MANUALE PER SHELL CARD ONLINE SVIZZERA

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1 euroshell Card valid through MANUALE PER SHELL CARD ONLINE SVIZZERA CH valid in MAX MUSTERMANN 2 KARTE 1 00/00

2 INDICE 1.0 REGISTRAZIONE NEL SISTEMA PAG PASSWORD DIMENTICATA PAG FUNZIONI IN SHELL CARD ONLINE HOMEPAGE E NAVIGAZIONE PAG GESTIONE DELLE CARTE PAG CREAZIONE DI UNA CARTELLA CARTE PAG ORDINAZIONE DI NUOVE CARTE PAG SOSTITUZIONE DI CARTE DIFETTOSE PAG CANCELLARE CARTE PAG SEGNALARE CARTE SMARRITE O RUBATE PAG CODICE PIN DIMENTICATO PAG PANORAMICA DELLE RICHIESTE PAG LISTA DELLE VOCI DI COSTO PAG LISTA DELLE CARTE DA RINNOVARE PAG VALUTAZIONI/RAPPORTI PAG ANALISI DEI CONSUMI PAG RAPPORTO DELLE ECCEZIONI PAG RAPPORTO DI RIEPILOGO PAG RENDICONTO DELLE TRANSAZIONI PAG BULK DATA DOWNLOAD PAG LIMITAZIONI DELLE CARTE PAG MESSAGGI D ALLARME PAG RAPPORTO DI ALLARME PAG RIEPILOGO DELLE FATTURE PAG MODULO DI CONTATTO PAG. 31

3 REGISTRAZIONE IN SHELL CARD ONLINE 1.0 REGISTRAZIONE NEL SISTEMA Per registrarvi su Shell Card Online, aprite un browser web (ad es. Internet Explorer o preferibilmente Google Chrome) e inserite l indirizzo Si apre la finestra di registrazione di Shell Card Online. 3

4 Nel campo UserID/ ID inserite il UserID di Shell Card Online o l indirizzo registrato. Nel campo Password inserite la password. Poi fate clic su Entra. 1.1 PASSWORD DIMENTICATA Se avete dimenticato la password, è possibile richiederne una nuova accedendo alla pagina di registrazione di Shell Card Online. Fate clic nella pagina di registrazione sul link Problemi con l accesso?.

5 Quindi fate clic sul link Impostare una nuova password e inserite l indirizzo registrato: Vi verrà inviata immediatamente una nuova password. AVVERTENZE IMPORTANTI Se si digita per tre volte una password errata, l accesso viene bloccato automaticamente. In questo caso occorre rivolgersi al servizio clienti. Se non vi ricordate più l indirizzo usato per la registrazione, contattate il servizio clienti euroshell: card-service-ch@shell.com Telefono: +41 (0)

6 SITO WEB 2.0 PAGINA INIZIALE E FUNZIONI IN SHELL CARD ONLINE Dopo aver effettuato la registrazione, si apre la pagina iniziale di Shell Card Online. La pagina iniziale è il punto di partenza per qualsiasi azione. Da qui è possibile navigare verso le singole funzioni. Sono disponibili le seguenti funzioni: Gestione delle carte Monitoraggio delle attività delle carte Modifica dei profili di allarme Gestione Panoramica del conto Ricerca Nelle pagine successive sono riportate le spiegazioni delle funzioni. 6

7 3.0 GESTIONE DELLE CARTE Alla voce di menù Carte trovate tutte le funzioni per la gestione delle vostre carte carburante. Liste di carte Ordinazione carte Sostituzione di carte difettose Cancella carte Codice PIN dimenticato Panoramica delle richieste Lista delle voci di costo Lista delle carte da rinnovare Blocca carte smarrite o rubate Occorre tenere presente che le carte carburante nuove diventano visibili nella lista solo dopo ca. 48 ore. 3.1 CREAZIONE DI UNA CARTELLA CARTE Per la creazione di una cartella delle carte, fate clic nel menù su Visualizza Lista Carte. Scegliete il codice cliente per il quale desiderate creare la cartella, quindi fate clic su Lancia report. A questo punto viene creata la cartella. 7

8 Con la funzione Impostazioni è possibile personalizzare il rapporto a seconda delle proprie esigenze. Per farlo, fate clic su Lancia report. Sullo schermo compare una nuova finestra: Facendo clic sui vari campi potete decidere quali informazioni visualizzare nella lista delle carte. Spostando i campi si modifica la sequenza di visualizzazione. Dopo aver effettuato la scelta, è possibile salvare le impostazioni per la volta successiva. Fate clic su Applica le Impostazioni. Viene quindi visualizzata la scelta. Per trasferire i dati in altri sistemi, è possibile esportare il report. Fate clic sulla voce di menù Scarica i dati. 8

9 Scegliete il formato in cui desiderate scaricare i dati, quindi fate clic su Salva con nome. I dati vengono scaricati nel formato desiderato. In Shell Card Online avete la possibilità di visualizzare le singole carte, per accedere alle informazioni dettagliate. Selezionate il Numero Carta di una delle carte presenti nella lista. Verrano visualizzate tutte le informazioni corrispondenti, come ad es. Accettazione e Categoria d acquisto. Vengono inoltre visualizzati Codice Cliente, Cliente, Gruppo Carte e attività carta. Qui è inoltre possibile modificare la voce di costo, oppure eseguire altre azioni, come ad esempio il blocco della carta. 9

10 Volete personalizzare le caratteristiche d uso delle vostre carte carburante per adattarle ancora meglio alle esigenze del vostro parco veicoli? Alla voce di menù Limiti è possibile impostare i prodotti e i servizi che i vostri collaboratori potranno pagare con le carte carburante e l importo massimo consentito. In questa voce del menù si può scegliere tra Limiti di spesa, Limiti prodotto e Limiti giorno e orario. Se non avete ancora creato un profilo carte personalizzato, è possibile impostare le limitazioni desiderate Creare nuovi limiti.

11 Gestione limite: tutte le Shell Card hanno un limite giornaliero, settimanale e mensile. Tali limitazioni servono ad evitare che, in caso di truffa, si verifichino grandi ammanchi. Se desiderate personalizzare tali limitazioni, in questa voce di menù avete la possibilità di ridurre i valori preimpostati. Gestione prodotti: questa opzione vi permette di decidere quali prodotti autorizzare o bloccare sulle carte dei vostri collaboratori. 11

12 Gestione giorni/orari: volete che le carte dei vostri collaboratori possano essere usate come mezzo di pagamento soltanto in alcuni giorni della settimana e in determinati orari? Basta procedere come segue. Per limitare l uso di una carta carburante a determinati orari o giorni, selezionate i giorni e gli orari in cui la carta può essere utilizzata. Tutti gli altri orari vengono automaticamente bloccati. Se non inserite alcun valore, la carta sarà valida 24 ore su 24, 7 giorni su 7. 12

13 3.2 ORDINAZIONE DI NUOVE CARTE Alla voce del menù Ordina nuove carte è possibile procedere all ordine di nuove carte online, in soli 4 passaggi e con pochi clic. Selezionare tipo di carta > Inserire dettagli della carta > Selezionare indirizzo di spedizione > Confermare Fase 1: Selezionare tipo di carta Selezionate innanzitutto il vostro codice cliente e successivamente il tipo di carta (solo per clienti con più di un codice cliente ovvero più tipi di carta) Poi fate clic su Continua. 13

14 Fase 2: Inserire dettagli della carta Decidete quali prodotti possono essere pagati con la carta carburante. La scelta va fatta nel campo Categoria di acquisto. Inserire una Targa dei veicolo o il nome di un autista. È possibile fornire anche altre informazioni aggiuntive che vengono associate alla carta. Se desiderate abbinare alla vostra carta una voce di costo, selezionate una voce di costo esistente o createne una nuova. Indicando le voci di costo, le vostre fatture saranno ordinate secondo tale criterio. Potrete infine assegnare ad ogni carta anche un codice PIN personalizzato, apponendo la spunta su PIN. Altrimenti verrà assegnato un codice PIN generato dal sistema. Fate clic sul segno più se desiderate ordinare altre carte oppure su Copia per utilizzare gli stessi dati per l ordine di altre carte. Una volta inseriti tutti i dati, fate clic su Continua. 14

15 AVVERTENZE IMPORTANTI Potrete scegliere liberamente quali informazioni visualizzare sulla carta. Noi raccomandiamo di indicare la targa del veicolo e/o il nome del conducente. Nei campi però è anche possibile immettere dati sulle voci di costo, reparti o altro. Nel campo Targa del veicolo si possono immettere fino a 16 caratteri, nel campo Cog-/nome autista sono disponibili in tutto 27 caratteri. Se volete assegnare la vostra carta a una voce di costo, selezionatela dalla lista delle voci di costo o inseritene una nuova. Per la voce di costo avete a disposizione 6 caratteri. Fase 3: Indirizzo di spedizione Per confermare l indirizzo di spedizione delle vostre carte fate clic su Continua. 15

16 Fase 4: Conferma Nell ultimo passaggio viene visualizzato un riepilogo dell ordine. Se avete selezionato l opzione Codice PIN, digitate qui il vostro PIN di 4 caratteri. Se è tutto corretto, fate clic sul pulsante di ordinazione giallo. 3.3 SOSTITUZIONE DI CARTE DIFETTOSE Qualora la vostra carta non funzioni per motivi tecnici, c è un modo rapido per segnalare il problema e sostituire la carta. Selezionate la carta difettosa facendo clic su Richiesta carta sostitutiva alla voce del menù Carta. Oppure fate clic su una delle carte della lista delle carte, quindi selezionate Carta difettosa. 16

17 3.4 CANCELLARE CARTE Non usate più una delle vostre carte? Potete cancellarla online. Selezionate nel menù carte Cancellare carta il conto e la carta desiderata. Fate clic su Cancella ed ecco fatto. Tagliate e distruggete la carta che è stata cancellata. 3.5 SEGNALAZIONE DI CARTE SMARRITE O RUBATE Purtroppo può succedere: una carta viene smarrita o rubata durante il viaggio. Avvertiteci subito. Basta selezionare nel menù carte l opzione Blocco carte smarrite. Selezionate quindi nella finestra di dialogo che si apre se si tratta di smarrimento o furto. Selezionate il conto corrispondente e la carta smarrita/rubata. Apponendo una spunta, potrete richiederci una carta sostitutiva ed elaborare il relativo PIN. Alla fine della procedura vi invieremo una conferma dell avvenuto blocco della carta rubata. 17

18 3.6 CODICE PIN DIMENTICATO Avete dimenticato il codice PIN della vostra carta? Nessun problema. Potrete richiederlo su Shell Card Online. Selezionate Richiedi duplicato PIN, inserite il conto e la carta di cui desiderate ricevere il PIN. Vi viene quindi confermato l indirizzo a cui verrà inviato il codice PIN. Facendo clic su Invio PIN, provvederemo a inviarvi il codice PIN dimenticato per posta. 3.7 PANORAMICA DELLE RICHIESTE Nella panoramica delle richieste vengono riepilogati i dati più importanti delle vostre richieste. Qui potrete visualizzare tutte le richieste relative all ordine di nuove carte, blocco di carte, modifica di carte e cancellazione di carte. Nel campo Stato potrete vedere a che punto si trova attualmente la richiesta. Qualora lo stato attuale della richiesta sia Non andata a buon fine vi preghiamo di rivolgervi al nostro servizio clienti per eventuali chiarimenti. 18

19 Inserite innanzitutto il Periodo di tempo per il quale desiderate visualizzare la panoramica. È inoltre possibile indicare i seguenti parametri: Tipo Di Richiesta, Stato, Codice Cliente e Nome Utente. 3.8 LISTA DELLE VOCI DI COSTO Per una gestione ottimale del vostro parco veicoli, potete associare le vostre carte carburante a diversi campi di informazione. Potete ad es. assegnare ad ogni carta una voce di costo o altra informazione. Questa informazione sarà riportata in tutti i dati delle transazioni e sulle fatture, in modo tale da ottimizzare la successiva registrazione e valutazione dei rifornimenti. Nel campo Voce di costo avete a disposizione un massimo di 6 caratteri. Potrete modificare le voci di costo in qualsiasi momento, senza dover ordinare una carta carburante nuova. Le voci di costo memorizzate possono essere visualizzate nella Lista delle voci di costo. Selezionate il Codice Cliente, Cliente e successivamente lo Stato Gruppo Carte. Fate clic su Lancia report. Viene subito visualizzato il riepilogo desiderato. Con la funzione Scarica di dati potete esportare la lista anche in formato XLS, PDF o CSV. 19

20 3.9 LISTA DELLE CARTE DA RINNOVARE Le euroshell Card hanno di norma una validità di quattro anni. La Lista delle carte da rinnovare vi consente di modificare il rinnovo delle carte euroshell preimpostato. Potrete ad es. aggiungere carte che non sono state selezionate per il rinnovo oppure rimuovere dalla procedura di rinnovo carte che non desiderate più usare. Così sarete sicuri di rinnovare soltanto le carte di cui avete davvero bisogno. Ecco come creare una Lista delle carte da rinnovare carte: selezionate Codice Cliente, Cliente, Mese Di Scadenza e Stato. Quindi fate clic su Lancia report. Dopo aver avviato l elaborazione del rapporto, verranno visualizzate tutte le carte da rinnovare. Potrete quindi selezionare le carte che devono essere effettivamente rinnovate e quelle che non desiderate rinnovare. Se non modificate la lista di rinnovo, provvederemo a rinnovare automaticamente tutte le carte carburante in scadenza, secondo le nostre impostazioni. 20

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22 ANALISI E CONTROLLO 4.0 VALUTAZIONI/RAPPORTI In Shell Card Online sono disponibili diverse valutazioni e rapporti per controllare e analizzare le transazioni. Per avviare Valutazioni/Rapporti, nel menù Reports scegliete prima la funzione desiderata oppure fate clic nella pagina principale sulla voce Monitorare l attività delle carte. Sono disponibili i seguenti rapporti/valutazioni: 22

23 4.1 ANALISI DEI CONSUMI L analisi dei consumi analizza il consumo medio della flotta di veicoli. Scegliete un Codice cliente e il periodo di rendicontazione, quindi fate clic su Lancia report. Nel campo Impostazioni e Scarica i dati potrete ancora modificare il report e scaricare i dati. 4.2 RAPPORTO DELLE ECCEZIONI Con la funzione di ricerca di eventuali infrazioni di regole all interno dei report potrete scoprire, in modo rapido e semplice, eventuali transazioni anomale. Stabilite i criteri desiderati e fate clic su Lancia report. 23

24 Potete scegliere tra i seguenti criteri: Frequenza d uso della carta Periodo di tempo Merci e servizi Quantità di carburante 4.3 RAPPORTO DI RIEPILOGO Questo rapporto consente di riepilogare le quantità e le fatture, in modo semplice e rapido, secondo i seguenti criteri: per codice cliente secondo voce di costo per carta per prodotto/paese per fornitore per stazione per periodo di tempo 24

25 4.4 RENDICONTO DELLE TRANSAZIONI Il rendiconto delle transazioni contiene tutte le transazioni degli ultimi 36 mesi. Scegliete una determinata Data Fattura oppure immettete un periodo, quindi fate clic su Lancia report. Si possono anche filtrare i dati secondo altri criteri. Nel campo Impostazioni e Scarica i dati potrete ancora modificare il report e scaricare i dati. 4.5 BULK DATA DOWNLOAD Il Bulk Data Download è utile per analizzare grandi quantità di dati oppure periodi di valutazione più lunghi. Scegliete un codice cliente, quindi immettete un periodo di valutazione o una data fattura. I dati vengono poi resi disponibili come file CSV e possono essere rielaborati in diversi sistemi. 25

26 4.6 LIMITAZIONI DELLE CARTE Con i rapporti Impostazioni prodotti, Impostazioni giorni/orari e Profilo limitazioni carte potrete visualizzare in qualsiasi momento le limitazioni che avete impostato. È possibile utilizzare diversi filtri di ricerca. Nel rapporto verranno visualizzate tutte le carte con le limitazioni selezionate. Nelle Impostazioni potrete decidere cosa visualizzare nel singolo rapporto. Tutti i rapporti elaborati possono essere scaricati e stampati.

27 ALLARME 5.0 MESSAGGI D ALLARME Si possono creare diversi profili di allarmi per controllare le transazioni delle carte carburante e i dati sul carburante. Shell Card Online controlla le transazioni automaticamente e invia un messaggio d allarme non appena viene eseguita una transazione. Potrete controllare immediatamente la transazione e bloccare la carta in caso di truffa. 27

28 Per creare un profilo di allarme fate clic su Profilo Avviso. Per prima cosa scegliete il codice cliente. Se si desidera creare un profilo di allarme per una determinata carta, scegliete innanzitutto la carta dalla lista (v. punto 3.1). Successivamente, scegliete le impostazioni degli allarmi. Potete combinare diverse impostazioni oppure creare più profili singoli. Se nel campo Destinatario create un indirizzo , potrete ricevere una comunicazione via non appena Shell Card Online identifica transazioni conformi alle impostazioni. SI PREGA DI OSSERVARE QUANTO SEGUE: I messaggi di posta elettronica vengono inviati ca ore dopo la transazione. 28

29 5.1 RAPPORTO DI ALLARME Con il Rapporto di allarme potrete visualizzare tutte le transazioni rilevate in base alle vostre impostazioni di allarme personalizzate. Scegliete il periodo e il conto di registrazione, il cliente, la carta e lo stato, quindi fate clic su Avvia report. Il sistema visualizza il rapporto di allarme desiderato.

30 PANORAMICA DEL CONTO 6.0 RIEPILOGO DELLE FATTURE Nella panoramica del conto è possibile avere un riepilogo delle fatture attuali. Scegliete una Data Fattura quindi fate clic su Lancia report. Nella panoramica vengono visualizzate tutte le fatture. ATTENZIONE Il report della panoramica conto non è una fattura fiscale, ma serve soltanto per visualizzare le fatture create per l utente. 30

31 CONTATTI 7.0 MODULO DI CONTATTO Avete altre domande? Volete inviarci un messaggio? Utilizzate il nostro Modulo di contatto sulla pagina principale e inviateci i vostri suggerimenti. Ci occuperemo immediatamente della vostra richiesta. 31

32 EUROSHELL CARD euroshell Card valid in CH MAX MUSTERMANN 2 valid KARTE 1 through 00/00 Shell Card-Service card-service-ch@shell.com Telefono: +41 (0) Fax: +41 (0)