MEMO SULLA GESTIONE DELL ORARIO DI LAVORO PREMESSA ACCESSO AL PORTALE INFN

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1 In grassetto: NOVITA e AGGIORNAMENTI MEMO SULLA GESTIONE DELL ORARIO DI LAVORO PREMESSA Il programma si attiene alla normativa vigente (CCNL e accordi locali) Il programma è utilizzato da tutte le Sezioni INFN. ACCESSO AL PORTALE INFN 1) LOGIN via INFN AAI (INFN IDENTITY CECK) si potrà accedere: - con il certificato personale, se presente su quel computer, digitando su X.509 Certificate oppure - con le credenziali per il PORTALE INFN (amministrazione centrale); se il dipendente ha dimenticato la password c'e' il modo di farsela rimandare inserendo la richiesta sulla medesima videata 1

2 PRESENZE GESTIONE PRESENZE PRESENZE MEMO SULLA GESTIONE DELL ORARIO DI LAVORO Sotto la maschera PRESENZE si trovano: CARTELLINO RICHIESTA GIUSTIFICATIVI RIEPILOGO MODIFICHE MOSTRA DISPONIBILITA (saldi ferie ecc) Selezionando CARTELLINO si apre la finestra sul mese di competenza se il mese precedente è stato completato dal dipendente, autorizzato e chiuso dall amministrazione. Nella prima parte del cartellino è possibile visualizzare il numero dei ticket spettanti, le ore lavorate, eventuali straordinari e il saldo personale (mese precedente, mese, e fine mese) E stato inserito un link Richiesta Giustificativo per poter giustificare l assenza, in alternativa al posizionato sulla singola giornata. Per uscire dalla schermata è sufficiente cliccare su ANNULLA CARTELLINO Ogni GIORNO presenta un pallino: VERDE: se la giornata risulta correttamente giustificata GIALLO: warning ROSSO: se in quella giornata mancano dei giustificativi (situazione bloccante) Per il pallino giallo e rosso, posizionandosi sopra, è possibile leggere il tipo di anomalia presente per quella giornata. Se la timbratura risulta esser fatta nel verso errato, è possibile modificarne il verso posizionandosi sulla timbratura, cliccando il tasto dx appare una finestra Cambio Verso e, selezionando, la timbratura si sposterà nel verso corretto Sono presenti le colonne ENTRATA e USCITA in cui vengono registrate o inserite le timbrature NERO GRASSETTO = timbratura in sede da badge NERO = timbratura fuori sede da badge (e possibile timbrare nelle sedi INFN che utilizzano questo sistema (CNAF, LNL, LNF, Perugia, Pisa, Trieste, Bari) e le timbrature vengono visualizzate sul cartellino) VERDE GRASSETTO = timbratura manuale in sede (con l inserimento di una motivazione nei messaggi ) VERDE = timbratura manuale per indicare il fuori sede/missione Vicino ad una timbratura zoppa a cui non corrisponde un equivalente entrata o uscita, è possibile che venga visualizzata una X di colore rosso. Quella timbratura potrà essere cancellata dall utente e verrà visualizzata nel riepilogo delle modifiche, nella sezione annullamenti. La motivazione della cancellazione dovrà essere inserita nei messaggi Se il dipendente si accorge di aver timbrato nel verso sbagliato, può, passando il badge nello stesso minuto, nel verso corretto, correggere la timbratura errata: la rilevatrice prende l ultimo passaggio in quel minuto. 2

3 Se la timbratura viene evidenziata in ARANCIONE, il sistema presuppone che una timbratura sia stata fatta il giorno precedente e una il giorno successivo: il sistema non è, al momento, in grado di chiudere una giornata alle in mancanza di una timbratura in uscita e in mancanza di una timbratura in entrata (per ulteriori informazioni rivolgersi in segreteria) Le colonne DIR e RESP riguardano autorizzazioni e visti da parte del Responsabile del Servizio e/o del Direttore. Le richieste di autorizzazione/visto compaiono in base ai giustificativi inseriti dall utente. La clessidra indica che quella giornata/giustificativo e in attesa dell autorizzazione/visto. Quando la giornata/giustificativo è stato autorizzato compare un flag verde Nella tabella GIUSTIFICATIVO e DURATA viene indicata la motivazione e la durata dell assenza di quella giornata/ora sulla base dell inserimento fatto dall utente utilizzando le rotelline azzurre Ne TOTALI GIORNO vengono indicate le ore lavorate in quella giornata e sono quelle che il programma conteggia nel saldo orario e che potrebbe non coincidere con la durata del giustificativo stesso (vedi per es. trasferte). Viene inoltre indicata la differenza parziale +/- e l eventuale residuo da giustificare. Nella tabella IND, quando compare il flag verde vuol dire che in quella giornata, al dipendente, spetta un indennità (per esempio indennità di cassa o squadre di emergenza). Si ricorda ai componenti delle squadre di emergenza, ed in particolare al personale IV VIII, anche per la corresponsione dell indennità, che deve esser garantita la presenza nella fascia comune obbligatoria. Quando compare il flag verde nella casella TCK significa che, per quella giornata, sulla base delle timbrature e della presenza in sede, si è maturato il ticket. Nella colonna P e O sono indicati, i profili e gli orari spettanti ad ogni singolo dipendente in base al proprio profilo professionale e orario di lavoro ed è possibile visualizzarli posizionandosi sulla casellina. Nella cartella MESSAGGI è possibile annotare e segnalare alcune informazioni e dialogare con il responsabile/direttore/segreteria come una sorta di chat. L utente potrà anche cancellare i messaggi se il mese non è stato ancora chiuso dalla segreteria, cliccando sulla X. SALDO PERSONALE (se negativo) In caso di saldo personale negativo superiore alle 20 ore previste dal contratto, a fine trimestre per il personale I/III e a fine mese per il personale IX VIII, il programma diventa bloccante e non permette di chiudere il mese se non si inseriscono dei permessi ad hoc per ridurre il saldo e riportarlo almeno a -20. (Per ulteriori informazioni rivolgersi all ufficio personale) Il saldo della giornata viene elaborato in serata ed è visibile dallo del giorno successivo. Se necessario occorre chiedere la quadratura della giornata alla segreteria. 3

4 Aprendo questa pagina l utente può: ROTELLINE AZZURRE (pannello delle azioni) - flag su NON MANGIATO IN ASSENZA : dichiarare di essere uscito dalla sede di lavoro (presenza di quattro timbrature) e che quelle timbrature non coprono la pausa pranzo. Mettendo il flag il sistema decurta un ora di pausa mensa oltre all assenza - flag su RINUNCIA A BUONO PASTO : quando il dipendente rinuncia all erogazione del buono pasto in quella giornata. (Se il dipendente mensilmente NON utilizza e non ritira i ticket, può comunicarlo in segreteria e la rinuncia viene impostata per tutto il mese) - inserire manualmente un entrata in sede o in trasferta (mettendo il flag su missione) - inserire manualmente un uscita in sede o in trasferta (mettendo il flag su missione) - inserire manualmente entrata e uscita contemporaneamente - il personale IV-IX può inserire le ore di straordinario della giornata (il programma dà un suggerimento sulle ore in più effettuate oltre il normale orario di lavoro) - inserire il tempo di viaggio durante una missione in Italia o in giorno festivo o sabato per le missioni estere - inserire i giustificativi (in alternativa si può utilizzare il link posto nella parte superiore del cartellino) RICHIESTA GIUSTIFICATIVI inserimento giustificativi di assenza/presenza (elenco dei giustificativi nelle pagine successive) A questa pagina si può accedere tramite le rotelline azzurre pagina iniziale PRESENZE/RICHIESTA GIUSTIFICATIVI oppure dalla In questa finestra vengono visualizzati eventuali straordinari/giustificativi/annullamenti già inseriti, in attesa di autorizzazione o già autorizzati, con le NOTE che, se evidenziate in giallo, indicano che il dipendente ha motivato quella richiesta. Nella parte sottostante compare la data o il calendario per poter modificare e inserire la giornata che interessa e un menu di motivazioni/giustificativi che il dipendente può selezionare (menu che si trova a fondo pagina). Ogni giustificativo e in base al tipo di giustificativo, questo può essere usufruito in giorni, dal /..al.., a ore con nota obbligatoria o facoltativa. Inserito il periodo, il giustificativo e la nota occorre dare INSERISCI e il tutto verrà registrato sul cartellino, in attesa di autorizzazione/visto. MOSTRA DISPONIBILITA (riepilogo saldi ferie ecc) Se il dipendente ha sbagliato nell inserimento e/o deve cambiare una motivazione, può procedere andando nella pagina iniziale PRESENZE/RIEPILOGO MODIFICHE PRESENZE/ MOSTRA DISPONIBILITA. (visibile nel menu a tendina da PRESENZE) Si apre una finestra con l indicazione dei giustificativi più comuni (per esempio ferie/festività abolite) già utilizzati con l indicazione dell ASSEGNATO, del CONSUMO e del RESIDUO in giorni/ore e minuti. I saldi sono aggiornati all ultimo mese chiuso dalla segreteria (in alto a dx) per cui occorre tener conto di eventuali giustificativi utilizzati nel mese di competenza o in quello immediatamente precedente, se non ancora chiuso. 4

5 RIEPILOGO MODIFICHE (visualizzare e cancellare le modifiche manuali del cartellino) In questa pagina è possibile cancellare eventuali giustificativi inseriti nel mese di competenza e comunque fino al momento in cui il mese non è stato chiuso dall amministrazione, apportare le modifiche necessarie. Ogni nuova modifica sarà nuovamente sottoposta a iter autorizzativo. Per cancellare una o più righe è sufficiente selezionare una o più righe (diventeranno di colore arancione) e con ELIMINA si potranno cancellare.. Per reinserire nuovi giustificativi occorre andare sulla pagina PRESENZE/RICHIESTA GIUSTIFICATIVI oppure posizionarsi sulle rotelline di quella giornata OK CERTIFICAZIONE per TUTTO il personale (I / III e IV VIII) In alto a dx, sulla pagina web del cartellino è stato introdotto un PALLINO ROSSO (simbolo della ceralacca) da cliccare per dare l OK alla chiusura di quel mese. Il dipendente, selezionando il bottone rosso, comunica all ufficio del personale che quel mese è stato regolarmente compilato ed equivale alla consegna e firma del cartaceo. Il cartellino non sarà più modificabile. Se il dipendente si sbaglia e seleziona il CERTIFICATO anche se non ha completato il cartellino, può comunicarlo all ufficio del personale e il documento verrà s-certificato In presenza di ERRORI (pallini rossi) non sarà possibile certificare il proprio cartellino MANUALE UTENTE Il manuale e' consuntabile al link 5

6 ELENCO DEI GIUSTIFICATIVI (i giustificativi presenti sono soggetti alle normative previste dal CCNL e accordi locali) Allattamento Aspettativa motivi vari non retribuita Aspettativa mandato parlamentare Assemblee sindacali Assenza Causa Forza Maggiore Attività fuori sede I-III Concorsi ed esami Congedo Maternità (astensione anticipata) Congedo maternità (ex.astensione obbligatoria) Congedi x fam. con handicap Congedo per cure lavoratore invalido Congedo Matrimoniale Congedo parentale figli Congedo parentale Malattia figli Cong.stud.ricerca non retrib Cong.stud.ricerca retrib Convocazione aut. Giud. Distacco Sindacale Documentata grave inf. Donazione sangue/midollo Esami prenatali Ferie Ferie Residue 2 ore di allattamento entro l anno di vita del bambino, in ogni giornata lavorativa presso la sede. (possibile anche con giornata di Permesso Compensativo senza diritto al ticket) Decurtazione Stipendio/Ferie v. ufficio del personale 30ore/anno/dipendente (previsto anche giustificativo figurativo per le assemblee in sede, senza dover modificare le timbrature) Nei casi in cui il Direttore ritenga per motivi di sicurezza chiudere la sede di lavoro (marzo2012) Per il personale I/III Autocertificazione sull attività svolta fuori sede 8gg/ anno con certificazione v. ufficio del personale Con giustificazione 15 gg di calendario in occasione del matrimonio L n.53 - Art.7/1204/71 1 comma Nei primi 3 anni di vita del bambino: 30 gg con retribuzione al 100% e restanti con riduzione stipendio e decurtazione ferie. da presentare preventivamente a INFN AC L n.53 - Art.7/1204/71 4 comma Nei primi 3 anni di vita del bambino: 30 gg/anno con retribuzione al 100% stipendio per ogni anno di vita del bimbo fino al compimento dei 3 anni (con certificazione medica + richiesta per INFN AC) 3 giorni/anno con medica (anche per i propri familiari) da usufruire entro il 31 agosto dell anno successivo per il PT verticale: (giorni lavorativi + sabato + domenica) x 52settimane x 26/28 giorni di ferie : 365 Da usufruire improrogabilmente entro il 31 agosto dell anno corrente 6

7 Festività Abolite / RFS Formazione 4 giorni / 30 ore da usufruire entro l anno solare (riduzione: a 15 ore con pt verticale 50& a 21 ore con pt verticale 70%) - da utilizzare nel caso in cui ci sia una trasferta per formazione INFN - da utilizzare anche quando ci sono timbrature (in sede, altra sede o fuori sede) - giustificativo da inserire perché serve a fini statistici per il Ministero Formazione Fuori Sede Funzioni c/o seggio elettorale Giuria Popolare Gravi motivi familiari o Nascita figli (giorni) Gravi motivi familiari o Nascita figli (ore) Gravi patologie/terapie salvavita Infortunio sul lavoro Intervento urgenza / a saldo ---- Intervento urgenza in Galleria ---- Lav. in più a saldo personale Lavoro in galleria ---- Lutto Serve per giustificare l assenza in sede o fuori sede (non trasferta) e per indicare la presenza al corso di formazione e contestualmente ai fini statistici. In mancanza di timbrature e dà diritto al ticket 3 giorni/anno con autocertificazione (inserire motivazione nelle note o nei messaggi) in alternativa allo stesso permesso in ore 18 ore/anno con autocertificazione (inserire motivazione nelle note o nei messaggi) in alternativa allo stesso permesso in giorni vedere con segreteria (se inserito per lavoro in trasferta, occorre modificare le timbrature di default) 3 giorni / evento Malattia Malattia (per visite mediche) Mand.org.elettivi Ore solidarietà Permessi Brevi Permesso Breve Non Recuperato Permessi non retribuiti e comunicazione immediata alla segreteria 1) visita medica e possibilità di autodichiarazione su NOTE/messaggi del tempo di spostamento (accordo INFN Torino/RSU apr12 - tempo max 60 minuti) 2) (ai sensi L n183art15) se la struttura sanitaria non rilascia per la giustifica dell assenza per breve visita medica, occorre presentare apposita dichiarazione sostitutiva (v. segreteria infn) 36 ore/anno con richiesta scritta anticipata al Direttore Se non si recuperano entro il mese successivo vanno in decurtazione dello stipendio da utilizzare quando il permesso breve di cui sopra NON è stato recuperato entro il mese successivo e le ore dovranno essere decurtate dallo stipendio (sblocca situazioni di orario oltre -20) 30 gg/anno Decurtazione ferie e stipendio Permesso breve non recuperato 7

8 Permesso Compensativo (ex ROE) Permesso Espl.Mand.Sindacale Permesso handicap familiari(l.104/92) = ROE Recupero Ore Eccedenti I/III: massimo 22 gg/anno di ROE a giornate intere IV/IX: max 28 ore / mese Il sistema controllerà automaticamente il limite dei 4 gg/mese di permesso compensativo (giornate intere) rilasciata da ASL/INPS 3 gg/mese (previsto il permesso da utilizzare per due familiari) rilasciata da ASL/INPS Permesso handicap 21,36 ore/mese (erogazione del ticket) familiari(l.104/92) (previsto il permesso da utilizzare per due familiari) Altri permessi per handicap v. ufficio del personale Permesso per servizio Commissioni per conto dell INFN (motivazione obbligatoria) Permesso Sindacale-Non Retribuito Permesso Sindacale-RSU/RLS Permesso Sind-Riunione Consigli Permesso Studio 150 ore Assegnazione annuale su richiesta Perm.lav.con handicap (giorni) Perm.lav.con handicap (ore) Ricovero ospedale /day hospital Santo Patrono 24 giugno Sciopero Straordinario Straordinario fuori orario servizio Tempo Viaggio IV- IX: il dipendente potrà inserirli giornalmente oppure a fine mese in modo cumulativo (prevedere un arrotondamento ai 15 minuti) E possibile visualizzare, nella schermata iniziale, anche il parziale Straordinari:00:00(03:44) Il tempo viaggio viene riconosciuto quando le ore di viaggio sono fuori (prima/dopo) l orario di lavoro (attne verifica orari di inizio e fine trasferta) Trasferte in Italia: sempre Trasferte all estero: solo sabato o giorno festivo Inserita dalla contabilità quando viene autorizzata dall ufficio missioni La giornata standard e calcolata 7.12h in un intervallo di tempo predefinito: I/III IV VIII Trasferta Per annullare una trasferta non fatta: SELEZIONARE LA X E CANCELLARLA Oppure posizionandosi sulla giornata e aprendo le è possibile inserire in Entrata e in Uscita 00:00 con il flag su missione. Se la trasferta è annullata dalla contabilità, automaticamente scomparirà dal cartellino. Per modificare orari di trasferta: posizionandosi sulla giornata e aprendo le è possibile inserire in Entrata e in Uscita, le ore corrette, mettendo il flag su missione Volontariato Contratti Part Time I permessi ad ore sono da ridurre in % del part time Docenza in sede con recupero Permette di segnalare la docenza senza dover s-trimbrare 8

9 - SEZIONE DI TORINO : INFORMAZIONI DI CARATTERE GENERALE CERTIFICAZIONE del RIEPILOGO MENSILE entro il giorno 5 del mese successivo a quello di competenza BUONI MENSA Entro il giorno 5 di ogni mese, verificate le autorizzazione del responsabile di servizio ove previsto, il dipendente dovrà CERTIFICARE il proprio cartellino del mese precedente, utilizzando il bottone certificato (simbolo della ceralacca). Ciò sostituisce la consegna del cartaceo in segreteria e, dopo il visto del Direttore, la situazione mensile risulterà chiusa e congelata. In presenza di ERRORI (pallini rossi) non sarà possibile certificare il proprio cartellino Eventuali anomalie/errori, riscontrati dal dipendente sul programma, dovranno essere segnalati tempestivamente alla segreteria, per permettere le verifiche e gli interventi sul programma medesimo se risultassero dei bachi. Difficilmente sarà possibile poter lavorare su situazioni già consolidate e mesi già chiusi dall ufficio del personale. Il programma prevede il conteggio automatico dei buoni mensa e nel momento in cui viene certificato il modulo orario, sarà possibile distribuire (senza eventuali anticipi) tutti i ticket spettanti. ORARIO DI SERVIZIO dal lunedì al venerdì dalle 7.30 alle ore ore settimanali suddivise su 5 giorni lavorativi di 7.12 h/g dal ORARIO DI LAVORO lunedì al venerdì (indicativamente IV VIII / I III ) interruzione minima dopo 6 ore di lavoro continuativo: 30 minuti INTERRUZIONE E PAUSA MENSA Personale IV IX FASCIA COMUNE OBBLIGATORIA PAUSA MENSA: INTERVALLO CONVENZIONALE TRA LE E LE 14.00: I/III livello: 30 minuti IV / IX livello: in presenza di 2 timbrature: 1 ora in presenza di 4 timbrature: interruzione come da timbrature Lun Ven dalle ore 9.30 alle ore Lun Giov dalle ore alle ore Sono possibili variazioni della fascia comune obbligatoria, purchè siano temporanee. Occorre richiesta scritta almeno un mese prima dalla decorrenza, da parte del dipendente, indirizzata al proprio responsabile di servizio e al Direttore e autorizzata da entrambi. Presso la segreteria INFN sono consultabili i documenti sulla normativa (CCNL, accordi locali e nazionali) Per eventuali problemi e/o anomalie sul programma, potete rivolgervi alla segreteria INFN (rosella.asti@to.infn.it) 9