REGIONE CAMPANIA AZIENDA SANITARIA LOCALE NAPOLI 2 NORD CAPITOLATO TECNICO SERVIZIO DI ASSETT MANAGEMENT

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1 REGIONE CAMPANIA AZIENDA SANITARIA LOCALE NAPOLI 2 NORD CAPITOLATO TECNICO SERVIZIO DI ASSETT MANAGEMENT

2 1 CARATTERISTICHE DEL SISTEMA FUNZIONALITA DEL SISTEMA... 3 A. Flusso di Gestione Richieste Ordini di lavoro Chiusura delle attività... 3 B. Flusso di Preventivazione / Consuntivazione degli interventi extra canone... 4 C. Flusso di Pianificazione delle attività Programmate Generazione del Piano di Manutenzione Chiusura attività programmate Gestione Anomalie... 4 D. Consultazione Anagrafe e Censimento... 5 E. Flusso di Aggiornamento Anagrafe e Censimento... 5 F. Flusso di Monitoraggio periodico degli Edifici e degli Impianti... 6 G. Gestione Documentale... 6 H. Scadenza documentazione normativa e messaggistica... 7 I. Business Intelligence... 7 J. Servizi di formazione, aggiornamento anagrafe immobiliare, aggiornamento Sistema Informativo e assistenza

3 1 CARATTERISTICHE DEL SISTEMA La soluzione proposta dovrà articolarsi nei seguenti componenti e rispettare le indicazioni di seguito elencate. Il sistema dovrà essere installato su un Server Virtuale di opportuno dimensionamento in grado di gestire un flusso di accessi tale da permettere l interazione di tutti gli attori del processo gestionale (Call Center, Struttura Tecnica dell Amministrazione, Struttura Tecnica dell Assuntore, Squadre Operative, Fornitori Terzi e Sub Appaltatori autorizzati, Personale dell amministrazione coinvolto direttamente o indirettamente nel processo informativo). Il sistema informativo posizionato sulla Server Farm, dovrà essere aggiornato in tempo reale da tutti gli utenti abilitati mediante accesso diretto alle interfacce web a loro dedicate. Il codice della soluzione software dovrà essere totalmente Web Oriented sviluppato in ambiente PHP, JavaScript e dovrà rispettare pienamente gli standard HTML e HTML5 previsti dal W3C Consortium. Non sarà permesso l utilizzo di nessun componente software che preveda l installazione di applet, Xcode o pseudo code sui terminali di consultazione, tutte le funzionalità dovranno essere completamente fruibili attraverso l utilizzo esclusivo dei Web Browser standard mediante pagine HTML (HTML5), al fine di superare eventuali restrizioni legate alla policy delle reti locali (LAN) e relativi Sistemi Operativi attraverso i quali si accederà al portale web dedicato alla gestione dell appalto. In particolare dovrà essere possibile consultare le Planimetrie degli edifici, in modo interattivo, sia attraverso i browser dei PC fissi che attraverso i dispositivi mobili, sempre attraverso l esclusivo utilizzo di codice HTML che non si avvalga di componenti software da installare o integrare nel web browser. Disporre di un apposito Modulo per l invio di messaggistica automatica, collegato ai processi ed agli eventi gestiti dall applicativo. L invio dei messaggi potrà avere la forma di , con allegati, SMS. Il modulo per l invio della messaggistica dovrà essere sempre attivo ed in grado di indirizzare messaggi di allerta, scadenze programmate, solleciti, messaggistica di processo, modulistica. L invio dovrà essere possibile ad uno o più destinatari. I destinatari dei messaggi dovranno essere correlabili agli utenti del sistema e/o a specifici gruppi di utenti configurabili durante le fasi di Start Up della soluzione. Permettere la configurazione semplice e immediata dei Flussi Operativi (Work Flow) previsti dai vari appalti che da tale sistema verranno gestiti, ed eventuali modifiche successive al consolidamento del processo, successivo allo Start-Up della gestione. Tracciare le responsabilità e i passeggi di consegna, individuando sulla base del flusso informativo la paternità e il tracciamento di ogni singola azione eseguita sul sistema. Questa traccia dovrà rispecchiare a pieno quanto previsto dalle specifiche del capitolato in merito alle procedure operative. Dovrà essere sempre possibile senza ambiguità analizzare le informazioni presenti nel Sistema informativo in modo da ripercorrere tutte le fasi, dall apertura di una richiesta di intervento, sino alla sua conclusione. Permettere il recupero dei dati storici provenienti dalla precedente gestione: Richieste, Ordini di lavoro, Ordini Programmati, Consuntivi Economici in modo da salvaguardare l analisi storica degli interventi sugli immobili gestiti. 2

4 Le caratteristiche tecniche del Sistema Informativo per la Gestione del Patrimonio dovrà permettere la completa operatività su tutti i processi attraverso un interfaccia Web Based. Il database e la relativa banca dati sulla quale risiederanno i dati dovrà avere caratteristiche tecniche tali da permettere la gestione della notevole mole di informazioni da gestire, compresi quelli derivanti dal censimento del patrimonio dell amministrazione presente e dei futuri aggiornamenti previsti nel corso dell appalto. La tecnologia utilizzata per la realizzazione delle pagine di consultazione e utilizzo è dovrà essere orientata al cosiddetto Web 2.0. Gli strumenti utilizzati per la realizzazione di tali pagine dovranno permettere una fruizione dei contenuti ed una interazione con le funzionalità prive di complessità e di articolazioni non giustificate dai flussi. Le pagine del portale sono dovranno essere fruibili attraverso tutti i web Browser che rispettino gli standard del WRC consortium. Il Sistema dovrà permettere in modo totalmente integrato alla navigazione web based, l accesso alle Mappe degli edifici in formato Shape file e agli elementi tecnologici su di esse rappresentati. Tale navigazione non dovrà richiede l installazione di alcun componente aggiuntivo sui PC e/o sugli strumenti mobiii utilizzati per la consultazione delle mappe degli edifici. La navigazione attraverso le planimetrie dovrà essere interattiva e permettere di passare dalle funzioni localizzative a quelle di consultazione alfanumerica senza soluzione di continuità. Il motore di rappresentazione delle planimetrie dovrà consentire funzioni di tematizzatone grafica run time dei risultati delle ricerche L accesso al portale dovrà permettere a tutte le figure coinvolte nel processo gestionale una modalità di accesso immediata ed intuitiva in modo da rendere la curva di apprendimento veloce ed efficace. Attraverso un apposito modulo di configurazione degli account il sistema dovrà gestire la profilazione degli utenti e le opzioni disponibili per ogni gruppo di appartenenza. 2 FUNZIONALITA DEL SISTEMA Le principali funzionalità che il sistema dovrà permettere di gestire sono: A. Flusso di Gestione Richieste Ordini di lavoro Chiusura delle attività L inserimento di una richiesta di intervento dovrà essere imputabile da ogni utente autorizzato (Tecnici dell amministrazione, Operatori di Call Center, Tecnici dell Appaltatore), mediante una apposita pagina web, realizzata in modo da rendere obbligatorie le informazioni chiave per la gestione dell intervento. Inoltre dovrà essere presente una funzione che attraverso l inserimento di un codice (codice ambiente / codice componente), automatizzi la localizzazione dell intervento in caso di richiamo ad un componente censito (Impianto tecnologico, estintore, ecc.). Se necessario l interfaccia dovrà permettere l apertura della scheda tecnica del componente e/o la visualizzazione della posizione su mappa di localizzazione interattiva. Le richieste a canone potranno essere immediatamente assegnate dal sistema alla struttura operativa di competenza. Nel caso la richiesta inserita abbia caratteristiche di intervento extra canone seguirà un apposito flusso di autorizzazione / preventivazione. Il Sistema Informativo Gestione Patrimonio dovrà gestire l intero iter delle richieste. In particolare dovrà essere possibile tracciare l avanzamento dei lavori. Per questo motivo anche i tecnici delle 3

5 società appaltatrici dei servizi e le squadre di intervento disporranno di uno specifico accesso al portale che consenta di aggiornare costantemente lo stato dell ordine di lavoro. Per ogni attività eseguita il sistema dovrà presentare una sezione che permetta di imputare e/o allegare tutte le informazioni a completamento delle fasi di lavoro. Ove opportuno saranno da inserire: i nominativi degli esecutori e/ delle definizione delle squadre in fase di pianificazione letture di dati provenienti da impianti. dati e tempistiche dei Fermi Impianti le documentazioni a conclusione degli interventi B. Flusso di Preventivazione / Consuntivazione degli interventi extra canone Per gli interventi extra canone, dovrà essere predisposta una interfaccia web di preventivazione e/o di consuntivazione. Lo strumento di inserimento dei preventivi e delle contabilità dovrà essere parte integrante del portale e correlato alle richieste di intervento extra canone. Mediante l accesso agli elenchi prezzi previsti dal capitolato, gli utenti potranno generare i preventivi e i consuntivi. Tutto il flusso di presentazione dei preventivi, la loro approvazione, sarà tracciata attraverso le funzioni di consultazione e modifica del web portal. L amministrazione procederà alla fase di gestione delle autorizzazioni e delle emissioni degli ordini di pagamento sulla base dei dati interamente gestiti all interno del Sistema Informativo Gestione Patrimonio. C. Flusso di Pianificazione delle attività Programmate Generazione del Piano di Manutenzione Chiusura attività programmate Gestione Anomalie Il sistema dovrà disporre di strumenti orientati alla Pianificazione delle attività programmate previste da qualsiasi contratto venga attivato all interno del sistema. La pianificazione di queste attività avverrà attraverso i seguenti Step Funzionali: verifica della consistenza del patrimonio immobiliare in relazione alle attività previste dal capitolato. Tale consistenza sarà correlata ai dati provenienti dal Censimento e/o dal suo progressivo aggiornamento generazione di una Proposta di Pianificazione (Pre-Planning) da sottoporre alla valutazione della struttura tecnica dell amministrazione generazione del Planning definitivo e dei moduli di Manutenzione programmata in forma di Ceck List. Tutte queste fasi dovranno essere totalmente gestite all interno del Web Portal, in modo che ne siano tracciate tempistiche e validazioni. La modulistica generata verrà inviata o sarà scaricabile direttamente dal Web Portal dalle squadre manutentive o dai fornitori di servizi tecnologici. Tali moduli conterranno oltre alla check-list degli interventi programmati anche l elenco dei componenti censiti ed etichettati correlati alle attività da eseguire. 4

6 In questo modo in caso di anomalia, l Appaltatore potrà indicare la codifica del componente individuato. Il sistema attraverso una specifica Web Form permette la chiusura delle attività programmate e l inserimento della anomalie riscontrate. Oltre che in modalità di Back Office (ovvero al ritorno in sede delle squadre), il sistema dovrà permettere l utilizzo in mobilità, attraverso l uso dei più diffusi strumenti di connettività mobile. La struttura tecnica di governo, attraverso l uso di un Gantt di controllo presente nell elenco delle opzioni a disposizione dei tecnici dell amministrazione potrà monitorare l avanzamento del piano di manutenzione e/o seguire le anomalie segnalate sui componenti in fase di controllo. D. Consultazione Anagrafe e Censimento Uno degli aspetti chiave della gestione dovrà essere la costante correlazione ed integrazione dei flussi operativi con il patrimonio informatizzato proveniente dal censimento. Tutte le web form dovranno permettere l accesso alle planimetrie e ai dati relativi agli ambienti e ai componenti censiti. In presenza di un censimento di dettaglio le interrogazioni anagrafiche si dovranno spingere sino al singolo componente e alla relativa storia manutentiva (scheda degli interventi eseguiti, documentazione tecnica e normativa, foto e ogni altra informazione correlata al componente nel corso della sua storia gestionale). Oltre che nel dettaglio del singolo componente il sistema dovrà consentire interrogazioni estese per classe, tipologia o singola proprietà del componente (marca, modello, potenzialità, ecc) I risultati delle interrogazioni dovranno produrre ad esempio: tabelle di dettaglio dei risultati ottenuti tematizzazioni grafiche su mappa degli ambienti in cui il risultato alfanumerico abbia prodotto un esito. (per esempio evidenziazione di tutti gli spazi contenenti il tipo di componente impostato in fase di ricerca). Il risultato ottenuto dovrà essere navigabile, ossia cliccando sull ambiente o sul componente evidenziato in fase di ricerca, sarà immediatamente consultabile la scheda tecnica e/o lo storico degli interventi. Le interrogazioni al Sistema Informativo Gestione Patrimonio dovranno permettere l elaborazione numerico quantitativa dei dati. Questa opzione sarà utilizzabile nel caso i dati del censimento saranno stati raccolti in modo da fornire quantità numeriche elaborabili. Ad esempio l estrazione di un elenco di ambienti, rispondenti a specifici parametri (caratteristiche del pavimento, destinazione d uso del vano ecc) dovranno permettere il calcolo automatico di superfici e volumi dei vani coinvolti. Nel caso dei componenti, dovrà essere possibile sommare dati di potenza assorbita dai singoli elementi per avere immediato riscontro delle potenze complessive e/o dei consumi derivanti. E. Flusso di Aggiornamento Anagrafe e Censimento Il Sistema Informativo Gestione Patrimonio dovrà permettere in modo interattivo ed integrato al portale Web, il costante aggiornamento di tutte le informazioni derivanti dal censimento. 5

7 Dovranno essere previsti appositi flussi e autorizzazioni che permettano agli utenti autorizzati di accedere alle schede degli ambienti e dei componenti per variarne destinazione d uso e caratteristiche tecniche. Ove avvengano modifiche strutturali, accorpamenti di ambienti, dovrà essere prevista una procedura di aggiornamento dei file grafici e conseguente ripubblicazione degli shape file (mappe interattive). Gli ultimi file dwg validi dovranno essere conservati in una apposito repository. L attività di scarico e carico dei file dwg avverrà attraverso una apposita funzionalità del web portal. Anche la pubblicazione della mappa aggiornata è controllata e gestita da apposito strumento web. Le modifiche degli elementi grafici sulla mappa interattiva, dovranno avvenire senza l utilizzo di alcun elemento software aggiuntivo installato sui client, ma solo ed esclusivamente attraverso l utilizzo di pagine HTML standard. Il sistema dovrà avere una struttura dati che conservi lo storico delle modifiche. Dovrà essere possibile senza accedere ad archivi storici, ma con la semplice indicazione delle coordinate temporali, poter consultare la planimetria ed evidenziare la presenza di componenti tecnologici dismessi. Questi elementi dovranno al contrario non essere più visualizzati dopo la loro sostituzione. Questa caratteristica è tesa a garantire la coerenza storica e il mantenimento dei riferimenti diretti ad ambienti e componenti tecnologici tracciati durante l apertura delle chiamate, ma non più presenti a causa di sostituzione o dismissione. F. Flusso di Monitoraggio periodico degli Edifici e degli Impianti Sulla base dei dati raccolti durante il censimento, il sistema dovrà permettere un processo di monitoraggio on site degli spazi e dei componenti presenti negli edifici. Gli operatori addetti a tale attività, con riferimento alla pianificazione periodica, dovranno poter utilizzare Tablet o Smartphone, che permettano di inserire valutazione sullo stato manutentivo dei componenti da tenere sotto verifica. I dati raccolti dalle squadre di monitoraggio dovranno essere disponibili direttamente sul sistema centrale e dovrà essere possibile avere schede di sintesi e complessive sullo stato dei componenti e degli spazi monitorati. La scheda di controllo dei monitoraggi dovrà essere corredata di grafici e mappe tematizzate con evidenziazioni delle zone che presentano le criticità rinvenute. G. Gestione Documentale Il Sistema Informativo Gestione Patrimonio, dovrà disporre in modo integrato della gestione documentale collegata agli edifici e/o ai componenti impiantistici in gestione. Tutti i documenti, classificabili attraverso impostazioni personalizzabili, potranno essere collegabili agli edifici e/o ai componenti mediante interazione con i dati del censimento. Le schede dei componenti e dei relativi documenti saranno raggiungibili attraverso navigazione grafica (interazione con le mappe degli edifici e del territorio) e alfanumerica. La consultazione dei documenti avverrà attraverso accessi a dati diversificati: per tipologia del documento per tipologia del componente per Edificio per Componente Impiantistico 6

8 Il risultato sarà navigabile e ricollocabile anche in riferimento agli spazi e ai componenti censiti. H. Scadenza documentazione normativa e messaggistica A tutti i documenti normativi con scadenze di legge (ma anche qualsiasi documento che l Amministrazione ritenga di classificare come strategico), dovrà essere arricchito di tutti gli attributi temporali (data redazione, periodo di validità ecc), che permettano al sistema di generare degli avvisi di prossimità di scadenza, inviabile attraverso un apposito modulo di messaggistica a tutti gli utenti interessati. La configurazione del livello di allarme e degli utenti da allertare sarà possibile attraverso apposite funzionalità del Sistema Informativo Gestione Patrimonio. I. Business Intelligence Sarà valutata positivamente l utilizzo integrato di un sistema di reportistica basato su principi di Business Intelligence. J. Servizi di formazione, aggiornamento anagrafe immobiliare, aggiornamento Sistema Informativo e assistenza. L aggiudicatario si impegna, per tutta la durata del contratto, a: svolgere periodiche sessioni formative, da un minimo di 2 a un massimo di 5, rivolte a tutti i soggetti coinvolti nei processi descritti dal punto A al punto I del presente capitolato d appalto; aggiornare, periodicamente e secondo le esigenze della committente, l anagrafe immobiliare; aggiornare il Sistema Informativo secondo le esigenze tecnico-organizzative della committente; prestare assistenza via web e presso i locali della committente. N.B. Il concorrente in fase progettuale dovrà esplicitare in dettaglio ogni funzionalità e servizio richiesto. PER ACCETTAZIONE: FIRMA DEL LEGALE RAPPRESENTANTE 7