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1 UBI BANCA PRIVATE INVESTMENT S.P.A. SERVIZIO ORDINI WEB PAPERLESS PROCEDURA OPERATIVA OWP Version v01

2 Sommario 1) Premessa 2) Verifica Requisiti 3) Fase 1: Inserimento pre ordine 4) Fase 2: Identificazione 5) Fase 3: Ricezione e lettura dell informativa precontrattuale e scelta del supporto 6) Fase 4: Validazione e conferma ordine 7) Varie 2

3 1 Premessa Nel presente documento è descritta la procedura che caratterizza l operatività del Servizio Ordini Web Paperless (di seguito Servizio ), che consente ai clienti di effettuare ordini di sottoscrizione iniziale, di versamento successivo, di conversione o switch e di rimborso su quote di fondi comuni di investimento ed azioni di SICAV nell ambito dei servizi di investimento prestati da UBI Banca Private Investment S.p.A. (di seguito anche definita anche Banca ), mediante specifica procedura che necessita di una connessione internet su personal computer e/o tablet mediante l ausilio di promotore finanziario della Banca. 2 Verifica requisiti Per potere sottoscrivere il contratto che disciplina il Servizio il Cliente deve essere: intestatario o cointestatario di un conto corrente di corrispondenza presso la Banca; intestatario o cointestatario di un contratto per il collocamento, la negoziazione e la ricezione e trasmissione ordini sottoscritto con la Banca; intestatario o cointestatario di un dossier titoli aperto presso la Banca e/o di un deposito evidenza Fondi e Sicav presso la Banca; intestatario del contratto di servizio di home banking Qui UBI che consente l utilizzo del sistema c.d. Matrix Card ; intestatario di un numero di telefono cellulare attivo e di un indirizzo di posta elettronica valido, comunicati alla Banca. Il promotore finanziario della Banca verificherà il rispetto delle condizioni sopra indicate. Il mancato rispetto di una delle condizioni richieste per l attivazione del Servizio, impedisce la funzionalità del Servizio medesimo. Nei paragrafi successivi sono rappresentate le fasi principali che caratterizzano il processo informatico su cui è fondato l utilizzo del Servizio. 3 Fase 1: Inserimento pre-ordine Il Servizio prevede che il promotore finanziario, dopo aver contattato il Cliente, ascoltato le sue esigenze e dopo aver appreso le sue intenzioni di investimento, proceda - sulla base delle indicazioni ricevute dal Cliente stesso - ad effettuare il caricamento dei dati identificativi dello strumento finanziario oggetto dell operazione di investimento richiesta dal Cliente affinché i medesimi siano a disposizione del Cliente al momento dell utilizzazione del Servizio. L inserimento del pre-ordine dell operazione richiesta dal Cliente avviene a cura del promotore finanziario mediante l utilizzo di una procedura informatica accessibile via internet e che consente di verificare che il Cliente: abbia sottoscritto il contratto relativo alla prestazione del Servizio; abbia provveduto a fornire i propri recapiti (cellulare ed indirizzo ) con l attivazione del servizio di home banking Qui UBI. 3

4 La procedura informatica provvede, in questa fase del Servizio, ad effettuare ulteriori controlli e, in particolare, tra gli altri: la corretta identificazione del Cliente; l identificazione del Fondo/Sicav richiesto dal Cliente; la verifica della disponibilità del Fondo/Sicav richiesto dal Cliente per il collocamento; la verifica dell esistenza del conto corrente e delle potestà dispositive sul medesimo; la verifica dell esito della valutazione di appropriatezza/adeguatezza; la verifica dell esistenza di eventuali conflitti di interesse. Il superamento dei controlli effettuati dalla Banca rende possibile la memorizzazione del pre-ordine del Cliente in stato BOZZA, affinché quest ultimo, ed i relativi dati identificativi, siano a disposizione e direttamente visualizzabili dal medesimo Cliente. Contestualmente, il promotore finanziario procede ad espletare gli obblighi informativi relativi all operazione di investimento e attiva il processo di trasmissione via al Cliente: i. del documento in formato file.pdf avente ad oggetto il KIID specifico del fondo/comparto Sicav oggetto del pre-ordine; ii. in caso di prima sottoscrizione, del documento in formato file.pdf avente ad oggetto il modulo di sottoscrizione della c.d. società emittente lo strumento finanziario richiesto dal Cliente. Il Cliente è avvisato dalla Banca - tramite SMS al numero di telefono cellulare indicato - dell avvenuto invio della documentazione informativa pre-contrattuale all indirizzo di posta elettronica o dallo stesso fornito. 4 Fase 2: Identificazione Dopo i controlli effettuati dalla Banca a seguito dell inserimento del pre-ordine nella fase che precede, il promotore finanziario procede alla preventiva identificazione del Cliente avvalendosi dell apposita procedura informatica. A conferma della corretta identificazione effettuata dal promotore finanziario, il Cliente, mediante utilizzo di apposita funzione della procedura informatica utilizzata per la prestazione del Servizio, dovrà richiedere l invio di un messaggio sms in cui sono indicate le coordinate del codice segreto da reperire sulla propria Matrix Card del servizio Qui UBI. Il Cliente viene informato sul trattamento dei dati personali da parte della società emittente lo strumento finanziario richiesto dal Cliente stesso, e, a tal fine, riceve la relativa informativa. Qualora richiesto, il Cliente avrà la possibilità di prestare il consenso al trattamento dei dati personali da parte della società emittente ora richiamata nel rispetto di quanto previsto dal d.lgs. 196/2003. L inserimento del codice segreto reperito nell apposita casella della Matrix Card in possesso del Cliente comporta la corretta identificazione del Cliente e determina l avvio della successiva fase del Servizio. 5 Fase 3: Ricezione e lettura dell informativa precontrattuale e scelta del supporto A seguito del completamento della fase di identificazione, il Cliente, dopo aver scelto la modalità di comunicazione dell informativa pre-contrattuale, è invitato dal sistema informatico, mediante apposita schermata, all apertura di due file in formato.pdf: 4

5 - il documento contenente il KIID riguardante il Fondo/ la Sicav richiesto/a dal Cliente; - il modulo di sottoscrizione predisposto dalla c.d. società emittente lo strumento finanziario richiesto dal Cliente. La mancata visualizzazione del KIID e del modulo di sottoscrizione della c.d. società emittente lo strumento finanziario richiesto dal Cliente determinata il blocco dell operazione di investimento. Il Cliente provvede quindi a valorizzare un flag di una casella per attestare di avere preso visione della documentazione ora menzionata. A seguito della conferma della lettura della richiamata documentazione, la Banca trasmette al Cliente: - un messaggio sms al numero di telefono cellulare del Cliente stesso, nel quale sono indicate le coordinate del codice da reperire sulla Matrix Card; - il file del KIID in formato.pdf mediante comunicazione via e.mail (solo se il KIID è stato aggiornato e/o modificato e quindi risulti diverso rispetto a quello inviato nella fase 1 della presente procedura). Successivamente, il Cliente dovrà barrare, mediante apposizione di un flag, le apposite caselle inerenti l intenzione di acquistare gli strumenti finanziari oggetto dell operazione di investimento, la presa atto dell informativa sul conflitto di interessi, della valutazione di adeguatezza/appropriatezza e dell informativa avente ad oggetto il diritto di recesso o di ripensamento di cui all art. 30, comma 6, del d.lgs. 24 febbraio 1998, n. 58 e successive modifiche. Il successivo inserimento da parte del Cliente del codice segreto completa la presente fase. 6 Fase 4: Validazione e conferma ordine Completate le fasi che precedono, il Cliente, dopo aver indicato quanto richiesto, è invitato dal sistema informatico su cui opera il Servizio a confermare e validare l ordine di investimento. L avvio della presente fase determina l invio da parte del sistema informatico di un messaggio sms al Cliente nel quale sono indicate le coordinate del codice da reperire sulla Matrix Card, e la visualizzazione da parte del Cliente stesso di un riepilogo di quanto attestato precedentemente in materia di: - dati e informazioni sulle caratteristiche dell operazione di investimento da impartire; - valutazione di appropriatezza/adeguatezza; - conflitto di interessi; - diritto di recesso di cui all art. 30, comma 6, del d.lgs. 24 febbraio 1998, n. 58 e successive modifiche; - conferma della ricezione e della lettura della documentazione informativa pre-contrattuale. L inserimento da parte del Cliente nella schermata dell ordine di investimento del codice segreto reperito nella Matrix Card comporta la corretta validazione e conferma della disposizione dell operazione richiesta e la conseguente ricezione da parte del Cliente: 1. di un messaggio via sms, avente ad oggetto la conferma della corretta validazione e disposizione dell operazione di investimento; 2. di una comunicazione via , contenente la conferma dell operazione di investimento effettuata e di una nota con gli estremi identificativi dell operazione medesima. 5

6 7 Varie Si precisa in ogni caso che: 1) il Cliente ha sempre a disposizione i documenti aggiornati contenenti i KIID per ciascuno degli strumenti finanziari richiesti: la Banca si impegna a garantire tale aggiornamento e la disponibilità delle diverse versioni nel rispetto delle normative vigenti. 2) Il presente documento descrittivo del processo informatico utilizzato per la prestazione del Servizio, allegato al contratto, sarà registrato e pubblicato staticamente nella sezione dedicata nell home banking QUI UBI sottoscritto dal Cliente. 3) In caso di rapporti cointestati nell ambito del contratto per il collocamento, la negoziazione e la ricezione e trasmissione ordini, il Cliente potrà operare utilizzando il Servizio anche per conto degli altri cointestatari, se ha ricevuto apposita delega dagli altri cointestatari (mediante il modello predisposto dalla Banca e messo a disposizione dal promotore finanziario). In questo caso, le sottoscrizioni iniziali e ogni altra disposizione di versamento successivo, di conversione e di rimborso su quote di fondi comuni di investimento ed azioni di SICAV impartite e disposte dal Cliente delegato in forza della indicata delega saranno valide e vincolanti per i soggetti cointestatari deleganti. 4) Dopo tre tentativi errati di inserimento dei codici reperiti dalla Matrix Card, la procedura internet disciplinata nel presente documento viene bloccata. Il blocco della procedura comporta anche il blocco contestuale delle funzioni previste dal Contratto Qui UBI. 6

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