Programma Gestione Presenze Manuale utente. Versione /08/2010. Area Sistemi Informatici - Università di Pisa

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1 - Università di Pisa Programma Gestione Presenze Manuale utente Versione /08/2010 1

2 Sommario - Università di Pisa 1 ACCESSO AL PROGRAMMA LOGIN SCHERMATA INIZIALE LOGOUT INSERIMENTO RICHIESTE RICHIESTA DI FERIE (FER) RICHIESTA DI PERMESSO PER GIORNATA INTERA A RECUPERO (REC) RICHIESTA DI PERMESSO ART. 33 LEGGE 104 A GIORNI (G04) RICHIESTA DI PERMESSO ART. 33 LEGGE 104 A ORE (H04) RICHIESTA DI PAUSA PRANZO (PPR) RICHIESTA DI PERMESSO PER MAGGIOR PRESENZA (MPE) RICHIESTA DI PERMESSO ORARIO (PBR) CARTELLINO PERSONALE VISUALIZZAZIONE CORREZIONE ANOMALIE INVERSIONE DI TIMBRATURA INSERIMENTO MANCATA TIMBRATURA NEL CASO IN CUI LA GIORNATA PRESENTI ANOMALIE NEL CASO IN CUI LA GIORNATA NON PRESENTI ANOMALIE VISUALIZZAZIONE DELLE RICHIESTE EFFETTUATE VISUALIZZAZIONE GIORNALIERA VISUALIZZAZIONE COMPLESSIVA CANCELLAZIONE DI UNA RICHIESTA STAMPE STAMPA CARTELLINO STAMPA CARTELLINO E CONTATORI

3 - Università di Pisa 1 Accesso al programma 1.1 Login Per accedere al Programma di Gestione delle Presenze occorre aprire il browser comunemente utilizzato (ad esempio Internet Explorer o Mozilla Firefox) e digitare nella barra in alto il seguente indirizzo: https://gpres.unipi.it/erm Una volta aperta la schermata di Figura 1, occorre inserire le proprie credenziali di ateneo e cliccare sul pulsante Enter (evidenziato in rosso in figura) Figura 1 - Pagina di login 1.2 Schermata iniziale A questo punto l utente accede alla propria homepage (vedi Figura 2), da cui è possibile: Inserire nuove richieste (cliccando sul pulsante Nuova Rich., evidenziato in rosso in figura) Visualizzare il proprio cartellino (cliccando sul pulsante Cartellino, evidenziato in verde in figura) Visualizzare le richieste inserite (cliccando sul pulsante Visualizza Rich., evidenziato blu in figura) Visualizzare le voci di menù disponibili (cliccando sul pulsante Menu Work Flow evidenziato in giallo in figura) 3

4 - Università di Pisa Figura 2 - Homepage dipendente Figura 3 - Homepage dipendente 4

5 - Università di Pisa Nella schermata iniziale, ciascun dipendente può vedere il valore relativo ad alcuni dei contatori maggiormente significativi (vedi parte evidenziata in rosso in Figura 3). Al momento possono essere visualizzati: Saldo totale: saldo orario complessivo aggiornato al giorno precedente (vengono considerate le sole ore di maggior presenza autorizzate). Saldo mensile complessivo: saldo orario mensile aggiornato al giorno precedente (vengono considerate le sole ore di maggior presenza autorizzate). Questo saldo è dato dalla somma delle seguenti componenti: o Saldo mensile effettivo: saldo orario mensile dato dalle timbrature. o Straordinari pagati: numero di ore imputato come straordinario nell arco del mese in corso. o Saldo da ferie: numero di ore di saldo negativo che è stato compensato con giorni di ferie. Residuo ferie totale: residuo ferie complessivo aggiornato al giorno precedente (vengono considerati solo i giorni di ferie autorizzati). Ferie godute mese: vengono considerati solo i giorni di ferie già autorizzati. Legge 104 Mensile Ore Legge 104 Mensile Giorni Perm. studio 150 ore Mensile: a partire dall A.A sarà disponibile anche un contatore a scalare contenente il numero di ore residue da usufruire nell arco dell anno. Il grafico che si trova sulla destra, evidenziato in verde in Figura 3, mostra visivamente l andamento mensile del contatore selezionato. Nel caso in cui il dipendente abbia delle giornate in anomalia nel mese corrente, queste vengono evidenziate nel calendario che si trova nella colonna di destra (evidenziato in blu in Figura 3) in rosso e grassetto. Il terminale virtuale, una volta regolamentato dall Ateneo, comparirà nella colonna di destra, nella zona evidenziata in giallo in Figura Logout Per uscire dal Programma di Gestione delle Presenze, occorre cliccare sul pulsante trova in alto a destra. 2 Inserimento richieste Il Programma Gestione Presenze permette di inserire una nuova richiesta: che si 1. Ferie (FER) 2. Giornata Intera Recupero (REC) 3. Legge 104 giorni (G04) 4. Legge 104 ore (H04) 5. Maggior presenza (MPE) 6. Pausa pranzo (PPR) 7. Permesso orario (PBR) Per inserire una nuova richiesta occorre cliccare su Nuova Richiesta evidenziato in rosso in Figura 2. Viene visualizzata la schermata Invio Richiesta Giustificativo. 5

6 - Università di Pisa Figura 4 - Schermata "Invio Richiesta Giustificativo" Una volta che l utente ha inserito una richiesta che necessiti di autorizzazione, questa viene resa visibile al proprio responsabile, che ha il compito di rilasciare o rifiutare l autorizzazione richiesta. Il Programma Gestione Presenze invia giornalmente una a ciascun responsabile per notificare la presenza nel sistema di richieste in attesa di autorizzazione. Nel caso di richieste che non necessitano autorizzazione (ad esempio Legge 104 Giorni o Legge 104 Ore ), queste possono comunque essere visualizzate dal proprio responsabile. 2.1 Richiesta di ferie (FER) Una volta aperta la pagina Invio Richiesta Giustificativo occorre cliccare sull icona che compare a destra di Cod. Giustificativo. In questo modo viene visualizzato l elenco dei giustificativi che possono essere inseriti. Per effettuare la richiesta di ferie occorre cliccare sull icona a lato del giustificativo Ferie. La richiesta di autorizzazione viene avanzata dal dipendente al proprio responsabile, il cui eventuale diniego deve essere motivato da esigenze di servizio. Occorre compilare i seguenti campi: Dal Al Motivazione Data del primo giorno di ferie nella forma gg/mm/aaaa Data dell ultimo giorno di ferie nella forma gg/mm/aaaa. Nel caso di un unico giorno di ferie, deve essere inserita la stessa data del campo Data di inizio FACOLTATIVA: Motivazione per cui vengono richieste le ferie. Tale motivazione verrà resa visibile al proprio responsabile durante il processo di autorizzazione Una volta compilati tali campi, per inoltrare la richiesta occorre cliccare sull icona basso a destra. che si trova in 6

7 - Università di Pisa Il giustificativo è soggetto ad autorizzazione da parte del proprio responsabile a cui sarà in automatico notificata ogni richiesta ferie compilata dal dipendente. Il responsabile potrà accordare o rigettare la richiesta (motivando la decisione). Una volta che la richiesta è stata approvata, il cartellino sarà automaticamente aggiornato con i giorni di ferie richiesti a partire dal giorno successivo dell approvazione. Nel caso di richiesta di più giorni consecutivi di ferie, la procedura web inserisce in automatico i giustificativi sul cartellino in corrispondenza dei soli giorni lavorativi, in base a quanto previsto dal calendario associato al dipendente. Nel caso in cui siano presenti le timbrature, il sistema ignora le richieste di ferie effettuate (anche se già state approvate dal responsabile) Di norma la richiesta di ferie deve essere preventiva e l autorizzazione deve essere formalizzata prima della fruizione delle ferie stesse. Il sistema consente comunque di inserire il giustificativo Ferie anche a posteriori. 2.2 Richiesta di permesso per giornata intera a recupero (REC) Una volta aperta la pagina Invio Richiesta Giustificativo occorre cliccare sull icona che compare a destra di Cod. Giustificativo. In questo modo viene visualizzato l elenco dei giustificativi che possono essere inseriti. Per effettuare la richiesta di giornata intera a recupero, cliccare sull icona Giornata Intera Recupero. a lato del giustificativo La richiesta di autorizzazione viene avanzata dal dipendente al proprio responsabile, il cui eventuale diniego deve essere motivato da esigenze di servizio. Per poter chiedere giorni a recupero deve esistere una relativa maggior presenza (saldo totale positivo) Occorre compilare i seguenti campi: Dal Al Motivazione Data del primo giorno di recupero nella forma gg/mm/aaaa Data dell ultimo giorno di recupero nella forma gg/mm/aaaa. Nel caso di un unico giorno di permesso, deve essere inserita la stessa data del campo Data di inizio FACOLTATIVA: Motivazione per cui viene richiesto il recupero ore. Tale motivazione verrà resa visibile al proprio responsabile durante il processo di autorizzazione Per inoltrare la richiesta di permesso occorre cliccare sull icona che si trova in basso a destra. Il giustificativo è soggetto ad autorizzazione da parte del proprio responsabile a cui sarà in automatico notificata ogni richiesta di permesso compilata dal dipendente. Il responsabile potrà accordare o rigettare la richiesta (motivando la decisione). Una volta che la richiesta è stata approvata, il cartellino sarà automaticamente aggiornato con i giorni di permesso richiesti a partire dal giorno successivo dell approvazione. Nel caso di richiesta di più giorni consecutivi di permesso, la procedura web inserisce in automatico i giustificativi sul cartellino in corrispondenza dei soli giorni lavorativi, in base a quanto previsto dal 7

8 - Università di Pisa calendario associato al dipendente. Nel caso in cui siano presenti le timbrature, il sistema ignora le richieste di permesso effettuate (anche se già state approvate dal responsabile) Di norma la richiesta di giornata intera a recupero deve essere preventiva e l autorizzazione deve essere formalizzata prima della fruizione del permesso stesso. Il sistema consente comunque di inserire il giustificativo Giornata Intera Recupero anche a posteriori. 2.3 Richiesta di permesso Art. 33 Legge 104 a giorni (G04) Una volta aperta la pagina Invio Richiesta Giustificativo occorre cliccare sull icona che compare a destra di Cod. Giustificativo. In questo modo viene visualizzato l elenco dei giustificativi che possono essere inseriti. Per effettuare la richiesta di permesso giornaliero di assenza in base alla legge 104, cliccare sull icona a lato del giustificativo Legge 104 Giorni. La richiesta di permesso è automaticamente autorizzata, ma rimane comunque visibile al proprio responsabile. Per poter cancellare un eventuale giustificativo G04 erroneamente inserito, è necessario contattare il proprio referente delle presenze. Occorre compilare i seguenti campi: Dal Al Motivazione Data del primo giorno di permesso nella forma gg/mm/aaaa Data dell ultimo giorno di permesso nella forma gg/mm/aaaa. Nel caso di un unico giorno di permesso, deve essere inserita la stessa data del campo Data di inizio FACOLTATIVA: Motivazione per cui vengono richiesti i giorni di permesso. Tale motivazione verrà resa visibile al proprio responsabile. Una volta compilati tali campi, per inoltrare la richiesta occorre cliccare sull icona basso a destra. che si trova in Per poter usufruire del suddetto beneficio il dipendente deve essere stato autorizzato preventivamente dall Amministrazione a cui avrà inoltrato la relativa pratica. Nel caso in cui non sussista il diritto ad usufruire della Legge 104, il sistema permetterà comunque l inserimento del giustificativo, ponendo però la giornata in anomalia in seguito alla sincronizzazione notturna. Nel caso di richiesta di più giorni consecutivi di permesso, la procedura web inserisce in automatico i giustificativi sul cartellino in corrispondenza dei soli giorni lavorativi, in base a quanto previsto dal calendario associato al dipendente. Nel caso in cui siano presenti le timbrature, il sistema ignora le richieste di permesso effettuate. Di norma la richiesta di permesso deve essere preventiva. Il sistema consente comunque di inserire il giustificativo Legge 104 Giorni anche a posteriori. 8

9 2.4 Richiesta di permesso Art. 33 Legge 104 a ore (H04) - Università di Pisa Una volta aperta la pagina Invio Richiesta Giustificativo occorre cliccare sull icona che compare a destra di Cod. Giustificativo. In questo modo viene visualizzato l elenco dei giustificativi che possono essere inseriti. Per effettuare la richiesta di permesso orario di assenza in base alla legge 104, cliccare sull icona lato del giustificativo Legge 104 Ore. a La richiesta di permesso è automaticamente autorizzata, ma rimane comunque visibile al proprio responsabile. Per poter cancellare un eventuale giustificativo H04 erroneamente inserito, è necessario contattare il proprio referente delle presenze. Nel caso in cui venga richiesto un permesso Legge 104 Ore, occorre compilare i seguenti campi: Dal Dalle Alle Motivazione Data del giorno di permesso nella forma gg/mm/aaaa Ora di inizio del permesso. Ora di fine del permesso. FACOLTATIVA: Motivazione per cui viene richiesto il permesso. Tale motivazione verrà resa visibile al proprio responsabile Per inoltrare la richiesta di permesso occorre cliccare sull icona che si trova in basso a destra. Per poter usufruire del suddetto beneficio il dipendente deve essere stato autorizzato preventivamente dall Amministrazione a cui avrà inoltrato la relativa pratica. Nel caso in cui non sussista il diritto ad usufruire della Legge 104, il sistema permetterà comunque l inserimento del giustificativo, ponendo però la giornata in anomalia in seguito alla sincronizzazione notturna. Nel caso in cui siano presenti le timbrature, il sistema ignora le richieste di permesso effettuate. Ricordiamo che i permessi ad ore non possono superare il 50% dell orario di lavoro giornaliero. Di norma la richiesta di permesso deve essere preventiva. Il sistema consente comunque di inserire il giustificativo Legge 104 ore anche a posteriori. 2.5 Richiesta di pausa pranzo (PPR) La richiesta di pausa pranzo deve essere effettuata solamente a posteriori per la correzione di un anomalia (vedi par 3.2). 2.6 Richiesta di permesso per maggior presenza (MPE) Una volta aperta la pagina Invio Richiesta Giustificativo occorre cliccare sull icona che compare a destra di Cod. Giustificativo. In questo modo viene visualizzato l elenco dei giustificativi che possono essere inseriti. Per effettuare la richiesta di maggior presenza, occorre cliccare sull icona Maggior presenza. a lato del giustificativo 9

10 - Università di Pisa La richiesta di autorizzazione viene avanzata dal dipendente al proprio responsabile. Nel caso in cui la richiesta venga respinta, le ore effettuate al di fuori della flessibilità non verranno conteggiate come ore lavorate. Per poter richiedere un permesso per maggior presenza occorre compilare i seguenti campi: Dal Dalle Alle Motivazione Data del giorno in cui viene effettuata la maggior presenza, nella forma gg/mm/aaaa Ora di inizio della maggior presenza Ora di fine della maggior presenza OBBLIGATORIA: Motivazione per cui viene richiesta la maggior presenza. Tale motivazione verrà resa visibile al proprio responsabile durante il processo di autorizzazione Per inoltrare la richiesta di maggior presenza occorre cliccare sull icona destra. che si trova in basso a L orario di servizio è collocato nell intervallo tra le 7:30 e le 19:00. Le ore di lavoro effettuate al di fuori di detto orario non saranno tenute in considerazione dal sistema, anche se autorizzate dal proprio responsabile, a meno che non ci sia stata un apposita autorizzazione da parte del Direttore Amministrativo. Qualora il dipendente effettui una maggior presenza superiore a quella richiesta, il giorno seguente il sistema presenterà comunque un anomalia per il periodo lavorato non preventivamente autorizzato. Di norma la richiesta di permesso deve essere preventiva. Il sistema consente comunque di inserire il giustificativo Maggior Presenza anche a posteriori. 2.7 Richiesta di permesso orario (PBR) Una volta aperta la pagina Invio Richiesta Giustificativo occorre cliccare sull icona che compare a destra di Cod. Giustificativo. In questo modo viene visualizzato l elenco dei giustificativi che possono essere inseriti. Per effettuare la richiesta di permesso orario, occorre cliccare sull icona Permesso Orario. a lato del giustificativo La richiesta di autorizzazione viene avanzata dal dipendente al proprio responsabile. Per poter richiedere un permesso orario occorre compilare i seguenti campi: Dal Dalle Alle Motivazione Data del giorno di permesso nella forma gg/mm/aaaa Ora di inizio del permesso Ora di fine del permesso OBBLIGATORIA: Motivazione per cui viene richiesto il permesso. Tale motivazione verrà resa visibile al proprio responsabile durante il processo di autorizzazione Per inoltrare la richiesta di ferie occorre cliccare sull icona che si trova in basso a destra. 10

11 - Università di Pisa Se sono presenti timbrature, il sistema ignora le richieste di permesso orario effettuate qualora queste si sovrappongano alle timbrature presenti. Ricordiamo che i permessi ad ore non possono superare il 50% dell orario di lavoro giornaliero. Di norma la richiesta di permesso deve essere preventiva. Il sistema consente comunque di inserire il giustificativo Permesso Orario anche a posteriori. PAUSA CAFFE Si ricorda che la pausa caffè, attualmente non disciplinata né dai CCNL né dai CCI, si intende autorizzata per tutto il personale, per una durata massima complessiva giornaliera di 20 minuti, e quindi non è richiesta nessuna attività in merito sul Programma Gestione Presenze. Al momento in cui si usufruisce della pausa caffè, deve essere premuto il tasto 9 prima della timbratura di uscita e di entrata. Nel caso in cui non venga premuto il tasto 9, il periodo di assenza dovrà essere giustificato tramite il Programma di Gestione Presenze, e tale richiesta darà il via ad un normale processo di autorizzazione. 3 Cartellino personale 3.1 Visualizzazione Per visualizzare il proprio cartellino, l utente deve cliccare sul pulsante Cartellino evidenziato in verde in Figura 2. In questo modo si apre la schermata di Figura 5 in cui vengono visualizzate le timbrature del mese in corso. Per vedere le timbrature di un altro mese occorre specificare mese ed anno negli appositi spazi (evidenziati di rosso in Figura 5) e cliccare sul pulsante che si trova in alto a destra. 11

12 - Università di Pisa Figura 5 - Schermata per la visualizzazione del cartellino Per ciascun giorno del mese visualizzato, vengono mostrate le seguenti informazioni: Data: data e giorno della settimana Timbrature: timbrature effettuate dall utente per la giornata considerata (indicate con E nel caso sia una timbratura in entrata e con U nel caso sia una timbratura in uscita). A video vengono mostrate al massimo 4 timbrature per ciascuna giornata; nel caso in cui il dipendente abbia effettuato più di 4 timbrature, queste possono essere viste cliccando sull icona che si trova subito a destra della quarta timbratura. Giustificativi: nel caso in cui la giornata considerata presenti anomalie univoche, la colonna contiene l elenco delle anomalie riscontrate nella giornata considerata. Cliccando sull icona che si trova subito a destra delle anomalie, si possono vedere maggiori dettagli delle anomalie stesse. Flex: può contenere un valore positivo (o negativo) corrispondente alle ore di maggiore (o minore) presenza rispetto al nomale orario di lavoro. Il valore contenuto nella colonna Flex NON è significativo nel caso in cui la giornata risulti in anomalia (cioè se presente un pallino rosso ). Anom.: nel caso in cui esistano una o più anomalie nelle timbrature della giornata (e quindi la giornata non può essere quadrata con successo), nella colonna è presente un pallino rosso. I tipi di anomalie rilevate possono essere visualizzate cliccando sul pallino stesso. Richieste: nel caso in cui il dipendente abbia effettuato richieste per la giornata, nella colonna è presente un pallino. Il colore del pallino dipende dallo stato delle richieste. Il pallino blu indica che la giornata ha almeno una richiesta approvata e nessuna richiesta in attesa o respinta/cancellata 12

13 - Università di Pisa Il pallino giallo indica che la giornata ha almeno una richiesta in attesa Il pallino nero indica che la giornata ha almeno una richiesta respinta/cancellata e nessuna richiesta in attesa Inoltre lo stato delle richieste può essere visualizzato cliccando sul pallino stesso. Orario: orario di lavoro del dipendente per la giornata considerata. Tra parentesi è possibile vedere l orario nel caso in cui il dipendente decida di effettuare una pausa pranzo fino a 30 minuti, con le relative timbrature. 3.2 Correzione anomalie Nel caso in cui nel cartellino di una giornata (vedi Figura 5) siano presenti delle anomalie, alcune di queste possono essere sanate mediante una richiesta da parte dell utente. Per sanare un anomalia il dipendente deve cliccare sul pallino rosso, in modo da aprire la schermata Anomalie (vedi Figura 6) Figura 6 - Schermata "Anomalie" La schermata mostra il tipo di anomalia rilevata e permette di scegliere come giustificare tale anomalia, mediante il campo Giustifica con. Nel caso di figura, per lo stesso giorno vengono riscontrate due anomalie, in quanto non è stata effettuata nessuna timbratura, e l orario prevedrebbe due rientri, uno la mattina ed uno il pomeriggio. Le due anomalie possono essere giustificate anche utilizzando giustificativi diversi. Partendo dalla schermata Anomalie (vedi Figura 6) e cliccando su Giustificativo (evidenziato in rosso) si apre la schermata Invio Richiesta Giustificativo (vedi Figura 4). Per vedere come inserire un giustificativo, si consiglia di leggere Capitolo 2). 13

14 - Università di Pisa Partendo dalla schermata Anomalie (vedi Figura 6), e cliccando su Mancata Timbratura (evidenziato in verde) si apre la schermata Invio Richiesta Mancata Timbratura (vedi Figura 8). Per vedere come inserire una mancata timbratura, si consiglia di leggere Capitolo 3.3) GIUSTIFICATIVO PAUSA PRANZO Il giustificativo Pausa Pranzo deve essere utilizzato qualore il dipendente, pur avendo un orario di lavoro a due timbrature, debba effettuare anche un rientro pomeridiano con pausa pranzo prima della flessibilità del proprio orario di lavoro (e comunque all interno della fascia ). 3.3 Inversione di timbratura Esempio: Orario Timbrature E 0800 U 1300 E 1325 U 1900 Giustificativo Pausa pranzo (PPR) Nel caso in cui si giustifichi con altro giustificativo ad ore, il sistema toglie 1 ora di pausa pranzo dopo le prime 7 ore lavorate. Giustificativo Maggior presenza (MPE) A sinistra delle timbrature di ciascuna giornata è SEMPRE presente l icona che permette di cambiare il verso di una timbratura, qualora fosse necessario. Ovviamente, nel caso in cui la giornata NON risulti in anomalia, cioè non sia presente il pallino rosso timbratura, non sarà necessario procedere con alcuna inversione di Cliccando sull icona si apre la schermata Inversione Timbratura (vedi Figura 7) Figura 7 - Inversione timbratura Una volta aperta la pagina Inversione timbratura, occorre cliccare sull icona che compare a destra di Cod. Giustificativo. In questo modo viene visualizzato l elenco dei giustificativi che possono essere inseriti. 14

15 - Università di Pisa Per modificare una timbratura di ingresso in una timbratura di uscita, occorre cliccare sull icona lato del giustificativo ENTRATA >> USCITA. Per modificare una timbratura di uscita in una timbratura di ingresso, occorre cliccare sull icona lato del giustificativo USCITA >> ENTRATA. a a Una volta inserito il codice del giustificativo, occorre cliccare sull icona che compare a destra di Timbratura da invertire, in modo da poter visualizzare tutte le timbrature effettuate durante la giornata e scegliere quella da modificare (cliccare sull icona che si trova a destra della timbratura da invertire). Per inoltrare la richiesta di inversione timbratura occorre cliccare sull icona destra. che si trova in basso a La modifica di verso di una timbratura è automaticamente autorizzata dal sistema stesso. 4 Inserimento mancata timbratura 4.1 Nel caso in cui la giornata presenti anomalie Partendo dalla schermata Anomalie (vedi Figura 6), e cliccando su Mancata Timbratura (evidenziato in verde) si apre la schermata Invio Richiesta Mancata Timbratura (vedi Figura 8). A questo punto occorre compilare i seguenti campi: Data Ora Verso Motivazione Contiene la data del giorno su cui stiamo lavorando (non modificabile dall utente) Ora della timbratura che si vuole inserire Verso della timbratura che si vuole inserire. Può essere Entrata o Uscita OBBLIGATORIA: Motivazione per cui viene richiesta la mancata timbratura. Tale motivazione verrà resa visibile al proprio responsabile durante il processo di autorizzazione Una volta compilati tali campi, per inoltrare la richiesta di mancata timbratura occorre cliccare sull icona che si trova in basso a destra. 15

16 - Università di Pisa Figura 8 - Schermata "Invio Richiesta Mancata Timbratura" 4.2 Nel caso in cui la giornata non presenti anomalie Per inserire una mancata timbratura nel caso in cui la giornata non presenti anomalie, occorre visualizzare il menu workflow cliccando sul pulsante evidenziato in giallo in Figura 2. In questo modo al posto del calendario compaiono le varie voci di menu. Per mostrare nuovamente il calendario, occorre cliccare sul pulsante Chiudi Menu, evidenziato in rosso in Figura 9. Figura 9 - Menu Workflow 16

17 - Università di Pisa Cliccando sulla voce Inserimento Mancate Timbrature (evidenziato in verde in Figura 9), si apre la schermata Invio Richiesta Mancata Timbratura (vedi Figura 8) e occorre compilare i seguenti campi: Data Ora Verso Motivazione Contiene la data del giorno in cui vogliamo inserire la timbratura Ora della timbratura che si vuole inserire Verso della timbratura che si vuole inserire. Può essere Entrata o Uscita OBBLIGATORIA: Motivazione per cui viene richiesta la mancata timbratura. Tale motivazione verrà resa visibile al proprio responsabile durante il processo di autorizzazione Una volta compilati tali campi, per inoltrare la richiesta di mancata timbratura occorre cliccare sull icona che si trova in basso a destra. 5 Visualizzazione delle richieste effettuate Lo stato delle richieste effettuate può essere visualizzato in due modi: Visualizzazione giornaliera: partendo dalla schermata per la visualizzazione del cartellino (vedi Figura 5) è possibile visualizzare le richieste effettuate per una singola giornata Visualizzazione complessiva: partendo dalla homepage dell utente è possibile visualizzare tutte le richieste effettuate dall utente. 5.1 Visualizzazione giornaliera Una volta che è stato visualizzato il cartellino di un mese, i giorni per cui sono state inserite delle richieste vengono evidenziati con un pallino blu (qualora le richieste siano già state approvate), con un pallino giallo (qualora le richieste siano ancora in attesa) o con un pallino nero (qualora le richieste siano state respinte o cancellate). Cliccando sul pallino associato ad un giorno, vengono visualizzate le richieste effettuate per il giorno stesso, e il loro stato (vedi Figura 10). Figura 10 - Schermata Richieste del giorno Per ciascuna richiesta vengono visualizzate le seguenti informazioni: Richiesta: tipo di richiesta effettuata Da data: data di inizio della richiesta A data: data di fine della richiesta (nel caso in cui la richiesta sia relativa ad una singola giornata, in questo campo compare lo stesso valore del campo Da data ). Da ora: ora di inizio della richiesta (se questa non è relativa all intera giornata) A ora: ora di fine della richiesta (se questa non è relativa all intera giornata) Verso: verso della timbratura, nel caso in cui questa sia stata inserita a posteriori (Entrata od Uscita) 17

18 - Università di Pisa Timbrature: ora della timbratura, nel caso in cui questa sia stata inserita a posteriori Esito: stato della richiesta, che può essere res app att. se la richiesta è stata respinta dal proprio responsabile se la richiesta è stata approvata dal proprio responsabile se la richiesta è ancora in attesa di autorizzazione 5.2 Visualizzazione complessiva A partire dalla Homepage dell utente, cliccando sul pulsante Visualizza Rich (evidenziato in blu in Figura 2) viene aperta la finestra Visualizzazione Globale Richieste (vedi Figura 11), tramite la quale il dipendente può avere una visione complessiva delle richieste effettuate. Figura 11 - Schermata "Visualizzazione Globale Richieste" Per ciascuna richiesta effettuata,vengono mostrate le seguenti informazioni: Giustificativo: tipo di richiesta effettuata Dal: data di inizio della richiesta Al: data di fine della richiesta (nel caso in cui la richiesta sia relativa ad una singola giornata, in questo campo compare lo stesso valore del campo Dal ). Dalle: ora di inizio della richiesta (se questa non è relativa all intera giornata) Alle: ora di fine della richiesta (se questa non è relativa all intera giornata) 1 : indica il parere del proprio responsabile sulla richiesta di autorizzazione in questione. Il parere può essere: 18

19 - Università di Pisa se la richiesta è stata respinta. In questo caso l esito della richiesta è negativo se la richiesta è stata approvata. In questo caso l esito della richiesta è positivo se la richiesta è in attesa. In questo caso l esito della richiesta è in sospeso 5.3 Cancellazione di una richiesta Il dipendente può cancellare una richiesta nel caso in cui questa NON sia stata ancora approvata o respinta dal responsabile. Una richiesta approvata da parte del responsabile, può essere cancellata solamente dal responsabile stesso o dal proprio referente delle presenze. Una richiesta può essere cancellata solamente fino alla fine del mese successivo alla data a cui si riferisce la richiesta. ESEMPIO: Una richiesta di ferie per il giorno 03/02/2010 può essere cancellata solamente fino al 31/03/2010. Successivamente a tale data la richiesta può essere cancellata solamente dal referente delle presenze. Per cancellare una richiesta, il dipendente deve accedere alla visualizzazione complessiva delle richieste effettuate (vedi par. 5.2) e cliccare sulla crocetta rossa che si trova sulla sinistra della richiesta che deve essere cancellata. Il responsabile non può vedere le richieste cancellate dall utente. 6 Stampe 6.1 Stampa Cartellino Il dipendente può stampare il proprio cartellino mensile cliccando sull icona evidenziata in giallo in Figura 5. In questo modo il sistema creerà un file.pdf (mostrato in Figura 12) che potrà essere sia stampato che salvato sul proprio pc. Figura 12 - Stampa cartellino 19

20 - Università di Pisa Al momento la colonna Quantità si riferisce ai giustificativi inseriti in ciascuna giornata. A breve sarà disponibile anche una colonna Flex contenente i saldi orari di ciascuna giornata. 6.2 Stampa cartellino e contatori Il dipendente può stampare il proprio cartellino mensile corredato dai contatori cliccando sulla voce Stampa Cartellino e contatori evidenziata in giallo in Figura 9. In questo modo il sistema creerà un file.pdf (mostrato in Figura 13) che potrà essere sia stampato che salvato sul proprio pc. Figura 13 - Stampa cartellino e contatori Al momento la colonna Quantità si riferisce ai giustificativi inseriti in ciascuna giornata. A breve sarà disponibile anche una colonna Flex contenente i saldi orari di ciascuna giornata. A breve l ordine della visualizzazione dei contatori sarà allineato con l ordine con cui i contatori stessi compaiono nella Homepage. 20

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