GLI UFFICI A CONTATTO CON IL CITTADINO

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1 GLI UFFICI A CONTATTO CON IL CITTADINO 133

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3 ORGANIGRAMMA Sindaco Giunta Consiglio Comunale Direttore Generale/Segretario Comunale Area Affari Generali Area Finanziaria Area Servizi Al Cittadino Area Tecnica Area Polizia Locale SETTORE AFFARI GENERALI, ATTIVITÀ PRODUTTIVE E CED: - Segreteria - Organi istituzionali - Attività produttive - SUAP - Polizia amministrativa riferimento Franco Bruno - Tributi - CED riferimento Franco Bruno SETTORE DIREZIONE GENERALE: - Appalti e contratti SETTORE SERVIZI FINANZIARI: -Finanziaria -Controllo di gestione riferimento Franco Bruno SETTORE ECONOMATO: -Economato -Personale riferimento Sindaco Franco Floris SETTORE SERVIZI SOCIALI E TURISMO: -Servizi Sociali -Cultura -Turismo -Sport Assessori di riferimento Giovanna Risso Marisa Castiglia - Istruzione Pubblica - Sanità riferimento Sindaco Franco Floris - Servizi Demografici riferimento Franco Bruno SETTORE SERVIZI TECNOLOGICI: - Ambiente riferimento Claudio Mazzoleni - Servizi Tecnologici riferimento Claudio Mazzoleni SETTORE LAVORI PUBBLICI: - Lavori Pubblici riferimento Alessandro Cibien SETTORE EDILIZIA PRIVATA: -Edilizia privata riferimento Sindaco Franco Floris SETTORE URBANISTICA: - Urbanistica riferimento Sindaco Franco Floris -Patrimonio riferimento Franco Bruno -Protezione Civile riferimento Sindaco Franco Floris -Demanio marittimo riferimento Alessandro Cibien SETTORE POLIZIA MUNICIPALE riferimento Sindaco Franco Floris

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5 7.2 I dipendenti comunali: record di presenze I dipendenti del comune di Andora possono vantare una bassa percentuale di assenze dal posto di lavoro. Una ricerca promossa dalla ditta Dexia Sofaxis sui dati delle presenze fra il 2003 ed il 2006 ha evidenziato una sostanziale stabilità nelle presenze in ufficio. Un dato consolidato nel tempo. I picchi maggiori di assenze si registrano in corrispondenza dei congedi parentali per maternità. Si tratta di assenze che hanno una grande incidenza su un basso numero di dipendenti come quello di Andora. Il tasso di assenteismo teorico, infatti, è calato gradualmente dal 2003 al 2006, passando dall 1,53% allo 0,07%. I dati sull evoluzione globale delle assenze registrano un trend decrescente nel numero di giorni di assenza per malattia. La ricerca evidenza un ridimensionamento del fenomeno degli infortuni sul lavoro su valori in linea con la media. L analisi dei dati richiesti ai comuni dal Ministro per la Pubblica Amministrazione ed Innovazione Renato Brunetta, registra una sostanziale stabilità. Al contrario dei risultati pubblicati a livello nazionale, non vi è stato alcun crollo generico delle assenze fra il periodo luglio 2007 e dicembre Segno che le assenze registrate negli anni sono derivate da una normale dinamica che l introduzione di sanzioni non può ridurre. Tabella 36, personale dipendente del Comune di Andora al 31/12/2008 PERSONALE N DIPENDENTI IN RUOLO 78 DIPENDENTI FUORI RUOLO 3 totale 81 Tabella 37, personale dipendente suddiviso per categorie COTEGORIE N RESPONSABILI DI SETTORE 9 AMMINISTRATIVI 44 OPERAI 17 AGENTI DI POLIZIA MUNICIPALE

6 Tabella 38, statistiche assenze de personale tratte dalla ricerca delle Dexia Sofaxis del

7 Tabella 39, decrescita delle assenze per malattia fra il 2003 e il 2006, dati Dexia Sofaxis 139

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9 7.3 Informatizzazione degli uffici Il lavoro degli uffici è stato supportato dal costante aggiornamento dell attrezzatura informatica, fondamentale per rendere più veloce ed efficiente ogni procedura. L intero sistema informatico comunale è in rete. I dipendenti possono comunicare e trasmette dati e documenti tramite la posta elettronica o una sezione di transito comune. Ogni settore ha una sua area riservata con diritti di accesso graduati a seconda delle competenze. La rete informatica degli uffici comunali dispone di 62 personal computer con sistemi operativi recenti. Tutti computer utilizzati negli uffici sono collegati in rete e quotidianamente viene effettuato un salvataggio dei dati archiviati. Attualmente presso il Comune di Andora sono presenti cinque server, dove sono installati i Sistemi Operativi. Sono state attuate tutte le procedure di sicurezza atte a proteggere i dati trattati dai vari uffici, salvaguardarne la conservazione e proteggerli da intrusioni esterne. L accesso alle postazioni è concesso esclusivamente ai dipendenti e soggetta all inserimento di password personali e segrete. Tutte le postazioni informatiche utilizzano il collegamento a Internet, mediante linea HDSL. I dipendenti possono accedere a internet solo per la consultazione di siti e banche dati utili al lavoro d ufficio. La sede comunale principale e quella della Polizia Municipale sono interconnesse attraverso una Rete Privata Virtuale a canale sicuro. Sono in dotazione al Comune di Andora oltre ai pc i seguenti strumenti: 2 pc portatili, 4 stampanti di rete con funzionalità di fotocopiatrici, 2 fotocopiatori, 16 stampanti di rete, altre 16 stampanti collegate in locale, 2 Plotter, 7 scanner e 5 fax. (dati aggiornati al ). I computer dismessi negli anni sono stati dati in comodato gratuito alle scuole e ad associazioni senza scopo di lucro della città che ne abbiano fatta richiesta. Tabella 40, sostituzioni apparecchiature informatiche sistema informatico comunale 31/12/ /12/ /12/ /12/2008 sostituzione apparecchiature aggiornamenti software e antivirus 12 pc + 11 video 16 pc + 3 video spesa per acquisti hardware n contratti di assistenza hardware n contratti di assistenza software

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11 7.4 Il nuovo sito internet istituzionale Dal 2008 il comune di Andora ha un nuovo sito internet istituzionale che si affianca a quello turistico. Le pagine web comunali, costantemente aggiornate, sono state ideate per dare ai cittadini la possibilità di conoscere tutte le informazioni necessarie alla presentazione di ogni tipo di pratica. Dall home page, è possibile accedere ad una sezione che permette di scaricare la modulistica di ogni ufficio, consultare tutti i regolamenti comunali, collegarsi ai servizi di pagamento on line dell Ufficio Tributi. Ogni settore ha poi redatto i contenuti delle singole pagine, descrivendo il proprio operato e dando tutte le informazioni utili all espletamento dei singoli procedimenti. Chi ha dimestichezza con le tecnologie informatiche può comodamente da casa, scaricare la modulistica, leggere informazioni sulla modalità di compilazione e poi inviare la pratica via posta o via fax. I servizi on line del sito Ufficio Commercio Semplicemente consultando la sezione Commercio è possibile ricevere tutte le informazioni pratiche e normative nonché scaricare i moduli relativi alle comunicazioni da fare in caso di apertura di un negozio o sulla pratica del commercio su aree pubbliche, sulle licenze di somministrazione e pubblica sicurezza. Sportello unico per le Imprese Sono scaricabili dalle pagine i modelli che le imprese artigianali o commerciali, comprese quelle turistico-ricettive, devono presentare per avere un unico referente per il procedimento amministrativo in materia di autorizzazioni all'insediamento di attività produttive, la cui istruttoria ha per oggetto 143

12 aspetti urbanistici, edilizi e sanitari, tutela paesistica e ambientale e sicurezza degli impianti. Ufficio Tributi - Le pagine dell ufficio Tributi sono state realizzate con il fine di rendere il più possibile indipendente il cittadino nella presentazione delle istanze e di fornire alcuni servizi on line, utili per reperire i dati necessari al pagamento dei tributi, Tarsu e Ici in particolare. Dalle pagine dell Ufficio tributi si può accedere a due i servizi: uno permette di pagare on line l Ici e la Tarsu con un collegamento diretto al sito Equitalia Sestri, l altro, utilizzando un servizio messo in linea dall Agenzia del Territorio, permette di conoscere la rendita della propria abitazione inserendo i dati catastali. Le pagine forniscono poi link diretti con dossier tematici ed ai servizi di consultazione all archivio del catasto messi a disposizione dall Agenzia delle Entrate. I cittadini possono contattare gli uffici anche via . Urp: dalle pagine dell Urp è possibile scaricare modelli di autocerficazione e dichiarazioni sostitutive. Informazione & comunicazione: Lo spazio news in home page, comunica ai cittadini le novità che abbiano un immediate conseguenze sulla loro vita: esenzioni, nuove normative, tariffe, nuovi regolamenti. Una ricca rassegna stampa, suddivisa per aree tematiche, propone una selezione degli articoli riguardanti il comune di Andora, pubblicati sui principali organi di informazione. Lavori pubblici: le pagine forniscono costanti aggiornamenti sull attività sui lavori pubblici realizzati ed in corso di realizzazione. Ufficio Urbanistica: Sarà attivato a breve un sistema informatico che metterà on line la cartografia del comune. Collegandosi al sito, i cittadino ed i tecnici potranno avere informazioni specifiche sulle destinazioni urbanistiche delle varie zone del territorio. Basterà fare click su un mappale per conoscere le caratteristiche specifiche e la possibilità edificatoria delle zone, gli indici, le metrature, le schede tecniche. Professionisti e cittadini potranno avere tutte le informazioni necessarie senza doversi recare negli uffici. Il servizio è a pagamento al costo di 200,00 l anno. 144

13 7.5 Ufficio Relazioni con il pubblico e Protocollo L'ufficio fornisce assistenza ai cittadini e agli altri utenti nei rapporti con l'ente, e li indirizza, ove necessario, verso i vari uffici competenti all'erogazione dei diversi servizi eventualmente richiesti. Presso lo sportello gli utenti possono consegnare la posta e le istanze da protocollare per i vari uffici, esporre proposte, segnalazioni ed eventuali reclami relativi a situazioni varie di competenza del Comune (pubblica illuminazione, verde pubblico, spiagge, viabilità e altro), richiedere informazioni e modulistica sui servizi e sulle iniziative del Comune autocertificazione e dichiarazioni sostitutive, passaporto, certificati di destinazione urbanistica, insegne, passi carrai, occupazione suolo pubblico, campo solare, mensa e trasporto scolastici, spettacoli e turismo, bandi di concorso, accesso agli atti, ISEE, ed altro); richiedere informazioni e modulistica su tasse e tributi (dichiarazioni dei redditi, Ici, Tarsu, bollettini di versamento ecc.); richiedere informazioni anche relative ad altri uffici ed enti pubblici. Tabella 41, contatti dell U.R.P. dal 2005 al 2007 U.R.P. 31/12/ /12/ /12/2007 n accessi allo sportello n telefonate ricevute n segnalazione guasti ricevuti n reclami ricevuti n protocolli in arrivo n protocolli in partenza n pubblicazioni albo pretorio n notificazioni

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15 7.6 Ufficio Segreteria In questo Ufficio è possibile settimanalmente richiedere appuntamenti con il Sindaco. L'ufficio si occupa di rilasciare al pubblico copie di deliberazioni e di determine. Inoltre l'ufficio cura i rapporti con le Società partecipate dal Comune. Segreteria e Affari Generali 31/12/ /12/ /12/ /12/2008 n deliberazioni di Giunta Comunale n deliberazioni di Consiglio Comunale n sedute Consiglio Comunale n sedute Giunta Comunale n determinazioni numerate e pubblicate atti inviati in Prefettura La Segreteria tratta le istanze di accesso alle delibere di Giunta e Consiglio comunale. 147

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17 7.7 Ufficio Attività Produttive L'Ufficio Commercio gestisce le aperture delle attività commerciali di vendita al dettaglio, di piccole, medie e grandi dimensioni. Riceve le comunicazioni per l'effettuazione di forme speciali di vendita. Gestisce le problematiche relative agli orari di apertura degli esercizi commerciali e quelle relative alle vendite straordinarie. Segue la pianificazione degli insediamenti commerciali e la regolamentazione delle relative attività. L'Ufficio Commercio si occupa delle autorizzazioni relative al commercio su aree pubbliche, sia in forma itinerante che con concessioni di posteggio, annuali e temporanee in occasione di fiere, feste, mercati tematici o altre riunioni straordinarie di persone. Gestisce, con riferimento ai produttori agricoli, le comunicazioni per la vendita al dettaglio in forma itinerante o con posteggio dei prodotti coltivati. Inoltre si occupa del rilascio di nuove autorizzazioni per l'apertura e/o il trasferimento di sede di esercizi quali bar e ristoranti, dei subingressi nelle attività già esistenti, delle attività di somministrazione annesse ad altre attività come gli stabilimenti balneari, le discoteche, i circoli privati o le mense aziendali, ma anche della somministrazione temporanea di alimenti e bevande in occasione di sagre. Di competenza dell Ufficio commercio sono anche gli atti amministrativi che consentono l'esercizio di varie attività nel rispetto del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza. L ufficio mette a disposizione dell utenza la modulistica inerente ogni procedimento e da assistenza nella compilazione. Dal 2004 al 2009 ha provveduto alla redazione dei seguenti regolamenti: Regolamento Spettacoli viaggianti, Regolamento svolgimento attività temporanee sul territorio, Regolamento per l esercizio dell attività di estetista, Regolamento per la limitazione dell immissioni sonore delle attività rumorose temporanee, Norme del urbanistico-commerciali alla luce dei dettati dalla Regione nel 2007, Regolamento acconciatori, Regolamento dei mercati e il Piano Commerciale per la somministrazione di alimenti e bevande. L ufficio ha dato attuazione ad un normativa regionale e indetto bando di assegnazione per un posto per commercio su area pubblica riservato a disabili. Presso l ufficio Commercio è attivo lo Sportello Unico della Attività produttive. 149

18 Le diverse tipologie di esercizi e attività commerciali operanti ad Andora Tipologia 31/12/ /12/ /12/ /12/2008 Acconciatore Agriturismo Albergo Barbiere bed&breakfast casa per vacanze distr. carburante Estetiste parco per vacanza Residence bar/ristorante stab. balneari Taxi Locali danzanti villaggio turistico affittacamere Locanda spiaggia libera attrezzata Tabella 42, distribuzione e andamento annuale delle diverse tipologie Grafico 7, andamento del commercio fisso dal 2004 al

19 7.8 Sportello Unico delle Attività Produttive Lo Sportello Unico è al servizio degli operatori che vogliano insediare o ampliare impianti produttivi che per espletare le relative pratica possono rivolgersi ad un unico in grado di garantire l'accesso degli interessati a tutte le informazioni concernenti, da un lato, le procedure autorizzatorie e, dall'altro, le attività di servizio ed assistenza alle imprese. Lo Sportello Unico deve garantire pertanto una serie di servizi mirati a: semplificare ed accelerare le procedure amministrative rendere trasparente l'azione amministrativa e la sua apertura alla partecipazione dei cittadini promuovere lo sviluppo economico locale anche mediante la diffusione delle informazioni concernenti le attività promozionali e di assistenza tecnica di interesse delle imprese Finalità dello sportello unico per le attività produttive Svolge attività d'informazione, coordinamento e rilascio dell'autorizzazione unica riguardanti le procedure di localizzazione, insediamento, realizzazione, riconversione, ampliamento, riattivazione o cessazione di attività produttive nel settore artigianale, industriale, attività turistiche ed alberghiere e dei servizi e per procedure relative all esecuzione di opere interne ai fabbricati adibiti ad uso d'impresa relativamente. L'imprenditore che richiede l autorizzazione unica in sostituzione di più provvedimenti, si rivolge allo Sportello Unico per le Attività Produttive, che mette a disposizione l'apposita modulistica ed assiste il richiedente nella compilazione. Lo Sportello Unico per le Attività Produttive si occuperà di inviare agli uffici comunali nonché agli Enti esterni al Comune la documentazione necessaria affinché gli stessi provvedano a rilasciare il proprio parere e/o nulla osta di competenza, che sarà poi trasmesso allo Sportello Unico per le Attività Produttive. Lo Sportello Unico per le Attività Produttive rappresenta il nuovo strumento che consente per la prima volta agli imprenditori di avere una unica interfaccia, il Comune, che coordina e gestisce tutti i rapporti con gli Enti coinvolti nelle varie fasi che concorrono all'emissione dell'autorizzazione unica. 151

20 Grafico 8, andamento delle domande presentate allo Sportello Unico delle Attività Produttive Grafico 9, andamento delle Conferenze svolte ogni anno, dal 2004 al

21 7.9 Ufficio Tributi L'ufficio Tributi si occupa della gestione e riscossione dei tributi comunali. Agli sportelli è possibile disbrigare e ricevere informazioni su Tassa Rifiuti Solidi Urbani e l'imposta Comunale sugli Immobili. Per facilitare la realizzazione delle pratiche a carico del cittadino, l'ufficio Tributi ha da tempo definito procedure chiare e semplici. Direttamente in ufficio è possibile consegnare istanze di iscrizione, cancellazione, sgravio e rimborso dei tributi comunali, compilando moduli in distribuzione anche allo sportello del cittadino. L'ufficio è disponibile per ogni chiarimento in merito a tutte le procedure. E' possibile ricevere informazioni e presentare documentazione o contro deduzioni in merito a provvedimenti ed accertamenti Ici e Tarsu emessi dall'ufficio. Fra il 2004 ed il 2009 dall Ufficio Tributi che ha incrementato le entrate Ici e Tarsu grazie ad lavoro di controllo antievasione che continua a tutt oggi. Non si è trattato di un progetto eccezionale, ma della normale organizzazione del lavoro dell ufficio che cerca di integrare i controlli Ici e Tarsu e di utilizzare tutte le informazioni in possesso dell Ente. Nel lavoro di controllo, realizzato esclusivamente con personale interno, il settore Tributi, utilizza tutte le banche dati a disposizione collegandosi via internet con gli archivi del Catasto e dell Anagrafe Tributaria, consultando le concessioni edilizie e le planimetrie conservate dagli uffici tecnici comunali. Ciò permette l individuazione di superfici ed immobili di cui è stata omessa la denuncia e la costituzione di un archivio informatico aggiornato con le nuove e vecchie edificazioni. L accesso agli archivi cartacei dell ufficio edilizia privata, ad esempio, ha permesso nel corso del 2006 e 2007 di regolarizzare ai fini Tarsu ed Ici gli immobili oggetto di condono edilizio. Il lavoro prosegue anche nel 2009 con le pratiche che sono ancora in via di definizione. Con l approvazione del P.U.C., è stato realizzato un lavoro di individuazione dei proprietari delle aree divenute fabbricabili ai quali è stata comunicata la variazione edilizia e l obbligo al pagamento dell Ici. Fino al 30 giugno 2007, incrociando i dati in possesso dall Anagrafe dei Residenti, l ufficio tributi ha realizzato un accurato controllo dei contratti dell acquedotto per verificare che solo gli effettivi residenti godano delle tariffe riservate alla prima casa. L accesso ai contratti dell acquedotto è utile anche per individuare l evasione dal pagamento della Tarsu da parte chi abbia acquistato nuovi alloggi. 153

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23 8.0 Ufficio Servizi Finanziari Se il comune ha un bilancio solido lo deve anche al lavoro di coordinamento e controllo dei Servizi Finanziari. Un lavoro che per sua natura ha poche possibilità di venir recepito all esterno. Ha, invece immediato impatto sulla ricchezza economica delle ditte che lavorano per il comune il fatto che gli uffici finanziari siano riusciti in questi anni ad effettuare con costanza i pagamenti rispettando abbondantemente i termini di legge. I fornitori e coloro che prestano servizi per il comune di Andora non hanno dovuto attendere molto per ricevere i compensi per le loro prestazioni com è avvenuto in molti comuni italiani che patiscono i tempi lunghi dei trasferimenti dei fondi statali ed i tagli sui bilanci. Tabella 43, schema fatture ricevute e pagamenti emessi Servizi finanziari 31/12/ /12/ /12/2007 n mandati di pagamento n reversali di cassa (registrazioni movimenti in entrata) n fatture registrate