AS.AR.GI. Associazione Arbitrale Giudiziaria

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1 AS.AR.GI. Associazione Arbitrale Giudiziaria - REGOLAMENTO DELLA PROCEDURA - CODICE ETICO - SCHEDA DI VALUTAZIONE - PIATTAFORMA PER VIDEOCONFERENZE 1) REGOLAMENTO DELLA PROCEDURA DI MEDIAZIONE (Aggiornato al "decreto del Fare", in vigore dal settembre 2013) 1 Premessa Il presente regolamento si applica a tutte le mediazioni amministrate sul territorio italiano dalla "Camera Arbitrale e di Conciliazione" della AS.AR.GI. ( Organismo ). 2 Istanza di mediazione L istanza di mediazione, utilizzando la modulistica predisposta per l avvio della procedura reperibile anche online sul sito dell'organismo, va inviata via o postale ad una Sede locale dell Organismo, da una delle parti o congiuntamente dalle parti. Essa deve indicare le parti ed i loro assistenti (Avvocati), la loro residenza nonché ogni elemento utile per la loro reperibilità, la categoria (obbligatoria in quanto condizione di procedibilità), l oggetto della controversia e le ragioni della pretesa, il luogo del giudice territorialmente competente per la controversia, nonché il valore della controversia secondo i criteri stabiliti dal codice di procedura civile. Per le liti di valore indeterminato, indeterminabile ovvero in caso di disaccordo tra le parti sulla stima del valore della controversia, decide l'organismo e lo comunica alle parti. Per le procedure nelle materie obbligatorie il valore è fissato sino al limite di euro duecentocinquantamila. In tutti i casi, se nel corso del procedimento di mediazione il valore risulta diverso, verrà aggiornato. L'istanza pervenuta in modo incompleto o errato, viene reinviata alla Parte per la correzione. 3 Avvio della mediazione Per avviare la mediazione l Organismo designa un Mediatore e comunica alle parti ed allo stesso Mediatore la data e luogo del primo incontro esplorativo della fattibilità della mediazione, che è fissato non oltre trenta giorni dal deposito della istanza. In caso di ricorso alla mediazione su ordine del giudice, il termine decorre dalla scadenza da questi fissata per il deposito dell istanza. 4 Durata della mediazione La mediazione ha una durata non superiore a tre mesi dalla data di deposito dell istanza. 5 Comunicazioni Le comunicazioni tra l Organismo e le parti avvengono con ogni mezzo idoneo ad assicurarne la certezza della ricezione. 6 Presenza delle parti e loro avvocati Le persone fisiche devono partecipare personalmente agli incontri di mediazione, o tramite terzi con adeguata delega. Le persone giuridiche partecipano tramite un rappresentante munito dei poteri per conciliare la controversia. La "assistenza" degli avvocati di parte è sempre obbligatoria, in quanto condizione di procedibilità. 7 Luogo di svolgimento della mediazione La mediazione si svolge nelle Sedi locali dell'organismo comunicate al Ministero della Giustizia, dimensionate ed attrezzate opportunamente per il compito richiesto, ed ubicate nei circondari del giudice/tribunale territorialmente competente per la controversia, tenuto conto anche di quanto segue : a) La mediazione, ferma restando la competenza territoriale della controversia, in caso di necessità, con il consenso di tutte le parti, del mediatore e del responsabile dell Organismo, può tenersi anche in "sedi occasionali" presso altri luoghi rispetto alle Sedi locali ufficiali dell'organismo. b) Ogni Sede locale viene condotta e gestita da un Responsabile dell'organismo". Verso terzi ne risponde comunque in toto l'organismo", anche tramite apposita Assicurazione, salvo rivalsa verso il responsabile locale nei casi dovuti. c) A seguito del divieto posto dal Codice Deontologico Forense, art. 55 bis, gli uffici delle Sedi locali dell'organismo, non sono previsti nè presso uno Studio legale, nè presso studi multiprofessionali con la presenza di Avvocati. d) Nel caso di approvazione di tutte le Parti, del mediatore e dell'organismo, gli incontri di mediazione possono svolgersi a mezzo videoconferenza, tramite apposita piattaforma fornita da InfoCamere (CCIAA), visionabile in allegato per approfondimento.

2 8 Scelta e nomina del mediatore I mediatori per ogni singola mediazione sono di volta in volta nominati a cura dell'organismo direttamente od in persona dei responsabili delle Sedi locali, selezionando il nome a rotazione tra quelli iscritti all'organismo", con criteri, come richiesto dal DM 145/11, che garantiscano l indipendenza e professionalità nell erogazione del servizio, tenendo conto dell oggetto della controversia, il livello del conflitto tra le parti, oltre alla specializzazione, competenze tecniche e specifica formazione del Mediatore, come da questi specificato nella domanda di iscrizione nell elenco dei mediatori, depositando il proprio curriculum con l attestazione degli eventuali titoli post-laurea conseguiti, dell esperienza professionale maturata e di ogni altro elemento ritenuto utile alla valutazione. Nei casi di cui all art. 8 l Organismo può designare un mediatore iscritto nell elenco di altro Organismo, fermi restando i criteri di scelta di cui al presente articolo. 8 bis Dichiarazione di imparzialità ed indipendenza del mediatore L accettazione dell incarico da parte del Mediatore designato avviene contestualmente alla sottoscrizione da parte del medesimo della dichiarazione di imparzialità e di indipendenza di cui all art. 10, e inoltre di attenersi ai doveri di correttezza e buona fede, nonché di attenersi al codice di condotta per mediatori adottato dall'organismo. E fatto divieto al mediatore di percepire compensi direttamente dalle parti. I mediatori avvocati, dovranno inoltre rispettare quanto previsto all'art. 55bis del cod. deont. forense. 8 ter Cause di incompatibilità del Mediatore Costituiscono causa di incompatibilità per il mediatore qualsiasi ricorrenza di una delle ipotesi di cui all art. 815, primo comma del codice di procedura civile, qualsiasi relazione parentale e o professionale in corso con le parti, e qualsiasi interesse di tipo economico o di altro genere, diretto o indiretto, in relazione all'esito della mediazione, salvo gli incentivi previsti nelle tariffe di indennità nel caso di conciliazione tra le parti, o di proposta conciliativa. 8 quater Sostituzione del Mediatore L Organismo, su segnalazione fatta dal responsabile locale, anche nel caso di incontri successivi al primo, può sostituire il mediatore nominato, qualora sussistano ritardi di questi negli adempimenti, oppure motivi di ritenere violazioni di imparzialità, indipendenza, inosservanza dei doveri di correttezza e buona fede, distacco dal codice di condotta per mediatori adottato dall'organismo, nel qual caso al mediatore sollevato dall incarico e sostituito non spetta alcun compenso, fatte salve le azioni conseguenti sulla responsabilità personale. 9 Tirocinanti Ad ogni singola pratica di mediazione, a titolo di tirocinio senza alcun costo o corrispettivo, l'organismo può accostare altri mediatori, massimo 4, con precedenza per quelli iscritti nel proprio elenco. Il tirocinante è tenuto a sottoscrivere una dichiarazione di riservatezza rispetto al procedimento di mediazione. 10 Consulenti tecnici In casi particolari l Organismo od il responsabile locale, su richiesta del Mediatore o delle Parti, può nominare un consulente tecnico, a condizione che tutte le parti siano d accordo e si impegnino a sostenerne gli oneri. Il compenso del consulente tecnico sarà calcolato sulla base del Tariffario per i consulenti tecnici e periti presso i Tribunali, o Camere di Commercio, salvo altri accordi con e tra le parti. 11 Incontri di mediazione Gli incontri di mediazione sono condotti dal mediatore nel rispetto del presente regolamento e secondo i principi di informalità, rapidità e riservatezza. Il mediatore durante gli incontri, tramite sessioni congiunte o separate tra le parti, si adopera affinché le parti raggiungano un accordo amichevole di definizione della controversia. Al termine di ciascun incontro il mediatore redige un sintetico verbale che può essere di aggiornamento o di conclusione della procedura. - Il primo incontro è solo "esplorativo", con il quale il mediatore verifica la presenza di tutte le parti, ed in caso assenza di alcune, dichiara concluso il tentativo di conciliazione. Nel caso di regolare presenza di tutte le parti, il mediatore, dopo aver chiarito alle parti la funzione e le modalità di svolgimento della mediazione, verifica le concrete possibilità di successo del tentativo di conciliazione, comunque cercando di favorire l'avvio della mediazione. - Qualora non sussistono le condizioni, il Mediatore dichiara concluso il tentativo di conciliazione. Nel caso sussistano le condizioni anche solo minime per il tentativo di composizione della controversia, la procedura di mediazione può essere avviata e proseguita seduta stante od essere rimandata ad incontri successivi. 12 Proposta del mediatore Il mediatore, nel caso di mancato accordo, o in qualunque momento durante la mediazione, su richiesta delle parti, formula una proposta scritta di conciliazione che è comunicata alle parti, le quali entro il termine perentorio di sette giorni ( termine derogabile per giustificato motivo, a seguito di accordo tra le parti), devono darne risposta scritta circa l adesione; la mancata risposta di una parte o di ambedue entro detto termine equivale a rifiuto della mozione. Contestualmente alla proposta conciliativa il mediatore informa le parti sulle possibili conseguenze di cui all art. 13 del D.Lgs. 28/2010.

3 13 Conclusione della mediazione La mediazione si conclude con la redazione del verbale, da parte del mediatore, nel quale è indicato l esito della procedura, omettendo qualsiasi contenuto emerso durante gli incontri di mediazione. Se è raggiunto un accordo di conciliazione, al verbale è allegato l accordo. Il verbale, per essere titolo esecutivo, deve essere sottoscritto dalle parti, dagli avvocati, e dal mediatore. Se non è sottoscritto anche da un solo avvocato, per essere esecutivo il verbale va depositato presso il tribunale per la eventuale omologa. Del verbale è redatto un originale, che è depositato presso l Organismo, ed è rilasciata una copia alle parti. 14 Scheda per la valutazione del servizio Al termine della mediazione dovrà essere compilata e sottoscritta da ciascuna parte, apposita Scheda di valutazione del servizio e trasmessa all'organismo. 15 Dovere di riservatezza Chiunque presta la propria opera o il proprio servizio nell Organismo o comunque nell ambito del procedimento di mediazione, le parti, avvocati, consulenti e tirocinanti, sono tenuti all obbligo di riservatezza rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite sin dal primo incontro del procedimento medesimo. Tutti i dati e le informazioni raccolte nel corso della mediazione sono trattati nel rispetto delle disposizioni del D.Lgs. 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali e successive modifiche ed integrazioni. Alle parti è garantito il diritto di accesso agli atti del procedimento depositati dalle parti. I suddetti atti sono custoditi, per tre anni, in apposito fascicolo, anche telematico, tenuto a cura dell Organismo. 16 Inutilizzabilità e segreto professionale Le dichiarazioni rese o le informazioni acquisite nel corso del procedimento di mediazione non possono essere utilizzate nel giudizio avente il medesimo oggetto, anche parziale, iniziato, riassunto o proseguito dopo l insuccesso della mediazione, salvo consenso della parte dichiarante o di quella da cui provengono le informazioni. Sulle stesse dichiarazioni e informazioni non è ammessa prova testimoniale e non può essere deferito giuramento decisorio. Il mediatore non può essere chiamato a deporre sul contenuto delle dichiarazioni rese e delle informazioni acquisite nel procedimento di mediazione, né davanti all autorità giudiziaria né davanti ad altra autorità. Al mediatore si applicano le disposizioni dell articolo 200 del codice di procedura penale e si estendono le garanzie previste per il difensore dalle disposizioni dell articolo 103 del codice di procedura penale, in quanto applicabili. 17 Indennità Le Indennità comprendono le "Spese di Avvio" e le "Spese di Mediazione", come precisate nelle apposite Tabelle e Modalità di determinazione, sono dovute pariteticamente da entrambe le parti. Una parte, per favorire l'avvio della mediazione, od altra motivazione a sua discrezione, può a priori dichiarare di volersi accollare in parte o per intero l'onere delle spese di mediazione dovute dalla controparte. 18 Spese di avvio del procedimento Le spese di avvio del procedimento sono versate dal ricorrente al momento del deposito della domanda di mediazione, e dalla parte chiamata, prima od al momento del primo incontro esplorativo. 19 Spese di mediazione Le spese di mediazione, in aggiunta a quelle di avvio, sono da versare dalle parti, solo nel caso che abbiano deciso di proseguire con la mediazione a seguito del primo incontro "esplorativo". Gli importi devono essere versati almeno per il 50% prima di un successivo incontro di mediazione, ed il restante a saldo, comprese eventuali spese gestionali ed integrazioni e correzioni, come previste dai "Criteri di determinazione dell indennità", sono da versare prima del rilascio del verbale di accordo finale, qualunque ne sia l'esito. 20 Mancati pagamenti Nel caso di mancati pagamenti si procede con ingiunzione, come da norme del Cpc, tenendo conto che le indennità sono dovute in solido dalle parti e sono condizione sine qua non per il rilascio del verbale di mediazione. 21 Cessazione o sospensione dell'organismo In caso di sospensione o cancellazione dell'organismo dal registro degli Organismi di mediazione ai sensi dell art. 10 del D.M. n. 180 del 18/10/2010, i procedimenti di mediazione in corso proseguono, scegliendo a cura delle parti, altro Organismo entro 15gg dalla data di sospensione o cancellazione.

4 2) CODICE ETICO DEI MEDIATORI 1. Competenza I mediatori devono essere competenti e conoscere a fondo il procedimento di mediazione. Elementi rilevanti comprendono una formazione adeguata e un continuo aggiornamento della propria istruzione e pratica. Il mediatore prima di accettare l'incarico, deve verificare di essere dotato della preparazione e competenza necessarie a condurre la mediazione del caso proposto e, su richiesta, dovrà fornire alle parti informazioni in merito. 2. Indipendenza Qualora esistano circostanze che possano (o possano sembrare) intaccare l'indipendenza del mediatore o determinare un conflitto di interessi, il mediatore deve informarne le parti prima di agire o di proseguire la propria opera. Le suddette circostanze includono: - qualsiasi relazione di tipo personale o professionale con una delle parti; - qualsiasi interesse di tipo economico o di altro genere, diretto o indiretto, in relazione all'esito della mediazione; Il dovere di informazione costituisce un obbligo che persiste per tutta la durata del procedimento. 3. Procedura Il mediatore deve sincerarsi che le parti coinvolte nella mediazione comprendano le caratteristiche del procedimento di mediazione e il ruolo del mediatore e delle parti nell'ambito dello stesso. Il mediatore deve, in particolare, fare in modo che prima dell'avvio della mediazione le parti abbiano compreso ed espressamente accettato i termini e le condizioni dell'accordo di mediazione, incluse le disposizioni applicabili in tema di obblighi di riservatezza in capo al mediatore e alle parti. Il mediatore deve condurre il procedimento in modo appropriato, tenendo conto di possibili squilibri nei rapporti di forza, eventuali desideri espressi dalle parti e particolari disposizioni normative, nonché l'esigenza di una rapida risoluzione della controversia. Il mediatore deve informare le parti, e può porre fine alla mediazione, nel caso in cui sia raggiunto un accordo che al mediatore appaia non azionabile o illegale, avuto riguardo alle circostanze del caso. 4. Fine del procedimento Il mediatore deve adottare tutte le misure appropriate affinché l'eventuale accordo raggiunto tra le parti si fondi su un consenso informato e tutte le parti ne comprendano i termini. Le parti possono ritirarsi dalla mediazione in qualsiasi momento senza fornire alcuna giustificazione. 5. Riservatezza Il mediatore deve mantenere la riservatezza su tutte le informazioni derivanti dalla mediazione o relative ad essa, compresa la circostanza che la mediazione è in corso o si è svolta, ad eccezione dei casi in cui sia obbligato dalla legge.

5 3) SCHEDA DI VALUTAZIONE DEL SERVIZIO Il sottoscritto residente in Indirizzo cap ha partecipato in data alla procedura di mediazione Protocollo amministrata da (nome e cognome del mediatore) consegna all'organismo" la seguente SCHEDA DI VALUTAZIONE DEL SERVIZIO Organismo (accesso alla procedura, personale, locali) Mediatore (competenza, professionalità, imparzialità) Grado di soddisfazione per la procedura di mediazione insufficiente sufficiente buono ottimo insufficiente sufficiente buono ottimo insufficiente sufficiente buono ottimo Reclami / suggerimenti per avere un servizio migliore: La compilazione delle presente scheda di valutazione al termine del procedimento di mediazione è richiesta a norma dell art. 7 D.M. n. 180 del 18/10/2010. Essa deve essere compilata, sottoscritta e trasmessa dalla parte al responsabile dell'organismo, anche per via telematica, con modalità che assicurano la certezza dell avvenuto ricevimento. Luogo Data Firma Ai sensi del D. Lgs. n. 196/2003, e successive modifiche e/o integrazioni la informiamo che i dati personali acquisiti saranno trattati, anche con l ausilio di strumenti elettronici, direttamente e/o tramite terzi esclusivamente ad uso interno e per gli adempimenti disposti dal D.M. n.180 del 18/10/2010 Ministero della Giustizia. Luogo Data Firma

6 AS.AR.GI. PATTAFORMA TELEMATICA PER MEDIAZIONE IN VIDEOCONFERENZA L Organismo gestisce, ai sensi dell art.3 par.4 del DM 28/2010, la mediazione anche in modalità telematica (videoconferenza). Il servizio telematico di mediazione integra e completa il più ampio servizio di mediazione offerto dall Organismo e rappresenta una modalità integrativa e complementare di fruizione del Servizio, che consente una maggiore flessibilità e rapidità nella gestione della procedura. Per quanto non specificamente disposto nei punti seguenti, al servizio telematico si applicano le previsioni del Regolamento di mediazione. Piattaforma on-line L Organismo assicura la procedura di mediazione telematica attraverso la piattaforma integrata ad accesso riservato CONCILIAONLINE (modulo CONCILIA meet), progettata e fornita dalla Soc. Infocamere della CCIAA, conforme a tutti i requisiti di sicurezza e riservatezza previsti dalla vigente normativa. La piattaforma è disponibile all indirizzo web: Caratteristiche ed accesso al Servizio telematico La mediazione telematica: è attuabile solo ed esclusivamente se le parti sono entrambe d accordo e manifestano esplicitamente il loro consenso aderendo a questa modalità alternativa di risoluzione del conflitto. è ammessa anche nei casi in cui una parte partecipi in videoconferenza e l altra, previo consenso, partecipi fisicamente alla presenza del mediatore nella sede dell Organismo. è accessibile a chiunque possieda una postazione (computer fisso o notebook. tablet, ecc.) collegata ad Internet (preferibilmente tramite ADSL) e corredata di webcam, microfono e cuffie o casse audio; permette agli utenti di gestire l'intera procedura di mediazione in videoconferenza, direttamente dalla propria sede o studio, senza doversi recare fisicamente presso gli uffici dell'organismo di mediazione; consente alle parti (utenti e mediatore) di dialogare (sia in sessioni aperte a entrambe le parti che in sessioni dedicate ad ognuna delle parti) in tempo reale a distanza; qualora l utente non sia in grado di accedere autonomamente per via telematica potrà (con il consenso dell altra parte) comunque recarsi presso la sede dell organismo e collegarsi con l'ausilio di un referente dell'organismo; all'esito dell'incontro le parti potranno ricevere direttamente in formato elettronico attraverso il circuito garantito di Posta Elettronica Certificata (ed eventualmente successivamente via postale presso il proprio domicilio) una copia del verbale attestante i termini e le condizioni dell'intesa raggiunta, ovvero la dichiarazione di mancato accordo; la sottoscrizione del verbale potrà avvenire sia con modalità telematica (firma digitale), sia in modalità diretta on-line. Accesso riservato L accesso alla piattaforma è riservato alle sole parti coinvolte nel procedimento di mediazione, ai loro rappresentanti, nonché al mediatore incaricato. Sono previste Password di accesso crittografate come richiesto dalle normative per il trattamento dei dati (DLGS 196/2003 e seguenti). Procedura di mediazione telematica

7 Il dialogo fra le parti, facilitato dal mediatore, avviene all'interno di un sistema di videoconferenza, ed in particolare di stanze virtuali riservate, in modalità audio/video corredata da altri strumenti di interazione (status utente, chat, condivisione di documenti in formato elettronico) a supporto dell intero processo di mediazione. Il sistema di videoconferenza ed in particolare le stanza virtuali messe a disposizione del mediatore e delle parti, adotta le medesime politiche di sicurezza, integrità e riservatezza adottate per la gestione della piattaforma. Il mediatore quindi può gestire in piena autonomia il dialogo tra le parti attivando o escludendo i singoli utenti a seconda delle esigenze per valutare le posizioni delle parti, tentando di raggiungere, attraverso il confronto, una soluzione condivisa dagli utenti. Le parti hanno anche la possibilità di parlare separatamente con il mediatore in via del tutto riservata, e di trasmettere a quest'ultimo tutta la documentazione che desiderano non sia resa nota alla controparte. I verbali e gli accordi di eventuale accordo conciliativo o di mancato accordo, devono essere sottoscritti dalla Parti e loro Avvocati nel corso dell incontro in videoconferenza ed inviati contestualmente al Mediatore in formato elettronico, il quale li sottoscrive a sua volta certificando la provenienza e l autenticità delle sottoscrizioni. In caso di proposta del Mediatore, le Parti gli comunicano, a mezzo elettronico o postale, l accettazione o il rifiuto della proposta stessa entro sette giorni dalla sua ricezione. In mancanza di risposta entro il predetto termine, la proposta si ha per rifiutata. Il verbale di avvenuta conciliazione con il relativo testo dell accordo, il verbale di mancata conciliazione, quello di mancata adesione e/o di mancata partecipazione, la proposta, la sua accettazione e, più in generale, tutti i documenti della procedura, sono messi a disposizione delle Parti, a richiesta scritta, presso la sede nazionale dell'organismo. L infrastruttura L'infrastruttura tecnologica per la gestione delle procedure telematiche è dimensionata ed allocata in funzione del numero di stanze virtuali in contemporanea contrattualizzate dai vari Organismi. I servizi sono resi disponibili in modo condiviso e sono dotati di collegamento ad Internet di tipo Gigabit Ethernet con banda minima garantita pari a 400 Mbps, protocollo di sicurezza HTTPS, e Firewall anti intrusione. Le tecnologie portanti del sistema comprende Server web applicativi (WINDOWS - IIS), - Server data base (LINUX MY SQL), - Server /comunicazioni (LINUX). L'infrastruttura comprende trasformatori ridondati, Gruppi di continuità, Gruppo elettrogeno, Impianto di climatizzazione, Sistema di controllo degli accessi, Sistema di rilevamento anti intrusione, anti fumo, anti incendio, anti allagamento. Monitoraggio server h24 attraverso software dedicati e segnalazioni via /sms all'assistenza sistemistica specializzata, Backup incrementale giornaliero e completo settimanale sia dei dati che delle applicazioni. L'infrastruttura è dimensionata ed aggiornata sulla base delle evoluzioni tecnologiche e delle esigenze applicative, in modo da garantire le prestazioni adeguate.