Codice di condotta aziendale Internazionale

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1 Codice di condotta aziendale Internazionale Etica Integrità Fiducia I nostri principi al lavoro

2 La guida sull esempio del nostro solido Codice di condotta aziendale è fondamentale per il nostro successo. Le persone vogliono lavorare con e per aziende che dimostrano integrità e comportamento etico. Mark Blinn

3 A tutti i dipendenti Flowserve: Flowserve vanta più di 200 anni di presenza nei settori delle pompe, valvole e sigilli. Siamo orgogliosi della reputazione che la qualità, fiducia e affidabilità del nostro patrimonio di prodotti hanno generato e continuano a generare per la nostra azienda. Oltre ai prodotti e servizi riconosciuti che fornisce, Flowserve è orgogliosa di affermare che la propria forza lavoro è una delle più serie del settore dal punto di vista etico. I nostri dipendenti sono distribuiti a livello mondiale in più di 55 Paesi; parliamo diverse lingue, ma sosteniamo gli stessi valori e norme deontologiche. Grazie all impegno profuso nel sostenere i più elevati standard di etica, continuiamo ad essere un partner di fiducia per i nostri azionisti, clienti, fornitori e dipendenti. Rivediamo regolarmente questo Codice di condotta aziendale e le nostre politiche per garantire che siano allineati e riflettano correttamente l ambiente globale in evoluzione nel quale viviamo e lavoriamo. È importante che prendiate visione e vi conformiate alle informazioni contenute nel Codice di condotta aziendale, affinché sappiate quali aspettative abbiamo nei Vostri confronti che faranno del Vostro lavoro il successo dell azienda. Ci rendiamo conto che questo Codice non copre tutte le problematiche che potrete affrontare nel Vostro quotidiano, ma siamo convinti che queste linee guida vi possano aiutare a prendere decisioni etiche allineate ai valori della società. Per chiarimenti sulle informazioni contenute in questo Codice di condotta aziendale, rivolgetevi al Vostro superiore o al rappresentante del reparto risorse umane presso la Vostra sede. Nel caso Vi trovaste di fronte ad una situazione che potrebbe avere implicazioni di carattere etico e non Vi sentiste a Vostro agio nell affrontare la questione con il Vostro superiore o rappresentante del reparto Risorse umane, Vi invitiamo a contattare la Linea diretta per le questioni etiche della Flowserve o a visitare il nostro sito web dedicato all etica. Si tratta di risorse che possono essere utilizzate a qualsiasi ora e tutti i giorni, a disposizione dei collaboratori Flowserve che desiderino segnalare questioni che li preoccupano in maniera anonima e riservata. Dopo aver letto il Codice di condotta aziendale, Vi invitiamo a seguire le istruzioni per accertare la comprensione e il completamento da parte Vostra del processo di riconoscimento. Etica, integrità e fiducia sono caratteristiche che ci definiscono e sono I nostri principi al lavoro. Questi principi costituiscono le fondamenta delle nostre relazioni con clienti, fornitori, azionisti e tra collaboratori, ed è responsabilità di tutti i collaboratori di Flowserve vivere quotidianamente secondo i valori basilari della nostra società. Vi preghiamo di utilizzare questo Codice di condotta aziendale come risorsa ed ausilio per preservare la nostra cultura etica. Cordialmente, I Responsabili Flowserve 1

4 2 Questa versione del Codice di condotta è disponibile in diverse lingue ed è valida per tutti i Paesi ad eccezione di Austria, Belgio, Francia, Germania, Paesi Bassi e Stati Uniti d America. Per i collaboratori di questi Paesi particolari esiste una versione apposita del Codice di condotta aziendale. Indice 3 Accesso alle politiche e alle procedure di Flowserve 5 Introduzione Uso del Codice Leggi applicabili 6 Le Vostre responsabilità nei confronti della Flowserve Comportamento etico Segnalazione di violazioni dell etica Linea diretta per le questioni etiche della Flowserve Procedura di utilizzo della Linea diretta per le questioni etiche della Flowserve Indagini interne ed esterne 8 Condotta individuale Influenza sugli altri delle Vostre azioni Sostanze controllate sul luogo di lavoro Gioco d azzardo sul luogo di lavoro Armi sul luogo di lavoro Violenza sul luogo di lavoro 10 Pari opportunità e rispetto sul luogo di lavoro Pari opportunità di impiego Antidiscriminazione e molestie 11 Salute, sicurezza e protezione ambientale Sicurezza sul luogo di lavoro Protezione ambientale Responsabilità sociale dell azienda 12 Integrità finanziaria Registri e documentazione contabile dell azienda Rendiconti finanziari falsi o privi di documentazione di supporto Segnalazione di violazioni finanziarie Frode Segnalazione di frode sospetta 14 Conflitti di interesse Che cosa è un conflitto di interesse? 16 Rapporti di lavoro con clienti e fornitori Offrire e ricevere doni Relazioni con i clienti e i fornitori Offerte di tangenti da parte di fornitori/clienti 17 Corporate Governance 18 Guida al processo decisionale Processo decisionale trasparente Assunzione di decisioni etiche Riconoscimento della situazione 19 Modello di processo decisionale Valutare le OPZIONI a disposizione Definire le SOLUZIONI possibili DECIDERE la giusta modalità d azione PROCEDERE con fiducia Guida all assunzione di decisioni etiche 22 Obblighi regolamentari Leggi antitrust sulla concorrenza Associazioni di categoria Insider trading Conduzione di affari con il Governo Leggi sull approvvigionamento e relative linee guida 24 Operazioni commerciali internazionali Leggi anticorruzione Controllo delle esportazioni e sanzioni economiche Leggi antiboicottaggio Conformità delle importazioni 28 Informatica e tecnologia dell informazione Attrezzature per le comunicazioni elettroniche Internet e messaggistica immediata Social media Telefono 31 Beni di proprietà dell azienda, privacy e sicurezza Privacy Sicurezza 32 Proprietà intellettuale Segreti industriali/informazioni riservate Accordi di riservatezza Invenzioni fatte da dipendenti Informazioni riservate o proprietarie esterne 34 Interazione con la comunità Contribuzioni politiche Contribuzioni caritatevoli e a favore della comunità 35 Comunicazioni fatte per conto della Flowserve Richieste di informazioni da parte dei media Richieste di informazioni da parte di investitori/analisti Comunicazioni interne 36 Sfera di pertinenza, attuazione e applicazione della politica aziendale 38 Strategie chiave della Flowserve 39 Valori fondamentali della Flowserve 40 Appendice Istruzioni per l uso della Linea diretta per le questioni etiche di Flowserve 41 Modulo di Dichiarazione di presa visione 43 Glossario

5 Accesso alle politiche e alle procedure di Flowserve (attraverso Passport) Il Codice internazionale di condotta aziendale tratta numerosi argomenti e diverse categorie per i quali sono previste politiche e procedure corrispondenti. Su Passport sono disponibili le politiche e le procedure della Flowserve, e per accedervi in qualsiasi momento basta seguire le istruzioni fornite qui di seguito. La Flowserve è impegnata costantemente nell adattamento e nell aggiornamento delle sue politiche e procedure a seconda della necessità, e pertanto è necessario utilizzare Passport quale risorsa unificata per i relativi documenti e linee guida. Per accedere alle politiche e alle procedure di Flowserve: 1. Accedere al sito Passport ( 2. Dalla pagina principale fare clic su Flowserve Policies (Politiche di Flowserve) nella parte superiore della schermata 3. Selezionare le politiche per divisione/funzione o per area di argomento most viewed (visualizzate più di frequente) 4. Per domande su una politica particolare contattate il responsabile della politica che Vi interessa o inviate un messaggio all indirizzo FlowserveAnnouncements@flowserve.com. 5. La maggior parte delle politiche cui si fa riferimento in questa versione del Codice può essere consultata anche sulla pagina Ethics and Compliance (Etica e conformità) di Passport Accesso alle politiche e alle procedure di Flowserve (attraverso il management o le Risorse umane) Nel caso non disponiate di un accesso a Passport, per ottenere maggiori informazioni sulle politiche e sulle procedure della Flowserve, Vi preghiamo di rivolgervi al Vostro superiore o al responsabile del reparto Risorse umane. 3

6 Il Codice di condotta aziendale funge da risorsa per illustrare le linee guida e le aspettative principali. I collaboratori devono inoltre fare affidamento sui valori fondamentali di Flowserve, come il carattere dell azienda, a supporto del loro giudizio e buonsenso. 4

7 Introduzione La Flowserve è impegnata a condurre le proprie attività commerciali aderendo ai livelli più elevati di standard etici. Il presente Codice internazionale di condotta aziendale (d ora innanzi indicato come Codice ) contiene sia i nostri valori che le politiche dell azienda. Va usato come guida per comprendere che cosa l azienda si aspettata riguardo al Vostro comportamento nella conduzione di tutte le attività commerciali. Uso del Codice Il Codice definisce gli standard di condotta aziendali. Riflette il nostro impegno al compimento delle operazioni a livello globale nel rispetto degli standard etici più elevati. In qualità di dipendente della Flowserve, siete tenuti a condurre le attività aziendali osservando la massima aderenza alle linee guida contenute nel Codice. Il Codice si applica a tutti i dipendenti (di seguito collaboratori ) di Flowserve Corporation e delle sue società sussidiarie in tutto il mondo ( Flowserve ). I dipendenti che operano negli Stati Uniti devono anche rispettare sempre il Codice di condotta aziendale per gli Stati Uniti di Flowserve, sia che lavorino presso una sede statunitense che per sedi ubicate in altre parti del mondo. Per i dipendenti statunitensi, in caso di conflitto tra questo Codice e il Codice di condotta aziendale per gli Stati Uniti, avranno valore le disposizioni del Codice di condotta aziendale per gli Stati Uniti. Qualsiasi riferimento a Flowserve o all azienda presente in questo documento dovrà essere interpretato quale la società presso la quale sono impiegati i dipendenti di cui si tratta, vale a dire Flowserve Corporation o le rispettive società sussidiarie. È inoltre importante tener presente che il Codice non annulla né sostituisce le politiche dell azienda. Nel Codice è compresa la conformità alle leggi ed ai regolamenti. La violazione della lettera o degli intenti delle linee guida contenute nel Codice può condurre all assunzione di provvedimenti disciplinari o al licenziamento in osservanza dalle leggi locali. La dichiarazione di presa visione del Codice, in ogni caso, non costituisce un diritto ad un impiego continuativo presso la Flowserve. Il Codice non può prevedere tutte le situazioni concepibili di fronte alle quali ci si può trovare sul luogo di lavoro, ma il fatto che una determinata situazione non sia citata nel Codice non significa che essa sia considerata accettabile. Per ulteriori informazioni, siete pregati di far riferimento alle politiche e alle procedure della Flowserve rinvenibile su Passport, la rete globale intranet dei dipendenti dell azienda. Potrete anche richiedere copie di singole politiche che Vi interessano al Vostro superiore o al rappresentante delle Risorse umane della Vostra sede. Leggi applicabili Poiché la Flowserve svolge operazioni commerciali in oltre 55 Paesi diversi, l azienda è governata dalle leggi di numerose giurisdizioni. Nel caso in cui una disposizione sancita dal Codice sia in conflitto con una legge applicabile, la Flowserve modifica il Codice limitatamente a quanto necessario per renderlo giuridicamente aderente alle leggi ed ai regolamenti federali, statali, provinciali o locali. Usate questo Codice come guida di riferimento rapido. Non vi sono delle regole fisse che rispondono ad ogni domanda; se volete essere sicuri di aver capito, fatevi avanti e chiedete consiglio prima di agire. 5

8 Le Vostre Responsabilità nei confronti della Flowserve In qualità di dipendenti di Flowserve, è Vostra responsabilità riconoscere le questioni di carattere etico e assumere la giusta modalità d azione. Comportamento etico Dinanzi ad un dilemma di carattere etico considerate quanto segue: Cosa pensate sia giusto o sbagliato in una data situazione? Il piano di azione che avete programmato di intraprendere è aderente alle politiche della Flowserve e al Codice? Come apparirebbero o che affetto avrebbero su altre persone le Vostre azioni? Nel prendere la Vostra decisione, potrebbe esservi utile l eventuale punto di vista di un altra persona? Segnalazione di violazioni dell etica Siete tenuti a segnalare qualsiasi violazione di legge, del Codice o delle politiche della Flowserve e/o a consultare il Vostro superiore o il rappresentante del reparto Risorse umane della Vostra sede nel caso sospettiate una violazione oppure un comportamento etico discutibile. Potete anche contattare la Linea diretta per le questioni etiche della Flowserve se non Vi sentite a Vostro agio con questo approccio o se la questione è relativa ad una sospettata attività fraudolenta. Potete anche contattare la Linea diretta per le questioni etiche della Flowserve nel caso riteniate che, dopo la segnalazione, la questione non sia stata adeguatamente risolta. Linea diretta per le questioni etiche della Flowserve Laddove ciò sia consentito dalla legge locale, la Linea diretta per le questioni etiche della Flowserve è disponibile globalmente, con funzionalità multilingue, 24 ore al giorno, sette giorni su sette. Nel segnalare una possibile violazione, avete la facoltà di rimanere nell anonimato; tuttavia, in alcune circostanze le indagini sulle denunce presentate possono essere compromesse o rese impossibili qualora l identità del segnalante sia sconosciuta o in caso di presentazione di dettagli o informazioni insufficienti. La politica della Flowserve vieta la ritorsione, in qualsiasi forma, contro un dipendente che segnali in buona fede qualsiasi situazione di carattere etico; un eventuale sospetto di ritorsione dovrà essere riportato tramite la Linea diretta per le questioni etiche della Flowserve. Chiunque effettui consapevolmente una dichiarazione mendace ai danni di un altro dipendente sarà soggetto a provvedimenti disciplinari o al licenziamento. 6 Spesso possono presentarsi delle situazioni poco chiare in cui è necessario usare il proprio giudizio. La nostra etica e il Codice di condotta aziendale ci aiutano fornendoci una base coerente e solida su cui basare le decisioni importanti.

9 La Linea diretta per le questioni etiche di Flowserve è disponibile 24 ore al giorno, sette giorni alla settimana. Per accedere alla Linea diretta per le questioni etiche di Flowserve: da Internet: Passport: numero verde per Stati Uniti e internazionale: consultare l Appendice per i codici di accesso e istruzioni su come chiamare. In alternativa, i numeri di telefono e le istruzioni per chiamare sono disponibili sul sito web della Linea diretta per le questioni etiche. Procedura di utilizzo della Linea diretta per le questioni etiche della Flowserve Quando effettuate una chiamata alla Linea diretta per le questioni etiche della Flowserve, risponderà un operatore specializzato addetto alle comunicazioni, che ascolterà le Vostre segnalazioni e porrà delle domande per poter meglio comprendere la situazione da Voi prospettata. È disponibile un servizio di traduzione e interpretariato in numerose lingue. Nel fare una segnalazione on-line, sarete guidati attraverso una serie di domande che Vi consentiranno di documentare la questione oggetto della Vostra segnalazione. Con entrambi i sistemi di segnalazione, Vi saranno assegnati una chiave di segnalazione e una password univoche, nonché l indicazione della data in cui potrete accertare lo stato della Vostra segnalazione. Al momento del follow-up è possibile che Vi verranno rivolte ulteriori domande prima che venga fornita una soluzione al problema da Voi presentato, oppure che Vi venga richiesto un successivo follow-up. A seguito della Vostra segnalazione, verrà preparata una relazione che documenta la domanda da Voi posta o la questione che Vi preoccupa. La segnalazione viene inoltrata al vicepresidente di controllo interno, al presidente del comitato di controllo, al funzionario capo di etica e conformità e al direttore dell ufficio legale di Flowserve. Nel caso in cui una delle persone sopra citate venga nominata nella relazione, la persona non avrà accesso alle informazioni contenute in tale segnalazione. Le segnalazioni verranno quindi sottoposte a esame da parte del team aziendale addetto alle indagini. Usando la Vostra chiave di segnalazione e la password avrete la possibilità di accedere on-line o per telefono allo stato della Vostra segnalazione per accertare, ad esempio che essa sia stata esaminata, sia in corso di accertamento o sia stata risolta. I dettagli specifici relativi alla soluzione della questione potrebbero contenere dati riservati e pertanto potrebbero non essere portati a Vostra conoscenza. Indagini interne ed esterne Le indagini si rendono talvolta necessarie per rivedere le pratiche aziendali, le questioni di ordine commerciale e operativo o le possibili violazioni della legge o delle politiche interne. Se necessario, Vi saranno comunicate le Vostre responsabilità durante un indagine e Vi sarà chiesto di collaborare alle indagini e ai controlli autorizzati interni ed esterni. Per ulteriori informazioni, Vi preghiamo di visitare le sezioni Ethics & Compliance (Etica e conformità) o Flowserve Policies (Politiche di Flowserve) di Passport per rivedere: La Politica sulle procedure d indagine in materia di etica La Politica sulle responsabilità nelle indagini interne 7

10 Condotta individuale L onestà e l integrità sono elementi fondamentali per l osservanza delle buone pratiche commerciali. Per dirla semplicemente: l azienda esige onestà in tutte le attività commerciali che svolge. Influenza sugli altri delle Vostre azioni La Flowserve non cerca in alcun modo di controllare la Vostra vita privata. Tuttavia Vi ricordiamo che il comportamento nelle questioni personali ha effetti su come altre persone percepiscono la nostra azienda. Nello svolgere i compiti assegnati, dovete accertarvi di esercitare il Vostro buon senso, e di agire in maniera adeguata quando Vi trovate sul posto di lavoro o in rappresentanza della Flowserve, anche quando parteciperete ad un evento di carattere sociale o ricreativo. Evitate tutte le attività che potrebbero rendere discutibile l aderenza della Flowserve ai requisiti imposti dalla legge o agli standard di etica. Sostanze controllate sul luogo di lavoro È vietato possedere, usare o distribuire sostanze controllate e commissionare ad altri azioni illegali. È vietato bere alcolici nei locali dell azienda, fatte salve le eccezioni previste dalla Politica della Flowserve sull uso di droghe e alcolici. Gioco d azzardo sul luogo di lavoro È vietata la partecipazione a giochi d azzardo nei locali dell azienda, al lavoro o in servizio. Armi sul luogo di lavoro È proibito il possesso di pistole, armi da fuoco o armi di qualsiasi tipo nei locali dell azienda, mentre si è al lavoro o di servizio, a prescindere dal possesso o meno di una licenza che consenta il porto d armi. Violenza sul luogo di lavoro La Flowserve è impegnata a fornire un ambiente di lavoro che sia scevro di minacce di violenze, lesioni corporali o intimidazioni fisiche. Azioni come quelle descritte non sono considerate uno scherzo e non vengono assolutamente tollerate. Nei casi di violenza sul luogo di lavoro possono contarsi: minacce fisiche, verbali o scritte comportamento violento o minaccioso condotta che minacci la sicurezza sul luogo di lavoro Avete il dovere di riportare qualsiasi cosa che potrebbe ragionevolmente essere considerata un comportamento violento o minaccioso. Nel caso non Vi sentiste a Vostro agio nel segnalare un comportamento siffatto al Vostro superiore o al rappresentante del reparto Risorse umane della Vostra sede, o se tale comportamento dovesse essere collegato ad una sospetta attività illegale o fraudolenta, potrete segnalarlo direttamente alla Linea diretta per le questioni etiche della Flowserve. Per ulteriori informazioni, Vi preghiamo di visitare le sezioni Ethics & Compliance (Etica e conformità) o Flowserve Policies (Politiche di Flowserve) di Passport. 8

11 Flowserve è una società globale. Il nostro Codice stabilisce dei principi di condotta personale appropriata, ma Paesi diversi hanno culture diverse. In caso di differenze dovute alle usanze, leggi, o cultura locale, vale lo standard di comportamento più alto. 9

12 Pari opportunità e rispetto sul luogo di lavoro L azienda incoraggia una cultura di mutuo rispetto e comprensione delle somiglianze e delle differenze esistenti fra i nostri dipendenti, clienti, fornitori e parti coinvolte. Pari opportunità di impiego La Flowserve è un azienda che offre pari opportunità di impiego. Tutte le decisioni relative all impiego e alla selezione del personale vengono assunte senza considerazione della razza, del colore della pelle, della nazionalità di origine, della religione o delle credenze personali, dell età, del sesso, dell orientamento sessuale, delle disabilità o di altri motivi illegali. Per i collaboratori statunitensi, la politica è affissa sulle bacheche elettroniche aziendali e su Passport. I collaboratori non statunitensi sono pregati di consultare le leggi e le politiche locali applicabili o di contattare il rappresentante del reparto Risorse umane della propria sede. Nel caso siate al corrente, abbiate osservato o crediate di essere stato Voi stesso vittima di comportamenti molesti o discriminatori, dovete notificare in proposito il Vostro superiore, il rappresentante del reparto Risorse umane della Vostra sede, oppure contattare la Linea diretta per le questioni etiche della Flowserve. La politica della Flowserve vieta qualsiasi forma di ritorsione contro un dipendente che segnali in buona fede qualsiasi questione di carattere etico. Per ulteriori informazioni, Vi preghiamo di visitare le sezioni Ethics & Compliance (Etica e conformità) o Flowserve Policies (Politiche di Flowserve) di Passport per rivedere la Politica globale sulle pari opportunità ed il rispetto sul posto di lavoro. Antidiscriminazione e molestie È vietato molestare, mettere in atto pratiche di discriminazione o trattare in modo non equanime un dipendente per qualsiasi ragione quali la razza, il colore della pelle, la religione, la nazionalità di origine, l età, il sesso, lo stato di reduce di guerra, l orientamento sessuale, la disabilità o altre ragioni contemplate dalla legge. La violazione di questa politica può essere motivo di provvedimenti disciplinari o di licenziamento. 10 Flowserve è impegnata a fornire un ambiente di lavoro privo di molestie e discriminazione. Questo incoraggia una cultura di mutuo rispetto.

13 Il Codice di condotta aziendale non riguarda solo il nostro modo di lavorare. Riguarda il nostro modo di interagire e il rispetto che dimostriamo nei confronti delle nostre comunità e dell ambiente. Salute, sicurezza e protezione ambientale La sicurezza e la salute dei dipendenti della Flowserve costituiscono una priorità dell azienda. È Vostra responsabilità seguire tutte le politiche, le procedure, le leggi ed i regolamenti relativi alla salute pubblica, alla sicurezza ed alla conservazione dell ambiente. Sicurezza sul luogo di lavoro È obbligatoria l osservanza continua delle procedure di sicurezza sul lavoro, nonché l uso delle attrezzature di protezione personale specificate. I dettagli che si riferiscono a tali obblighi si trovano nel Manuale Flowserve della Politica e delle Procedure relative alla Sicurezza, alla Salute e all Ambiente, oltre che su Passport. Oltre a ciò, tutti i dipendenti sono tenuti all osservanza di tutte le norme e i regolamenti locali sulla sicurezza. Protezione ambientale Il manuale Flowserve sulla Politica e sulle Procedure relative alla Sicurezza, alla Salute e all Ambiente fornisce linee guida di ampio raggio sulle questioni di protezione ambientale. Presso tutti gli stabilimenti e su Passport sono disponibili copie di detto manuale. Il responsabile della Vostra sede e il direttore per la sicurezza, la salute e le questioni ambientali sono a Vostra disposizione per rispondere a eventuali domande. Responsabilità sociale dell azienda Noi abbiamo la responsabilità di essere buoni vicini e di offrire il nostro contributo sociale, in qualità di cittadini aziendali, alle comunità nelle quali operiamo. La Flowserve è impegnata a condurre le proprie attività commerciali in modi che rendano onore ai nostri valori di etica, siano rispettosi della gente, delle comunità e dell ambiente. Ulteriori informazioni sul nostro programma di sostenibilità sono disponibili sul sito Web di Flowserve. Per ulteriori informazioni sulle politiche in materia di sicurezza di Flowserve, Vi rimandiamo alla cartella Safety, Health & Environmental Affairs (Sicurezza, salute e affari ambientali) della sezione Flowserve Policies (Politiche di Flowserve) di Passport. Potete inoltre trovare ulteriori informazioni sui principi di sostenibilità aziendale della società visitando la sezione About Flowserve (La società Flowserve) al link 11

14 Integrità finanziaria La politica della Flowserve prevede che i rendiconti finanziari siano congrui, ineccepibili e conformi a tutti i principi di contabilità locali generalmente accettati, oltre che ai principi GAAP degli Stati Uniti, laddove applicabili. Abbiamo definito un sistema di controlli interni che fornisce uno standard di integrità e tempismo per i nostri processi di rendicontazione finanziaria. Dovete fare il possibile per mantenere l accuratezza, efficacia ed integrità dei risultati finanziari di Flowserve. Registri e documentazione contabile dell azienda Tutti i documenti finanziari, compresi i contratti, le fatture, le richieste di assegni, gli inventari e gli altri tipi di rapporto, devono essere accurati. Tutte le transazioni devono essere supportate da una adeguata documentazione ragionevolmente dettagliata, devono essere registrate correttamente e inserite nel periodo contabile cui appartengono. Si devono anche registrare onestamente le informazioni relative alle responsabilità legate al Vostro lavoro, come ad esempio l orario e la presenza, le relazioni relative alle spese sostenute, la presentazione di relazioni, le statistiche di ricerca ed altri prospetti. Dovreste inoltre conservare tutta la documentazione di supporto delle transazioni finanziarie conformemente a quanto previsto dalle politiche della Flowserve. Rendiconti finanziari falsi o privi di documentazione di supporto Non dovete mai sentirvi obbligati a registrare scritture finanziarie false o fuorvianti. È vietato interferire o influenzare in maniera inappropriata qualsiasi audit sui rendiconti finanziari della Flowserve. La manipolazione intenzionale di dati finanziari è una violazione delle politiche dell azienda e della legge, ed è considerata frode. Tale violazione può portare al licenziamento e/o essere perseguita a norma di legge. 12

15 Il nostro solido sistema di controlli finanziari e processi di approvazione aiuta a scoraggiare la frode e a prevenire le violazioni nella rendicontazione finanziaria. Segnalazione di violazioni finanziarie Se pensate di aver scoperto una manchevolezza o un errore nel sistema di controlli interni dell azienda o siete convinti che si sia realizzata o stia per realizzarsi una violazione etica, siete tenuti a darne immediata comunicazione al Vostro superiore oppure a contattare la Linea diretta per le questioni etiche di Flowserve. La politica della Flowserve vieta qualsiasi forma di ritorsione contro un dipendente che segnali in buona fede qualsiasi questione di carattere etico. Frode Flowserve è impegnata a prevenire le frodi. Per frode si intende qualsiasi azione intenzionale o deliberata commessa allo scopo di assicurare un vantaggio iniquo o illecito o di deprivare altri dei loro beni o del loro denaro con insidie, sotterfugi o con altri mezzi illeciti. Come esempi di situazioni che possono comportare una frode si possono citare i seguenti: registrazione effettuata intenzionalmente di una transazione falsa o fuorviante o di una voce contabile manipolazione di documenti aziendali contraffazione o alterazione di assegni aziendali appropriazione indebita di beni di proprietà dell azienda, di dipendenti, clienti o fornitori presentazione al rimborso di note spese false o inappropriate partecipazione ad atti di corruzione, appropriazione indebita o riciclaggio di denaro utilizzo o acquisizione di beni o di fondi di proprietà dell azienda per uso privato RicordateVi che una frode può essere perpetrata da dipendenti o da parti terze esterne all azienda. La Flowserve è impegnata al perfezionamento continuo delle sue politiche e procedure allo scopo di prevenire, rilevare e scoraggiare la frode. Segnalazione di frode sospetta Nel caso siate al corrente di questioni contabili o di audit improprie o discutibili, o abbiate la sensazione che si sia realizzato o stia per realizzarsi una frode di qualsiasi altro tipo, siete tenuti a riferirlo immediatamente al Vostro superiore o a contattare la Linea diretta per le questioni etiche di Flowserve. Per ulteriori informazioni, Vi preghiamo di visitare le sezioni Ethics & Compliance (Etica e conformità) o Flowserve Policies (Politiche di Flowserve) di Passport per rivedere la Politica sul programma antifrode e le politiche finanziarie. 13

16 Conflitti di interesse Impegnatevi ad evitare situazioni in cui i Vostri interessi o quelli della Vostra famiglia possano apparire in conflitto con i migliori interessi della Flowserve. Non permettete che considerazioni o relazioni di carattere personale abbiano un influenza sulle attività commerciali che svolgete in rappresentanza della Flowserve o quando fate delle raccomandazioni al management. Che cosa è un conflitto di interesse? In generale, può verificarsi un conflitto di interesse quando: La nostra posizione o le nostre responsabilità lavorative offrono un opportunità di guadagno personale. Un obbligo o una situazione sorta come conseguenza delle nostre attività personali o interessi finanziari potrebbe influenzare il nostro giudizio o le nostre azioni nello svolgimento delle nostre mansioni. Non è possibile descrivere assolutamente tutte le situazioni che potrebbero essere considerate quali un conflitto di interesse. Ecco di seguito alcuni esempi di carattere generale: Interessi finanziari esteri - Proprietà o interessi finanziari in un fornitore o rivenditore di Flowserve, fatta eccezione per il possesso di azioni di una società quotata in borsa. Doni offerti da clienti - Ricevere doni da un cliente, sia prima che dopo la conclusione di una transazione, può facilmente apparire come una scorrettezza; per determinare se sussista un conflitto di interesse dovrà essere esaminata la Vostra posizione presso la Flowserve e la relazione della parte terza con l azienda. Doni offerti da fornitori - I doni di un valore superiore a quello nominale accettati da fornitori costituiscono spesso un conflitto di interesse; siete tenuti a non accettare mai nulla di valore che sia per uso personale, fatta eccezione di quanto specificato nella Sezione Rapporti di lavoro con clienti e fornitori. Impiego all esterno dell azienda Nel caso di un Vostro impiego presso una società in concorrenza con la Flowserve o che fornisca alla stessa beni o servizi, o nel caso una Vostra relazione personale con tale società possa influenzare in qualsiasi modo i Vostri doveri nei confronti della Flowserve, siete tenuti a dare comunicazione immediata di tale conflitto di interesse. Questo genere di situazione potrebbe comportare l interruzione del Vostro rapporto di impiego esterno all azienda. È vietato usare in qualsiasi modo le risorse della Flowserve per agevolare il Vostro impiego all esterno di essa. Familiari Quando un cliente o fornitore è un familiare di un collaboratore di Flowserve. Poiché la parvenza di un conflitto di interesse può essere tanto nociva quanto un conflitto effettivo, i dipendenti devono evitare qualsiasi situazione che potrebbe essere ritenuta lesiva dei migliori interessi della società. Nel caso Vi trovaste in una situazione in cui sussista o potrebbe insorgere un potenziale conflitto di interesse, contattate il Vostro superiore per comunicargli le informazioni, discutere i dettagli e compilare un modulo di Segnalazione di un conflitto di interesse. Nel caso non Vi trovaste a Vostro agio nei confronti del Vostro superiore, contattare il rappresentante locale delle Risorse umane, il reparto Affari legali di Flowserve o l organizzazione Etica e conformità di Flowserve. Per ulteriori informazioni, Vi preghiamo di visitare le sezioni Ethics & Compliance (Etica e conformità) o Flowserve Policies (Politiche di Flowserve) di Passport per rivedere: La Politica sui conflitti d interesse Il Modulo di dichiarazione dei conflitti di interesse 14

17 Flowserve rispetta la privacy dei propri dipendenti e normalmente non si interessa alla loro condotta personale fuori dal posto di lavoro. Tuttavia, quando le attività personali di un dipendente interferiscono, o potrebbero interferire con la fedeltà e obiettività dei dipendenti nei confronti della società, potrebbe sussistere un conflitto d interesse. Segnalando possibili conflitti d interesse si crea quella trasparenza che Flowserve apprezza come valore fondamentale. 15

18 È importante che eventuali doni fatti o ricevuti oppure la partecipazione ad attività sociali con clienti possibili o potenziali non influenzi la Vostra capacità di prendere decisioni di carattere commerciale obiettive ed eque. Rapporti di lavoro con clienti e fornitori Tutte le transazioni con i clienti e i fornitori devono essere imparziali, obiettive, scevre da influenze esterne e conformi alle politiche della Flowserve. Doni e iniziative di intrattenimento non devono mai influenzare, o dare la parvenza di influenzare, la Vostra capacità di assumere decisioni imparziali. Offrire e ricevere doni Le stesse linee guida valide per l accettazione di doni offerti da fornitori si applicano all offerta di doni a clienti attuali ed a clienti potenziali. Non è consentito offrire o ricevere doni o favori, fatta eccezione per i seguenti: doni offerti o ricevuti abitualmente in relazione a festività o eventi speciali e forniti ad altri che hanno un simile tipo di relazione commerciale (se consentito dalle leggi e dai regolamenti locali) oggetti originali pubblicitari o doni di valore nominale utilizzati di consueto nel settore (se consentito dalle leggi o dai regolamenti locali) Relazioni con i clienti e i fornitori Vi sono occasioni in cui Vi capiterà di lavorare da vicino con un cliente o fornitore attuale o potenziale allo scopo di comprendere meglio le necessità e le capacità reciproche. Parte di tale processo potrebbe prevedere iniziative di ricreazione e di intrattenimento o attività sociali diverse. Le attività sociali di questo tipo sono consentite purché esse corrispondano ai criteri qui di seguito elencati: lo scopo sia quello di sviluppare una più approfondita comprensione e di sviluppare una più stretta collaborazione d affari l attività sia ragionevole per natura, frequenza e costo, e non si discosti dalle prassi commerciali consuetudinarie l attività non sia in violazione delle regole proprie dell altra parte interessata contro l attività stessa 16

19 l attività non sia in violazione di alcuna legge o di alcun regolamento applicabile la prassi generale sia approvata secondo la politica esistente della Flowserve o sia approvata preventivamente dal Vostro superiore, il quale non partecipa all attività in questione l attività non sia percepita come una condizione o una garanzia di attività commerciali future l attività si svolga nel rispetto delle politiche su viaggi e spese di Flowserve relativamente a posizioni accettabili per le attività aziendali. Non è ammessa la partecipazione da parte Vostra ad una attività sociale a cui non prenda parte il cliente o il fornitore (sia esso attuale o potenziale) che fornisce l iniziativa di intrattenimento. Offerte di tangenti da parte di fornitori/clienti La partecipazione ad atti di corruzione o comportamenti indebiti nell ambito di una negoziazione è non soltanto contraria alla politica della Flowserve, ma molto spesso è anche illegale. Per chiarire meglio: se qualcuno dovesse offrirvi un pagamento in denaro o in merce, o dovesse sollecitare un pagamento in denaro o in merce da parte Vostra quale parte di una transazione, siete tenuti a rifiutare l offerta e riportare il caso al Vostro superiore. Nel caso in cui l operazione dovesse proseguire dopo il Vostro rifiuto, siete tenuti a segnalare la condotta della Flowserve nell operazione stessa. Documentare questo tipo di incidenti serve a proteggere sia Voi sia la Flowserve in caso di future accuse di scorrettezza. Corporate Governance Per la crescita e il successo continui della Flowserve è necessario mantenere elevati standard di conformità alle politiche aziendali. Prendiamo molto seriamente la nostra responsabilità di assicurare la conduzione degli affari in maniera equa, onesta e conforme all etica. La Flowserve è impegnata al perfezionamento ed all aggiornamento continui del nostro programma di conformità. Questo comprende la prevenzione dei rischi di conformità, il rilevamento delle violazioni di conformità e la risposta ai problemi relativi alla conformità identificati. Come richiesto dalla legge statunitense Sarbanes- Oxley del 2002, lo staff manageriale della Flowserve, i funzionari esecutivi principali ed i funzionari finanziari certificano tramite dichiarazioni a scadenza trimestrale ed annuale la propria responsabilità per l istituzione e il mantenimento dei controlli sulla struttura e l affidabilità dei rendiconti finanziari. Per ulteriori informazioni, Vi preghiamo di visitare le sezioni Ethics & Compliance (Etica e conformità) o Flowserve Policies (Politiche di Flowserve) di Passport per rivedere la Politica sulla rendicontazione dei viaggi e delle spese, l intrattenimento e i doni aziendali. Chiediamo ai fornitori di Flowserve di aderire al nostro Codice di condotta aziendale dei fornitori. Queste informazioni sono reperibili sulla pagina di Ethics & Compliance (Etica e compliance) di Passport e sulla pagina dell Etica dei sito di Flowserve ( 17

20 Guida al processo decisionale Il Codice di condotta aziendale non indica alle persone cosa devono fare o pensare, ma si limita a suggerire a cosa pensare e come farlo. Le informazioni alle pagine da 18 a 21 Vi guideranno nel prendere decisioni commerciali e a determinare la giusta modalità d azione. Processo decisionale trasparente Dopo aver preso una decisione, dovreste essere in grado di spiegare ad altri come vi siete pervenuti. Se un altro collaboratore si trova ad affrontare lo stesso scenario, egli dovrebbe giungere alle stesse conclusioni; pertanto siate trasparenti nelle Vostre decisioni. molte culture e usanze differenti. Quando rappresentiamo Flowserve, è sempre importante fare in modo di prendere decisioni etiche e svolgere le attività con integrità. Fate in modo che il modello Assunzione di decisioni etiche diventi la Vostra guida su come pensare nel prendere una decisione e nel determinare quale sia la giusta modalità d azione. Riconoscimento della situazione In molte situazioni, non è difficile prendere una decisione, né c è ragione di seguire un processo strutturato. Tuttavia, per le situazioni che Vi fanno esitare nell agire, il processo decisionale può essere risolto con una breve guida strutturata. Assunzione di decisioni etiche In qualità di collaboratori di Flowserve, è Vostra responsabilità prendere decisioni commerciali fondate dal punto di vista di etica e conformità. Tutti noi dobbiamo affrontare situazioni in cui vi sono un modo corretto e un modo errato di svolgere un attività. Inoltre, in una società globale incontriamo 18

21 Modello di processo decisionale Valutare le OPZIONI a disposizione Qualora Vi troviate ad affrontare situazioni, dubbi o problemi, vi sono numerose risorse utilizzabili per valutare e stabilire il modo migliore per procedere. Le informazioni che raccoglierete nel cercare le possibili soluzioni Vi aiuteranno a formulare alcune idee, mentre altri aspetti Vi mostreranno i modi in cui è possibile procedere. Definire le SOLUZIONI possibili Nel determinare le possibili soluzioni, pensate agli scenari che state considerando. Chi subirà gli effetti di questa decisione, e quali ne saranno le implicazioni? Considerate eventuali ostacoli potenziali o zone in cui potreste incontrare resistenza. Se vi sono un collega o un superiore necessari a sostegno della Vostra decisione, discutete l argomento con loro. Prima di decidere quale sia la giusta modalità d azione, è consigliabile valutare i fattori che influiscono sulla decisione, ed è sempre utile discutere la questione con persone di fiducia. Una volta considerati tutti i fattori pertinenti e riviste tutte le risorse disponibili, la soluzione possibile dovrebbe risultare chiara. DECIDERE la giusta modalità d azione Una volta stabilita la soluzione, è il momento di prendere la Vostra decisione. Prima di agire, considerate un ultima domanda: Vi sentite a Vostro agio con la scelta fatta? Pensate se siete in grado o meno di difendere la Vostra decisione. Se necessario, sareste in grado di ottenere l appoggio di un altro collega o del Vostro superiore? Pensate di avere esitazioni nel comunicare ad altri la decisione presa o potete condividere la Vostra decisione finale con fiducia? Le risposte a queste domande Vi aiuteranno a capire se avete fatto la scelta giusta. PROCEDERE con fiducia Ora che avete superato il processo decisionale e Vi siete posti tutte le domande giuste, siete pronti per agire. Prima di procedere, mettete un ultima volta alla prova la Vostra decisione. ChiedeteVi: La mia decisione è trasparente, ovvero gli altri possono capire perché ho deciso di procedere in questo modo? Sarà considerata giusta anche dai soggetti interessati? Qual è il suo risultato previsto? Una volta considerati tutti gli aspetti pertinenti, dovreste essere in grado di stabilire quale percorso di azione seguire. Qualora a questo punto siate ancora insicuri, dovete consultare il Vostro superiore o un rappresentante delle Risorse umane. 19

22 ASSUNZIONE DI DECISIONI ETICHE IDEA DOMANDA PREOCCUPAZIONI PROBLEMA DILEMMA OPZIONI Considerate: Politiche aziendali Leggi e normative Aspettative Impressioni Valori e culture Esperienza SOLUZ Chi è interessato Quali sono le im È necessario con altre persone? Ho considerato t importanti? Vi sono barriere Chi deve appogg decisione? 20

23 IONE? plicazioni? sultare utti i fattori od ostacoli? iare la mia DECISIONE Posso difendere la mia decisione? Sono a mio agio con la mia decisione? Sono preoccupato che altre persone vengano a conoscenza della mia decisione? Come posso ottenere appoggio per la mia decisione se necessario? AZIONE Mettere alla prova la Vostra decisione: È trasparente? È equa? Risultati? Etica Integrità Fiducia I nostri principi al lavoro 21

24 Obblighi regolamentari Flowserve è impegnata a rispettare gli obblighi regolamentari e a trattare in maniera equa e corretta con i clienti, i fornitori e i concorrenti. Noi non ci impegniamo in pratiche di vendita anticoncorrenziali, non poniamo limiti scorretti al commercio e non tentiamo di escludere i concorrenti dal mercato. Nel caso di domande specifiche, poiché si tratta qui di aree giuridiche complesse, Vi consigliamo di contattare il reparto Affari legali di Flowserve. Leggi antitrust sulla concorrenza Le leggi antitrust degli Stati Uniti e di altri Paesi sono intese a prevenire i monopoli e ad incoraggiare la concorrenza. Tali leggi sono complesse e difficili da interpretare, e le sanzioni previste per la violazione possono essere severe. È vietato comunicare o cospirare con i concorrenti per attuare pratiche di vendita anti-concorrenziali, quali il controllo dei prezzi, la suddivisione delle quote di mercato, il danneggiamento dei fornitori o la limitazione delle vendite. È vietato cercare di ottenere un vantaggio concorrenziale utilizzando informazioni riservate o segreti industriali di un concorrente. Associazioni di categoria Le associazioni di categoria permettono ai concorrenti di incontrarsi per funzioni utili e legittime. Tali incontri, tuttavia, forniscono anche l opportunità di rivedere con i concorrenti questioni che potrebbero violare le leggi antitrust. Nel partecipare alle funzioni organizzate da associazioni di categoria, ponete particolare attenzione a non scambiare informazioni riservate con i concorrenti. Nel caso un concorrente dovesse inappropriatamente rivelare delle informazioni riservate, abbandonate l incontro e accertatevi che il Vostro allontanamento venga registrato nei verbali della riunione. Insider trading Le azioni indicate di seguito violano la politica di Flowserve e possono rappresentare anche una violazione delle leggi sui titoli azionari: uso di informazioni non di pubblico dominio relative ai risultati finanziari di Flowserve, alle realizzazioni dell azienda o ad altre attività o fatti riguardanti l azienda nell acquisto o nella vendita di titoli della Flowserve 22 Antitrust, insider trading e altri argomenti normativi sono spesso argomenti legali complessi. Per ulteriori informazioni, consultate la Politica sull antitrust e la Politica sull insider trading disponibili su Passport, e contattate il reparto Affari legali di Flowserve.

25 È importante conoscere e aderire alle politiche di Flowserve, nonché alle leggi e normative dei Paesi in cui operiamo. la divulgazione, il passaggio o la procurata disponibilità senza giustificazione di informazioni non di pubblico dominio riguardanti la Flowserve a terze parti (in particolare a chiunque potrebbe utilizzare dette informazioni nella compravendita dei titoli o passare le informazioni ad altri) raccomandazione, dissuasione o incoraggiamento rivolto a terze parti ad acquistare o a vendere titoli della Flowserve in base ad informazioni non di pubblico dominio Tutte le informazioni non di pubblico dominio sulla Flowserve devono essere trattate come informazioni riservate ed è obbligatorio rispettare i requisiti applicabili di cui alla sezione Informazioni riservate / Informazioni proprietarie. In caso di dubbi, contattate il reparto Affari legali della Flowserve prima di effettuare qualsiasi transazione di titoli di Flowserve. Conduzione di affari con il Governo Nel caso foste responsabile della conduzione di affari da parte della Flowserve con un governo federale, statale, provinciale o locale, sia esso nazionale o straniero, dovete osservare tutte le leggi, le norme e i regolamenti riguardanti le relazioni di affari con il Governo. Prima di stipulare contratti con il Governo, dovete acquisire dimestichezza con tutte le normative, gli statuti e le linee guida della Flowserve riguardanti la conduzione degli affari con il Governo. Leggi sull approvvigionamento e relative linee guida Il processo federale statunitense di approvvigionamento e numerose leggi locali statunitensi proibiscono agli appaltatori governativi e ai funzionari addetti all approvvigionamento di intraprendere determinate attività nel corso del processo di approvvigionamento. Ciò include la sollecitazione o la discussione di impiego successivo a quello governativo, nonché la sollecitazione, l ottenimento o la divulgazione di informazioni proprietarie o relative alla selezione della fonte di approvvigionamento. Il processo di approvvigionamento spazia dallo sviluppo, preparazione e pubblicazione di un bando di gara fino all assegnazione di un contratto e a qualsiasi modifica o estensione dello stesso. Per maggiori informazioni, consultare Etica e Conformit à o le sezioni sulle Procedure Flowserve di Passport per rivedere: Politica sull Insider Trading Politica sull antitrust e sui comportamenti anticoncorrenza Politica sulla raccolta delle informazioni sui concorrenti 23

26 Operazioni commerciali internazionali Flowserve opera in molti Paesi diversi e fornisce merci, servizi, software e tecnologia a livello internazionale. Questo aspetto della nostra attività aggiunge un elemento di complessità alle nostre azioni e comportamenti. Siamo tenuti a rispettare tutte le regole e normative nazionali e internazionali applicabili alle nostre attività commerciali transfrontaliere. Questo include le leggi anticoncussione, i controlli sulle esportazioni, le normative antiboicottaggio, le sanzioni economiche e i requisiti sulle importazioni. Sono vietate tutte le azioni intese ad eludere l applicazione di queste leggi. Osservare le leggi vigenti è un requisito imprescindibile per tutti coloro che rappresentano gli interessi di Flowserve. Pertanto, sia Voi che tutti gli altri collaboratori di Flowserve siete tenuti ad acquisire dimestichezza con le leggi che disciplinano le vostre attività commerciali e in relazione alle quali vi assumete la responsabilità del vostro adempimento. Per aiutarvi a soddisfare queste regole e normative complesse, Flowserve Vi comunicherà, se del caso, notizie riguardanti gli sviluppi nel campo della compliance commerciale ed informazioni sulle normative vigenti e le politiche della società. Le leggi e normative in materia di compliance commerciale sono complesse e la loro violazione comporta conseguenze gravi sia per Flowserve che per i collaboratori coinvolti. Tra queste vi sono, a titolo esclusivamente esemplificativo, la pubblicità negativa, la perdita dei privilegi commerciali, la perdita di clienti, la confisca di prodotti/il ritardo nella loro consegna, sanzioni civili e penali inclusa l imposizione di ammende ingenti, il licenziamento e/o l incarcerazione per i trasgressori. Siete pregati di consultare il Team di compliance commerciale globale per qualsiasi transazione che temete possa creare un conflitto tra le leggi statunitensi e la legge locale applicabile. Se necessitate di ulteriori informazioni o desiderate sollevare le vostre preoccupazioni riguardo alle leggi, normative o politiche aziendali in materia di compliance commerciale internazionale, contattate il nostro Team per la compliance commerciale globale e consultate le nostre politiche, procedure e strumenti correlati in materia di compliance delle esportazioni, delle importazioni e anticoncussione. 24