti dalla normativa vigente. Le normative di riferimento per il presente REGOLAMENTO sono : Direttiva 2003/87/CE Direttiva 2008/101/ Direttiva 2009/29/CE del parlamento Europeo Decisione 2007/589/CE Decisone 2009/339/CE Decisone 2009/73/CE Decisone 2009/450/CE D.Lgs 216/06 D. Lgs. 7 marzo 2008, n. 51 Deliberazione 14/2009 Deliberazione 27/2009 Deliberazione 10/2010 DEC/RAS/096/2006 IETA Verification Protocol v EA 6-03, Guidance for Recognition of Verification Bodies Under EU ETS Directive La certificazione (da parte indipendente qualificata),delle emissioni annuali di CO2 consente all azienda di inviare tale comunicazione all Autorità Competente per ottenere il saldo delle quote di Anidride Carbonica rispetto a quelle previste dalla relativa Decisone di Assegnazione. Particolari procedure pubblicate in Italia dalla Autorità Nazionale Competente (ANC), saranno immediatamente recepite dal presente regolamento. Il presente Regolamento indicherà con il termine di Gestore l organizzazione richiedente la certificazione EU_ETS e VALUTATORE il soggetto incaricato da IIP per svolgere la suddetta attività. Nel presente regolamento sono quindi descritte le azioni che sia IIP che il Gestore" devono intraprendere al fine di completare il processo di verifica e di certificazione dell emissione annuale di CO2. 2. GENERALITA Il processo di verifica è composto dalle seguenti fasi: - FASE PRELIMINARE : Riesame del contratto da parte IIP - FASE 1 : Riesame strategico e Verifica di conformità - FASE 2 : Valutazione di dati e Risoluzione delle anomalie - FASE 3 : Valutazione, Registrazione e chiusura Revisione tecnica indipendente - OPINIONE DI VERIFICA Le attività di verifica e convalida del bilancio emissivo hanno lo scopo di emettere una opinione di verifica, detta Statement Opinion, positiva nel senso di conformità ai regolamenti relativi. Tale attestazione è necessaria per ogni impianto soggetto alla Direttiva 2003/87 e s.m.i. al fine di comunicare l ammontare delle quote emesse alla ANC. A tale comunicazione, da eseguire entro il 31 marzo di ogni anno, seguirà una restituzione delle quote di emissione per il successivo scambio nella borsa europea (Emission Trading Scheme), entro il 30 aprile di ogni anno. Il Gestore che richiede di ottenere e mantenere la certificazione EU_ETS, e cioè una opinione di verifica positiva, dovrà dimostrare di mantenere i requisiti riportati nella direttiva mediante una verifica di Terza Parte Indipendente. La certificazione/convalida delle quote rilasciata da IIP è relativa esclusivamente alle attività identificate nella richiesta di convalida e presenti nel sito.

4 Pag. 4 di 10 Per scopo della verifica si intende la verifica di conformità delle informazioni inerenti la normativa di riferimento e le attività/processi oggetto dell EU-ETS, così come riportate nella Decisione 2007/589/CE della Unione Europea. 3. RICHIESTA DI CERTIFICAZIONE Il questionario informativo rappresenta la base per la raccolta delle informazioni necessarie a per la formulazione dell offerta ad un Gestore che richieda la certificazione (richiedente). Tale questionario deve contenere le seguenti informazioni: riferimenti della società e dell impianto richiedente la certificazione e del referente al suo interno; settore di attività ed il gruppo per quantità di emissione (All. I Direttiva 2009/29/CE) attività svolte in ciascun impianto sottoposto a Direttiva, il numero di emissioni e la quantità di CO2 emessa in un anno; tipo di combustibile utilizzato metodo per il controllo delle emissioni di CO2; informazioni sul sistema di gestione dati. IIP, sulla base delle informazioni fornite invierà un offerta a copertura dei costi della Fase 1 e della Fase 2 del processo di verifica. L offerta specificherà i costi di emissione della Opinione di Verifica, della gestione e della pianificazione delle verifiche annuali successive. Se non espressamente specificato la quotazione delle sole attività annuali, relative al bilancio di emissione relativo al periodo la stessa di quella prevista per il primo anno alla sola FASE 2. A richiesta del Cliente verrà fornita inoltre la quotazione di un eventuale pre-audit a carattere facoltativo. Le fasi di verifica, quelle successive alla verifica del primo anno e quelle di pre-audit saranno specificate nell offerta di certificazione. I termini e le condizioni relative sono descritti nel Contratto di Certificazione. In conformità alle prescrizioni della EA 6-03, IIP prevede un approccio alla certificazione delle emissioni di CO2 in due fasi che avvengono presso l impianto: - Verifica Iniziale o Fase 1 - Verifica di Convalida o Fase 2. Vista la specificità del periodo a disposizione per le verifiche annuali (sempre entro il 31 marzo di ogni anno), non sono previste limitazioni al periodo di tempo intercorrente tra la fase 1 e la fase 2. Occorre specificare che ogni ritardo o slittamento delle date di verifica non dipendenti da IIP non sarà imputabile ad IIP in ordine ad eventuali consegne dell attestato oltre i termini previsti ogni anno (entro il 31 marzo). Nell ottica del miglior servizio possibile reso al cliente, IIP farà comunque il possibile per ridurre al minimo le probabilità di chiusura delle verifiche oltre i limiti imposti dalla Direttiva. Il gestore dell impianto che intendesse accettare l offerta per le attività di verifica e convalida dovrà inviare a IIP una copia firmata per accettazione del Contratto di certificazione. La ricezione di questo documento da parte di IIP sarà considerata come una accettazione degli accordi contrattuali ed una autorizzazione ad attivare quanto previsto nel Contratto stesso. Al ricevimento del contratto firmato, IIP provvederà a verificare la correttezza delle informazioni, a procedere con il riesame del contratto e a pianificare le attività. In particolare dopo accordi presi con i Responsabili dell impianto, saranno pianificate le date per la Fase 1 e Fase 2 notificando all azienda i nominativi dei componenti del gruppo di verifica con una comunicazione formalizzata. Il gruppo di verifica sarà definito per ruoli e competenze nel rispetto dei requisiti fissati dal documento EA_6/ REQUISITI AGGIUNTIVI IIP Lo schema di certificazione IIP prevede che in aggiunta ai requisiti della norma di riferimento, siano soddisfatti anche i seguenti requisiti: a. che il soggetto gestore dell impianto abbia individuato il responsabile del bilancio della CO2 con una formale assegnazione di incarico; b. che il responsabile di bilancio della CO2 attesti la veridicità dei dati dichiarati firmando una dichiarazione standard preparata da IIP; c. che il soggetto gestore dell impianto sia dotato di competenze adeguate per risolvere eventuali discrepanze o errori in tempi utili per l invio del bilancio alle Autorità Competenti; d. che il soggetto gestore dell impianto raccolga e metta a disposizione del verificatore ogni comunicazione ricevuta e/o inviata alla Autorità Nazionale Competente sull argomento in oggetto;

5 Pag. 5 di 10 e. che il soggetto gestore dell impianto consenta al gruppo di verifica accesso agli impianti, autorizzi colloqui con il personale e la visione delle registrazioni in modo da verificare che il Sistema di monitoraggio e comunicazione sia stato implementato e sia adeguatamente mantenuto; f. che il soggetto gestore dell impianto cooperi pienamente per la risoluzione delle eventuali non conformità. 5. FASI DELLA VERIFICA EU_ETS FASE 1 : RIESAME STRATEGICO E VERIFICA INIZIALE Con un preavviso rispetto alle date definite per la verifica, IIP invierà all impianto il programma di massima delle attività di Verifica Iniziale (Fase 1), insieme ad altre eventuali richieste di informazioni necessarie per il proseguimento del processo di certificazione. La Verifica di FASE 1 è costituita dalla Riesame Strategico e dalla Verifica di Conformità. Lo scopo di questa fase è di valutare in particolar modo i seguenti elementi: a) - La natura, lo scopo e la complessità dell impianto e dei processi coinvolti nelle emissioni di CO2, includendo le misurazioni e la registrazione dei flussi di energia e dei materiali verranno considerati l accuratezza degli strumenti e tutto quello che va ad influire sull incertezza della misura. b) - Il sistema di gestione dei dati dalla produzione alla registrazione c) - La struttura organizzativa all interno del quale vengono emessi i dati Tale attività è condotta secondo una metodologia conforme a quanto disposto dall'allegato 2 del DEC/RAS/096/2006 e quanto disposto dalla Decisione della Commissione Europea 2007/589/CE. Modalità di conduzione della fase 1 Il team di verifica potrà chiedere di eseguire interviste circa la raccolta e gestione dei dati, la conoscenza del controllo qualità e del controllo sugli errori di misura. Il Team di verifica condurrà una visita agli impianti, alle fonti di emissione ed ai depositi di combustibile per una conoscenza dello stato degli impianti. Sulla base delle informazioni contenute nei documenti e procedure saranno verificati i coefficienti utilizzati, i livelli di accuratezza e i dati di emissione per una prima valutazione di conformità alla (Decisione 2007/589/CE). Saranno raccolte, inoltre, informazioni sulla calibrazione/taratura della strumentazione utilizzata come base per la misura/stima/calcolo delle emissioni in conformità ai livelli di accuratezza della Decisione 2007/589/CE (in questa fase la presenza dei responsabili degli impianti può non essere considerata necessaria). Nota : Per esempi di attività di analisi di rischio e riesame strategico vedere anche la Guida IETA Version 2.0 p.to 4.2 e la GN 16. Per l esecuzione della verifica di Fase 1 è previsto l utilizzo del modulo di raccolta delle evidenze e dei rilievi che riporta le questioni che occorre chiarire ovvero di maggior rischio per il processo di verifica e la relativa azione correttiva proposta. Durante questa fase verrà inoltre compilata una check list utile alla valutazione del rischio - Revisione Strategica e Valutazione del Rischio. Con le informazioni raccolte al termine delle attività di Verifica Iniziale sarà possibile individuare il programma della Verifica di Convalida (Fase 2) FASE 2 : ANALISI DEI DATI E CONVALIDA ANNUALE - VERIFICA DI CONVALIDA Con un congruo preavviso rispetto alle date definite per la verifica,iip invierà al Gestore un Programma delle attività di Verifica di Convalida (Fase 2), insieme a qualsiasi ulteriore richiesta sia considerata necessaria per il proseguimento del processo di certificazione. Durante la fase 2, dopo aver verificato la risoluzione delle eventuali anomalie riscontrate in Fase 1 e registrate sul Registro dei rilievi, verranno valutati i dati di emissione di CO2 dell anno di riferimento. La Verifica di Convalida (o Verifica di Certificazione) ha lo scopo di attestare la conformità del bilancio dichiarato alle disposizioni previste dalla Decisione 2007/589/CE con particolare riferimento all entità delle inesattezze. Il livello accettabile delle inesattezze è quello descritto dalla Decisione 2007/589/CE con il termine di rilevanza della comunicazione, ottenuto applicando i livelli di accuratezza appropriati. Scopo finale della Verifica di FASE 2 è quello di attestare la conformità del Monitoraggio e Comunicazione e di convalidare la dichiarazione annuale delle quote di CO2 effettivamente emesse nell anno solare di riferimento.

6 Pag. 6 di 10 La soglia massima dell errore materiale accettabile definita soglia di rilevanza è espressa in percentuale di CO2 sul totale dell emissione annuale sulla base dei riferimenti riportati nel DEC/RAS/096/2006. La Verifica di Convalida o di Certificazione viene condotta in conformità alla presente regolamento, registrando le evidenze riscontrate su apposite check list e report predisposti : a) - Registro dei rilievi b) - Rapporto di FASE 2 : Analisi e convalida dei dati annuali di emissione. c) - Registro della verifica annuale Alla fine della giornata verrà svolta una riunione interna al Gruppo di Verifica per la preparazione dei rapporti di audit relativi ai risultati della verifica e per la successiva presentazione dei risultati alla direzione dell impianto. Modalità di conduzione della FASE 2 : Il team di verifica andrà a verificare che le non conformità registrate sul documento Registro dei rilievi, durante la fase 1, siano state risolte e che non siano insorte altre non conformità. Verranno, inoltre, raccolti i dati di consumo e verrà effettuata la verifica (a campione) dei calcoli eseguiti. In questa fase potranno essere chieste fotocopie di documenti di consumo combustibile e/o materie prime, nonché attestati relativi alla riferibilità metrologica degli strumenti e le evidenze di accreditamento dei laboratori di prova, il tutto come evidenze oggettive necessarie alla convalida. Tali evidenze saranno trattate nel pieno rispetto della riservatezza e saranno raccolte esclusivamente all interno di un apposito raccoglitore intestato all Azienda chiamato Registro generale dei rilievi, conservato presso gli uffici di IIP. Nel caso in cui la mancanza, l inconsistenza o la non trasparenza dei dati e delle evidenze non consenta una sufficiente confidenza sul sistema, non potrà essere rilasciato la Opinione di Verifica (Statement Opinion). Al termine della verifica di FASE 2, il responsabile del gruppo di verifica (Valutatore Responsabile o Team Leader): a) - evidenzierà eventuali discrepanze o errori eventualmente verificatisi nell applicazione delle procedure previste dal sistema di Monitoraggio e Comunicazione descritto dall impianto e discuterà le relative azioni correttive e tempi di attuazione; b) - evidenzierà eventuali discrepanze o errori presenti nella documentazione di bilancio che siano superiori al livello di rilevanza precedentemente identificato ai sensi del DEC/RAS/096/2006 tali da inficiare la rilevanza della comunicazione (errori materiali oltre il limite di soglia) e discuterà le relative azioni correttive e tempi di attuazione; c) - comunicherà ai Responsabili della Società i limiti di accettazione delle Azioni Correttive utili alla raccomandazione di una opinione positiva. d) - preparerà un Rapporto di Convalida che firmerà e lascerà in copia alla Società insieme all eventuale Registro dei rilievi, già citato; il Responsabile del bilancio della CO2 dovrà firmare per conoscenza tutti i documenti IIP emessi in sede di Verifica di Convalida. Il report dovrà evidenziare chiaramente la raccomandazione o meno di una opinione positiva FASE 3 REVISIONE TECNICA INDIPENDENTE (COMITATO DI CONVALIDA) Successivamente alla Verifica di FASE 2, sia in caso di esito positivo che di esito non positivo, il Verificatore Responsabile inoltrerà la documentazione di report, lo issue file ed ogni altra informazione di verifica al Comitato di Convalida IIP. Il Comitato di Convalida valuterà la conformità dell intero processo emettendo una Opinione di Verifica positiva o non positiva che sarà trasmessa all azienda richiedente. Il comitato di convalida IIP per le attività oggetto della presente procedura è costituito dal Responsabile del settore Certificazione, dal Responsabile della Certificazione dei Sistemi di Gestione Ambientale e da almeno un tecnico Competente del settore merceologico della organizzazione oggetto di verifica. Verrà rilasciato all azienda, infine, lo Statement Opinion: il risultato formale del processo di verifica che costituisce l opinione indipendente del Verificatore riguardo ai dati sulle emissioni consegnati. 5.4 DISCREPANZE O NON CONFORMITA Per discrepanza o non conformità si intende il mancato mantenimento di una o più delle richieste presenti nel permesso di emissione di CO2 che infici almeno uno dei principi esposti nella Decisione 2007/589/CE o che sia causa di un errore materiale considerato rilevante nell ammontare annuale

7 Pag. 7 di 10 delle emissioni di CO2. E ritenuta una non conformità un errore materiale che influisca sull ammontare annuale di una percentuale maggiore di quelle stabilite. Le percentuali di rilevanza ammissibili sono quelle stabilite, in base alla dimensione e complessità dell impianto, nel DEC/RAS 96. Eventuali discrepanze che dovessero emergere durante questa fase possono essere chiarite e risolte durante la verifica. Eventuali modifiche del sistema di monitoraggio e comunicazione, redatto dall organizzazione, potranno essere prese in considerazione anche durante la verifica da parte del verificatore (IETA Protocol 2.0, p.31, p.ti 2-5), purché all interno del tempo stimato per la verifica. 5.5 AZIONI CORRETTIVE DA INTRAPRENDERE Nel caso in cui le discrepanze o non conformità non siano state risolte/chiarite durante la verifica, le stesse saranno evidenziate sul Report Registro dei rilievi. I tempi di risoluzione delle NC devono essere sufficienti per la revisione da parte di IIP Italia e per l emissione della Opinione di Verifica. Dal momento che le scadenze di presentazione dei bilanci sono comunque fissate al 31 marzo di ogni anno, non ci sono tempi entro cui chiudere le NC. Le azioni correttive relative possono essere di tre tipi: azioni correttive implementate durante la verifica. La registrazione sarà evidenziata nel Registro dei rilievi, controfirmato dal responsabile di Bilancio. azioni correttive che richiedono modifiche della documentazione del sistema di Monitoraggio e Comunicazione. In questo caso la verifica della implementazione delle azioni correttive, da parte del Valutatore Responsabile, viene effettuata dietro invio delle modifiche apportate alla documentazione con evidenziazione delle cause che le hanno richieste. azioni correttive che richiedono modifiche significative alle prassi e/o agli impianti della Società la cui effettiva implementazione possa essere verificata solo attraverso una ulteriore verifica in campo. In questo caso una visita supplementare (di follow up) sarà fissata appena possibile e comunque entro i 15 gg. precedenti alle scadenze finali (31 marzo). La verifica avrà come scopo principale quello di verificare la efficacia delle Azioni Correttive relative. A seguito di una verifica soddisfacente delle Azioni Correttive sarà raccomandata l emissione dell Opinione di Verifica. In ogni caso, tutti le Non Conformità presentate durante le Verifiche e riportate dovranno essere risolte e le relative evidenze messe a disposizione del Verificatore IIP. I costi relativi alla visita saranno fatturati alla tariffa giorno/uomo di IIP, in vigore in quel momento. In caso di slittamenti o ritardi nella soluzione delle eventuali NC, IIP non deve essere ritenuta responsabile degli eventuali ritardi finali oltre le scadenze fissate dalla direttiva. In caso di risposte incomplete o di una totale mancanza di risposta da parte della azienda richiedente, non si potrà procedere alla emissione della Opinione di Verifica. La documentazione aziendale presa in esame necessaria al completamento dello Issue Log, sarà restituita alla Società dopo essere stata fotocopiata e timbrata con il timbro RIVISTO IIP nella pagina di guardia (da cui risulti quale sia l ultima revisione applicabile), nell elenco delle procedure e nella rappresentazione dell organigramma aziendale. IIP richiede comunque alla Società di mantenere la documentazione approvata e timbrata in accordo alle proprie procedure di controllo della documentazione. 6. CONVALIDE ANNUALI La Direttiva 2003/87/CE e la Direttiva 2009/29/CE del parlamento Europeo prevedono la convalida del bilancio di emissione entro il 31 marzo di ogni anno all interno di ciascun periodo di riferimento ( ). Salvo sostanziali modifiche di impianto o sopravvenute prescrizioni regolamentate dalla Autorità Nazionale Competente, le convalide annuali successive alla prima saranno eseguite con le stesse modalità descritte per la FASE 2. Le date per le convalide annuali saranno concordate tra IIP e l Organizzazione. Di seguito l Elenco delle informazioni e della documentazione che l Organizzazione deve rendere disponibile per la verifica. La documentazione con il simbolo * deve essere timbrata e firmata da un tecnico abilitato o dal rappresentante legale dell azienda.

8 Pag. 8 di 10 E richiesto l invio in anticipo dei documenti dal punto 1 al punto 6 ; i restanti, in ogni caso, dovranno essere resi disponibili direttamente il giorno della verifica in campo 1. Copia della autorizzazione all emissione dei gas serra 2. Tutte le comunicazioni ricevute ed inviate alla Autorità Competente ed evidenza d invio. 3. Planimetria* del sito con i seguenti dettagli: Fonti soggette alla Direttiva EU ETS; Combustibili utilizzati Punti di stoccaggio/rete di distribuzione dei combustibili utilizzati; Misuratori utilizzati per il monitoraggio del consumo di combustile e/o delle emissioni di CO Documenti relativi all ultima taratura degli strumenti di monitoraggio impiegati. 5. Piano di monitoraggio approvato dal Comitato per il monitoraggio delle emissioni di CO2, contenente le seguenti informazioni: Diagramma di flusso dettagliato del processo produttivo dell impianto; Scopo della procedura; Campo di applicazione; Legislazione di riferimento; Definizioni; Responsabilità; Monitoraggio delle emissioni di gas serra (GHG): - Elenco delle fonti di GHG e breve descrizione - Classificazione delle fonti (maggiori, minori e de minimis ) - Combustibili utilizzati - Strumenti utilizzati per il monitoraggio (scheda tecnica,incertezza di misura, taratura) - Tipologia (da combustione e/o da processo) e metodologia di quantificazione (calcolo e/o misura) delle emissioni GHG - Parametri impiegati nel calcolo delle emissioni GHG (PCI, fatt. di emissione, fatt. di ossidazione/conversione) e fonte di riferimento per tali valori - Livelli d approccio dei dati di emissione GHG - Personale addetto alla gestione dei dati (da registrazione ad elaborazione finale) Eventuali allegati 6. Evidenze documentali di conformità alla normativa vigente nel caso di utilizzo di parametri opzionali scelti dal gestore (fattore di emissione, PCI,..). 7. Comunicazione delle emissioni prodotte dall impianto nel periodo di riferimento da inviare all autorità competente. 8. Fatture d acquisto dei combustibili utilizzati nel periodo di riferimento (1gen-31dic). 9. Registrazioni dei dati relativi al monitoraggio del consumo di combustibile e/o delle emissioni di CO 2 per il periodo di riferimento. 10. Schede d impianto delle utenze soggette alla Direttiva EU ETS. 11. Schede tecniche degli strumenti di misura utilizzati per il monitoraggio del consumo di combustibile e/o per il monitoraggio diretto delle emissioni di CO Documentazione relativa a situazioni di avvio, di arresto e/o di emergenza dell impianto avvenute durante il periodo di riferimento. 13. Indicazione dell utilizzo di laboratori accreditati per la determinazione di fattori di emissione, tenore di carbonio, PCI, fattori di ossidazione, frazione di biomassa. 14. Altri documenti utili al fine della verifica delle emissioni di CO 2 (ad es. analisi ambientale iniziale, certificazioni ottenute,..).

9 Pag. 9 di 10 In particolari circostanze IIP si riserva il diritto di effettuare visite supplementari (in aggiunta alle previste includere la richiesta, da parte della Società, di estendere il proprio scopo di certificazione, una significativa visite di mantenimento) nel corso della validità della certificazione. Le circostanze suddette possono modifica apportata all impianto, un contenzioso con le Autorità che riguardi le emissioni di gas serra o un incidente rilevante. 7. MODIFICHE ALL IMPIANTO Se la Società attua importanti modifiche al proprio Impianto, tali modifiche dovranno essere comunicate a IIP entro 60 giorni dalla messa in esercizio di tali impianti. Il Responsabile di Settore IIP ne valuterà l impatto in termini di emissione di CO2 e valuterà le eventuali richieste del caso. Se la Società che richiede il bilancio di emissione attua modifiche di minore entità al proprio Impianto, le relative variazioni della documentazione dovranno essere implementate. Tali modifiche saranno verificate dal valutatore durante la successiva visita di convalida annuale. Il valutatore provvederà a timbrare la documentazione del Sistema di Gestione Ambientale. Le pagine superate e sostituite dovranno essere conservate dall impianto come riferimento per il valutatore IIP. 8. MODIFICHE AI REQUISITI DELLA CONVALIDA DI BILANCIO Nell eventualità di modifiche ai requisiti della certificazione (ad esempio a seguito di modifiche nelle richieste da parte degli organismi di Accreditamento o nel testo di norme o regolamenti), IIP comunicherà le modifiche alla Società oggetto della convalida inviando una spiegazione scritta dei nuovi requisiti. L implementazione dei nuovi requisiti sarà verificata entro la scadenza fissata per la convalida annuale indipendente effettuata da IIP. 9. RECLAMI, RICORSI E CONTENZIOSI Reclami I reclami sulla attività operativa di IIP Srl devono essere formalizzati per iscritto ad IIP Srl che provvederà a una prima risposta di presa in carico del reclamo entro cinque giorni lavorativi dal ricevimento. IIP Srl si impegna ad effettuare le opportune verifiche. A seguito delle attività di verifica e del relativo rapporto rilasciato all Organizzazione, il reclamante viene informato dell esito. Ricorsi e contenziosi Spetta al Collegio dei Probiviri la risoluzione di controversie di qualunque natura insorte tra organizzazione e I.I.P. S.r.l., in particolare quelle afferenti all indipendenza e all imparzialità delle attività effettuate da I.I.P. S.r.l., ovvero all interpretazione, esecuzione e/o risoluzione del contratto (di convalida del bilancio di Co2). L organizzazione interessata a ricorrere, entro il termine perentorio di 10 giorni dal ricevimento della decisione che intende impugnare, provvede alla richiesta di composizione del Collegio arbitrale. Tale richiesta deve essere fatta tramite raccomandata A.R., da indirizzarsi a I.I.P. S.r.l. che dovrà provvedere a sua volta all inoltro della stessa ai componenti del Collegio dei Probiviri entro i 5 giorni successivi al ricevimento della comunicazione pervenuta dall organizzazione. I.I.P S.r.l. invia una conferma di ricevuta del ricorso entro 5 giorni lavorativi dal ricevimento della comunicazione dell organizzazione nella quale devono essere elencati i nominativi dei Probiviri eletti dall Assemblea di I.I.P. S.r.l. Entro 5 giorni successivi alla comunicazione di I.I.P. S.r.l. le parti devono provvedere alla nomina di un Proboviro di loro fiducia, scelto tra i Probiviri eletti dall Assemblea. In caso di indisponibilità di un Proboviro la parte che lo ha prescelto dovrà provvedere a nominarne un altro entro 5 giorni dalla comunicazione con cui è informato di tale indisponibilità. Il Presidente del predetto Collegio è scelto, di comune accordo, dai due Probiviri nominati dalle parti tra i Probiviri nominati dall'assemblea. In caso di dissenso, la nomina sarà tempestivamente richiesta dai due Probiviri già nominati al Presidente del Tribunale di Milano, che provvederà alla scelta, sempre tra i Probiviri eletti dall'assemblea. Il Presidente del collegio arbitrale ed i singoli Probiviri sono tenuti a dichiarare per iscritto che non ricorre alcuna fattispecie di incompatibilità previste dagli artt. 51 e 52 del Codice di procedura civile. Il Collegio arbitrale stabilisce, di volta in volta, le regole procedurali ed i mezzi istruttori da adottare per risolvere la controversia sotto giudizio. Il Collegio arbitrale giudica secondo equità e le sue decisioni hanno natura di arbitrato irrituale.

10 Pag. 10 di 10 Il lodo deve essere deliberato a maggioranza di voti entro 30 giorni dalla data in cui il Collegio si è costituito e ha avviato l'esame della controversia; tale termine è prorogabile fino ad un massimo di ulteriori 30 giorni. Nel caso in cui la controversia richieda indagini di natura tecnica, i termini di cui sopra si intendono sospesi per il tempo necessario all acquisizione dei dati. Il lodo deve essere comunicato alle parti interessate entro 5 giorni dalla data della deliberazione. La proposizione del ricorso al Collegio arbitrale ha effetto sospensivo del provvedimento impugnato fino alla decisione del Collegio. Il lodo è inappellabile. La carica di proboviro è a titolo gratuito: resta inteso che, nel caso in cui si costituisca il Collegio Arbitrale, a ciascuno dei componenti chiamati a farne parte, verrà corrisposto un compenso forfettario stabilito di anno in anno dall Assemblea dei soci. Le spese relative al ricorso sono a carico del ricorrente, salvo il caso di accoglimento. 10. RISERVATEZZA Tutto il personale coinvolto nel processo di verifica e nelle attività descritte nel presente Regolamento sono impegnati a non comunicare a terzi, senza il consenso dell Organizzazione interessata, fatti salvo gli obblighi di Legge, i risultati delle verifiche ispettive e i dati, le nozioni e le informazioni in genere attinenti all'attività industriale e commerciale dell Organizzazione, di cui siano venuti a conoscenza nell'espletamento delle loro funzioni. Tutte le informazioni sono gestite in accordo ai requisiti del D.Lgs. 196/2003 e successivi aggiornamenti. Il presente impegno non si applica: a dati o informazioni già noti a terzi o precedentemente resi pubblici o pubblicati senza responsabilità di IIP Srl; a dati o informazioni che I.I.P. Srl abbia ricevuto da terzi, che ne possono liberamente disporre; a dati o informazioni la cui rivelazione sia prescritta da leggi e regolamenti; ai dati o informazioni contenute nei documenti della organizzazione verificata.

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