Con la presente si sottopone alla S.V. la proposta di adesione/rinnovo al Progetto UniDOC per l anno

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1 Torino, 14 aprile 2014 Ai Rettori Ai Direttori Generali Loro Sedi Oggetto: Proposta di adesione/rinnovo al progetto UniDOC anno Con la presente si sottopone alla S.V. la proposta di adesione/rinnovo al Progetto UniDOC per l anno La formalizzazione dell adesione/rinnovo potrà avvenire sottoscrivendo per accettazione il documento allegato e restituendo il medesimo alla Segreteria del Consorzio. Si fa presente che viene confermata, per il 2014, la stessa quota degli anni precedenti. Distinti saluti IL PRESIDENTE (PROF. CORRADO PETROCELLI) Segreteria Generale e Sede c/o Università degli Studi di Torino Via Verdi, Torino Tel. 011/ Fax 011/ Codice Fiscale e iscrizione Reg. Imprese di Torino Partita IVA

2 progetto di formazione continua in materia di documentazione amministrativa, amministrazione digitale, deliberazioni degli organi e documenti informatici 1. Scopo del progetto Le riforme che interessano le Amministrazioni Pubbliche e, in particolare, le Università, muovendo dalla Strategia di Lisbona che configura l Europa dei prossimi anni come economia della conoscenza, convergono sui temi dell e-government, della semplificazione e della dematerializzazione. Pensare oggi al procedimento amministrativo significa pensare soprattutto a un futuro digitale, che va governato e non lasciato all iniziativa dei singoli, spesso improvvisata o a consulenze esterne ed estemporanee. Serve, invece, sviluppare una cultura comune, creando paradigmi e condividendo modelli in una famiglia professionale collaudata. Il Testo Unico sulla documentazione amministrativa (DPR 28 dicembre 2000, n. 445 e succ. mod.) e il Codice dell amministrazione digitale (D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 e succ. mod.), hanno messo al centro del processo di innovazione della amministrazione pubblica il tema della corretta ed efficace gestione dei documenti e dei procedimenti amministrativi, anche grazie all imponente riforma in materia di Anticorruzione (Legge 6 novembre 2012, n. 190) e di Trasparenza (D.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33). Le esigenze di efficienza, semplificazione e trasparenza vanno comunque coniugate con correttezza e coerenza nella redazione degli atti e dei provvedimenti amministrativi, nella gestione delle deliberazioni degli organi collegiali, nella registrazione di protocollo dei documenti, nella pubblicazione all Albo ufficiale. Da qui è sorta l idea di consolidare, nell ambito della collaborazione interuniversitaria, un confronto permanente ai massimi livelli amministrativi e scientifici, intraprendendo un iniziativa in linea con altre da tempo avviate riguardanti lo sviluppo di famiglie professionali. Con questo spirito è nato nel 2008 il progetto di formazione permanente e continua UniDOC, nell ambito delle attività organizzate dal COINFO, al quale hanno aderito nel corso del 2013 una trentina di università italiane. 2. Destinatari Il progetto è stato pensato per il personale che quotidianamente si trova ad affrontare problematiche inerenti alla redazione di atti e documenti, alla verbalizzazioni di riunioni di organi collegiali, alla tenuta e alla conservazione di fascicoli ed archivi, alla sottoscrizione di documenti con la firma digitale, alla semplificazione e alla reingegnerizzazione di procedimenti, ed è anche rivolto al personale degli archivi universitari, degli innovatori, degli organi collegiali, delle segreterie di Dipartimento. 3. Servizi UniDOC offre alcuni servizi importanti: la formazione, l assistenza e l aggiornamento, agganciate a un progetto operativo di intervento e di redazione di strumenti. La formazione in presenza è un aspetto di fondamentale importanza, non soltanto perché rappresenta un luogo di incontro, di scambio e di confronto con qualificati esperti, ma anche perché favorisce la conoscenza diretta tra operatori appartenenti a diverse amministrazioni, indispensabile per la costruzione di una rete professionale e per la condivisione dei problemi e delle soluzioni. La formazione oggi, inoltre, deve potersi spingere oltre l aula e pervenire nei luoghi di lavoro, integrando le tradizionali forme di apprendimento in presenza con metodologie di apprendimento a distanza. L apprendimento va poi portato nella quotidianità dei problemi, per accompagnarlo verso la sua effettiva trasferibilità. Per queste ragioni, il progetto UniDOC garantirà un attività di assistenza on-line, per mezzo di una mailing list dedicata, nella quale i partecipanti potranno scambiarsi esperienza, informazioni, dubbi e acquisire pareri e informazioni utili per il proprio lavoro. Tali attività, infine, saranno affiancate da un aggiornamento continuo, sia in materia legislativa sia sulle decisioni dei competenti organi giurisdizionali. In sei anni di attività, con adesioni sempre crescenti, tra il 2008 e il 2013 UniDOC ha formato oltre persone attraverso iniziative di formazione frontale e di redazione di strumenti, scegliendo sedi universitarie al sud, al centro e al nord su queste tematiche: Privacy, banche dati e archivi Deliberazioni e verbali delle collegialità degli atenei italiani Le novità in tema di procedimento amministrativo 2

3 L amministrazione digitale e la recente riforma La gestione del fascicolo di personale La gestione del fascicolo elettronico di studente L inventariazione digitale degli archivi storici L eliminazione legale dei documenti Trasparenza e Anticorruzione La Tabella dei procedimenti amministrativi delle università Nel 2013 è stato pubblicato il primo volume della collana «I Quaderni di UniDOC», nel quale è stato pubblicato il «Massimario dei documenti inerenti al fascicolo di personale universitario», mentre è in corso di stampa il secondo volume «Il Massimario dei documenti inerenti al fascicolo di studente universitario». Per il 2014 è prevista la redazione del «Massimario dei documenti inerenti alla ricerca scientifica». Il coordinamento del progetto è affidato al dott. Gianni Penzo Doria, autore di numerose pubblicazioni, del progetto Titulus e di altri progetti in materia di documentazione amministrativa. 4. La convenzione L adesione al progetto avviene mediante un abbonamento con il COINFO. L abbonamento ha un costo annuo di 2.500,00 per gli atenei consorziati (esente iva, a norma di legge), mentre per gli altri (atenei, amministrazioni pubbliche e altri enti privati) è previsto un costo di 3.500,00 (esente iva, a norma di legge). La stipula dell abbonamento dà diritto a far partecipare gratuitamente due dipendenti a ciascuno dei corsi di formazione e a beneficiare di una tariffa agevolata (50% sulla quota di iscrizione) per eventuali ulteriori partecipanti, oltre a poter usufruire dei servizi di assistenza ed aggiornamento on-line. La durata del Progetto è annuale e corrisponde all esercizio finanziario di riferimento (1 gennaio-31 dicembre). Alla scadenza la prestazione è soggetta a rinnovo esplicito per il successivo esercizio finanziario. ADESIONE RINNOVO DATA E LUOGO FIRMA 3

4 PROGRAMMA PREMESSA Il programma di UniDOC 2014 proseguirà nel solco del progetto pluriennale sulla selezione dei documenti delle università italiane. Da un lato, infatti, continueranno le consolidate e apprezzate lezioni frontali e, proseguendo l attività iniziata nel 2012, verrà confermata la Formazione-intervento - Gruppi di lavoro su tematiche di interesse comune e trasversale. Il progetto (in-)formativo si sviluppa in tre incontri nazionali con lezioni di tipo frontale e, durante tutto il periodo dell adesione, sono previste tre iniziative concrete di elaborazione di documenti fondamentali per la documentazione amministrativa universitaria: a) il Massimario di selezione dei documenti inerenti alla ricerca scientifica; b) il nuovo modello di Manuale di gestione del protocollo informatico c) l aggiornamento della tabella dei procedimenti, affari e attività - Procedamus, in collaborazione con il Codau 2. LEZIONI FRONTALI La prima tappa avrà luogo a Chieti, con un appuntamento su un tema caldo come quello del documento digitale. Verrà poi presentato un nuovissimo Manuale di archivistica e affrontata la tematica della redazione degli atti amministrativi e della fatturazione elettronica. Il giorno seguente verranno avviati i tre Gruppi di lavoro e illustrata la metodologia per la redazione del Massimario di selezione della ricerca scientifica. Il secondo appuntamento, in programma a Bari, affronterà le nuove regole tecniche dell amministrazione digitale, appena pubblicate in Gazzetta Ufficiale (12 marzo 2013), spaziando per la conservazione e per le nuove disposizioni in materia di gestione documentale. Nella seconda giornata è in programma un esaustiva carrellata in materia di atti e di procedimenti amministrativi, passando dalla tutela civile e penale del diritto di accesso, alla necessitò della motivazione, per finire con le patologie dell atto amministrativo. Dopo la pausa estiva, UniDOC concluderà le lezioni frontali a Brescia, incentrando il tema sulla semplificazione e sulla decertificazione amministrativa e di tutti i problemi posti su questo fronte delicato per i rapporti con i cittadini, studenti, docenti e personale tecnico amministrativo. Nel giorno seguente, infine, verrà affrontato il tema della trasparenza e dell anticorruzione, anche con richiami alla tabella dei procedimenti amministrativi delle università italiane. 3. FORMAZIONE INTERVENTO - GRUPPI DI LAVORO La formazione-intervento di UniDOC 2014 verterà sulla analisi e sulla redazione del Massimario di selezione dei documenti inerenti alla ricerca scientifica, completando il terzo di quattro tasselli (Personale, Studente, Ricerca scientifica ed Edilizia), nonché sull aggiornamento della Tabella dei procedimenti amministrativi (D.Lgs. 33/2013), proseguendo il lavoro Coinfo-Codau e, infine, redigendo il Modello di Manuale di gestione del protocollo informatico, in armonia con le nuove Regole tecniche contenute nel DPCM 3 dicembre 2013, aggiornando il modello universitario rilasciato nel 2001 e nel N.B. Le adesioni ai gruppi di lavoro devono essere perfezionate entro il 10 maggio

5 Chieti, 3-4 giugno 2014 (Università D Annunzio di Chieti Pescara) 3 giugno I modelli internazionali di conservazione di documenti informatici docente: Luciana Duranti (University of British Columbia - Canada) 3 giugno Incontri d Autore: L archivistica italiana tra tradizione e innovazione Docente: Paolo Franzese (Archivio di Stato di Perugia) N.B. Nel corso della lezione verrà distribuito il suo Manuale di archivistica, appena edito 3 giugno Fatturazione e PEC Docente: Alessandra Bezzi (Università degli Studi dell Insubria) 3 giugno La redazione degli atti: esemplificazione pratica Docente: Vito Quintaliani (Università degli Studi di Perugia) 4 giugno Il massimario della ricerca scientifica: indagine di metodo preliminare e avvio del gruppo di lavoro docenti: Gianni Penzo Doria (Responsabile di UniDOC) con collaborazione di Nicoletta Guidi e di Massimo Locci Bari, 3 e 4 luglio 2014 (Politecnico di Bari) 3 luglio Le regole tecniche del Codice dell amministrazione digitale Docente: Andrea Lisi (avvocato del Foro di Lecce) 4 luglio Atti e procedimenti amministrativi delle università italiane Docente: Gaetano Telesio (Direttore Generale dell Università degli Studi del Sannio) Brescia, 16 e 17 ottobre 2014 (Università degli Studi di Brescia) 16 ottobre La semplificazione e la decertificazione documentale Docente: Tiziano Tessaro (Magistrato della Corte dei Conti) 17 ottobre Trasparenza e Anticorruzione: gli obblighi per le università italiane nel D.Lgs. 33/2013 Docente: Vincenzo Tedesco (Università degli Studi di Pisa) Aprile - Dicembre 2014 Gruppi di lavoro telematici per la redazione di: a) Massimario di selezione per i documenti inerenti alla ricerca scientifica b) Modello di Manuale di gestione per il protocollo informatico c) Aggiornamento della Tabella dei procedimenti amministrativi * * * N.B. UniDOC sceglie i luoghi della formazione frontale tra le sedi delle università aderenti al programma annuale, cercando di distribuirle su tutto il territorio nazionale, tenendo presente i limiti di spesa per le missioni e facendo svolgere il lavoro laddove possibile per via telematica. 5