ROTARACT 2110 DISTRETTO R.I. A.R Seminario Informativo Direttivi Eletti, SIDE Catania, 11 maggio 2008

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1 ROTARACT 2110 DISTRETTO R.I. A.R Seminario Informativo Direttivi Eletti, SIDE Catania, 11 maggio 2008 Guida per i Prefetti dell anno sociale

2 Con la presente Guida intendiamo offrire a coloro che nel prossimo anno sociale ricopriranno l importante carica di servizio rotaractiano di Prefetto Rotaract nel Distretto 2110, uno strumento di sostegno e di orientamento allo svolgimento dei propri compiti e responsabilità. Siamo consapevoli delle diverse ispirazioni e dei differenti modi di vivere il Rotaract e la funzione del Prefetto all interno dei Club del Distretto. Per tale motivo la Guida non pretende di fornire irreali ed utopiche sovrastrutture normative e contiene piuttosto tutti i suggerimenti che la nostra esperienza rotaractiana ci ha ispirato. Sebbene la forma delle cose non ne possa sostituire la sostanza, è altrettanto vero che, in certe circostanze la forma aiuta la sostanza ad esprimersi, valorizzando e distinguendo l essenza del nostro sodalizio Rotaract da altre realtà associative di Amicizia e di Servizio. Per questo il Prefetto, conoscitore, custode e garante del Cerimoniale Rotaract, può essere considerato uno dei pilastri portanti del Club e dei valori Rotaractiani. Vi auguriamo di trarre dalla consultazione della Guida utili ed opportune indicazioni per l organizzazione dei più memorabili eventi rotaractiani! Buona lettura e di buon lavoro! Nello spirito di Amicizia rotariactiana, Roberta Macaione e Andrea Marconi

3 Indice 1. Ruolo e compiti del Prefetto Organizzazione di attività ed eventi Rotaract Tipologia di attività tipiche del Rotaract La visita del Rappresentante Distrettuale e il Passaggio di Campana Il Cerimoniale Le altre cariche del Vostro Consiglio Regole generali di vita e di stile rotariani Conclusioni... 21

4 1. Ruolo e compiti del Prefetto Il Prefetto è il responsabile delle cerimonie rotaractiane, colui/colei che cura tutti i rapporti sociali e di Amicizia, in particolare quelli all interno del club. Scelto tra i Soci più competenti e capaci in materia di senso dell organizzazione, spirito d iniziativa, gestione dell ansia, problem solvine, il Prefetto coadiuva il Presidente del Club nell organizzazione delle principali attività e manifestazioni dell anno sociale e nel rispetto delle pratiche contenute nel Cerimoniale (regole di natura consuetudinaria, non obbligatoria). Il Prefetto contribuisce a far sì che le riunioni si svolgano con ordine, dignità ed efficienza, in modo che ospiti e visitatori del Club possano farsi un idea corretta del Rotaract. Dovrà porre la massima e costante attenzione a prevenire qualsiasi evenienza che possa nuocere alla dignità ed al prestigio propri della nostra Associazione. Il Prefetto affianca inoltre il Presidente ed altri eventuali membri del Consiglio Direttivo da lui delegati nelle pubbliche relazioni e nei rapporti con gli altri Club di servizio. La sua carica, come recita il «Manuale di procedura», non dovrebbe protrarsi per più di un anno; al massimo, e in particolare utilità per il club per un biennio. Concretamente, il suo ruolo può concretizzarsi (in ordine cronologico) nelle seguenti attività: - analisi delle differenti possibili location in cui organizzare le attività del Club; - raccolta dei preventivi; - segnalazione al Club (Presidente, Consiglio Direttivo, Assemblea) della sede più idonea; - stipula di accordi con i titolari; - scelta del menu più adeguato all evento; - predisposizione degli inviti interni (soci) ed esterni al Club; - raccolta delle adesioni all evento; - allestimento dei tavoli nel rispetto delle regole stabilite dal Cerimoniale; - ricevimento degli ospiti (è il secondo padrone di casa dopo il Presidente o il Rappresentante Distrettuale!); - saluti di introduzione della serata, secondo il Cerimoniale; - monitoraggio sullo svolgimento della riunione; - cura del servizio stampa. Ognuna delle suddette attività può essere svolta dal Prefetto sia a livello di singolo Club che in raccordo con i Prefetti di altri Club siti nell Area promotrice dell evento.

5 2. Organizzazione di attività ed eventi Rotaract Per organizzare attività ed eventi Rotaract è necessario innanzitutto valutarne lo spirito e le finalità: - se si tratta di attività ed eventi informali, il rispetto del Cerimoniale sarà avvertito in modo meno accentuato; - se si tratta di attività ed eventi importanti e formali, sarà necessario rispettare il Cerimoniale sotto diversi profili (la scelta del luogo, l allestimento dei tavoli, il rispetto dell ordine di precedenza nei saluti e nel libro delle firme, etc.). La procedura da seguire per l organizzazione di attività ed eventi Rotaract, può sintetizzarsi nei seguenti step. a) Ricerca della location La ricerca del luogo in cui svolgere l attività è un fattore di fondamentale importanza per la riuscita degli eventi Rotaract. Il locale deve consentire lo svolgimento di tutte le fasi previste dal programma. Il Prefetto dovrebbe provvedere personalmente alla ricerca della location, visitando con congruo anticipo le possibili location in modo da poter scegliere la più adeguata al tipo di evento ed alle esigenze del Club. b) Scelta della location e richiesta dei preventivi La scelta della location più adatta alle esigenze organizzative dell evento sarà condizionata dalla combinazione di più fattori: numero di partecipanti, budget a disposizione, categoria di riferimento dell attività, compatibilità del preventivo con i limiti finanziari suggeriti dalla Tesoreria. c) Segnalazione al Club (Presidente, Consiglio Direttivo, Assemblea) della sede più idonea La scelta della location è condivisa dal Prefetto con il Presidente, il Consiglio Direttivo e l Assemblea.

6 d) Stipula di accordi con i titolari e) Allestimento della sala e dei tavoli nel rispetto del Cerimoniale f) Scelta del menu g) Allestimento della sala Il Prefetto, d accordo con il Presidente, dispone l addobbo delle sale per le riunioni, predispone il tavolo della Presidenza secondo le istruzioni contenute nel Cerimoniale, fissa i menu (mantenendoli in limiti contenuti) e ne controlla, sentito il Consiglio Direttivo, i costi entro i limiti equi e proporzionati. Il Prefetto, di concerto con il ristoratore, dovrà studiare la grafica del menù in base ai colori del tovagliato ( in alcuni casi può rivelarsi indispensabile conoscere eventuali diete specifiche, intolleranze alimentari, allergie di soci ed ospiti, al fine di predisporre per loro un menù adeguato). Qualora il ristoratore non vi provveda, il Prefetto dovrà contattare il fioraio per i centrotavola. La disposizione del Tavolo presidenziale cambia in funzione del tipo di serata. Generalmente al centro siede il Presidente; alla destra del Presidente siede l ospite più importante, cioè il relatore o, solo in caso di visita ufficiale, il Rappresentante Distrettuale; alla sinistra del Presidente siede l eventuale autorità. E opportuno alternare, ove possibile, un commensale Uomo con una Donna e non superare le 7/8 persone. Per quanto riguarda la forma del Tavolo presidenziale, è preferibile l uso dei tavoli imperiali, con i posti a sedere a fronte sala, in modo che gli ospiti importanti possano godere di un ampia veduta della sala e possano essere visti ed ascoltati da tutti i convenuti. E opportuno contrassegnare con cartellini i posti riservati alle personalità di riguardo e, possibilmente, accompagnarle alle posizioni loro assegnate, evitando che rimangano posti vuoti al tavolo della presidenza o a quelli di rispetto. E responsabile dell attrezzatura tecnica: campana (posizionata al centro del tavolo della Presidenza), martelletto, guidoncino del club, microfono funzionante, stendardo del club, bandiere ed eventuale gran pavese dei guidoncini alle pareti. Si assicura, inoltre, della presenza e funzionalità dei mezzi audiovisivi (microfono, stereo, proiettore ). Cura anche la disponibilità di un registratore per la diffusione degli inni. In alcune occasioni, il Prefetto si occuperà inoltre di predisporre omaggi e/o guidoncini per i relatori o per gli ospiti. Quando sono presenti ospiti donne (mogli dei relatori o di autorità) è gradito un omaggio floreale. h) Predisposizione degli inviti interni (soci) ed esterni al Club Il Prefetto deve, di norma, predisporre insieme al Segretario ed al Presidente gli inviti da inviare ai soci e agli ospiti del Club con congruo anticipo rispetto alla data dell evento. Sull invito saranno riportati il titolo, il luogo, la data, il dress code dell evento e in basso a sinistra l eventuale costo della partecipazione alla conviviale. DRESS CODE: CASUAL - SPORT CASUAL (Jeans, informale) SMART CASUAL (Giacca su Jeans e camicia) ABITO SCURO (Abito ma no colori chiari, per le signore abito cocktail scuro) CRAVATTA NERA (Smoking, per le signore abito lungo)

7 i) Raccolta delle adesioni all evento Il Prefetto deve adoperarsi per ricevere il prima possibile le prenotazioni al fine di organizzare adeguatamente la disposizione dei tavoli e, in caso di Interclub, mescolare i soci dei Club presenti per favorirne la socializzazione. l) Ricevimento degli ospiti Il Prefetto deve, di norma, trovarsi sul luogo delle riunioni con congruo anticipo per poter sovrintendere agli ultimi preparativi. Alla sua iniziativa è affidata la soluzione di eventuali problemi organizzativi, contrattempi e difficoltà. Come un perfetto padrone di casa, porge il primo benvenuto agli ospiti e provvede alla loro accoglienza, si occupa delle pubbliche relazioni, e li presenta al Presidente e agli altri intervenuti, invitandoli a fare nuove conoscenze. Li fa accomodare ai tavoli, cercando di effettuare una rotazione di tutti i soci al tavolo della Presidenza ed evitando che le stesse persone siedano sempre vicine. Il Prefetto inoltre controlla ed evita che intorno al Presidente e al relatore della serata si creino dei posti vuoti: con cortesia, dispone che altri soci occupino tali posti. m) Saluti di introduzione della riunione, secondo il Cerimoniale E utile che il Prefetto abbia uno stampato con il nome dei soci dei club per registrarne la presenza e che abbia spazi per la registrazione degli ospiti, dei soci che li hanno invitati e della provenienza, classifica, cariche e onorificenze degli eventuali visitatori rotariani, rotaractiani ed interactiani. Il Prefetto dovrà predisporre insieme al Segretario l elenco degli ospiti da fornire al Presidente per i saluti. Dopo aver aperto l evento con il tocco della Campana, il Presidente (o, in alcuni Club, il Prefetto) passa alla presentazione di tutti gli Ospiti dei Club e di quelli dei Soci e di tutte le Autorità Rotariane, Rotaractiane e non. Qualora sia presente un relatore, verrà presentato leggendo un breve Curriculum-Vitae ed introducendone la relazione. Dopo l'intervento del relatore e prima della chiusura della serata con il suono della campana, il presidente ricorda le attività del Club e del Distretto. Naturalmente la scaletta della serata può essere variata in relazione ad esigenze specifiche che saranno valutate dal Presidente e dal prefetto nel rispetto sempre dei criteri fondamentali di ospitalità.

8 n) Monitoraggio sullo svolgimento della riunione In occasione delle cerimonie o delle riunioni conviviali, il Prefetto sovrintende allo svolgimento del servizio, interessandosi a che i soci e gli ospiti si trovino a proprio agio. E sollecito ad assecondare le esigenze di ciascun ospite: perciò il suo posto a tavola deve consentirgli un ampia veduta della sala. Nel rispetto degli accordi sottoscritti con il ristoratore, verifica il rispetto dei tempi di servizio delle portate e si preoccupa del comfort ambientale (illuminazione, temperatura, rumori). Per il regolare svolgimento della conviviale, durante il pranzo procede ad una visita amichevole fra i tavoli recependo umori, critiche e proposte per migliorare il servizio e cercando di assecondare particolari esigenze di menu che alcuni soci potrebbero avere. Si cura di far girare la ruota a cominciare dal Segretario e proseguendo in senso orario, lasciando l ultima firma alla massima carica rotaractiana presente. In caso di Interclub, il Prefetto firma la ruota per primo e procede in senso orario. Infine, per gli eventuali stranieri rotariani, rotaractiani ed interactiani in visita, cerca una sistemazione idonea, collocandoli accanto ai soci che ne conoscano la lingua. o) Cura del servizio stampa In occasione di serate particolarmente importanti il Prefetto prevede, se ne ricorre l opportunità, un servizio fotografico e la registrazione degli interventi, anche ai fini della preparazione del conseguente servizio stampa.

9 3. Tipologia di attività tipiche del Rotaract Assemblea del Club Riunione tenuta dai componenti del Consiglio Direttivo, dai Dirigenti e dai Presidenti delle Commissioni per discutere il programma e le attività del Club. Assemblea Distrettuale (vedi regolamento distrettuale) Caminetto Attività informale che permette ai Soci dei singoli Club di incontrarsi fra loro o con i Soci di altri Club con lo scopo di approfondire l amicizia che lega i Soci e i Club del Rotaract. Congresso Nazionale Attività a carattere nazionale organizzata da un Distretto alla quale sono invitati a partecipare tutti i Soci appartenenti al territorio nazionale. Conviviale È l incontro più formale per ogni Club organizzato, in genere, con cadenza mensile. Per ogni Conviviale si sceglie un tema e si invita un Relatore il cui intervento consente l approfondimento del tema. Extraconviviale Momento di convivio informale tra i Soci dei Club organizzato allo scopo di creare una maggiore coesione all interno del Club o tra diversi Club. Gemellaggio rapporto ufficiale e continuativo tra due Club appartenenti a distretti di paesi diversi allo scopo di instaurare un rapporto ufficiale e continuativo di scambi diretti a favorire l'amicizia tra i soci dei due club ed i loro familiari al fine di renderli capaci di intraprendere progetti comuni di servizio che, se approvati, possano ottenere la partecipazione della fondazione Rotary. Percorso di fraternizzazione ed avvicinamento tra Rotaract Club appartenenti ai medesimi o a diversi Distretti o Nazioni. Interclub Attività alla cui organizzazione e realizzazione partecipano più Club.

10 Interdistrettuale Attività organizzata con la collaborazione di più Distretti. Visita del Rappresentante Distrettuale Incontro formale organizzato allo scopo di accogliere il Rappresentante Distrettuale in visita al Club. Rappresenta un momento molto importante per il Club in quanto si crea un contatto diretto fra singolo Club e Distretto, nella persona del Rappresentante Distrettuale; data la rilevanza dell incontro, si devono rispettare una serie di formalità contenute nel Cerimoniale (vedi la sezione n.4 della presente Guida).

11 4. La visita del Rappresentante Distrettuale e il Passaggio di Campana La visita del Rappresentante Distrettuale e il Passaggio di Campana sono due momenti fondamentali della vita del Club e si svolgono una sola volta nell arco dell anno. Si raccomanda pertanto la massima cura nella preparazione di entrambi. Essendo due occasioni istituzionali, ove disponibile, il Presidente indosserà il collare del Club; la presenza di stendardo, bandiere e Campana sarà curata con estrema attenzione dal Prefetto. All inizio della serata, si eseguiranno gli inni nel seguente ordine: 1) Inno dello Stato estero compreso nel Distretto (MALTA); 2) Inno nazionale italiano; 3) Inno europeo; 4) Inno del Rotary International. Tutti i presenti ascolteranno gli Inni stando in piedi ed evitando applausi al termine degli stessi. L intervento principale della serata sarà, nel caso della Visita, quello del Rappresentante Distrettuale e, nel caso del Passaggio delle Consegne, quello del Presidente uscente. La presenza di ospiti rotariani e di autorità accentueranno l importanza e la formalità degli eventi, nell ambito dei quali si potranno anche ammettere al Club gli aspiranti Soci. La visita del Rappresentante Distrettuale è preceduta da un Consiglio in cui si riunisce l Esecutivo del Club al completo, che illustra al RD, con una relazione scritta, l operato del Club per l anno in corso. Per quanto riguarda il Passaggio delle Consegne, è consuetudine che il Presidente uscente svolga una Relazione conclusiva sul proprio anno.

12 Distretto 2110 Sicilia Malta del Rotary International Mattia Branciforti Rappresentante Distrettuale Anno Sociale VADEMECUM VISITA DEL RAPPRESENTANTE DISTRETTUALE La visita del Rappresentante Distrettuale (RD) rappresenta uno dei momenti più importanti dell anno; pertanto si raccomanda la massima cura nella preparazione dell evento: Ciascun Club deve dedicare una conviviale alla visita del Rappresentante Distrettuale organizzandola di concerto con il Delegato di Zona. È importante che la Visita avvenga al più presto, in modo che i soci siano messi a conoscenza dei progetti distrettuali e che l RD e la squadra distrettuale possano rispondere tempestivamente alle esigenze ed ai problemi dei Club fin dall inizio dell anno. Il Rappresentante Distrettuale incontrerà i Club a due a due, per come previsto dal calendario, realizzato dai Segretari Distrettuali con il supporto dei Delegati di Zona, tenendo conto delle esigenze dei singoli Club. La visita è preceduta qualche giorno prima da un incontro del Delegato di Zona con i Presidenti, i Segretari e i Prefetti dei Club per organizzare l incontro. La visita del Rappresentante Distrettuale è preceduta da un Consiglio in cui si riunisce l Esecutivo del Club al completo, che illustra al RD, con una relazione scritta, l operato del Club per l anno in corso. L RD assiste al Consiglio, risponde alle domande dei membri del Consiglio stesso, cui passa i propri messaggi e suggerimenti e contribuisce al lavoro dello stesso per dare il suo aiuto al successo del Club e comprenderne a fondo le esigenze. Qualche giorno prima della visita, e comunque in tempo utile per l RD, il Presidente deve fornire al RD un quadro sintetico della situazione del Club, che elenchi sommariamente: o Programma dell anno; o Numero di soci attivi, numero di soci giunti all ultimo anno, numero di aspiranti e dei neosoci previsti; o Bilancio preventivo; o Qualità dei rapporti con il proprio Rotary Club padrino ed eventuale Interact fratello; o I tre principali problemi (anche se il Club è in salute); o I tre principali fattori di forza (anche se il Club è in difficoltà).

13 Se il Club ne è dotato: Ricordatevi la campana : La campana deve essere suonata solo due volte (ad apertura e a chiusura della serata la campana non si suona per richiamare l attenzione) e solo dal Presidente, che può invitare l RD a suonarla congiuntamente. Ricordatevi lo stendardo del Club. L RD e la sua squadra porteranno quello del Distretto Ricordatevi le bandiere (Malta, Italia, Unione Europea) : Se sono presenti le bandiere, ricordatevi che il primo atto dopo il tocco di campana è il saluto alle bandiere con l ascolto degli inni (nell ordine: malta, italiano e europeo). Assicuratevi di provare l impianto audio prima, per essere sicuri che non ci siano intoppi. Il Presidente indossa il collare del Club ( se il Club lo possiede) Ricordatevi il guidoncino del Club da donare al RD. Ricordatevi la ruota o il libro delle firme. La ruota viene fatta girare durante la cena dal prefetto del Club; salve consuetudini diverse nel Club, il giro è sempre in senso orario, a partire dal Presidente del Club. Chiude la ruota il Consigliere Segretario; l RD firma dopo il Presidente. Procurarsi, in caso di necessità, microfoni, proiettore e schermo per la relazione. Concordare tale esigenza con i Segretari Distrettuali. Il Prefetto del Club avrà cura di presentare il Rappresentante Distrettuale e gli altri membri della squadra distrettuale ai convenuti. Alla visita del RD vanno invitati: Il delegato Rotary per il Rotaract del Club padrino; Il Presidente del Rotary Club padrino; Il proprio Delegato di Zona (DZ); il proprio Istruttore d Area ; Il Presidente dell Interact (quando è presente l Interact); La Presidente dell Inner Wheel (quando è presente l Inner Wheel) I Past Rappresentanti Distrettuali del Club o di Zona (quando è possibile) Rappresentante Distrettuale Incoming I Soci Onorari del Club.

14 L invito va inoltrato anche alla Segreteria distrettuale, che provvede ad informare tutta la squadra distrettuale. Il Presidente introduce il Rappresentante Distrettuale. L intervento principale della serata è quello del Rappresentante Distrettuale. La cena deve essere leggera, ricordatevi che non è la cena il momento importante, ma la relazione dell RD. Al tavolo presidenziale durante la relazione devono sedere l RD, i due Presidenti e il Delegato di Zona. Il Rappresentante Distrettuale e gli altri membri della squadra distrettuale che lo accompagnano sono ospiti dei Club. È compito del Prefetto del Club assicurarsi che ogni socio indossi il distintivo del Rotaract. La puntualità è d obbligo per la buona riuscita della serata, ma soprattutto per fare nuove conoscenze e trarre il massimo da una serata dai molti contenuti. Dopo il saluto alle bandiere, il Prefetto o il Segretario del Club (secondo le consuetudini del Club) saluta tutti i presenti e le autorità intervenute, a cominciare dal RD, senza dimenticare il Rotary, l Interact e l Inner Wheel. I saluti devono essere snelli. Si raccomanda l uso del maschile: il Rappresentante Distrettuale, il Governatore, il Presidente, il Segretario, il Delegato di Zona, indipendentemente dal sesso di chi riveste tale ruolo. Si omettano i titoli di studio, nobiliari e quant altro, a meno che non siano ragione d invito. Al termine dei saluti, il Presidente presenta ai Soci l RD e gli cede la parola. Si raccomanda la massima attenzione alla relazione. L RD si aspetta un dialogo costruttivo con i soci e sono dunque caldamente incoraggiate tutte le domande pertinenti. In conclusione, i Presidenti danno eventuali comunicazioni e chiudono la serata con il secondo tocco di campana insieme al RD. Segue la conviviale, dove i Club possono fare entrare nuovi soci, facendo apporre il distintivo all RD ed ai componenti della squadra Distrettuale. A tutti i Prefetti BUON LAVORO! Mattia

15 5. Il Cerimoniale Il Cerimoniale è il protocollo ai quali i Club devono attenersi per la corretta organizzazione e il migliore svolgimento di tutte le attività più solenni dell anno sociale. Il Prefetto deve interpretare ed applicare tali regole al fine di realizzare un attività che rispetti i criteri di formalità tipici del Rotaract, pur essendo il protocollo costituito da norme di natura consuetudinaria e risultando pertanto influenzato dalla cultura e dalle tradizioni del singolo Paese/territorio in cui il Rotaract esplica la propria attività. Riportiamo qui di seguito la Lettera ai Prefetti del Rappresentante Distrettuale Mattia Branciforti.

16 Cari Amici, Prefetti dei Rotaract Club del Distretto 2110 del Rotary International Sicilia e Malta, Vi scrivo per esporvi le prime, semplici e fondamentali nozioni utili alla riuscita delle manifestazioni che Vi accingete ad organizzare per i Vostri Club. La figura del Prefetto è molto importante per i Rotaract Club, perché cura con dovizia di particolari la realizzazione e l andamento di ogni attività del proprio Club, oltre a custodirne la Campana ed il Labaro. Inoltre il Prefetto si occupa di accogliere gli ospiti e farli sentire a proprio agio, indicando loro il proprio tavolo o il posto. Si occupa di far girare la ruota o il libro delle firme, ricordandosi che la prima firma è sempre quella del Presidente del Club, mentre l ultima è quella del Consigliere Segretario del Club, che tiene il conto delle presenze dei soci. Ricordo inoltre che le firme devono essere chiare e leggibili per permettere al Consigliere Tesoriere di avere un riscontro tra i paganti e gli ospiti. Il Prefetto si occupa inoltre di sistemare il tavolo della Presidenza, tenendo conto che l ospite sieda alla destra del Presidente, e fa in modo di riservare i posti nella prima fila per le autorità invitate. Si preoccupa di preparare il guidoncino da dare all ospite insieme ad un presente. In caso di Interclub, si occupa di appendere i labari dei vari Club, coordinandosi con i Prefetti degli altri Club. Al tavolo della Presidenza in caso di Interclub il relatore deve stare alla desta del Presidente che organizza la manifestazione, che aprirà e chiuderà la serata. Il Prefetto si occupa pure di provare l impianto audio per l onore alle bandiere, che solitamente si fa in occasione del Passaggio della Campana, della Visita del Rappresentante Distrettuale, delle Conviviali in occasione del Compleanno del Club, degli Auguri di Natale e Pasqua. Gli Inni vanno eseguiti nel seguente ordine: Malta, Italia, Europa. Il Prefetto si occupa di prendere le prenotazioni alle manifestazioni, redige secondo i suggerimenti del Cerimoniale i saluti agli ospiti in apertura e si preoccupa di darne lettura dopo l onore alle bandiere, se previsto, oppure quando il Presidente gli cede la parola. Ecco un esempio di protocollo: <<Autorità Rotariane, Rotaractiane, Interactiane, dell Inner Wheel, Civili, Militari ed Eclesiastiche, Buona sera. Sono ospiti del Club questa sera (nell ordine): Il Governatore Rotary Distretto 2110 Sicilia Malta Il Rappresentante Distrettuale Rotaract Distretto 2110 Sicilia Malta Il Rappresentante Distrettuale Interact Distretto 2110 Sicilia Malta I Past Board Director Rotary I Past Governatori Rotary Distretto 2110 Sicilia Malta ( in ordine di anno di governatorato) I Past Rappresentanti Distrettuali Rotaract Distretto 2110 Sicilia Malta (in ordine di anno di governatorato ) I Past Rappresentanti Distrettuali Interact Distretto 2110 Sicilia Malta (in ordine di anno di governatorato) Il Governatore Rotary Designato o Incoming Distretto 2110 Sicilia Malta Il Rappresentante Distrettuale Rotaract Incoming Distretto 2110 Sicilia Malta La Governatrice Inner Wheel Distretto 211 Sicilia Calabria

17 Le Past Board Director Inner Wheel Le Past President al Consiglio Nazionale Inner Wheel ( in ordine di anno di Presidenza) Le Past Governatrici Inner Wheel Distretto 211 Sicilia Calabria (in ordine di anno di governatorato) Il Segretario Distrettuale Rotary Distretto 2110 Sicilia Malta Il Segretario Distrettuale Rotaract Distretto 2110 Sicilia Malta Il Segretario Distrettuale Interact Distretto 2110 Sicilia Malta La Segretaria Distrettuale Inner Wheel Distretto 211 Sicilia Calabria Il Presidente della Commissione Distrettuale Rotary per il Rotaract Il Vice Rappresentante Distrettuale Rotaract Distretto 2110 Sicilia Malta Il Tesoriere Distrettuale Rotaract Distretto 2110 Sicilia Malta Il Prefetto Distrettuale Rotaract Distretto 2110 Sicilia Malta I Consiglieri Distrettuali Rotaract Distretto 2110 Sicilia Malta L Assistente del Governatore Rotary L Istruttore Distrettuale Rotary Il Delegato di Zona L Istruttore D Area Delegati Distrettuali ( E.R.I.C., RYLA, Interact, Addetto Stampa) I Presidenti delle Commissioni Distrettuali Autorità Civili, Militari e Eclesiastiche Il Presidente del Rotary Padrino I Presidenti di altri Rotary I Past President Rotary ( in ordine di anno di Presidenza) Il Segretario del Rotary Padrino Il Delegato Rotary per il Rotaract del Club Padrino I Presidenti dei Rotaract ( prima quelli della zona e poi gli altri in ordine alfabetico) I Past President Rotaract ( in ordine di anno di Presidenza) I Segretari dei Rotaract Il Presidente dell Interact I Past President dell Interact ( in ordine di anno di Presidenza) Il Segretario dell Interact La Presidente dell Inner Wheel Le Past President dell Inner Wheel ( in ordine di anno di Presidenza) La Segretaria dell Inner Wheel Il Presidente del Laions, Leo, Kiwanis, Fidapa,ecc. I Past President del Club ( in ordine di anno di Presidenza) I Soci Onorari del Club I Soci Amici del Club Gli ospiti dei soci >>. Si conclude il tutto con questa frase: <<Mi scuso per eventuali dimenticanze od omissioni vi prego di accomunare tutti i gentili ospiti in un caloroso applauso.>> Mi auguro che troverete utili questi consigli durante l anno sociale del vostro impegno Rotaractiano. A tutti Voi Buon lavoro! Mattia Branciforti

18 6. Le altre cariche del Vostro Consiglio Presidente Guida il Club e ne definisce obiettivi, attività, prospettive di crescita. Ha rapporto molto stretto col Segretario, poiché quest ultimo cura dal punto di vista formale la comunicazione tra Presidente e Soci e tra Presidente e Distretto. Vicepresidente Sostituisce il Presidente e ne svolge tutte le funzioni quando questo è assente. Tesoriere Segretario Deve avere cura dei fondi del club, provvedere ad effettuare i pagamenti, tenere conto delle entrate e delle uscite, sollecitare i soci inadempienti, fare rapporto sulla situazione finanziaria del Club. Cura la parte burocratica del club, la posta in entrata ed in uscita, i verbali, le convocazioni; assiste il Presidente in tutti i suoi atti principali. Consiglio Direttivo Si riunisce con cadenza mensile per deliberare sugli argomenti più importanti per la vita del Club. Per rendere valida la riunione devono essere presenti almeno 4 membri, di cui uno il Presidente.

19 7. Regole generali di vita e di stile rotariani Distintivo Campana Inni Precedenze Rapporti tra soci I Rotaractiani devono avvertire il dovere di portare sempre il distintivo del Rotary e di distintivi di particolari riconoscimenti rotariani (Paul Harris Fellow) in occasione di manifestazioni rilevanti. Il suono della campana da parte del Presidente segna l'inizio ed il termine della riunione. È buona norma che in conclusione della riunione ci si levi in piedi solo dopo il suono della Campana. Per l'esecuzione degli inni in occasione di manifestazioni di rilievo, l'ordine di esecuzione è il seguente: 1) Inno dello Stato estero compreso nel Distretto; 2) Inno nazionale; 3) Inno europeo; 4) Inno del Rotary International. È doveroso ascoltare gli Inni stando in piedi ed evitando applausi al termine degli stessi. In campo Rotariano, la posizione attuale, quella cioè di chi è in carica, ha la precedenza sulla posizione passata, cioè su chi è Past. La posizione passata ha la precedenza su quella successiva cioè su chi è in coming; infine la posizione successiva, cioè in coming, ha la precedenza su quella futura, cioè su chi è Designato (ovvero entrerà in carica l'anno successivo a chi è in coming). In caso di persone aventi la stessa carica rotaractiana, conta l anzianità di servizio rotaractiana, non quella anagrafica. Le mogli assumono lo stesso rango del marito quando lo accompagnano. Il Rappresentante Distrettuale, quando è presente, siede al posto d'onore successivo a quello del conferenziere (coincide con quello del conferenziere nella serata a lui dedicata). Se sono presenti autorità rotaractiane attuali, passate o in coming vengono fatte sedere al tavolo della presidenza secondo l'ordine delle precedenze. Se ci sono autorità rotariane o pubbliche, queste vengono anteposte, con l eccezione del Rappresentante Distrettuale, agli ospiti rotaractiani. Tra Rotaractiani e con i Rotariani si omettano i titoli, di studio, nobiliari e quant altro, a meno che siano ragione d invito. È consuetudine, tra Rotariani, darsi del tu. Tale abitudine mette soci nelle migliori condizioni per instaurare rapporti di cordiale amicizia e ne è consigliata la diffusione specialmente da parte dei più anziani versi più giovani ed i nuovi arrivati.

20 Ruota rotariana Soci onorari Si ricorda, tuttavia, che si tratta di una consuetudine e che questa è facoltativa da parte dei Rotary Club e dei singoli Rotariani. La Ruota rotariana delle presenze deve circolare sempre in senso orario, iniziando dal Presidente. In occasione della visita ufficiale del Rappresentante Distrettuale, quest ultimo appone la firma dopo il Presidente del Club, mentre l ultima firma è quella del Consigliere Segretario. Requisiti Possono essere ammessi come Soci Onorari del Club, per un periodo stabilito dal Consiglio Direttivo, persone che si siano distinte al servizio degli ideali rotariani. Tali persone possono essere soci onorari di più di un Club. Diritti e privilegi I soci onorari sono esenti dal pagamento della quota d'ammissione delle quote sociali, non hanno diritto di voto, non possono ricoprire cariche all'interno del Club, ma hanno il diritto di partecipare a tutte le riunioni e di godere di ogni altro privilegio.

21 Conclusioni Sappiamo bene che quanto detto non è esaustivo e che non risolve tutte le problematiche che potranno verificarsi nel corso dell organizzazione di un attività. Per questo motivo, vi rimandiamo ai testi da cui abbiamo tratto ispirazione per l elaborazione della presente Guida: senz altro questi due strumenti potranno rispondere alle vostre perplessità e alle vostre domande. A tutti Voi buon lavoro! Roberta e Andrea