Quali sono i punti deboli del sistema ICT dello Studio?

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1 Quali sono i punti deboli del sistema ICT dello Studio? Giacomo Barbieri Barbieri & Associati Dottori Commercialisti giacomo.barbieri@barbierieassociati.it LinkedIN: TECNOLOGIA TECNOLOGIA -- L Agenda L Agenda Digitale Digitale del del Professionista. Professionista 1

2 Prepararsi all ufficio senza carta Infrastruttura Processi organizzativi Formazione ( investimenti )

3 Cosa ci preoccupa di più? Le persone che useranno i gli strumenti? Affidabilità/disponibilità dei dati? Continuità operativa? RTO e RPO Riservatezza dei dati? v/interno e v/esterno? Velocità? Complessità e difficoltà di manutenzione? 3

4 Cosa ci preoccupa di più? Costi di mantenimento del sistema ICT? Scelte vincolanti per gli sviluppi futuri? Costi di apprendimento? Esperienze negative A chi affidiamo l innovazione? 4

5 Esperienze negative: cosa vi ha scottato? Episodio particolare: Danno subito: Misure di contenimento: Misure di prevenzione: Potete considerare il rischio come gestito? 5

6 Gli strumenti hanno bisogno di persone Il primo aspetto da indagare riguarda la qualità del «capitale umano» che abbiamo a disposizione. Le persone che lavorano con/per noi possono cambiare (e al limite si possono cambiare le persone), ma è più realistico tarare il progetto sulla conoscenza delle caratteristiche delle persone di cui si dispone. Altrettanto importante è indagare le caratteristiche dei propri clienti. Propensione al cambiamento Propensione alla tecnologia Propensione all apprendimento Propensione all insegnamento e alla condivisione 6

7 Preservare i dati Strategie di backup: quando, cosa, come, per quanto tempo, chi fa, chi controlla. Rischio fisico Rischio logico Rischio umano Rischio frode Le copie «fuori sito» e «fuori linea» sono l unica protezione da ramsonware come Cryptolocker. Attenzione in particolare all eccesso di confidenza «perché tanto c è il backup». 7

8 Perché Cryptolocker e simili stanno facendo tanti danni? cosa sono? perché si accaniscono proprio con i commercialisti? perché fanno tanti danni? 8

9 Come si presenta il virus? Nelle cartelle criptate iniziano ad apparire file «strani» es +REcovER+ksmbv+.txt I file di quelle cartelle diventano illegibili Le versioni più raffinate iniziano dalle cartelle condivise in rete, da quelle più «nidificate» e meno utilizzate, e dai file di minori dimensioni, così da far più danni nell unità di tempo 9

10 Come si presenta il virus? 10

11 Come si affronta l infezione? 1) Scollegare dalla rete i DISCHI CONDIVISI 2) Riavviare immediatamente tutti i pc e server (anche macchine virtuali), perché nelle varianti più comuni il riavvio blocca la crittografia 3) Cercare di capire chi è l utente colpito. Un modo semplice è analizzare le cartelle nelle quali solamente singoli utenti hanno accesso in scrittura. 4) Capire l ora di inizio dell infezione. 5) Verificare la correttezza dei backup. 6) Verificare i file modificati dall ultimo backup disponibile (persi a meno di pagare il riscatto). Si può usare una utility come SyncToy. 7) Copiare gli archivi criptati in un disco esterno anziché cancellarli. Meglio non precludere la possibilità di pagare il riscatto in un secondo tempo. 8) Ripulire il pc infetto con una utility come Combofix o Malwarebytes 9) Cercare di capire cosa non ha funzionato: antivirus non aggiornato/disattivato? 11

12 Come possiamo difenderci dai c.d. ramsonware? 1. backup aggiornati (realmente) 2. antivirus aggiornati (realmente) 3. archivi di rete disponibili in scrittura agli utenti solo se realmente necessario 4. piattaforme di knowledge management basate su database 5. uso di «sandbox» per lettura e navigazione web 12

13 Preservare la continuità operativa Recovery Time Objective (RTO) e Recovery Point Objective (RPO): due parametri da conoscere e da negoziare con tutti i vostri fornitori di tecnologia In caso di guasto quanto tempo serve per tornare operativi? In caso di guasto in che situazione veniamo riportati? 13

14 Preservare la riservatezza Cosa possiamo fare per tutelare la segretezza delle informazioni che trattiamo? Ovvero, come dare valore alle informazioni che trattiamo (e quindi al nostro lavoro)? 1) Password forti e differenziate + «portachiavi» per memorizzarle 2) Attenzione ai diritti di accesso: solo quello che serve e solo per il tempo necessario. (questa politica protegge anche da c.d. ramsonware) 3) Firewall e filtri antintrusione 4) I test di sicurezza fatti da esperti indipendenti sono il modo migliore per verificare che non ci siano falle nel sistema 5) Attenzione alla involontaria divulgazione di informazioni riservate celate nei documenti digitali (es. file Word) 14

15 Preservare la semplicità Quello che non c è non si può rompere e non necessita di manutenzione. Attenzione a fare scelte che ci vincolano ad una certa tecnologia e ad un certo fornitore. Verificare prima possibile con un utilizzatore tipo se sarà in grado di utilizzare in maniera efficiente lo strumento che gli vogliamo affidare e qual è la curva di apprendimento. 15

16 Alcune problematiche da indagare Si sono verificati momenti di fermo macchina imprevisti nel corso dell ultimo anno? Motivo? Hanno riguardato solo un utente o l intero Studio? Cosa si può fare per prevenirli in futuro? Gli utenti sono soddisfatti degli strumenti che hanno a disposizione? Noi siamo soddisfatti di come li usano o ci sono aree di miglioramento? C è qualche investimento già fatto che è stato accantonato più o meno volontariamente? 16

17 Indicatori di anomalia Prestate attenzione alla proattività di chi si occupa della manutenzione/assistenza ICT. Almeno una volta all anno: il motore dell antivirus richiede un aggiornamento profondo (Es. Trendmicro WorryFree 9.0 sp1 anche se aggiornato a questa mattina, non intercetterebbe cryptolocker) Vmware rilascia novità importanti sul motore di virtualizzazione con nuove caratteristiche (es. porte usb, doppi monitor, ), prestazioni e sicurezza almeno una volta all anno Veeam rilascia un aggiornamento del software di backup che migliora sicurezza e velocità di copia per quanto il vostro sistema sia semplice almeno due giorni /anno di manutenzione dovreste pagarli 17

18 A chi affidiamo l innovazione? non possiamo delegare l innovazione alla software house o al sistemista, perché la loro politica obbligata è tenere tutti gli studi che assistono il più possibile allineati non possiamo limitarci a seguire i nuovi obblighi normativi, perché quel tipo di ammodernamento lo fanno (o dovrebbero farlo) già tutti 18

19 Risorse utili Gruppo Linkedin «Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili»

20 Quali sono i punti deboli del sistema ICT dello Studio? Giacomo Barbieri Barbieri & Associati Dottori Commercialisti giacomo.barbieri@barbierieassociati.it Linkedin: TECNOLOGIA - L Agenda TECNOLOGIA Digitale del- Professionista. L Agenda Digitale ACEF del -Professionista ODCEC Treviso 15 novembre