09/12/2012 LABORATORIO DI INFORMATICA. APPLICAZIONE PRATICA: Formattazione di un documento in MS Word Creazione di un sommario automatico

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1 LABORATORIO DI INFORMATICA APPLICAZIONE PRATICA: Formattazione di un documento in MS Word Creazione di un sommario automatico Corso di Laurea Magistrale in finanza delle aziende e dei mercati Facoltà di Scienze Politiche A.A.2012/ Il documento da formattare Dalla pagina Web dell insegnamento, sezione downloads, scarichiamo il file: LABINF-ES-FORMATTAZIONE E SOMMARIO.DOC Il documento contiene paragrafi, tabelle e figure e non è formattato; Il nostro obiettivo è quello di: Formattarlo in modo elegante, organizzando ordinatamente i paragrafi ed i sottoparagrafi; Inserire un sommario automatico. 2 Il Documento di partenza 3 1

2 Il Documento di partenza 4 La struttura del documento Il documento contiene elementi strutturali ben definiti e facilmente individuabili: Titoli Paragrafi Elenchi Figure Didascalie Note 0 5 La struttura del documento - Titoli Il documento è organizzato in: Paragrafi Sottoparagrafi Pertanto vi sono: Un Titolo per l intero documento; Un Titolo per ciascun paragrafo; Un Titolo per ciascun sottoparagrafo. 6 2

3 La struttura del documento - Titoli Titolo del documento Titolo di paragrafo Titoli di sottoparagrafo 7 Formattare i Titoli con gli stili Ricordiamo dalla lezione su Ms Word che uno STILE è un insieme di opzioni di formattazione che può essere salvato ed utilizzato quando occorre; I Titoli, a parità di livello (documento, capitolo, paragrafo, sottoparagrafo), avranno la stessa formattazione, per cui andremo a definire: STILE Titolo documento (TITOLO); STILE Titolo paragrafo (TITOLO 1); STILE Titolo (TITOLO 2). 8 Utilizzare gli STILI (MS Word 2010) Direttamente sulla scheda HOME della barra multifunzione troviamo il gruppo STILI: Possiamo adattare uno degli stili esistenti oppure crearne uno nuovo appositamente; Nel caso specifico troviamo già gli STILI: 9 3

4 Definire gli stili per i Titoli Basta fare click destro sul riquadro dello STILE di Titolo che si vuole modificare e selezionare la voce MODIFICA; Si aprirà la finestra MODIFICA STILE attraverso la quale possiamo impostare tutte le caratteristiche di formattazione di questo stile. 10 La finestra MODIFICA STILE 11 in MS Word 2003 Dovremmo solo ricorrere al riquadro attività STILI premendo STILI e FORMATTAZIONE sulla barra degli strumenti di formattazione: 12 4

5 Stili Titolo Per fissare le idee stabiliamo le seguenti formattazioni: Titolo documento (TITOLO): Titolo paragrafo (TITOLO 1): Titolo sottoparagrafo (TITOLO 2): Font: ARIAL Dimensione 16 Stile: Grassetto Allineamento: al centro Spaziatura prima: 6pt Spaziatura dopo: 12pt Font: ARIAL Dimensione 14 Stile: Grassetto Allineamento: a sinistra Spaziatura prima: 12pt Spaziatura dopo: 12pt Font: ARIAL Dimensione 12 Stile: Grassetto/corsivo Allineamento: a sinistra Spaziatura prima: 6pt Spaziatura dopo: 6pt 13 Applicare gli STILI A questo punto possiamo selezionare i vari titoli nel documento e attribuire loro lo STILE predisposto: 14 I Paragrafi Analogamente a quanto fatto sinora, possiamo definire uno stile per tutti i paragrafi; Creeremo appositamente un nuovo stile che chiameremo Paragrafo-LABINF; Facciamo click sinistro sulla freccina all angolo dl gruppo STILI della scheda HOME sulla barra multifunzione: 15 5

6 Creare lo stile Paragrafo-LABINF Si aprirà il riquadro degli STILI; Facciamo click sul pulsantino in basso a sinistra NUOVO STILE ; Tramite la finestra CREA NUOVO STILE DI FORMATTAZIONE impostiamo le caratteristiche dello stile Paragrafo-Labinf. 16 Finestra CREA NUOVO STILE FORMATTAZIONE 17 Lo stile Paragrafo-LABINF Font: Times New Roman; Dimensione: 11pt; Allineamento: Giustificato; Speciale: prima riga rientrata di 0,6 cm; Spaziatura prima: 6pt; Spaziatura dopo: 6pt; Interlinea: 1,5 righe. 18 6

7 Paragrafo-LABINF 19 Applicare lo stile ai paragrafi Selezioniamo ciascun paragrafo (come???) e applichiamo lo stile Paragrafo-LABINF; 20 Gli elenchi Il documento contiene diverse elencazioni di voci; E opportuno formattarle come elenchi: Puntati: se l ordine o la sequenza non sono importanti; Numerati: se l ordine o la sequenza sono rilevanti; E sufficiente selezionare le voci e utilizzare gli appositi pulsanti sulla barra multifunzione (scheda HOME): 21 7

8 Applicare gli stili elenco Per fissare le idee: utilizzeremo gli elenchi numerati per le voci che, nel testo del documento, sono introdotte quantitativamente: «tre obiettivi fondamentali in relazione alle informazioni. Tali obiettivi sono..» «Ad essi se ne aggiungono altri due» «Le contromisure possono essere classificate in base a tre categorie..» Utilizzeremo gli elenchi puntati negli altri casi: «rispondere alle seguenti domande» «Le principali categorie di malware sono»; 22 Applicare gli stili elenco 23 Continuare le numerazioni Quando, tra pag.1 e pag.2 selezioniamo il primo elenco (obiettivi di sicurezza) e applichiamo lo stile di elenco numerato, viene visualizzata (correttamente) la numerazione da 1 a 3; Quando, a pag.2, selezioniamo le rimanenti due voci e applichiamo loro lo stile elenco numerato, la numerazione che appare NON è, come avremmo voluto, da 4 a 5 ma ancora da 1 a 2!!! Questo perché, «giustamente», MS Word riavvia la numerazione degli elenchi che si trovano in paragrafi diversi; Basta fare click destro sulla seconda parte dell elenco e selezionare CONTINUA NUMERAZIONE. 24 8

9 Le figure Nel documento sono presenti cinque figure; Se non abbiamo particolari esigenze possiamo evitare di creare uno STILE specifico e limitarci a: Allineare le figure al centro tramite l apposito pulsante della barra multifunzione; Inserire una didascalia per ogni figura facendovi click destro e selezionando la voce INSERISCI DIDASCALIA scegliendo etichetta FIGURA e posizione SOTTO L ELEMENTO SELEZIONATO; Per il documento di esempio, il testo da inserire, dopo il numero progressivo della figura, è riportato sotto la figura stessa: dopo averlo inserito correttamente dobbiamo rimuovere il suggerimento. 25 Didascalie delle figure Quando inseriamo correttamente la didascalia possiamo: Aggiornare automaticamente la numerazione in caso di aggiunta o rimozione di figure; Utilizzare riferimenti automatici all interno del testo; 26 Didascalie delle figure 27 9

10 Le Tabelle Nel documento sono presenti due tabelle; Le tabelle sono oggetti strutturati e richiedono, per essere leggibili e significative, una buona formattazione; Per semplicità, anche in questo caso, ci limitiamo a: Allinearle al centro; Dotarle di didascalia; 28 Allineare le tabelle La prima tabella si trova a pag.13; La selezioniamo facendo click sinistro sulla maniglia di selezione sita all angolo in alto a sinistra; Impostiamo l allineamento al centro tramite l apposito pulsante sulla barra multifunzione; Ripetiamo l operazione per la seconda tabella a pag Didascalia per le tabelle Possiamo inserire una didascalia per ciascuna tabella in modo analogo a come abbiamo fatto per le figure; C è solo un dettaglio cui prestare attenzione: Nella finestra didascalia dobbiamo modificare la scelta per l etichetta (non più FIGURA ma TABELLA) e la posizione dell etichetta stessa (non sopra ma sotto l elemento selezionato). Stabilite voi il testo più appropriato per la didascalia della Tabella 1; Copiate il testo suggerito per la didascalia della Tabella

11 Note a pie di pagina Per esercizio gestite in autonomia le note a pie di pagina; 31 Elenchi a più livelli Il documento ha assunto già un aspetto meno «primitivo»; Per portarlo ad un livello quasi professionale utilizzeremo una struttura a più livelli per i vari titoli; Nel gruppo PARAGRAFO della scheda HOME della barra multifunzione si trova il pulsante ELENCO A PIU LIVELLI: 32 Elenchi a più livelli Facciamo click sul pulsante ELENCHI A PIU LIVELLI e selezioniamo la ripartizione dei titoli su più livelli in base allo stile titolo; Utilizzeremo numerazioni sequenziali per paragrafo e sottoparagrafo: In un sol colpo ci troviamo le giuste numerazioni di titolo

12 Struttura a più livelli per i Titoli 34 e in MS Word 2003 Scegliere ELENCHI PUNTATI E NUMERATI dal menu FORMATO e quindi fare clic sulla scheda STRUTTURA; Selezionare il formato di elenco, quindi, scegliere OK; Il primo numero dell'elenco verrà visualizzato nel documento; digitare il testo dell'elenco, premendo INVIO dopo ciascuna voce; I numeri successivi verranno inseriti automaticamente all'inizio di ciascuna riga allo stesso livello di numerazione; Per spostare una voce di un elenco numerato a struttura al livello di numerazione corretto, utilizzare gli appositi pulsanti della barra degli strumenti: 35 Inserire il numero di pagina Sinora per identificare le varie pagine ci siamo avvalsi della indicazione riportata sulla barra di stato: In caso di stampa su carta del documento, però, non avremmo tale indicazione: è buona regola inserire SEMPRE il numero di pagina; E utile inserire anche il numero complessivo di pagine in modo da rendere evidente al lettore la posizione nell ambito dell intero documento

13 Inserire il numero di pagina Dalla scheda INSERISCI della barra multifunzione, nel gruppo INTESTAZIONE e PIE DI PAGINA, selezioniamo NUMERO DI PAGINA; Scegliamo: IN BASSO; Scegliamo: NUMERO NORMALE 3. L area «piè di pagina» diviene modificabile: 37 Inserire il numero di pagine Rimanendo nel riquadro del «piè di pagina», subito dopo il numero di pagina inseriamo, come separatore, una sbarra: / Intanto, nella barra multifunzione, sarà apparsa una scheda contestuale PROGETTAZIONE; Nella scheda progettazione, gruppo INSERISCI, selezioniamo: Parti rapide Campo NumPages 38 e in MS Word 2003 Intestazione e pie di pagina; Selezionare menu VISUALIZZA-> INTESTAZIONE E PIE DI PAGINA per visualizzare ed editare l'area dell'intestazione o del piè di pagina su una pagina. Per creare un'intestazione, immettere il testo o l'elemento grafico desiderato nell'area dell'intestazione. Inserisci numero di pagina Inserisci numero di pagina 39 13

14 e in MS Word 2003 Numerazione automatica delle pagine Selezionare il menu INSERISCI-> NUMERI DI PAGINA Nella casella POSIZIONE specificare se si desidera posizionare il numero di pagina nell'intestazione o nel piè di pagina; Nella casella ALLINEAMENTO, specificare se allineare i numeri di pagina a sinistra, al centro o a destra rispetto ai margini di sinistra e di destra oppure all'interno o all'esterno in base ai bordi interno o estero delle pagine che verranno stampate; Se non si desidera avere un numero sulla prima pagina, deselezionare la casella di controllo Numero sulla prima pagina; Selezionare le altre opzioni desiderate. 40 Inserire un sommario automatico Posizioniamoci all inizio del documento (CTRL+HOME); Inseriamo una interruzione di pagina (scheda INSERISCI, gruppo PAGINE); Posizioniamoci nuovamente all inizio del documento; Nella scheda RIFERIMENTI, gruppo SOMMARIO selezioniamo SOMMARIO; Scegliamo Tabella Automatica Inserire un sommario automatico N.B.: il «trucco» è l aver correttamente definito gli stili TITOLO!!! 42 14

15 Inserire un sommario automatico 43 Aggiornare i campi automatici Abbiamo ottenuto un oggetto che, al pari delle didascalie di figure e tabelle, può essere aggiornato automaticamente; Questi oggetti dotati di campi automatici si aggiornano facendovi click destro e selezionando la voce AGGIORNA CAMPO; 44 e in MS Word 2003 Utilizzando gli stili predefiniti (Titolo1, Titolo2, Titolo3) per formattare i titoli di paragrafi e sottoparagrafi è possibile generare un SOMMARIO AUTOMATICO; Posizionarsi nel punto in cui creare il sommario; Menu: INSERISCI - >RIFERIMENTO -> INDICI E SOMMARIO Ing. M.Paolizzi MS Word

16 Progettare il documento Se impostiamo gli stili PRIMA di iniziare a digitare, il documento si formatterà in modo praticamente automatico e non dovremo selezionare le varie parti per applicare i singoli stili; Quando impostiamo un stile, nella finestra MODIFICA STILE, possiamo indicare persino lo stile del paragrafo seguente; Ad esempio potremmo impostare lo stile TITOLO 2 in modo che il paragrafo seguente prenda automaticamente lo stile Paragrafo- LABINF. 46 FINE 47 16