Vademecum dell Avvocato digitale

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1 * Responsabile Emilio Franhcomme Vademecum dell Avvocato digitale Nozioni minime di informatica nell ambito del PCT (Processo Civile Telematico) Gennaio 2014 Sommario: Cosa serve all Avvocato per essere telematico Dispositivo di autenticazione e firma digitale Punto di accesso PolisWeb Depositi telematici *

2 Per l'avvocato il 2014 sarà un anno di cambiamenti epocali. La tecnologia e la Telematica entreranno prepotentemente nello Studio Legale. Il nostro staff si prefigge di diventare il punto di riferimento del Professionista per adeguarsi alle nuove tecnologia necessarie ad effettuare il DEPOSITO TELEMATICO. In ogni Tribunale della Regione sono presenti i nostri punti informativi con postazioni di Personal Computer in grado anche di effettuare, GRATUITAMENTE un deposito telematico a validità legale. Rivolgetevi ai nostri responsabili per tutte le informazioni necessarie. Qui di seguito potrete trovare una breve Guida con interessanti spunti per adeguare gli strumenti dello Studio alle nuove esigenze del Processo. Richiedeteci un incontro per valutare se le dotazioni Hardware dello Studio (computer, scanner, dispositivi di firma digitale), sono adeguate alle necessità che il Deposito degli atti in modalità Telematica richiede. La nostra organizzazione, già da tempo impegnata nella informatizzazione dello Studio Legale con circa 450 installazioni in tutta la Regione, si propone di guidarvi e formarvi, garantendovi soprattutto una personale assistenza durante la fase di deposito telematico del fascicolo digitale. Abbiamo già definito percorsi formativi a Potenza, Matera, Melfi, Lagonegro e Policoro a partire dal prossimo 20 Gennaio, durante i quali affronteremo le PROBLEMATICHE OPERATIVE della creazione dei documenti informatici per il deposito telematico, illustrando le varie fasi della creazione del fascicolo digitale, e soprattutto dimostrando come creare LA BUSTA TELEMATICA. Il corso di approfondimento è stato integrato (come potrà facilmente notare consultando il programma scaricabile anche dal nostro sito da approfondimenti relativi alla possibilità da parte del Professionista di effettuare NOTIFICHE IN PROPRIO sfruttando la casella PEC, ed in caso Vi occupaste di Curatele Fallimentari, di utilizzare il software anche per gestire la Casella PEC dedicata. Durante le 16 ore formative saranno affrontate le problematiche legate alla correttezza dei formati dei documenti ed atti da depositare, l utilizzo del dispositivo di firma digitale per la sottoscrizione degli atti, e le modalità per inoltrare tramite PEC i documenti per il deposito finale utilizzando il Software Cliens Redigo. *

3 CHE COSA OCCORRE ALL AVVOCATO PER ESSERE TELEMATICO 1) Un dispositivo di firma digitale chiavetta usb. Costo: 90 euro oltre IVA 2) Un personal computer (preferibilmente datato non più di due anni e con sistema operativo aggiornato). Costo: da 600 a 1200 euro più IVA, se è necessario acquistare il p.c., considerare che si tratta di un bene destinato a durare nel tempo. Preferire PC con case standard, in modo tale da non avere difficoltà con la sostituzione eventuale di componenti che dovessero guastarsi; richiedere componenti di marca per es. disco rigido Maxtor, Seagate o Western Digital un buon processore Intel, almeno modello i3 o successivi o AMD di categoria equivalente; almeno 4 Gb di memoria RAM. Sistema operativo Windows. 3) Uno scanner per trasformare i documenti da allegare ai fascicoli informatici in pdf-immagine o altro formato accettato. Costo: da 250 euro più IVA. Attenzione, però: uno scanner più veloce (ed inizialmente più costoso) può essere un buon investimento in termini di risparmio di tempo e di risorse umane! 4) Un collegamento internet per accedere al punto di accesso. 5) Un normale programma di videoscrittura (Ms Word, Open Office) 6) Un software per la redazione della busta telematica, necessario per poter inviare i documenti oggetto del DEPOSITO TELEMATICO. 7) Una casella PEC comunicata al proprio Ordine di appartenenza ed iscritta nel RegInde. DISPOSITIVO DI AUTENTICAZIONE E FIRMA DIGITALE - LE DOMANDE PIU FREQUENTI 1) Che cos'e'? E' un dispositivo "chiavetta" USB contenente i certificati digitali di autenticazione e firma digitale, rilasciato da un Ente Certificatore accreditato presso DigitPA. 2) A cosa serve? Ha due funzioni: di autenticazione in rete e di firma elettronica. Entrambe le funzioni si attivano mediante il collegamento del dispositivo di firma al computer e l inserimento di un PIN. 3) Per quali servizi telematici e' valido? Per tutti i servizi telematici che richiedano autenticazione sicura in rete, e quindi non soltanto al Punto di Accesso: per esempio, anche permette di accedere con un dispositivo di firma digitale per estrarre visure camerali, protesti etc. E', in altre parole, una chiave "universale". 4) Dove lo acquisto? Rivolgersi al personale dell Agenzia Giuffrè per la Basilicata. La consegna sarà effettuata in un massimo di 24 ore. E necessario consegnare fotocopia del documento d identità in corso di validità. 5) Posso delegare qualcuno alla richiesta della smart card? No, perché si tratta a tutti gli effetti di un documento di identità. *

4 6) Si può avere una "smart card di studio"? No. Il dispositivo di autenticazione e firma digitale è personale e rilasciato alle persone fisiche. 7) Come configuro il dispositivo sul mio computer ai fini dell'autenticazione? L installazione avverrà a cura dell Agenzia Giuffrè per la Basilicata, che provvederà anche all assistenza futura. Il dispositivo è compatibile con più sistemi operativi (Windows, MacOS, Linux) e al browser internet (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, etc.) in uso. 8) Come posso sottoscrivere digitalmente un documento? Occorre un software che serve anche per controllare se la firma apposta da terzi su un documento sia autentica e se i certificati siano scaduti o meno. Il software necessario a tale funzione è pre-installato sul dispositivo. 9) A chi e come posso richiedere assistenza per la configurazione e l'uso? La nostra organizzazione è presente su tutto il territorio regionale con punti informativi nei Tribunali di Potenza, Matera Lagonegro, presso i quali siamo in grado anche di effettuare sostituzioni immediate dei dispositivi danneggiati, e dimostrazioni pratiche. PUNTO DI ACCESSO (PdA) 1) Che cos'e'? E' un'infrastrutture gestita da Giuffrè Informatica secondo la normativa sul Processo Telematico. 2) A cosa serve? A fornire i servizi di consultazione PolisWeb e altri servizi relativi al Processo Telematico. 3) Chi può iscriversi? Tutti gli avvocati e i praticanti abilitati al patrocinio iscritti all'albo, muniti di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata comunicato all Ordine. Strumenti indispensabili: 1) Personal Computer; 2) Collegamento a Internet; 3) Software di video-scrittura (Word Open Office) 4) Software per la creazione di pdf-nativi ; 5) Firma digitale; 6) Casella P.E.C. 7) Software Cliens Redigo - Redattore Atti DEPOSITI TELEMATICI *

5 1) Il deposito degli atti giudiziari è obbligatorio per tutti? Al momento si tratta di una facoltà: rimane invariata la possibilità di depositare gli atti sempre in forma cartacea. Dal 30/6/2014 il deposito telematico sarà l unica forma possibile: in altri termini, non saranno più accettati i depositi cartacei. Dal 15/7/2013 a Matera, e dal 2 Dicembre 2013 a Potenza, il deposito telematico è valido a tutti gli effetti di legge. Pertanto, se una delle parti decide di avvalersi del deposito telematico, l altra deve necessariamente accedere al polisweb con dispositivo di firma digitale per poter scaricare gli atti depositati dalla controparte telematica. In alternativa, occorre chiedere copia alla Cancelleria, che provvederà al relativo rilascio previo versamento dei diritti di copia ed attesa dei noti relativi tempi. 2) Quali atti giudiziari è possibile al momento depositare? Con riferimento ai due Tribunali Lucani possono essere depositati, oltre ai ricorsi per decreto ingiuntivo con efficacia legale, anche le memorie ex art. 183, comma 6 c.p.c. con i relativi documenti nonché le comparse e memorie ex art. 190, e le memorie ex art. 429 c.p.c. nel rito del lavoro. Per tutti gli altri Tribunali Italiani è necessario preventivamente consultare il sito sezione Processo Telmatico - Uffici giudiziari operativi per il Deposito Telematico, per sapere quali uffici sono operativi per il deposito telematico a validità legale, e quali atti processuali è possibile depositare. 3) Fino al 30 Giugno 2014, se in una procedura inizio a depositare atti in cartaceo e poi voglio passare al telematico, posso farlo? E viceversa? Entrambe le soluzioni sono praticabili: nulla vieta di depositare un atto in formato cartaceo e un altro in via telematica nella stessa procedura: le due modalità di deposito sono pienamente fungibili e alternative. Ovviamente non è possibile depositare lo stesso atto due volte, perché il sistema informatico riconoscerebbe un errore. 4) Una volta effettuato il deposito in via telematica di un atto, devo depositare anche il cartaceo relativo a quel medesimo atto? No, nelle procedure a valore legale con decreto DGSIA il deposito in via telematica è pienamente sostitutivo del cartaceo. 5) Come deve avvenire il deposito degli atti? Occorre indispensabilmente creare sul proprio computer, attraverso il software Cliens Redigo, una busta informatica dotata delle caratteristiche previste dalla normativa tecnica. Il deposito avviene, attualmente, attraverso l indirizzo PEC comunicato dall avvocato all Ordine ai sensi della L. 2/2009 e mediante l'invio di una pec, diretta all'indirizzo PEC del Tribunale destinatario. La procedura è completamente automatizzata. 6) E sufficiente l invio di un file pdf firmato digitalmente alla Cancelleria per effettuare un deposito? NO! L'atto, infatti, secondo quanto stabilisce l'art. 12 del DM Giustizia : "deve essere corredato da un file in formato XML (DatiAtto.XML), che contiene le informazioni strutturate relative al fascicolo in questione ed a tutti i documenti oggetto del deposito stesso, il file deve essere obbligatoriamente sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata". Prosegue sempre la norma "la struttura del documento firmato e' CAdES; il certificato di firma e' inserito nella busta crittografica. La modalita' di apposizione della firma digitale o della firma elettronica qualificata è del tipo "firme multiple indipendenti" o parallele e prevede che uno o piu' soggetti firmino, ognuno con *

6 la propria chiave privata, lo stesso documento (o contenuto della busta). L'ordine di apposizione delle firme dei firmatari non e' significativo e un'alterazione dell'ordinamento delle firme non pregiudica la validita' della busta crittografica; il file generato si presenta con una unica estensione p7m." L'art. 14 si occupa della trasmissione degli atti e dei relativi allegati stabilendo che sono contenuti nella cosiddetta "busta telematica", ossia un file in formato MIME che riporta tutti i dati necessari per l'elaborazione da parte del sistema ricevente (gestore dei servizi telematici); in particolare la busta contiene il file Atto.enc, ottenuto dalla cifratura del file Atto.msg, il quale contiene a sua volta: a) IndiceBusta.xml.p7m; b) DatiAtto.xml.p7m; c) <nome file (libero)>.pdf.p7m: atto vero e proprio, in formatopdf, sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata (firma esterna). d) Allegato X.xxx[.p7m]. La dimensione massima consentita per la busta telematica e' pari a 30 Megabyte. Ne consegue che per inviare qualsiasi atto alla Cancelleria NON E POSSIBILE FARE A MENO DEL SOFTWARE REDATTORE, che è cosa diversa ed ulteriore rispetto al programma di video-scrittura. 7) Che caratteristiche deve avere l'atto da inserire nella busta? L'atto deve essere generato come PDF, ovvero predisposto con il sistema di videoscrittura normalmente utilizzato dall'utente e poi trasformato in un file PDF con un software a ciò predisposto, come ad esempio Ms Word versione 2007 e successive. Questa guida viene integrata per coloro che frequentano i nostri incontri formativi, con le guide specifiche per il deposito telematico delle memorie e dei decreti ingiuntivi, contenenti l iter passo per passo della creazione della Busta Telematica Per ogni ulteriore richiesta potrà fare riferimento a: Emilio Frachomme - 380_ Roberto Rivela - 333_ Giuseppe De Bonis - 348_ *

7 Deposito di una memoria 183 Cpc: Guida operativa al deposito telematico Preparare il documento WORD relativo alla memoria che si vuole depositare, e trascinarlo o acquisirlo nella sezione DOCUMENTI del fascicolo di Cliens Redigo; Cliccare su Atti Telematici nella sezione Polis Web del menù generale di Cliens, e poi su Nuova Busta La schermata successiva richiede il numero interno della pratica, se non lo si ricorda si può effettuare una ricerca cliccando su elenco fascicoli, inserire il nome di una delle parti e cliccare su cerca ; dopo aver selezionato la pratica cliccare su Pendi. La schermata successiva riassume tutti i dati della Pratica (Fascicolo, Avvocato, Domicilio, Registro, Oggetto; Ufficio e numero di ruolo), completare solo la stringa Posizione (Attore o Convenuto), cliccare poi su procedi: passiamo alla schermata successiva con la quale entriamo nel vero e proprio redattore della busta telematica. Il programma ci permette a questo punto la scelta dell atto da depositare, scelta che effettuiamo selezionando con il mouse la voce di riferimento e cliccando poi sul lato sinistro dello schermo sulla voce del menù Inserimento atti e allegati (per quanto riguarda la memoria 183 cpc passiamo direttamente all inserimento del documento da depositare,

8 considerando che non ci sono da inserire altri dati intermedi riferimento a numero di Ruolo Generale, Parti, Controparti, Avvocato principale, e pagamenti di contributi o diritti): Nella pagina che ci viene proposta abbiamo la necessità di allegare il documento oggetto del deposito. Cliccando sulla voce importa selezioniamo nell elenco documenti della pratica l atto da depositare, e cliccando su prendi lo inseriamo all interno del redattore, e passiamo alla fase di firma:

9 La procedura di firma che ci viene proposta deve essere effettuata sia sul file datiatto.xml (che è il primo dell elenco che ci viene proposto), che sul file memoria 183 numero 1 pdf, che è l atto che dobbiamo depositare. CLICCHIAMO SULLA DICITURA FIRMA POSTA ALLA SINISTRA DEI DUE FILES APPOSTA LA FIRMA DIGITALE su entrambi i file, cliccare su avanti, creare la busta ed inviare la PEC

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11 Deposito Ricorso Decreto Ingiuntivo: Guida operativa al deposito telematico Preparare il documento WORD relativo alla ricorso che si vuole depositare, e trascinarlo o acquisirlo nella sezione DOCUMENTI del fascicolo di Cliens Redigo. Per il ricorso abbiamo la necessità di preparare anche altri documenti oggetto del deposito: copia della procura, Nota d iscrizione a ruolo Cliccare su Atti Telematici nella sezione Polis Web del menù generale di Cliens, e poi su Nuova Busta La schermata successiva richiede il numero interno della pratica, se non lo si ricorda si può effettuare una ricerca cliccando su elenco fascicoli, inserire il nome di una delle parti e cliccare su cerca ; dopo aver selezionato la pratica cliccare su Prendi. La schermata successiva riassume tutti i dati della Pratica (Fascicolo, Avvocato, Domicilio, Registro, Oggetto; Ufficio), completare solo la stringa Posizione (Attore o Convenuto), cliccare poi su procedi: passiamo alla schermata successiva con la quale entriamo nel vero e proprio redattore della busta telematica. Il programma ci permette a questo punto la scelta dell atto da depositare, scelta che effettuiamo selezionando con il mouse la voce di riferimento e cliccando poi sul tasto avanti. Il redattore a questo punto ci chiederà di confermare tutti i dati necessari per il deposito

12 (Parti, Controparti, Avvocato principale, e pagamenti di contributi o diritti), dopo aver controllato i dati premere sempre su avanti :

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15 dopo la conferma dei dati di e del contributo unificato, la maschera che verrà proposta è quella della verifica dati atto. Se la maschera rimane bianca vuol dire che non ci sono errori nei dati fino a questo momento inseriti: Nella maschera di inserimento dei documenti inserire tutti i file necessari al deposito del ricorso:

16 Come per la memoria 183, firmare i documenti da depositare, e generare la busta da spedire:

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