30 Gennaio Pisa REGOLAMENTAZIONE DELL ORGANISMO DI VIGILANZA

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1 30 Gennaio Pisa LA COMPOSIZIONE E LA REGOLAMENTAZIONE DELL ORGANISMO DI VIGILANZA 1 Prof. Marco Allegrini Professore Ordinario e Direttore Master in Finanza e Controllo di gestione (Università di Pisa) Dottore commercialista e revisore legale dei conti marco.allegrini@unipi.it

2 AGENDA Composizione dell OdV Statuto e regolamento Poteri e mezzi da assegnare Piano di attività Audit aree sensibili Rapporti con organi di controllo 2

3 Schema riassuntivo del D.Lgs. 231/2001 NO Il reato è previsto dal D.Lgs 231/2001? SI Azione penale a carico dell individuo; non si procede nei confronti dell ente Azione penale a carico dell ente Accertamento dell esistenza di idonei modelli organizzativi Si procede nei confronti dell ente Esiste Accertamento del vantaggio o interesse per l ente Non Esiste Esiste Non Esiste Applicazione delle sanzioni a carico dell ente Si applica la clausola esimente ex art. 6 D.Lgs. 231/2001 procedimento nei confronti dell ente Non si procede nei confronti dell ente 3

4 IL MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO (D. lgs. 231/2001) ü Pecuniaria, da Euro a Euro (in base al meccanismo delle quote) ü Interdittiva, della durata compresa tra 3 mesi e 2 anni: v interdizione dall esercizio dell attività, v soppressione o revoca delle autorizzazioni, licenze o concessioni, v divieto di contrattare con la PA, v esclusione da agevolazioni, finanziamenti, contributi o sussidi e revoca di quelli concessi, v divieto di pubblicizzare beni o servizi. ü Confisca QUALI SANZIONI PUO PERMETTERE DI EVITARE ü Pubblicazione della sentenza 4

5 La clausola esimente (art. 6 del D.Lgs. 231/2001) L esimente offerta dalla norma per escludere la responsabilità dell Ente si realizza se esso è in grado di provare: 5 ü che ha preventivamente adottato ed efficacemente attuato modelli organizzativi e di gestione idonei ad individuare e prevenire reati della specie di quello verificatosi; ü che ha affidato ad un proprio organismo - dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo - il compito di vigilare sul funzionamento e l osservanza dei modelli e di curarne il loro aggiornamento; ü la violazione fraudolenta dei modelli da parte degli autori del reato; ü la diligenza dell organismo di vigilanza e dei soggetti incaricati della gestione e del controllo.

6 ORGANISMO DI VIGILANZA: COMPITI vigilanza sull applicazione effettiva del modello; disamina in merito all adeguatezza del modello; analisi circa il mantenimento nel tempo dei requisiti di solidità e funzionalità del modello; cura del necessario aggiornamento del modello; follow-up, ossia verifica dell attuazione e dell effettiva funzionalità delle soluzioni proposte. 6

7 I reati presupposto I reati contro la PA (artt ) I reati contro la fede pubblica (art. 25-bis) I reati societari (art. 25-ter) Delitti con finalità di terrorismo o di eversione dell ordine democratico (art 25-quater) I reati contro la personalità individuale (art. 25-quinquies) Abuso di informazioni privilegiate e manipolazione del mercato (art. 25- sexies) Reati transnazionali Impiego di cittadini di Paesi terzi il cui soggiorno è irregolare (art. 25 duodecies) Omicidio colposo e lesioni colpose gravi o gravissime (art. 25-septies) Ricettazione, antiriciclaggio e impiego denaro, beni o altra utilità di provenienza illecita (art. 25- octies) Criminalità informatica (art. 24- bis) Criminalità organizzata (art. 25- ter) Turbata libertà dell industria e del commercio (art. 25-bis 1) Violazioni del diritto d autore (art. 25-novies) Dichiarazioni mendaci all autorità giudiziaria (art. 25-decies) Reati ambientali (art. 25-undecies) 7

8 COMPOSIZIONE DELL ODV I due riferimenti non vincolanti contenuti nella norma: - Sindaco o Collegio Sindacale (o organo corrispondente) nelle società di capitali; - Organo dirigente negli Enti di piccole dimensioni I Requisiti contenuti nelle Linee Guida: - Professionalità; - Indipendenza; - Autonomia; - Onorabilità; - Continuità di azione Razionalmente dovrebbe esistere il principio di proporzionalità basato sulla dimensione (ossia organismi collegiali nelle medio/ grandi aziende e monocratico in quelle più piccole) ma anche sotto il profilo della complessità 8

9 PROFESSIONALITA COMPETENZE CORE COMPETENZE SPECIFICHE Conoscenza del business Conoscenza dei reati Skills in materia di: 1) risk assessment; 2) valutazione dei controlli interni 3) tecniche di audit (investigazione, campionamento statistico, ecc.) Dipendono dalle aree maggiormente a rischio dell azienda e possono riguardare: ü Salute e sicurezza ü Ambientali ü Controlli in materia di codice appalti CONSIDERATI I 130 REATI PRESUPPOSTO LA SOLUZIONE DEL PROBLEMA E NELL AUTONOMIA FINANZIARIA 9

10 INDIPENDENZA Dovrebbe essere in primo luogo un atteggiamento mentale (Indipendenza sostanziale) Può venire meno se: Ha poteri decisionali/compie operazioni nei processi sensibili Ricoprire la carica di amministratore anche indipendente nell azienda o nel gruppo; Ha legami di parentela o affinità soggetti apicali; Se esterno opera come consulente per la società o il gruppo. o Altri aspetti critici: Retribuzione (considerato cumulo incarichi); Durata e revoca. 10

11 ATTORI DEL CONTROLLO: LIVELLI CdA/Collegio sindacale Controllo di terzo livello: (Internal Audit/Organismo di Vigilanza 231) Controllo di secondo livello (controllo di gestione, sicurezza, compliance, risk management, funzioni a supporto del dirigente preposto, ecc.) Controllo primo livello (management operativo) 11

12 UNO SGUARDO ALLA GIURISPRUDENZA Sentenza del Tribunale di Roma al riguardo appare auspicabile che si tratti di un organismo di vigilanza formato da soggetti non appartenenti agli organi sociali, soggetti da individuare eventualmente ma non necessariamente anche in collaboratori esterni, forniti della necessaria professionalità, che vengano a realizzare effettivamente quell organismo dell ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e controlli. Indubbio che per enti di dimensioni medio grandi la forma collegiale si impone, così come si impone una continuità di azione, ovverosia un impegno esclusivo sull attività di vigilanza relativa alla concreta attuazione del modello Sentenza di Napoli «in ragione dei rapporti esistenti tra gli organismi di vigilanza delle società del gruppo e soprattutto dei rapporti infragruppo desta perplessità che un membro dell organismo di vigilanza della società capogruppo, titolare di un potere di controllo sulle prestazioni di servizio effettuate dalla medesima in favore delle società appartenenti al gruppo, ricopra all interno delle società controllate la carica di membro del Consiglio 12 di Amministrazione

13 AUTONOMIA D Azione Finanziaria Ø Definire in autonomia piano di azione Ø Libero accesso alla documentazione aziendale Ø Deve poter controllare tutti i soggetti quindi anche (e soprattutto) gli apicali Il budget deve essere: 1) adeguato in relazione alle attività da svolgere 2) Flessibile Funzionale Se ho soggetti interni qualificati (internal audit, compliance, i soggetti del sistema sicurezza) che supportano potrebbe compensare la mancanza del budget 13

14 ONORABILITA Condizioni di ineleggibilità/decadenza: Ø Stato di interdizione temporanea o definitiva dagli uffici direttivi delle persone giuridiche e delle imprese; Ø Si trovano in una delle condizioni di ineleggibilità o decadenza previste dall'art del codice civile; Ø Hanno riportato sentenze di condanna anche non definitiva per: - uno dei reati previsti dagli art. 24 e 25 del D.Lgs. 231/2001; - per uno dei delitti previsti dal regio decreto 16 marzo 1942, n. 267 (legge fallimentare); per uno dei delitti previsti dal titolo XI del Libro V del codice 14 civile (società e consorzi)

15 Statuto e/o Regolamento Ø Nomina, Revoca e Durata in carica; Ø Requisiti di eleggibilità/decadenza; Ø Funzioni e compiti dell OdV (declinazione del concetto di verifiche di funzionamento e di osservanza); Ø Poteri e mezzi (applicazione principio autonomia); Ø Obblighi dei membri (es. riservatezza); Ø Regole funzionamento che riguardano: 1) Cadenza del piano di attività; 2) Modalità di svolgimento riunioni; 3) Archiviazione documentazione; 4) Ecc. Ø Flussi informativi verso e da ODV 15

16 ODV: ALCUNI SUGGERIMENTI PRATICI Dimostrare intensa attività, formalizzando ogni verifica, riunione, intervista, ecc Dare data certa ai verbali delle riunioni OdV Incontrarsi periodicamente con il collegio sindacale e con CEO/CFO Svolgere degli audit di adeguatezza ed effettiva applicazioni e non limitarsi a sterili riunioni Svolgere i follow up, per verificare che le raccomandazioni ed i piani di azione siano stati effettivamente recepiti dalla struttura Mettere a regime i flussi informativi e le attestazioni 16

17 PIANO DI ATTIVITÀ Da presentare al Consiglio di Amministrazione Da scadenzare interventi mensile Distinguere interventi previsti: - Analisi e proposte di revisione del Modello - Audit di effettiva applicazione: - Rapporti con la PA - Salute e sicurezza sul lavoro - Gestione ambientale - Gestione finanziaria - altre aree sensibili - Analisi periodica dei flussi informativi - Report al CdA - Incontri con altri organi di controllo (collegio sindacale, società di revisione, responsabile compliance, ecc.) - 17

18 L ATTIVITÀ DELL ODV: DAL PIANO AI REPORT Pianificazione Piano attività Comunicazioni da aree sensibili Flussi informativi Valutazione adeguatezza del modello Valutazione funzionamento del modello Aggiornamento del modello Rapporti di audit Reporting al CdA Reporting al Collegio Sindacale Reporting al Comitato di Controllo Interno Report periodici 18

19 Piano di attività Identifica: 1) Attività da svolgere; 2) Tempi programmati per lo svolgimento delle attività; 3) Risorse necessarie per le verifiche (Budget dell OdV) Identificazione attività da svolgere - Ranking dei processi a rischio; - Necessità di aggiornamento del modello; - Follow up interventi precedenti - Altri input (richieste organi di governance) Una parte del tempo non deve essere allocato per effettuare audit su segnalazioni 19

20 RELAZIONI FRA ODV E GLI ALTRI ORGANI DI CONTROLLO E DI VIGILANZA Consiglio di amministrazione Collegio sindacale Comitato per il Controllo Interno Flussi informativi Relazioni conoscitivepartecipative OdV 20

21 RAPPORTI TRA ODV E COLLEGIO SINDACALE Al Collegio sindacale è demandato ai sensi dell art la «a) vigilanza sull osservanza della legge e dello statuto, b) sul rispetto dei principi di corretta amministrazione ed in c) particolare sull adeguatezza dell assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dalla società e sul suo concreto funzionamento» Altri compiti negli enti di interesse pubblico Controllo di legalità Controllo di amministrazione Verificare la presenza di un assetto organizzativo adeguato (requisiti e regolamento) Verificare l operatività dell ODV Verificare la presenza di controlli interni adeguati per assicurare la compliance Verificare l adozione del Modello e nomina OdV Verificare l aggiornamento del modello da parte del CdA Verificare la presenza di flussi informativi e rapporti conoscitivi 21

22 RAPPORTI TRA ODV E COLLEGIO SINDACALE Concordare un programma di incontri annuale per agevolare lo scambio reciproco di informazioni Il Collegio può richiedere informazioni (e procedere ad ispezioni) all OdV per esercitare il controllo assetto organizzativo e sul funzionamento dell OdV Segnalare al Collegio la presenza di (fondati) sospetti che gli amministratori abbiano compiuto gravi irregolarità nella gestione che possono arrecare danno alla società (per eventuali denunce al Tribunale ai sensi dell art. 2409) 22

23 PIANO DI ATTIVITÀ Da presentare al Consiglio di Amministrazione Da scadenzare interventi mensile Distinguere interventi previsti: - Analisi e proposte di revisione del Modello - Audit di effettiva applicazione: - Rapporti con la PA - Salute e sicurezza sul lavoro - Gestione ambientale - Gestione finanziaria - altre aree sensibili - Analisi periodica dei flussi informativi - Report al CdA - Incontri con altri organi di controllo (collegio sindacale, società di revisione, responsabile compliance, ecc.) - 23

24 VERIFICA RAPPORTI CON LA PA Aree di verifica v contratti con la PA v ispezioni della PA v Rendicontazione alla PA v Autorizzazioni, concessioni, licenze v Altro Modalità di verifica Analisi documentazione inerente Interviste ai soggetti responsabili Attestazioni Flussi informativi Oggetto della verifica Verifica coerenza nel processo autorizzativo, poteri di firma Verifica coerenza della documentazione verifica rispetto procedure, protocolli, norme esterne 24

25 VERIFICA GESTIONE RISORSE FINANZIARIE Verifica grado di applicazione della procedura Verifica su grado di utilizzo di strumenti non tracciabili (cassa, assegni trasferibili) Verifica su separazione delle funzioni (richiedente acquisto, decisione di pagamento, contabilizzazione) Controlli interni svolti (riconciliazioni) Verifica (a campione) su pagamenti effettuati: presenza delle autorizzazioni, documentazione originaria, CIG Verifica su modalità gestione incassi 25

26 VERIFICA ACQUISTI Verifica su applicazione codice degli appalti (se applicabile)/procedura acquisti Verifica a campione su acquisti effettuati per controllare: Richiesta di acquisto Autorizzazione acquisto Selezione del fornitore Formalizzazione del rapporto col fornitore Controllo effettività prestazione Pagamento Rispetto tracciabilità flussi finanziari ex L. 136/2010 (se applicabile) 26

27 VERIFICA CONSULENZE Verifica applicazione della procedura/protocollo sulle consulenze Verifica su processo autorizzativo (deleghe/ procure) Verifica su processo di selezione del consulente Verifica effettività prestazione (rapporto di consulenza, audizione soggetti coinvolti9 Verifica su documentazione inerente l incarico (preventivi, contratti, fattura) Analytical review (confronto con importi anno precedente per tipologia di spesa) 27

28 VERIFICA SELEZIONE DEL PERSONALE Verifica su applicazione regolamento/ procedura di selezione del personale Verifica su modalità di pubblicizzazione del bando/richiesta Verifica modalità di selezione Organo che nomina commissione Composizione commissione Criteri utilizzati per la selezione 28

29 VERIFICA OMAGGI E SPESE DI RAPPRESENTANZA Verifica su rispetto procedura/protocollo Verifica su autorizzazione omaggi Verifica su importi unitari Verifica su beneficiari e possibile causale Verifica su documentazione e tracciabilità operazioni 29

30 VERIFICHE SU SPONSORIZZAZIONI Verifica su rispetto protocollo/procedura sponsorizzazioni Verifica a campione su alcune sponsorizzazioni: - Autorizzazione delle stesse - Coerenza tendenziale dell evento con la politica di comunicazione istituzionale della società - Presenza documentazione inerente - Effettività dell evento e della sponsorizzazione 30

31 VERIFICA TRANSAZIONI INFRAGRUPPO Verifica presenza contratti di servizio Verifica formalizzazione e data dei contratti Verifica presenza di criteri chiari e certi per la determinazione dei prezzi di trasferimento e del cost sharing Verifica, a campione, della coerenza delle fatturazioni infragruppo con i contratti di servizio Verifica presenza operazioni anomale (anche tramite analytical review) 31

32 VERIFICHE SALUTE E SICUREZZA SUL LAVORO Verifica su adeguatezza del DVR Verifica su verbale della riunione periodica sulla sicurezza Verifica su rapporti di audit OHSAS Verifica su verbali verifiche interne Verifica su segnalazioni dei preposti alla sicurezza e RSPP Verifica adeguatezza dell organigramma della sicurezza Verifica su formazione e rispetto dell accordo Quadro Stato Regioni Verifica su verbali enti di vigilanza (ASL) Follow up precedenti segnalazioni 32

33 FLUSSI INFORMATIVI PER DIREZIONE: SCHEDE E ALLEGATI Scheda per Direzione/Funzione Rappresenta una check-list dei flussi Semplicità: per ogni flusso previsto, barrare il Sì o No Da compilare per ogni trimestre anche in caso di assenza di eventi da segnalare Allegati per Direzione/Funzione Tabelle già predisposte per il reporting Da compilare soltanto in caso di eventi da segnalare 33

34 TEMPISTICA FLUSSI INFORMATIVI Ad evento Entro 3 gg. dall evento Trimestrali Entro 20 gg. dalla chiusura del trimestre Annuali Entro 20 gg. dalla chiusura dell esercizio Entro i termini per l approvazione del bilancio (AFC) 34

35 CONTENUTI FLUSSI INFORMATIVI Flussi generali Comportamenti o pratiche non conformi a quanto previsto dal Modello 231 Sanzioni disciplinari irrogate Segnalazioni autorità giudiziaria Sistema organizzativo Sistema di controllo interno Carenze nelle procedure e protocolli Flussi specifici Attività strumentali Liquidità Selezione personale Omaggi e spese di rappresentanza Sponsorizzazioni, fiere e convegni, viaggi Acquisti e consulenze Accordi transattivi Attività dirette Vendita di beni e servizi alla PA Procedimenti giudiziali ed arbitrali Autorizzazioni e concessioni Ispezioni, controlli PA Finanziamenti e contributi da PA 35

36 SISTEMA DI REPORTING SU BILANCIO (ESERCIZIO, CONSOLIDATO, SEMESTRALE ABBREVIATO): OdV Trimestrale Annuale Ad evento Segnalazione di criticità Bilancio di esercizio/ consolidato Bilancio semestrale abbreviato Dirigente Preposto Attestazione (riferita alla propria Direzione/funzione) di: Veridicità e correttezza dei dati che hanno alimentato il bilancio Adeguatezza ed effettiva applicazione procedure amministrative e contabili Direttori/Responsabili di funzione Referenti società controllate 36

37 SISTEMA DI REPORTING SU SALUTE E SICUREZZA SUL LAVORO OdV Ad evento Trimestrale Annuale RSPP Segnalazione di criticità Attestazione su adeguatezza sistema di prevenzione Statistiche infortuni e piano annuale attività Ad evento Trimestrale Segnalazione di criticità Attestazione di aver adempiuto agli obblighi statuiti dal Testo unico per i preposti Preposti alla sicurezza 37

38 SISTEMA DI REPORTING SU SALUTE E SICUREZZA SUL LAVORO OdV Ad evento Trimestrale Annuale RSPP Segnalazione di criticità Attestazione su adeguatezza sistema di prevenzione Statistiche infortuni e piano annuale attività Ad evento Trimestrale Segnalazione di criticità Attestazione di aver adempiuto agli obblighi statuiti dal Testo unico per i preposti Preposti alla sicurezza 38

39 FLUSSI INFORMATIVI RSPP VERSO ODV Flussi informativi ad evento /trimestrali SI NO Si sono verificati comportamenti o pratiche che a suo avviso non sono conformi a quanto previsto dal Modello 231 o dal codice etico? Si sono verificati infortuni che rientrano nel campo di applicazione dell'art. 25 septies D.Lgs. 231/2001 (omicidio colposo o lesione colposa grave o gravissima)? Si sono verificati comportamenti o pratiche che a suo avviso non sono conformi a quanto previsto dal sistema di gestione della salute e sicurezza sul luogo di lavoro? Si sono verificate ispezioni sul tema della salute e sicurezza sul luogo di lavoro da parte di ASL, ufficio del lavoro, ed altri organi della PA? Le attestazioni ad uso interno redatte e consegnate al RSPP dai preposti alla sicurezza segnalano qualche criticità significativa? * Sono state introdotte significative modifiche organizzative nell organigramma della sicurezza, riguardanti: - RSPP? - Preposti alla sicurezza? - Deleghe sulla sicurezza? - Procure? - Altre figure (medico competenze, RLS) Le ispezioni per la certificazione OHSAS hanno evidenziato qualche criticità significativa? E stata confermata la certificazione OHSAS 18001? In caso di risposta Sì, compilare i seguenti documenti: Scheda evidenza G.1 - Comportamenti o pratiche non conformi a quanto previsto dal Modello 231 Scheda evidenza RSPP.T.1 Infortuni Scheda evidenza RSPP.T.2 Deviazioni da SGS In caso affermativo, trasmettere copia dei verbali Scheda evidenza RSPP.T.3 - Criticità significative segnalate dai responsabili di funzione/referenti controllate In caso affermativo, trasmettere copia dei documenti relativi al nuovo organigramma, alle deleghe, procure e job descriptions In caso affermativo, trasmettere copia della documentazione ricevuta dall ente certificatore 39

40 FLUSSI INFORMATIVI RSPP VERSO ODV Flussi informativi Invio di un prospetto riepilogativo con dati e statistiche sugli infortuni verificatisi Invio di un piano annuale delle verifiche da svolgere Attestazione TRIMESTRALE RSPP (vedi parte III) Periodicità Annuale Annuale Trimestrale 40