Carta per l utilizzo delle risorse informatiche e di telecomunicazione (Approvato con deliberazione di G.C. n. 95 del 21/09/2015)

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1 Comune di Ponderano Regione Piemonte - Provincia di Biella Carta per l utilizzo delle risorse informatiche e di telecomunicazione (Approvato con deliberazione di G.C. n. 95 del 21/09/2015)

2 Sommario Articolo 1. Definizioni...4 Articolo 2. Principi Applicazione Oggetto della presente Carta...4 Articolo 3. Utilizzo delle Attrezzature Informatiche Autenticazione Blocco dei computer Restituzione delle Attrezzature Informatiche Software Dati coperti dalla legge sulla reprografia Pirateria Aggiornamento dei sistemi operativi Utilizzo di Internet Contenuto degli invii effettuati dagli Utenti Creazione di siti web Registrazione corretta dei file Utilizzo della posta elettronica...7 Articolo 4. Accesso VPN...8 Articolo 5. Politica di protezione contro i virus informatici...8 Articolo 6. Controlli effettuati dal Comune...8

3 Articolo 7. Utilizzo dei telefoni cellulari e/o PDA...9 Articolo 8. Telefonia fissa...9 Articolo 9. Protezione dei dati...9 Articolo 10. Inadempienze...9 Articolo 11. Informazioni...9 Articolo 12. Entrata in vigore...9

4 PREMESSA Il Comune di Ponderano mette a disposizione dei propri dipendenti un sistema di informazione e comunicazione (messaggeria, accesso ad Internet, PDA, telefoni...) necessari per lo svolgimento della loro attività lavorativa, che comprende in particolare una rete informatica e telefonica, delle attrezzature informatiche (PC, postazioni, software, ecc...) nonché informazioni, dati e software (database, immagini, ecc...) necessari per lo svolgimento delle attività degli Utenti (come di seguito definiti). Il Comune di Ponderano ha quindi deciso di attuare una politica che definisce le regole di utilizzo delle risorse informatiche e telecomunicazioni e di comunicarne le modalità attraverso la presente Carta per gli Utenti. Il presente documento è consegnato ad ogni dipendente Articolo 1. Definizioni Attrezzature Informatiche: indica il sistema di informazione e comunicazione del Comune di Ponderano messo a disposizione degli Utenti e si compone dei seguenti elementi: - computer (fissi o portatili); - PDA; - Periferiche; - assistenti personali; - rete informatica (server, router e ingegneria delle connessioni); - fotocopiatrici; - software; - file; - dati e database; - sistema di messaggeria; - intranet; - extranet; - abbonamenti a siti specialistici; - internet keys. Utenti: il termine Utente comprende i dipendenti, gli amministratori, i lavoratori interinali, LPU, LSU, il personale di staff, stagisti e qualunque operatore che utilizzi postazioni informatiche del Comune di Ponderano. ADS: Amministratore di Sistema, è quella figura professionale finalizzata alla gestione e alla manutenzione dell'impianto di elaborazione o dei suoi componenti. Articolo 2. Principi 2.1 Applicazione La presente Carta si applica a tutti gli Utenti. 2.2 Oggetto della Carta La presente Carta intende informare gli Utenti in materia di diritti e doveri relativi alla politica attuata dal Comune di Ponderano sull utilizzo delle Attrezzature Informatiche. La Carta è stilata per:

5 - definire le condizioni d utilizzo delle Attrezzature Informatiche che appartengono al Comune di Ponderano e messe a disposizione degli Utenti; - assicurarsi della protezione dei dati utilizzati o creati dagli Utenti nonché dei diritti di proprietà industriale e/o intellettuale messi a loro disposizione dal Comune di Ponderano; - proteggere il Comune di Ponderano contro eventuali controversie che sarebbero legate all utilizzo delle Attrezzature Informatiche; - garantire la sicurezza della rete informatica; - garantire la tutela della privacy degli Utenti. Tutti gli Utenti sono informati sul fatto che il contenuto dei dati utilizzati nell uso delle Attrezzature Informatiche potrà essere registrato e conservato, avendo precisato che l utilizzo di tali registrazioni e/o la loro conservazione eventuale dovrà rispettare, tra l altro, il decreto legislativo196 del 2003 e ss.mm.ii in materia di Codice della Privacy. Il Comune di Ponderano si riserva il diritto di completare e/o modificare la propria politica di utilizzo delle Attrezzature Informatiche e quindi di modificare la presente Carta in qualsiasi momento e metterà a disposizione degli Utenti una versione aggiornata del suddetto documento. Articolo 3. Utilizzo delle Attrezzature Informatiche 3.1 Autenticazione I parametri di autenticazione sono personali per ogni Utente e devono essere tenuti riservati. Tali parametri possono permettere di risalire all attività svolta dagli Utenti. Ogni Utente si impegna quindi a non effettuare operazioni che potrebbero avere come conseguenza: - mascherare la propria identità; - fornire il proprio codice di identificazione o password a terzi; - appropriarsi della password di altri soggetti; - connettersi o provare a connettersi ad un sito senza essere autorizzati. 3.2 Blocco dei computer Gli Utenti si impegnano a bloccare l accesso al proprio computer quando si allontanano dallo stesso, in ufficio o in occasione di eventuali trasferte; dopo un periodo di inattività di 10 minuti il computer abiliterà in modo automatico il blocco con password. Il processo è semplice e veloce ed è di seguito indicato: - per bloccare il computer: Ctrl, Alt, Canc simultaneamente poi "blocca computer - per sbloccare il computer: Ctrl, Alt, Canc simultaneamente quindi inserire la password. Si raccomanda agli Utenti di chiudere le applicazioni e spegnere le Attrezzature Informatiche (computer, stampante, schermo) la sera. Ogni Utente è responsabile dei propri file, dati, informazioni, ecc. e degli accessi di lettura e modifica che può dare a terzi. Si richiede agli Utenti di segnalare, all Amministratore di Sistema, eventuali tentativi di violazione della propria postazione di lavoro, dei propri file o dati, non appena ne vengono a conoscenza. 3.3 Restituzione delle Attrezzature Informatiche Gli Utenti si impegnano a restituire le Attrezzature Informatiche, messe loro a disposizione, l ultimo giorno di presenza nel Comune di Ponderano. Tutti i dati presenti sui dischi rigidi degli Utenti saranno copiati e consegnati al responsabile del servizio da cui dipendeva l'utente o presso il quale effettuava i propri servizi. 3.4 Software

6 Tutti i software installati sulle Attrezzature Informatiche messe a disposizione dal Comune di Ponderano devono essere registrati dall ADS, anche nel caso in cui gli stessi non fossero stati forniti precedentemente dall ADS (compresi i software installati su richiesta dei clienti del Comune di Ponderano per specifiche esigenze operative). Gli Utenti devono rispettare le disposizioni di legge relative all utilizzo dei software. È severamente vietato l utilizzo di software non muniti della relativa licenza o di software vietati dal Comune. Il Comune di Ponderano non può essere ritenuto responsabile, in caso di cambio del computer, della non re-installazione di software non precedentemente messi a disposizione. 3.5 Dati coperti dalla legge sulla reprografia Gli Utenti che ricevono dei documenti o dei dati coperti dal diritto sulla reprografia devono attenersi alle disposizioni di legge, e in particolare si impegnano a non copiare, modificare o trasmettere i suddetti dati senza il consenso esplicito del titolare di tale diritto. 3.6 Pirateria Le Attrezzature Informatiche non devono essere utilizzate per accedere in modo illegale o non autorizzato al sistema informatico del Comune di Ponderano o al sistema informatico di terzi per poter così avere accesso a dati riservati. Gli strumenti informatici che saranno installati per gli scopi sopra descritti sono severamente vietati e non devono essere in nessun caso installati sulle Attrezzature Informatiche del Comune. Se l ADS dovesse constatare una tale installazione, si obbligherà l'utente delle Attrezzature Informatiche a procedere alla disinstallazione immediata; altrimenti l ADS procederà alla suddetta disinstallazione, ferme restando le sanzioni disciplinari e/o le azioni giudiziarie che potranno essere esercitate dal Comune di Ponderano nei confronti dell Utente che è incorso nella violazione. 3.7 Aggiornamento dei sistemi operativi Gli aggiornamenti programmati dall ADS devono essere eseguiti dagli Utenti per preservare la sicurezza di tutta la rete informatica del Comune di Ponderano. 3.8 Utilizzo di Internet L accesso a Internet è uno strumento messo a disposizione degli Utenti per esercitare la propria attività professionale. Tale accesso può essere utilizzato per scopi extraprofessionali a patto che non sia inficiata l attività professionale degli Utenti. Gli Utenti sono informati sul fatto che il Comune di Ponderano può, in qualsiasi momento, per motivi di sicurezza informatica, limitare l accesso ad alcuni siti Internet in modo temporaneo o definitivo. Si dichiara esplicitamente che l accesso a Internet, messo a disposizione dal Comune di Ponderano e/o il computer offerto non possono essere, in nessun caso, utilizzati per accedere a dei siti a carattere illegale o che possono essere considerati come una violazione al buon costume e visualizzare, scaricare, trasmettere e/o conservare documenti illegali o che possono costituire una violazione al buon costume. Di conseguenza, si vieta agli Utenti di utilizzare siti che presentano o comportano: - un carattere violento, pornografico o contrario al buon costume o che può violare il rispetto per la persona e la sua dignità nonché la tutela dei minori; - un carattere diffamatorio e, in via generale, illegale; - caratteristiche che possono danneggiare l immagine della società; - giochi d azzardo. Il Comune di Ponderano si riserva il diritto di effettuare ricerche di file utilizzati in violazione della presente Carta e di eliminarli dopo aver informato l Utente, fermo restando eventuali azioni giudiziarie che il Comune potrebbe avviare contro il suddetto Utente. È vietata la partecipazione

7 degli Utenti a forum di discussione, sistemi di messaggeria istantanea (tipo Yahoo Messenger, MSN,...), blog e social networks se non preventivamente autorizzati per motivi lavorativi. 3.9 Contenuto degli invii effettuati dagli Utenti Ogni Utente è responsabile del contenuto dei file testo, dei file audio e/o video che registra sulle Attrezzature Informatiche messe a sua disposizione o che invia utilizzando le Attrezzature Informatiche messe a sua disposizione. Nonostante lo scarico di responsabilità del Comune di Ponderano presente nei messaggi di posta elettronica, visto il rapporto che lega ogni Utente con il Comune, la responsabilità del Comune di Ponderano potrebbe comunque rilevare giuridicamente Creazione di siti web La creazione di siti web o il rifacimento di un sito esistente è sottoposto all approvazione del Comune di Ponderano Registrazione corretta dei file I file ricevuti o inviati dagli Utenti nel quadro della propria attività professionale devono essere archiviati sul server nei registri corrispondenti e non sui computer degli Utenti. Questo obbligo permette di salvare tutti i dati relativi al Comune. La salvaguardia dei dati sarà effettuata con l implementazione di processi di archiviazione notturna locale o remotizzata. Questi salvataggi comprendono i file contenuti nella cartella personale dell Utente presente sul server. Tutte le procedure di salvataggio informatico sono consultabili presso l ADS Utilizzo della posta elettronica Gli Utenti sono pregati di leggere attentamente le raccomandazioni seguenti relative all utilizzo della posta elettronica: - la messaggeria dispone di una capacità limitata e i messaggi ricevuti o inviati devono essere regolarmente registrati; se alcuni Utenti dovessero aver bisogno, per esigenze professionali, di una capacità maggiore, l ADS si impegna a proporre all Utente la soluzione più adatta; - la posta elettronica non può essere utilizzata per l invio o la ricezione di file il cui contenuto è o potrebbe essere considerato come illegale; - la posta elettronica potrà essere utilizzata, in modo limitato, dagli Utenti per scopi personali; - gli Utenti, quando intendono utilizzare la posta elettronica per scopi personali, devono scrivere nell oggetto dei messaggi inviati la dicitura privato ; - gli Utenti devono classificare in una cartella col nome privata i messaggi inviati e ricevuti relativi alla propria vita privata; - il messaggio di risposta automatica deve essere attivato in caso di assenza superiore a 2 giorni lavorativi; - è vietato inviare messaggi in massa, eccezion fatta per le liste create ad hoc dalla società per gli scopi specifici di un progetto professionale; - se il messaggio è considerato come riservato, l Utente dovrà spuntare l opzione riservato nella scheda tipo messaggio. - si ricorda che i documenti inviati o ricevuti per mezzo della posta elettronica rappresentano una presunzione di prova in caso di controversia. Se gli Utenti intendono conservare i propri messaggi, possono archiviarli nella cartella chiamata di default Cartelle personali. Per i messaggi che presentano un carattere privato, l Utente conserverà i messaggi in questione in un registro o una cartella specifica chiamata PRIVATA. Articolo 4. Accesso VPN Un servizio Virtual Private Network ( VPN ) è stato installato per permettere ad alcuni Utenti di accedere a distanza alle Attrezzature Informatiche. Può essere installato solo su computer messi a

8 disposizione dal Comune di Ponderano e mai su computer personali salvo consenso preventivo scritto dell ADS per motivi di sicurezza della rete informatica del Comune e di tutela dei diritti di proprietà intellettuale e del carattere confidenziale delle informazioni contenute sul server e sul sistema informatico in generale. Gli Utenti si impegnano, quando utilizzano la VPN per connettersi a distanza, a rispettare i seguenti obblighi: - le connessioni VPN si effettuano solo ed esclusivamente con i software installati dall ADS; - l accesso è effettuato solo ed esclusivamente per scopi professionali; - le applicazioni disponibili sul sistema informatico del Comune di Ponderano (aggiornamenti, strumenti,...) possono essere scaricate e/o installate solo sui computer messi a disposizione dal Comune; - l Utente disconnette la VPN se deve allontanarsi dal computer o quando non ha bisogno di utilizzare il sistema informatico del Comune. Tale disconnessione permette di ridurre l eventuale congestione dell accesso a distanza e di mantenere la sicurezza del sistema in caso di assenza. L ADS è responsabile della connessione dei computer del Comune di Ponderano al sistema informatico. Articolo 5. Politica di protezione contro i virus informatici Il Comune di Ponderano esige che tutti i computer messi a disposizione degli Utenti siano provvisti di sistema antivirus. I software antivirus saranno installati dall ADS e gli Utenti si impegnano a rispettare i seguenti obblighi: - saranno utilizzati sui computer messi a disposizione dal Comune di Ponderano solo i software installati dall ADS; - i software non saranno in nessun momento disattivati o eliminati senza il consenso preventivo dell ADS; Queste regole si applicano agli Utenti, collegati alla rete informatica del Comune di Ponderano o alla rete di terzi. Se un Utente ha dei dubbi in merito all efficacia dei software antivirus installati o in merito al corretto funzionamento di tali software, è tenuto ad informare quanto prima l ADS che deve verificare ed eseguire tutti gli aggiornamenti o le installazioni necessarie. Il mancato rispetto di tali disposizioni, in virtù dei danni che tale violazione potrebbe causare al Comune, potrà comportare un procedimento disciplinare contro l Utente in questione. Articolo 6. Controlli effettuati dal Comune di Ponderano Gli Utenti sono informati del fatto che molteplici controlli, manuali o automatici, puntuali o generali, saranno eseguiti per controllare l attività della rete informatica del Comune di Ponderano e limitarne i malfunzionamenti. In particolare, si procederà a: - utilizzo dei software di applicazione, per controllare l'accesso, le modifiche e l'eliminazione di file; - controllo delle connessioni in entrata e in uscita dalla rete del Comune di Ponderano, dalla posta elettronica e da Internet, per individuare le anomalie legate all utilizzo della posta; - vigilare sui tentativi di intrusione e sulle attività, quali la consultazione di siti internet illegali o il tipo di download di file, che presumano la commissione di reati da parte degli Utenti. Articolo 7. Utilizzo dei telefoni cellulari e/o PDA

9 Per gli Utenti che in virtù della propria attività professionale sono stati dotati di un telefono cellulare e/o un PDA è fatto divieto di guidare un veicolo durante l utilizzo di un telefono cellulare o un PDA, a meno che non venga utilizzato un dispositivo vivavoce. Gli Utenti sono tenuti a rispettare la normativa applicabile all utilizzo di telefoni cellulari e/o PDA nei Paesi in cui si recano. In nessun caso, il Comune di Ponderano potrà essere ritenuto responsabile delle azioni degli Utenti nell utilizzo di un telefono cellulare o un PDA e pertanto non risarcirà le eventuali sanzioni loro afflitte. I telefoni cellulari messi a disposizione degli Utenti del Comune di Ponderano sono destinati ad un utilizzo professionale. Agli Utenti è consentito utilizzare il telefono cellulare per motivi personali, ma tale utilizzo deve essere comunque limitato. Gli Utenti si impegnano a restituire il telefono e/o PDA, messo loro a disposizione, l ultimo giorno di servizio presso il Comune. Articolo 8. Telefonia fissa I telefoni fissi messi a disposizione degli Utenti dal Comune di Ponderano sono destinati ad un utilizzo professionale. Agli Utenti è consentito utilizzare il telefono fisso per motivi personali, ma tale utilizzo deve essere comunque limitato. Articolo 9. Protezione dei dati Si ricorda agli Utenti che i dati di tipo personale sono trattati dal Comune di Ponderano nel rispetto delle disposizioni del D.lgs. 196 del 2003 e ss.mm.ii in materia di Codice della Privacy. Articolo 10. Inadempienze Gli Utenti che non dovessero rispettare le disposizioni della presente Carta potranno incorrere nelle sanzioni disciplinari previste, a seconda del tipo di violazione commesso dall Utente, dalle norme contenute nel CCNLL applicabile. Articolo 11. Informazioni La presente Carta è archiviata nel server ed è consegnata individualmente ad ogni dipendente. L ADS è a disposizione dei dipendenti del Comune di Ponderano per fornire loro le informazioni relative all utilizzo delle Attrezzature Informatiche. Articolo 12. Entrata in vigore La presente Carta entra in vigore con l approvazione della deliberazione di Giunta comunale che la contiene.