lunedì, agosto 8, 2016 E-INVOICING

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1 lunedì, agosto 8, 2016 E-INVOICING Domande più Frequenti Ariba Network

2 Contenuti Cos'è Ariba Network? Non conosco Ariba, come faccio a registrarmi su Ariba Network?... 3 Cosa si aspetta Unilever dai fornitori per quanto riguarda la fatturazione elettronica obbligatoria?... 3 Ci sono altri modi, oltre alla fatturazione elettronica, per poter inviare la fattura?... 3 Qual è l'ultimo giorno disponibile o qual è la scadenza per potersi registrare su Ariba Network?... 4 Chi può usare questo servizio? Come funziona? Come comincio? E se mi sono già registrato su Ariba Network?... 4 La fatturazione tramite Ariba Network è un requisito per poter commerciare con UNILEVER?... 4 Quali sono i vantaggi di usare Ariba Network?... 4 Devo installare hardware o software aggiuntivi?... 5 Devo usare questo servizio anche se le mie fatture vengono già pagate con puntualità?... 5 E se non ho un sistema capace di creare le fatture elettroniche?... 5 Cosa succede se continuo a inviare fatture cartacee?... 5 Quali opzioni di fatturazione elettronica offre Ariba ai fornitori che usano questa rete?... 5 Come integro il mio sistema ERP con Ariba Network?... 5 È possibile allegare dei documenti di supporto su Ariba quando si inviano le fatture? E come?... 6 Quali costi sono associati alla registrazione su Ariba Network?... 6 Unilever copre questo costo? Questa richiesta di fatturazione elettronica si applica a tutti gli enti di UNILEVER?... 7 Il contratto e i T&C del PO implicano l'obbligo di fatturazione elettronica?... 7 Chi posso contattare in UNILEVER? Invio già i dati di fatturazione direttamente ad altri clienti; posso inviare le fatture EDI/XML direttamente a Unilever? Ho già gli strumenti per rendere disponibili le fatture per i miei clienti tramite Internet e consento loro di vedere un'immagine della fattura sul web. Posso usare questi strumenti invece di Ariba Network?... 8

3 Unilever emetterà i pagamenti usando Ariba Network? Come viene gestito il passaggio dalla fatturazione cartacea a quella elettronica?... 8 Posso inviare le fatture elettroniche a tutti i miei clienti usando Ariba Network?... 8 Posso inviare le transazioni a più di un cliente in un unico file?... 8 La mia azienda sta programmando l' 'uso di un nuovo software di fatturazione a breve, devo attendere prima di iscrivermi? Posso contattare il team di assistenzaa di Ariba Network?... 8 Sono disponibili ulteriori informazioni (eliminato) sul servizio Ariba Network?... 9 Ariba Network fornisce dei video tutorial per comprendere il processo?... 9 Dove trovare i materiali informativi specifici per il fornitore di Unilever di Ariba Network?... 10

4 Cos'è Ariba Network? Ariba Network è una rete globale per la fatturazione elettronica. Essendo la più grande comunità di trading basata sul web al mondo, Ariba Network collega le organizzazioni leader globali con i propri partner commerciali e offre un'ampia piattaforma per tutte le principali esigenze di collaborazione commerciale. Supporta tutto, dalla ricerca di partner commerciali e approvvigionamento tramite Internet alla fatturazione elettronica e alla gestione del capitale circolante, consentendo ai partecipanti di acquistare, vendere e gestire il denaro in modo rapido ed efficace. Ariba Network offre un ROI senza paragoni, portata, flessibilità e valore sia per i compratori che per i venditori, contribuendo a rendere il business commerce facile come il consumer commerce. Oggi, più di 2 milioni di aziende, tra cui oltre la metà del Global 2000, utilizzano Ariba per semplificare e automatizzare i processi aziendali collaborativi. Non conosco Ariba, come faccio a registrarmi su Ariba Network? Ariba Network è la rete commerciale leader con oltre un milione di partner commerciali in 190 paesi che sposta più di 450 miliardi di dollari (USD) all'anno. Unitevi ad Ariba Network per effettuare transazioni elettroniche con i vostri clienti e trovare nuove opportunità di business. Passaggi successivi Registratevi su Ariba Network. Seguire le istruzioni dellacomunicazione Richiesta per avviare collaborazioni E-Commerce. Collegatevi con Unilevertramite il vostro account di Ariba. Dopo aver completato la registrazione, assicuratevi di aver accettato la richiesta di collaborazione con Unilevernell'area Relazioni con i clienti del vostro account. Configurate il vostro account di Ariba. Assicuratevi che il vostro account sia stato configurato per ricevere ordini di acquisto e inviare le fatture secondo le modalità supportate dalla vostra organizzazione. Create un Account di prova. La creazione di un Account di prova vi permetterà di acquisire familiarità con i processi di Unilever in un ambiente di prova prima di passare nell'ambiente reale (produzione). Rivedete il materiale di formazione. Di seguito troverete i materiali di formazione di Unilever che vi aiuteranno con le attività sopra descritte. Sarete invitati a partecipare a una sessione di formazione nelle prossime settimane, nel caso richiediate una maggiore assistenza con questi processi. Cosa si aspetta Unilever dai fornitori per quanto riguarda la fatturazione elettronica obbligatoria? Unilever ha stabilito la fatturazione elettronica obbligatoria per tutti i nostri fornitori che fatturano a Unilever Europa, America del nord e agli enti della Catena di produzione. Ci aspettiamo e consigliamo caldamente a tutti i fornitori di registrarsi al sistema dii fatturazione elettronica per migliorare e ottimizzare il processo di pagamento delle fatture. Ci sono altri modi, oltre alla fatturazione elettronica, per poter inviare la fattura? No, la fatturazione elettronica è l'unica opzione per inviare le fatture a Unilever dal 1 ottobre 2016

5 Qual è l'ultimo giorno disponibile o qual è la scadenza per potersi registrare su Ariba Network? Dati i vantaggi sia per i fornitori che per i clienti, la fatturazione elettronica sarà il metodoo di fatturazione predefinito e la gestione delle fatture cartacee verrà eliminata. Dal momento della ricezione delle comunicazioni, i fornitori di Unilever America del nord, Europa e gli enti delle Catene di produzione dovranno essere pronti a inviare le fatture elettroniche dal 1 ottobre Unilever vi consiglia pertanto di adottare questa iniziativa prima di questa data. Chi può usare questo servizio? I fornitori di Unilever a cui sono stati indirizzati Ordini di acquisto pagabili. Non vengono prese in considerazione le fatture a pagamento e quelle pagate tramite carta di credito. Come funziona? Una volta eseguita la registrazione su Ariba Network il metodo di ordinazione viene impostato su online. Tutti i nuovi PO generati da Unilever verranno inviati al vostro account di Ariba Network. Quando ricevete il PO nella vostra casella di posta (casella di posta AN) potete trasformarlo in fattura, aggiornare il numero di fattura e la data e inviare tramite Ariba Network. Come comincio? Il vostro account viene creato per conto vostro da Unilever con Ariba Network. In seguito a questa comunicazione, Ariba Network vi contatterà per presentarvi il programma e impostare il vostroo profilo in Ariba Network. Se non venite contattati da Ariba o se volete accelerare il processo, inviate un' all'indirizzo e- invoicing@unilever.com con il nome della vostra azienda come priorità. In seguito all'inserimento, riceverete un' "Pronto per la transazione" da Ariba. A questo punto potete iniziare a fatturare a Unilever. E se mi sono già registrato su Ariba Network? Se avete già un account su Ariba, eseguite l'accesso con le vostre credenziali e inserite una richiesta di assistenza nella quale chiedete che Unilever venga aggiunto come nuovo compratore al vostroo account. Ariba aggiornerà quindi l'account per consentire la fatturazione in seguito alla verifica da parte di Unilever. La fatturazione tramite Ariba Network è un requisito per poter commerciare con UNILEVER? UNILEVER sta eliminando attivamentee l'elaborazione delle fatture cartacee per approfittare dei vantaggi che la fatturazione elettronica offre alla nostra azienda e ai nostri fornitori. Quali sono i vantaggi di usare Ariba Network? Invio sicuro e garantito della fattura: non verranno perse altre fatture È possibile controllare lo stato della fattura online: dall'invio al pagamento Tempo di elaborazione ridotto:riceviamo le vostre fatture più velocemente il che significa che possiamo emettere dei pagamenti puntuali Convalida istantanea della fattura: meno ritardi dovuti a informazioni mancanti Tecnologia di formattazione di tutti i dati: non sono richiesti software o hardware aggiuntivi

6 Maggiore trasparenza dell'elaborazione e migliore gestione del flusso di cassa grazie all'accesso e alla creazione di report 24 ore su 24, 7 giorni su 7 Conformità all'iva: indipendentemente dal luogo di provenienza o di ricezione delle fatture Facile ed economicamente efficiente: è possibile inviare le fatture in qualsiasi momento Devo installare hardware o software aggiuntivi? Ariba Network è basata sul web, pertanto per accedere alla piattaforma di fatturazione elettronica basta avere un browser e accesso a Internet. Devo usare questo servizio anche se le mie fatture vengono già pagate con puntualità? L'uso di Ariba Network garantisce che continueremo a pagare con puntualità. Inoltre, riceverete una notifica quando riceviamo la fattura insieme allo stato della fattura. E se non ho un sistema capace di creare le fatture elettroniche? Basta avere una connessione Internet e un browser Internet standard. Cosa succede se continuo a inviare fatture cartacee? Unilever non accetterà altre fatture cartacee dal 1 ottobre 2016 Quando iniziate a inviare le fatture con Ariba Network dovete interrompere l'invio delle copie cartacee Quali opzioni di fatturazione elettronica offre Ariba ai fornitori che usano questa rete? Trasformazione del PO in fattura: la trasformazione del PO in fattura è indicata per quelle aziende che ricevono i PO tramite Ariba ed è possibile trasformare il PO in fattura aggiornando alcuni dettagli su Ariba Network. Il portale o la rete offrono una connessione sicura e garantiscono l'invio della fattura ai clienti in poche ore. Soluzione integrata: la Soluzione integrata offre un processo completamente automatizzato in cui i dati della fattura vengono estratti direttamente dal sistema di fatturazione dei fornitori e inviati direttamente ai sistemi finanziari dei clienti. Soluzione CSV: la soluzione CSV permette al fornitore di caricare più fatture tramite file con valori delimitati da virgole. Viene generalmente utilizzato quando i grandi fornitori non hanno i mezzi immediati per implementare la soluzione integrata Come integro il mio sistema ERP con Ariba Network? Ariba Network offre la possibilità di integrarsi con il vostro sistema ERP di back-end per attivare lo scambio automatico di documenti elettronici. Per ulteriori informazioni consultate le seguenti guide. Specifiche tecniche, documentazione ed esempi: Guida rapida all'integrazione per l utente Questionario sull'integrazione Linee guida per la transazione cxml NAMER Linee guida per la transazione EDIFACT NAMER Guida al caricamento di una fattura CSV NAMER

7 Andate all'indirizzo trovare la più recente Guida per l'utente al cxml. Potete trovare la Guida alle soluzioni cxml di Ariba nella sezione Documentazione del prodotto nell'assistenza del vostro account. Test di integrazione Tutti i fornitori che effettuano transazioni tramite Ariba Network usando uno dei seguenti metodi di integrazione dovranno eseguire un testt con Unilever: transazioni cxml transazioni EDI Per saperne di più sulla creazione di un account di prova consultate la Guida alla configurazione dell'account. È possibile allegare dei documenti di supporto su Ariba quando si inviano le fatture? E come? I requisiti per la certificazione della fattura sono determinati dall'addetto alla certificazione locale. In alcuni casi verrà richiesta la documentazione di supporto in allegato alla fattura. Questa può essere fornita creando un file elettronico, usando i driver di stampa sul computer o eseguendo una scansione del foglio. Una volta caricata, la fattura viene inserita in Ariba, la documentazione di supporto viene allegata in maniera permanente alla fattura elettronica e inviata all'addetto alla certificazione di Unilever. Quali costi sono associati alla registrazione su Ariba Network? Il Supplier Membership Program di Ariba (SMP), Programma di associazione dei fornitori di Ariba, aiuta il fornitore a massimizzare i benefici commerciali combinando le funzionalità e i servizi a valore aggiunto realizzati su misura in base al livello di partecipazione dei fornitori ad Ariba Network. Ci sono due componenti per il Programma di associazione dei fornitori: la sottoscrizione al servizio di transazione nella rete e le sottoscrizioni dei pacchetti. I fornitori che non conoscono Ariba Network, in genere iniziano eseguendo delle transazioni gratuite, sebbene in base al volume delle transazioni eseguite, con Unilever, così come con altri acquirenti sulla rete, ci possono diversi possibili costi associati all'uso che ne fate. Questi costi verranno fatturati da e pagati ad Ariba. Con i livelli di sottoscrizione superiori, le caratteristiche e i vantaggi aumentano, per aiutare il vostro programma di e-commerce ad aumentare le vendite, le collaborazioni, l'automazione e la differenziazione competitiva attraverso: funzionalità dal valore aggiunto strumenti e formazione sulla gestione del commercio cataloghi e soluzioni di connettività supporto tecnico risorse di gestione dei progetti Ci sono due componenti per il Programma di associazione dei fornitori: i Costi per il servizio di transazione nella rete e i Costi di sottoscrizioni

8 Per ulteriori informazioni sul Supplier Membership Program di Ariba e le tariffe regionali, visitate il sito websupplier Membership Program, o consultate questo foglio dati. Unilever copre questo costo? Unilever non copre alcun costo per conto dei fornitori. Gli studi di analisi comparativa hanno mostrato che il passaggio alla fatturazione elettronica offre costi competitivi per l'amministrazione della fattura. Ariba Network vi aiuterà nella scelta dell'opzione più efficiente in termini di costi per la vostra attività in base a una stima delle dimensioni, della complessità, del volume e della frequenza delle fatture. Questa richiesta di fatturazione elettronica si applica a tutti gli enti di UNILEVER? La fatturazione elettronica si applica a tutti i paesi in Europa (con esclusione della Grecia), nell'america del nord (USA e Canada) e alla Catena di produzione (UASCC e USCC). Il contratto e i T&C del PO implicano l'obbligo di fatturazione elettronica? Sì, tutti i contratti con i fornitori e i T& &C del PO verranno modificati per l'invio delle sole fatture elettronica a partire dal 1 ottobre 2016 Chi posso contattare in UNILEVER? L'implementazione della fatturazione elettronica verrà gestita per conto di UNILEVER da Ariba Network. In un primo momento dovrete contattare Ariba Network per discutere le vostre domande sulla Soluzione integrata; se Ariba Network non è in grado di rispondere alle vostre domande potete contattare il team di programmazione della fatturazione elettronica di Unilever: e-invoicing@unilever.com

9 Invio già i dati di fatturazione direttamente ad altri clienti; posso inviare le fatture EDI/XML direttamente a Unilever? No, EDI e XML sono i formati dati propri di Ariba; pertanto potete usare questo formato preferito per inviare i dati ad Ariba. Unilever non può ricevere le fatture elettroniche direttamente dai fornitori (anche se questi fornitori scambiano già le informazioni per altri programmi di integrazione dei fornitori come e4us). Ho già gli strumenti per rendere disponibili le fatture per i miei clienti tramite Internet e consento loro di vedere un'immagine della fattura sul web. Posso usare questi strumenti invece di Ariba Network? No, Ariba Network garantisce che i dati che inviate vengano caricati nel sistema di elaborazione dei pagamenti di Unilever (DCIW) e dove possibile confronta questi dati con i record delle bolle di ricevimento merci. Dare a Unilever un'immagine della fattura o un'opzione per scaricare i dati in un determinato formato non soddisfa questi requisiti. Unilever emetterà i pagamenti usando Ariba Network? Ariba Network non è una piattaforma di pagamento. Unilever continuerà ad usare l'attuale processo di pagamento. Come viene gestito il passaggio dalla fatturazione cartacea a quella elettronica? Una volta inseriti nel sistema e pronti per eseguire le transazioni nella rete, Ariba Network vi invierà un avviso per notificare che potete iniziare a inviare le fatture al nostro reparto di contabilità. Posso inviare le fatture elettroniche a tutti i miei clienti usando Ariba Network? Dopo aver eseguito la registrazione, Ariba Network vi consente di inviare le fatture elettroniche a tutti i clienti che usano questa rete Posso inviare le transazioni a più di un cliente in un unico file? Per la Soluzione integrata/soluzione CSV, Ariba Network può accettare i file di dati in qualsiasi formato, relativi a tutti i clienti richiesti. Ariba Network stabilirà con voi come identificare i clienti nel file di datii e quindi invierà ogni transazione al cliente corretto. La mia azienda sta programmando l'uso di un nuovo software di fatturazione a breve, devo attendere prima di iscrivermi? Ariba Network accetta tutti i formati dati inviati, pertanto dovete registrarvi alla rete il prima possibile e inviare ora le vostre fatture per essere sicuri che i pagamenti non vengano interrotti. Basta avvisare Ariba dei cambiamenti non appena siete pronti a usare il nuovo software. Saranno loro ad apportare le modifiche necessarie senza interrompere l'invio delle fatture. Posso contattare il team di assistenza di Ariba Network? Sì, di seguito sono elencate le modalità per contattare il team di assistenza di Ariba.

10 Assistenza alla registrazione e alla configurazione Per qualsiasi domanda su registrazione, configurazione, costi, cataloghi o domande generali su Ariba Network, contattate il team di attivazione del fornitore di Ariba. Fornitori EMEA e dell'asia:unileversupplierenablement@ariba.com Fornitori dell'america del nord:unileversupplierenablementna@ariba.com o o o Assistenza in seguito alla distribuzione (per i fornitori che eseguono le transazioni) Visitate la paginaa o collegatevi al vostro account. Fare clic sul link del Centro assistenza nell'angolo in alto a destra. Cercate l'argomento che vi interessa approfondire o fate clic su Assistenza Fate clic su Ottieni assistenza telefonica e compila il modulo per accedere al numero di telefono di dell'assistenza tecnica. Recupero nome utente e password Visitate il sito /supplier.ariba.com e fate clic sul link Ho dimenticato il nome utente oppure Ho dimenticato la password nella sezione per l'accesso. Ariba inoltrerà un' all'indirizzo indicato nella registrazione ad Ariba Network dopo aver inviato la richiesta di recupero nome utente/password, per la protezione dei dati della vostra azienda. Contatto per l'assistenza EDI/cXML Se inviate i PO a Unilever con EDI o cxml, potete avere assistenza direttamente da Ariba. Inviate un' al team tecnico di Ariba all'indirizzo AskAribaTech@ariba.com. Ariba risponderà direttamente alla vostra . Assicuratevi che il campo Oggetto dell' faccia riferimento a Unilever. Sono disponibili ulteriori informazioni disponibili sul servizio Ariba Network? Sì, visitate il sito Termini d'uso di Ariba Network Politica sui dati Informativa sulla sicurezza Informazioni legali Ariba Network fornisce dei video tutorial per comprendere il processo? Sì, fate riferimento ai link video di seguito indicati. Video per la formazione sull'attivazione o Crea e configura il tuo account del fornitore o Esegui le transazioni con Ariba Network Introduzione alla console di collaborazione del venditore Creare una fattura basata sul PO (Introduzione) Creare una fattura (Argomenti avanzati)

11 Dove trovare i materiali informativi specifici per il fornitore di Unilever di Ariba Network? I seguenti manuali contengono istruzioni obbligatorie, consigli relativi alla gestione del vostro account Ariba Network per le transazioni con Unilever: Guida rapida per l'utente Guida alla registrazione Guida alla configurazione dell'account (versione EMEA/APAC, versione NAMER) Guida alla fatturazione (versione EMEA/APAC, versione NAMER) Guida SMP